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PRESTAÇÃO DE CONTAS PROJETOS
INCENTIVADOS
Gestão dos Recursos
A Importância da Gestão na Execução do Projeto
O pensamento de que a prestação de contas deveser preparada somente após o término do projeto éum equívoco, o qual induz a erros, inconsistências eretrabalhos.
É necessário entender a prestação de contas comoum processo que começa no exato momento emque se inicia a realização do projeto, devendo serprevista no planejamento de suas atividades.
A elaboração da prestação de contas deve seriniciada no momento em que se começa a executaras despesas do projeto, sendo desenvolvida aolongo de sua execução e, deve ser finalizada eapresentada ao órgão, logo após a conclusão doprojeto ou no prazo previsto para entrega.
Recomendação de alguns cuidados
• Definição de Fornecedores e serviços;
• Integração entre as equipes gestoras do projeto(produção e financeiro);
• Contratação de profissionais capacitados paraorientação sobre a correta e regular execução doprojeto e de suas despesas, pelo ponto de vistacontábil e jurídico, além do domínio das normasexpedidas pelo órgão;
• Registrar e comunicar ao órgão problemas queinfluenciem ou conduzam à mudanças nosparâmetros técnicos e/ou financeiros do projeto.
Cuidado no preenchimento na execução financeira
• Inicie com o orçamento aprovado, crie umaplanilha de relação de pagamentos e atualizesempre os débitos dos extratos bancários,incluindo as informações dos comprovantes dedespesas.
• Realize a associação dos pagamentos com ositens orçamentários e atualize o formulário comos valores já realizados, informados na planilha .
• Vá monitorando se os itens executados estãoalinhados com os valores aprovados. Casoverifique significativas divergências, pode sernecessário a solicitação de redimensionamentoou remanejamento interno dos itens.
• Paralelamente, vá organizando e arquivando osdocumentos fiscais que comprovem as despesasdos projetos na ordem cronológica do débito naconta corrente.
Que cuidados o proponente deve ter ao receber uma nota fiscal?
• Certificar que o fornecedor é pessoa jurídica ou físicaidônea e apto para prestar o serviço contratado(Atividade CNPJ ou objeto social – contrato social);
• A data de emissão da NF deverá estar dentro doprazo de validade da mesma, a nota não poderá estarrasurada, rasgada ou com os dados ilegíveis;
• A data de emissão da NF e respectivo pagamento nãopoderá ser anterior nem posterior à vigência doprojeto publicado na Imprensa Oficial ou Termo deCompromisso assinado;
• Dados do Tomador Completo (empresaproponente);
• Dados do Prestador Completo;
• Constar o número de cadastro do projeto e nomedo projeto;
• Com especificação do material adquirido ouserviço prestado;
• Valor do bem ou serviço adquirido inferior ouigual ao valor aprovado na planilha orçamentária;
• Solicitar consulta das notas de talonário.
Formas de Pagamento
• Direto ao Fornecedor (transferências bancárias e/ou cheques nominais* com depósito feito peloproponente);
• Contrato de Câmbio – Pagamento a FornecedoresInternacionais;
• Guarda de documentos originais (05/10 anos).
(*) exceção para reembolso e saques (CUIDADO).
Características de Alguns Tipos de Despesas
• Nota Fiscal;
• Contra- Cheque / Holerite - somente quandohouver folha de pagamento;
• RPA/RPS - nome, dados do projeto, documentos,endereço, valor, impostos, período do serviço
• Diárias / Perdiem - recibo/profissional vinculado/relação com nome do técnico/elenco, a funçãodesempenhada, o período de trabalho e o valorda diária;
• Hospedagem - A hospedagem em hotel deve sercomprovada com Nota Fiscal. É necessária aidentificação do nome do hóspede, seja peloregistro na fatura (a ser anexada à Nota Fiscal),ou por apontamento realizado pela proponente;
• Reembolso de Despesas - reembolso deverá sercomprovado por meio de Recibo de Reembolsocom apresentação dos correspondentesdocumentos fiscais e comprovação de vínculocontratual entre o projeto e o beneficiário doreembolso);
• Caixa Pequeno - pequenas despesas (cuidado);
• Invoice – Operação de compra e venda ou prestaçãode serviços com pessoas estrangeiras (físicas ejurídicas) residentes no exterior, contendoquantidade, preço e condições de pagamento; aInvoice será aceita quando acompanhada decontrato de câmbio que comprove a aquisição damoeda estrangeira;
• Boletos Bancários – Para casos em que legalmentenão é emitido documento fiscal, como seguro saúdeou seguro acidente; deve ser acompanhado decontrato ou apólice que deu origem ao pagamento;
• DARF, GPS, GRU e Outras Guias de Recolhimento deTributos: Documentos referentes ao recolhimento detributos serão aceitos, desde que se comprove quesão referentes à despesas pertinentes ao projeto;
• Carta de Correção: É permitida para regularização deerro formal ocorrido na emissão de documentofiscal, desde que o erro não esteja relacionado como:as variáveis que determinam o valor do imposto taiscomo: base de cálculo, alíquota, diferença de preço,quantidade, valor, correção de dados cadastrais queimplique mudança do remetente e data de emissão.
Documentos Não Aceitos
• Documentos emitidos em nome diferente daproponente;
• Com data “fora” da vigência;
• Notas fiscais falsas;
• Nota Fiscal correspondente a um produto ouserviço que diverge do objeto social da empresafornecedora;
• Documentos fiscais rasurados, rasgados ouapresentando dados ilegíveis;
• Documentos que não possuem valor fiscal, taiscomo:
a. Orçamentos; b. Pedidos de Compra; c. Ordensde Serviço; d. Ordens de Compra; e. Notas deGarantia; f. Notas de balcão; g. Tíquetes ouCupons de caixa que não oferecem a descriçãodos itens; h. Voucher de abastecimento, dehospedagem ou de transporte; i. Faturas;Comprovantes de transferências eletrônicas oudepósitos bancários;
• Documentos fiscais sem identificação do título doprojeto e sua numeração.
Analisa se a marca da lei de incentivo foidevidamente utilizada (exceção da logo no períodoeleitoral na esfera de Governo da lei utilizada.Exemplo: Federal - “Brasil País Rico é País semPobreza”). Aqui, importante atentar para o “Manualde Identidade Visual” de cada lei de incentivo.
Divulgação da Marca
Contrapartida
Ancine- Financeira ou em serviços. É possívelreduzir o valor no caso de captação parcial.
Quando a opção for bens ou serviços é importantefazer uma pesquisa de mercado para comprovar osvalores de contrapartida, acerca do bem ou produtoadquirido pelo projeto.
Locação de equipamentos da proponente (PJ) podeser utilizada a título de contrapartida. Deverá serapresentado 03 (três) orçamentos do mercado paracomprovação de custo da locação e uma declaraçãodiscriminando o equipamento, período deutilização e o valor. O valor deverá ser menor que odos orçamentos apresentados.
MINE – Não é exigido.
MINC – Mecenato não é exigido / Convênio **20%.
Aquisição de materiais permanentes
MINC: somente será permitido quandocomprovadamente representar a opção de maioreconomicidade, em detrimento da locação,devendo o proponente em qualquer caso realizarcotação prévia de preços do mercado. O bemdeverá ser doado a uma Instituição sem finslucrativos no final da execução do projeto.
Desconcentração de Despesas
MINC - Permitida a aquisição de mais de cincoprodutos ou serviços do mesmo fornecedor quandodemonstre ser a opção de maior economicidade,comprovada mediante declaração do proponente,acompanhada de cotação de preços de pelo menosdois outros fornecedores.
Ancine – executar as despesas do projeto comconcentração de pagamentos entre 25% e 50% do valortotal executado a um mesmo fornecedor, ou grupos deempresas vinculadas a um mesmo sócio, exceto paraprojeto específico de :
a) desenvolvimento de projetos;
b) construção, reforma ou atualização tecnológica dasala de exibição;
c) aquisição de ações;
d) finalização;
e) comercialização; e
f) animação.
Agenciamento
ANCINE – no limite máximo de 10% (dez por cento) do valorautorizado para captação de recursos incentivados(limitado ao valor captado).
MINC - A captação de recursos será realizada porprofissionais contratados para este fim ou pelo próprioproponente, sendo, neste último caso, no limite de dez porcento do valor previsto para o projeto, até o teto de R$100.000,00.
MINE - A captação de recursos será realizada porprofissionais contratados para este fim , nos limites de 10%(desporto educacional), 7% (desporto de participação) e 5%(desporto de rendimento) do valor do projeto e/oucaptação parcial.
Ressarcimento de Despesas
MINC / ANCINE: é possível o ressarcimento dasdespesas realizadas depois da publicação deaprovação.
MINE : É vedado.
Saques
MINC: É permitido saques para pagamentos dedespesas iguais ou inferiores a R$ 100,00 (cem reais).
ANCINE : Sim (não há limite). No entanto, é importanteque todos os documentos fiscais referentes às despesassejam anexados à cópia do cheque e lançadosindividualmente na relação de pagamentos – Notasinferiores a R$ 1.000,00.
MINE: É vedado.
Aplicação Financeira
MINC: Os recursos depositados nas contas, enquantonão empregados em sua finalidade, serãoobrigatoriamente aplicados em:I - caderneta de poupança de instituição financeiraoficial, se a previsão de seu uso for igual ou superior aum mês; ou
II - em fundo de aplicação financeira de curto prazo, ouoperação de mercado aberto lastreada em título dadívida pública federal, quando sua utilização estiverprevista para prazos menores.
ANCINE /MINE*: Aplicação do Mercado Financeiro(sem risco).
Em todos os órgãos a aplicação financeira éobrigatória.
(*) Exceto em custos administrativos, pessoal, agenciamento emídia/divulgação.
Execução Física
• Estudar e avaliar se irá executar o projeto em caso decaptação parcial – livros, CDs, DVDs deverão serentregues.
• Envio de 06 (seis) cópias para o Ministério da Cultura nãodeve ser contabilizado como exemplares doados para finsde democratização do projeto.
• Ancine - Depósito legal – ato de depósito naCINEMATECA BRASILEIRA, de cópia nova da obraaudiovisual produzida com recursos públicos, que deveráser entregue no mesmo formato audiovisual pactuado eaprovado pela Ancine e que servirá para fins exclusivosde conservação e preservação.
Produtos do Projeto
• A maioria das leis solicitam o envio de produtosresultantes do projeto, como é o caso de CD’s, DVD’s,livros, revistas, cópias dos filmes, dentre outros.
• Algumas solicitam ainda o envio dos materiais dedivulgação (folder, cartazes, convites e outros) quecomprovem a logomarca da lei utilizada quebeneficiou o projeto incentivado.
• O proponente deverá cumprir o objetivo propostototal, em caso de captação total de recursos ouparcial, em caso de captação parcial, exceto filmes,(...)
