Компьютеризация бизнес-процессов

Реинжиниринг против автоматизации

Анхель Де СильваУниверситет Аликанте

1

Автоматизация

• Если компьютеризировать процесс, который работает неправильно, вы получите неправильный результат быстрее.

• Большинство процессов автоматизованно, вне зависимости от эффективности

• Прежде чем компьютеризовать процесс, выясните, как он работает.

2

Процесс реинжениринга

• Что такое реинжиниринг бизнес-процесса(РБП)?

• Стратегия управления бизнесом• Акцент на анализ и планирование– Трудового процесса– Бизнес-процессов внутри организации.

3

Процесс реинжиниринга (2)

• Помочь организациям переосмыслить их деятельность– Значительно улучшить обслуживание клиентов– Снизить цены

4

Процесс реинжиниринга (3)

• РБП – это применение – Технических инструментов– методов

• Продление срока службы применяемых систем в соответствии с затратами на поддержание их работы

5

Процесс реинжиниринга (4)

• В процесс реинжиниринга входит разбитие бизнес-процессов организации на подпроцессы и задания, которые выполняются несколькими специальными функциональными отделами внутри организации.

• Зачастую никто не ответственнен за общую производительность всего процесса.

6

Процесс реинжиниринга (5)• Реинжиниринг включает в себя

оптимизацию производительности подпроцессов, которая– Может принести прибыль,– Но не может привнести существенные

улучшения,– Если процесс сам по себе не является

эффективным.

• Акцентирование внимания на переработке процесса в целях извлечения выгоды– Как для организации, так и для клиентов. 7

Процесс реинжиниринга (6)

Реинжиниринг рабочего процесса: не автоматизируйте.

8

Роль Информационных Технологий

• Сыграли важную в истории концепции реинжиниринга.

• Стали одним из главных инструментов при создании новых форм работы и сотрудничества внутри организации

9

Примеры ИТ

• Общие базы данных• Экспертные системы• Сети телекоммуникаций• Инструменты поддержки принятия

решений• Беспроводной обмен информацией,

портативные компьютеры, смартфоны• Автоматический идентификация и

отслеживание10

Чем не является РБП• Не имеет ничего общего с автоматизацией

текущих процессов• Не является реинжинирингом

программного обеспечения• Не является реорганизацией структуры

компании• Не путать с программой обеспечения

качества • Реинжиниринг ищет новые модели

организации, отказ от традиционных методов и старт с нуля. 11

Методика работы

• 5 шагов

12

Шаг 1

• Развить деловое виденье и обозначить цели. Снизить затраты. – Сохранить время– Уменьшить расстояния – Повысить качество продукции – Улучшить трудовой процесс служащих

13

Шаг 2

• Обозначить процесс для дальнейшего реинжиниринга

• Два основных подхода к обозначению процессов на для дальнейшего реинжиниринга– Всесторонний– Высокоэффективный

14

Шаг 3

• Понимание и оценка текущих процессов– Понять проблемы во избежание повторного

столкновения с ними– Точно оценить процесс– Обозначить возможности– Проверить и контролировать– Цикличность процессов– Случаи, в которых процессы происходят

быстрее/медленнее

15

Шаг 4

• Определить информационно-технологическую поддержку

• Наличие точных знаний о потенциальных информационных технологиях должно влиять на процесс разработки процесса

• Важность роли информационных технологий должна быть обозначена еще на начальных стадиях процесса

16

Шаг 4 (2)

• Потенциальные ИТ:– Автоматизация. Замена физического труда – Отчеты. Предоставление информации и статуса– Слияние отделов и компаний– Сокращение географических расстояний– Сокращение затрат времени на

последовательные задания, которые могут выполняться одновременно

– Соединение двух частей процесса без промежуточных стадий

17

Шаг 5

• Разработка и построение прототипа процесса– Дизайн проекта не является конечным

продуктом,– А прототипом– Тщательный контроль тестовых испытаний

18

Компьютеризация бизнес-процессов

Анализ опыта GIPE (Кабинета инициатив по

занятости)

Анхель Де СильваУниверситет Аликанте

19

GIPE (1)

• Бюро занятости в Университете Аликанте• Работает с 1995-го года.• Помогает найти работу студентам и

выпускникам Университета Аликанте– В наиболее близких от их места обучения

регионах

20

GIPE (2)

• Предоставляет студентам и выпускникам возможность воспользоваться инструментами и программами по общественной занятостиe

• Повышает шанс найти работу

21

GIPE (3)

• 4 сферы– Занятость– Стажировка– Предпринимательство– Гиды по обучению и занятости

22

Трудоустройство

• Центр сбора предложений о работе• Активный поиск предложений о работе– Проводя мероприятия– Посещая организации– Проводя поиск партнеров

• Программа занятости– База данных выпускников и предложений о

работе

23

Трудоустройство (2)

• Эффективно обеспечивает компании – Кадрами в соответствии с нуждами компании– Высококвалифицированными кадрами– Которые подходят компании по профилю их

деятельности

24

Стажировка

• Студенты, находящиеся на двух последних годах обучения

• Обеспечение студентов стажировкой по их профессии– Первый контакт с бизнес-миром– Студенты проходят стажировку в компаниях

• Объединение компании и студентов– Знакомство компании с будущими

профессионалами25

Стажировка (2)

• Программа стажировки– База данных студентов и предложений о

работе

26

Предпринимательство

• Предоставление услуг– Студентам и предпринимателям– Лицам, готовым выполнить бизнес-проект

• Предоставляемые услуги– Консультации– Тренинги по планированию бизнеса– Центра предпринимательства– Тренинги и семинары

27

Руководство по тренингам и трудоустройству

• Создание руководств, отвечающих индивидуальным деловым требованиям

• Организация и предоставление курсов по– Личному и профессиональному развитию– Составление резюме– Техникам и инструментам для активного

поиска работы

28

Реинжиниринг работы GIPE

• Пример программы трудоустройства• Шаги по реинжинирингу– Развитие делового видения и постановка целей– Определение процессов для дальнейшего

реинжиниринга– Понимание и оценка текущих процессов– Определение уровня информационно-

технологической поддержки– Разработка и построение прототипа процесса

29

Шаг 1: Развитие делового видения

• Программа трудоустройства, управляемая базой данных Microsoft Access

• Информация о студенте– Имя, фамилия, степень, дата рождения, адрес,

номер телефона, знание языков, компьютера, опыт работы, предпочтения в поездках, права на вождение автомобилем, рабочий статус.

• Пользователь базы данных

30

Программа трудоустройства

• Программа трудоустройства, управляемая базой данных Microsoft Access

• Информация о студенте– Имя, фамиля, степень, дата рождения, адрес,

номер телефона, знание языков, компьютера, опыт работы, предпочтения в поездках, права на вождение автомобилем, рабочий статус.

• Пользователь базы данных• Резюме в бумажном виде

31

Один день в GIPE• 09:42 Телефонный разговор о подтверждении стажировки (2мин)

• 09:50 Телефонный разговор с представителем администрации (8мин).

• 09:54 Визит представителей организации с целью получения информации, которую невозможно

отправить по факсу (2мин)• 09:58 Прочтение письма• 10:07 Телефонный разговор с г-ном Хосе, который не

в офисе• 10:08 Ноэлия звонит работодателю, чтобы

проинформировать его о кандидатах• 10:10 Два студента хотят получить место в компании

(2мин 30с)• …

32

Один день в GIPE (2)

• 10:20 Ноэлия начинает искать предложения о работе• 10:35 Студент прибывает, чтобы обновить резюме (14 мин)• 10:55 Mª José baja a por unas guías de la Gaceta Universitaria ?? (2min)• …• 11:25 Студент приносит резюме (4 мин).• 11:40 Г-н Хосе отправляет факс (3 мин).• …• 11:45 Один студент подает заявку на работу (15с).• 12:00 Один студент подает заявку на работу (15s).• 12:05 Ноэлия подготавливает резюме студентов для компании• …• 12:11 Студенты запрашивают информацию о ИПЭГ (30с).• 12:15 Компания звонит в ИПЭГ с целью узнать о предоставляемых услугах (5мин).• 12:25 Студент приносит резюме (4мин ждёт 10с отдаёт).• 12:47 Ноэлия снова начинает искать предложения о работе• …

33

Программа трудоустройства (2)• Мы наблюдали за работой GIPE на протяжении недели

день за днём• Обнаружили недостаток ресурсов и персонала• Который препятствует достижению желаемого качества

услуг• Бюджетом GIPE в значительной мере ограничен

(первоначально в него входит исключительно заработная плата сотрудников) – Задания, не требующие больших затрат или сложной

автоматизации, выполняются вручную– Значительные затраты времени на задания, которые могли бы

быть выполнены без потерь времени

• Например– Копирование документов– Рассылка факсов

34

Пример подбора персонала

• Ручной поиск предложений среди более чем тысячи кандидатов в шести папках

• Отбор академических и профессиональных требований• Прочтение резюме• Потраченное время: около 2 часов• Большая часть резюме хранится на компьютере

– Недостаток нужного программного обеспечения заставляет выбирать кандидатов вручную.

– Время, потраченное на задание, можно сократить до 1-2 секунд.

35

Подбор персонала (2)

36

Заключение

37

• Набор нового персонала не является первым шагом, хоть и является необходимым.

• Цели GIPE– Сокращение затраченного времени– Повышение качества услуг– Повышение качества жизни на трудовых

местах

Шаг 2: определение процессов для реинжиниринга

38

• Определение 3 основных процессов для реинжиниринга.

• Соответствие трём сферам деятельности.– Тренинг– Трудоустройство– Стажировка

Задачи в ходе осуществления программы трудоустройства

39

• GIPE: – Студенты и компании должны знать об услугах

GIPE.

• Студент: – Получить заявку– Заполнить заявку– Подать заявку

Задачи в ходе осуществления программы трудоустройства (2)

40

• Компания– Связаться с GIPE– Заполнить и подать заявку

• GIPE– Внести студента в базу данных– Хранить резюме и заявку

• Компания– Заявить о наборе студентов(определенного

профиля)

Задачи в ходе осуществления программы трудоустройства(3)

41

• GIPE– Найти студентов, отвечающих критериям– Связаться со студентами– Отправить резюме студентов

• Компания– Интервью со студентов и наём

• GIPE– Обновление статуса студента

Шаг 3: Понимание и оценка процесса

42

• Изучить весь процесс• Цель программы занятости– Предоставить выпускникам их первую

возможность занятости– Позволить использовать теоритические знания,

накопленные во время обучения, на практике

• Студент знает об услугах GIPE– Подает заявку по программе занятости– Соответствует требованиям– Прикладывает к заявке резюме и диплом

Шаг 3: Понимание и оценка процесса(2)

43

• Студент подаёт заявку– Она хранится согласно его специальности

• Компании и организации, заинтересованные в найме персонала– Заполняют форму– Указывают требуемый профиль специализации– Количество студентов для интервью– Форма хранится не в электронном виде

Шаг 3: Понимание и оценка процесса(3)

44

• GIPE предварительно отбирает кандидатов – Профили, которые отвечают требованиям

запрашивающей компании

• Отбор выполняется вручную– Запись за записью– Без компьютера.

• GIPE связывается со студентом– Узнать, не заинтересован ли тот

трудоустройстве– Резюме отправляют компании

Шаг 3: Понимание и оценка процесса(4)

45

• Компания проводит завершающий отбор• После того как отбор завершен– Компания информирует GIPE о заключении

контрактов– Статус студентов в базе данных обновляется

Шаг 4: определение уровня ИТ поддержки

46

• 1 компьютер на сотрудника• Компьютерная сеть• Факс сервер• Доступ к интернету• Электронная почта• База данных• Заявки в электронном виде • Онлайн-формы

Шаг 5: Разработка и построение прототипа процесса

47

• Предложить студентам и компаниям заполнить формы в базе данных или через интернет

• Предоставить всю информацию на сайте GIPE

• Изменить процесс с тем, чтобы вся информация хранилась в базе данных для автоматического отбора предложений о работе

Компьютеризация бизнес-процессов

Разбор случаев в центрах занятости

Анхель Де Сильва Университет Аликанте

48