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Formación de
Microsoft Office
Word 2007
Ahorrar tiempo con las
plantillas
Salvador González Sánchez
Ahorrar tiempo con las plantillas
Contenido del curso
• Información general: Crear documentos con más
rapidez
• Lección 1: Aprovechar la eficacia de las plantillas
• Lección 2: Crear sus propias plantillas
Cada lección incluye una lista de tareas propuestas y un
conjunto de preguntas de prueba.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Información general: Crear documentos con más rapidez
Antes de crear el documento de Word
2007 desde el principio, piense en
empezar con una de las plantillas tan
completas que ya existen.
Word proporciona muchas plantillas,
desde cartas y currículos a
calendarios y folletos.
Incluso puede dar un paso más y
convertir un documento existente en
una plantilla que se ajuste
exactamente a sus necesidades. En
este curso se muestra cómo.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Objetivos del curso
• Ahorre mucho tiempo utilizando las plantillas de Word y
Office Online.
• Cree su propia plantilla, ajustada a las necesidades de su
negocio.
Lección 1
Aprovechar la eficacia de las
plantillas
Ahorrar tiempo con las plantillas
Aprovechar la eficacia de las plantillas
Aunque puede que
haya trabajado con
Word, quizá no esté
familiarizado con sus
plantillas.
¿Qué es una plantilla
y cuáles son sus
ventajas?
Una plantilla es un tipo de documento con contenido. El
uso de una plantilla puede ayudar a garantizar el diseño
de documentos impresionantes y a ahorrar tiempo.
En esta lección se proporcionan algunos ejemplos
mediante un primer vistazo a las muchas plantillas que ya
existen en el propio Word y en Microsoft Office Online.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Utilizar una portada de fax ya preparada
Suponga que, como
parte de su trabajo,
debe enviar un fax a
otra compañía con
frecuencia.
Siempre necesita la
portada del fax.
Podría crearla una y otra vez en Word, perdiendo así
mucho tiempo. O bien, podría utilizar la portada de fax
ya incluida en Word.
Ésta y otras plantillas se encuentran entre las plantillas
instaladas de Word .
Ahorrar tiempo con las plantillas
Utilizar una agenda ya preparada
Éste es otro ejemplo
de cómo pueden
ayudarle las plantillas
de Word.
Imagínese que está
encargado de crear la
agenda de las
reuniones semanales
de su equipo.
Antes de que empiece a partir de una hoja en blanco, eche
un vistazo a las plantillas disponibles en Microsoft Office
Online, a las que se puede vincular directamente desde
Word.
En Office Online, encontrará una colección muy completa y
amplia de plantillas organizadas por categorías. En cada
una de ellas, dispone de varios tipos de plantillas.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Utilizar una agenda ya preparada
En la imagen se
muestran tres de las
plantillas de agendas.
1
2
3
Es sencilla y fácil, con áreas de texto con formato que
ayudan a rellenar la agenda.
Plantilla totalmente acabada con una apariencia ingeniosa
y en la puede sobrescribir el texto de ejemplo.
Esta plantilla va un poco más lejos en el diseño de página y
el formato, usando colores y tablas para crear áreas en un
diseño de agenda complejo.
Simplemente, abra la
agenda que desee y
rellene la información
necesaria.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Buscar plantillas instaladas
Word incluye más de
30 plantillas
preinstaladas para
tipos de documento
como cartas, faxes,
informes, currículos y
entradas de blog.
Para buscarlas, siga
este procedimiento.
1
2
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a
continuación, en Nuevo.
En la ventana Nuevo documento, haga clic en
Plantillas instaladas.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Buscar plantillas instaladas
Word incluye más de
30 plantillas
preinstaladas para
tipos de documento
como cartas, faxes,
informes, currículos y
entradas de blog.
Para buscarlas, siga
este procedimiento.
3 Haga clic en una de las miniaturas para ver su vista
previa a la derecha.
4 Cuando haya encontrado la plantilla que desee, haga
clic en Crear.
Se abre un nuevo documento basado en la plantilla. A
continuación, realice los cambios que desee.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Buscar plantillas en Office Online
Los pasos que hay
que seguir para abrir
plantillas del sitio Web
de Office Online son
muy parecidos.
Tal y como muestra la animación, abra la ventana Nuevo
documento , pero en este caso, fíjese en el área situada
debajo de Microsoft Office Online .
Haga clic en una categoría para ver las vistas en miniatura.
Para descargar una plantilla, seleccione la miniatura y haga
clic en Descargar.
Animación: haga clic con el botón secundario y haga clic en
Reproducir.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Buscar plantillas en Office Online
Los pasos que hay
que seguir para abrir
plantillas del sitio Web
de Office Online son
muy parecidos.
Abra la ventana Nuevo documento, pero en este caso
busque en el área situada debajo de Microsoft Office Online.
Haga clic en una categoría para ver las vistas en miniatura.
Para descargar una plantilla, seleccione la miniatura y haga
clic en Descargar. Se abre una plantilla con un nuevo
documento en el equipo para que agregue lo que desee y, a
continuación, lo guarde.
Ahorrar tiempo con las plantillas
La fuerza especial de una plantilla
Cuando se abre una
plantilla, se abre un
nuevo documento
basado en la plantilla
seleccionada.
Por tanto, lo que abre
es una copia de la
plantilla, no la propia
plantilla.
Y en eso radica precisamente la fuerza especial de las
plantillas: Se abre una copia de la propia plantilla y se
transmite todo su contenido a un nuevo documento.
El usuario trabaja con ese nuevo documento,
aprovechando todos los elementos incluidos en la plantilla
y agregando o eliminando lo que estime oportuno.
Ahorrar tiempo con las plantillas
La fuerza especial de una plantilla
Dado que el nuevo
documento no es la
propia plantilla, los
cambios se guardan
en el documento y la
plantilla conserva su
estado original.
Por consiguiente, una plantilla puede ser la base de un
número ilimitado de documentos.
Todos los documentos se basan en algún tipo de
plantilla; las plantillas simplemente están en segundo
plano.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Plantillas y documentos: dos tipos de archivo diferentes
En la medida en que
las plantillas tienen un
comportamiento
ligeramente distinto al
de los documentos,
también su tipo de
archivo es diferente.
Si ha guardado muchos documentos de Word,
probablemente esté familiarizado con los tipos de
archivo disponibles para guardar los archivos.
El formato estándar predeterminado es un tipo de
documento.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Plantillas y documentos: dos tipos de archivo diferentes
Las plantillas son
distintas y, por tanto,
el comportamiento de
las plantillas y los
documentos es
diferente.
1
2
Como se muestra en el ejemplo 1: las plantillas se guardan
como Plantilla de Word. Tienen la extensión .dotx al final de
su nombre de archivo. (En versiones anteriores de Word, la
extensión era .dot.)
Como se muestra en el ejemplo 2: los documentos se guardan
como Documento de Word. Tienen la extensión .docx al final
de su nombre de archivo. (En versiones anteriores de Word, la
extensión era .doc.)
Ahorrar tiempo con las plantillas
Sugerencias para la práctica
1. Usar una plantilla para una carta de negocios.
2. Agregar texto propio a la carta.
3. Usar una plantilla para un prospecto.
Práctica en línea (requiere Word 2007)
Ahorrar tiempo con las plantillas
Prueba 1, pregunta 1
¿Qué diferencia significativa existe entre una plantilla y un
documento? (Elija una respuesta.)
1. Contiene estilos.
2. Contiene un tema de Word.
3. Abre una copia de sí misma como documento nuevo.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Prueba 1, pregunta 1: Respuesta
3.Abre una copia de sí misma como documento nuevo.
La plantilla sirve como punto de partida de un documento, que se puede
personalizar según sea necesario. Una plantilla tiene una calidad
universal muy adaptable; por consiguiente, se puede usar
repetidamente para un tipo de documento concreto.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Prueba 1, pregunta 2
En Word, ¿cuál es el primer paso para buscar plantillas de
Word existentes? (Elija una respuesta.)
1. Hacer clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación,
en Nuevo.
2. Hacer clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación,
en Word Opciones.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Prueba 1, pregunta 2: Respuesta
Hacer clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en
Nuevo.
La ventana Nuevo documento, que incluye vínculos a las plantillas
instaladas y a las plantillas en línea, se abre al hacer clic en Nuevo.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Prueba 1, pregunta 3
La diferencia entre una plantilla y un documento es su
comportamiento y su tipo de archivo. (Elija una respuesta.)
1. Verdadero.
2. Falso.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Prueba 1, pregunta 3: Respuesta
Verdadero.
La diferencia entre una plantilla y un documento es que abre una copia
de sí misma en forma de nuevo documento. Asimismo, se guarda como
tipo de archivo denominado Plantilla de Word, con la extensión .dotx al
final del nombre de archivo.
Lección 2
Crear sus propias plantillas
Ahorrar tiempo con las plantillas
Crear sus propias plantillas
Supongamos que usa
un tipo de factura
cuyo contenido básico
es el mismo salvo por
algunos detalles que
cambian cada vez.
Realmente, utiliza el documento original como
plantilla, aunque nunca lo haya convertido en una
plantilla.
¿Y por qué no hacerlo? Dispondrá de un documento
maestro que puede utilizar como punto de partida y no
tendrá que deshacer el contenido obsoleto cuando
prepare una nueva factura.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Ventajas de crear una plantilla
Siguiendo con el
ejemplo del
documento de una
factura, éstas son
algunas de las
ventajas de convertirlo
en plantilla.
• No tendrá que buscar en diversas versiones del
documento; los cambios estarán todos almacenados
en la plantilla.
• Puesto que las plantillas se abren como copias de sí
mismas, no tendrá que preocuparse de si guarda
accidentalmente una factura sobrescribiendo otra
anterior.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Ventajas de crear una plantilla
Siguiendo con el
ejemplo del
documento de una
factura, éstas son
algunas de las
ventajas de convertirlo
en plantilla.
• Podrá modificar el contenido de la plantilla de manera
que contenga sólo la información que desee incluir en
cada factura. De este modo, no tendrá que eliminar
una y otra vez la información obsoleta, por lo que
ahorrará tiempo y trabajo.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Ventajas de crear una plantilla
Siguiendo con el
ejemplo del
documento de una
factura, éstas son
algunas de las
ventajas de convertirlo
en plantilla.
• Al excluir la información obsoleta, se reducen las
posibilidades de guardar y enviar accidentalmente una
factura con información no deseada.
• La plantilla siempre estará en la misma ubicación en
Word, junto con todas las demás plantillas.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Preparar el contenido de una plantilla
Parte del proceso de
creación de una
plantilla es dejar o
crear sólo la
información deseada.
Éste es el contenido que desearía que tuviese cada
nuevo documento que se base en la plantilla.
Gran parte de lo que incluya en una plantilla depende de
sus preferencias y de los pormenores del contenido.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Preparar el contenido de una plantilla
Primero, abra el
documento que desee
usar para crear la
plantilla (en este caso,
el documento de la
factura); o bien, abra
un documento en
blanco.
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2
Dejar el contenido que seguramente no va a experimentar
cambios en breve.
Insertar un comando Fecha y hora para el área de la fecha
de la factura. De este modo, se insertará automáticamente
la fecha actual en el nuevo documento.
Éstas son algunas de las acciones típicas que podría
realizar después:
Ahorrar tiempo con las plantillas
Preparar el contenido de una plantilla
Primero, abra el
documento que desee
usar para crear la
plantilla (en este caso,
el documento de la
factura); o bien, abra
un documento en
blanco.
3 Dejar áreas de marcas de texto para la información que
cambiará en cada factura: el nombre y la dirección de la
compañía a la que va dirigida la factura.
Éstas son algunas de las acciones típicas que podría
realizar después:
4 Dejar en blanco las áreas que cambian en cada factura:
el trabajo realizado, el número de horas y el costo total.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Guardar el archivo como plantilla
Puesto que una plantilla
tiene su propio tipo de
archivo, para guardar un
elemento como plantilla,
seleccionará el tipo de
archivo denominado
Plantilla de Word.
Estos son los pasos que
debe seguir:
1
2
Haga clic en el botón de Microsoft Office, elija
Guardar como, y haga clic en Plantilla de Word.
En el cuadro de diálogo Guardar cómo, haga clic en
Plantillas de confianza como ubicación en la que se va
a guardar la plantilla.
Asigne un nombre a la plantilla y haga clic en Guardar.
3
Ahorrar tiempo con las plantillas
Guardar el archivo como plantilla
Es importante
colocar la plantilla
en la carpeta
Plantillas de
confianza.
Dado que las macros pueden contener código
malintencionado, Word está alerta a la hora de abrir
documentos con macros.
Si la configuración de seguridad del equipo tiene el nivel
recomendado, Word abrirá cualquier archivo de plantilla,
pero deshabilitará las macros que contenga.
De esta forma, se
indica a Word que es
seguro abrirla aunque
la plantilla contenga
macros u otro tipo de
código.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Guardar el archivo como plantilla
Es importante colocar
la plantilla en la
carpeta Plantillas de
confianza.
De esta forma, se indica
a Word que es seguro
abrirla aunque la plantilla
contenga macros u otro
tipo de código.
Sin embargo, en el caso de las plantillas ubicadas en la
carpeta Plantillas de confianza, Word no deshabilita las
macros ya que da por supuesto que los archivos son
seguros. Por lo tanto, asegúrese de que los archivos
que almacene en esta ubicación procedan de un origen
de confianza.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Crear un documento basado en la plantilla
Otra ventaja de
guardar la plantilla en
la carpeta Plantillas
de confianza es que
Word facilita mucho
su búsqueda.
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En la ventana Nuevo documento, haga clic en Mis
plantillas.
Haga clic en la plantilla que desee.
Asegúrese de que esté seleccionada la opción
Documento en la parte inferior derecha, debajo de
Crear nuevo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Modificar la plantilla
¿Qué pasa si una parte
vital de la información
incluida en la plantilla se
queda obsoleta? Por
ejemplo, si cambia el
logotipo de la compañía.
Éste es el procedimiento
para abrir y modificar la
plantilla.
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Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a
continuación, en Abrir.Haga clic en la carpeta Plantillas de confianza.
Seleccione la plantilla y haga clic en Abrir.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Modificar la plantilla
¿Qué pasa si una parte
vital de la información
incluida en la plantilla se
queda obsoleta? Por
ejemplo, si cambia el
logotipo de la compañía.
Éste es el procedimiento
para abrir y modificar la
plantilla.
Proteger las plantillas
Si ha creado una plantilla que van a utilizar otras
personas de la compañía, considere la posibilidad de
proteger su contenido de modificaciones no deseadas.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Sugerencias para la práctica
1. Ver las extensiones de los nombres de archivo.
2. Convertir un documento en plantilla.
3. Buscar y usar la plantilla.
4. Editar la plantilla.
Práctica en línea (requiere Word 2007)
Ahorrar tiempo con las plantillas
Prueba 2, pregunta 1
Una de las diferencias entre un archivo de documento y un
archivo de plantilla es el nombre de archivo y, más
concretamente, la extensión del nombre de archivo (las letras
que figuran detrás del punto). ¿Cuál es la extensión del
nombre de un archivo de plantilla? (Elija una respuesta.)
1. .docx
2. .dotx
Ahorrar tiempo con las plantillas
Prueba 2, pregunta 1: Respuesta
.dotx.
Ésta es la extensión de las plantillas de Word creadas en Word 2007.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Prueba 2, pregunta 2
Para guardar un archivo como plantilla, se elige Guardar
como en el menú situado debajo del botón de Microsoft
Office y, a continuación, ¿en que opción se debe hacer clic?
(Elija una respuesta.)
1. El comando Plantilla de Word.
2. El comando Documentos de Word.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Prueba 2, pregunta 2: Respuesta
El comando Plantilla de Word.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Prueba 2, pregunta 3
¿De una razón por la que se deben guardar las plantilla en la
carpeta Plantillas de confianza? (Elija una respuesta.)
1. Para poder buscarlas mediante el vínculo Mis plantillas de la
ventana Nuevo documento.
2. De este modo se protegen las plantillas contra ediciones
realizadas por otras personas.
Ahorrar tiempo con las plantillas
Prueba 2, pregunta 3: Respuesta
Para poder buscarlas mediante el vínculo Mis plantillas de la ventana
Nuevo documento.
Es una razón de peso. Pero, también indica a Microsoft Word que no
tiene que deshabilitar las macros incluidas en las plantillas cuando las
abra. Por este motivo, asegúrese de que las plantillas guardadas en
esta carpeta sean de plena confianza.
