Upload
videndanmark
View
1.337
Download
4
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Per Andreasen, Devoteam, fortæller om ESDH rapporten ved VidenDanmarks seminar den 24.1.2012 om Digitalisering.
Citation preview
C O N N E C T I N G B U S I N E S S & T E C H N O L O G Y
VEJEN VIDERE - FRA ESDH TIL DIGITALISERINGVidenDanmark konference, 25. januar 2012
Per Andreasen
CO
PY
RIG
HT
©
PROGRAM
1. Dagens nyhed ... eller hva'!?
2. Hovedobservationer fra ESDH-rapporten
3. Hvordan får vi større og bedre udbytte af ESDH � altså opnår den digitalisering af
processerne, som vi har talt om i mange år?
1/24/20122
CO
PY
RIG
HT
©
• 120 konsulenter med en gennemsnitsalder på 42 år • Høj anciennitet i Devoteam (gns. 5 år)• En af ”Danmarks Bedste Arbejdspladser”
• 50/50 omsætning i privat og offentlig sektor • Opgaver inden for alle brancher• Høj kundetilfredshed (94% vil anbefale os til andre)
• Uafhængig it-konsulentvirksomhed• Etableret i 1978 som Fischer & Lorenz• Siden 2001 en del af den internationale Devoteam Group
DEVOTEAM CONSULTING I DANMARK
24-01-20123
MedarbejdereMedarbejdere
KunderKunder
FirmaetFirmaet
CO
PY
RIG
HT
©
ET KORT TILBAGEBLIK
Hvad sagde jeg for 10 år siden?
1/24/20124
C o n n e c t i n g B u s i n e s s & T e c h n o l o g y
Erfaringer med at indføre digital forvaltning og ESDH
Den 8. december 2002
Devoteam Fischer & Lorenz 6
Behovet og situationen mange steder
� Medarbejdere bruger betydelig tid på de administrative processer� De fleste administrative forløb er designet til at være papirbåren� De nye teknologiske muligheder (især) e-post har medført betydelig dobbelt
administration
� Tidsrøverne� Tid på at gemme dokumenter� Tid på at finde korrekte version af dokumenter� Tid på at håndtere papir og elektroniske versioner� Dobbeltarbejde i at vedligeholde det personlige e-post arkiv og virksomhedens
papirarkiv
� Der er markante skjulte omkostninger begravet i administrative processer� Fire dages arbejdsuge - der anvendes 18% af tiden på at finde dokumenter� Et typisk dokument kopieres 11 gange
Devoteam Fischer & Lorenz 7
Problemstillingen – de fem arkiver!
VirksomhedensEDH-system
Virksomhedensfysiske arkiv
E-postkasse
Filserver ogegen harddisk
Personligsagsmappe
CO
PY
RIG
HT
©
EN NYTTESLØS ØRKENVANDRING?
Har vi da slet ikke rykket os?
�Konklusioner fraESDH-rapporten 2011
1/24/20128
CO
PY
RIG
HT
©
VEJEN VIDERE FRA ESDH –
DIGITAL SAGSBEHANDLING I
PERSPEKTIV
ESDH-RAPPORTEN 2011
INGE BOGRAD 2290 3193 [email protected]
PER ANDREASEN 2427 7131 [email protected]
Interview af 38 myndigheder om deres ESDH-anvendelseInterview og vurdering af 13 leverandører af ESDH-systemer til den offentlige sektor
24/01/201210
CO
PY
RIG
HT
©
HOVEDPOINTER
ESDH forsvinder som selvstændig it-løsning
ESDH Generation 0 – rent journalsystem
ESDH Generation 1 – klassisk ESDH
ESDH Generation 2 – understøtter processer
CO
PY
RIG
HT
©
HOVEDPOINTER
ESDH forsvinder som selvstændig it-løsningVi har fået digitale sager men ikke digitale processerTilfredshed? Man har lært at leve med det!De store gevinster er udeblevet
CO
PY
RIG
HT
©
BAGGRUNDEN FOR DET MANGLENDE UDBYTTE
1. Systemernes forkerte fokusAfsæt i journaltraditionen og ikke i forretningsprocesser
2. Utilstrækkelig leverandørindsatsSystemerne har ikke været færdige og testedeDårlige leveranceorganisationer
3. Utilstrækkelige FESD-rammerSat sig mellem to stoleFESD kontrakt
4. Utilstrækkelig ledelsesindsatsInvolvering og konsekvens
1/24/201213
CO
PY
RIG
HT
©
1/24/201214
CO
PY
RIG
HT
©
HVORNÅR REGISTRERES DOKUMENTER I ESDH?
1/24/201215
LØBENDE34%
VARIERER55%
SLUT11%
CO
PY
RIG
HT
©
ENSARTET ANVENDELSE?
1/24/201216
JA26%
DELVIST24%
VED IKKE5%
NEJ45%
Devoteam Fischer & Lorenz 17
Problemstillingen – de fem arkiver!
VirksomhedensEDH-system
Virksomhedensfysiske arkiv
E-postkasse
Filserver ogegen harddisk
Personligsagsmappe
LEDELSEN ER IKKE KONSEKVENT NOK
Mellemlederne anvender det ikke systematisk – ingen af dem har set lyset!”
It-chefen bruger det rigtig meget - og mobber dem, der ikke gør”
Lederne hænger i bremsen - de burde gå foran, men gør det bestemt ikke”
CO
PY
RIG
HT
©
FORFØLGER I GEVINSTERNE?
1/24/201219
JA32%
NEJ68%
Nej – vi følger ikke op på gevinsterne ved ESDH. Der er for få ressourcer, og det er for svært. Og vi har ikke konkrete mål for, hvad vi vil have ud af det.
”
CO
PY
RIG
HT
©
Det digitale lederskab er en udfordring
” Man kan lidt provokerende sige, at en af de fremtrædende barrierer for øget offentlig digitalisering er de kommunale ledere selv. Der er blandt de ledende medarbejdere behov for større indsigt i de organisatoriske forandringer , der er forbundet med digitaliseringen og dermed i de forudsætninger, der skal være til stede for at kunne træffe de rigtige beslutninger .”.
”Kræmmergaard og Vest. Danske kommuner aug. 2011”
20
CO
PY
RIG
HT
©
HVORDANfår vi større og bedre udbytte af ESDH � altså opnår den digitalisering af processerne, som vi har talt om i mange år?
24/01/201221
CO
PY
RIG
HT
©
8 floskler!De sædvanlige gode råd til ESDH-implementering
Floskel 1. Vær ude hos brugerne , og hjælp dem! Floskel 2. Synliggør de gode historier – og brug dem til
at forbedre anvendelsen andre steder i organisationen
Floskel 3. Udvælg centrale tværgående eller afdelingsspecifikke arbejdsgange og koncentrer kræfterne om at optimere disse
Floskel 4. Hold ambitionerne nede og vær parat til at ændre arbejdsgange for at bruge bedste praksis fra systemerne
Floskel 5. Ledelsen skal holde fast – over for leverandøren og over for organisationen
Floskel 6. Mellemlederne er nøglen til succesFloskel 7. Gør registreringsopgaven enkel og mest
muligt automatiseretFloskel 8. Erkend at gevinsterne høstes på lang sigt -
fortsæt med at arbejde med organisationen, justere arbejdsgangene og systemopsætningen
24/01/201222
CO
PY
RIG
HT
©
DAGENS POINTE:
� Digitale processer gennem digital ledelse
24/01/201223
CO
PY
RIG
HT
©
8 råd til digital ledelse
1. Gevinstrealisering skal efterspørges af ledelsen
2. Udpeg en overordnet ansvarlig for forandring samt lokalansvarlige for gevinstrealisering
3. Gevinstrealiseringen starter først når it-systemet er rullet ud
4. Proceseffektivisering skal tage afsæt i de muligheder it-systemerne giver
5. Ledelsen skal involvere sig i prioriteringen af krav
6. Match leverandøren i jeres leverandørstyring
7. Etabler en porteføljestyringsmodel
8. Skaf midler og incitamenter til udvikling og forandring
CO
PY
RIG
HT
©
Og igennem "transformation" af
organisationen realiserer man Gevinster/Udbytte
Giver mulighed forResultater
Projekter leverer Output
• Miljøer på plads• Idriftsat applikation• Uddannelse gennemført• Beredskab etableret• Processer beskrevet• Godkendelser ok• Osv,
• Systemet bruges af de forskellige brugere til at løse de daglige opgaver
• 5% reduktion af tid på ”administrative opgaver” som fx ombæring af papir
• Hurtigere genfinding (hver medarbejder sparer 10 min om dagen)
• Forbedret overblik over sager
• Øget medarbejder-tilfredshed
Gevinstrealisering
Gevinstrealisering
CO
PY
RIG
HT
©
Gevinstrealiseringen kommer først når it-systemet er rullet ud(men skal selvfølgelig forberedes!)
CO
PY
RIG
HT
©
ORGANISERING – I OG EFTER PROJEKTET
Udpeg en overordnet ansvarlig for forandring samt lokalansvarlige for gevinstrealisering
27 24/01/2012
Projekt styregruppe
Projektleder
Projektgruppe
Delprojektleder Delprojektleder
Forandringsleder
Forandrings-agent
Forandrings-agent
I PROJEKTET EFTER PROJEKTET
Forandringsleder
Forandrings-agent
Forandrings-agent
CO
PY
RIG
HT
©
Organisering – Et konkret eksempel på roller og ansvar ved optimering af klagesags-processen
Styregruppen (ESDH-implementeringen)Tager ejerskab til de udbyttetyper og mål vi går efterSikrer rammerne for at dette er muligt
Ansvarlig for transition/samlet gevinstrealisering - forandringslederAnsvarlig for at gennemføre processen, der skal sikre at udbyttet realiseresAnsvarlig for kommunikation omkring dette
Sekretariatschefen (ejer af klagesagsprocessen) - forandringsagentTager ejerskab til at realisere udbyttet for klagesagerSikrer rammerne i den enkelte enhedOverordnet forandringsagent /gevinstrealiseringsleder
Gevinstrealiseringsleder - pr. enhedAnsvarlig for at definere enhedens gevinstmål (og tilhørende omkostninger) Ansvarlig for fremdrift og realiseringSikrer stabil opgaveløsning igennem transitionen
Delprojektledere/daglige ansvarlige for klagesagerGennemfører processen lokalt i enheden. Skal sikre at udbyttet realiseres
SPØRGSMÅL
1/24/201229
CO
PY
RIG
HT
©
CONTACT:
PHONE:
EMAIL:
COUNTRY:
WWW.DEVOTEAM.DK
AUTHOR:
DATE:
FURTHER INFORMATION:
© DEVOTEAM GROUPTHIS DOCUMENT IS NOT TO BE COPIED OR REPRODUCED IN ANY WAY WITHOUT DEVOTEAM EXPRESS PERMISSION. COPIES OF THIS DOCUMENT MUST BE ACCOMPANIED BY TITLE, DATE AND THIS COPYRIGHT NOTICE.
PICTURES: DREAMSTIME.COM OG BIGSTOCKPHOTO.COM
30 1/24/2012
Per Andreasen
+45 2727 731
Per Andreasen
25. januar 2012