HelGe – HelGe –

Bibliotekssamverkan Bibliotekssamverkan i Gävleborgi Gävleborg

Örebro Örebro 2009-02-042009-02-04

20042004DISKUSSIONER OCH SAMTAL DISKUSSIONER OCH SAMTAL

VISION:VISION:

gemensamt biblioteksdatasystemgemensamt biblioteksdatasystem

gemensamt lånekort gemensamt lånekort

möjlighet reservera media oavsett var i länet detta finnsmöjlighet reservera media oavsett var i länet detta finns

låna och återlämna vid samtliga biblioteklåna och återlämna vid samtliga bibliotek

enhetliga regler enhetliga regler

tillgänglighet till länets databaser och nättjänster via tillgänglighet till länets databaser och nättjänster via lånekortlånekort

RFIDRFID

FÖRSTUDIE FÖRSTUDIE - - AVSEENDE LÄNETS AVSEENDE LÄNETS SAMTLIGA BIBLIOTEK:SAMTLIGA BIBLIOTEK:

Konverteringskostnader + ny Konverteringskostnader + ny server: cirka 1,5 miljonerserver: cirka 1,5 miljoner

Kostnader för de enskilda Kostnader för de enskilda biblioteken: 0,5 miljonerbiblioteken: 0,5 miljoner

Kostnaden för bibliotek, som måste Kostnaden för bibliotek, som måste uppgradera till en nyare version av uppgradera till en nyare version av Libra innan konverteringLibra innan konvertering

Osäkerhet vad konverteringen Osäkerhet vad konverteringen innebärinnebär

FYRA ARBETSGRUPPER FYRA ARBETSGRUPPER BILDASBILDAS::

Gemensam katalog – hur skall den se Gemensam katalog – hur skall den se ut ?ut ?

Regelverket – låneregler, avgifter, mmRegelverket – låneregler, avgifter, mm

Ekonomi – argument, uppvaktningar, Ekonomi – argument, uppvaktningar, Högskolans bibliotek, sjukhusbiblioteket Högskolans bibliotek, sjukhusbiblioteket och folkhögskolornaoch folkhögskolorna

Teknisk utvecklingTeknisk utveckling

20052005

Tre kommuner Tre kommuner - med biblioteksdatasystemet - med biblioteksdatasystemet LIBRA - LIBRA -

går samman i en gemensam servergår samman i en gemensam server

Högskolans bibliotek Högskolans bibliotek ej intresserat av att delta ej intresserat av att delta – –

avvaktar föregående års utredning om KBavvaktar föregående års utredning om KB

Informationsträffar med Umeå stadsbibliotekInformationsträffar med Umeå stadsbibliotek

FÖRSTUDIE: FÖRSTUDIE: Länsstyrelsen beviljar 150 000 kr till en förstudieLänsstyrelsen beviljar 150 000 kr till en förstudie rörande en gemensam utveckling för sju bibliotekrörande en gemensam utveckling för sju bibliotek

Forts 2005Forts 2005

ProjektledningProjektledning skapades skapades

Två arbetsgrupperTvå arbetsgrupper bildades: bildades: kataloggruppen kataloggruppen gruppen för tekniska gruppen för tekniska

förutsättningarförutsättningar

20052005

Information till kultur- och Information till kultur- och fritidsnämnderfritidsnämnder

BakgrundBakgrund Beskrivning av projektetBeskrivning av projektet Projektets ekonomiProjektets ekonomi KommunikationslösningKommunikationslösning

Forts 2005Forts 2005

Diskussion kring typ av kontoorganisationDiskussion kring typ av kontoorganisation Konverteringens problemKonverteringens problem TransporterTransporter Arbetsmängd som åtgår till projektetArbetsmängd som åtgår till projektet Gemensamma reglerGemensamma regler Gemensamt lånekortGemensamt lånekort Bildandet av ett kommunalförbundBildandet av ett kommunalförbund

Åsa Hansén, Karlstad stadsbibliotek, Åsa Hansén, Karlstad stadsbibliotek, besöker Gävle besöker Gävle

NOVEMBER NOVEMBER 20052005

Gävle stadsbibliotek hoppar avGävle stadsbibliotek hoppar av

- önskar dock fortfarande vara med och - önskar dock fortfarande vara med och utveckla gemensamma regler och ett utveckla gemensamma regler och ett gemensamt lånekortgemensamt lånekort

20052005

KONTAKTER MED KONTAKTER MED KOMMUNALFÖRBUNDET I LÄNETKOMMUNALFÖRBUNDET I LÄNET

Samtal förs om Kommunalförbundets (då Samtal förs om Kommunalförbundets (då SAM) eventuella rollSAM) eventuella roll

Kommunalförbundet (SAM) blir Kommunalförbundet (SAM) blir avtalstecknare för biblioteken gentemot avtalstecknare för biblioteken gentemot Book- It och Söderhamns Teknikpark Book- It och Söderhamns Teknikpark (serverns placering)(serverns placering)

20062006

Prisindikation från Axiell AB : ca 1 miljon, Prisindikation från Axiell AB : ca 1 miljon, inklusive serverinklusive server

FINANSIERING:FINANSIERING: Länsstyrelsen Länsstyrelsen 350 000 x 2 (2006 och 2007)350 000 x 2 (2006 och 2007) Tillväxt och regional utvecklingTillväxt och regional utveckling totalt totalt

300 000300 000 Statens kulturrådStatens kulturråd 150 000 (2006) 150 000 (2006)

OFFERTER:OFFERTER: Begäran om offert från Söderhamns Begäran om offert från Söderhamns

teknikpark rörande server och service teknikpark rörande server och service Begäran om offerter från Axiell ABBegäran om offerter från Axiell AB

20062006

OFFERTER:OFFERTER: Offert från Axiell AB total kostnad – ca Offert från Axiell AB total kostnad – ca

990 000 kr990 000 kr Offert från Söderhamns teknikpark – drift av Offert från Söderhamns teknikpark – drift av

BOOK-It - kostnad cirka 250 000 kr de tre BOOK-It - kostnad cirka 250 000 kr de tre första åren – fördelade på de sex bibliotekenförsta åren – fördelade på de sex biblioteken

TILLKOMMANDE KOSTNAD:TILLKOMMANDE KOSTNAD: Btj:s arbete med katalogen i samband med Btj:s arbete med katalogen i samband med

konverteringen - kostnad cirka 40 000 krkonverteringen - kostnad cirka 40 000 kr

20062006

EXEMPEL PÅ MINSKADE KOSTNADER:EXEMPEL PÅ MINSKADE KOSTNADER: BIBLIOGRAFISK SERVICE BIBLIOGRAFISK SERVICE

Total kostnad för de sex biblioteken innan Total kostnad för de sex biblioteken innan sammanslagningen – ca 694 000 krsammanslagningen – ca 694 000 kr

Total kostnad efter sammanslagningen – ca 314 000 Total kostnad efter sammanslagningen – ca 314 000 krkr

LICENSER BOOK- IT LICENSER BOOK- IT

Biblioteken går in i sammanslagningen med samma Biblioteken går in i sammanslagningen med samma antal licenser som tidigare, kostnad cirka 850 000 antal licenser som tidigare, kostnad cirka 850 000 kr. Antalet bör kunna minskas.(Nu-700 000)kr. Antalet bör kunna minskas.(Nu-700 000)

20062006

SPAR – KIR SPAR – KIR DATAINSPEKTIONEN:DATAINSPEKTIONEN:

Inget särskilt tillstånd krävdes för att slå Inget särskilt tillstånd krävdes för att slå samman de sex skilda katalogerna till en.samman de sex skilda katalogerna till en.

20062006

AVTALAVTAL Kommunalförbundet slöt avtal med Axiell Kommunalförbundet slöt avtal med Axiell

AB,Söderhamns Teknikpark samt med respektive AB,Söderhamns Teknikpark samt med respektive kommun.kommun.

KOSTNADERKOSTNADER Kostnaderna fördelades enligt en särskild viktning Kostnaderna fördelades enligt en särskild viktning

–kommunernas invånarantal – inte lyckat eftersom –kommunernas invånarantal – inte lyckat eftersom ett bibliotek fick högre kostnader än tidigare. ett bibliotek fick högre kostnader än tidigare. Antalet licenser blev i stället utgångspunkten.Antalet licenser blev i stället utgångspunkten.

KONVERTERINGAR - KONVERTERINGAR - Söderhamns biblioteks Söderhamns biblioteks katalog kom att bli styrande.katalog kom att bli styrande.

20062006

UTBILDNINGAR (hösten) UTBILDNINGAR (hösten) NYTT LÅNEKORTNYTT LÅNEKORT GEMENSAMMA REGLERGEMENSAMMA REGLER

20072007

Hitta en organisation för samarbetetHitta en organisation för samarbetet

Behovet av ett transportsystem och upphandling av Behovet av ett transportsystem och upphandling av dettadetta

Lånekortets utformningLånekortets utformning

Inköp av domänen helgebiblioteken.seInköp av domänen helgebiblioteken.se

Samordnat abonnemang på BURK för att spara pengarSamordnat abonnemang på BURK för att spara pengar

Under hösten uppgradering till ny BOOK-IT version Under hösten uppgradering till ny BOOK-IT version

En första gemensam dag för all personal - mycket bara En första gemensam dag för all personal - mycket bara för att få träffas och utbyta erfarenheter.för att få träffas och utbyta erfarenheter.

20082008

Arbete med opacArbete med opac SMS påbörjades (våren)SMS påbörjades (våren) Besök av CS LibraryBesök av CS Library Lånekortet klart (sommaren)Lånekortet klart (sommaren) Gemensam utvecklingsdag (dec):Gemensam utvecklingsdag (dec): Träff på Region GävleborgTräff på Region Gävleborg

- intresse från övriga bibliotek - intresse från övriga bibliotek (dec)(dec)

Fördelar med gemensam Fördelar med gemensam katalog katalog

Server och driftServer och drift Minskade kostnader vid inköp av ny server (en Minskade kostnader vid inköp av ny server (en

server i stället för flera)server i stället för flera) Arbetstid för drift av servern sparas in (allt sköts Arbetstid för drift av servern sparas in (allt sköts

nu centralt av Söderhamns Teknikpark)nu centralt av Söderhamns Teknikpark) Uppgraderingar av servern görs centraltUppgraderingar av servern görs centralt

Forts fördelarForts fördelar

SystemadministrationSystemadministration Minskade kostnader för bibliografisk Minskade kostnader för bibliografisk

service (hittills)service (hittills) Samarbete kring administration av Samarbete kring administration av

systemet ger samordningsvinster för de systemet ger samordningsvinster för de systemansvariga och möjlighet till systemansvariga och möjlighet till specialiseringspecialisering

Möjlighet till samverkan kring Möjlighet till samverkan kring fortbildningsinsatserfortbildningsinsatser

Biblioteken i HelGe blir en starkare Biblioteken i HelGe blir en starkare part i förhandlingar med Axiell och part i förhandlingar med Axiell och BibliotekstjänstBibliotekstjänst

Forts fördelarForts fördelar

” ”Goodwill” för bibliotekenGoodwill” för biblioteken Biblioteksfrågorna synliggörsBiblioteksfrågorna synliggörs Biblioteken ses som föregångare när det Biblioteken ses som föregångare när det

gäller samverkan mellan kommunerna gäller samverkan mellan kommunerna En gemensam katalog blir en grund för En gemensam katalog blir en grund för

utökat samarbete mellan biblioteken utökat samarbete mellan biblioteken inom fler områdeninom fler områden

Andra erfarenheter…Andra erfarenheter…

Generellt: de bibliotek som går in, måste Generellt: de bibliotek som går in, måste släppa lite av sin beslutanderätt på det släppa lite av sin beslutanderätt på det enskilda biblioteketenskilda biblioteket

Samuppköp av RFID sprack- man kunde Samuppköp av RFID sprack- man kunde sökt medel hos annan instans sökt medel hos annan instans

Ha med i kravspec att ”allt” ska fungera Ha med i kravspec att ”allt” ska fungera med de andra system som finns med de andra system som finns

Kommunerna skilda ekonomiska Kommunerna skilda ekonomiska förutsättningar - olika förutsättningar - olika fördelningsmodeller provats. Nu har fördelningsmodeller provats. Nu har man utgått från tidigare kostnader samt man utgått från tidigare kostnader samt tagit hänsyn till systemens storlek.tagit hänsyn till systemens storlek.

IdagIdag

På väg in:På väg in: LjusdalLjusdal HudiksvallHudiksvall OvanåkerOvanåker

2010 Gävle?2010 Gävle?

OrganisationOrganisation

Organisation för HelGe-samarbetet

STYRGRUPP bibliotekschefer

SYSTEM-

ANSVARIGA

arbetsgrupp

GEMENSAM

WEBB

arbetsgrupp

TEKNIK OCH DRIFT

Söderhamns teknikpark

Kommunernas it-ansvariga

UPPHANDLING

OCH AVTAL

Regionförbundet Gävleborg

KONTAKT- PERSONER FÖR OLIKA OMRÅDEN

nätverk

Frågor?Frågor?

Marika Näslund (bibliotekschef)Marika Näslund (bibliotekschef) marika.naslund@hofors.semarika.naslund@hofors.se

0290-292 740290-292 74 Annamaria Björklin (bibliotekschef)Annamaria Björklin (bibliotekschef)

annamaria.bjorklin@bollnas.seannamaria.bjorklin@bollnas.se

0278-251 330278-251 33 Ann Östman (Länsbibliotek Gävleborg)Ann Östman (Länsbibliotek Gävleborg)

ann.ostman@lg.seann.ostman@lg.se

026-15 78 54026-15 78 54