Процесно-орієнтована бібліотека: трансформаційна стратегія

Процесно-орієнтована бібліотека: трансформаційна стратегія

Оксана БруйНТБ НТУУ “КПІ”22 листопада, 2012

Зміст

• Трансформація в управлінні організацією

• Функціональне управління vs. Процесно-орієнтоване управління

• Бібліотека в XXI столітті – процесно-орієнтована система

• Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки

Трансформація в управлінні організацією

Трансформація

• (лат. transformatio — «перетворення» )

• 1. Зміна, перетворення виду, форми, істотних властивостей і т. ін. чого-небудь.

(Словник іншомовних слів)

Трансформація в управлінні організацією

• Перехід до нових принципів управління

• Індустріальне суспільство –

функціональний підхід

• Інформаційне суспільство –

процесно-орієнтований підхід

• Процесно-орієнтований підхід – управління бізнес-процесами та проектами

– Бізнес-процес – систематизована послідовність виконання функціональних операцій для перетворення ресурсів організації (вхідних продуктів) в продукти та послуги (вихідні продукти), які є необхідними для споживачів в середині організації та за її межами

• Функціональний підхід

– Найменш затранне виконання окремих операцій в межах бізнес-процесів

• Процесно-орієнтований підхід

– Клієнтоорієнтованість правила взаємодії та час

оптимальні з точки зору формування характеристик та властивостей продуктів/ послуг, необхідних споживачам

Функціональне управління vs. Процесно-орієнтоване управління

• Функціональний підхід– Виконання функцій

– Ієрархія в прийнятті рішень

– Структура за відділами, відповідно до виконуваних функцій

– Топ-менеджери розробляють стратегію, організаційну структуру і систему контролю

– Стратегія орієнтована на виконання операцій із створення та збуту продуктів

– Виконання завдань у функціональних підрозділах, максимально незалежно від інших

• Процесно-орієнтований підхід – Досягнення результату стратегічної ідеї

– Делегування повноважень, їх перерозподіл залежно від ефективності прийняття рішень

– Структура орієнтована на бізнес-процеси

– Топ-менеджмент формулює і координує візію, місію та цінності і грає ключову роль у визначенні цілей і стратегії

– Клієнтоорієнтована стратегія – задоволення потреб та очікувань споживача

– Виконання завдань у взаємопов’язаних та взаємодіючих процесах та обов’язковим створенням цінності для споживача


• Функціональний підхід– Поділ персоналу: ті, хто ставить

завдання і ті, хто виконує

– Контроль – пряме спостереження, директивний контроль

– Оплата залежить від посади

– Інформаційні потоки —відповідно до ієрархії "маєш/ не маєш права знати"

– Комунікації - формальні і задокументовані

• Процесно-орієнтований підхід – Усі співробітники працюють як єдиний

колектив знаючих спеціалістів, поділ на команди залежно від завдань, досвіду та вмінь

– Контроль кінцевих результатів, спостереження за поточною діяльністю працівників відсутнє

– Оплата – за результатом

– Відкритий доступ до інформації для всіх працівників

– Спонтанні, швидкі і конкретні комунікації для вирішення конкретного завдання. Мінімум формальних зустрічей


• Процесно-орієнтований підхід – основа для управління якістю

• Управління якістю = управління організацією

• Якість – не лише сукупність властивостей та характеристик продукції та послуг, а й ступінь відповідності їх відмінних властивостей, процесів, що їх забезпечують та систем управління встановленим вимогам споживачів та інших зацікавлених сторін

• Стандарти управління якістю - ISO 9001:2009 – Понад 1 млн. організацій в 160 країнах


Бібліотека в XXI столітті – процесно-орієнтована система

«…Інший погляд…»Кардинальне переосмислення та перепроектування організації


• Чим ми хочемо бути

• У що ми віримо

• Для чого ми існуємо

• В який спосіб

• Фокус на реалізації та досягненні результату

• Що ми маємо робити

• Що я маю робити

• Задоволені користувачі та інші зацікавлені сторони, ефективні процеси, мотивовані працівники

Візія

Цінності

Місія

Стратегія

Збалансована система індикаторів

Стратегічні ініціативи

Персональні цілі

Стратегічні результати


Ефективне “перезавантаження”

• Нова стратегія – трансформаційна

(застосування бізнес-інструментів)

• Реінжиніринг процесів

• Зміна організаційної структури

• Кадри

Трансформаційна стратегія – перший крок на шляху до процесно-орієнтованої бібліотеки

• Аналіз та оцінка діяльності (як є) – SWOT-аналіз

• Аналіз та оцінка діяльності (як буде) – Границі діяльності – кластерний аналіз– Оцінка ринків ресурсів та продуктів– Основний продукт та портфель послуг– Клієнтський ряд та цільова сигментація ринку споживачів

• Стратегічна ідея – візія, цінності, місія

• Карта стратегії – стратегічні цілі

• Збалансована система стратегічних індикаторів

• Стратегічні ініціативи – план заходів


Аналіз та оцінка існуючого стану

• SWOT-аналіз

Основні Сильні та Слабкі сторони,

Можливості та Загрози

у порядку важливості


Границі діяльності бібліотеки - кластерний аналіз

• Кластер інформаційних ресурсів • Кластер змістовного дозвілля

Оцінка ринків ресурсів

• Необхідні ресурси для успішного впровадження стратегії бібліотеки, починаючи з найбільш критичного

– Ризики від постачальників

– Шляхи подолання

• Капітал (гроші)

• Людський ресурс (праця)

• Нематеріальні ресурси (ПЗ, бази даних, імідж, тощо)

• Матеріали і обладнання (книжки, техніка, меблі, тощо)

• Капітальні активи (будівля)


Оцінка ринків продукту

• Продукт – Дозвілля, що сприяє інтелектуальному, культурному та творчому розвитку

• Складові продукту– швидко та зручно доступна релевантна

інформація – 25 %

– мистецькі події та заходи – 25 %

– зустрічі з цікавими людьми, письменниками, митцями – 15 %

– нові творчі вміння та навички – 15 %

– спілкування та нові знайомства – 10 %

– фізичний та психологічно комфорт – 10 %

Основний продукт

• Продукт (приклади)– Дозвілля, що сприяє

інтелектуальному, культурному та творчому розвитку

– Релевантна інформація та знання, необхідні для якісного навчального та наукового процесу університету


Портфель послуг


• Психографічний критерій– Соціально активні – 70 %– Соціально пасивні – 30 %

– Новатори – 80 %– Традиціоналісти – 20 %

– Зацікавлені у саморозвитку – 70 %– Не задумуються про саморозвиток – 30 %

Цільова сигментація ринку споживачів

• Географічний критерій – Живуть чи навчаються в місті – 80 % ; – Живуть чи навчаються в області – 15 %; – Приїзжі із інших регіонів України та із-за

кордону на короткий термін – 5 %.

• Демографічний критерій– Віком від 17 до 35 років – 75 %– Віком від 6 до 16 років – 15 %– Інші – 10 %

– Студенти – 65 % – Молоді спеціалісти – 10 %– Школярі – 10 %– Викладачі та вчителі – 5 %– Інші – 10 %

• Поведінковий критерій – Відвідуватимуть щодня – 50 %– Відвідуватимуть не рідше, ніж раз на

тиждень – 30 %– Відвідуватимуть рідше, ніж раз на тиждень

– 15 %– Користуватимуться бібліотекою лише

віддалено – 5 %

Клієнтський ряд


Стратегічна ідея

• Візія – ким ми хочемо бути– Процесно-орієнтований інтелектуальний інноваційний центр, визнаний

університетською та фаховою спільнотами, який гнучко реагує на постійно-змінні потреби та очікування користувачів

– Інформаційно-освітній та культурно-просвітницький центр із процесно-орієнтованим управлінням

– Популярне «третє місце» для прогресивної творчої молоді із процесно-орієнтованим управлінням

• Цінності – у що ми віримо – Відповідальність– Відкритість та Доступність– Почуття та повага– Досконалість та Інноваційність– Командна робота

• Місія – для чого ми існуємо– Що ми робимо, для кого і як


Карта стратегії – стратегічні цілі


Збалансована система стратегічних індикаторів

• Статегічна ціль

Ефективне «перезавантаження» бізнес-процесів та організаційної структури + максимальна автоматизація

• Стратегічні індикатори (драйвери) – Щорічний % зменшення скарг та незадоволеного попиту

користувачів– % зменшення собівартості процесів– % скорочення часу опрацювання ресурсів– Щорічний приріст автоматизованих процесів


Збалансована система стратегічних індикаторів


Стратегічні ініціативи – план заходів



• Аналіз та оцінка діяльності (як є)

• Аналіз та оцінка діяльності (як буде)

• Стратегічна ідея – візія, цінності, місія

• Карта стратегії – стратегічні цілі

• Збалансована система стратегічних індикаторів

• Стратегічні ініціативи – план заходів

• Запрошений експерт

• Експерт із стратегічного управління + топ-менеджмент

• Перша особа



• Робоча(і) група(и) + експерт із стратегічного управління

Виклики

• Прийняття позитивного рішення про трансформацію до процесно-орієнтованої бібліотеки– При зміні системи найбільше втрачає той, хто займає найвищу

позицію

• Зміна корпоративної культури– Ефективна комунікація - донесення до персоналу ідеї таким чином,

щоб вона була зрозумілою і цінною для кожного

• Непопулярні рішення

• Супротив та саботаж в колективі при впровадженні

• Часткове несистемне впровадження – недосягнення результату


Вибір є завжди


Дякую!

[email protected]@library.ntu-kpi.kiev.ua

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Education

Процесно-орієнтована бібліотека: трансформаційна стратегія