Exposición eje tematico No. 2

DISEÑO DE LAS

SALIDAS DE SISTEMAS

Reinaldo Andrés GonzálezDiego Alberto CastroAndrea Paola BeltránJairo Javier SuÁrez

DISEÑO DE SALIDAS DEL SISTEMA 1

El desarrollo de los sistemas de información permite que los usuarios tengan facilidad para acceder a los diferentes tipos de sistemas existentes en la actualidad por eso es necesario conocer sus diferentes etapas.

Dentro de la salida de sistemas tenemos diferentes procedimientos que pueden ser utilizados por el usuario con esta presentación pretendemos mostrar una idea del producto final que nos puede arrojar un sistema por eso es importante que el estudiante de Ciencias de la Información, Documentación, Bibliotecología y Archivística pueda estar a la capacidad del manejo de los diferentes tipos de sistemas presentados en esta era de las tecnologías de la información y la comunicación.

INTRODUCCIÓN


* Identificar las diferentes características de las salidas del sistema.* Conocer los diferentes métodos de salida y sus respectivos usos.* Analizar los diferentes aspectos de la salida de sistemas.* Diferenciar los tipos de salida que puedan presentarse en un sistema.* Determinar la relación entre el diseño de sistemas y las Ciencias de la Información.

OBJETIVOS


DISEÑO DE LAS SALIDAS:

(DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMES Y PRODUCCIÓN DE

DOCUMENTOS)El término salida, como es probable que el lector lo conozca, se refiere a los resultados e información generados por el sistema. Para muchos usuarios finales, la salida es la única razón para el desarrollo del sistema y la base sobre la que ellos evaluarán la utilidad de la aplicación. En la realidad, muchos usuarios no operan el sistema de información y tampoco ingresas datos en él, pero utilizan la salida generada por el sistema. Cuando diseñan la salida, los analistas deben de realizar lo siguiente:DISEÑO DE SALIDAS DEL SISTEMA 4

Determinar qué información presentar.Decidir si la información será presentada en forma

visual, verbal o impresa y seleccionar el medio de salida.

Disponer la presentación de la información en un formato aceptable.

Decidir cómo distribuir la salida entre los posibles destinatarios.

Para llevar a cabo las actividades antes mencionadas, se requieren decisiones específicas tales como el empleo de formatos ya impresos cuando se preparan reportes, cuántas líneas planear sobre una página impresa o si se debe emplear gráficas y colores.DISEÑO DE SALIDAS DEL SISTEMA 5

La salida es la única razón para el desarrollo del sistema y la base sobre la que ellos evaluarán la utilidad de la aplicación. En la realidad, muchos usuarios no operan el sistema de información y tampoco ingresan datos en él, pero utilizan la salida generada por el sistema.

El diseño de la salida de la computadora debe avanzar en una forma organizada y bien pensada: tiene que desarrollarse correctamente mientras que al mismo tiempo se garantice que cada elemento de la salida está diseñado para que las personas encuentren que el sistema es fácil de emplear.

El termino salida se utiliza para denotar cualquier información, ya sea impresa o en una pantalla. Cuando los analistas diseñan la salida:

Identifican la salida específica que es necesaria para satisfacer los requerimientos de la información.

Seleccionan los métodos para presentar la información.

Crean los documentos, reportes u otros formatos que contienen la información producida por el sistema.DISEÑO DE SALIDAS DEL SISTEMA 6

UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DEBE

ALCANZAR UNO O MÁS DE LOS SIGUIENTES OBJETIVOS:

1. Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual o protecciones para el futuro.

2. Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.

3. Iniciar una acción.

4. Confirmar una acción.

El buen diseño de la salida de los sistemas, no puede ser desarrollado en forma independiente del uso que se dará a la salida. En otras palabras, no se puede clasificar como buena una salida estéticamente atractiva o que haga uso de una nueva tecnología, a menos que satisfaga las necesidades de la organización y de sus usuarios. El propio proceso de diseño comienza cuando el analista de sistemas identifica la salida que debe producir el sistema (un proceso que se inicia durante la determinación de requerimientos).DISEÑO DE SALIDAS DEL SISTEMA 7

ASPECTOS IMPORTANTES DE LAS SALIDAS.

Cuatro preguntas, a las que debe darse respuestas en forma completa y apropiada, ayudan a los expertos de diseño de sistemas a comprender mejor lo que debe ser la salida de un nuevo sistema:


El usuario, ¿forma o no parte de la organización?, Quizá los usuarios externos tengan requerimientos específicos que no se pueden cambiar y que dictan los requerimientos de contenido, formato y medio de presentación. Tal vez las organizaciones decidan presentar la misma información en forma diferente cuando ésta es enviada a los usuarios tanto externos como internos.


¿QUIÉNES RECIBIRÁN LA SALIDA?

Pocos detalles son necesarios para indicarle a alguien que renové una licencia de manejo (nombre, dirección, fecha de renovación, cuota y una identificación de la salida como aviso de renovación). Sin embargo, un informe trimestral de ventas contiene muchos detalles con formatos diferentes que son de ayuda para trasmitir un mensaje (qué sucedió, cómo ocurrió y cuál fue el resultado) a todos los usuarios. Asimismo, la cantidad de datos también sugiere si deben emplear métodos de impresión o de presentación en una pantalla.


¿CUÁNTOS DETALLES SON NECESARIOS?

El calendario junto con la oportunidad de la salida, son guías específicas del diseño. Algunas salidas se producen con poca frecuencia y sólo cuando aparecen ciertas condiciones: la emisión del aviso de renovación de licencia puede ocurrir cada 4 años, la emisión de una notificación de pago sucede cuando el saldo de la cuenta está vencido. sin embargo, la organización puede requerir cada mes una salida que indique todas las licencias que deben renovarse el próximo mes, o una salida cada semana que señale todas aquellas cuentas cuyo saldo se venció durante la semana.


¿CUÁNTOS Y QUE TAN FRECUENTE ES LA

SALIDA?

¿Debe ser impresa o presentada en pantalla? La salida impresa se emplea con bastante frecuencia. Sin embargo, si un sistema da respuestas del tipo sí o no a las consultas, a menudo es apropiado presentar la respuesta en una pantalla, algunos sistemas emplean una salida de audio para informarles sobre un nuevo número telefónico o el cambio de éste.


¿QUÉ MÉTODO UTILIZAR?


TIPOS DE

SALIDA


PRESENTACIÓN DE LA

INFORMACIÓN


En general, los usuarios finales están acostumbrados a recibir la información en formas de tablas.

El formato tabular debe utilizarse bajo las siguientes condiciones:

Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios.

Cuando los detalles son presentados en categorías discretas.

Cuando cada categoría debe tener una etiqueta.

Cuando se deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos componentes.

Se desea presentar la información en un formato que presente los detalles en un orden significativo (quizás de mayor a menor, por código o alfabéticamente), aquel donde estos sean más sencillos de localizar.

FORMATO TABULAR


Existen en el mercado un sinnúmero de herramientas gráficas para diseñar de mejor manera la salida.

El uso de gráficos ayudarán a mejorar la comprensión sobre ciertos temas, sobretodo estadísticos.

Los tipos de gráficos comúnmente usadas:

* Gráfica de sectores* Gráfica de curvas* Gráfica de escalones o superficie* Gráfica de barras y columnas* Mapas

FORMATO GRÁFICO

http://2.bp.blogspot.com/-Of10dIDS0BM/UaSwRl6-roI/AAAAAAAAARI/jquunZdzcVE/s1600/Tipos_Graficos.png


Los íconos son la representación gráfica de las entidades descritas por los datos.Los íconos comunican información en forma inmediata cuando son seleccionados en forma apropiada.Los siguientes lineamientos sugieren cuando y como utilizar los íconos en el diseño de sistemas:

* Seleccionar los íconos que serán reconocidos y comprendidos en forma inmediata por los usuarios.* Utilice etiqueta solo si no son iconos universalmente reconocidos. * Utilice el mismo icono para representar la misma información a través de toda la salida.* Evite el empleo de etiquetas.* Distribúyalos de manera que evite la aglomeración de íconos.* Mantenga la escala en el tamaño de los objetos representados.

USO DE ICONOS


Actualmente hay muchas facilidades para la presentación de la información utilizando colores.

En general se recomienda el uso de cuatro o menos colores.El analista debe buscar el empleo de solo aquellas salidas impresas que son absolutamente necesarias. Hasta donde sea posible, el desarrollo de un sistema de información basado en computadora debe reducir, no aumentar, el número de reportes impresos.

PRESENTACIONES EN COLOR


DISEÑO DE SALIDA IMPRESA


Los analistas especifican la salida impresa cuando tienen que enviar un documento por correo ya sea para un cliente o un proveedor, imprimir un registro de datos o notificar cierta información a varias personas. La salida impresa puede ser en:

SALIDAS IMPRESAS


Los reportes impresos varían en tamaño, aunque los analistas a menudo emplean los siguientes tamaños estándares: A4 (210 x 297mm), carta (216 x 279mm), entre las más utilizadas.

REPORTES IMPRESOS


Podemos mencionar las formas preimpresas que son aquellas que están identificadas con los datos de la organización y utiliza varios colores (facturas, cheques, etc.)

Entre las situaciones más representativas donde debe considerarse el uso de formas preimpresas, se encuentran las siguientes:

* Reglamentos o requerimientos legales que obligan al uso de formas preimpresas.

* Destinatarios que esperan un formato estándar* La inclusión del logotipo de la organización, una marca registrada o símbolo que debe estar incluido en la forma.

* Trabajo artístico o gráficas.

FORMAS ESPECIALES


Se debe tener en cuenta cuando la información impresa se debe sacar copia o imprimir utilizando papel carbón:

• Copias sin papel carbón• Copias con papel carbón

COPIAS MULTIPLES DE LAS SALIDAS


La plantilla de la salida es la distribución de objetos en el medio de salida. Al construir esta plantilla estamos construyendo un modelo del reporte o documento tal como aparecerá luego que el sistema entre en operación. La plantilla debe mostrar lo siguiente:

1. Todo la información variable:* Detalles* Resúmenes y totales* Marcas de control* Separadores (por ejemplo; símbolos como el subrayado y el guión)

2. Todos los detalles pre impresos:* Encabezados* Títulos y nombres del documento* Nombre de la Compañía y dirección* Instrucciones* Notas y comentarios

Las plantillas de reportes se pueden hacer con una herramienta CASE para su diseño o en

plantillas de pantallas hechas en papel.

PLANTILLA PARA SALIDA IMPRESA

DISEÑO DE SALIDA DE PANTALLA



Son otra alternativa que existe para presentar una salida dentro del sistema puede darse en cualquier momento y su disponibilidad es inmediata, estas clase de salidas son de gran ventaja ya que nos permite racionalizar el uso de varios productos entre ellos el papel.

SALIDAS DE PANTALLA

Las salidas de pantalla son muy populares hoy en día con el avance diario de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación entre ellas encontramos las populares Tablets, las cuales crecen en marca y diseño cada día en el mercado.


CONCLUSIONES


1. En la salida de un sistema vamos a encontrar el resultado de un proceso dentro del mismo teniendo diferentes características que permiten su interpretación.

2. Para contribuir al ahorro de insumos y al impacto ambiental es necesario conocer que tipo de salida necesariamente debemos utilizar ya sea de manera impresa o digital.

3. Diferentes organizaciones ajustan sus sistemas para tener las salidas adecuadas en busca del cumplimiento de las metas trazadas anteriormente.

BIBLIOGRAFÍA


1. Mundo Informático http://mundoinformatico321.blogspot.com/2013/01/diseno-de-entradas-procesos-y-salidas.html [Web en línea]. . [Consulta: 11 / 10 / 2014]

2. Facilitando http://yolimarlares.blogspot.com/2013/06/diseno-de-salidas.html [Web en línea]. . [Consulta: 11 / 10 / 2014]

3. Diseños de las salidas efectivas http://www.galeon.com/rcruz0423/docs/clase7p2.pdf [PDF].. [Consulta: 12/10/2014]

http://www.galeon.com/rcruz0423/docs/clase7p2.pdf



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