Embed Size (px)
Citation preview
2
Tabla de contenido
ContenidoOrganización como etapa del proceso administrativo.......................................................................5
PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN.................................................................................8
División del trabajo..........................................................................................................................11
Departamental.................................................................................................................................12
Especialización.................................................................................................................................12
Jerarquía..........................................................................................................................................12
La autoridad se distingue por tres características:...........................................................................13
Objetivos de la división del trabajo..................................................................................................13
Características de la Departamentalización según Fayol..................................................................13
La departamentalización posee muchas ventajas:...........................................................................14
Desventajas de la departamentalización funcional..........................................................................14
Las técnicas de delegación de autoridad son las siguientes.............................................................14
Tipos de Departamentalización........................................................................................................18
DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIÓN........................................................................................18
Departamentacion geográfica..........................................................................................................18
Departamentalización de cliente.....................................................................................................19
Departamentalización por procesos................................................................................................19
Departamentalización de producto..................................................................................................20
Departamentalización de secuencia.................................................................................................21
Tipo estructurales organizacionales.................................................................................................22
Sistema de organización de línea.....................................................................................................22
Sistema de organización funcional o Tayloriano..............................................................................22
Ventajas del sistema funcional.........................................................................................................22
Desventajas del sistema lineal .................................................................................................23
Sistema de organización lineal con staff..........................................................................................23
Ventajas del sistema de línea y de staff ..............................................................................23
Desventaja del sistema de línea y staff ..................................................................................23
Sistema organizacional de la linea funcional ........................................................................25
3
Sistema organizacional matricial......................................................................................................25
Sistema organizacional divisional.....................................................................................................26
Técnicas de organización..................................................................................................................29
Los organigramas.............................................................................................................................29
Clasificación de los organigramas.....................................................................................................30
Diagrama de flujo.............................................................................................................................35
Diagrama expandido........................................................................................................................38
Carta de Distribución del Trabajo o de Actividad.............................................................................39
Técnicas de organización manuales.................................................................................................40
Manuales de organización...............................................................................................................41
Análisis de puestos...........................................................................................................................42
4
LA ORGANIZACIÓN
Es una
Función administrativa
Que consiste
En
Definir las actividades laborales para alcanzar las metas fijadas
Organización como etapa del proceso administrativoA través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas. Fayol (1972), define la organización diciendo que consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa. Melinkoff (1987), con relación al titulo del escrito la define como el proceso administrativo a través del cual se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel corporativo estratégico( misión, visión, objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u actuación).
5
ELEMENTOS DEL CONCEPTO
Estructura
Implica el establecimiento
del marco fundamen
tal en el que habrá de operar el grupo social, ya
que establece
la disposició
n y correlació
n de funciones, jerarquías
y actividade
s necesarias
para lograr los objetivos
SistematizaciónTodas las
actividades y
recursos de la
empresa deben de coordinar
se racionalmente a
fin de facilitar
el trabajo y la
eficiencia
Agrupación y asignación
de actividades y responsabili
dadesOrganizar implica
la necesida
d de agrupar, dividir y asignar
funciones a fin fe promove
r la especializ
ación
JerarquíaLa organizac
ión, como
estructura, origina
la necesida
d de establecer niveles
de responsa
bilidad dentro de la
empresa
Simplificación de
funcionesEstablece
r los métodos
mas sencillos
para realizar
el trabajo de la
mejor manera posible
AUTORIDADSe manifiesta a través de órdenes concretas y debe interpretarse como la facultad o derecho de mandar y la obligación correlativa de ser obedecido.Existen la
autoridad de:Formal (Liderazgo, Carisma) Es la que ha sido consistentemente definida para hacer frente a los objetivos.Operativa .- Es aquella que no se ejerce directamente sobre las personas, sino más bien da facultad para decidir sobre determinadas acciones.Técnica .- Es aquella que se tiene en razón del prestigio y la capacidad que dan ciertos conocimientos, teóricos o prácticos, que una persona posee en determinada materia. Personal.- Es aquella que poseen ciertas personas en razón de sus cualidades morales, sociales, psicológicas, etc., que los hacen adquirir un ascendiente indiscutible sobre los demás, aun sin hacer recibido autoridad formal ninguna.Informal.- ( se da dentro de los compañeros)
6
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION
Se reconoce tres aspectos por que la organización es
importante
La organización, por ser el
elemento final del aspecto
teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus
últimos detalles todo lo que
la planificación ha señalado
respecto a cómo debe ser
una empresa
2.- Tan grande es la importancia de la
organización, que en algunas ocasiones ha
hecho perder de vista a muchos autores que no es
sino una parte de la administración , dando
lugar a que la contrapongan a ésta
última, como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo
práctico y empírico.
3.- Construye el punto de enlace
entre los aspectos
teóricos, que Urwick llama
mecánica administrativa, y
los aspectos prácticos, que el
mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica:
entre lo que debe de ser y lo que
es.
ES IMPORTANTE PORQUE:
La organización permite:
Alcanzar los objetivos del grupo.Elimina la duplicidad y la lentitud del trabajo.Crea los canales de comunicación necesarios.Crea una estructura jerárquica representada en organigramas.
7
PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN.
Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente en el acto de construir una organización. Desde el periodo clásico de la administración se han establecido quince principios que deben observarse al organizar una empresa o institución según Melinkoff (op cit), se pueden enumerar en orden jerárquico de la siguiente manera.
1. Principio del Objetivo: de acuerdo con este principio, la organización debe
establecer los fines permanentes o (teología) hacia los cuales se encamina la
organización. Estos fines ayudaran a estructurar en forma adecuada a la empresa
o institución. En la actualidad, diversos enfoques de la administración denominan
misión a esta constelación a fines mas generales y permanentes. Así se habla de
la misión de la universidad, de la misión del Ministerio de Sanidad y Asistencia
Social, etc.
2. Principios de los canales de Supervisión bien definida: según este principio,
en el organismo debe existir una serie de canales de supervisión que deben estar
conectados por canales de comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por
otra de jerarquía mayor.
8
3. Principio del espacio control: de acuerdo con este principio, se debe
establecer el número de personas que deben depender de otra directamente. Se
aconseja que el numero de personas este entre 7 y 8, tomando en cuenta la
naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la preparación de los subordinados, el
medio ambiente físico.
4. Principio del equilibrio dirección-control: este principio establece que, a
medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe
reservar para sí el control de funcionamiento de la organización sea total o de la
parte de ésta que delegue.
5. Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: de acuerdo con este
principio, la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara
para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo debe
conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada.
6. Principio de fijación de responsabilidades: este principio establece que la
responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que implica la
autoridad delegada, ni debería ser menor.
7. Principio de la selección y adiestramiento del personal: se enuncia diciendo
que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe
ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.
8. Principio de la excepción: se enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos
deben resolver solo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina deben
resolverlos los subjefes del nivel jerárquico correspondiente.
9. Principio de identificación: este principio establece que todos los actos o
hechos que se sucedan o que sea susceptibles de suceder en la institución y la
9
cantidad de cosas que se manejen, deben tener su identificación adecuada, para
evitar confusiones con otras hechos o cosas semejantes.
10. Principio de simplicidad: establece que dentro de cualquier organismo sólo
deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del
organismo.
11. Principio de la moral interna: este principio establece que debe haber
responsabilidad, colaboración y compromiso para el logro de los objetivos
institucionales comunes, entre los integrantes de la empresa, tanto directivos como
subalternos.
12. Principio de la unidad de mando: afirma que el subordinado no debe recibir
órdenes de más de un jefe sobre la misma materia.
13. Principio de jerarquía o de escala jerárquica: establece que debe existir una
cadena de relaciones directas de autoridad desde en directivo superior hasta el
último subordinado y que ésta debe funcionar claramente a través de toda
organización.
14. Principio de especialización: establece que a medida que la empresa se amplia
y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. Para que trabajen
en una sola especialidad o área de actividades.
División del trabajoConsiste en descomponer un proceso complejo en una serie de pequeñas tareas. Comenzó a aplicarse con mayor intensidad con la llegada de la Revolución Industrial, lo cual provocó un cambio radical en la producción. Lo importante era que cada persona pudiera producir la mayor cantidad posible de unidades, los objetivo que solo podría lograrse mediante la automatización relativa de la actividad humana. El principio de la división del trabajo, que comenzó a aplicarse en los obreros por la administración científica, se amplió ala organización cuando apareció la teoría clásica.
10
DepartamentalLos gerentes, con el objeto de seguir la pista de esta maraña de relaciones formales de una organización, suelen preparar un organigrama que describe la forma en que se divide el trabajo. En un organigrama los cuadros representan la agrupación lógica de las actividades laborales que llamamos Departamentos. Por lo tanto la departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a que actividades laborales, una vez que han sido divididas en tareas, se pueden relacionar en grupos “parecidos”. Como se puede suponer, existen muchas variedades de trabajos y departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una organización serán diferentes unos de los otros.
EspecializaciónLa especialización permite incrementar la cantidad y la calidad de la producción; la especialización del trabajo propuesta por la administración científica fue una manera de disminuir los costos de producción y aumentar la eficiencia. Las propuestas de Taylor para separar la planeación de la ejecución del trabajo, así como la separación de la ejecución y el control, son corolarios del principio de especialización. Los autores clásicos adoptan estos criterios y pasan a preocuparse por la especialización de los órganos que conforman la estructura organizacional.
11
JerarquíaLa pluralidad de funciones impuesta por la especialización requiere el desdoblamiento de la función demando, cuya misión es dirigir las actividades para que cumplan en armonía sus respectivas misiones. También denominado principio escalar. En toda organización formal existe una jerarquía por escalas, estratos o niveles de autoridad, a medida que se asciende en l escala jerárquica, aumenta la autoridad de quien desempeña el cargo.
Los autores clásicos conceptúan que la autoridad es el poder formal de una persona o una institución. Fayol decía que la "autoridad es el derecho de dar órdenes y exigir obediencia".
Según los autores neoclásicos, la autoridad es el derecho formal y legítimo de tomar decisiones, dar órdenes y asignar recursos para conseguir los objetivos previstos por la organización.
La autoridad se distingue por tres características:1. La autoridad de los administradores se deriva de los cargos que ocupan.2. Los subordinados aceptan la autoridad de los superiores porque creen que tienen derecho legítimo.3. La autoridad va de la cúpula a la base de la organización.
El grado de autoridad es proporcional al grado de responsabilidad asumida por la persona.
Autoridad y responsabilidad son dos de los términos mas incomprendidos de la literatura administrativa. Según los autores clásicos y neoclásicos, la responsabilidad proviene de la relación superior - subordinado y del hecho de exigir la ejecución de determinadas tareas a otras personas. Se dice que la responsabilidad se delega a los subordinados, aunque lo que se delega es la autoridad y no solo la responsabilidad.
Objetivos de la división del trabajoA través de la división del trabajo las diversas labores se subdividen de la manera más lógica posible para permitir la especialización tanto de un actividad mental como física. Su objetivo es conforme y vino a incrementar la eficiencia en la ejecución de las funciones.
12
Características de la Departamentalización según FayolDe acuerdo con Fayol el acto de coordinar agrupa todas las actividades de la empresa para hacer posible tanto su funcionamiento como su éxito. La empresa bien coordinada hace gala de las siguientes características:
Cada departamento trabaja en armonía con los demás
Cada departamento, sección y sub sección conoce la parte que le corresponde a la labor común.
Los programas de trabajo de todos los departamentos y sub secciones se encuentran adaptadas a las circunstancias.
Departamentalización Funcional
Consiste en agrupar actividades de acuerdo a las funciones de las firma, es de las estructuras más ampliamente utilizadas en la departamentalización.
La departamentalización posee muchas ventajas: Constituye una forma lógica de ordenar las actividades de las firma, facilitando y
haciendo uso de la especialización lo que conduce a una explotación económica.
Agrupa funciones que poseen una base común y son llevados a cabo por especialistas.
Se derivan unas economías adicionales a la agrupación y combinación de algunas actividades administrativas.
Mejora la coordinación dentro de la función al lograr que un ejecutivo tome a su cargo la responsabilidad para toda actividad de igual clase.
Desventajas de la departamentalización funcional*La posibilidad de que el personal, tales como contadores, expertos en producción y los vendedores, que trabajan en el ámbito de departamentos especializados, pierdan la visión de conjunto de la empresa y que la coordinación entre estos grupos sea difícil de obtener.
*Otra desventaja, es la responsabilidad por la obtención de utilidades se halla localizada en el directivo de más alto nivel, lo cual puede ser apropiado en el caso de firmas pequeñas, pero que en empresas grandes representa una carga muy grande para una sola persona.
13
Las técnicas de delegación de autoridad son las siguientes:
1. Delegar la tarea completa.
El gerente debe delegar una tarea entera a una persona, y le exige mayor iniciativa, permite al gerente controlar mejor los resultados.
2. Delegar en la persona adecuada.
Todas las personas no tienen las mismas capacidades motivaciones.
3. Delegar responsabilidad y autoridad.
El individuo debe responsabilizarse de la ejecución de la tarea y la autoridad para llevarla a cabo de lo mejor.
4. Proporcionar información adecuada.
Debe darse información acerca de que, como, cuando, donde, quien y por que.
5. Mantener retroalimentación.
Abrir líneas directas de comunicación con el subordinado para responder preguntas y proporcionar orientación, sin ejercer control.
14
6. Evaluar y recompensar el desempeño.
El gerente no debe evaluar los métodos empleados, sino los resultados.
Cuanto más grande sea la organización, tiende a tener más niveles en su estructura jerárquica.
La estructura formal indica una cadena de niveles jerárquicos (cadena escalar descrita por Fayol).
En la actualidad las empresas intentan reducir sus niveles jerárquicos para conformar una organización más sencilla, acercar la base a la cúpula y hacerla más competitiva en un mundo de cambios y transformaciones constantes.
Planeación
Se constituye en la primera función Administrativa, sirviéndolo de base a los demás.
Esta determina de modo anticipado los objetivos a corto plazo y largo plazo, y escoger el mejor curso de acción para alcanzarlo.
A través del desarrollo debemos determinar la jerarquía de objetivos que deseamos alcanzar; tomando en cuanta los objetivos de la Empresa en conjunto y los objetos de cada departamento.
Dirección
Es la tercera función Administrativa su papel es ejecutar o poner en marcha las actividades dar acción y dinamizar la empresa va relacionada directamente con los recursos humanos de la empresa.
La función de dirección se encarga de orientar la actividad de las personas para alcanzar los objetivos propuestos por la organización.
Para que la planificación y la organización puedan ser eficaces, los administradores deben tener relaciones interpersonales con sus subordinados; estas relaciones deberán ser dinámicas y comunicadas con liderazgo.
15
Cobertura de la proyección
Los directores dirigen a los gerentes estos a los supervisores y estos dirigen a los planeados u obreros. La dirección puede darse en tres niveles diferentes:
• Dirección global: Abarca a la empresa en su totalidad, concierne al presidente de la empresa y a cada director en su respectiva área. • Dirección departamental: abarca cada departamento de la empresa, corresponde al nivel táctico de la empresa.• Dirección operacional: orienta a cada grupo de personas (supervisión) corresponde al nivel operacional de la empresa.
Control
Sus tres principales significados son:
• Control como función restrictiva y coercitiva: Es el denominado control social aplicado en las organizaciones y en la sociedad para prohibir el individualismo y las libertades de las personas (compartimentos no aceptados).• Control como sistema automática de regulación: Utilizado con el fin de mantener un sistema en funcionamiento, detectando posibles irregularidades.• Control como función administrativa: Forma parte del proceso administrativo, del mismo modo que la planeación, la organización y la dirección.
La finalidad del control es asegurar el logro de los objetivos re comprobar si la actividad controlada está alcanzada.
16
Tipos de Departamentalización:
DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIÓN Este tipo de departamentalización consiste en agrupar las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas en la empresa teniendo en cuenta que
toda empresa u organización tiene como funciones principales primero la producción, segundo vender y tercero financiar, encontramos que esto genera varias características como son:
*No existe una terminología única ampliamente aceptada por las empresas.*No todos los organismos optan por las mismas denominaciones funcionales.
Ventajas
Garantiza la máxima utilización de las habilidades técnicas de las personas.
Hace énfasis en las funciones principales de la empresa.
17
Orienta a las personas hacia una actividad específica según la capacitación por ella recibida.
Permite agrupar a los especialistas bajo jefatura única.
Desventajas
Disminuye el interés por los objetivos generales de la compañía.
No es adecuada cuando la tecnología y las circunstancias externas son cambiantes e imprevisibles.
Se reduce la coordinación entre las funciones específicas de la compañía.
La responsabilidad de las utilidades recae sobre la autoridad.
Departamentacion geográficaEste otro tipo de departamentalización consiste en agrupar las actividades con respecto al área de donde se ejecutará el trabajo o el área de mercado que cubrirá la empresa. La característica primordial de este tipo de
departamentalización es que es utilizado por compañías que cubren grandes áreas geográficas y cuyos mercados son extensos.
Ventajas:
Se hace énfasis en los problemas y necesidades locales y regionales.Se mejoran las coordinaciones en una región.Se recomienda a empresas minoristas, si centralizan ciertas funciones.
Desventajas:
Se complica el control por parte de la dirección.Puede dejar de segundo plano los aspectos de la planeación.
Departamentalización de clienteSe basa en la diferenciación y la agrupación de las actividades de acuerdo con el tipo de personas o personas para quienes se ejecuta el trabajo.
Su característica primordial es que se preocupa fundamentalmente por el cliente o consumidor, ya que divide las unidades organizacionales de modo que pueda servir a un cliente específico.
Ventajas:
18
Su concentración se basa en las necesidades del cliente.
Motiva a todo el personal y a todos los ejecutivos y empresarios a trabajar por el cliente.
Hace sentir al cliente escuchado y comprendido por su proveedor.
Desventajas:
Necesita de personal capacitado y expertos en los problemas de los clientes.
Las demás actividades de la organización (producción, finanzas, etc.) pasan a segundo plano.
Departamentalización por procesosEste tipo de departamentalización se basa en agrupar las actividades según el área productiva o de operación que realice en la empresa, la departamentalización por procesos y objetivos va muy de la mano con la tecnología, esto es quizás una de sus principales características,
además de que es común en las empresas manufactureras.
Ventajas:
Se obtienen ventajas económicas, derivadas de la propia naturaleza del equipo o de la tecnología.
Uso de tecnología especializada.
Utilizan conjuntamente las habilidades humanas junto con la tecnología.
Desventajas:
Se complica la coordinación de los departamentos.
No es propenso a cambios.
La responsabilidad recae sobre la autoridad.
19
Departamentalización de productoSe basa en la agrupación de las actividades de acuerdo con los productos y resultados ofrecidos por la empresa, su característica primordial es que requiere de una estructura organizacional flexible y cambiante, además ésta estrategia es utilizada en empresas de gran tamaño y envergadura.
Ventajas:*Se concentra la atención en las líneas de productos.*Se permite el crecimiento y variedad de bienes y servicios.*La responsabilidad recae sobre el nivel divisional.
Desventajas:
*Se requiere de personas especializadas con habilidades de gerente general.*Cada proyecto es único, por lo tanto se aumentan los costos.
Departamentalización de secuenciaEs utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.
20
Tipo estructurales organizacionalesSistema de organización de líneaEste sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Henry Fayol (1972), el mismo tiene como característica particular que las funciones generales reposan en la autoridad superior al establecer a partir de esta las líneas de mando, autoridad y comunicaciones, que van desde la máxima autoridad hasta el último funcionario. Se califica de jerárquico porque establece relaciones determinadas por ordenes que emanan desde un mismo departamento, otros autores lo denominan sistema escalar o vertical porque la autoridad o responsabilidad es escalonada, siguiendo los niveles de la organización. En este tipo de sistema la cantidad de funciones y la autoridad va disminuyendo a medida que desciende la escala jerárquica.
Ventajas del sistema lineal:
La organización resulta sencilla de comprender.
Genera rapidez en la ejecución de las órdenes.
21
Es de gran utilidad en las empresas pequeñas.
Hay clara definición de la autoridad responsabilidad
Se mantiene la eficacia en la disciplina y la unidad de mando.
Desventajas del sistema lineal:
No hace uso de las ventajas de la especialización.
Los jefes deben tener conocimientos diversos
La perdida de hombres claves pone en peligro el funcionamiento de la empresa.
Existe la posibilidad de descuido de algunas funciones.
Demasiada rigidez debido a la restringida discrecionalidad.
Sistema de organización funcional o Tayloriano.Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por
Frederick Taylor (1972). Este enfoque organizacional tiene como particularidad que en
lugar de concentrar las funciones, las distribuye en diversas autoridades superiores o
intermedias, pues se basa en la diversidad de funciones que se realizan en un organismo.
Para ello clasifica las funciones de acuerdo a las características y agrupa en unidades
especializadas, las funciones similares o parecidas.
Ventajas del sistema funcional:
a) Aprovecha las ventajas de la especialización.
b) Facilita el entrenamiento del personal debido a las exigencias de cada cargo.
c) Se facilita el control directo.
d) Se puede lograr la cooperación de todos los funcionarios, unidades o dependencia
que forman los organismos.
Desventajas del sistema lineal :
a) A veces se dificulta fijar la responsabilidad final en cuanto al resultado de cierta
actividad.
b) La supervisión es múltiple.
c) Se descarta el principio de unidad de mando.
d) No estimula el entrenamiento de los ejecutivos.
Sistema de organización lineal con staffEsa un sistema de uso corriente en las grandes empresas donde se realizan gran
número de funciones de cierta magnitud o complejidad. Es un sistema de organización
22
lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias asesoras denominadas
staff, estado mayor, asesoría o plana mayos. Las unidades de asesoramiento sólo tienen
autoridad de asesoramiento, no tienen mando sobre el personal de línea; solo tienen
autoridad de mando sobre el personal de sus sistemas asesores.
Ventajas del sistema de línea y de staff :
a) Se aprovechan las ventajas de la especialización
b) Se mantiene la unidad de mando.
c) Se comenta la cooperación entre los funcionarios de línea y asesoría
Desventaja del sistema de línea y staff :
a) Puede generar confusión entre la autoridad de línea y asesoría.
b) Los funcionarios asesores tratan de evadir responsabilidad por no tener
autoridad.
c) Los funcionarios de línea descargan la mayor parte de su trabajo en la
dependencia asesora o funcionarios asesores.
Sistema comisional y tipos de comités o comisiones.
En este tipo de Organización, la autoridad superior que detenta el poder de decisión, descansa en un consejo, comité o comisión, ubicado en el vértice de la pirámide. En la practica este modelo de organización de autoridad superior colegiada es poco frecuente. En Venezuela ha sido adoptado por las Universidades Nacionales u Oficiales. Más frecuentemente existen consejos, comités o comisiones intermedios dentro de una institución, sea que ésta se organice lineal o funcionalmente o en forma mixta.
Ventajas:
Los cometes fomentan la cooperación entre los integrantes.
Se reciben aportes valiosos.
Desventajas:
Alto costo en tiempo y dinero, la autoridad colectiva consume mucho tiempo en reuniones.
Dificultan la toma de decisiones.
Todos mandan y no adquieren responsabilidad en la repartición de la autoridad.
23
Un consejo o comité en un grupo de personas encargado de ciertas funciones especificas o de resolver un problema especifico. Debido a las considerables variaciones en la autoridad asignada a los consejos y comités, ha surgido mucha confusión acerca de su naturaleza. Dependiendo de su autoridad pueden ser:
Sistema organizacional de la linea funcionalUna compañía que está organizada funcionalmente, separa el trabajo sobre la base de pasos, procesos o actividades que se llevan a cabo para obtener un determinado resultado final.
Las ventajas:
* Claramente identifica y asigna responsabilidades respecto a las funciones
indispensables para la supervivencia de la organización.
* El agrupar a las personas y unidades sobre la base del trabajo que realizan,
incrementa las oportunidades para utilizar maquinaria más especializada y personal
mucho más calificado.
Desventajas:
* Cuando existe esta organización, las personas se preocupan más por el trabajo de
su unidad que del servicio o producto en general que se presta o se vende, esto
24
causa una su optimización organizacional.
* Las personas que realizan diferentes funciones habrán de encontrarse separadas
unas de otras, afectando coordinación que fluye de una función a otra.
Sistema organizacional matricialEs una estructura organizacional que usa tanto gerentes funcionales como gerentes de
proyecto para gerenciar a los mismos recursos, de forma que si existen N proyectos en
curso en la organización, existen N gerentes de proyecto que coordinan N equipos
compuestos por recursos provenientes de las áreas funcionales. El resto de los recursos
permanece en su área funcional de la organización, bajo la coordinación del gerente
funcional.
Ventajas
Más facilidad para armar un Equipo de Proyecto.
Flexibilidad de elegir recursos más idóneos para el proyecto.
Los proyectos se transforman en algo estándar en la organización y dejan de ser una excepción.
Fomenta la promoción de Equipos Multidisciplinarios.
Crea una trayectoria de carrera de Administración de Proyectos definida y reconocida dentro de la organización.
Fomenta la pro actividad en Administración de Proyectos cuando se implementa un proyecto con proveedores externos.
Desventajas
Los miembros de los Equipos de Proyecto tienen dos jefes durante el proyecto.
25
Existe un proceso de negociación entre el Gerente de Proyecto y los Directores de Área para la asignación de recursos al proyecto.
Debe existir ante cada proyecto un proceso de Construcción de Equipos, sin el cual el proyecto no puede comenzar.
Sistema organizacional divisional Es una serie de entidades más bien independientes que se encuentran unidas por una administración suelta. A diferencia de la burocracia profesional, las divisiones se encuentran en la línea media y no en el centro operativo (como los profesionales)A diferencia de las otras cuatro, no es una estructura completa, sino parcial, superpuesta sobre otrasPor que se opta por esta estructura: Productos se han diversificado, lo que hace necesario la creación de unidades orientadas hacia el mercado, para cada línea de productos, que garantice la autonomía de operación en cada negocio.Divisionalizacion no significa descentralización. Descentralización implica dispersión de la autoridad para la toma de decisiones. La divisionalizacion se refiere a una estructura de unidades semiautónomas en que los administradores a cargo de cada una retienen gran parte de la autoridad.
Ventajas:
Permite una rápida respuesta por medio de la coordinación y delegación de autoridad.
Acerca el desarrollo e implantación de estrategias a los entornos propios de su división
Libera al alto directivo, para que se dedique a las decisiones estrategias.
Se enfocan los procedimientos de medición del desempeño.
Mantiene la especialización funcional de cada división
Es un buen campo de entrenamiento para futuros directivos.
Desventajas:
26
Puede provocar una competencia no deseada por los recursos escasos de la organización.
Se generan problemas con el nivel de autoridad dado al directivo de cada división.
Pueden producirse inconsistencias de políticas entre las divisiones.
Se generan problemas para encontrar un método para asignar los costos fijos a nivel de organización como un todo.
27
Un elemento (figuras)
La estructura de la organización
Los aspectos más importantes de la organización
Las funciones
Las relaciones entre las unidades estructurales
Técnicas de organización Los organigramas: una organigrama es la representación gráfica que muestra como
están relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una institución o
empresa. Esté permite conocer la ubicación que se da de lo9s distintos departamentos,
secciones, oficinas, etc, que conforman la institución. El organigrama describe
graficamanete la división del trabajo que se establecerá y la relación que se dará entre
las distintas áreas de actividades, a través, de líneas que representan los canales de
supervisión coordinación o y comunicación que existirá en la institución.
SEGÚN EL CONCEPTO DE ORGANIGRAMA, ESTE MUESTRA:
28
Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
Las comunicaciones y sus vías
Las vías de supervisión
Los niveles y los estratos jerárquicos
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización
Las unidades de categoría especial.
Ventajas de los organigramas:
1. Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna de la
organización.
2. Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cada departamento y
sección de la organización.
3. Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organización, dirección y
control.
4. Dejan claramente definidas las líneas de mando y de responsabilidad de la
organización.
5. Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que se establecen las
coordinaciones dentro de la organización.
Clasificación de los organigramas:
De acuerno a su disposición geométrica, los organigramas se adaptan al tipo de
sistema organizativo que intentan representar entre los cuales tenemos:
1 Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir de la
autoridad, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos
en forma escalonada.
29
2 Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al
titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de
columnas.
3 Mixtos: Este tipo se utiliza en combinaciones verticales y horizontales para
ampliar las posibilidades de representación gráfica , en organizaciones con un
gran número de unidades en la base.
30
4 De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos
31
5 Circulares: En este tipo, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.
32
Algunas reglas para su construcción
Los organigramas describen relaciones a lo interno en cualquier organización, por tanto corresponden a la sujeción a cierta simbología:
Nombre Simbología Significado
Rectángulos Departamentos o divisiones de la organización que varían en importancia de acuerdo a su tamaño.
Líneas continuas
Verticales
Líneas de mando de una división superior a una inferior.
Líneas continuas
Horizontales Indican la unión entre órganos de asesoria.
33
Líneas discontinuas
Horizontales
Significan coordinación unen por los dos lados a dos rectángulos que mantienen relaciones de coordinación.
Diagrama de flujoSon una de las cuatro herramientas del análisis estructurado. Es una herramienta gráfica que se emplea para describir y analizar el movimiento de los datos a través de un sistema, ya sea este manual o automatizado, incluyendo procesos, lugares para almacenar datos y retrasos en el sistema. Los DFD, como se les conoce popularmente son la herramienta más importante y la base sobre la cual se desarrollan otros componentes. La transformación de datos de entrada en salida por medio de procesos puede describirse en forma lógica e independiente de los componentes físicos (computadoras, gabinetes de archivos, y procesadores de texto) asociados con el sistema.
34
Simbología y normas del curso gramaCírculo: Procedimiento estandarizado.Cuadrado: Proceso de control.Línea continua: Flujo de información vía formulario o documentación en soporte de papel escrito.Línea interrumpida: Flujo de información vía formulario digital.Rectángulo: Formulario o documentación. Se grafica con un doble de ancho que su altura.Rectángulo Pequeño: Valor o medio de pago (cheque, pagaré, etc.). Se grafica con un cuádruple de ancho que su altura, siendo su ancho igual al de los formularios.Triángulo (base inferior): Archivo definitivo.Triángulo Invertido (base superior): Archivo Transitorio.Semi óvalo: Demora.Rombo: División entre opciones.Trapezoide: Carga de datos al sistema.Elipsoide: Acceso por pantalla.Hexágono: Proceso no representado.Pentágono: Conector.Cruz de Diagonales: Destrucción de Formularios.Según la normativa, el flujo presupuesto es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, siendo optativo el uso de flechas. Cuando el sentido es invertido (de derecha a izquierda o de abajo hacia arriba), es obligatorio el uso de la flecha.
35
Nombre Símbolo Función
TerminalR epresenta el inicio y fi n de un programa. También puede representar una parada o interrupción programada que sea necesar ia realizar en un programa.
Entrada / salidaCualquier tipo de introducción de datos en la memoria desde los per i fér icos o registro de información procesada en un per i fér ico.
Proceso
Cualquier tipo de operación que pueda or iginar cambio de valor , formato o posición de la información almacenada en memoria, operaciones ar i tméticas, de transformaciones, etc.
D ecisión
I ndica operaciones lógicas o de comparación entre datos (normalmente dos) y en función del resultado de la misma determina (normalmente si y no) cual de los distintos caminos alternativos del programa se debe seguir
Conector M isma Página
Sirve para enlazar dos partes cualesquiera de un diagrama a través de un conector en la salida y otro conector en la entrada. Se refi ere a la conex ión en la misma pagina del diagrama
Indicador de dirección o línea de flujo
I ndica el sentido de la ejecución de las operaciones
SalidaSe uti li za en ocasiones en lugar del símbolo de salida. El dibujo representa un pedazo de hoja. Es usado para mostrar datos o resultados.
Entrada y símbolos de salida
D atos(E / S)
La forma de diagrama de flujo dedatos indica que las entradas ysalidas de un proceso. Como tal, laforma es más a menudo se conocecomo E / S que forma una for ma dedatos.
D ocumento
M uy explica por sí mismo - elsímbolo de diagrama de flujo dedocumentos es para una fase delprocesoqueproduceun documento.
M ulti-D ocumento
Igual que el documento, excepto,bueno, var ios documentos. Estaforma no es tan de uso general comola forma de diagrama de flujo dedocumentos, i ncluso cuando estánimplicados var ios documentos.
M ostrar
Indica una etapa del proceso dondela información se muestra a unapersona (por ejemplo, los usuarios dePC, operador dela máquina).
M anual de Entrada
M anual de las formas de diagramade flujo de entrada muestra los pasosdel proceso donde se le pide aloperador / usuar io para obtenerinformación que deben introducirmanualmente en un sistema.
Tar jeta
Esta es la compañía de las formas dediagrama de flujo de cintaperforada. Esta forma se utilizararamente.
Per foradas de cinta
Si eres muy bueno en todos losestiramientos de la vida de unamáquina, usted todavía puede tenerel uso del símbolo de cintasper foradas - se usa para la entradaen ordenadores antiguos y máquinasCN C.
36
Diagrama expandidoEs la explosión del diagrama de contexto y puede incluir hasta nuevos procesos, muestran almacenes de datos y nuevos flujos de datos de nivel más bajo.
37
Carta de Distribución del Trabajo o de ActividadA través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.
Ventaja:
a) Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponden.b) Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.c) Normaliza y estandariza procedimientos.d) Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos.e) Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.
Formulación
Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo es necesario seguir los siguientes pasos:
a) Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona.b) Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o sección (Ver Cuadro).c) Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución y la entrevista.d) Se complementa la información con la observación y la entrevista.e) Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona.f) Se analiza el cuadro para saber que puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse, etcétera.g) Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro.
38
Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa. Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados. Son una fuente de información. Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. Son una base para el mejoramiento de sistemas. Reducen costos al incrementar la eficiencia.
Técnicas de organización manualesDocumentos detallados que contienen información acerca de la organización de la empresa.
Formato E Índice De Los Manuales:
Índice.
Objetivos y Antecedentes.
Fecha en que se termine, se emita y quede vigente.
Nombre de quienes lo elaboraron.
Instrucciones para mejorar comprensión.
Redacción clara.
Gráficas complementarias.
Utilidad
Clasificación
Según su contenido pueden ser:De Políticas.Departamentales.De Bienvenida.De Organización.De Procedimientos.De Contenido Múltiple.De Técnicas.De Puesto.
39
Manuales de organización:Incluyen:
Finalidad de cada elemento de la organización. Declaración de funciones. Glosario de términos utilizados.
Contienen: Objetivos generales. Políticas generales. Glosario de términos administrativos. Nombre de áreas o departamentos, y puestos. Procedimientos de organización. Responsabilidades de los altos niveles. Funciones. Cartas de Organización. Descripción de puestos. Descripción de actividades.
Manuales departamentales:
Ventajas: Describen el funcionamiento de un departamento. Se emplean para dar instrucciones en el departamento. Presentan el flujo del trabajo. Delimitan funciones, actividades y responsabilidades. Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.
Contienen: Objetivos generales de la empresa, del departamento y de sus secciones básicas. Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente. Carta de Organización general y departamental. Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental. Análisis de puestos. Gráficas de procesos, y de flujo.
Manuales interdepartamentales:
Similares, en contenido, a los manuales departamentales
Comprenden a todos los departamentos de la organización
Describen Los procedimientos y las relaciones que abarcan los departamentos mencionados
40
Análisis de puestosUtilidad
Contenido de cuestionario
Descripción del puesto
Ejemplo
Cuestionario que sirve para obtener información sobre los componentes del puesto, así como los requisitos de las cualidades humanas necesarias para desempeñarlo.
Contenido
Identificación del puesto. Descripción genérica. Descripción específica. Requerimientos del puesto. Perfil del puesto.
Descripción del puesto
Técnica en que se reclasifican las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo, y las características, conocimientos y aptitudes del personal que lo desempeña.
Objetivo de la descripción de puesto:
Mejorar los sistemas de trabajo. Delimitar funciones y responsabilidades. Evitar fugas de autoridad y responsabilidad. Fundamentar programas de entrenamiento. Retribuir adecuadamente al personal. Mejorar la selección del personal.Conocer las aptitudes del trabajador. Evitar duplicidad de autoridad. Dar a conocer las actividades a realizar. Identificar algunas características de desempeño del trabajador. Ayuda a la capacitación del personal.
Análisis de puesto
41
