Cẩm nang dành cho doanh nghiệp

I. Việc quản lý và tổ chức Doanh nghiệpMười nguyên tắc để quản lý thành công một doanh nghiệpNếu bạn mà một nhà kinh doanh thành công, bạn phải làm việc cật lực, láu cá

hơn đối thủ và đầu tư một cách khôn ngoan. Điều đó đòi hỏi bạn phải có sự dũng cảm để mạo hiểm và dĩ nhiên, bạn cần chút may mắn, điều khiển mọi thứ đúng thời điểm. Nhưng sau vài năm, khi mọi thứ đã trở thành thông lệ thì thật là nguy hiểm. doanh nghiệp của bạn đang vận hành nhưng không tăng tốc. Làm sao bạn có thể làm sống lại tinh thần như lúc ban đầu và tạo ra nhiều lợi nhuận cho công ty hơn? Dưới đây là 10 điều hướng dẫn từ những chuyên gia.

1. Phải đề ra nhiệm vụ, phải có tầm nhìn, phải thiết lập mục tiêuTự đặt ra cho mình một số câu hỏi quan trọng. Điều bạn muốn làm là gì? Điều

gì tốt cho công việc của bạn? Những ai là khách hàng và họ muốn gì? Họ sẽ như thế nào trong 3-5 năm tới? Tìm hiểu về khách hàng của bạn là điều then chốt – cần phải có những phán đoán rõ ràng về những gì khách hàng mong muốn trong hiện tại và nó tiến triển như thế nào trong tương lai. Bạn muốn công ty của bạn trở thành gì? Nếu bạn đã có một tầm nhìn rõ ràng, những thay đổi nào là cần thiết để đạt được điều đó? Bạn có thể cần đầu tư vào việc nâng cấp thiết bị hoặc phương tiện hoặc có thể thuê những nhân viên có chất lượng tốt hơn. Cần phải biết rõ những gì khách hàng cần và mong đợi ở công ty. Hiểu rõ những gì họ sẵn sàng và có thể chấp nhận bỏ tiền ra mua. Phải chắc chắn rằng sản phẩm và dịch vụ của bạn phù hợp với xu hướng thị trường. Cần phải hiểu rõ về các đối thủ của bạn.

2. Viết ra kế hoạch kinh doanhNếu bạn đã biết mình cần phải làm gì, nên có một cái nhìn gần để biết làm

cách nào để thực hiện nó. Chỉ thực hiện những việc cần làm chính là công thức để thành công. Một kế hoạch kinh doanh có thể giúp định hình những việc cần làm trở nên thực tế hơn. Nói chung, một kế hoạch kinh doanh gồm các phân tích chi tiết về những gì công ty sẽ làm trong 5 năm tới. Làm thế nào bạn đối phó với việc tăng các chi phí sản xuất, thị trường thay đổi, cái nhìn lợi nhuận của bạn trong thời gian dài là gì? Một kế hoạch kinh doanh có cái nhìn gần về sự dự trù tài chính của bạn, sự đầu tư cần thiết trong vài năm tới, sự hoạt động của đối thủ, và xu hướng trong

1

nước cũng như của thế giới. Nói cách khác: tất cả các khía cạnh của việc quản lý, từ mua nguyên vật liệu thô, hàng hoá cho đến sản xuất, tiếp thị, hậu cần, IT, tài chính và nguồn nhân lực.

3. Ưu tiênMột kế hoạch kinh doanh nếu không có các bước thực hiện cụ thể thì chỉ là

“chém gió”. Cần phải giải thích kế hoạch của bạn thành những hành động cụ thể, những điều bạn cần phải làm để đạt được điều bạn muốn. Phải chắc chắn rõ ràng những gì mọi người mong đợi, và nơi nào để đưa ra những lời khuyên cũng như phản hồi. Khi nào là thời hạn cuối cùng?

4. Suy nghĩ thông minh hơnKhi bạn làm bất kỳ điều gì, hãy cố gắng làm nó tốt hơn. Có thể là chất lượng

của sản phẩm hoặc dịch vụ, hoặc tiếp thị, bán hàng, và hậu cần hoặc cách sử dụng công nghệ thông tin một cách thông minh. Có thể cần phải chi thêm để nó phù hợp với sự thay đổi thị hiếu của khách hàng, ở bất cứ nơi nào, với các nước láng giềng hoặc xa hơn. Nếu bạn xuất khẩu ra nước ngoài, bạn có thể cần phải phục vụ cho những nhu cầu của đất nước mà bạn mở rộng đến. Đừng quên hình ảnh của công ty. Ngày càng nhiều khách hàng đòi hỏi công ty phải có quá trình sản xuất không gian lận (không làm sản phẩm kém chất lượng) và có những giải pháp xanh (sản phẩm thân thiện với môi trường, có quy trình xử lý chất thải tốt).

5. Làm việc cùng nhauSự cạnh tranh hiện diện ở khắp nơi, nhưng bạn đang là người mạnh nhất. Hợp

sức với những người khác khi làm việc outsourcing, cùng nhau vận hành việc mua hàng hoá hoặc nguồn nguyên liệu hoặc tìm kiếm các giao dịch vận chuyển hàng hoá rẻ hơn bằng cách đưa ra nhiều hợp đồng. Làm việc cùng nhau nếu nó tốt cho cả 2 bên và khi nó tạo ra được sức mạnh tổng hợp. Phòng thương mại có thể tạo ra những cách để làm việc cùng nhau. Khi nó hoạt động, vị thế của 2 bên sẽ tăng lên, tạo nên 2 doanh nghiệp mạnh hơn.

6. Uỷ quyềnNgười sở hữu hoặc người chủ doanh nghiệp thường nắm nhiều quyền kiểm

soát trong quá trình điều hành. Nếu việc kinh doanh phát triển, điều này có thể gây ra một số điều bất lợi cho doanh nghiệp. Một nhà kinh doanh thông thái biết được

2

khi nào thì nới lỏng việc kiểm soát một chút. Hãy chia sẻ công việc và trách nhiệm. Tạo ra một tổ chức hiệu quả với các bộ phận quản lý và điều hành. Hãy chắc chắn rằng các nhân viên đã được trang bị đầy đủ để thực hiện công việc. Giáo dục. uỷ quyền các quyết định mang tính điều hành cho các cấp nơi họ được quyền quyết định. Nếu một doanh nghiệp thành công trong việc này, người chủ doanh nghiệp sẽ có thêm thời gian cho các kế hoạch dài hạn, xem xét lại các vấn đề tài chính, nguồn nhân lực và các mối quan hệ với đối tác. Một người lãnh đạo thực thụ sẽ phụ trách hoàn cảnh dài hạn của công ty. Người đó chính là bộ mặt của công ty, là hiện thân trong công ty cũng như bên ngoài công ty.

7. Đưa ra hướng điTài sản lớn nhất của bạn có thể là những công nhân tận tuỵ. Tin tưởng và tôn

trọng là những sự thúc đẩy lớn lao. Giao phó trách nhiệm là một cách để biểu hiện lòng tin của bạn đối với họ. Một người lãnh đạo thực thụ là một người luôn luôn hiện hữu, cho họ cơ hội và động lực làm việc. Người lãnh đạo là một trong những người lái tàu và luôn chắc chắn dẫn mọi người đi đúng hướng.

8. Phối hợp và liên lạcKhi công ty phát triển, các phòng ban nhỏ có xu hướng tự điều hướng. Điều

này rất quan trọng cho tất cả các phòng ban trong chuỗi liên lạc và hợp tác một cách hiệu quả. Nếu có xích mích giữa các phòng ban, ban quản lý sẽ giải quyết mọi khúc mắc. Cuộc họp hàng tuần giữa các phòng ban và giám đốc sẽ giúp tạo môi trường làm việc tối ưu.

9. Thưởng cho những người có tàiHãy đầu tư vào con người. Hãy chắc chắn rằng bạn đặt đúng nhân viên vào

đúng vị trí của họ. Hãy thưởng cho những người có tài năng: tạo nhiều cơ hội cho những nhân viên tốt nhất. Đầu tư vào giáo dục. Điều này rất quan trọng để giữ những người có tài năng thực sự làm việc cho công ty bạn. Nếu một người phải tăng thêm thời gian tại công ty, cho dù bất cứ lý do gì, hãy nhẹ nhàng giữ thể diện cho họ và những người khác. Nhân viên tận tuỵ và có trách nhiệm là sợi dây kết nối bí mật cho sự vận hành trơn tru của bất kỳ doanh nghiệp nào.

10.Từ bỏ đúng lúc

3

Nếu bạn bắt đầu mở công ty riêng, sẽ có rất nhiều khó khăn trong tương lai. Một người lãnh đạo thông thái cần chuẩn bị cho những khó khăn đó. Hãy chắc chắn rằng sẽ có những người tốt để giúp đỡ công ty trong các giai đoạn tiếp theo, khi bạn không có ở đó. Trong những giai đoạn nhạy cảm, không nên nghĩ về những hướng giải quyết bi quan, điều đó sẽ không có lợi cho các bên liên quan.

II. Marketing và bán hàng

Marketing là một thành phần thiết yếu cho sự thành công kinh doanh. Đây là quá trình mà bạn tìm kiếm và giữ khách hàng. Để làm như vậy bạn cần phải liên tục tập trung vào khách hàng và hiểu thấu đáo nhu cầu của họ.Mặc dù nguyên tắc của Maketing là phổ biến, ta nên phân biệt giữa thị trường B2B với B2C. Cả hai loại mục tiêu tiếp thị nhằm tạo điều kiện cho luồng sản phẩm hoặc dịch vụ từ các nhà cung cấp ban đầu đến người tiêu dùng, nhưng diễn ra ở các phần khác nhau của chuỗi cung ứng. Dưới đây là ví dụ điển hình

B2C: Nhà bán lẻ > Khách hàngB2B: Nhà cung ứng > nhà sản xuất > nhà bán sỉ > nhà bán lẻ

10 thủ thuật sau đây và những gợi ý về việc tiếp thị có thể đem lại lợi ích cho cả công ty B2B lẫn B2C. Đôi khi có các thủ thuật riêng cho B2B và B2C.

1. Xác định thị trường của bạnKhi xác định thị trường của bạn, xác định nhu cầu của khách hàng như là

điểm bắt đầu, thay vì những gì bạn đang sản xuất. Ví dụ, một nhà sản xuất điện thoại di động không có mặt trong thị trường thiết bị điện tử, nhưng lại có mặt trong thị trường "kết nối & truyền thông". Hoặc Kodak, nó không phải là thị trường dành cho phim, nhưng có mặt trong thị trường để "Lưu giữ những khoảnh khắc"

2. Biết về khách hàng của bạnTrước khi quyết định khách hàng mục tiêu, phải thu thập càng nhiều thông tin

về họ càng tốt. Có bao nhiêu người trong số khách hàng là khách hàng mục tiêu? Họ là khách hàng cỡ lớn, nhỏ, hay trung bình? Làm thế nào để họ nhận biết bạn, đối thủ cạnh tranh của bạn và hơn hết là họ cần điều gì? Tìm câu trả lời cho những câu hỏi bằng cách nói chuyện với khách hàng hiện tại và tiềm năng của bạn hoặc

4

bằng cách thực hiện nghiên cứu thị trường. Đừng giả sử bất kì điều gì, sẽ không có quyết định quan trọng dựa hoàn toàn trên những giả định.

3. Biết về đối thủ cạnh tranh của bạnBên cạnh sự hiểu biết về khách hàng của bạn, sự hiểu biết về sự cạnh tranh

cũng là điều then chốt. Tại sao họ tồn tại, họ cung cấp giá trị gia tăng cho khách hàng ở đâu? Những khách hàng của bạn bị thu hút bởi họ vì điều gì, cơ cấu chi phí để họ hoạt động, khả năng thanh toán tiền mặt của họ như thế nào và họ có dễ bị mâu thuẫn trong mối quan hệ với nhà cung cấp của họ không? Hướng đi nào là chiến lược dẫn đầu của họ và nó ảnh hưởng đến vị trí của bạn ra sao? Tại sao khách hàng nên mua từ bạn thay vì đối thủ cạnh tranh của bạn? Ngoài ra, điều quan trọng để đánh giá đó là các công ty có thể xâm nhập vào thị trường của bạn trong tương lai và những giải pháp thay thế có sẵn để sản phẩm của bạn có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

4. Phát triển marketing mix Kết hợp những gì bạn biết về thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh của

bạn để tinh chỉnh marketing mix. Hỗn hợp này bao gồm các yếu tố sau đây (được gọi là 4 chữ P): Sản phẩm, giá, quảng cáo và địa điểm

Sản phẩmBắt đầu với việc đề nghị đem lại giá trị cho khách hàng của bạn. Hãy suy nghĩ về chất lượng, tính năng và kiểu dáng sản phẩm cần phải có. Xem xét việc xây dựng thương hiệu và đóng gói. Cả hai có thể thêm vào giá trị đáng kể cho sản phẩm của bạn. Khi bạn bán một loạt các sản phẩm, hãy suy nghĩ về cách các sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng như thế nào. Bạn nên mở rộng phạm vi (tìm hiểu về một số nhu cầu khác nhau của khách hàng) hoặc sâu (mang lại cho khách hàng một sự lựa chọn trong nhu cầu của họ)? Luôn luôn theo dõi sát sao tình hình kinh doanh sản phẩm của bạn: bán tốt, và không tốt? Phạm vi cốt lõi của sản phẩm phải được nhận biết và luôn luôn nhớ rằng: “Việc hết hàng để bán là một điều tai hại tột độ”

Lời khuyên cho B2C: Không gian để sản phẩm là quý giá, vì vậy nên tận dụng nó. Duy trì một hồ sơ rõ ràng: phạm vi các sản phẩm cốt lõi của bạn nên ổn định và dễ nhận biết. Cũng đảm bảo rằng sản phẩm của bạn trong tầm ngắm của khách hàng,

5

và bạn nên đặt các sản phẩm mà bạn muốn bán trong tầm mắt của khách hàng.

Lời khuyên cho B2B:Bạn là chuyên gia về sản phẩm và khách hàng tiềm năng mong đợi bạn để họ biết làm thế nào sản phẩm của bạn sẽ có lợi cho họ. Hãy chắc chắn rằng bạn có thể trả lời tất cả các câu hỏi của họ. Nếu bạn cảm thấy bạn không có câu trả lời cho một số câu hỏi - bạn không sẵn sàng.

GiáKhi quyết định giá, bạn cần phải xem xét nhiều yếu tố khác nhau. Bắt đầu với khách hàng của bạn. Giá của bạn cần phản ánh nhận thức của họ về giá trị của sản phẩm. Khi một khách hàng cảm thấy giá quá cao so với giá trị của sản phẩm, ông ta sẽ đơn giản là không mua nó. Hãy nhìn vào cơ cấu chi phí của bạn. Bảng giá sản phẩm quá rẻ là rất nguy hiểm vì nó sẽ không cho phép bạn tạo ra lợi nhuận

Lời khuyên cho B2C:Giá thấp có thể là một công cụ hiệu quả để nhanh chóng thu hút một số lượng lớn khách hàng nhưng nó có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn trong dài hạn. Để tránh nguy cơ này, chắc chắn rằng bạn theo dõi sát tác động của sự thay đổi giá trên lợi nhuận của bạn, có thể bắt đầu với một số sản phẩm thử nghiệm trước khi áp dụng một chiến lược giá mới cho toàn bộ phạm vi của sản phẩm.

Lời khuyên cho B2B:Tùy thuộc vào thị trường bạn đang ở, nên cung cấp một cái gì đó miễn phí có thể giúp bạn bán sản phẩm của bạn. Hãy suy nghĩ về các mẫu thử miễn phí, các bản dùng thử …

Phần bổ sungInternet có ý nghĩa quan trọng trong việc định giá:

1. Internet giúp tăng sự minh bạch giá:

6

Kiến thức của người tiêu dùng về giá được nâng cao thông qua Internet, họ có thể ghé thăm những trang có công cụ hỗ trợ so sánh giá được cung cấp bởi trung gian như Kelkoo (www.kelkoo.com) hay Pricerunner (www.pricerunner.com). Những trang này sẽ liệt kê giá tốt nhất từ nhà cung cấp những dòng sản phẩm đặc biệt từ cao nhất đến thấp nhất.Tuy trên Internet công khai giá bán và có so sánh giá, nhưng ta không nhất thiết

phải bán giá thấp. Giá chỉ là 1 yếu tố - người tiêu dùng cũng quyết định nhà cung

cấp theo những khía cạnh khác về nhãn hiệu như quen thuộc hay không, tin cậy

hay mức độ nhận thức dịch vụ.

Mô hình cơ cấu giá trên Internet rất đa dạng như đấu giá ngược, đấu thầu qua

mạng, bán theo gói,..Với cách bán hàng truyền thống, ta không thực hiện được

nhưng với Internet thì có thể.

2. Áp lực giá được giảm xuống ( cả commoditization - sự chọn mua phụ thuộc giá)

Việc đấu giá ngược theo mô hình B2B có thể có hiệu quả trong việc giảm giá. Có

cơ hội trả giá thấp vì khi sử dụng đấu giá ngược trực tuyến cho việc mua các

nguyên liệu thô đã giảm được chi phí từ 25-45%. (Đấu giá ngược cho phép người

tham gia đấu giá các sản phẩm, dịch vụ thông qua internet. Trước khi thực hiện

đấu giá, các bên tham gia phải đăng ký trên một website cụ thể - điều này hợp thức

hoá quyền tham gia đặt giá. Quy trình thực hiện bằng cách người mua đưa ra

thông báo về những vật hay dịch vụ mình cần mua và yêu cầu bỏ thầu. Còn những

nhà cung cấp hay người bán sẽ cạnh tranh với nhau để đáp ứng yêu cầu đó, họ cố

gắng xướng giá thấp hơn – giá mà họ mong muốn chi trả để có được hợp đồng.

Với nhà cung cấp nào có mức giá thấp nhất thì sẽ nhận được hợp đồng đó. Như

vậy, người bán phải cạnh tranh khốc liệt và chịu sức ép về tiêu chuẩn hàng hoá để

trở nên mạnh hơn trong cạnh tranh trực tiếp với các đối thủ. Trung bình một cuộc

đấu giá được thực hiện trong 90 phút.)

7

3. Thực hiện chính sách giá linh động : chiết khấu, mua theo gói, đấu giá ngược và couter offer- thỏa thuận

Ví dụ, khách hàng mới có thể được tự động chiết khấu cho lần mua 3 món hàng

đầu tiên. Việc định giá khác nhau phải được quan tâm từ khi được thiết lập, khách

hàng sẽ không vui nếu chiết khấu cho khách hàng mới được chú trọng. Amazon đã

thử nghiệm đề án chiết khấu trong năm 2000 và nhận được làn sóng tiêu cực và

phải thu hồi khi mọi người nhận thấy bạn hay đồng nghiệp của họ trả thấp hơn.

Nếu đề án này là chiến dịch khuyến mãi được giới thiệu rộng rãi thì vấn đề này có

lẽ đã không xảy ra.

Phương pháp nữa là mua theo gói (aggregated buying). Phương pháp này được

sáng lập bởi LetsBuyit.com, người mua khi mua 1 gói sản phẩm sẽ rẻ hơn mua

riêng lẻ từng món.

Nơi người mua có ảnh hưởng lớn thì đấu giá ngược có thể làm được. Nơi người

bán có ảnh hưởng lớn hơn thì có thể couter offer – 2 bên đưa ra đề nghị của mình

và thỏa thuận với nhau.

Chính sách giá thay thế : không yêu cầu mua trả tiền trên mỗi lần sử dụng, cho thuê với chi phí cố định mỗi tháng hay thỏa thuận

Có thể có nhiều cách định giá khác nhau trên Internet, đặc biệt là sản phẩm kỹ thuật số và sản phẩm có thể tải về được. Phần mềm và nhạc được bán truyền thống vẫn được sử dụng. Internet đề nghị giải pháp mới như trả tiền trên mỗi lần sử dụng, cho thuê với chi phí cố định mỗi tháng hay hợp đồng cho thuê.

Quảng cáoMột khi bạn đã xác định sản phẩm và đưa ra giá cho sản phẩm của bạn, bạn cần phải xem xét làm thế nào để truyền đạt giá trị của sản phẩm đến khách hàng của bạn. Tùy thuộc vào loại khách hàng mà bạn bán, bạn cần phải

8

quyết định về quảng cáo, khuyến mại, quan hệ công chúng, bán hàng cá nhân, và tiếp thị trực tiếp.Lời khuyên cho B2C:Phương tiện truyền thông luôn luôn tìm kiếm một câu chuyện mới, một góc khác biệt và một cách tiếp cận mới. Phát triển một mối quan hệ tốt với các phương tiện truyền thông địa phương sẽ giúp bạn tiếp cận khách hàng tiềm năng và thiết lập danh tiếng của bạn. Và điều tốt là, loại hình khuyến mãi này được miễn phí.Lời khuyên cho B2B:Sự bán hàng cá nhân là một công cụ tốt nếu bạn bán các sản phẩm phức tạp, mà nó cần sự giải thích cặn kẽ của người bán hàng. Sử dụng quảng cáo khi khách hàng đã quen thuộc với các loại sản phẩm mà bạn bán.

Địa điểmKhi bạn đã lên kế hoạch để chiếm lĩnh một thị trường, nó đồng nghĩa với việc

bạn phải xác định được các kênh có thể dùng từ nhà cung cấp cho đến khách hàng cuối cùng, làm thế nào để phát triển chúng theo thời gian và các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình quyết định cuối cùng. Cố gắng để xác định những kênh thương mại nào là phù hợp nhất với tình hình thực tế của bạn. Chẳng hạn như, nếu bạn là nhà sản xuất xà phòng, hãy nghĩ xem khách hàng cuối cùng có thể mua hàng của bạn ở địa điểm nào: tại một cửa hàng hay có thể là mua online?

Nếu câu trả lời là tại một cửa hàng, bạn cần phải nghĩ cách để đưa sản phẩm của mình vào cửa hàng đó. Bạn có cần đến một người bán sỉ sẽ làm trung gian để cung cấp sản phẩm của bạn đến các cửa hàng hay bạn sẽ trực tiếp kí hợp đồng với các cửa hàng. Trong trường hợp bán hàng trực tuyến, có thể hi vọng các đơn đặt hàng của bạn đến từ các nhà phân phối, sẽ giúp bạn giảm thiểu lượng hàng tồn kho.

Lời khuyên cho B2C:Hãy chú ý đến qui tắc vàng sau đây: BÁN LẺ=CHI TIẾT=ĐỊA PHƯƠNG.

Điều này đồng nghĩa với việc bạn cần phải theo dõi tỉ mỉ những người có thể được thấy trong khu phố nơi cửa hàng bạn tọa lạc. Khi bạn điều chỉnh được các nhu cầu của họ thì họ sẽ trở thành khách hàng của bạn.

Lời khuyên cho B2B:Nếu bạn quyết định hợp tác với các nhà phân phối phải chắc chắn rằng bạn

lựa chọn đúng đối tác. Liệu đối tác này bán hàng đúng nhóm khách hàng mục tiêu?

9

Liệu đối tác có được các hồ sơ theo dõi tốt hay có uy tín hay không? Cùng với các nhà kinh doanh khác kiểm tra để biết thêm thông tin.

5. Tổ chức và đào tạo nhân viênTạo ra một hồ sơ chuẩn về các kĩ năng chung cần thiết cho nhân viên và sau

đó ước lượng xem liệu rằng có khoảng cách nào không giữa hồ sơ đưa ra và các kĩ năng của nhân viên đang được đề cập đến. Sau đó, lập ra các lịch tập huấn để san bằng khoảng cách này. Nếu bạn muốn toàn bộ tổ chức được định hướng theo khách hàng, sau đó đảm bảo rằng nhân viên bán hàng sẽ nhận được sự hỗ trợ từ tất cả các nhân viên còn lại. Khi tương tác với khách hàng, nhân viên bán hàng không bao giờ được hạ thấp nội bộ tổ chức với khách hàng của mình bởi vì niềm tin của khách hàng với tổ chức của bạn là cực kì quan trọng. Mặt khác, nhân viên bán hàng phải đảm bảo các giải pháp cho khách hàng đều được đề ra và có tính thực tế. Họ không nên hứa hẹn quá nhiều như thế có thể sẽ mất khách hàng. Mỗi đồng sự nên đa năng để mà mỗi nhân viên có thể phát huy tối đa.

Lời khuyên cho B2C:Nhân viên trong 1 cửa hàng có thể được nhìn từ nhiều góc độ khác nhau: một

nguồn chi phí cũng như là một nguồn thu nhập. Bình thường, chi phí trả cho nhân viên vào khoảng từ 50 đến 60% của tổng chi phí bao gồm cả chi phí vận hành cửa hàng. Nên cân nhắc việc sử dụng nhân viên bán thời gian

Lời khuyên cho B2B: Đội ngũ nhân viên bán hàng nên được tổ chức theo cách có thể làm việc với

khách hàng với khả năng cao nhất. Bất cứ nhân viên nào trong nội bộ đều có trách nhiệm giúp đỡ các nhân viên bán hàng và làm cho họ cũng có thể tiếp xúc với khách hàng. Thường xuyên ghi nhận các thông tin phản hồi cho nhân viên bán hàng về cách làm việc của họ.

Phần bổ sungNhân viên bán hàng/marketing cần nắm rõ:

- Tỷ lệ khách hàng sẵn sàng mua trực tuyến một loại sản phẩm cụ thể. - Tỷ lệ khách hàng chưa sẵn sàng mua trực tuyến nhưng sẽ bị ảnh hưởng

bởi những thông tin trên website và có thể mua trực tuyến.

10

- Những rào cản của việc chấp nhận mua hàng trực tuyến nơi khách hàng, và phải biết cách loại bỏ những rào cản đó, thuyết phục khách hàng chấp nhận mua hàng trực tuyến.

Trong doanh nghiệp kinh doanh điện tử, một số công việc của nhân viên bán hàng có thể được tự động hóa, sử dụng các phương tiện sau đây:

- Autoresponders (trả lời tự động): các hệ thống này sẽ tự động gửi phản hồi (là đã nhận) khi khách hàng gửi e-mail hoặc đăng ký form online.

- E-mail notification (e-mail thông báo): hệ thống của doanh nghiệp sẽ tự động gửi e-mail cho khách hàng để cập nhật về tình trạng đơn hàng của họ.

- Callback facility (gọi lại): khi khách hàng điền form sẽ điền số điện thoại và thời gian thích hợp để liên lạc. Người đại diện ở tổng đài điện thoại của công ty sẽ tự động gọi lại cho khách hàng vào thời gian đã hẹn trước và công ty sẽ chi trả chi phí cho cuộc gọi. Cách này được sử dụng phổ biến.

- FAQs: phân loại các câu hỏi để khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy câu hỏi và câu trả lời hữu ích.

- On-site search engines: cung cấp cỗ máy tìm kiếm ngay trên website để khách hàng có thể tìm kiếm nhanh hơn. Cũng có thể dùng site maps.

- Virtual assistants (trợ lý ảo): giúp hướng dẫn khách hàng lựa chọn.

Với những phương tiện này, nhân viên hoàn toàn có thể làm việc từ xa và phục vụ khách hàng 24/24.

6. Bạn chỉ có một cơ hội duy nhất để tạo ấn tượng đầu tiênSự trưng bày là chìa khóa. Đối với nhân viên bán hàng đồng nghĩa với việc họ

cần bày biện sản phẩm theo đúng sự mong đợi của khách hàng. Công ty hay cửa hàng của bạn cũng nên có những nét tiêu biểu. Và cuối cùng, đừng quên mẫu mã của sản phẩm

Lời khuyên cho B2C:

11

Nếu bạn đang có 1 cửa hàng, sự trưng bày sản phẩm đẹp mắt sẽ có 4 hiệu quả sau.

Thứ nhất, sẽ góp phần tăng doanh thu ngay lập tức. Thứ 2, nó sẽ cho phép bạn tận dụng không gian cửa hàng một cách tốt hơn. Thứ 3, nó sẽ góp phần quảng bá hình ảnh cửa hàng của bạn và cuối cùng nó sẽ làm tăng thời gian trung bình các lần ghé cửa hàng của khách. Nếu bạn bán các sản phẩm nằm trong nhu cầu hàng ngày của khách hàng, bạn có thể chọn cách trưng bày chúng xa hơn vào cuối cửa hàng, như vậy khách hàng sẽ quen hơn với các sản phẩm còn lại. Bạn cũng nên xem xét việc nên trưng bày thêm tại quầy tính tiền để thúc giục khách hàng mua thêm sản phẩm.

Lời khuyên cho B2B:Khi trình bày bằng slide, cần đảm bảo bạn đã cấu trúc nó phù hợp với thông điệp bạn muốn đưa ra. Tránh giải thích dài dòng và sử dụng các mẫu, các tình huống hay các chứng thực. Liên hệ với các đồng nghiệp hay bạn bè của bạn khi xây dựng bài trình diễn , họ sẽ giúp bạn trau chuốt thông điệp bạn muốn đưa ra. Đảm bảo rằng bài trình diễn của bạn thực sự thú vị và đúng trọng tâm, điều này cũng cần một chút sáng tạo hơn là chỉ gõ vào một vài điểm trọng tâm. Nếu bạn chú ý hơn bạn có thể thấy các slide này bổ sung cho những gì bạn muốn nói, sẽ giúp bạn trao đổi được thông tin và đạt được mục đích.

7. Lên kế hoạch bán hàngTrước khi nhân viên bán hàng làm việc với những đối tác tiềm năng hay

khách hàng, họ cần phải biết về rõ về mọi thứ hay ít nhất là về bản thân khách hàng mà họ làm việc cùng. Khách hàng cần gì, vấn đề họ đang gặp là gì và đã tìm được cách giải quyết hay chưa? Nếu khách hàng đã tìm mua được sản phầm họ cần rồi thì nhân viên cần phải biết là họ mua từ ai, mua đề làm gì và mua với giá như thế nào. Tốt nhất là cố gắng giới thiệu những sản phẩm mà khách hàng cần và cung cấp cho họ đúng những sản phẩm ấy.

Lời khuyên cho B2CKhi nhân viên bán hàng tiếp xúc khách hàng để thuyết phục họ mua sản

phẩm, các quá trình sẽ đi qua các giai đoạn và được gọi là mô hình AIDA. Các giai đoạn bắt đầu với việc khi khách hàng liên hệ với bạn, nhìn vào những gì mà bạn đang thực hiện, cách mà bạn nắm bắt, quan tâm các sở thích và nhu cầu mua hàng của họ. Sau đó thì thì dựa vào những điều mà bạn nắm bắt được mà đề nghị, giới

12

thiệu với họ những sản phẩm mà họ đang cần, nếu giá cả và các điều khoản kèm theo đối với sản phẩm ấy thích hợp thì họ sẽ tiến hàng mua hàng.

Lời khuyên B2BHãy luôn đúng giờ và thể hiện bản thân một cách cẩn thận trong quá trình nói

chuyện với khách hàng. Một người bán hàng, nếu say sưa giới thiệu về sản phẩm của mình nhưng không dành không dành thời gian để lắng nghe khách hàng tiềm năng của mình đang thật sự cần gì thì sẽ không bao giờ thành công.

Phần bổ sungViệc lên kế hoạch bán hàng theo hình thức thương mại điện tử cần quan tâm tới

những vấn đề sau:

1. Nắm vững các bước trong quá trình mua bán và chọn cách (phương thức

bán hàng) cũng là một trong những việc phải suy nghĩ tới đầu tiên.

Dựa theo chương 2 sách về e-business and e-commerce của Dave Chaffey thì

quá trình mua bán hàng phải trải qua các bước như sau :

Nhận diện khách hàng: xem khách hàng cần loại sản phẩm gì để bán.Công việc

này thường thông qua các site trung gian như các công cụ để tìm kiếm) -> Khách

hàng sẽ xem xét, đánh giá sản phẩm thông qua các site đích (website của công ty) -

> Trả giá (trực tiếp thông qua website) -> sau đó là quá trình mua bán diễn ra

(giao hàng, có thể thanh toán online) -> Nhiệm vụ sau đó thuộc về phía nhà cung

cấp cần có một chế độ hậu mãi, dịch vụ hỗ trợ khách hàng sau khi mua hàng.

Đó là các bước cơ bản của quá trình mua bán hàng tùy theo từng doanh nghiệp

sẽ áp dụng các cách bán hàng khác nhau như:

Thương lượng trực tiếp

Mua bán nhờ một đơn vị trung gian

Đấu giá (áp dụng chủ yếu cho C2C: ebay.com)

13

Bán theo giá cố định

Bán trên thị trường tự do

Trao đổi hàng hóa

2. Kế hoạch bán hàng nên ngắn gọn, đơn giản và có trọng điểm. Về cơ bản,

kế hoạch bán hàng cần khôn khéo và thể hiện tính chiến lược nhằm thu hút

các khách hàng mới. Thông thường, tỷ lệ phối hợp lý tưởng nhất sẽ là 75%

doanh số bán hàng từ những khách hàng mới và 25% doanh số bán hàng từ

những khách hàng hiện tại.

3. Đăt ra mục tiêu bán hàng, kinh doanh như vê doanh số, số lượng hàng

bán. Để đánh giá mức độ thành công của kế hoạch bán hàng.

4. Vạch ra các chiến lược sau đó lựa chọn chiến lược nào phù hợp nhất để

đạt được mục tiêu như: trong việc bán hàng thì mục tiêu doanh thu là mục

tiêu hàng đầu thì để đạt được mục tiêu này thì cần phải có các chiến lược về

giá, kênh phân phối….

5. Xác đinh chiến lược, phương pháp thu hút khách hàng mới như: gửi thư

chào hàng, email, gọi điện thoại tới các khách hàng mới để gia tăng nhận

thức của khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của mình.

6. Thực hiện chiến lược, phương pháp giữ chân các khách hàng hiện tại

như: giảm giá cho khách hàng thân thiết, thường xuyên gọi điện thoại hoặc

có chế độ hậu mãi, chi ân họ, có thể tiến hành khảo sát mức độ hài lòng của

khách hàng

Ngoài ra với cả hai loại khách hàng cũ và mới thì trên website có thể mở

thêm phần hỏi, đáp trực tuyến để mọi người có thể trao đổi những thắc mắc

khi cần thiết

14

7. Xác đinh giới hạn thời gian hoàn thành các chiến thuật đa đê ra. Nếu như

bạn chỉ quá chú tâm tới mục tiêu để kinh doanh mà quên đi thời gian bạn

thực hiện đó thì kế hoạch của bạn hoàn toàn thất bại trước đối thủ cạnh

tranh. Việc xem xét các vấn đề về thời gian sẽ giúp bạn hoàn thành kế hoạch

theo đúng lịch trình và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

8. Xác đinh được phạm vi hoạt động, phạm vi sản phâm, phân khúc thi

trường, phạm vi đia ly để từ đó ta có thể có các bước điều chỉnh cho phù

hợp với các nhu cầu tiêu dùng với từng vùng, khách hàng khác nhau

9. Xây dựng các kênh phân phối hoàn chinh, phân phối sản phâm tới trực

tiếp khách hàng. Ngoài các kênh phân phối theo kiểu truyền thống thì

thương mại điện tử là bước tiến nhảy vọt giúp doanh nghiệp gia tăng khả

năng nhận biết sản phẩm của mình đến khách hàng như: Đặt thông tin liên

lạc dưới chữ ký các thông tin của doanh nghiệp mình vào các topic bán

hàng trên các sites trung gian

10.Tô chức thu thập thông tin phản hồi tư :

a. Các kế hoạch bán hàng trước đó : phân tích thông tin doanh số và

thông tin phàn hồi của khách hàng cho sản phẩm để rút được kinh

nghiệm tránh thất bại hay học hỏi nếu sản kế hoạch trước đã thành

công.

b. Công ty đối thủ có sản phẩm tương tự : phân tích chiến lược quảng

cáo, giảm giá cho sản phẩm. Phân tích mức độ hài lòng của khách

hàng với sản phẩm của công ty đối thủ.

11.Huấn luyện nhân viên thành thạo các thông tin sản phẩm để có thể hướng

dẫn chi tiết lợi ích sản phẩm tới khách hàng. Mở các cuộc chào hàng sản

phẩm tới trực tiếp khách hàng

12.Thông qua các phương tiện truyên thông khác để quảng bá thương hiệu,

bạn có thể khai thác hoạt động tiếp thị trên các công cụ tìm kiếm trực tuyến,

15

nơi bạn sẽ trả tiền để có một đoạn quảng cáo nhỏ xuất hiện khi ai đó tìm

kiếm thông tin qua các từ khoá nhất định. Xác định được đặc trưng của sản

phẩm, tính riêng biệt mà sản phẩm của các công ty cạnh tranh không có để

đẩy mạnh tiếp thị đến khách hàng.

13.Xác đinh các chi phí như chí phí cố định (lương trả cho nhân viên để tạo ra

sản phẩm.v.v.) chi phí biến đổi (sự thay đổi bất ngờ giá nguyên liệu tạo ra

sản phẩm). Để tính mức giá phù hợp nhất cho sản phẩm đồng thời có thể dự

trù trước 1 khoản tiền thích hợp để tránh tình trạng đình trệ sản xuất

14.Sau khi doanh nghiệp của bạn đa có được những thành công nhất đinh

thì đưng quên tham gia vào các hoạt động xa hội thông qua đó nhiều

người biết đến công ty bạn hơn đó cũng là một trong những phương thức PR

để bán hàng mà các doanh nghiệp đang tận dụng triệt để.

15.Nếu doanh nghiệp bạn quy mô lớn thì nên xây dựng cơ sở dữ liệu tốt

thông qua đó có thể quản lý việc bán hàng hiệu quả hơn: thống kê được các

mặt hàng bán chạy, hàng tồn kho… từ đó có các kế hoạch hợp lý.

8. Khảo sát sự hài lòng của khách hàngQuá trình không thể kết thúc khi việc bán hàng được lặp lại với mô tuýp

thông thường. Phải chắc chắn rằng khách hàng của bạn hài lòng về những vấn đề đưa ra và gia tăng lợi ích của khách hàng. Kế đó, khách hàng tiếp tục mua hàng từ bạn và chia sẻ cho những khách hàng còn lại về kinh nghiệm tích cực của họ. Sự thật mà ai cũng biết là nó sẽ mất gấp năm lần như là mất nhiều tiền và hiệu quả để giành được khách hàng mới hơn là giữ họ lại. Vì vậy việc giữ cho khách hàng luôn vui vẻ và hài lòng là điều hết sức quan trọng.

Lời khuyên cho B2C 70% người mua hàng trên toàn thế giới là phụ nữ, vì vậy họ cần được cảm thấy được hoan nghênh với những mong muốn hoặc khiếu nại nghiêm túc của họ. Bạn

16

phải chắc chắn rằng bạn đã cung cấp đầy đủ cho họ về dịch vụ và thông tin liên lạc của bạn.

Lời khuyên cho B2BMột khách hàng là tài sản quan trọng nhất của bất kỳ công ty nào. Khách

hàng thỏa mãn sẽ để những khác nữa biết, ngược lại khi họ không hài lòng cũng vậy. Hướng dẫn các nhân viên của bạn có thái độ thân thiện với khách hàng. Hãy dạy họ lắng nghe khách hàng một cách cẩn thận và phục vụ một cách kỹ lưỡng. Họ nên được thông tin một cách chắc chắn đúng về các sản phẩm để họ có thể thuyết phục khách hàng của bạn. Nếu ai đó gửi đơn khiếu nại qua thư điện tử hoặc thư, chắc chắn rằng bạn trả lời cùng một ngày, hoặc càng sớm càng tốt.

9. Cải tiến liên tục Dùng bất kỳ đánh giá nhận được từ khách hàng để cải tiến sản phẩm và dịch

vụ. Đảm bảo rằng điều này được phản ánh trong kế hoạch Marketing hỗn hợp của bạn. Nếu có thể, yêu cầu khách hàng cho bạn đánh giá trên dịch vụ một cách cơ bản.

10. Đề ra mục tiêu rõ ràng và hoạch định kế hoạch hành độngViệc xác định các mục tiêu có ý nghĩa rất quan trọng, nhờ nó mà bạn có thể

chuyển thể chiến lược thành hành động. Sử dụng nguyên tắc SMART, làm cho mỗi mục tiêu trở nên cụ thể, đo lường dược. Có thể đạt được, thực tế và được áp đặt cho một khoảng thời gian nhất định. Khi phát thảo kế hoạch hành động, hãy suy nghĩ về “ Ai đang làm cái gì và khi nào". Bạn nên liệt kê phần lớn các điểm căn bản cho mười hai tháng tới, nhưng cũng nên bao gồm một vài vấn đề gốc trong chiến lược cho hai hay ba năm tới. Cái hay của việc không có kế hoạch trên thực tế sự thất bại không xảy đến một cách hoàn toàn bất ngờ, không biết trước bởi một thời kỳ lo lắng và suy thoái. Nói cách khác: “Không chuẩn bị tức là chuẩn bị cho thất bại “

Phần bổ sung

Thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu rõ ràng và xây dựng kế hoạch hoạt động rất quan trọng và cần thiết cho việc kinh doanh điện tử.

17

Mục tiêu được xây dựng dựa trên nguyên tắc SMART

S-Specific: cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

M-Measurable: đo đếm được

A-Achievable: có thể đạt được bằng chính khả năng của mình

R-Realistic: thực tế, không viễn vông.

T-Time: thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.

Trước khi tạo một dịch vụ thương mại điện tử, tốt nhất là phải xác định rõ ràng các mục tiêu. Nhiều công ty tạo ra các mục tiêu không đo được hay không cụ thể thì công ty sẽ gặp khó khăn trong việc tạo ra và duy trì một sản phẩm mới và hiệu quả nếu không có một mục tiêu cụ thể. Các ví dụ về các mục tiêu kinh doanh không được sử dụng khi tạo một dịch vụ thương mại điện tử là: •Có sự hiện diện trên Internet •Tăng cường nhận thức. •Tăng doanh thu. •Giảm chi phí. •Tăng số sản phẩm thành công . •Có nhiều khách hàng quay lại hơn. •Tăng thời gian người sử dụng ở trên site .

Các mục tiêu kinh doanh là cụ thể, bao gồm các biện pháp cứng như thống kê sử dụng site (ai làm gì và khi nào, các số 1iệu doanh thu, các mặt hàng đã bán và các điều kiện). Các cuộc điều tra và phỏng vấn là các biện pháp mềm cung cấp các mục tiêu kinh doanh tốt. Có thể sử dụng các kết quả đã thu được dựa trên các số liệu thống kề của máy chủ ví dụ như các nghiên cứu về ấn tượng của người sử dụng, điều tra về ý kiến khách hàng và các cuộc phỏng vấn như:

- Giảm 30% chi phí trung tâm hỗ trợ trong vòng 24 tháng tới - Nhận 25% doanh thu công ty thông qua thương mại điện tử trong vòng 4 năm tới. - Giảm 25% chi phí bán hàng và hỗ trợ trong vòng 4 năm tới bằng cách chuyển sang các ứng dụng trực tuyến.

18

- Tăng cường nhận thức của nhân viên về các sản phẩm lên 25% vào cuối quý III. - Mở rộng việc tổ chức trực tuyến để tăng 25% doanh số và mức duy trì khách hàng. - Giảm 15% chi phí hỗ trợ khách hàng bằng cách tăng cường các công nghệ truyền thông trực tuyến và duy trì dịch vụ tuyệt hảo.

Xây dựng kế hoạch hoạt động:

- Khi lập kế hoạch hoạt động nên đặt ra câu hỏi “ ai làm? Làm những gì?

Và khi nào?”

←

- Sử dụng khung SOSTAC do Paul Smith phát triển để giới thiệu các yếu tố của một kế hoạch e-marketing:

1.Situation analysis: where are we now? Phân tích tích tình hình hiện tại : bao gồm việc xem xét môi trường bên ngoài với sự nhấn mạnh về mức độ truy cập của khách hàng vào Internet, điểm chuẩn của các đối thủ cạnh tranh và khách hàng mới.2-Objectives: where do we want to be?Thiết lập mục tiêu: Mục tiêu chính là thiết lập sự đóng góp doanh thu trực tuyến hoặc tỷ lệ phần trăm doanh thu sẽ được thực hiện trực tuyến. Đối với những công ty việc bán hàng trực tiếp không hiệu quả vì đặc thù của sản phẩm thì có thể sẽ thiết lập mục tiêu làm thế nào để 1 trang web ảnh hưởng đến truyền thông tiếp thị, dịch vụ khách hàng và giảm chi phí

3-Strategy: how do we get there?

Chiến lược : thông qua việc đánh giá sự phù hợp của sản phẩm cho bán hàng trực tiếp thì một công ty có thể tìm ra được một sự thay thế ( sản phẩm phù hợp để bán hàng trực tiếp, ví dụ như vé máy bay) hay các chiến lược bổ sung (sản phẩm không phù hợp với bán hàng trực tiếp ví dụ dịch vụ tư vấn). Chiến lược thay thế có thể bao gồm việc thay đổi mạng lưới phân phối.Các chiến lược bổ sung sẽ bao gồm việc sử dụng Internet như một kênh truyền thông tiếp thị bổ trợ.

19

4-Tactics: which tactical tools do we use to implement strategy?(sử dụng công cụ chiến thuật nào để thực hiện chiến lược)Chiến thuật tiếp thị điện tử có thể được xem xét thông qua việc thay đổi các yếu tố của marketing hỗn hợp: Giá, địa điểm, sản phẩm, khuyến mãi, con người, quy trình và yếu tố vật lý.5-Actions: which action plans are required to implement strategy?(kế hoạch hành động để thực hiện chiến lược) Hành động: là kế hoạch chiến lược tiếp thị điện tử bằng cách xác định các nguồn lực và khoảng thời gian giới hạn.6-Control: how do we manage the strategy process?Kiểm soát, điều khiển: có thể đạt được thông qua sự theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng và hiệu suất kênh thông qua trang web và các kênh truyền thống.- Nếu có 1 nguồn lực cụ thể cho hoạt động e-marketing ví dụ như quản lý

e-marketing, e-commerce thì họ sẽ chịu trách nhiệm cho kế hoạch e-

marketing đó. Tuy nhiên trong nhiều tổ chức vừa và nhỏ vẫn không có

trách nhiệm xác định do đó có khả năng sẽ không có kế hoạch e-

marketing. Điều này thường xảy ra khi các nhà quản lý marketing có sự

giới hạn về nguồn lực hoặc quyền ưu tiên và không công nhận ra e-

marketing riêng biệt là có giá trị

- Những vấn đề tiêu biểu và phổ biến khi không có kế hoạch và kiểm soát

e-marketing một cách rõ ràng:

Nhu cầu về dịch vụ trực tuyến của khách hàng sẽ bị đánh giá thấp nếu điều này chưa được nghiên cứu và nó là nguồn lực hạn chế và không thiết lâp mục tiêu hoặc thiết lập mục tiêu không thực tế để đạt được sự chia sẻ marketing trực tuyến.Tuy nhiên, người quản lý có trách nhiệm đối với việc đầu tư đáng kể vào 1 trang web và truyền thông liên quan đến e-marketing muốn đảm bảo rằng số tiền đầu tư là chính xác và hiệu quả

III. Tài chính và việc huy động vốn

20

Một công ty muốn thành công ba yếu tố tối thiểu cần thiết là: kết quả kinh doanh tốt, bản cân đối giữa khoản phải thu và khoản phải trả tốt, bản lưu chuyển tiền tệ dương. Tuy nhiên, tất cả những điều này đều dựa trên một sổ quỹ tiền mặt đơn giản. Sau đây là mười lời gợi ý và lời khuyên để có nền móng tài chính vững chắc.

1.

HÃY BẮT ĐẦU VỚI MỘT SỔ QUỸ TIỀN MẶT TỐT

Theo dõi sổ sách kế toán của bạn càng đơn giản càng tốt. Bắt đầu với một sổ quỹ tiền mặt tốt: số lượng tiền mặt thu vào hàng ngày, số lượng tiền mặt chi ra hàng ngày và cân đối giữa lượng tiền vào, ra. Sổ quỹ tiền mặt hết sức quan trọng trong việc ghi chép sổ sách. Nếu có thể, hãy mở thêm những tài khoản con để lưu trữ trên máy móc hay lưu trữ trên sổ cái. Hãy để số tiền đó vào tài khoản ngân hàng hay cất nó vào những ngăn riêng. Nếu bạn điều hành một công ty nhỏ, phải tách chi phí tiêu dùng cá nhân và chi phí kinh doanh riêng biệt. Để quản lý tiền mặt một cách hiệu quả yêu cầu sự nghiêm túc, chính xác trong các khâu tính toán chi phí, mức thu vào và lợi nhuận. Nếu theo dõi công việc hàng ngày thì sẽ dễ dàng tìm kiếm được thông tin cần thiết

2.

SỔ SÁCH LÀ NỀN TẢNG CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH

Trước khi hệ thống kế toán trở nên phức tạp hãy mua một hệ thống theo dõi sổ sách bằng máy tính và đào tạo người đáng tin cậy để giám sát hệ thống. Theo dõi số liệu của hàng cung cấp, sản phẩm, số hàng hóa bán được theo từng tài khoản một. Sổ sách không những cung cấp cho bạn thông tin cần thiết cho việc hoàn thuế mà còn cho các quyết định chiến lược liên quan đến tương lai của công ty. Nó có phải là nền móng của sự phát triển, những lợi ích mà bạn có được từ việc đầu tư đó, có cần thiết đầu tư công nghệ và mở rộng hay không? Dữ liệu tài chính có được từ hệ thống sổ sách của bạn sẽ đưa ra những quyết định sắc bén liên quan đến sự sống còn của công ty. Đây là những điều quan trọng cho kế hoạch kinh doanh của công ty.

3.

21

THEO DÕI CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG

Một cách tự nhiên, bạn muốn có được thành quả từ công sức lao động mà bạn bỏ ra. Nếu khách hàng không có khả năng trả nợ, công ty của bạn sẽ phá sản. Bạn phải chuẩn bị tinh thần ngay khi khách hàng không trả tiền đúng hạn. Cách tốt nhất là yêu cầu khách hàng trả tiền mặt ngay từ lần đầu tiên. Khách hàng cũng cần tìm kiếm lợi nhuận, đừng để người khác chiếm đoạt lợi nhuận của bạn. Đừng cho khách hàng nợ quá số ngày đáo hạn mà nhà cung cấp cho bạn, nếu không chi phí sẽ cao. Phải quan hệ tốt với khách hàng và tin tưởng lẫn nhau. Biện pháp cuối cùng là đệ đơn kiện nhưng điều này cũng đồng nghĩa với việc bạn sẽ mất khách hàng mãi mãi.

4.

DANH SÁCH CÁC TÀI SẢN

Là một doanh nhân bạn có thể sở hữu một tòa nhà, các loại máy móc và hàng hóa. Chúng đại diện cho những giá trị nhất định. Chính vì vậy việc bảo quản những thứ có giá trị cao này rất quan trọng. Phải đảm bảo tòa nhà và nhà máy của bạn trông gọn gàng và được giữ gìn tốt; các hàng cung cấp cũng nên được lưu trữ. Đồng thời đó cũng là quyền lợi khi nó mang lại sự an toàn cho nhân viên của bạn. Luôn luôn theo dõi chặt chẽ hàng hóa để tránh tình trạng mất hàng hoặc bị mất cắp.

5.

VIẾT MỘT CUỐN CẨM NANG VỀ VIỆC KINH DOANH CỦA BẠN

Đảm bảo rằng bạn nhận thức được tất cả các vấn đề quan trọng trong công ty của bạn. Bạn có thể ủy thác nhiều thứ, nhưng bạn là người duy nhất chịu trách nhiệm sau cùng. Sổ sách kế toán và những báo cáo tốt sẽ giúp cho bạn có những thông tin đầy đủ. Đảm bảo công ty của bạn không nên cam kết hứa hẹn không thể cung cấp, không bán nhiều hơn bạn có thể sản xuất. Nếu điều đó xảy ra, bạn – một người quản lý – không kiểm soát đầy đủ về những gì đang xảy ra. Từ đó bạn có thể viết ra một vài quy tắc trong cuốn sổ tay về những điều gì cần nên làm trong hoạt động kinh doanh của bạn. Khi bạn ủy thác nhiệm vụ, nhân viên của bãn sẽ biết làm thế nào để hoạt động và xem cái gì. Điều đó sẽ giúp bạn duy trì thành thói quen và văn hóa mẫu và sẽ dẫn đến kết quả tốt hơn.

22

6.

PHẢI CHẮC CHẮN RẰNG BẠN CÓ CÁC VĂN BẢN ĐÚNG ĐẮN

Thường thì lúc bắt đầu một doanh nghiệp sẽ tiến hành với quy mô nhỏ và không phải lúc nào cũng có các văn bản và các giấy phép đúng đắn. Điều đó càng ngày càng trở nên quan trọng khi công ty của bạn phát triển. Công ty phát triển cũng có nghĩa là phải nộp nhiều thuế hơn, tương tác nhiều hơn với chính phủ hay người giám sát. Không có giấy phép hợp lệ có thể làm cho bạn dễ bị tống tiền hoặc làm hại tới vị trí của bạn theo những cách khác. Đầu tư vào các mối quan hệ tốt với chính quyền. Chắc chắn rằng bạn có các văn bản đúng đắn như vậy thì các việc mà bạn làm là hoàn toàn hợp pháp.

7.

ĐỪNG PHÁT TRIỂN QUÁ NHANH

Hãy làm việc một cách có trách nhiệm nếu bạn muốn công ty của mình phát triển. Bạn không thể làm tăng gấp đôi doanh thu ngay lập tức, nhưng bạn có thể đặt mục tiêu tăng 10% doanh thu trong năm tới. Để có thể đạt được sự phát triển hợp lý nghĩa là trong trường hợp của bạn, bạn sẽ phải nắm bắt được xu hướng trong thời gian qua.Bằng việc nghiệm thu những kết quả đạt được, bạn có thể thấy công ty của bạn đang hoạt động thế nào, có thể những vấn đề ở một số lĩnh vực nào đó mà bạn phải tìm ra sự thay đổi theo từng thời kì trong sự thể hiện.

8.NHỮNG BẢO HIỂM CẦN THIẾT

Mua bảo hiểm sẽ bảo vệ bạn và nhân viên của bạn khi có hỏa hoạn, trộm cắp và bệnh tật. Bảo hiểm sẽ giúp bạn phòng tránh hỏa hoạn, trộm cắp và những tai nạn công nghiệp. Điều này chứng tỏ rằng bạn và nhân viên của bạn phải chú tâm đến sự an toàn và sự bảo an. Thực hiện tốt việc này sẽ giúp ích cho đường lối hoạt động, sức khỏe và sự an toàn của tập thể nhân công cũng như những thành quả của công ty. Có danh tiếng tốt ở lĩnh vực này cũng có thể giúp bạn có được nhiều khách hàng mới cũng như nhiều nhân viên có năng lực mới.

23

9.TÌM KIẾM NHỮNG NHÂN VIÊN CÓ NĂNG LỰC VÀ ĐÁNG TIN CẬY

Ngoài việc có một đội ngũ nhân viên đáng tin cậy, họ cũng nên được rèn luyện tốt. Khi công ty của bạn mở rộng, bạn phải ủy quyền nhiều cho nhân viên để giữ tầm kiểm soát rộng trong cùng một thời gian. Ngăn chặn việc phân chia thành từng nhóm và tự làm việc theo quy định của họ.

10.QUẢN LÝ SỔ SÁCH TỐT KHÔNG CÓ NHỮNG BÍ MẬT

Quản lý sổ sách là công việc chuyên môn với ngôn ngữ của riêng nó. Điều quan trọng là bạn hiểu ngôn ngữ đó để công việc quản lý sổ sách không phải là điều kì bí đối với bạn. Bạn cũng nên tin tưởng vào nhân viên kế toán và việc quản lý sổ sách của bạn, mặc dù điều đó làm bạn nhiều đêm mất ngủ.Quản lý sổ sách không phải là một khoa học cao siêu với những kết quả không mong đợi. Nó là sự phản ánh của hiện trạng công ty bạn, cung cấp cho bạn những thông tin để bạn dựa vào đó ra những quyết định cho tương lai.

Hãy làm việc một cách có trách nhiệm nếu bạn muốn công ty của mình phát triển. Bạn không thể tăng gấp đôi doanh thu ngay lập tức, nhưng bạn có thể hướng tới tăng 10% doanh thu vào năm tới.

Không thể phát triển quá nhanh

10 gợi y và thủ thuật cho tài chính vững mạnh

1. Có hệ thống kế toán hay hệ thống lưu trữ sổ sách hay không? Ai là người điều hành? Nó có cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định không? Hệ thống máy tính có được dùng một cách hiệu quả và đầy đủ hay không?

2. Có một hệ thống quản lý tiền mặt tốt không?3. Có một hệ thống quản lý nợ tốt không?4. Có một hệ thống quản lý tài sản tốt không?5. Có công cụ kiểm soát quản lý tốt không?

24

6. Có mối quan hệ đúng đắn với các cơ quan chính phủ, cơ quan thuế, giấy phép… không?

7. Có ngân sách cho ngắn hạn và kế hoạch kinh doanh dài hạn không?8. Có bảo hiểm phòng chống cháy nổ hoặc trộm cắp cho tài sản cố định và

hàng tồn kho hay không?9. Có những người đáng tin cậy điều hành các hệ thống tài chính không?

Có thể nhận nguồn tài chính bổ sung ở đâu?

IV. Khả năng và hậu cần1. Bắt đầu với việc đặt ra những câu hỏi cần thiết

Hậu cầu tốt bắt đầu từ việc tinh chỉnh các nhân viên trong các phòng ban: phòng kinh doanh, mua sắm, phát triển và sản xuất. Để đạt được điều đó bạn cần phải biết chính xác điều mà công ty bạn phải đạt được là gì. Tầm nhìn của bạn trong tương lai là gì? Phân khúc khách hàng và thị trường nào mà bạn cung cấp? bạn có lên kế hoạch cho thị trường lớn hơn chưa? Còn xuất khẩu và kết hợp thì sao? Đừng quên các yếu tố bên ngoài, như sự lạm phát. Ở những đất nước ít lạm phát, việc tăng mức tồn kho sẽ khá đắt đỏ. Còn ở những nước có mức lạm phát cao, sẽ khá thuận lợi cho việc tăng mức tồn kho. Bạn cần phải có tầm nhìn để trả lời những câu hỏi này. Bước tiếp theo là biến đổi tầm nhìn vào trong những tình huống thực tế và con số cụ thể. Mức giá và điều kiện bạn muốn đưa ra là gì? Sự tin cậy quan trọng như thế nào đối với bạn? thời gian cung ứng khoảng bao lâu? Những chi tiết của hợp đồng bảo hành? Một hợp đồng bảo hiểm tỉ mỉ yêu cầu mức độ dịch vụ hậu cần hiệu quả cao.

2. Hiểu rõ hơn về các đối thủ của bạnKhảo sát kỹ càng về giá của sản phẩm và tìm xem có phần nào có thể mua rẻ hơn hoặc có thể được sản xuất hiệu quả hơn. Bạn nên cân nhắc về những gì đối thủ bạn đang làm về vấn đề này, cách họ chi trả cho nguyên liệu thô hoặc sản phẩm, giá của những sản phẩm cuối cùng . Tìm ra các điểm khác nhau giữa các nhà cung cấp khác nhau để tăng tính cạnh tranh cho bạn. Luôn phải nắm được những thông tin tốt nhất, kể cả sức mạnh cạnh tranh của đối thủ, điều này sẽ giúp bạn chiến thắng đối thủ.

25

3. Kiểm soát tất cả các thông sốHậu cần tốt nói lên rằng mỗi nhóm nhân viên hoặc các phòng ban làm điều họ phải làm, làm đúng maketing, kinh doanh, mua sắm hoặc sản xuất. Hãy lập các hợp đồng, lập mục tiêu và kiểm tra rằng tất cả nhân viên đều nắm được điều đó, trong thời gian thực hiện kế hoạch, quỹ và doanh thu. Điều đó là vô cùng cần thiết để giúp bạn có cơ hội để thay đổi trong thời gian ngắn.

4. Mỗi nhân viên cần phải có trách nhiệmMột cấu trúc tổ chức rõ ràng giúp mọi người thực hiện tốt công việc của họ. Đưa ra công việc cụ thể cho mọi người và buộc họ chịu trách nhiệm cho công việc đó. Thúc đẩy nhân viên sử dụng sự sáng tạo và kinh nghiệm để cải tiến các quá trình và sản phẩm hiện tại.

5. Đơn giản hoá, có báo cáo rõ ràngĐưa ra những báo cáo thường xuyên về hiệu quả làm việc. Làm càng đơn giản càng tốt. So sánh các bản báo cáo với các công ty khác. Phân tích thế mạnh và thế yếu và so sánh nó với các đối thủ. Nghiên cứu đối thủ lớn nhất trong lĩnh vực của bạn và đo lường khả năng cạnh tranh của mình, bạn sẽ nhanh chóng tìm ra cách cải tiến.

6. Việc đo lường sẽ giúp bạn khôn ngoan hơnHậu cần tốt là vấn đề đo lường và hiểu biết. Bao nhiêu sản phẩm được sản xuất, bao nhiêu được bán, có bao nhiêu mức tồn kho, giá của nguyên vật liệu thô và làm sao bạn thực hiện được trong tương lai? Vẽ ra cái nhìn sơ lược hằng tháng và so sánh với hiệu quả mỗi đầu tháng, bạn sẽ hiểu được ý nghĩa của các con số và khi nào thì bạn hành động.

7. Khảo sát mức tồn kho chặt chẽPhát triển một hệ thống quản lý chặt chẽ mức tồn kho, bạn sẽ biết có bao nhiêu sản phẩm trong kho trong ngày. Mức tồn kho thấp chứng tỏ hậu cần của bạn tốt; Sự thiếu thốn chứng tỏ một hệ thống thất bại. Điều này rất quan trọng, nó nói lên rằng bộ phận bán hàng giữ lời hứa với khách hàng.

26

8. Những bán hàng tốt đáng giá nghìn vàngGiá của sản phẩm thường được xác định bởi một số lượng các yếu tố đặc biệt. Hãy thuê những bán hàng có kiến thức hoặc có thể nói cho mọi người biết được các yếu tố đó và quá trình mua hàng. Thúc đẩy họ chào hàng với giá thấp: điều này sẽ mang lại lợi nhuận cho công ty. Hãy chắc rằng họ có thể nói tiếng địa phương nơi mà công ty thu mua nguyên vật liệu. Hãy huấn luyện họ trở thành những nhà thương lượng giỏi.

9. Chúng ta đều là khách hàng và là nhà cung cấp của nhauNhân viên là tài sản cơ bản của bất kỳ công ty nào. Con người chính là chìa khoá. Chỉ có con người mới có thể suy nghĩ mang lại sự cải tiến. con người có thể sử dụng kiến thức, kinh nghiệm và sự sáng tạo của họ để cải tiến các quá trình và sản phẩm và như vậy, công việc sẽ có kết quả cao hơn. Việc người lao động thích thú với công việc của họ là rất quan trọng, bạn cần phải biết việc họ đang làm là gì và cho họ nơi để họ có thể phát triển. Nếu có quá nhiều người mệt mỏi với công việc, bạn nên xem xét lại cách quản lý của mình và tìm cách cải thiện nó. Hợp tác là tất cả. Nhân viên và các phòng ban hoàn toàn phụ thuộc vàp các nhân viên và phòng ban khác, vì vậy hãy chắc chắn rằng chức năng của mỗi người đều được sắp đặt đúng, họ thích thú với công việc và hợp tác với những người khác.

10.Mỗi nhân viên đều được đào tạo và khen thưởngMọi nhân viên, dù là bảo vệ, thủ kho hay nhân viên kế toán đều có nhiệm vụ

riêng và nên được đào tạo thích hợp với công việc của họ. Họ nên biết được rõ điều gì họ đang mong đợi và họ nên hiểu rõ sự đóng góp của họ vào sự phát triển của công ty. Một điều rất đơn giản, họ nên được khen thưởng công bằng cho công việc của họ. Một hệ thống trả lương công bằng là mấu chốt trong cấu trúc của hệ thống tổ chức của bạn.

Bản liệt kê

10 gợi ý cho hậu cần tốt hơn1. Hậu cần bắt đầu từ việc đặt ra các câu hỏi2. Hãy chắc chắn rằng bạn có đủ thông tin hơn đối thủ3. Kiểm soát các thông số

27

4. Giao cho nhân viên giữ trách nhiệm của họ5. Viết báo cáo rõ ràng và tốt6. Đo lường khiến bạn sáng suốt7. Khảo sát mức độ tồn kho8. Những người bán lẻ địa phương vô cùng đáng giá 9. Chúng ta đều là nhà cung cấp và là khách hàng của nhau10.Mỗi nhân viên đều được đào tạo và khen thưởng

V. Nguồn nhân lực và đào tạo

Trong thời đại ngày nay, các công nghệ mới luôn xuất hiện ở khắp nơi, khắp mọi lĩnh vực và có thể tiếp cận một cách dễ dàng. Tuy nhiên, đối với một đội ngũ nhân lực giàu quyết tâm và động lực thì không dễ gì mà chúng ta có được. Trên cương vị là một người sử dụng lao động, bạn có thể làm một số việc để luôn tạo ra động lực cho các nhân viên của mình. Yếu tố con người đang dần trở thành nhân tố chủ yếu đối với sự thành công của mọi công ty. Đó là điều mang lại sự vượt trội cho doanh nghiệp của bạn. Sau đây là 10 gợi ý giúp cho việc quản lý nhân sự trở nên tốt hơn:

1. Phải rõ ràng với những gì bạn trông đợi ở nhân viên của mình

Sự không chắc chắn tạo cho con người cảm giác bấp bênh. Nếu những sự kỳ vọng không rõ ràng, các nhân viên không thể biết họ sẽ được đáng giá dựa vào những gì. Điều này làm cho họ có xu hướng lẩn tránh các việc làm mang tính mạo hiểm và phản ứng theo kiểu phòng bị. Hãy viết ra các mục tiêu thiết thực và có sự tham khảo ý kiến của các nhân viên. Như vậy, bạn có thể trông chờ các nhân viên hoàn thành các mục tiêu đó bởi vì đó chính là những gì mà họ đã đưa ra và họ cũng đồng thuận rằng các mục tiêu đó thực sự có thể đạt được. Phương thức này sẽ đem lại cho bạn năng lực quản lý để hướng tới các mục tiêu cụ thể, (hay còn được biết đến là cách quản lý dựa trên mục tiêu).

2. Hãy loại bỏ đến mức tối thiểu các công việc tẻ nhạt và lặp đi lặp lại

Cố gắng cân bằng giữa các kỹ năng của nhân viên và những kỳ vọng mà bạn đặt vào họ. Nếu mà công việc quá đơn giản và cứ lặp đi lặp lại, hãy kết hợp nhiều công việc với nhau. Khi lên kế hoạch, triển khai nó và đạt được kết quả cuối cùng,

28

sự đa dạng của công việc và trách nhiệm đối với nó chính là các động lực thúc đẩy. Các cuộc nghiên cứu đã cho thấy rằng tính chất của một công việc là yếu tố quan trọng nhất trong việc thúc đẩy một nhân viên. Các công việc buồn tẻ sẽ làm mất đi sự nhiệt tình, kết quả là tạo ra sự thiếu trách nhiệm để đạt tới kết quả cao nhất. Thành thật mà nói, bạn sẽ không bao giờ muốn làm khác đi đâu.

3. Tạo ra một môi trường làm việc mang tính tương hỗ

Một môi trường làm việc tương tác phụ thuộc trực tiếp vào cung cách quản lý và cách thực hiện nó trong công ty hay tổ chức. Sự sợ hãi hay ngờ vực có tác động lớn lên cách làm việc. Sự quản lý có vai trò chủ yếu trong việc tạo ra một môi trường làm việc hỗ trợ nhau.

4. Hãy để các nhân viên tham gia vào các công việc thường lệ trong hoạt động của doanh nghiệp

Điều này sẽ làm họ cảm thấy rằng mình được coi trọng hơn. Chính điều này cộng với sự tôn trọng và đánh giá cao là nền tảng của sự tận tâm. Đa số mọi người đều có khả năng sáng tạo và họ luôn muốn chính mình là đầu tàu của công việc. Hãy cho họ nhiều cơ hội để phát huy khả năng và để họ phát triển. Hãy tạo ra một môi trường tương tác nơi mà mọi người đều luôn sẵn sàng thử nghiệm và luôn học hỏi từ những sai lầm.

5. Hãy coi trọng việc phát triển cá nhân cũng như nghiệp vụ của các nhân viên

Đội ngũ nhân viên là tài sản quan trọng nhất của công ty bạn. Họ là người quyết định mức độ hiệu quả hoạt động của công ty bạn như thế nào. Họ chính là thứ vũ khí mạnh mẽ nhất để đánh bại các đối thủ cạnh tranh. Bạn nên dành thời gian, tiền bạc và quan tâm đến sự phát triển của các thành viên trong đội ngũ. Hãy nói chuyện với họ, hỏi họ về những kế hoạch và hoài bão của họ, hỏi từng nhân viên xem họ thấy sự phát triển cá nhân của mình như thế nào. Đó là một trong những yếu tố quan trọng nhất để tạo ra động lực cho các nhân viên.

6. Thực hiện đãi ngộ công bằng

Các khoản khen thưởng không phải là thứ quan trọng nhất khi khuyến khích các nhân viên, nhưng khen thưởng thì nên công bằng. Điều đó mang lại tác động tích cực. Như thế nào là công bằng thì phải dựa vào hoàn cảnh kinh tế xã hội ở nơi

29

doanh nghiệp hoạt động. Mọi người luôn muốn thấy sự thể hiện của mình được ghi nhận bằng các phần thưởng. Hệ thống khen thưởng đơn giản và mở rộng sẽ làm cho bạn là người quản lý công tâm hơn trong mắt các nhân viên. Hãy tự hỏi rằng bạn có muốn làm tăng sự cạnh tranh và hợp tác trong công ty hay không. Điều này sẽ quyết định bạn có thưởng cho cá nhân hay một nhóm nào đó vì sự thể hiện của ho hay không. Tốt nhất là nên dựa vào văn hóa công ty của bạn cũng như sản phẩm công ty làm ra. Một số công ty luôn chú trọng vào việc phát triển đội nhóm, bên cạnh việc gia tăng doanh thu, doanh số. Một số khác thì thúc đẩy nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình. Điều quan trọng là mọi người thích những việc họ đang làm và họ muốn cam kết chính họ với công ty.

7. Không có vấn đề gì khi nhân viên mắc lỗi cả, hãy khuyến khích họ tiên phong trong công việc

Sự sợ sệt và tâm lý tránh rủi ro không bao giờ tồn tại trong một môi trường mà sự chủ động và tinh thần doanh nghiệp phát triển cả. Do đó, người quản lý phải cho thấy rõ rằng việc mắc lỗi là không thành vấn đề, chẳng có gì nghiêm trọng cả. Điều này khác so với truyền thống là chúng ta thường trừng phạt một ai đó phạm lỗi. Kết quả là, các nhân viên luôn có xu hướng bị cuốn theo các thủ tục và phản ứng mang tính phòng bị đối phó. Việc này sẽ giết chết tư duy đổi mới. Ở các doanh nghiệp thành đạt, nhân viên luôn được phép để xảy ra các sai lầm, miễn là từ đó họ luôn biết rút ra các bài học kinh nghiệm. Nhà quản lý cần có dũng khí để thực hiện gương mẫu và sẵn sàng nói về những sai lầm mà chính họ mắc phải. Tại sao bạn không thử tổ chức một cuộc họp xem như tổng kết vào chiều thứ Sáu để bàn về những công việc đã thực hiện, công việc gì có thể làm tốt hơn và đã có những bài học gì được rút ra cho công ty?

8. Hãy làm cho tổ chức của bạn bớt cứng nhắc đi, trở nên có thứ bậc và linh hoạt hơn

Các tổ chức phẳng – là các tổ chức mà chỉ có một hay một số ít các tầng quản lý – trao cho mọi người nhiều trách nhiệm cá nhân hơn là ở những tổ chức có cơ cấu đa tầng theo cấp bậc. Số lượng thành viên trong ban quản lý nên để ở mức thấp, nhưng cũng cần nhớ rằng người quản lý phải có thời gian dành cho các nhân viên của họ. Tuy nhiên cũng không nên quá gay gắt. Các mô tả cho công việc nên thật ngắn, độ dài trong một trang giấy là hợp lý. Hãy mô tả mục tiêu công việc và những nhiệm vụ quan trọng nhất, nhưng các chi tiết công việc càng linh động càng

30

tốt. Điều này làm cho tất cả mọi người đều luôn sẵn sàng cho các công việc khác nhau. Các tổ chức linh hoạt luôn thúc đẩy sự chủ động, và có vẻ những doanh nghiệp dạng này dễ thành công trong nền kinh tế năng động luôn thay đổi hơn là các doanh nghiệp truyền thống dựa vào cơ cấu cấp bậc.

9. Hãy luôn giữ quan hệ tốt với những nơi cung cấp nguồn nhân lực cho công ty bạn trong tương lai

Các trường học là nguồn cung cấp nhân lực lý tưởng khi bạn có ý định tìm đội ngũ nhân viên mới tài năng hơn. Hãy đảm bảo hình ảnh của bạn ở những nơi đó luôn đẹp nhất, khi đó những thành viên ưu tú nhất sẽ tìm đến bạn khi họ sẵn sàng. Nên tạo các chương trình thực tập dành cho sinh viên, tự giới thiệu doanh nghiệp ở các trường và cung cấp thông tin trong các buổi hội thảo, tìm cách làm cho mình hấp dẫn và thu hút các nhân viên mới.

10. Tập làm quen với việc thông báo tin xấu về cắt giảm nhân sự

Nhiều doanh nghiệp rất sợ phải nói về chuyện cắt giảm nhân viên, nhưng đôi khi họ không còn lựa chọn nào khác. Nếu bạn phải thông báo tin xấu với một ai đó, hãy nói ngắn gọn thôi. Đừng nói với họ rằng bạn đã khó khăn như thế nào và đừng cố bảo vệ chính mình. Bạn chỉ cần nói: Tôi rất tiếc, tôi phải để anh đi thôi. Bây giờ bạn có muốn tôi nói cho bạn biết lý do vì sao không, hay là bạn muốn dành thời gian cho bản thân trước? Hãy để cho nhân viên thời gian đối mặt với tin xấu này. Sự sa thải có thể là giải pháp tốt nhất đối với cá nhân người được nói đến, nhưng phải cần một khoảng thời gian trước khi người đó nhận ra điều đó.

TÌNH HUỐNG

Xí nghiệp sản xuất nguyên liệu bao bì ở Trung Quốc

Vấn đề

Người lao động ở nhiều xí nghiệp tại các nước Châu Á phải làm việc nhiều giờ liền trong một ngày. Mặc dù điều kiện làm việc không được tốt, nhiều người vẫn phải làm việc từ 14 đến 16 tiếng một ngày. Người quản lý cho phép điều này, bởi vì nhiều người lao động muốn làm nhiều giờ hơn để kiếm nhiều tiền hơn. Đây cũng là tình trạng diễn ra trong một nhà máy sản xuất nguyên liệu bao bì tại Trung Quốc. Hầu hết công nhân đều đã rất mệt mỏi vào cuối buổi làm, tuy nhiên họ vẫn làm tiếp để có nhiều tiền hơn. Một số người thậm chí còn không về nhà, họ lui vào

31

nhà kho để ngủ trong vài giờ đồng hồ. Dây chuyền sản xuất chất lượng kém. Sản lượng ngày càng sụt giảm và sản xuất bị thiệt hại đáng kể. Do đó, giới chủ muốn có sự thay đổi.

Đề xuất

Lý do chính dẫn đến sản xuất hiệu quả thấp là số giờ lao động quá nhiều, điều đó khiến cho các công nhân bị suy kiệt nghiêm trọng. Năng suất đã đột ngột giảm vào buổi chiều và buổi tối, trong khi thiệt hại trong sản xuất tăng nhanh. Giải pháp đề xuất táo bạo là giới hạn số giờ làm việc tối đa là 11 thay vì 14 và tăng lương thêm 25%.

Kết quả

Cấp quản lý đã rất can đảm khi chấp nhận đề xuất này, lúc ban đầu các công nhân phản ứng với sự hoài nghi nhưng kết quả lại rất bất ngờ. Trong khoảng thời gian làm việc ngắn hơn nhưng sản lượng theo đầu người và theo giờ đã tăng đáng kể và thiệt hại sản xuất đột ngột giảm. Và quan trọng hơn là tin tốt này đã lan nhanh trong vùng, hình ảnh của các xí nghiệp này đã được nâng lên và họ có thể tuyển được những lao động giỏi hơn. Từ đó về sau, thời gian làm việc trong xí nghiệp này đã giảm còn 10 giờ/ngày, 6 ngày/tuần.

TÌNH HUỐNG

Quản lý thay đổi

Vấn đề

Sự chuyển đổi từ một nền kinh tế theo kế hoạch sang nền kinh tế thị trường ở Đông Âu đồng nghĩa với sự thay đổi văn hóa đối với nhiều công ty. Tuy nhiên, mọi người lại không thích thay đổi và điều đó làm tăng sự phản đối. Đây là tình trạng chung. Nhiều doanh nghiệp ở các nước Đông Âu đang tìm cách để làm cho đội ngũ nhân viên của họ thay đổi. Làm thế nào để bảo nhân viên của họ có cách suy nghĩ và làm việc mới hơn, và làm sao khuyến khích việc đó?

Huấn luyện

32

Điều quan trọng là người quản lý phải biết là việc không chấp nhận thay đổi xuất phát từ đâu. Họ có cơ hội thực hiện điều này trong các cuộc họp, hội thảo. Người huấn luyện yêu cầu nhà quản lý tin tưởng họ và phải tham gia. Mọi việc sẽ chưa đến 15 phút. Sau đó ông ta yêu cầu mọi người ngồi lên những cái bàn, thay vì ngồi vào bàn. Một số người làm theo, với tư thế 2 chân chéo nhau, một số khác vẫn ngồi dưới bàn, họ cảm thấy hơi khó xử. Phần lớn mọi người đều tham gia, họ ngồi nửa người trên bàn hoặc dựa vào bàn.Hầu hết đều cảm thấy không thoải mái, bởi vì họ không quen. Đây chính là điều người huấn luyện muốn thực hiện. Người tham gia đã trải qua những điều làm họ chấp nhận thay đổi hay chỉ chấp nhận một phần và cách họ bày tỏ những cảm giác đó.

Kết quả

Tất cả người tham gia đã được trải nghiệm qua sự phản đối cá nhân. Một số người không thể đương đầu với việc này, số khác có thể. Họ chọn vị trí ở giữa, vị trí mà họ không thực sự hưởng ứng nhưng cũng không cho thấy sự phản đối. Cả cuộc thử nghiệm diễn ra chưa đến 15 phút, bao gồm cả phần thảo luận sau đó, đã làm rõ nhiều về việc phản đối thay đổi. Qua trải nghiệm này, mọi người đã hiểu rõ hơn nguồn gốc của sự phản đối. Họ học được cách làm giảm sự kháng cự và làm thế nào để đối mặt với điều đó một cách hữu hiệu.

VI. Công nghệ và chất lượng

Nội dung chương này gồm mười lời khuyên và gợi ý để đạt được chất lượng cao nhất trong kinh doanh với sự hỗ trợ của nhân viên. 1. Cải thiện chất lượng và cải thiện theo từng bướcCải thiện từng bước nhỏ sẽ giúp cải thiện công việc một cách tốt nhất, bao gồm cả việc cải thiện nhân viên. Triết lý chất lượng Nhật Bản có một từ thể hiện cho điều này: 'Kaizen', có nghĩa là bạn hãy làm tốt mọi thứ trong từng bước tại từng thời điểm. Một người nổi tiếng ở Nhật Bản Masaaki Imai, đã từng nói, "Vấn đề là chìa khóa cảu một ngọn núi kho tàng". Nói cách khác: nhiều cải tiến nhỏ dẫn đến cải tiến chất lượng một cách tổng thể. - Kế hoạch: Chọn một mục tiêu cải thiện và nghĩ về hành động thích hợp để đạt

33

được mục tiêu đó.- Làm: Thực hiện các hành động trong giai đoạn. - Kiểm tra: Đánh giá các giai đoạn và kết quả. - Thực hiện: Nếu chất lượng có thể được cải thiện hơn nữa, bắt đầu chu kỳ trên một lần nữa.

Nhân viên là một phần của quá trình cải tiến, và bạn sẽ thành công hơn khi có nhiều nhân viên tham gia.Đừng cố gắng để che đậy vấn đề, thay vào đó nói với họ một cách cởi mở và khuyến khích họ tìm cách giải quyết vấn đề. Một cách nữa đó là bạn hãy tổ chức các “đội chất lượng gồm những người có thể cải tiến và đưa ra giải pháp giải quyết vấn đề. Khuyến khích làm việc theo nhóm là một cách để đưa ra các ý tưởng cho việc cải tiến. Và chắc chắn rằng bạn không chỉ sử dụng bàn tay công nhân của bạn mà còn ở cái đầu của họ.

Một quy tắc vàng cơ bản là giảm các nguy cơ xấu ở mức tối thiểu, cho dù đó là do sản xuất thừa, chờ đợi, vận chuyển hoặc các khuyết tật. Một nỗ lực toàn diện để giảm các nguy cơ không cần thiết thì sẽ giảm được nhiều chi phí.

2. Khách hàng là thượng đếMột doanh nghiệp chỉ có thể tồn tại khi có khách hàng. Do đó, quan trọng là khách hàng của bạn được hài lòng về chất lượng của các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp cho họ. Bạn nên thường xuyên kiểm tra những gì khách hàng của bạn nghĩ gì về các sản phẩm và dịch vụ mà bạn cung cấp. Từ đó có những hành động cho phù hợp. Bạn có dễ dàng giải thích được nếu họ có thắc mắc hoặc khiếu nại.

Bạn giao hàng vào thời gian và theo thỏa thuận như thế nào? Bạn có đáp ứng được nhu cầu của khách hàng hoặc nhiều hơn những gì họ mong đợi không ? Có thể có nhiều cách để phát triển sản phẩm mới khi hợp tác với các khách hàng của bạn. Một công ty không chỉ có khách hàng bên ngoài, mà còn các khách hàng bên trong. Trong kinh doanh, nhân viên và đơn vị là khách hàng của nhau và có mối quan hệ với nhau.Điều quan trọng là nhân viên của bạn nhận thức được điều này và họ nỗ lực để hợp

34

tác với đơn vị một cách tốt nhất có thể. 3. Đo lường kiến thức Nếu bạn không đo lường mức độ chất lượng, không ai biết những gì cần những gì để cải thiện chất lượng. Vì vậy bạn cần có các biện pháp, hành động và kế hoạch để cải thiện. Hãy nhìn vào tất cả các khía cạnh của quá trình sản xuất: tỷ lệ phế phẩm, tỷ lệ nhân viên gọi điện thoại, lượng rác xung quanh, quay vòng thời gian, cổ phiếu và sửa chữa cần thiết. Tất cả là "Chi phí của chất lượng". Hãy sử dụng biểu đồ, do đó bạn có thể so sánh mức chất lượng của bạn với một tiêu chuẩn được chấp nhận, hoặc so sánh với những đối thủ cạnh tranh của bạn. Điều này sẽ giúp bạn nhận thấy những thay đổi, do đó nhân viên của bạn cũng nhận thức được kết quả ngay lập tức. 4. Chuẩn hóa quy trình công việc Mỗi nhân viên cần biết công việc mà họ được phân công và được hướng dẫnTài liều về thủ tục tiêu chuẩn và đào tạo cán bộ phải phù hợp, đúng và không có lỗi. Điều này đòi hỏi một mức độ kỷ luật. Các sàn làm việc phải được giữ sạch sẽ và ngăn nắp ở tất cả các lần. Tất cả các vật liệu cần phải được cất ở nơi chỉ định để mọi người có thể tìm thấy chúng dễ dàng. Bất kỳ cải tiến thủ tục nào đều phải được thực hiện thông qua quá trình mô tả và các buổi đào tạo. 5. Rubbish in = rubbish outĐến một mức độ đáng kể, chất lượng của vật liệu và các dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp của bạn xác định chất lượng sản phẩm mà bạn sản xuất ra bản thân mình. Đây là lý do tại sao tất cả các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp cho bạn phải tuân theo các chỉ tiêu chất lượng quy định. Điều này có nghĩa rằng bạn nên cẩn thận khi lựa chọn các nhà cung cấp. Thăm họ thường xuyên để xem cách họ hoạt động. Lập các tài liệu về điều kiện giao hàng, độ tin cậy và chất lượng. Kiểm tra xem họ có giữ lời . Gửi phản hồi về chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp và giúp các nhà cung cấp của bạn cải thiện hơn.Khuyến khích cải tiến bằng cách cung cấp phần thưởng. Hãy chắc chắn rằng bạn không phụ thuộc vào nhà cung cấp duy nhất. Bạn cần có một sao lưu trong trường hợp nhà cung cấp thường xuyên của bạn không thể cung cấp.

6. Biết được đối thủ cạnh tranh của bạn và đánh bại họ Một doanh nghiệp tốt khi biết đối thủ cạnh tranh của mình và thị phần của họ.

35

Bạn có thể học hỏi được rất nhiều từ đối thủ cạnh tranh của bạn. Đâu là điểm mạnh nhất của họ, đâu là thứ mà họ làm chính xác? khách hàng của họ là ai? Chất lượng sản phẩm và giá cả của họ như thế nào? Nếu bạn có thể tìm thấy câu trả lời cho những câu hỏi trên, bạn có thể lập kế hoạch để đánh bại các đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực này. Bạn cũng cần phải nhận thức rõ điểm riêng nào doanh nghiệp bạn cần có và làm thế nào bạn có thể xây dựng trên những điểm đó. So sánh giữa bạn và đối thủ có thể giúp bạn tìm ra giá trị to lớn của mình7. Giải quyết khiếu nại đúng Luôn luôn có khiếu nại từ khách hàng. Hãy chắc chắn rằng bạn giải quyết được các khiếu nại này ngay lập tức theo một thủ tục đã được quy định.Khiếu nại không chỉ liên quan đến vấn đề chất lượng, mà còn về thời gian giao hàng, dịch vụ, hoá đơn, thông tin sản phẩm. Điều quan trọng là văn bản khiếu nại và phản ứng của bạn với văn bản khiếu nại đó.Cần có một cá nhân chịu trách nhiệm cho quá trình này. Nhân viên đó kiểm tra để biết khách hàng đã được xử lý khiếu nại đúng cách. Đội ngũ quản lý nên thường xuyên trao đổi về các khiếu nại của khách hàng. Ưu tiên giải quyết các khiếu nại sẽ giúp bạn giữ được khách hàng của mình

8. Về quản lý chất lượng toàn diệnKiểm soát chất lượng là điều cần thiết khi doanh nghiệp đang trong giai đoạn tiên phong.Khách hàng muốn có được thứ họ mong đợi và bạn phải cho khách hàng biết rằng họ thực sự có được nó! Khi bạn đang mở rộng công việc kinh doanh, tất cả các bộ phận nên biết được họ có quyền lợi gì với sản phẩm cuối cùng và họ sẽ đóng góp cho nó. Khái niệm này được gọi là Quản trị chất lượng toàn diện (TQM), và bao gồm các vấn đề tổ chức có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Đội ngũ quản lý xác định mục tiêu tổng thể và sau đó xác định các mục tiêu và điểm được cải thiện cho từng bộ phận. Mỗi bộ phận quản lý thường xuyên báo cáo về tiến độ cải tiến sản phẩm của mình. Một hệ thống chất lượng như ISO 9000 có thể giúp bạn đạt được TQM.

9. Con người "tạo ra" chất lượng

36

Nhân viên xác định chất lượng sản phẩm và dịch vụ của bạn. Mỗi người trong số họ đóng một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất. Hãy chắc chắn rằng họ không cảm thấy khó chịu khi nói đến việc cải tiến, sử dụng cạnh tranh hoặc thưởng để đạt được mục tiêu chất lượng nhất định. Bạn có thể ngạc nhiên những gì họ đưa ra. Hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn luôn cảm thấy vui vẻ đối với mức tiền lương và điều kiện làm việc. Nhờ họ bạn có thể biết được cách doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào. Thúc đẩy nhân viên sẽ giúp cho công việc được thực hiện tốt hơn và tạo ra kết quả tốt nhất. Thường xuyên kiểm tra động cơ thúc đẩy nhân viên của bạn như thế nào và đưa ra những hành động cần thiết. Đào tạo tốt để họ có sự hiểu biết và nhận thức về công việc của mình.

10. Lãnh đạo tạo ra cảm hứng Là một nhà lãnh đạo, bạn nên hành động như những gì bạn nói. Chú ý đến chính sách quản lý và các mục tiêu đo lường được, đào tạo, phát triển các quy trình cải tiến. Nếu nằm trong khả năng cho phép, thuê một người quản lý chất lượng. Động viên nhân viên của bạn để liên tục góp phần nâng cao chất lượng.

Hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn luôn hài lòng với mức tiền lương và điều kiện làm việc. Nhờ họ bạn có thể biết được doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào. Thúc đẩy nhân viên sẽ giúp cho công việc được thực hiện

tốt hơn và tạo ra kết quả tốt nhất.

Một công cụ để quản lý các dự án cải tiến một cách hiệu quả

GIỚI THIỆUMặc dù một số cải tiến đơn giản có thể được thực hiện ngay lập tức bằng "chỉ làm" nó tại chỗ, nhiều người khác cần nhiều thời gian, sự tham gia của nhân viên khác nhau, tài nguyên cụ thể và có thể đầu tư một số quá. Những cải thiện này phải được lập kế hoạch, tài liệu và quản lý như cải thiện các dự án. Một công cụ được gọi là Dự án cải thiện Kế hoạch Sheet có thể rất hữu ích như một phương tiện quản lý các loại dự án.

37

DỰ ÁN NÂNG CAO KẾ HOẠCH: (xem bên phải trang) Để sản xuất một danh sách các lựa chọn cải thiện dự án, các khía cạnh sau đây cần chú ý đầy đủ: ưu tiên, nghĩa và cấu trúc, Kế hoạch và xét tiến độ thường xuyên.

Một lời giải thích ngắn của từng khía cạnh

ƯU TIÊNThời gian và nguồn lực có thể được chi tiêu trong công ty nào về dự án Cải thiện được giới hạn và do đó ưu tiên đã được thiết lập. Các tiêu chí dựa vào đó ưu tiên được thiết lập sẽ khác nhau từ các công ty. Sự cần thiết phải ưu tiên có thể được liên kết đến các nhu cầu và nhu cầu của khách hàng, lợi ích chi phí, điều kiện lao động, thời gian qua, đặt, kiểm soát chi phí, vv như vậy tiêu chuẩn có thể được sử dụng để phân loại một danh sách các tiềm năng cải thiện các dự án thành cao, trung bình hoặc thấp ưu tiên.

ĐỊNH NGHĨA VÀ CƠ CẤU Mỗi dự án Cải thiện cần phải được xác định bởi một tên ngắn. Mục tiêu cải tiến để đạt được sau đó cần được xác định, là phải định lượng mục tiêu (s). Cuối cùng, nó có tầm quan trọng lớn mà một người nào đó được bổ nhiệm những người sẽ chịu trách nhiệm quản lý, phối hợp và thường xuyên báo cáo về tiến độ của dự án Cải thiện.

LẬP KẾ HOẠCH Một ngày bắt đầu và kết thúc cần phải được lên kế hoạch tham vấn với những người chịu trách nhiệm về các dự án và nhân viên tham gia. Các dự án quy hoạch đã được lên kế hoạch cẩn thận trong một thời gian dài hơn, ví dụ: sáu tháng hoặc một năm, để tiến bộ không bị cản trở bởi một "quá tải cải tiến".

ĐÁNH GIÁ TIẾN ĐỘĐây có lẽ là khía cạnh quan trọng nhất của tất cả! Trên cơ sở thường xuyên, mỗi hai tuần tuần, hoặc tháng, Đội quản lý nên xem xét lại tiến độ của Dự án

38

Cải thiện về tiến độ và mục tiêu. Sự chậm trễ phải được thảo luận công khai và hành động được thực hiện theo thoả thuận. Các quyết định và hành động cần được chính xác tài liệu và theo dõi tại cuộc họp xem xét tiếp theo. Đây là cách để "đóng" của P-D-C-Một vòng lặp!

QUẢN LÝ CẢI THIỆNTất cả các khía cạnh trên có thể được thuận tiện bắt và xem xét trong một công cụ đơn giản gọi là Dự án cải thiện Kế hoạch Sheet (xem ví dụ). Công cụ quản lý dựa trên Deming Circle nổi tiếng của Plan-Do-Check-Act và đã chứng tỏ là một cơ chế rất mạnh mẽ để quản lý dự án Cải thiện chất lượng hiệu quả cho các công ty nhiều nhất trên thế giới!

VII. Công nghệ thông tin và truyền thông và sự cung cấp thông tin1. Công nghệ thông tin và truyền thông không phải là cách thức thần kỳ

Thường thì từ chuyên môn về máy tính là những ngôn từ khó hiểu, rất khó để mọi người hiểu được nó. Vả lại, ICT chỉ là một công cụ giúp bạn vận hành tốt công việc kinh doanh, không giống như những công nghệ khác. Đừng biến ICT trở thành một thứ bí ẩn. Đơn giản hoá nó. Đừng cô lập đội ICT. Vài kỹ thuật viên có thể giải thích cách vận hành của phần mềm trong khoảng 4 phút, nếu không thì đừng mua nó.

2. Đơn giảnĐừng xây dựng một hệ thống phức hợp, hãy giữ nó đơn giản và rõ ràng, vài thành phần thôi cũng được. Đứng cố gắng sử dụng ICT sớm, trừ khi bạn đã có kinh nghiệm kiếm được nhiều tiền bằng cách sử dụng nó. Hãy để những công ty khác thử những phần mềm mới, bạn chỉ theo sau và sử dụng khi những lỗi ban đầu đã bị loại bỏ hết.

3. Giá trị gia tăngTự hỏi xem ICT mang lại lợi ích cho công ty bạn như thế nào: giá trị sẽ tăng lên bao nhiêu khi sử dụng ICT? Chỉ thực hiện khi bạn nghĩ việc cải tiến này thực sự kiếm được tiền. Phần mềm và phần cứng mới đóng góp như thế nào cho doanh nghiệp của bạn?

4. Hãy chắc chắn phần mềm giải quyết được các rắc rối của bạn

39

Có rất nhiều phần mềm, nhưng đừng bị lạc lối bởi các nhà cung cấp khác nhau. Xác định những gì bạn cần và hỏi nhà cung cấp nếu như họ có hướng giải quyết cụ thể. Nên có sự phù hợp giữa cái mà bạn mua và vấn đề bạn muốn giải quyết.

5. Nên rõ ràng và có kỷ luật ngay từ khi bắt đầuLàm việc với máy tính cần phải có kỷ luật. Kiểm soát những gì đang diễn ra. Luôn theo dõi các version và dữ liệu, mọi thứ đều để lại dấu vết. Giữ cách làm việc này thành thói quen trong toàn bộ công ty bạn.

6. Test trước khi bạn vận hành một hệ thốngTrước khi bạn vận hành một hệ thống, hãy chắc chắn rằng bạn đã thử nó một cách rộng rãi. Hãy tạo môi trường an toàn trước khi thử nghiệm nó, đầu tiên là các kỹ thuật viên, sau đó là nhóm nhân viên sử dụng. Nếu bạn không làm điều đó ngay từ đầu thì hãy thực hiện nó sau khi đã vận hành, nhưng điều đó có thể làm bạn stress. Sau thi chạy chương trình mới, đừng quên xoá password do nhà cung cấp đặt sẵn.

7. Tin tưởng bản thânĐừng phụ thuộc vào tất cả mọi thứ. Kiểm soát nền tảng ICT của bạn. Đừng làm nó rắc rối thêm. Bạn nên hiểu hệ thống vận hành như thế nào. ICT không nên là lĩnh vực riêng của các chuyên gia, người mà không thể giải thích cách họ làm.

8. Nên có một cái nhìn toàn cảnhNếu bạn bắt đầu thực hiện, bạn nên biết kết quả thực hiện sẽ ra sao. Khi bạn mua một gói phần mềm, bạn nên biết được những ảnh hưởng của nó đến các phần mềm khác bạn đang dùng. Hợp đồng sử dụng cuối cùng là đến khi nào? Giá của nó như thế nào? Bạn còn cần thêm điều gì nữa? nên có một cái nhìn toàn cảnh rõ ràng. Đừng hành động vội vã. Hãy: thử, thử và thử.

9. Internet là bạn, hoặc là kẻ thùInternet có thể là bạn, cũng có thể là kẻ thù của bạn. Nó sẽ là kẻ thù nếu bạn không bảo vệ hệ thống của bạn khỏi những khách không mời. Nó sẽ là

40

bạn nếu như bạn bảo mật tốt. Update liên tục các chương trình diệt virus và firewall. Nếu bạn làm việc chuyên trên máy tính, bạn cần phải có những hệ thống bảo mật chuyên nghiệp.

10.Nắm kiểm soátSẽ tốt hơn nếu bạn bắt đầu từng bước nhỏ và phát triển vững chắc khi bắt đầu

áp dụng ICT. Có vậy bạn mới giữ nó phát triển và bạn có thể nắm quyền kiểm soát chặt chẽ.

VIII. Đổi mới

Doanh nghiệp giống như một sinh vật sống, nó lớn lên, nó co lại, nó thay đổi. Bạn cần phải đổi mới hoạt động kinh doanh của bạn thường xuyên: để thích ứng công việc kinh doanh của bạn với sự thay đổi hoàn cảnh - hoặc để chinh phục các kỹ năng mới. Sau đây là tám lời khuyên và gợi ý cho sự đổi mới.

1. Tập trungLên kế hoạch, xác định chính xác cái bạn bán và viết nó ra. Nó không chỉ là những ý tưởng rõ ràng trong đầu bạn mà còn là cách bạn dừng suy nghĩ những thứ linh tinh khác. Cấu trúc là điều cần thiết với mọi doanh nghiệp. thứ bạn muốn đạt được là gì? Những gì bạn cần và chi phí là bao nhiêu? Viết ra kế hoạch kinh doanh sẽ buộc bạn phải tập trung và công việc kinh doanh, chi phí và doanh thu hơn.

2. Nhân viên tận tuỵ chính là chìa khoá thành côngChìa khoá thành công của doanh nghiệp chính là nhân sự. Một không khí thân thiện và tin tưởng lẫn nhau sẽ tạo ra những điều kiện tốt để phát triển và cải tiến sản phẩm cũng như quá trình làm việc. Thiện chí, ham học hỏi và tận tuỵ sẽ là con đường dẫn đến thành công.

3. Hãy tự hào về những sản phẩm của bạnNếu như bạn và những nhân viên của bạn tạo ra những sản phẩm khiến bạn tự hào, bạn sẽ thành công hơn trong việc bán hàng. Việc này đòi hỏi bạn phải chú ý đến khâu sản xuất. Sản phẩm có chất lượng khi môi trường sản xuất sạch sẽ và tuần tự, khi công nhân được làm việc an toàn. Nó đòi

41

hỏi sự thay đổi nơi làm việc. Ở các xưởng, các máy móc nên được vận hành an toàn và đúng đắn.

4. Tạo cảm giác ham học hỏi

Là doanh nhân, bạn đóng một vai trò quan trọng trong đổi mới công ty bạn. Nếu bạn đang liên tục tìm kiếm các cải tiến và đổi mới, nhân viên của bạn cũng sẽ làm như vậy. Bạn có thể tạo ra sự nhiệt tình cho sự đổi mới, tạo một bầu không khí nơi sự thay đổi là có thể và được đánh giá cao. Nếu chính bạn không muốn thay đổi bất cứ điều gì, mọi thứ sẽ vẫn như cũ và không bao giờ có thể có được bất kỳ cải tiến sáng tạo nào.

5. Đổi mới cũng cần có kỷ luật

Đổi mới không xảy ra bởi chính nó. Điều quan trọng là một hoặc nhiều nhân viên được khuyến khích để dành một phần lớn thời gian làm việc của họ một cách có hệ thống trong việc cải tiến, đổi mới. Đây là trường hợp ngay cả khi, hay đặc biệt hơn là khi, công việc kinh doanh của bạn đang được làm rất tốt. Bạn phải ở tình trạng cảnh giác để có thể phản ứng kịp thời với những thay đổi trên thị trường. Bạn có thể là thành công bây giờ trong việc cung cấp các bộc ghế trong thị trường xe hơi, nhưng trong ba tháng việc sản xuất loại này có thể bị xóa bỏ. Điều này là quan trọng để suy nghĩ trước.

6. Dám chấp nhận rủi ro

Kinh doanh có nghĩa là chấp nhận rủi ro. Sự đổi mới, cải tiến cũng như vậy. Ý tưởng cho sự đổi mới có nhiều khả năng phát triển thành công khi chúng phù hợp với mong muốn của khách hàng tiềm năng. Hãy thử để có được cảm giác về những gì thị trường mong muốn. Vị trí của mình trong suy nghĩ của khách hàng, hãy nghĩ về những gì họ cần, những gì sẽ cung cấp cho họ, những lợi thế cạnh tranh mà họ đang tìm kiếm.

7. Hãy tìm một người tranh luận mà bạn có thể tin tưởng

42

Tìm một ai đó, người mà bạn có thể thảo luận ý tưởng của bạn, người mà bạn có thể bàn bạc như một người bạn tranh luận thân thiết, một người không phải gắn liền với việc kinh doanh của bạn. Một ai đó am hiểu, có nhiều kiến thức, người có thể hỏi những câu hỏi đúng và giúp bạn tiến bộ. Bạn gọi đó là một cú shot bóng bức phá nếu bạn để mở cho những câu hỏi và lời tư vấn, hành động đổi mới của bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn. Nó sẽ làm cho bạn mạnh mẽ hơn, tốt hơn trong kinh doanh.

8. Giữ chữ tín – thoát ra khỏi sự ù lì

Giữ lời một khi bạn đã hứa hẹn với khách hàng. Điều này là rất quan trọng. Trở nên đáng tin cậy sẽ có lợi cho bạn và làm bạn ít bị tổn thất từ việc giá sản phẩm giảm liên tục. Một đối thủ cạnh tranh có thể cung cấp một sản phẩm mà nó được so sánh với sản phẩm của bạn, nhưng bạn tạo nên sự khác biệt bởi vì bạn cung cấp sản phẩm đúng thời gian, dịch vụ và sản phẩm của bạn luôn luôn có chất lượng cao. Điều này tạo ra một nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp của bạn. Bạn cần điều đó để giữ cho việc liên tục cải tiến hoàn thiện những sản phẩm của bạn.

Tình huốngBếp đun bằng dầu thực vật

Câu hỏiMột doanh nhân với động cơ duy tâm ở Ấn Độ muốn phát triển một bê p đun

bằng dầu giá cả phải chăng mà có thể đốt cháy dầu thực vật thay vì dầu hỏa. Các bếp này sẽ cung cấp một lựa chọn thay thế cho người nghèo ở Ấn Độ. Dầu hỏa là tốn kém, nhưng dầu thực vật luôn sẵn có ở bất cứ nơi nào mà mọi người có thể bấm dầu từ hạt và quả hạch. Các khái niệm rõ ràng, nhưng kỹ thuật thực hiện phức tạp, dầu thực vật và dầu hỏa lại hoàn toàn khác biệt nhau về đặc điểm cháy. Công ty không được trang bị đủ cho các xét nghiệm cần thiết. Một chuyên gia PUM đã được mời tới để giúp đỡ.Giải pháp

Với sự giúp đỡ của Đại học Công nghệ Delft ở Hà Lan, một buồng đốt đã được phát triển cho dầu nóng đến độ bốc hơi. Hơi nhỏ giọt từ từ vào ngọn lửa và do đó làm nóng một chảo. Để giữ chi phí sản xuất cho người dùng bếp ở mức tối

43

thiểu, các nhà phát triển tìm kiếm các nguyên liệu có sẵn ở địa phương hoặc có thể được sản xuất trong vùng lân cận.

Quá trình phát triển vẫn còn đang tiếp diễn, với sự đóng góp tích cực của người sử dụng thực tế. Xét cho cùng sự đổi mới có nghĩa là các sản phẩm sẽ đáp ứng các nhu cầu ở hiện tại cũng như ở khách hàng tiềm năng mới. Trong trường hợp này, sử dụng dầu thực vật để đun bếp có nghĩa là người sử dụng có thể được sử dụng và làm sạch bếp mà không cần tốn thêm chi phí nào.

IX. Xuất khẩuChỉ khi nào bắt đầu suy nghĩ về xuất khẩu khi sức sản xuất của bạn dư thừa.

Đừng bao giờ đầu tư vào xuất khẩu khi bạn chưa đứng vững trên thị trường chính của bạn. Bạn sẽ chỉ có một cơ hội để thành công nếu bạn đưa ra sản phẩm rẻ hơn so với sản phẩm ngoại, hoặc sản phẩm của bạn đặc biệt về chất lượng hoặc thiết kế hơn sản phẩm ngoại. Trong trường hợp đó, bạn nên tập trung vào thị trường ngách thì tốt hơn. Bạn có thể chấp nhận tốn chi phí kha khá để làm marketing tốt hơn. Đừng quên rằng bất kỳ ai trả tiền cho các khoản vận chuyển, bảo hiểm và quảng cáo, tất cả đều sẽ trở thành một phần của tổng các khoản phí cuối cùng.

Dưới đây là các quy tắc đã được kiểm chứng cho việc xuất khẩu:

1. Đầu tiên, hãy làm tốt việc kinh doanh tại thị trường nội địaBiết được chính xác thứ mà bạn chào hàng là gì. Thị trường nào hoặc đất nước nào mà bạn muốn xuất sản phẩm tới đó và họ có cần nó không? Làm vài tài liệu nghiên cứu thị trường trên báo và internet và luôn tự hỏi: Tôi có thể sản xuất thứ mà thị trường nước ngoài cần không? Cuối cùng, khách hàng sẽ quyết định bạn thành công hay thất bại.Bạn có thể cung cấp bao nhiêu sản phẩm? bạn có đủ khả năng và thời gian để cung cấp cho những đơn hàng đặt gấp không? Hãy cẩn thận với việc tích trữ sản phẩm trong kho. Chỉ sản xuất những sản phẩm được đặt hàng. Tốc độ giao hàng hoá của bạn thế nào? Hoặc tốt hơn, bạn có thể đưa ra một con số cụ thể thời gian giao hàng không? Nhà cung cấp của bạn có đáng tin cậy không?Bạn có thể đảm bảo chất lượng như đã ký kết với đối tác nước ngoài không?

2. Không bao giờ bắt đầu nếu không tin tưởng lẫn nhau

44

Việc chọn một nhà phân phối sản phẩm, đối tác làm ăn của bạn rất quan trọng. Ai sẽ là người nhập và phân phối sản phẩm cho bạn? Nên bỏ thời gian và tiền bạc để lựa chọn đúng người hoặc công ty. Bạn có tin họ và họ có tin bạn không? Nên có thái độ và yêu cầu rõ ràng đối với nhà nhập khẩu hoặc đại lý. Luôn làm việc bằng hợp đồng trong những việc liên quan đến sản phẩm, đóng gói và dán nhãn, giao hàng và thanh toán, quản lý chất lượng … nhớ viết nó ra.

3. Đừng quên sản phẩm xuất khẩu của bạn chính là một sản phẩm nhập khẩu

Tôi có được sản phẩm có chất lượng hay không? Thương hiệu có được chứng thực trên thị trường đó hay không? Ai là người giữ bản quyền? khách hàng có thể đọc được tên thương hiệu không? Có sự hiểu lầm từ ngữ gì không?Sản phẩm có được đóng gói đúng kiểu không? Đây có thể là những quy định về pháp luật, nhưng đôi khi cũng có thể phụ thuộc vào khía cạnh thương mại. Nhà nhập khẩu sẽ nói cho bạn biết. Dán nhãn: nhãn hàng của bạn dán đúng quy định và yêu cầu thương mại không?Xem xét về mã barcode của sản phẩm và cách đóng gói nó.Sử dụng EAN 128 code để chuyển hàng và dự trữ kho: nên nhớ, xuất khẩu cũng là ngành hậu cần

4. Đừng quên rằng bạn chỉ là một phần trong chuỗi cung ứng mà thôiChăm sóc khách hàng: tổ chức back và front office đúng lúc và chắc chắn rằng ít nhất có một người trong công ty biết nói tiếng anh, một ngôn ngữ rất quan trọng sử dụng khi xuất khẩu.Bộ phận chuyển hàng, sử dụng họ đúng lúc. Sử dụng các điều khoản INCO trong vận chuyển theo thoả thuận của nhà nhập khẩu. Cung cấp những tài liệu xuất khẩu và nhập khẩu theo yêu cầu. Việc ghi hoá đơn và giao nhận: nên có những điều khoản rõ ràng trong thanh toán. Điều này cũng nên được ghi trong hợp đồng với nhà nhập khẩu hoặc đại lý. Cẩn thận với việc nhận tiền tại thời gian ký hợp đồng. Trò chơi ở đây là: bạn giao hàng đúng lúc và họ sẽ trả tiền đúng thời gian. Kiểm soát dữ liệu: luôn cập nhật tên, địa chỉ, các điều khoản giao hàng và thanh toán, tên của đối tác …

45

Và: luôn tập trung liên lạc đúng lúc và rõ ràng

X. Trách nhiệm xã hội của công ty

Bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn như thế nào, bạn đều phải có trách nhiệm với những gì bạn làm:

Trách nhiệm với nhân viên. Trách nhiệm với môi trường tự nhiên (nguồn tài nguyên, vấn đề ô nhiễm

môi trường, chất thải) Trách nhiệm với các cơ quan chính quyền, các doanh nghiệp và các bên liên

quan khác.

Từ đó có thể hiểu trách nhiệm doanh nghiệp là:

Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR) là sự cam kết của doanh nghiệp về việc cư xử có đạo đức, tức là sự phát triển của doanh nghiệp phải gắn liền với việc cải thiện chất lượng cuộc sống của nhân viên và gia đình của họ tương đương với cộng đồng địa phương, của xã hội và gắn liền với việc cải thiện môi trường.

Định nghĩa này là của tổ chức World Business Council dành cho việc phát triển bền vững. Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR) là một khái niệm trừu tượng tương tự như khái niệm về “con người, hành tinh, lợi nhuận”. Trách nhiệm này cũng liên kết những hoạt động của doanh nghiệp đến những hậu quả có thể xảy ra cho môi trường trong khi những hoạt động đó đem lại rất nhiều lợi nhuận cho DN. Để thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR) đòi hỏi DN phải có sự hợp tác và cam kết thực hiện đáng kể, nhưng lợi ích nó mang lại cũng rất lớn.

Những ý tưởng và những vấn đề được trình bày dưới đây sẽ giúp bạn khi bạn cần cân nhắc áp dụng CSR để quản lý những khó khăn chính và tránh khỏi những cạm bẫy. Nhiều vấn đề không dễ và đòi hỏi sự tham gia toàn vẹn của bạn. PUM có thể trợ giúp bạn trong hầu hết các vấn đề được đưa ra.

Sự chú ý và quan tâm phát triển xã hội và môi trường tự nhiên đã và đang giảm dần đi trong nhiều thế kỷ. Sau cùng, một khái niệm thu được là chúng ta nên chăm sóc con người và hành tinh của chúng ta cùng lúc với việc tạo ra lợi nhuận và đó là câu trả lời cho câu hỏi của chúng ta về trách nhiệm của doanh nghiệp. Ở những

46

nước chậm phát triển hoàn cảnh khác nhau và việc mô phỏng các mô hình của CSR thì không được ủng hộ. Nhưng nếu bạn học tập những kinh nghiệm của chúng tôi và không mắc phải những sai lầm của chúng tôi thì bạn có thể tiến đến một mức xa ở phía trước. Các doanh nhân có thể tìm kiếm những lợi thế cho việc kinh doanh của họ khi quan sát doanh nghiệp của mình thông qua lăng kính “CSR”.

Dưới đây chúng tôi mô tả ngắn gọn các trường hợp ưu tiên áp dụng và các biện pháp có thể thực hiện được. Những trường hợp này bạn có thể vận dụng lên hoàn cảnh riêng của mình và bạn có thể nhận thấy rằng điều này có thể mang lại cho bạn những lợi thế.

Nhân sự

Nhìn chung, bạn biết rằng nếu nhân viên của bạn vui vẻ và trung thành thì họ sẽ ở lại với bạn và tiết kiệm cho bạn các chi phí qua nhiều lần tuyển dụng và huấn luyện nhân viên mới. Nếu những nhân viên tận tâm và có động cơ thúc đẩy, họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn và năng suất sẽ tăng lên, năng suất cao sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi nhuận hơn.

Hãy nhìn vào tiền lương và mức lương bạn trả cho nhân viên và hãy xét xem lại nếu bạn có thể cải thiện việc này. Việc cải thiện mức lương sẽ làm cho người ta ở lại và làm việc trung thành hơn.

Hãy nhìn vào điều kiện làm việc, đồng phục sản xuất, an toàn lao động (mũ bảo hiểm, giày bảo hộ, găng tay bảo hộ…) có thể ngăn chặn những tai nạn và tiết kiệm tiền cho bạn. Nơi làm việc có đủ không khí trong lành và ánh sáng cũng góp phần làm tăng năng suất.

Hãy xem xét những lý do vắng mặt vì bệnh tật, nếu bạn có thể giảm được những việc vắng mặt vì lý do bệnh tật, năng suất lao động của DN sẽ tăng.

Thể hiện cho các nhân viên của bạn thấy rằng bạn quan tâm họ, có như vậy họ sẽ đáp trả lại cho bạn bằng sự trung thành.

Môi trường

Chắc chắn đất nước của bạn có những luật nghiêm ngặt về bảo vệ môi trường. Mà có thể ảnh hưởng đến cách làm việc và công việc kinh doanh của bạn theo cách

47

này hay cách khác. Hãy thử quan sát những luật đó như một cơ hội để kiếm lợi nhuận. Một vài ví dụ:

o Tái sử dụng rác thải từ các nhà máy sản xuất (để tạo ra năng lượng hoặc cho

các mục đích khác) có thể giảm chi phí sản xuất và tăng lợi nhuận;o Chuyển sang sản xuất sạch hơn (nguyên liệu sạch hơn, tiêu thụ ít nước hơn,

ít chất thải hơn) có thể giảm bớt chi phí và tăng lợi nhuận;o Sử dụng ít năng lượng sẽ giúp giảm giá thành và đóng góp vào những chiến

dịch tiết kiệm năng lượng trong đất nước của bạn;

Quan hệ kinh doanh

Việc hành động có trách nhiệm theo những đạo đức kinh doanh được công nhận nghe có vẻ hợp logic, nhưng không phải lúc nào cũng có thể. Có thể thỉnh thoảng hay thường xuyên bạn phải chi tiền để có được một hợp đồng, một giấy phép, hoặc một chuyển nhượng cho công việc của bạn. Việc này thường được gọi là “Tham nhũng”. Không có những qui định về làm thế nào để chống tham nhũng ngoại trừ “Tránh xa khỏi nó” nhưng bạn thường sẽ không làm được điều đó ở vị trí của bạn. Có quá nhiều những hoàn cảnh khác nhau vì thế không có những qui tắt chung để chống lại tham nhũng. Trong dài hạn, tham nhũng có hại cho tất cả mọi người, cho sự phát triển của khu vực hay thậm chí là một quốc gia.

NHững điều dưới đây có thể được sử dụng khi quan sát môi trường, việc làm và những quan hệ kinh doanh liên quan đến doanh nghiệp của bạn:

1 Phòng bệnh rẻ hơn chữa bệnh

Sản xuất sạch có thể đạt hiệu quả kinh tế trong dài hạn. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí làm sạch. “Going green” có thể có ý nghĩa cho doanh nghiệp của bạn. Quan sát những qui trình sản xuất (và tất cả những qui trình liên quan khác) tìm ra những điểm có thể tiết kiệm được.

2 Hiểu các qui tắt

Ngày nay hầu như tất cả các Quốc gia đều có luật môi trường rất nghiêm khắc. Nhưng điều này không có nghĩa những luật đó luôn luôn được thi hành và đôi khi những có những qui định không còn phù hợp, nhưng doanh nghiệp thì vẫn còn bị mắc kẹt những qui định này, nhưng nếu không chấp hành chúng có thể gây rủi ro

48

cho doanh nghiệp của bạn. Mặc dù các biện pháp bảo vệ môi trường gây tốn chi phí ban đầu, nhưng chúng có thể là lựa chọn khôn ngoan trong dài hạn và trong cuối cùng giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động kinh tế hơn. Môi trường kinh doanh làm cho mọi người ý thức và giúp họ tập trung. Điều này tạo ra nhiều hoạt động hiệu quả hơn trong doanh nghiệp, cho chất lượng tốt hơn và chú trọng hơn nữa vào sự đổi mới.

3 Lưu ý những điều kiện tự nhiên đặt biệt

Pháp luật luôn không chú ý đến những điều kiện tự nhiên đặc biệt của các khu vực khác nhau trong các qui định của nó. Điều này đặt biệt đúng khi những luật đó được sao chép từ nước ngoài. Một khu vực có nhiều kim loại nặng trong đất; một khu vực khác sẽ có nhiều ion trôi nổi trong không khí. Hãy lưu ý những đặc tính môi trường đặt biệt xung quanh công ty của bạn và quyết định những cái bạn có thể làm để duy trì hay cải thiện môi trường tự nhiên như một thành tố trong môi trường sản xuất của bạn.

4 Kinh doanh bền vững là một trạng thái của tinh thần

Tính bền vững là hơn tiếp theo sau những quy tắc hoặc quy trình kỹ thuật. Nó là một trạng thái của tinh thần và thường ăn sâu vào văn hóa của bạn. Để đưa nó vào công ty của bạn, bạn phải bắt đầu với sếp. Người đặt ra các tình huống cho các nhân viên của mình, người có thể khuyến khích họ bảo vệ thiên nhiên và môi trường. Tương lại đang bị đe dọa ở đó con người nhận thức được những tác động từ những hành động của họ.

5 Bài học từ những lỗi mà người khác gặp phải

Một doanh nghiệp có thể học hỏi từ những sai lầm mà các doanh nghiệp khác đã gặp phải. Bạn không phải lập lại chúng cho doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể mua các công nghệ kỹ thuật đã được loại bỏ lỗi và vươn lên khỏi sự cạnh tranh bằng cách này. Nếu bạn tập trung vào giảm sự lãng phí và ngăn ngừa sự lãng phí từ khi bắt đầu quá trình sản xuất, điều đó sẽ dẫn đến việc thiết lập các xử lý nhỏ hơn, những thiết kế đặc trưng hơn và những thủ tục hiệu quả hơn. Bạn sẽ sản xuất sạch hơn và rẽ hơn, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều tiền về sau. Những nguyên vật liệu mà nhập rẻ bây giờ, có thể là đắt hơn nhiều trong mười năm tới. Các chi phí này và năng lượng có xu hướng tăng vì vậy bạn nên đưa vào sự tính toán khi bạn

49

đang lập kế hoạch dẫn đầu. Sử dụng những thời cơ và những cơ hội được cung cấp từ môi trường của bạn.

6 Khuyến khích nhân viên ý thức về môi trường

Vấn đề Môi trường là không giới hạn ở các chuyên gia mà ai cũng có thể hỗ trợ. Giải pháp là một phần của quy trình thông thường trong các tổ chức. Làm thế nào để đối với một vấn đề phát sinh, nó có thể được ngăn chặn như thế nào, chất thải có thể tái chế như thế nào? Nếu tất cả các nhân viên (và các bộ phận) luôn luôn hỏi chính họ những câu hỏi này, doanh nghiệp có thể giảm được sự lãng phí và ô nhiễm môi trường.

7 Qui trình sản xuất : Giữ nó sạch như bạn có thể

Thiết kế quy trình sản xuất của bạn theo cách mà không có vấn đề đối với môi trường hoặc có xử lý chất thải có thể chấp nhận được. Xử lý chất thải bao gồm khí thải vào nước, không khí và đất. Quản lý chất thải không phải bắt đầu từ việc thu thập và xử lý chất thải mà bắt đầu từ việc ngăn chặn chất thải, phân loại chất thải, giảm thiểu và tái chế chất thải. Sự xử lý và điểm đến cuối cùng của chất thải là ở cuối dòng.

Sạch sẽ, sản suất bền vững là trái tim thành công của doanh nghiệp. Chọn những quy trình đơn giản nhưng mà sạch ở mức có thể. Chấp nhận tất cả những rủi ro tiềm ẩn và đưa ra những câu trả lời. Nó sẽ có tác động tích cực đến môi trường làm việc của nhân viên.

Bạn cũng có thể kết hợp với các doanh nghiệp khác để giải quyết vấn đề môi trường. Sẽ giảm chi phí và duy trì một sân chơi bình đẳng cho bạn và đối thủ cạnh tranh của bạn.

Bước tiếp theo là bạn có thể tạo ra một doanh nghiệp mới từ đặc điểm của môi trường. Một vài ví dụ sẽ chứng minh cho điều này:

Thu thập các chai nhựa, ly, và những cái túi nằm khắp mọi nơi và tái chế chúng. Chúng có thể được sử dùng để tạo ra sản phẩm mới như vật liệu đóng gói và đồ dùng gia đình, kết hợp quản lý nước và chăn nuôi gia súc với nghề làm vườn, tiết kiệm hoặc xử lý nước ngầm, thu thập, xử lý phân để làm phân bón. Tưới và bón phân cho đất để sản xuất rau và hoa quả

50

8 Các phúc lợi làm tăng sự hài lòng của nhân viên lên và năng suất cũng tăng theo.

Môi trường làm việc phải được an toàn và được bảo vệ, nó có thể là cần thiết để mang giày dép hoặc mũ bảo hiểm một cách an toàn. Trong bất kỳ tình hình nào, ông chủ cần thiết lập các tình huống. Nó sẽ có lợi cho nhân viên của bạn và như vậy việc kinh doanh của bạn sẽ hoạt động liên tục.

9 Lấy lời khuyên từ những người trong cuộc

Tìm kiếm các chuyên gia trong phạm vị của bạn, người mà có thể tư vấn cho bạn. Trong nội bộ là lựa chọn tốt nhất để ngăn ngừa các vấn đề về sự lành mạnh và các vấn đề về an toàn. Đi bộ với một đồng nghiệp và xem nơi nào mà nhà máy của bạn hoặc khu vực kinh doanh có thể cải thiện về mặt lành mạnh và an toàn.

10 Những quy tắc lao động quốc tế có tồn tại

Nếu bạn muốn đối phó với các công ty quốc tế, phải nhận thức rằng họ đang bị ràng buộc các quy tắc quốc tế đối với lao động trẻ em, lao động cưỡng bức, sự tự do của tổ chức, phân biệt đối xử, vv… những quy tắc mà có thể chưa được phát triển tốt tại nước bạn. Áp lực cộng đồng tại các quốc gia sở tại buộc họ phải hành xử theo những quy tắc quốc tế đó. Năng lực của bạn với thông tin sẽ giúp bạn có được sự chuẩn bị. Các tổ chức quốc tế có liên quan sẽ được hạnh phúc hơn khi hỗ trợ bạn trong việc cải thiện môi trường làm việc của bạn.

11 Nếu bạn gặp sự tham nhũng, hãy yêu cầu tư vấn, liên quan đến những người khác bất cứ khi nào có thể

Xin lời khuyên từ một người đáng tin cậy gần gũi với bạn nếu bạn không biết phải làm gì trong khi tham nhũng đang làm phiền bạn. tìm kiếm các đồng nghiệp đã có kinh nghiệm trong tình huống tương tự và thử xem nếu bạn có thể hành động cùng nhau để ngăn chặn nó trong thời gian tới. Liên quan đến báo chí đôi khi cũng có lợi.

12 Ngăn chặn "mất mặt" với tham nhũng

Tìm các giải pháp để các Đảng khác vẫn có thể đạt được một cái gì đó mà không mất mặt và bạn vẫn có thể đạt được mục tiêu của bạn.

51

13 Tránh phải trả cho tham nhũng

Nhớ rằng nếu bạn trả tiền cho một lần tham nhũng, bạn sẽ phải tiếp tục làm như vậy. Không có cách để quay trở lại và tình hình có thể trở nên tồi tệ thêm.

XI. Lập kế hoạch kinh doanh

Một đội quân và một hoạt động kinh doanh có nhiều điểm chung hơn bạn có thể mong đợi.Cả hai đều đòi hỏi phải chuẩn bị và tập trung. quân đội làm việc với một kế hoạch hoạt động, một doanh nghiệp với một kế hoạch kinh doanh. Mục đích là giống nhau trong cả hai trường hợp: để giành chiến thắng. Dưới đây là gợi ý mười và mẹo về cách thực hiện một kế hoạch kinh doanh

1. Hãy suy nghĩ như một vị tướng quân đội

Một quân đội sử dụng kế hoạch hoạt động để chuẩn bị cho nhiệm vụ chiến tranh hay hòa bình. Theo một quy định chúng bao gồm năm yếu tố

1. Hiện trạng về các phương tiện của đối phương sở hữu2. Sứ mệnh3. Hoạt động4. Cung ứng hậu cần5. Chỉ huy và các kết nối

Trong quân đội mọi thứ đều thuộc về kỉ luật, Đó là một trong những phẩm chất cốt lõi của nó.

Doanh nhân có thể học hỏi được rất nhiều từ này. Thế giới kinh doanh sử dụng kế hoạch kinh doanh. Chức năng chính của họ là làm cho nhiệm vụ minh bạch, đánh giá thị trường, mục tiêu thiết lập và chịu sự cạnh tranh. Tình báo về đối phương có thể được so sánh với một phân tích về thị trường và cạnh tranh. Đưa ra lệnh kết nối và làm tương tự như quản lý kinh doanh hàng ngày. Kỷ luật cũng là điều quan trọng nhất là thế giới kinh doanh. Doanh nghiệp sản xuất phụ thuộc vào các nguyên tắc chỉ trong 1 thời gian và nó cũng cần thiết để đáp ứng thời hạn và các thỏa thuận trong các doanh nghiệp khác. Nhân viên cần được đào tạo phù hợp điều này

52

2.Ngăn ngừa sự phá sản

Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa thất bại bởi vì họ thiếu một tầm nhìn dài hạn cho doanh nghiệp của họ. Mục tiêu không rõ ràng, khách hàng họ mong muốn không biết hoặc hiểu sai

Thất bại cũng có thể xảy ra bởi vì hoạt động kinh doanh đã được đánh giá thấp, hoặc lập kế hoạch tài chính và doanh thu không được giám sát chặt chẽ đủ. Bởi vì thiếu tầm nhìn, đánh giá và kiểm tra,thủ tục không hiệu quả và không phù hợp và hệ thống đôi khi vẫn còn hoạt động. Thiếu Một kỹ năng cần thiết cũng có thể là một vấn đề. Các nhân viên mà không đủ trình độ và quản lý không thể thay đổi tình hình. Trong tất cả các trường hợp này thường có các trường hợp là một thiếu lãnh đạo.

Một kế hoạch kinh doanh rõ ràng có thể làm được điều kỳ diệu. Tất cả các vấn đề liên quan được giải quyết và cải tiến có thể được thực hiện. Đó là điều cần thiết để có được các nhân viên tham gia, vì điều này sẽ tạo ra hỗ trợ cho các kế hoạch

3. Đừng nhìn quá xa về phía trước

Một kế hoạch kinh doanh có kế hoạch cho năm năm tiếp theo và được điều chỉnh mỗi 3 năm.3 năm là một khung thời gian quản lý. Ngoài ra, mọi thứ chưa cần. Các doanh nghiệp cần định kỳ đánh giá số liệu các kế hoạch được trên lịch. Kiểm tra phải được tiến hành hàng năm để xem liệu các mục tiêu cần phải được điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế. Sau đó, sau ba năm, doanh nhân đánh giá các mục tiêu đã đạt được và liệu kế hoạch có cần phải điều chỉnh không. Đây là một cách để giữ cho kinh doanh tập trung mạnh. Một kế hoạch kinh doanh chỉ có thể thành công nếu nó được hỗ trợ của toàn bộ công ty. Đây là lý do tại sao nó cần thiết phải liên quan đến việc cán bộ chủ chốt ngồi vào phòng họp từ đầu khi lập kế hoạch. Các kế hoạch kinh doanh bao gồm một số yếu tố cố định: từ nhiệm vụ và chiến lược để kết luận và kiến nghị

4. Bắt đầu với một nhiệm vụ và chiến lược

Một kế hoạch kinh doanh bắt đầu với một tuyên bố về nhiệm vụ và chiến lược. Tuyên bố nhiệm vụ, những ngày này cũng được gọi là định nghĩa kinh doanh, là một bản tóm tắt về những gì doanh nghiệp muốn đạt được. Nói cách

53

khác, làm thế nào để muốn giành chiến thắng trong chiến tranh. Nhiệm vụ của doanh nghiệp là vô tận và mô tả mục đích của nó trong nhiều năm tới. Điều này tập trung ngăn cản sự sai lệch. Một hồ sơ mạnh là kết quả và khách hàng biết chính xác lý do tại sao họ nên chọn một doanh nghiệp cụ thể. Đây là lý do tại sao nó không chỉ liên quan đến những người chính khi bắt đầu, nhưng cũng có những nhân viên cấp thấp nhất trong công ty.Thông tin từ dưới lên và từ trên xuống dưới là một yêu cầu cơ bản, bởi vì mọi người có được ý thức về chiến lược công ty và làm việc cho nó.Một nhiệm vụ có thể được trở thành số một trong lĩnh vực, nó cần được biết đến với tất cả mọi người ở trong hay ngoài công ty và có thể được sử dụng như một công cụ tiếp thị.

Nhiệm vụ này là sau đó xây dựng thành một chiến lược, với một số mục tiêu cụ thể cho năm năm tiếp theo. Ví dụ, khi là tốt nhất trong lĩnh vực của một người có thể yêu cầu hướng tới chất lượng cao nhất trong các sản phẩm của bạn, khách hàng đánh giá cao nhất hoặc tốt nhất hồ sơ môi trường. Những mục tiêu này được quy định trong điều khoản chi tiết cho năm năm tiếp theo. Chương đầu tiên cũng chứa một phân đoạn ngắn về lịch sử và nền tảng của công ty.

5.Biết rõ khách hàng và đối thủ cạnh tranh của bạn:

Chương thứ hai của kế hoạch kinh doanh mô tả các thị trường mà công ty hoạt động. Trong biệt ngữ quân sự: tình báo đối phương. Nó bắt đầu với hai danh sách: khách hàng lớn, trong đó tỷ lệ phần trăm doanh thu mà họ mang lại và các cuộc thi lớn

Danh sách thứ hai có thể là quan trọng nhất, vì nó cung cấp cơ hội để phân tích khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Làm thế nào để làm đối thủ cạnh tranh so với bạn? điểm mạnh và điểm yếu của họ là gì? Các tiêu chí như vị trí, giá cả. chất lượng, công suất, độ tin cậy và thân thiện của khách hàng được đưa vào tài khoản ở đây

Bạn và đối thủ cạnh tranh của bạn sẽ được thưởng điểm cho mỗi tiêu chuẩn. Sau đó, một giá trị là do mỗi tiêu chuẩn. Chất lượng có thể là quan trọng hơn độ tin cậy, ví dụ. Hoặc ngược lại, tùy theo hoàn cảnh thị trường. Chất lượng có thể là do hai yếu tố là giá trị và độ tin cậy. Tất cả các điểm này sau đó được nhân với hệ số giá trị được giao và sau đó được tăng lên. Kết quả là sẽ tạo ra 1 chỉ thị mà công ty sẽ phải thực hiện và vị trí mà doanh nghiệp cần chiếm giữ trong danh sách của

54

những đối thủ cạnh tranh. Sự phân tích này giúp xác định rõ rang những mục tiêu cho công ty của bạn. Chẳng hạn, bạn phải tập trung vào cải thiện chất lượng hoặc uy tín

Sự phân tích thị trường kết thúc với 1 SWOT-analysis: một mô hình phân tích với những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và những mối đe dọa công ty của bạn phải đối mặt. Hai vấn đề trước nằm trong phạm vi công ty của bạn, hai cái sau đến từ bên ngoài. Tất cả những thứ đó giúp khắc phục những điểm yếu và cải tiến những điểm mạnh trong quá trình kinh doanh của bạn. Những mối đe dọa có thể không thường xuyên bị loại trừ, nhưng một công ty có thể kiểm soát chúng 1 cách hạn chế nhất có thể. Hiển nhiên những cơ hội là quan trọng nhất, như chúng mang lại những cơ hội cho những mục tiêu mới.

6. Đánh giá như thế nào công ty của bạn đang làm

Các chương thứ ba của kế hoạch kinh doanh liệt kê chi tiết phương tiện sản xuất của doanh nghiệp: nhà cửa, máy móc và tài sản khác và năng lực sản xuất của họ. Chương này cũng mô tả bao nhiêu người làm việc trong các đơn vị khác nhau hoặc các chi nhánh. Nó rất quan trọng để có được những thông tin đáng tin cậy, do đó những cái mô tả này là cái sườn trong quá trình kinh doanh của bạn

7. Đạt được một cái nhìn sâu sắc vào kết quả tài chính của bạn

Khi doanh nghiệp của bạn đã hoạt động được hơn một năm qua, chương thứ tư của kế hoạch kinh doanh sẽ cung cấp cho một tổng quan về các kết quả tài chính của năm trước và những người trước đó nếu có. Kết quả sẽ được đưa ra cho từng ngành, từng bộ phận, nếu có thể. Những chỉ số sẽ chỉ ra những khu vực nào kinh doanh lời hoặc lỗ và khu vực thực hiện tốt nhất

Khi lên kế hoạch, làm 3 kịch bản, sự trợ giúp- nhiều nhất có thể - bằng những chỉ số: một tình huống xấu nhất, một kịch bản thực tế và một kịch bản lạc quan.Giám sát tài chính của bạn. Kiễm tra số kiệu mỗi quý, bạn sẽ biết những điểm mạnh, điễm yếu và những cơ hội trong quá trình kinh doanh của bạn. Hảy bảo đảm bạn không chỉ tập trung trên dòng tiền (lợi nhuận và chi phí hiện tại), mà còn trên những kết quả và tính chất có thể giải quyết được (đánh giá tín dụng) trong trung hạn và dài hạn. Đây là cái quan trọng khi thự hiện quá trình đầu tư. Giữ một danh sách những tỷ giá quan trọng nhất trong mua và bán sản phẩm và nguyên liệu. Một

55

cái tổng quan của tất cả những số liệu sẽ chuyễn thành những mục tiêu cho những năm tiếp theo.

8. đánh giá tiềm năng thị trường cho mỗi sản phẩm:

Chương 5 của kế hoạch kinh doanh giải quyết những cơ hội thị trường cho những sản phẩm khác nhau. Những sản phẩm hay dịch vụ nào phù hợp với những thị trường nào, đâu là cơ hội và ai là những khách hàng mục tiêu? Làm một sự đánh giá cho mổi sản phẩm, nếu có thể. Kết hợp với những cái tiềm năng nhất sẽ được một cái ưu thế nhất. Nó sẽ đáp ứng như một cơ sở cho kế hoạch mua lại. Kế hoạch này có thể gồm việc đánh vào mục tiêu mới, những khách hàng tiêu năng, thực hiện những cuộc gọi theo sát và những cuộc thăm hỏi những khách hàng tiềm năng đó

Duy trì một cơ sở dữ liệu của khách hàng đáng chú ý quan tâm của bạn. Đây là lý do tại sao quản lý quan hệ khách hàng được đề cập ở đây (CRM). Điều quan trọng là để giữ quan hệ tốt với khách hàng của bạn, để tìm hiểu xem họ có hài lòng về mức độ của dịch vụ. mong muốn của họ là gì? Việc kinh doanh của bạn có thân thiện với khách hàng không? Nếu bất cứ điều gì có thể được cải thiện, đó là một mục tiêu mới để hướng tới. Những thay đổi nhỏ có thể đem đến sự chính sự bất mãn sau tất cả. Thách thức là để giữ khách hàng hiện tại cảm thấy hài lòng

9. Vạch rõ chỉ tiêu trong quy định kết quả và đầu tư

Bên cạnh việc định vị và ưu tiên sản phẩm / thị trường kết hợp, chương thứ năm của “các thỏa thuận kế hoạch kinh doanh với quy hoạch”. Mục tiêu cụ thể được xác định về mặt kết quả và đầu tư. đầu tư trong tương lai, trong nhà máy hay nhà ở chẳng hạn, nên là một phần của kế hoạch kinh doanh.Đầu tư thực tế phụ thuộc vào kết quả đạt được bằng cách lập kế hoạch các kết quả này, bạn nhận được một cái nhìn sâu sắc vào các tùy chọn và đầu tư của bạn. Lập kế hoạch, cả về kết quả và đầu tư, các lực lượng một công ty có nhiều lựa chọn. Điều gì đã ưu tiên, những gì có thể được thuê, những gì cần phải được mua? Khi phải đối mặt với những kiểu câu hỏi, nhân viên sẽ bắt đầu nghĩ về những lựa chọn để làm

Kế hoạch cũng có thể mở rộng cho nhân viên, làm thế nào lớn lực lượng lao động của bạn nên được trong ba năm tới, loại người nào bạn cần, làm thế nào về đào tạo? kế hoạch nhân sự này đề cập đến vấn đề chất lượng và có thể dẫn đến một

56

kế hoạch chất lượng riêng biệt, xác định các bước để đạt được những cải thiện trong lĩnh vực này

Một kế hoạch mua sắm mô tả người được phép mua hàng của công ty, trong các lĩnh vực gì và đến mức độ nào. theo cách này, quyết định mua lớn chỉ được thảo luận với người quản lý

10. Danh sách các mục tiêu và các bước hành động cần thiết

Chương cuối cùng của kế hoạch kinh doanh mang đến tất cả sự lỏng lẻo cùng sự kết thúc.trong kết luận ngắn gọn súc tích, tất cả các sự kiện, con số và những thách thức được tóm tắt và vạch rõ mục tiêu chiến lược.danh sách các khuyến nghị và cho ý kiến về làm thế nào để đạt được tất cả điều này. lợi nhuận có thể được tạo ra bởi các chi phí kiểm soát, cung cấp một sản phẩm độc đáo, dịch vụ và giữ tập trung của bạn giới hạn trong một nhóm mục tiêu ban đầu. Điều này mang đến cho chúng tôi trở lại chương đầu tiên của kế hoạch kinh doanh: Nhiệm vụ và tầm nhìn của công ty

57