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Lic. Norman Berríos Silva
Director de Programa Documental I – DNDAAI
EL EXPEDIENTE PRIMERA AGRUPACIÓN DOCUMENTAL
OBJETIVOS
1. Conocer los términos operativos a utilizarse en la conferencia.
2. Conocer la importancia de la formación del expediente en el archivo de gestión.
3. .
I PARTE
CONCEPTOS OPERATIVOS A SER UTILIZADOS EN EL CURSO
Norman Berrìos 3
¿QUÉ ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVO?
“Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad” (CIA - 2000)
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ESTRUCTURA DEL DOCUMENTOSOPORTE: SOPORTE: Es la parte material o física (arcilla, Es la parte material o física (arcilla, madera. pergamino, lienzo, papel, película, madera. pergamino, lienzo, papel, película, disco, etc.)disco, etc.)
MEDIO:MEDIO: Es el vehículo de la información, Es el vehículo de la información, utilizado para fijar el contenido (escritura, utilizado para fijar el contenido (escritura, gráficos, colores, símbolos, notas musicales gráficos, colores, símbolos, notas musicales etc.)etc.)
CONTENIDO:CONTENIDO: Es la información el mensaje Es la información el mensaje (pago de impuestos, proyectos.)(pago de impuestos, proyectos.)
.¿Qué es el Tipo documental?Titulo de Propiedad
Comprobante de Pago
Hipoteca
La forma como se distribuye el contenido del documento, permite establecer un diagrama de él, un formulario.
Es la parte menor indivisible de una serie documental, que puede ser simple o compuesta. SIMPLE.- Formado por un tipo documental cuyo contenido mantiene una unidad de información: El oficio, la carta, el informe, la solicitud, el memorando, recibo, etc.COMPUESTA.- Formado por dos o más documentos o tipos documentales que se sustentan, cuyo contenido mantienen una unidad de información: El legajo de personal, el expediente, la historia clínica, etc.
UNIDAD DOCUMENTAL O PIEZA DOCUMENTAL
UNIDADES DE ARCHIVAMIENTO – UNIDADES DE CONSERVACIÓN
LEGAJO
CAJA DE ARCHIVO
CD, DVD, USBCAPETA O FOLDER
DISCO DURO PAQUETE
VOLUMENSOBRE
UNIDADES DE INSTALACIÓN
NUEVA INFRAESTRUCTURA DEL ARCHIVO COLONIAL
COMPACTA O MÓVIL
II PARTE
DETERMINACIÓN DE LOS TIPOS DOCUMENTALES
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TIPOS DOCUMENTALES DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
TIPOS DOC. (EXPEDIENTES)
Historia Clínica
Legajo de Personal
Comprobante de pago
Licitación
FUNCION ACTIVIDADES TIPO DOCUMENTAL
ADMINISTRACIÓN
DE BIENES Y
SERVICIOS
Ejecución de compras y suministros de bienes así como la prestación de servicios.
Almacenamiento y distribución de los bienes estableciendo las medidas de previsión para mantener la existencia de materiales de almacén.
Control permanente de los bienes y materiales.
Gestión Administrativa.
Orden de Compra
Orden de servicios.
Póliza de entrada
Póliza de salida
Reporte de inventario Mensual, semestral, anual
Autorización de salida
Correspondencia.
FUNCION ACTIVIDADES TIPO DOCUMENTAL
ADMINISTRAC.
DE RECURSOS
HUMANOS
Control de Asistencia, permanencia y puntualidad.
Evaluación del comportamiento laboral.
Capacitación de personal.
Escalafón
T
Reporte de Ingreso y Salida.Papeleta de PermisoRegistro de RefrigerioRol de vacaciones.
Evaluación Semestral, Anual
Programa Semestral de capacitación.
Programa de Charlas Legajo de Personal
.Fases de los
Archivos
.Fases de los
Archivos
ARCHIVO HISTORICO
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO PERIFERICO
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO INTERMEDIO
A
G
N
SIA
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
A
R
S
Norman Berrìos 17
III PARTE
EL EXPEDIENTE PRIMERA AGRUPACIÓN DE DOCUMENTOS
•Se forma mediante la agregación sucesiva de diferentes tipos documentales.•Los documentos se deben ordenar y foliar siguiendo la cronología de los hechos
El El eexpedientexpediente
EL EXPEDIENTE INCOMPLETOEL EXPEDIENTE INCOMPLETO
CUANDO ESTÁ COMPLETO EL EXPEDIENTE CUANDO ESTÁ COMPLETO EL EXPEDIENTE TENEMOS LA INFORMACIÓN COMPLETA TENEMOS LA INFORMACIÓN COMPLETA
INTANGIBILIDAD DE LOS EXPEDIENES
1.Existe obligación de mantener la intangibilidad material de los actuados administrativos es decir de los expedientes y por extensión a los registros y archivos sin variar su foliación. No pudiendo introducirse enmendaduras, alteraciones, entrelineados ni agregados en los documentos, una vez que hayan sido firmados por la autoridad competente.
2. Los documentos ingresados, forman parte de su acervo documentario, por lo cual no deberán de salir de la institución, salvo que sea requerido por alguna entidad que tenga facultad para ello, de presentarse el caso, la unidad orgánica emisora deberá registrar la salida del documento.
El documento de apoyo informativo es recogido para informar sobre un asunto concreto nos sirve de apoyo a la gestión. Éstos documentos no son documentos de archivo
DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO
PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOSORGANIZACIÓN
N DESCRIPCIÓN SELECCIÓN
CONSERVACIÓN SERVICIO
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION DOCUMENTAL
1. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Según el cual cada documento debe estar en su fondo de procedencia y los fondos de una misma procedencia no deben mezclarse con otros.
Relación existente entre los documentos y las organizaciones o personas físicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de su propia actividad
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION DOCUMENTAL
1. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Los fondos deben conservar o recibir la clasificación correspondiente a las estructuras administrativas internas del organismo que los ha creado o a las actividades desarrolladas por las personas o entidades.
La serie documental, es el conjunto de documentos que tienen características comunes, el mismo asunto o el mismo tipo documental y que por consiguiente, son archivados, usados o eliminados como unidad.
Personal
Legajos de
Personal
PEREZ JUAN
¿Qué es la ¿Qué es la serie serie documental ?documental ?
ADMINISTRACION
ADMI/00
CONTROL INSTITUCIONAL
COIN/00
PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO PLAP /00
ARCHIVO CENTRALARCE/00
IMAGEN INSTITUCIONAL
IMIN/00
TESORERIATESO/00
RECURSOSHUMANOS
CONTABILIDADCONT/00
FONDO DOCUMENTAL
SECCION O ASUNTO PRICIPAL
SERIES DOCUM.
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS
