Офіційно-діловий стиль

Підстилі

• - законодавчий

- дипломатичний

- юридичний

- адміністративно-канцелярський

Ознаки

• 1) офіційність - строгість викладу; слова вживаються звичайно у своїх прямих значеннях; образність, як правило, відсутня, тропи використовуються дуже рідко;

• 2) точність (однозначність) - зміст, що виражається офіційно-діловим стилем, з огляду на його величезну важливість, повинний виключати всяку двозначність, усякі різночитання;

• 3) ясність (доступність),

Ознаки

• 4) лаконічність,

• 5) конкретність,

• 6) чіткість,

• 7) змістова повнота й об'єктивність

викладу,

Ознаки

• 8) стандартизація, наприклад, у розмові можна сказати: "Із сьогоднішнього дня я у відпустці". У заяві ж потрібно написати: "Прошу вважати мене таким, що перебуває у відпустці з такого числа".

• 9) безособовістю (офіційно-ділова мова уникає конкретного й особистого).

Норми

• 1. Відсутність слів і фразеологізмів просторічно-розмовного й емоційно-експресивного забарвлення.

• 2. Використання термінів відповідно до тематики і змісту службових документів.

• 3. Нетермінологічні канцеляризми, що вживаються переважно в адміністративно-канцелярській мові (належний, вищевказаний, підписаний нижче, перепроваджується, дійсний (цей)

Норми

• 4. Імена іменники - назви людей за ознакою, обумовленою якою-небудь дією або відношенням (квартиронаймач, свідок, наймач, позивач, відповідач).

• 5. Іменники, що позначають посади і звання, вживаються в діловій мові тільки у формі чоловічого роду (свідок Федорова, працівник міліції Савельєва, професор Ємельянова).

Норми

• 6. Віддієслівні іменники. Серед них особливе місце займають іменники з префіксом НЕ (невиконання, неперебування, невиконання, недотримання, невизнання і т.п.).

• 7. Стійкі словосполучення атрибутивно-іменникового типу із забарвленням офіційно-ділового стилю (одноразова допомога, вищі органи, установлений порядок, попередній розгляд).

Норми

• 8. "Розщеплені" присудки (зробити реконструкцію, провести розслідування) на відміну від рівнозначних їм дієслівних форм (допомогти, реконструювати, розслідувати і т.п.).

• 9. Ствердження через заперечення, у яких адресат санкціонує адміністративні дії. Ініціатива цих дій виходить не від адресата (Міністерство не заперечує, Колегія не відхиляє , Учена рада не відкидає).

Документ /у перекладі з латинської – "повчальний

приклад", "спосіб доказу"/

• Це матеріальні носії фіксованої інформації.• Наукова обґрунтованість і

цілеспрямованість. • Відповідність чинному законодавству

/законність/. • Врахування документів органів виконавчої

влади вищого рівня, наступність і погодженість з основними положеннями попередніх власних документів і рішень.

Вимоги

• Компетентність (лише у межах повноважень, компетенції відповідного органу).

• Достовірність, об'єктивність оцінки явищ, фактів, процесів.

• Своєчасність і справжня необхідність документа, відповідність його призначенню.

• Повнота змісту, переконливість, конкретність, точність, стислість

Автобіографія

• документ, в якому людина описує своє життя і діяльність.

• Подається при вступі до навчального закладу чи на роботу.

• Цей документ пишеться довільно.

Автобіографія

• Заголовок може складатися з одного слова „автобіографія”, яке розміщається посеред рядка.

• Кожне нове повідомлення повинно починатися з абзацу.

• Зліва під текстом ставиться дата написання, справа – підпис автора.

Автобіографія

• 1) прізвище, ім’я по батькові; • 2)дата і місце народження, освіта, відомості

про навчання, трудову діяльність, нагороди (заохочення);

• 3) короткі відомості про склад сім’ї; • 4) домашня адреса; • 5) дата, підпис.

Автобіографія

• Тип мовлення в автобіографії – розповідь від першої особи. При цьому не слід зловживати займенником я.

• Основну увагу треба приділяти фактам, не вдаючись до міркувань.

• Усі відомості подаються в хронологічному порядку, щоб уявити життєвий шлях людини, ділову кваліфікацію, і громадську активність

Автобіографія

• Художній стиль відрізняється своєю невимушеністю, розкутістю, відсутністю чіткої хронологічної та довідкової послідовності. Може містити розважальні нотки, детальний опис окремих моментів і відсутність цілих періодів з життя.

• Використовується в художній літературі і не використовується в діловодстві.

Доповідна записка

• документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася,

• виконану роботу тощо, • наводяться свої висновки й пропозиції.

Реквізити доповідної записки

• 1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.

• 2. Найменування структурного підрозділу. • 3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки. • 4. Найменування документа. • 5. Заголовок до тексту. • 6. Текст. • 7. Перелік додатків, • 8. Дата та місце укладання доповідної записки. • 9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.

Пропозиції в доповідній записці не мають носити директивного характеру

• Усталені формулювання, як-от: “На думку комісії…”; “Бажано…”; “Доцільно…”; “Заслуговує на увагу…”; “Вимагають невідкладного вирішення питання…”; “Потребують втручання керівництва виробничого об’єднання…”; “Досвід вирішення аналогічних питань в інших підрозділах підприємства (чи установи) переконує в …”

Пояснювальна записка

• це документ, в якому особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

• міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Реквізити особистих пояснювальних записок:

• 1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

• 2. Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).

• 3. Назва документа. • 4. Текст. • 5. Дата. • 6. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Текст пояснювальної записки

• має бути переконливим, правдивим і містити незаперечні докази чи самокритичну оцінку вчинків, дій, їх мотиви.

• Керівник оцінює не лише саму ситуацію, але й щирість автора, його ставлення до того, що сталося чи до власного вчинку, його громадянську мужність, готовність визнати провину і взяти відповідальність на себе; здатність (або нездатність) до брехні тощо, а, значить, і можливість подальшого використання цього працівника на службі (роботі).

Характеристика

• Це документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника (особи) і який складається на його вимогу або за письмовим запитом іншої установи, підприємства, організації.

• Оформлена відповідним чином, характеристика вважається офіційним документом.

Реквізити характеристики

• Назва виду документа (ХАРАКТЕРИСТИКА).• 2. Текст. Умовно можна виділити такі основні частини:• · Анкетна частина (друкується на відстані 2-3 інтервалів

нижче від слова “Характеристика”, з відступом на 3-4 пробіли від 4-го положення табулятора). Спочатку заголовними літерами зазначають прізвище, ім’я та по батькові в родовому відмінку, потім – звичайними літерами – рік або повну дату народження, освіту, науковий ступінь, вчене звання (за наявності), посаду, місце проживання (в разі необхідності). Анкетна частина може бути розташована й по центру, нижче слова “Характеристика”).

Реквізити характеристики

• Відомості про трудову діяльність (час

роботи в колективі, на даній посаді;

просування по службі; рівень професійної

майстерності, трудові досягнення).

Реквізити характеристики

• Оцінка ділових і моральних якостей працівника, його ставлення до праці, підвищення професійного рівня, участі в громадському житті колективу (міста, району), стосунків з іншими членами колективу, особистісних якостей. Наводяться дані про урядові нагороди, заохочення (або стягнення).

• Висновки (загальна оцінка), призначення характеристики (за необхідності).

Характеристика

• Якщо характеристика складається на

працівника, що звільнився, або на

випускника навчального закладу, текст

викладається у минулому часі; якщо на

працюючого чи того, що вчиться, - в

теперішньому часі.

Головна вимога до тексту, змісту характеристики – об’єктивність оцінки

• неприпустимий суб’єктивізм (оцінка за принципом “особисто відданий і улюблений” або “особисто не подобається”).

• не повинно бути вибачально-виправдовуючих серйозні недоліки і негативні риси формулювань (типу: “грубіян, але веселий”, “хам, але вміє бути уважним тощо”).

Враховувати, що в житті нема людей без недоліків, окремих негативних рис

характеру

• Якщо вони у певного працівника помітні, виявляються яскраво, заради об’єктивності на них слід вказати в характеристиці: виявляє лінощі; не завжди щирий; припускався фактів обману й приписок; схильний до сутяжництва в колективі; схильний до лестощів і загравання з керівництвом; слабко працює (чи не працює) над підвищенням професійного рівня; несамокритичний, ігнорує зауваження колег; виявляє зверхність щодо товаришів по праці тощо

Реквізити характеристики

• Підпис (як правило, підписують характеристику керівник підприємства, установи чи організації, керівник структурного підрозділу; за необхідності – керівник профспілкової організації. В обов’язковому порядку зазначається посада особи, яка підписала характеристику).

• Дата складання (ставиться нижче підпису, на відстані 2-3 інтервалів, від нульового положення табулятора).

• Відтиск гербовой печатки (або круглої, яка прирівнюється до гербової).

Характеристика оформлюється

• на загальному бланку або на аркуші паперу формату А4 у двох примірниках: перший направляється за призначенням (запитом) або видається на руки працівникові,

• другий (копію) підшивають в особову справу.

Розписка

• це документ, який підтверджує передачу й

одержання грошей, матеріальних

цінностей, документів тощо від установи чи

приватної особи. Відноситься до офіційно-

особистих документів.

Реквізити

• 1. Назва документа. • 2. Текст. • 3. Дата. • 4. Підпис. • 5. Засвідчення підпису (за необхідності).

Текст приватної розписки має містити такі відомості:

• Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, хто дає розписку й підтверджує отримання (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує особу отримувача, та його вихідні дані).

• Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, кому дається розписка (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує його особу, та його вихідні дані).

Текст приватної розписки має містити такі відомості:

• Чому конкретно дано розписку (вказуються точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – словами і цифрами);

• Засвідчення підпису особи, яка дає розписку, за необхідності засвідчується посадовою особою установи, де вона працює, за місцем проживання чи нотаріальною конторою.

У тексті службової розписки вказуються

• посади осіб, • повні назви установ, які вони

представляють, • на підставі якого розпорядчого документа

передано й отримано матеріальні чи грошові цінності

У розписці забороняється

• Робити будь-які виправлення чи стирання.• Усі вільні місця під текстом та підписом

підкреслюють. • Складають розписку в одному примірнику і

зберігають нарівні з грошовими та цінними документами.

Переніс слів і словосполучень

• Орфографічні

• Технічні

Орфографічні

• Частини слів переносяться за складами• Не можна розривати дж і дз, які позначають

один звук• Апостроф, м'який знак не відокремлюються

від попередньої літери• Одна літера не залишається в

попередньому рядку

Орфографічні

• У переносі складних слів не можна відривати початкову літеру другої основи, якщо вона не становить складу

• Не можна розривати ініціальні абревіатури, а також комбіновані, до складу яких входять цифри

Технічні

• Не можна відривати від прізвища ініціали або інші скорочення, що до нього належать

• Не можна відривати скорочені позначення мір від цифр, до яких вони належать

• Не можна відривати граматичні закінчення, з'єднані з цифрами через дефіс (10-ти)

Технічні

• Не можна розривати графічні скорочення типу т-во (товариство), вид-во

• Не можна переносити в наступний рядок розділові знаки, а також залишати в попередньому рядку відкриту дужку або лапки

Запис чисел

• Здебільшого вживаються арабські числа• Прості кількісні числівники, що позначають

однозначне число, за якого відсутні одиниці виміру, пишуться словом

• Однозначні чилівники на позначення часових меж, складні та сладені числівники на початку речення пишуться словом

Запис чисел

• Багатоцифрові числа розбиваються на класи за допомогою пропусків

• Порядкові числівники записуються цифрою, а через дефіс – дві кінцеві літери

• Коли перераховуються кілька порядкових числівників, то букви ставляться після останнього (4, 5, 6-ий)

Запис чисел

• Складні слова, першою частиною яких є

числівник, можуть записуватися так:

числівник – цифрою, а друга частина –

через риску словом (друга частина також

може скорочуватися): 5-поверховий