Microsoft Access 1. Access-н тухай2. ӨС үүсгэх3. Report ашиглах4. Access form ашиглах боломж

1.Microsoft Access

Microsoft Access нь програм хөгжүүлэх болон өгөгдлийн сангаар Microsoft-той холбогдох, өгөгдлийн сан удирдах систем юм. 2010 оны 6 сарын 15-нд Microsoft Access-н 14.0 хувилбар нь MS office 2010-т багтаж нийтэд хүрсэн. Хэрэглээний програмыг хөгжүүлэхийн тулд програм хөгжүүлэгчид Microsoft Access-г хэрэглэж болно. 

Access-н тухай товчхон

• Үйлдвэрлэгч: Microsoft корпораци• Анх гарсан: 1.0/1992 он 11 сар• Тогвортой ашиглагдаж буй загвар: 14.0• Хөгжүүлэлт: Идэвхитэй• Удирдах систем: Microsoft Windows• Ангилал: DBMS• Лиценз: Нийтийн програм хангамжийн өмчийн хэлбэр• Вебсайт: Office.microsoft.com/access

2. ӨС үүсгэх

Microsoft Access програмыг ачаалласаны дараа хоосон ӨС үүсэхээр бол Blank DataBase сонголтыг сонгон ӨС-н нэрийг өгч шаардлагтай гэж үзвэл хадгалах замыг өөрчилж болно. Access өгөгдлийн сангийн файлын өргөтгөл нь *.accdb байна.

Файлын нэр

Файл хадгалагдах зам

Хүснэгтийн загварыг тодорхойлох

Access хэрэгсэлд хүснэгтийг харах 2 хэлбэртэй. Үүнд:1. DataSheet View: Хүснэгтэнд тодорхойлсон бүтцийн дагуу

жинхэнэ өгөгдөл оруулж хадгалах.2. Design View: Хүснэгтийг бүтцийг тодорхойлох. Атрибутын нэр,

өгөгдлийн төрөл, анхдагч түлхүүр, кодын маск г.м.

Design View сонголтыг сонгоход дараах байдалтай харагдах ба хүснэгтийн бүтцийг атрибут нэг бүрээрээр бүрэн тодорхойлж өгнө.

• FieldName: Өгөгдлийн элемент(атрибут)-ийг хадгалах талбарын нэрийг заана. Талбарын нэрэнд англи үсэг, цифр, доогуур зураас тэмдэгтүүдийг хэрэглэж болох ба нэрийн урт нь 64 тэмдэгтээс хэтрэхгүй байна. Нэг хүснэгтэнд хэрэглэгдэх талбаруудад ижил нэр оноож болохгүй.

•Data Type: Талбарт хадгалах өгөгдлийн төрлийг заана.

•Description: Талбарт хадгалах өгөгдлийн талаарх дэлгэрэнгүй тайлбарыг бичиж өгч болно.

Өгөгдлийн төрөл Авах утга Санах ойд эзлэх хэмжээ

Text Нэг мөр тэмдэгтээс тогтох тэмдэгт мөрийг заана.

255 хүртэлх байт

Memo 64000 хэтрэхгүй үсэг, тоо, тусгай тэмдэгтээс тогтох их хэмжээний текстэн төрөл

64000 хүртэлх байт

Number Тоо төрөл 1,2,3 эсвэл 8 байтDate/Time Он, сар, өдөр цаг зэрэг мэдээ оруулах

төрлийг заах8 байт

Currency Мөнгөн төрлийн өгөгдөл 8 байтAutoNumber Автомат дугаарлалт 4 байтYes/No “ҮНЭН” эсвэл “ХУДАЛ” утга авах 1 байтOLE object График, дуу, дүрс зэрэг гадаад

объектийг заах төрөл1 гега байт

• Field Properties: Талбарыг тодорхойлох нэмэлт заалтууд. Өгөгдөл буруу оруулах, засварлаж байгаа үед гараас оруулах буруу утгыг хянах зэрэг ач холбогдолтой. Жишээ нь:

• Input mask: Талбарын утгыг гараас ямар хэлбэртэй оруулахыг тодорхойлох

• Caption: Хүснэгтийн харагдах нэрийг өөрчлөх

• Defalut Value: Талбарт утга оноогоогүй тохиолдолд авах утга

Дэлгэрэнгүйг: ӨСС-н үндэс ном 11-р бүлэг хуудас 215-с харна уу

Хүснэгтэнд түлхүүр тодорхойлох

Анхдагч түлхүүр тодорхойлохдоо түлхүүр болох баганаа сонгон ажлын мөрөнд байрлах түлхүүрний зурган дээр дарна

Хэрвээ хүснэгтийн бүтцийг тодорхойлж дууссан бол Save товч дарж хадгална. Хүснэгтэндээ мэдээлэл оруулах бол хүснэгтээ сонгон DataSheet View сонголт сонгох хэрэгтэй.

Create цэс

Tables – Шинээр хүснэгт нэмэх хэсэгQueries – Query-тэй ажиллах хэсэг

Forms – Form нэмэх хэсэгReports – Тайлан боловсруулах хэсэг

Relationship тохиргоо

Бүх хүснэгтийг байгуулсаны дараа тэдгээрийг ямар харилцан хамаарал байгааг RELATIONSHIP командыг ашиглаж тодорхойлно. Хүснэгт хоорондын харилцан хамаарлыг нэг удаа тодорхойлсон бол дахин дахин тодорхойлох хэрэггүй. Хүснэгтүүдийн хооронд харилцан хамаарал тогтоохын тулд хүснэгтээ Design хэлбэрээр харах сонголтыг сонгож Design Relationships Relationships сонголтыг сонгоно.

Гарч ирэх цонхноос ӨС-н бүх хүснэгтүүдийг Add хийж өгнө. Relationship үүсгэхдээ үүсгэх гэж байгаа багана дээрээ дарж дарсан чигтээ холбогдох хүснэгтийн холбогдох баганд чирч байрлуулна.

Чирч байрлуулсаны дараа дараах цонх гарч ирнэ.

Enforce Referential Integrity-г чагталж Cascade Delete Related Records сонголтыг сонгож өгөх ба ингэснээр харилцан хамааралтай хүснэгтүүдийн аль нэгэнд аль нэг түлхүүр талбартай мэдээлэл устгах эсвэл засварлахад бусад хүснэгтүүдэд мөн адил үйлдэл автоматаар хийгдэнэ.

Анхаарах зүйл: Relationship хийж байгаа 2 хүснэгтийн аль нэг хүснэгт нь зайлшгүй анхдагч түлхүүр (primary key) тодорхойлсон байх шаардлагтай

Relationship-г устгахдаа холбогдсон суман дээр баруун дарж Delete сонголт хийж өгнө.

3. Report ашиглах

Access report-г ашиглан өгөгдлийг цаасан дээр хэвлэж гаргах байдалтай боловсруулах боломжтой. Access report-г бэлдэхээс өмнө report буюу тайланд хэрэгтэй мэдээллийг хэрхэн сонгох тухай үзье. Ингэхийн тулд Access Query-н талаар товчхон судлая.

Access Query

Access query-г байгуулахдаа CREATE Queries сонгоно. 2 боломжтой ба үүнд:1. Query Wizard2. Query DesignQuery Design-р хэрхэн Access query үүсгэх талаар үзье. Query Design сонголтыг сонгосны дараа хүснэгтүүд сонгох хэсэг гарч ирэх ба харахыг хүссэн хүснэгт, талбар дээрээ 2 товшиж Query-г үүсгэнэ. Үүссэн Query-ны үр дүнг харахыг хүсвэл

RUN товч дарж үр дүнг 2 хэмжээст хүснэгт хэлбэрээр харах боломжтой.

Өөр нэг боломж нь View хэсгээс SQL View сонголтыг сонгож командын тусламжтай Access Query үүсгэж болно. Үүсгэсэн Query дээ нэр өгч хадгална.

Report үүсгэх

Report үүсгэхдээ Create Reports Blank Report сонголтыг сонгож өгнө. Ингэснээр бид өөрсдийн хүссэн тайланг гаргаж авах шинэ (хоосон) тайлангын загвар үүсгэж байна гэсэн үг юм. Тайланг харах хэд хэдэн хэлбэрүүд байх ба эдгээрээс бид бүхэн Design View болон Report View гэсэн хэлбэрүүдийг ашиглая. Тайлан нь дараах хэсгээс бүрдэнэ. Үүнд:• Report Header/ Report Footer: Тайлангийн эхэнд болон сүүлд

харагдах хэсэг• Page Header/ Page Footer: Хуудасны эхлэл болон төгсгөл• Detail: Тайлангийн үндсэн мэдээллүүд

Тайланд хэрэгтэй Query эсвэл хүснэгтийг Design Property Sheet Record Source хэсгээс сонгож өгөх боломжтой

Сонгосон Query буюу Хүснэгтийн багануудыг Add Existing Fields Field List-ээс харж болно. Эндээс тайланд шаардлагтай багануудаа тайлангын хаана харагдах хэрэгтэй тэр хэсэгт нь зөөж байрлуулна.

Тайлан шаардлагтай бусад контролууд(зураг оруулах, текст бичих г.м)ыг Design control хэсгээс чирж байрлуулах байдлаар ашиглаж болно.

Тайлангын загвараа гаргаж дууссан бол Report View сонголтоор тайлан хэлбэртэй харах буюу үр дүнг нь үзэж болно.

Design View

Report View