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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ……...…………………………………………................................………...2
ORACIÓN DE LA SECRETARIA.........................................................................................3
CUALIDADES DE LA SECRETARIA…………………………………………………………....4OBLIGACIONES DE LA SECRETARIA………………………………………………………………………..4
PROGRAMA DE LA SECRETARIA …………………………………………………………………………….5
COMO DEBE SER UNA SECRETARIA...............................................................................5
LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA.........................................................................6
MAPA CONCEPTUAL..........................................................................................................7
ETIQUETA Y PROTOCOLO.................................................................................................7
ACTAS..................................................................................................................................7
CARTAS……………………………………………………………………………………………..8
MEMORANDOS...................................................................................................................9
INFORMES.........................................................................................................................10
CIRCULARES.................................................................................................................... 12
CERTIFICADOS.................................................................................................................13
CONSTANCIAS..................................................................................................................13
FLUJOGRAMA……………………………………………………………………………………14
BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………………………14
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INTRODUCCION
Estos consejos básicos para una secretaria tiene como finalidad recoger y ordenar el saber acumulado en el proceso de desarrollo de algunas competencias como: elementos de secretariado, formación humana, formación socio laboral, matemática contable, tecnología informática y lecto escritura.
Este trabajo se realizó con el fin de dar a conocer a aquellas personas que se desempeñan en un espacio laboral y que muchas veces no cuentan con el conocimiento suficiente de las actividades que desempeñan en este.
La información que se dará a conocer son recopilaciones de Manual de Gestión Secretaria, dado en la clase de INTECS por la profesora Nelsy Jaramillo.
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ORACIÓN DE LA SECRETARIA
Solo por hoy. Oh Dios mío, concédeme el don de la valentía para que pueda andar libre y tranquila por las sendas de la vida haciendo mi trabajo cada día
más fructífero y con más ánimo.
Concédeme el don de la sonrisa para que pueda sonreír y ver el aspecto alegre y favorable de la vida, y pueda ayudar a mis semejantes a verlo también.
Concédeme el don de la armonía, para que pueda vivir en la amistad y buena correspondencia con los demás y pueda tratarlos como quisiera que me trataran
a mí.
Concédeme el don de la lealtad, para que pueda vivir conforme a la fe más grande que mi corazón conoce y así pueda honrarte y glorificarte con mis actos.
Concédeme el don de la paciencia; para que pueda tolerar las faltas de los demás y para que ellos en cambio toleren las mías.
Concédeme el convencimiento de que el amor es el “cumplimiento de la ley del maestro: amaras a tu prójimo como a ti mismo”.
Solo por hoy, oh dios mío, concédeme el don de la fe para saber que todas estas cosas que te he pedido me serán concedidos en los días por venir y siempre.
Así sea
CUALIDADES DE LA SECRETARIA
1. 1. Ante todo feminidad.2. 2. El arte y conocimiento de las relaciones humanas.3. 3. Responsabilidad.4. 4. Honestidad e integridad.
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5. 5. Espíritu de superación constante.6. 6. Iniciativa y sentido común.7. 7. Dinamismo.8. 8. Buen juicio e inteligencia.9. 9. Una gran fuerza de voluntad.
10. Sentido de humor.11. Una excelente y permanente presentación personal.12. Ética profesional intachable.
UNA SECRETARIA DEBE SER:
OBLIGACIONES DE LA SECRETARIA
1. 1. Cambiar la hoja del calendario.2. 2. Colocar agua y flores en los floreros, y en ocasiones regar matas.3. 3. Organizar el escritorio del jefe.4. 4. Afilar los lápices.5. 5. Registrar la correspondencia llegada.6. 6. Despachar la correspondencia.7. 7. Archivar.8. 8. Elaborar el recordatorio de las labores del día.9. 9. Verificar lo que hay anotado en el orden del día.10. Despachar el correo.
PROGRAMA DE LA SECRETARIA
1. 1. Entrada puntual.2. 2. Preparación del trabajo del día, consulta de fichero donde anoto lo concerniente a la
presente jornada.3. 3. Lectura del correo y de los servicios de prensa si el jefe está interesado en ellos.
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4. 4. Organización de las tareas que pertenecen a sus auxiliares antes de la llegada del jefe.5. 5. La secretaria estará dispuesta a atender la llegada del director. Con él tratará los asuntos
relacionados con la jornada más otros nuevos e interesantes que el jefe traerá consigo.6. 6. No olvidar que el jefe está en el despacho por lo tanto permanecerá atenta e un nuevo
llamado de él.7. 7. Atender debidamente el teléfono y las visitas que sucederán sin duda a media mañana.8. 8. Cuando el jefe no la necesite, digitará algunas cartas o hará que el subalterno de ello.9. 9. Por la tarde repasara el plan de trabajo si se ha desarrollado conforme a lo previsto.
10. Tal vez el director quiera repasar de nuevo los asuntos programados para el día o dicte algunas cartas.11. La calma de la tarde será excelente para archivar y buscar algunos documentos enlazados a otros temas por resolver.12. Programa escrito para las labores del día siguiente.
COMO DEBE SER UNA SECRETARIA
Toda digitadora aspira a ser secretaria particular, ya que este trabajo es más valioso e interesante.
Esta posición tiene más oportunidades para su iniciativa y tareas que no encuentra en la rutina diaria.
Como digitadora se debe llevar una perfección que la capacite para aceptar la responsabilidad que un puesto de secretaria exige.
La secretaria no espera que el jefe le diga todo lo que tiene que hacer, debe saber los datos que el jefe necesita y tenerlos a mano. Al hablar por teléfono debe ser gentil y recordar que está representando a su jefe y que desea que a todas las traten con la misma cortesía acostumbrada por él. Al tomar el auricular debe de dar a conocer el nombre o razón social del negocio.
La secretaria por el puesto que ocupa oye y conoce muchos asuntos relacionados con el negocio, debe ser discreta y no confiarlos absolutamente a nadie ni siquiera a sus familiares, en caso de hacerlo faltaría al sigilo de perder la confianza y si pierde la confianza perderá el puesto.
Por ejemplo: Auesteco Sucursal Uno habla la secretaria de gerencia ¿En qué puedo servirle?, en esta forma hay un claro entendimiento, de la persona de quien se trata y así debe evitarse la incertidumbre de pérdida de tiempo, debe asegurar toda clase de papeles donde no estén a mano, ni vista de los ojos indiscretos del público, debe saber que un pequeño descuido ocasiona la perdida de cualquier negocio.1
1 Auesteco Sucursal, menciona una forma clara de cómo debe tratar una Secretaria de Gerencia.
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Cuando hable por teléfono hágalo muy breve y claro, debe evitar conversaciones con amigos, esto es molesto para el jefe.
Vigilar que la oficina del jefe este siempre ordenada lo mejor posible, los papeles en sus respectivos lugares, el computador debe estar desocupado. Estos detalles pronto son observados por su jefe, aunque él no lo demuestre. La correspondencia debe estar limpia para que su trabajo sea el mejor presentado en la oficina.
LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA
En general se ocupa de:
o Organizar, en ciertos casos, asistir a reuniones.
o Establecer buenos contactos telefónicos.
o Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, entre otras.
o Planificar su tiempo y el de su jefe.
o Preparar y tratar la información adecuadamente.
o Concertar, acoger y atender a las visitas.
o Preparar presentaciones de productos o servicios.
o Organizar los viajes de negocio.
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Resumiendo, se nos indica, debe ser: trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.
Muy importante lo que indica Fernando Vigorena, que una secretaria que centra su futuro y sus capacidades técnicas no estará aprovechando el cambio de época que se está verificando, sino más bien estará preparándose solo para sobrevivir. Quienes sepan que solo el cambio de uno mismo podrá asegurar un éxito, serán las secretarias del siglo XXI.
MAPA CONCEPTUAL
LA SECRETARIAETIQUETA Y PROTOCOLO
ACTASLas actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativos legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
De acuerdo con la importancia y característica del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar con papel membrete.
UTILIZACIÓN DE LAS ACTASLas actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica.
CLASE DE ACTASExisten varias clases de actas entre las cuales se destacan:
o Actas de comités.o Actas de concejo municipal.o Actas de consejos.o Actas de junta directa.o Actas de asambleas.o Actas de reuniones administrativas.o Actas levantamientos de cadáveres.o Actas de baja de inventarios.o Actas de eliminación de documentos.o Actas de sociedades.o Actas de entrega.
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CARTAS
La expedición de carta u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de funciones.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato cartas, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página las demás con el logo.
Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaraciones dentro del texto.
CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a sus destinarios para ello se recomienda tener en cuenta:
o Tratar un solo tema por comunicación.
o Redactar en forma clara, precisa, concreta, concisa.
o Usar tratamiento respetuoso o cortés.
o Redactar en primera personal en plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural.
o Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
o Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.
o Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
UTILIZACIÓN DE LA CARTA
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tiene los siguientes usos:
o Informar sobre un hecho, expresar necesidades o solicitudes.
o Regular o aclarar la situación.
o Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
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o Dar respuesta a una comunicación recibida.
o Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
o Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
o Impugnar o corregir una situación.
o Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
o Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
o Ofrecer agradecimientos, excusas o transferencias.
o Felicitar, invitar o convocar.
o Hacer llamados de atención.
MEMORANDOSSon comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
o Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.o Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera
persona del plural.o Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.o Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
UTILIZACIÓN DEL MEMORANDOS
El memorando puede tener uso de los siguientes objetivos.
o Informar sobre un hecho en forma breve.o Expresar necesidades.o Hacer requerimientos.o Regular o aclarar una información.o Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.o Dar respuesta a una comunicación recibida.
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o Conocer detalles sobre un aspecto determinado.o Impugnar o corregir una situación.o Confirmar eventos ocurridos o pendientes.o Solicitar o remitir información, documentos u objetos.o Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias.o Hacer llamados de atención, entre otros.
INFORMES
La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.
Nota: Esta disposición se debe tener en cuenta de acuerdo con las políticas de costos de cada organización.
Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al presentar los informes administrativos, ya sea que se envíen por internet o correo electrónico.
Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto.
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
o Tratar un solo temao Redactar e forma clara,
precisa, concreta y concisao Usar tratamiento respetuoso y
cortéso Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió)o Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organizacióno Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadaso Elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.
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UTILIZACIÓN DEL INFORME
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:
o Regular o aclarar una situacióno Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientoso Tramitar, desarrollar o agilizar un asuntoo Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgenteo Impugnar o corregir una situacióno Presentar detalles sobre un aspecto determinado.
CLASES DE INFORMES
No DE PAGINAS
RESUMEN EJECUTIVO 3
INFORME CORTO 1 – 10
INFORME EXTENSO 11
RESUMEN EJECUTIVO INFORME CORTO INFORME EXTENSO0
2
4
6
8
10
12
14
3
10
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CLASE DE INFORMES Y NUMERO DE PAGINAS POR LA SQUE SE COMPONE
CIRCULARES
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Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.
La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
o Tratar un solo temao Iniciar y finalizar el texto con la frase de cortesíao Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisao Usar un tratamiento respetuoso y cortéso Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuoo Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organizacióno Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
CLASES DE CIRCULAR
o La circular general se dirige a un grupo específico de personaso La carta circular está dirigida en forma personalizada
o CERTIFICADOS
El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que se asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y registro notarial).
Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:
o Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos.o Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción.o Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvo, resultados médicos, documentos de
identidad, entre otros.
CONSTANCIASLa constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.
Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:12
o Tiempo de servicio.o Experiencia.o Salario u honorarios.o Clases de trabajo.o Jornada laboral.o Cumplimiento de comisiones.o Comportamiento del trabajador, entre otros.
CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal.
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Redactara en forma clara, precisa, concreta y concisa.2. Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortes.3. Emplear un estilo gramatical, natural, sencillo y continuo.4. Utilizar los formatos establecidos en cada organización.5. Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.6. Suministrar la información en forma personalizada.7. Expedir siempre el original.
FLUJOGRAMA
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COMPORTAMIENTO DEL TRABAJADOR
CUMPLIMIENTO DE COMISIONES
EXPERIENCIA
SALARIO U HONORARIOS
TIEMPO DE SERVICIO
EXPEDICION DE CONSTANCIAS
BIBLIOGRAFIA:
(CARVAJAL)
(OROZCO)
(COLOMBO)
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