PLANNING FOR DUMMIESPhương pháp lập kế hoạch cho người mới bắt đầu

© by Nguyễn Việt Dương

NGUYỄN VIỆT DƯƠNG Sinh viên khóa 52 Đại học Kinh tế quốc dânChuyên ngành Quản trị kinh doanh Quốc tếNgày sinh : Gemini 11th , 1992Nơi ở : Hoàng Cầu, Đống Đa, Hà Nội

LIÊN HỆMob: 0936630692

Facebook: www.facebook.com/Jackie.duong92 Website: www.nguyenvietduong.com

Gmail: vduong.nguyen116@gmail.comSkype: vduong.nguyen116

Ý tưởng và giấc mơ là những thứ RẤT RẺ MẠT vì AI CŨNG CÓ. Nó sẽ vẫn chẳng có giá trị gì nếu bạn chưa bắt tay vào LẬP KẾ HOẠCH thực hiện.

FAILING TO PLAN IS PLANNING TO FAIL -Winston Churchill-

Đằng sau một sự thành công luôn là những kế hoạch cho sự thành công đó. Nếu không đó chỉ là may mắn, và may mắn không diễn ra nhiều lần hay đến với nhiều người.

KẾ HOẠCH LÀ GÌ VẬY?1. Định nghĩa về kế hoạch2. Các loại kế hoạch3. Người lập kế hoạch (Planners)

[1.Danh sách] [2.các bước hành động] [3.cùng thời gian và nguồn lực][4.để đạt được mục tiêu đề ra]

Nhiều người luôn nói rằng tôi đã có KẾ HOẠCH cho việc này việc kia nhưng kế hoạch cần những cái gì cũng không liệt kê ra được. Những người này đang CHÉM GIÓ.

THỜI GIAN BIỂU CÓ PHẢI LÀ KẾ HOẠCH KHÔNG?

Tùy vào MỤC TIÊU mới xem xét đó có phải kế hoạch phù hợp hay không. Thường một kế hoạch chỉ tốt khi nó dùng để đạt được đúng mục tiêu của NGƯỜI THỰC HIỆN ĐỀ RA.

TẠI SAO CẦN LẬP KẾ HOẠCH ?

Cách giải quyết vấn đề

Nhắc nhở hành động

Trao đổi ý tưởng

Sự khác biệt dễ thấy nhất giữa Nhân viên thử việc và Thực tập đó là Nhân viên phải (được) lập kế hoạch làm việc cho mình còn Thực tập thì không. Sự khác biệt lớn nhất giữa Nhân viên chính thức và Nhân viên thử việc đó là Nhân chính thức đã có một bản kế hoạch cho công việc của mình còn Nhân viên thử việc đang phải chứng minh nó.Sự khác biệt cơ bản nhất giữa Sếp và Nhân viên đó là Sếp có kế hoạch của mình và kế hoạch của các Nhân viên khác phải đi theo nó.

CÁC LOẠI KẾ HOẠCH • Theo vai trò: Kế hoạch chiến lược và Kế hoạch hành

động

• Theo thời gian: Kế hoạch ngắn hạn (ngày, tháng, năm), Kế hoạch trung hạn (2-5 năm) và Kế hoạch dài hạn (>5 năm)

• Theo đối tượng thực hiện: Kế hoạch công ty, Kế hoạch nhóm, Kế hoạch cuộc đời …

• Theo mục đích hoạt động: Kế hoạch truyền thông, Kế hoạch Marketing, Kế hoạch sử dụng vốn, Kế hoạch Lương thưởng …

Việc bạn mở một công ty cũng cần kế hoạch mà Việc bạn tán tỉnh một cô gái cũng cần kế hoạch.Đừng bất ngờ nếu một ngày sếp bạn yêu cầu lập kế hoạch mua giấy vệ sinh cho toilet công ty.

WHAT TO DO ? HOW TO DO ?

Bạn sẽ đạt được mục tiêu bằng cách nào ? Bạn sẽ thực hiện nó như thế nào ?

Mục tiêu là gì ?Vấn đề hiện tại là gì ?Giải pháp như thế nào ?Tại sao lại chọn giải pháp đó?

Làm những cái gì ?Làm vào lúc nào ?Ai làm cái đó ?Tiêu tốn ra sao ?

Cuối năm 2013, Sếp gọi cậu D trưởng phòng Marketing lên văn phòng: “Năm sau phòng Marketing định làm gì ?” – cậu D phải nộp lại “Bản Kế hoạch Marketing năm 2014” – đó là Kế hoạch Chiến lược Đầu năm 2014, Sếp lại gọi cậu D lên: “Thế đợt Tết này định làm truyền thông như thế nào?” – cậu D phải nội lại “Bản Kế hoạch Truyền thông tết 2014” – đó là Kế hoạch Hành động.

AI LÀ NGƯỜI LẬP KẾ HOẠCH CHO 4 THÀY TRÒ?

Ai cũng là người lập kế hoạch bởi vì ai cũng có các mục tiêu và hành động của riêng mình. Nhóm lý tưởng là nhóm gồm lãnh đạo (Leader) lập kế hoạch chiến lược, các thành viên (Member) lập kế hoạch hành động cho riêng mình và quản lý (Manager) là người theo dõi thực hiện các kế hoạch này.

TỐ CHẤT CỦA NGƯỜI LẬP KẾ HOẠCH

Hiểu biết

Tỉ mỉ

Nhìn xa

Có những người không có tố chất lập kế hoạch nhưng qua rèn luyện cũng có thể thành thục được phương pháp. Những người có MBTI là “N” thường hợp với kế hoạch chiến lược, trong khi đó “S” lại làm tốt hơn ở kế hoạch hành động.

KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC1. Xác định mục tiêu2. Giải quyết vấn đề 3. Lựa chọn và đưa ra giải pháp

Không có mục tiêu trong hành động là lỗi lầm lớn nhất và không thể bao biện. Đừng cố lập một kế hoạch cho một mục tiêu sai hoặc không rõ ràng vì nó chỉ dẫn tới thất bại.

Be a SMART guy anytime

[1.Cụ thể][2.Đo đếm được][3.Có thể đạt được][4.Thực tế][5.Thời gian thực hiện]

Mục tiêu sai Mục tiêu không sai

Em sẽ học được càng nhiều càng

tốt trong thời gian đến lớp.

Em sẽ học được 1000 từ Tiếng

Anh mới trong 40 buổi học ở lớp

thầy Jackie Dương

Mục tiêu tốt trong mọi thứ sẽ giúp bạn tiết kiệm ít nhất nửa thởi gian cuộc đời để không phải thất bại rồi mới làm lại mục tiêu.

Mục tiêu của Đường Tăng tốt hay chưa?

Nghĩ đủ thấu đáo về một mục tiêu đôi khi là bạn đã lên xong kế hoạch.

Con người có thể làm được mọi thứ . Chỉ đơn giản là chưa tìm ra giải pháp cho các vấn đề phải đối mặt.

Identify the problem

•Clarifying the nature of a problem•Formulating questions•Gathering information systematically•Collating and organising data•Condensing and summarising information•Defining the desired objective

Define the problem

•Using the information gathered effectively

•Breaking down a problem into smaller, more manageable, parts

•Using techniques such as brainstorming and lateral thinking to consider options

•Analysing these options in greater depth

•Identifying steps that can be taken to achieve the objective

Examine options

•deciding between the possible options for what action to take•deciding on further information to be gathered before taking action•deciding on resources (time, funding, staff etc) to be allocated to this problem

Act on a plan

•Implementing action•Providing information to other stakeholders; delegating tasks•Reviewing progress

Look at the consequenc

es•Monitoring the outcome of the action taken•Reviewing the problem and problem-solving process to avoid similar situations in future

IDEAL Problem Solving Model

Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving Skills) là kỹ năng làm việc bậc cao nhất và luôn được các tập đoàn đa quốc gia coi trọng trong quá trình tuyển dụng của mình

Mô hình hỗ trợ ra quyết định SWOT

Mô hình SWOT được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực hay đối tượng nhằm hỗ trợ ra quyết định hay đánh giá chiến lược. Tuy nhiên nó chỉ là mô hình hỗ trợ trong tư duy nên không phải bắt buộc trong mọi trường hợp.

Mô hình hỗ trợ ra quyết định ROI

Ưu tiên giải pháp có lợi ích thu lại so với chi phí đầu tư bỏ lớn nhất để lựa chọn. Hay nói nôm na là việc nào có lợi hơn thì làm.

Việc đánh giá lợi ích hay chi phí tùy vào giá trị của mục tiêu đối với bản thân từng người. Một lợi ích (vòng 3) đối với người này có giá trị cao nhưng với người kia có giá trị thấp. Vì vậy không có giải pháp hoàn mỹ mà bản thân phải tự đối chiếu với mình trước khi đưa ra quyết định.

TỔNG KẾT : KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC

Xác định mục tiêu (SMART)

Giải quyết vấn đề (IDEAL)

Đưa ra giải pháp (SWOT, ROI)

Không có mẫu văn bản kế hoạch chiến lược cụ thể do hầu hết các việc cần làm đề hỗ trợ bản thân đưa ra giải pháp. Bản Kế hoạch Chiến lược tùy biến miễn sao thể hiện được mục tiêu rõ rang, thấu hiểu vấn đề, đưa ra giải pháp và lý giải cho giải pháp đó.

Bài tập: Lập một Kế hoạch Chiến lược cho bản thân

KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG1. Tổ chức nguồn lực2. Bản Kế hoạch hành động3. Đánh giá và Điều chỉnh4. Dự phòng rủi ro

If you want the benefits of something in life, you have to also want the costs -Mark Manson-

Để đạt được mục tiêu, một kế hoạch luôn tốn chi phí – không ở dạng này thì ở dạng khác. Tuy nhiên, một kế hoạch tốt luôn là kế hoạch sử dụng chi phí hợp lý nhất.

Tiền bạc Con người Thời gian

Ngân quỹ hiện có bao nhiêu ?

Ngân quỹ cần thiết là bao nhiêu ?

Làm sao để có thêm ngân quỹ ?

Tiền sẽ sử dụng vào việc gì ?

Nhân lực hiện có bao nhiêu người ?

Nhân lực cần thiết là bao nhiêu ?

Làm sao để có thêm nhân lực ?

Người nào sẽ làm việc gì ?

Có bao nhiêu thời gian để xong việc ?Cần ít nhất bao lâu

để xong việc ?Làm sao để tiết kiệm

thời gian ?Thời gian cho mỗi đầu việc ra sao ?

Tổ chức nguồn lực

Phải xem xét toàn diện cả 3 nguồn lực trong mọi trường hợp vì chúng có thể chuyển hóa lẫn nhau.

MẪU KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNGSTT

Task Thời gian

Người thực hiện

Sub-task Chi phí

Ghi chú

1 Thuê địa điểm tổ chức training

Dec 08

Trần Thái Tân

Liên hệ địa chỉ anh Dương

Tìm kiếm trên Google maps

Gọi điện đặt chỗ Thông báo lại cho

BCN Đặt cọc

Xxx VNĐ

Cần có máy chiếu, Cần thông báo sớm 12h

2

3

4 …..

Bí quyết cho một kế hoạch hành động tốt là chia nhỏ hoạt động và lên kế hoạch cho nó chi tiết nhất có thể.

ĐÁNH GIÁ VÀ ĐIỀU CHỈNH Đánh giá công việc : dựa vào tiến độ công viện hiện tại

Đánh giá ngân quỹ : dựa vào ngân quỹ đề ra cho từng hoạt động

Đánh giá thời gian : dựa vào các mốc thời gian đề ra

Đánh giá con người : dựa vào chất lượng công việc đầu ra hoặc lượng công sức (workload) dành cho công việc

• Điều chỉnh: sử dụng quỹ dự phòng cho các rủi ro . Thay đổi kế hoạch theo mức độ ưu tiên

Công việc > Thời gian > Ngân Quỹ > Con người

Dự phòng rủi ro

Phân loại rủi ro dựa trên mức độ nghiêm trọng (cao, thấp) sau đó tìm các giải pháp cho các rủi ro cao và dành chi phí dự phòng cho nó.

PLANNING FOR DUMMIESPhương pháp lập kế hoạch cho người mới bắt đầu

© by Nguyễn Việt Dương

THANK YOU !Mọi trao đổi xin liên hệ Nguyễn Việt Dương www.facebook.com/Jackie.duong92 www.nguyenvietduong.com vduong.nguyen116@gmail.com