Administración de documentos

Docentes: Jenny Palacios Fecha: desde 22/01/2015 hasta 28/01/2015Terceros Años Asistente Técnico Bilingüe2 horas clases.

Unidad: Uno Tema: Introducción a la

administración de documentos.

Clase # 2 Archivo

Actividad #1 Pre saberes.Actividad #2 Tipos de documentos y medios para conservarlos.

Actividad #3 Métodos para conservar su información

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Agenda

ACTIVIDAD #1 ASPECTOS DE TRABAJO.

• PROPÓSITO• RECONOCER CONCEPTOS EN EL ESTUDIANTES

ORIENTADOS AL TEMA A IMPARTIR.

• INSTRUCCIONES1. PRESTE ATENCIÓN A LAS SIGUIENTES LAMINAS QUE

PERMITEN

2. CONTESTE SEGÚN SE LE VA SOLICITANDO

3. DIVIDA EL GRUPO EN DOS

4. TOME NOTA DE LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA.

PRESENTACIÓN DE VIDEO

• A CONTINUACIÓN SE MUESTRA UN VIDEO CON PUNTOS CLAVE SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTO.

• COMENTE CON LA CLASE SOBRE LAS PALABRAS Y SUS CONCEPTOS DEJADO EN CLASE ANTERIOR

• DISCUTA SOBRE EL CASO.

• TIEMPO 15 MIN.

• DESCRIBA LAS SIGUIENTES PALABRAS.

• ARCHIVAR

• COMUNICACIÓN

• DOCUMENTOS ÚTILES

• DOCUMENTOS VITALES

• DOCUMENTOS IMPORTANTES

• DOCUMENTOS NO ESENCIALES.

ACTIVIDAD #2 TIPOS DE DOCUMENTOS Y MEDIOS PARA

CONSERVARLOS

• PROPÓSITO

• DESCRIBIR DIFERENTES MEDIOS EN LOS CUALES SE CONSERVA INFORMACIÓN

• INSTRUCCIONES:

1. PRESTE ATENCIÓN A LAS SIGUIENTES LAMINAS

2. TOME NOTA EN SU CUADERNOS SOBRE LOS TEMAS EXPUESTOS.

TIPOS DE DOCUMENTOS

• LOS DOCUMENTOS PUEDEN SER DE DIFERENTES TIPOS Y CONSERVARSE EN DIFERENTES MEDIOS:

• TIPOS DE DOCUMENTOS: CARTAS, MEMORANDOS, INFORMES, ESTADOS FINANCIEROS, FACTURAS, CHEQUES, LICENCIAS, SOLICITUDES, ENTRE OTROS.

MEDIOS PARA CONSERVAR INFORMACIÓN

• EXISTEN DIFERENTES MEDIOS:

1. LOS MEDIOS DAN LAS RESPUESTAS MAS CLARAS. FOTO, VIDEOCINTAS, AUTO CINTAS,

2. PETROGRÁFICOS, PAPIRO, PERGAMINO., PAPEL, ROLLO DE PELÍCULAS.

ACTIVIDAD # 3 MÉTODOS PARA CONSERVAR LA INFORMACIÓN.

• PROPÓSITO

• DESCRIBIR LOS CONCEPTOS DE LOS DIFERENTES TIPOS DE CONSERVAR LA INFORMACIÓN.

• INSTRUCCIONES

• TRABAJE DE FORMA ORDENADA LOS DIFERENTES TIPOS DE MÉTODOS PARA CONSERVAR LA INFORMACIÓN

• COPIE LA INFORMACIÓN NECESARIA EN SUS CUADERNOS.

• SIGA LAS INSTRUCCIONES DE LA MAESTRA

DIFERENTES MÉTODOS

• GANCHO O ESPIGÓN

• NIDO DE PALOMA

• CARPETA ACORDEÓN

• ARCHIVO HORIZONTAL

• ARCHIVO CAJA

• TABLA SHANNON

• ARCHIVO VERTICAL

• ARCHIVO LATERAL

• ARCHIVO ELECTRÓNICO.

PREGUNTAS

1. ¿POR QUÉ SON IMPORTANTE LOS DOCUMENTOS?

2. ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS PARA CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS?

3. ¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO A SU VALOR?

4. DURANTE UNA SEMANA ANALICE LAS OFERTAS DE EMPLEO QUE APARECEN EN LOS PERIÓDICOS DE SU COMUNIDAD. DIGA DE QUE MANERA LOS REQUISITOS DE LOS PUESTOS QUE APARECEN EN ESOS ANUNCIOS SE RELACIONAN CON EL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS.

CASO DE ESTUDIO

• BENÍTEZ, CASTILLO Y ASOCIADOS ESTÁN TRANSFIRIENDO Y DESCARTANDO DOCUMENTOS QUE YA NO TIENEN VALOR. RAMONITA DÍAZ PROPUSO RECICLAR ESTOS DOCUMENTOS USÁNDOLOS PARA IMPRIMIR, EN EL REVERSO, LOS MENSAJES RECIBIDOS POR FAX. RAMONITA SEÑALÓ QUE ESOS PAPELES TAMBIÉN SE PUEDEN UTILIZAR PARA PREPARAR BORRADORES Y TOMAR MENSAJES Y NOTAS A MANO. SU COMPAÑERA, MARIANA GARCÍA, LE HIZO NOTAR QUE ESTO NO DEBE HACERSE Y RECOMENDÓ COMPRAR UNA TRITURADORA DE PAPEL Y ENVIAR EL MATERIAL TRITURADO A UN CENTRO DE RECICLAJE DE PAPEL.

• ¿CON QUIÉN ESTÁ DE ACUERDO? JUSTIFIQUE SU CONTESTACIÓN.