Porteføljeledelse i Region H – It, Medico og Telefoni

IMT er et shared service centerder leverer it-, medico- og

telefoniydelser til hele Region H

Internt er vi organiseret med et fagområde for drift, et for udvikling samt en række tværgående enheder

Fagområde Drift Fagområde Udvikling

Porteføljestyring

Vi blev dannet for små to år siden for at adressere en række

udfordringer

Teknik

Utilfredsstillende it-driftsstabilitet

Uhomogen teknisk infrastruktur i regionen

Kapacitet - ikke dimensioneret til behov

Beslutningsstruktur

Uklar beslutningsstruktur ml. styregrupper, systemgrupper

og it-styregruppe/UD

Hensyn til driftsstabilitet vs. løbende behov og idéer

Lokale ikke-koordinerede systemanskaffelser

Strategisk dialog

IdriftsættelseProjekt

I-Modning

Visitation

Opgaveproces

Hop

sita

ler/

virk

som

hede

r

Innovationsspor

Nat

iona

ltR

åd o

g fo

raIM

T

Opgavespor

Projektspor

Tid og viden

I-projekt I-EvalueringFor

skni

ng

Vores interessentlandskab er komplekst, så vi udarbejdede en ny governance-

model for at sikre en ensartet behandling

Med en række beslutningsforasamt betjening af disse

KD/UD

PorteføljerådAdministrative

PorteføljerådKliniske

Leverance- og optimeringsorienteret

drift

Hospitals- og virksomhedsorienteret udvikling

Program- & projekt-

styregrupper

PorteføljerådMedico

PorteføljerådParakliniske- og Specialespec.

Med bemanding fra hospitaler og virksomheder

Ren intern IMT bemanding

IMT-koordinations-

gruppen

Interessenter:

• Klinisk Referencegruppe

• Journaludvalg• Sundhedsfaglige råd• Kvalitetsorganisation

m.fl

KBS

Forankrings-gruppe for it,

medico og telefoni i

byggerierne

Kvalitetsfondsbyggerierne

IMT Direktion

IMT chefgrupper-Samlet-Drift -Udvikling

Systemfora

Systemejer

IMT systemansvarlig

Program- & projekt-

styregrupperPorteføljestyring

Der blev samtidig dannet et PMO med følgende fokusområder

P3O

Planning(Portfolio)

Delivery( Programme and Project)

COE

Portfolio Build, Prioritisation, Analysis and Reporting

Programme and Project Set up and Closure

Stakeholder Engagement and Communications

Planning and Estimating

Capacity Planning and Resource Management

Benefits Management

Performance Monitoring

Monitor, Review and Reporting

Internal Consultancy

Standards and Methods (Processes and Tools)

Secretariat

Transition Management

Information Management ( including Configuration and Asset Management)

Assurance and Quality

Commercial ( including Supplier Management)

Finance

Risk, Issue and Change Management

People and Skills (PPPRM competencies)

Organisational Learning and Knowledge Management

For et halvt år siden valgte vi at genstarte arbejdet med porteføljestyring og -ledelse

MoP – Management of Portfolios www.best-management-practice.com/Portfolio-Management-MoP

FASTLÆGGE PORTEFØLJEN

DOING THE RIGHT THINGS

LEVERE PORTEFØLJEN

DOING THINGS RIGHT

FORSTÅKATEGORISER

PRIORITER

BALANCER

PLANLÆG

RAPPORTERIING OG OPFØLGNING

FINANSIELSTYRING

RESSOURCESTYRING

INTERESSENTHÅNDTERING

GOVERNANCE

RISIKOSTYRINGGEVINSTREALISERING

ENERGI

Vi har udarbejdet et roadmap for det videre arbejde med

porteføljestyring og -ledelse i IMT

Levering af porteføljen: Risikostyring

20162013 2H 2014 2015

Optimal portefølje sammensætning og eksekvering

Nu

Fastlæggelse af porteføljen:• Forstå• Kategoriser• Prioriter• Balancer• Planlæg

Levering af porteføljen: Interessenthåndtering

Levering af porteføljen: Gevinst realisering

Masterplan

Strategisk alignment

Forstå

Prioritering

Levering af porteføljen: Governance

Rolle/ansvar og

beslutningsstruktur

Målrettet rapportering

Værkktøj

Foranalyse

Overblik

Forbedring af datakvalitet

Levering af porteføljen:Rapportering og opfølgning

Levering af porteføljen: Ressourcestyring

Quick wins i TOR Model fo

r fremtidige

ressourcestyring

Optimering af re

ssourcestyring

Levering af porteføljen: Finansiel styring

Værkktøj

Portefø

lje

budget 2014

Mod

el fo

r in

tere

ssen

t in

volv

erin

g

Konc

ept

Mod

el fo

r ris

ikos

tyrin

g

Ove

rblik

ove

r

porte

følje

ns

udgi

fter o

g

gevi

nste

r

Impl

emen

terin

g,

real

iser

ng,

opfø

lgni

ng

Investe

rings

kriterie

r

Nøgletals

katelog

Kompetence

kortlægniing

Samt en konkret plan for deinitiativer vi skal gennemføre fra

Q2 2013 til Q1 2014

Q2 - 13 Q3 - 13 Q4 - 13 Q1 - 14

Beslutningsstruktur

Økonomistyring på porteføljeniveau

Koncept for gevinstrealisering

Målrettet og forbedret rapportering

Rolle og ansvar

Organisation og beslutnings-struktur

2

Datagrundlag, form og procesRapportering og opfølgning

3

Overblik og Quick wins i TOR

Model for fremtidig ressourcestyringRessource styring

4

Forbedret ressourceoverblik

Finansiel styring

5

Gevinst realisering

6

Foranalyse til værktøj

Konsolideret overblik over porteføljens gevinster og omkostninger

Porteføljebudget 2014

Kompetence kortlægning

Forstå og kategoriser

Masterplan

Sanering og grov prioritering

Balancering og planlægning

Fastlæggelse af porteføljens indhold

1

Afhængigheder

Hvor på rejsen er vi så i dag…

TRIN 1Overblik

Opbygning af PMO, afrapportering og opfølgning

samt standardiserede processer

TRIN 2Anvendelse af platform til

prioritering

Der arbejdes med ledelsesstruktur, prioritering i

forhold til strategi, finansiel styring i forhold til business cases og med

ressourcestyring

Overblik

Prioritering

Gevinst-Realisering

2-4 år 3-8 år1-3 år Tid

Modenhed & værdi

TRIN 3Optimeret platform, kontinuerlige forbedringer, strategi eksekvering

og gevinstrealisering

Principper for porteføljestyring er en del af kulturen og processerne

optimeres ved at der måles og følges op på dem. Der arbejdes med

systematisk gevinstrealisering og med interessentinvolvering for at opnå

størst muligt udbytte

IMT

• Vores governancemodel er ved at være indarbejdet, men det er stadig komplekst at sikre involvering og beslutninger på rette sted

• Vi har en forholdsvis høj projektmodenhed• Porteføljestyringen er blevet centraliseret og koblet til vores

arbejde med strategi• Vi har udarbejdet en ”plan for planen” for at sikre udmøntning

af de enkelte fokusområder i porteføljeledelse• Vi har gennemført en revidering af alle Business Cases for at

have et ensartet grundlag for det videre arbejde med gevinstrealisering på porteføljeniveau

• Den øverste ledelse i IMT er aktivt involveret i porteføljeledelsen

…og hvilke erfaringer oglæringspunkter har vi fået indtil nu