Guia per a la correcta implantació del treball col·laboratiu

Espais de gestió del coneixement. 5a sessióJesús Martínez, Mireia Ochoa, Ana Saint-Dizier i Núria Vives

Barcelona, 17 de juny de 2013

Índex

1. Plantejament• Definint els termes: treball col·laboratiu• Barreres i oportunitats

2. Variables d’èxit per a la col·laboració i Guia pràctica per al treball col·laboratiu

3. Casos d’èxit4. La propera frontera: la col·laboració per defecte

Ara mateix…

1. Polítiques d’austeritat?

2. Redescobriment del valor del coneixement intern?

3. Redescobriment del potencial de les TIC com a...

disparadors de productivitat?

connectors?

4. Evolució de la gestió de la informació (intranets) i de la gestió del coneixement (plataformes tecnològiques) a través (gràcies a) de capes socials (les persones)?

Per què (ara) aquesta tendència al que és col·laboratiu?

Les organitzacions públiques no estan dissenyades per a la col·laboració

Funcionament per sitges (unitats tancades)Rendició de comptes per via jeràrquica i, en relaciódirecta, programació de l’agenda de treball en la mateixa via verticalDedicació a tasques transversals de forma secundària (temps excedent i en un nivell de compromís secundari)Tipus de lideratge no preparat per a organitzacions més obertes (i més incertes)

Però hi ha barreres...

… i també noves oportunitats

• Alta sensibilització del personal directiu sobre la bondat de la col·laboració.

• Entorn afavoridor des de l’alta direcció.• Alta connectivitat gràcies a Internet i extensió de les TIC.• El nou context d’austeritat demana noves formes de

treball per a la gestió eficient.• Experiències prèvies d’èxit en moltes organitzacions: el

programa Compartim com a referent en el treball col·laboratiu a l’Administració pública.

Però l’eficiència en el treball col·laboratiu...

...necessita metodologia

Hi ha molts processos implicats

• Rols i responsabilitats dels participants (i experts)• Estructuració de la informació prèvia• Divisió del treball• Codificació del treball (que es va avançant)• Debats eficients • Presa de decisions• Incentius per mantenir la participació

Tanmateix, hi ha aspectes molt bàsics

GUIA PER A NOVELLS

...enforteixen la col·laboració

Les bones relacions bilaterals...

Bilateral

• Coneixements i prerequisitsCal tenir un objectiu comú

• ActitudsValorar la contribució dels altresInteressar-se per l’èxit dels altres

• HabilitatsEscoltarComunicar amb freqüència, de forma oberta i claraJustificar els raonaments Ser pacient i persistentPreveure problemes futurs

Multilateral (equips)

• ConeixementsTenir un objectiu comúUna mateixa manera de treballar i el compromís de comprovar-ne l’evolucióNombre correcte per persones (7-12)

• Correcta barreja d’habilitats

• ActitudsValorar la contribució dels altres

Interessar-se per l’èxit dels altres

• HabilitatsFacilitar el debat

Habilitats per a la col·laboració

• Involucrar les parts interessades rellevants

• Construir consens fase a fase • Comptar amb un facilitador

orientat a la resolució de problemes

• Tenir un mapa de processos• Treballar el poder de la memòria

grupal

Les regles d’or per a una col·laboració amb èxit

Fer servir eines eficients

Però hi ha aspectes que encara s’han de desenvolupar

Molt orientat Flexible/Obert

Grups de treball ad hoc

CoP

Xarxes

Form

alIn

form

al

Molt orientat Flexible/obert

Per exemple: Enfocaments del treball col·laboratiu

Con

vida

tsV

olun

tarie

tat

La nomenclatura clàssica

Focus definit/altament dirigit

Grups de millora/innovació

Xarxes professionals d’intercanvi

+

-

CoP

Xarxes professionals de comunicació/col·laboració

Grups ad hoc (encàrrec)

Focus no definit/flexible

De menys específic a més especialitzat

Continuum en el treball col·laboratiu

Variables d’èxit per a la col·laboració (1)

Adequada detecció del problema o necessitatEl treball col·laboratiu no pot ser impulsat com a resultat d'una moda. Si es vol que sigui sostenible i eficient, ha d'estar lligat a una necessitat real detectada i valorada com a important per a l'organització.

Variables d’èxit per a la col·laboració (2)

Focalització precisa en el problema o la necessitat que cal resoldreCom més operativament estigui descrit allò que es treballarà, més ràpid s'avançarà.

Variables d’èxit per a la col·laboració (3)

Pla de treballHa d’incloure: eines, plataformes, espais, rols, encàrrecs,etc.

Variables d’èxit per a la col·laboració (4)

Presència d'un animador/coordinador

Un facilitador actua com a:• Guia de processos• Proveïdor d’eines• Tercera part neutral• Educador del procés

Teacher Leader Conference 2 August 2012 © US Department of Education CC BY

Altres variables d’èxit per a la col·laboració

• S’han d’usar els canals de comunicació/col·laboració naturals del col·lectiu i després, si cal, oferir millores.

• S’han d’utilitzar eines tecnològiques de fàcil maneig per a no experts.• Si el grup ho necessita s’ha d’oferir:

Alfabetització digital Ajuda puntual d’experts en la matèria concreta Flux d'informació/actualització a través de biblioteca/centre de documentació

• Altres consells:Deixar clar des de l’inici quins seran els incentius del grup.Codificar el coneixement tàcit és costós (cal molta feina).Dosis de coneixement extern ajuden i estimulen l'intern (el frec i la fricció són productius).El grup evoluciona i arriba (si el procés va bé) a un estadi productiu en fases més avançades (el temps necessari varia de grup a grup)La participació té nivells i regles diferents que l'e-moderador ha de gestionar.

Objectiu Contingut Procés Qui Termini

Aconseguir que tothom estigui focalitzat en la tasca

Amb què em puc trobar avui

En què pretenc prestar ajuda

30 segons per a contribucions

Tothom 6 minuts

Entendre el problema des de totes les perspectives

Fets que mostren l’existència d’un problema

Presentació Persona A 10 minuts

Detectar possibles problemes col·laterals

Quins altres elements suggereixen l’existència d’un problema

Debats en grups reduïts amb informació de retorn estructurada

Tothom, en grups de 2- 3

20 minuts de debat 20 minuts per al retorn d’informació

Acordar la definició I delimitació del problema

Identificació de les formulacions alternatives

Debat en grup seguit de votacions basat en el sistema de punts

Tothom 10 minuts per generar la idea10 minuts per votar

Fases en el treball col·laboratiu presencial

Tot el grup s’ha de focalitzar en la resolució de problemes en la mateixa fase

Font: How to Make Collaboration Work, David Straus

Construir consens fase a fase

Requereix emprar tècniques de dinamització i sistematitzacióCal tenir en compte la rellevància de les aportacions externesRequereix organització i estructuració del coneixement generatCal fer seguiment i avaluació

El debat virtual: aspectes bàsics

El debat virtual com a element central del treball cooperatiu en línia

Funcions de l’e-moderador com a facilitador

Dissenyar la plataforma en funció de les necessitats del seu grup; decideix quines eines s’utilitzaran.

Proposar l’alta dels membres i els privilegis dels quals disposaran.

Aclarir i resoldre dubtes relacionats amb el funcionament de l’espai.

Supervisar que les intervencions dels integrants s'adeqüen a allò que s’havia pactat.

En cas d’observar alguna missatge no adequat, el moderador s’ha de posar en contacte amb el membre del grup i explicar-li els motius pels quals el missatge no es mantindrà publicat.

El bon treball en línia

Funcions de l’e-moderador com a gestor• Apuntalar l’activitat de la xarxa intel·ligent nodrint les seves zones d’aportació

amb materials pertinents.• Conèixer les necessitats del debat, descobrir els punts àlgids de la discussió, els

temes implícits i les deficiències de reflexió en els temes proposats.• Procurar que les aportacions s’ajustin als objectius plantejats en el grup.• Buscar la informació i el coneixement pertinent, ja sigui dins o fora de la xarxa.

També procurar documents, investigacions, experiències, ensenyaments d’experts o obtenir entrevistes amb personalitats que tinguin coneixements o experiències sobre els temes que es debaten.

• Contactar amb experts i consultors amb la finalitat que contribueixin al debat en algun moment, ja sigui de forma directa o sotmetent algun document a discussió.

• Elaborar ressenyes i crítiques d’obres (llibres, articles, programari, llocs web, pel·lícules, etc.)

• Mantenir el grup connectat amb els altres grups.

El bon treball en línia

La reflexió guiada (com a pauta en debats oberts)

Eines que faciliten la feina

Què és e-Catalunya

Estructura d’e-Catalunya

QuèCAT

Espai personal

Portal de Justícia

Eines

Eines: llistes de distribució

Eines: llistes de distribució

Eines: llistes de distribució

Eines: blog

Blog del programa: Gestió del coneixement

Eines: fòrum

Fer pinyaCompartir coneixement

Col·laborar

Autoformar-seIntercanviar rols

Eines: calendari

Eines: wiki

Eines: repositori de documents

Lloc de referència per al col·lectiu

Eines: àlbum d’imatges

Eines: processos participatius

Monitorar participació

Acotar temps de resposta

Extreure’n dades estadístiques

Facilitar col·laboració

Retorn als participants

Més enllà d’e-Catalunya

Més enllà d’e-Catalunya

I encara més enllà...

Eines que faciliten la feina: Moodle

Eines que faciliten la feina: Campus virtual del CEJFE

El Campus virtual: grups de treball col·laboratiu

El Campus virtual: blocs

El Campus virtual: persones connectades

Casos pràctics d’èxit

Casos pràctics d`èxit (1)

El grup de treball col·laboratiu ad hoc• Demanda específica i estratègica de l’organització des de

la direcció.• Posada a disposició d’eines col·laboratives transversals i

síncrones que completen eines de treball tradicionals.• Habilitació d’un facilitador/moderador que dinamitzi el

grup i faci de nexe amb la direcció.• Resultat: Augmenta l’eficiència i s’aprofita el coneixement

de les persones, i alhora es compleixen objectius estratègics de l’organització.

Grup de treball col·laboratiu ad hoc: exemples

Un manual en casos de violència filioparental encarregat per la Direcció General d’Execució Penal a la Comunitat i de Justícia Juvenil (2010)

Projecte tècnic de medi obert de justícia juvenil (2013): proper llibre blanc de la professió; s’està elaborant com a continuïtat d’un projecte de la CoP de Medi Obert. Grup de treball format per tots el professionals i els comandaments.

Grup de treball col·laboratiu ad hoc: exemples

Comunitat de pràctica

• Necessitat de formació específica i de transferència de coneixement entre professionals (per exemple, casos de noves incorporacions).

• Les plataformes permeten:generar debatsintercanviar informaciódifondre bones pràctiques, etc.

• Resultat: generar un entorn de confiança entre professionals i, per tant,,augmentar la cohesió professional i alhora complir els imperatius de l’organització d’oferir formació inicial i contínua.

La comunitat de pràctica com a espai de formació contínua i espai de cohesió professional

Guia pràctica per al treball col·laboratiu: plantilla

1. Títol [xxx] 2. Definició operativa de l’aspecte que cal treballar [xxx] (El tema que cal

treballar ha d’estar focalitzat, i si és complex, cal tractar-lo en parts. Tanmateix, el grup pot replantejar posteriorment el tema).

3. Constitució del grup [xxx] (En aquest ordre: patrocinador,e- moderador/dinamitzador, participants -nombre reduït per ser operatiu)

4. Posada en marxa del grup [xxx] (Primera reunió amb obertura oficial i presentació de l'encàrrec per part del patrocinador. Presentació de l’e- moderador i participants. Exposició del pla de treball, eines, calendari, necessitats, etc.)

5. Treball presencial i en línia [xxx] (Es recomana la combinació entre treball presencial i en línia. Implica formació de l‘e-moderador)

6. Presentació pública del treball i difusió [xxx] (Si s’han posat a treballar diversos grups alhora es recomana fer una presentació global com una jornada de bones pràctiques)

Exemple

La comunitat de pràctica dels equips d’assessorament tècnic de família , després de la renovació de més de la meitat dels professionals al 2012 han tornat al programa Compartim: èxit de participació

La propera frontera: col·laboració per defecte

Més casos d’èxit

Molt més casos d’èxit gràcies a l’adaptabilitat de la metodologia col·laborativa a la configuració de cada organització, als diferents perfils de professionals, als interessos de cada col·lectiu.

En definitiva, una recepta senzilla: a problemes, solucions a mida…

La col·laboració per defecte: la xarxa social corporativa

• Reducció del correu electrònic• Millor gestió del talent intern• Major eficàcia en la gestió de les noves idees• Reducció dels esforços dedicats a la gestió de la

informació corporativa• Reducció dels esforços dedicats a la gestió de la

informació

Beneficis de la xarxa social corporativa

Ja s’està treballant al Departament de Justícia

Gràcies!

www.gencat.cat/justicia/compartim

@compartim