CHƯƠNG 10

CÔNG TÁC KIỂM SOÁT TRONG DOANH NGHIỆP

NỘI DUNG

Kiểm soát, mục đích và tính tất yếu của nó

Trình tự và nội dung kiểm soát

Hình thức và phương pháp kiểm soát

Những điều kiện đảm bảo kiểm soát có hiệu quả

Hệ thống kiểm soát trong DN

10.1. Kiểm soát, mục đích và tính tất yếu của nó

Khái niệm:

Kiểm soát là quá trình áp dụng các cơ chế và phương pháp nhằm đảm bảo các hoạt động và kết quả đạt được phù hợp với những mục tiêu, kế hoạch đã định và các chuẩn mực đã đặt ra của tổ chức.

Mục đích cơ bản của kiểm soát là

Xác định mục tiêu, kết quả đã đạt được theo KH đã định.Xác định, dự đoán những biến động trong lĩnh vực cung ứng đầu

vào, các yếu tố sản xuất, thị trường đầu ra.Phát hiện chính xác, kịp thời những sai sót xảy ra và trách nhiệm

của các bộ phận có liên quan trong quá trình quyết định, mệnh lệnh, chỉ thị.

Tạo điều kiện thực hiện một cách thuận lợi các chức năng: uỷ quyền, chỉ huy và thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân.

Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo với những biểu mẫu có nội dung chính xác, thích hợp.

Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản lý.

Tính tất yếu của hoạt động kiểm soát

Kiểm soát là công cụ được các nhà quản trị sử dụng để giám sát nhân viên dưới quyền và kiểm soát các hoạt động của họ.

Đo lường mức độ chính xác, sự phù hợp của các quyết định, các mục tiêu đã được hoạch định của DN.

Để đánh giá kết quả đạt được, duy trì các hoạt động đang tiến hành, phát hiện nguyên nhân sai sót, từ đó điều chỉnh các quyết định trong tương lai.

Thông qua tài liệu kiểm soát, nhà quản trị sẽ có hệ thống thông tin đầy đủ, cập nhật để làm căn cứ hoạch định mục tiêu cho tương lai.

10.2. Trình tự và nội dung kiểm soát

10.2.1. Trình tự quá trình kiểm soátBước 1: Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát

Các tiêu chuẩn đề ra đặc trưng cho các mục tiêu hoạch định của DN. Các tiêu chuẩn thường được phản ánh về mặt định tính hay định lượng. Cần cố gắng lượng hoá các tiêu chuẩn.Bước 2: Tiến hành kiểm soát và so sánh kết quả đã đạt được với

những tiêu chuẩn đã định.Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch

10.2.2. Nội dung kiểm soát

Kiểm soát tài chính: lỗ, lãi, doanh số, chi phí, lợi nhuận Kiểm soát nhân sự Kiểm soát về tình trạng thị trường Tình hình sản xuất Thái độ làm việc và trách nhiệm của các quản trị viên Kiểm soát chất lượng sản phẩm. Kiểm soát khả năng vận hành công suất máy móc thiết bị. Kiểm soát các dự án đầu tư, phát triển doanh nghiệp.

10.3.1. Các hình thức kiểm soát Kiểm soát định kỳ

Được thực hiện theo kế hoạch đã định trong từng thời gian và tập trung vào một số chức năng quản trị. Đối tượng của kiểm soát định kỳ thường là quản trị viên thừa hành và quản trị viên thực hiện.

Kiểm soát liên tục

Là việc thực hiện kiểm soát thường xuyên trong mọi thời điểm với mọi cấp, mọi khâu và với nội dung toàn diện.

Kiểm soát bằng mục tiêu và kết quả

Kiểm soát được tiến hành trên cơ sở những mục tiêu ngắn hạn đã hoạch định và kết quả đạt được của quá trình quản trị.

10.3. Hình thức và phương pháp kiểm soát

10.3.2. Phương pháp kiểm soát

Các phương pháp truyền thống Phương pháp thống kê (trắc nghiệm thống kê, ước

lượng thống kê). Phương pháp phân tích, so sánh. Kiểm soát bằng hình thức kiểm tra các nguồn lực.

Phương pháp PERT Phương pháp PERT đòi hỏi phải thể hiện một cách rõ

ràng các mối liên hệ giữa các công việc khác nhau của một dự án nhằm xác định đường găng.

Đường găng (hay còn gọi là đường tới hạn) là một đường hoàn thành dài nhất đi từ điểm đầu đến điểm cuối của sơ đồ PERT.

Một sơ đồ PERT gồm các giai đoạn và các công việc. Các giai đoạn được biểu diễn bằng các vòng tròn (còn

được gọi là các điểm nút). Các công việc được biểu diễn bằng các cung có mũi tên

chỉ hướng. Một sơ đồ PERT chỉ có một điểm đầu và một điểm cuối. Mỗi công việc được biểu diễn chỉ bằng một cung có mũi

tên chỉ hướng nối giữa hai đỉnh.

Một số quy tắc khi xây dựng sơ đồ PERT:

Hình 10.1: Hai công việc nối tiếp

Hình 10.2: Hai công việc tiến hành đồng thời

1 2 3

1

3

2

A B

A

B

Hình 10.3. Hai công việc hội tụ

1

2

3

B

A

Giả sử ta đưa thêm một điều kiện là A phải trước D. Khi đó, chúng ta cần tạo ra một công việc giả F có độ dài bằng 0 và mối liên hệ này được thể hiện.

Hình 10.4. Đưa thêm công việc giả vào sơ đồ

1

3

2

4

A

B

C

D

F(0)

Xác định đường găng (tìm thời gian hoàn thành toàn bộ dự án)

Về mặt toán học, đường găng được định nghĩa là một đường hoàn thành dài nhất, nối điểm đầu và điểm cuối của sơ đồ PERT. Điểm đầu là điểm chỉ có những cung đi ra, điểm cuối là điểm chỉ có các cung đi vào.

Trên sơ đồ PERT, mỗi nút được gọi là một sự kiện và được ký hiệu bằng các con số.

Xác định đường găng: Thời hạn sớm nhất của sự kiện i (ký hiệu là ti) là thời gian

sớm nhất kể từ khi bắt đầu dự án đến khi đạt tới sự kiện i.

ti = max(tj + dij)

Với j là bất cứ đỉnh nào trước i và dij là độ dài cung (j ; i). Thời hạn muộn nhất của sự kiện i (ký hiệu là t’i) là thời gian

chậm nhất ta phải đạt tới sự kiện i nếu không muốn kéo dài toàn bộ thời gian hoàn thành dự án.

t’i = min(t’j – dij)

Với j là đỉnh bất kỳ ngay sau đỉnh i.

Đường găng Là đường bao gồm các đỉnh có ti = ti’.

Ví dụ: Một dự án gồm 9 công việc với độ dài và mối liên hệ của các công việc được thể hiện trong các bảng sau:Hãy xây dựng sơ đồ PERT và xác định đường găng

C«ng viÖc a b c d e f g h i

Thêi gian (th ng) 4 6 4 12 10 24 7 10 3

P a b c d e f g h i

a

b 1

c

d

e 1 1

f 1 1

g 1

h 1 1 1

i 1 1

Qua bảng biểu thị mối liên hệ giữa các công việc ta thấy: Các công việc a,b,c không làm sau công việc nào nên nó được làm

đầu tiên (vẽ đầu tiên). Các công việc d,e,g không làm trước công việc nào nên nó được làm

sau cùng. Sơ đồ Pert:

Xác định đường găng:

t1 = 0 (vì là sự kiện bắt đầu); t2 = t1 + d(a) = 0 + 4 = 4;

t3 = max(t1 + d(c); t2 + d(b)) = max(0 + 4; 4 + 6 ) = 10;

t4 = max(t1 + d(d); t2 + d(g); t3 + d(e)) = max(0 +12; 4 + 7; 10 + 10) = 20;

t5 = max(t3 + d(f); t4 + d(h)) = max(10 + 24; 20 + 10) = 34;

t6 = t5 + d(i) = 34 + 3 = 37;

t’6 = t6 = 37 (vì là sự kiện kết thúc); t’

5 = t’6 – d(i) = 37 – 3 = 34;

t’4 = t’

5 – d(h) = 34 – 10 = 24;

t’3 = min (t’

5 – d(f); t’4 – d(e)) = min(34 – 24; 24 - 10) = 10;

t’2 = min(t’

3 – d(b); t’4 – d(g)) = min(10 – 6; 24 - 7) = 4;

t’1 = min (t’

3 – d(c); t’2 – d(a); t’

4 – d(d)) = min(10 – 4; 4 – 4; 24 - 12) = 0;

Vậy, đường găng có độ dài là 37 hay thời gian thực hiện toàn bộ dự án là 37 tháng

Những công việc găng là a, b, f và i.

10.4. Những điều kiện đảm bảo kiểm soát có hiệu quả

Phải có ngân sách riêng cho việc thực hiện công tác kiểm soát.

Những kết quả rút ra từ hoạt động kiểm soát phải chính xác, phù hợp giữa nội dung với mục đích kiểm soát và phải có sự tham gia, đóng góp của toàn thể cán bộ CNV.

Tổ chức tốt công tác thống kê, thu thập thông tin đầy đủ ở các lĩnh vực phục vụ cho hoạt động kiểm soát.

Xác định cụ thể các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, coi đó là chuẩn mực cho hoạt động kiểm soát.

Kiểm soát phải uyển chuyển, linh hoạt.

Phải có đội ngũ cán bộ có trình độ, năng lực.

Trang bị các phương tiện, dụng cụ kiểm soát theo hướng ngày càng hiện đại hoá.

10.5. Hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp

Hệ thống kiểm soát trong DN bao gồm: Các cấp kiểm soát:

Cấp DN (người lãnh đạo cao nhất) đến cấp cơ sở (người lao động trong DN).

Các cơ quan kiểm soát: Hội đồng quản trị, ban quản trị, TGĐ hoặc Giám đốc (trong

các doanh nghiệp có HĐQT). Hội đồng thành viên, chủ tịch Hội đồng thành viên, chủ sở

hữu công ty (trong công tyTNHH). Hội viên, người làm công.