Опыт внедрение оперативного учетаНа примере автосервисного предприятия

ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА НА АСП

• Номенклатура• Взаимозаменяемость• Нормативы времени• Заказ-наряд и выработка

исполнителя• Незавершенное производство• Гарантия• Предварительная запись и

планирование загрузки ресурсов• Заказы

ВНЕДРЕНИЕ УЧЕТНЫХ СИСТЕМ

• Комплексные конфигурации• Разделение оперативного и

бухгалтерского учета

РАЗЛИЧИЯ МЕЖДУ ВНЕДРЕНИЕМ ОПЕРАТИВНОГО И БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА• Актуальность данных• Отчетные периоды

ЦЕЛИ И СРЕДСТВА

• Почему происходит смена учетной системы?

• Воля руководства• Борьба с саботажем

ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ

• Этап 1 – предварительная подготовка

Срок этапа 1 оценивается не более одного месяца• Создание тестовой базы и

production-базы• Необходимо заранее согласовать

форматы выгрузки данных из имеющейся системы учета

ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1

• Контрагенты– Краткое наименование– Полное наименование– Тип контрагента (Юр. лицо, физ. лицо,

предприниматель, прочее)– ЕДРПОУ для юр. лица, желательно

ДРФУ для физ. лиц– Плательщик / не плательщик НДС– ИНН для юр. лиц– Ном. свидетельства плетельщика НДС

ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1

• Номенклатура– Каталожный номер– Дерево– Дополнительные характеристики

ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1

• Остатки– По складам в разрезе поставщиков

(партий)– Незавершенное производство

ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1

• Автомобили– VIN-код– Марка (бренд), модель и модификация– Владелец– Класс– Год выпуска– Пробег на дату– Дополнительные характеристики

ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1

• Список работ с нормами времени– Дерево работ– Таблица нормативов в привязке к

классу– Комплексные работы– Карты ТО

ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1

После согласования форматов файлов разрабатывается обработка, позволяющая:• Неоднократно загружать и обновлять контрагентов.

Уникальным ключом переноса служит код ЕДРПОУ (ДРФУ), а при его отсутствии краткое наименование.

• Неоднократно загружать каталог номенклатуры. Уникальным ключом служит Артикул (каталожный номер) номенклатуры

• Неоднократно загружать остатки (предварительно удалив результаты предыдущей загрузки)

• Неоднократно загружать список автомобилей. Уникальным ключом является VIN-код автомобиля.

• Неоднократно загружать список работ и норм времени.

ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1

Одновременно с согласованием форматов и разработкой обработки переноса создается production-база на основе имеющегося шаблона В production-базе должны быть созданы:• Необходимые типы цен• Все требуемые на текущий момент виды заказ-нарядов• Создана структура предприятия и производственных

мощностей• Создание списка мест хранения и материально-

ответственных лиц• Создан список сотрудников в привязке к структуре

предприятия• Создан список пользователей базы• Созданы и настроены все необходимые типы скидок• Созданы и настроены все типы цен на услуги

ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1

Теперь можно из production-базы сделать тестовая база, куда и производится периодическая загрузка данных.

Запрещается редактирование выгруженных из текущей системы файлов до их загрузкиЕсли после загрузки обнаружены не корректные данные необходимо устранять ошибочные данныенепосредственно в текущей системе и повторить загрузку

ПОРЯДОК ВНЕДРЕНИЯ Этап 1

Конец первого этапа – это• тестовая база с промежуточными

данными• чистая production-база

ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ

Перед началом обучения выделить специалиста для подготовки его в качестве super-user, который в дальнейшем смог бы готовить новых пользователей и при работе должен разбирать и устранять возможные коллизии

Срок этапа 2 оценивается не менее одного месяца от момента окончания этапа 1 до непосредственно промышленной эксплуатации

ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ

• Обучение работы с конфигурацией нужно начинать с руководителей участков сервиса и запчастей

• Все действия происходят на тестовой базе куда предварительно загружены все необходимые данные.

• После загрузки начальных остатков необходимо произвести сверку остатков по складам, как в суммовом, так и в количественном выражении.

• Для руководителей сервиса необходимо подробно объяснить механизм ценообразования на услуги.

• Назначить ответственного сотрудника, который в дальнейшем сможет при необходимости менять цены и нормы времени на услуги.

ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ

• Для руководителей отдела (департамента) запчастей необходимо подробно объяснить механизмы загрузки прайсов поставщиков и механизмы ценообразования запчастей.

• Назначить сотрудников отвечающих за регулярную загрузку прайсов поставщиков и ценообразование.

• Непосредственно на занятиях детально разобрать и загрузить прайс одного из поставщиков и добиться самостоятельной загрузки остальных прайсов непосредственно сотрудниками предприятия.

• Совместно с руководителями сервиса и запчастей изучить механизмы создания, назначения и отмены скидок.

• Назначить сотрудников, отвечающих за корректное внесение скидок на предприятии.

• Только после этого можно переходить к обучению ввода первичной информации исполнителями.

ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ

• Обучение ввода первичной информации• Настройка шаблонов прав• Определение необходимых связок с

технологическими программами• Использование торгового оборудования

(фискальные регистраторы, сканеры штрихкодов, кардридеры…)

• Печатные формы

ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ

На протяжении всего этапа пользователи подробно изучают и повторяют в тестовой базе все бизнес-процессы предприятия.

При невозможности системой отразить имеющийся бизнес-процесс сотрудники предприятия информируют руководство, после чего принимается одно из возможных решений:• изменение бизнес-процесса в соответствии с

процедурами системы• отражение данных-бизнес процессов в другой

учетной системе (ЗиК, Бух и т.п.)• временное ведение данных бизнес-процессов в

ручном режиме с последующей доработкой учетной системы

ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ

На протяжении всего этапа в prodaction-базу могут вносится изменения в следующие списки:• Структура предприятия• Сотрудники предприятия• Пользователи базы• Структура производственных мощностей• Настройка скидок• Прайсы поставщиков

До начала эксплуатации ни какие перенесенные данные не корректируются в prodaction-базе

ЭТАП 2 - ОБУЧЕНИЕ

• Необходимо назначить администратора базы (возможно из числа ИТ-специалистов), который должен отвечать за:

• резервное копирование базы данных

• технологические работы в базе как то:– поиск и устранение ошибок базы– восстановление границы

последовательности– создание новых пользователей

ЭТАП 3 - ВНЕДРЕНИЕ

Начало третьего этапа за 5 дней до внедрения• Производится архивирование production-базы и

производится пробный импорт данных включая состояние складов и незавершенного производства.

• Производится сверка остатков.• Если в результате сверки выявлены расхождения,

причины расхождений должны быть выявлены и устранены в кратчайшие строки.Иначе внедрение откладывается.

• Восстанавливается исходное состояние production-базы и производится импорт справочников (без начальных остатков)

• Сотрудниками предприятия производится импорт актуальных прайсов поставщиков и устанавливаются действующие цены.

ЭТАП 3 - ВНЕДРЕНИЕ

После окончания последнего рабочего дня до начала промышленной эксплуатации системы, предприятие предоставляет все файлы для импорта в новую систему

Файлы должны быть предоставлены не позже 18-00.

Производится окончательный импорт справочников и начальных остатков. Остатки сверяются с исходными данными о чем составляется протокол с перечнем складов и их остатков как в суммовом так и количественном выражении.

Остатки незавершенного производства передаются отдельным файлом и вносятся на отдельный условный транзитный склад

ЭТАП 3 - ВНЕДРЕНИЕ

Таким образом на первый день внедрения в системе: • остатки по складам соответствуют переданным• отдельно выделены остатки незавершенного производства• в системе имеются все актуальные прайсы поставщиков и

действующие цены• в системе настроены все типы скидок• персонал обучен не только вводу начальной информации,

но и работе с технологическими программами непосредственно из системы

• проведен стресс-тест системы, подтверждающей ее работоспособность при пиковых нагрузках

• решены все вопросы о приеме наличных денег у клиентов• пользователи умеют отражать все бизнес-процессы

происходящие на предприятии• сотрудники умеют устанавливать цены и назначать скидки• ответственные сотрудники умеют изменять права

пользователей

ОКОНЧАНИЕ ПРОЦЕССА ВНЕДРЕНИЯ

В начале возникает много ошибок, но к концу первой недели как правило количество ошибок ввода уменьшается, и кажется, что все налаживается.Но т.к. пользователи уже “научились” работать, то к концу второй (третьей) недели они уже теряют бдительность и количество ошибок возрастает.

Исправление ошибок. Здесь есть большой соблазн быстро самому все исправить. Особенно когда стоить очередь проблем.Здесь нужен определенный компромисс между самостоятельным исправлением ошибок ввода и требованием это сделать местными ИТ-специалистами или (при наличии прав) самими пользователями.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!