Incrementando mi productividad con Gmail

Unos consejos que ayudarán a gestionar un poco mejor tu bandeja de correo electrónico

MINI CHARLAS TECNOLÓGICAS

Servicio Informático & Aula TICUniversidad de DeustoFebrero de 2014

Incrementando mi productividad con

Gmail

Incrementando laproductividad con GMail

AGENDA PREVISTA1. Aspectos básicos para la gestión de mensajes

a. Recomendaciones básicasb. Antes de enviar ... “pasar” el PASSc. Al recibir, aplicar la regla de las 4D

2. Preparando el entorno de trabajoa. Parámetros de configuración y labsb. Estructura de etiquetas/carpetasc. Área de trabajo: mensajes, contactos chat, carpetas, calendario

3. Gestionando la bandeja de entradaa. Configurar la bandeja de entrada (4 zonas: no leídos, AR,RR, Sgto.)b. Procesando mensajes no leídosc. Contestando o reenviando mensajes

4. La edición, búsqueda y filtradoa. Edición y preparación: Tipos letra, párrafos, adjuntos, fotosb. Búsquedas: carpeta, de:, para:, asunto, contiene, no contiene, fechac. Establecer filtros

1. Aspectos básicosRecomendaciones I

● No requiere respuesta inmediata; no es síncrono● Preferiblemente debe ser corto. No más de 20 líneas.● Si es extenso, mejor crear un documento (¡en Gdrive!)● Evitar una larga lista de destinatarios cuando se solicite

o se requiera algo; otra cosa es para informar● Distinguir entre el Para: y el CC: y el CCO: (en varios

Para: intentar evitar trabajo en paralelo; dar instrucciones)● Separar los párrafos para mejorar la lectura● Asociar cada mensaje a una acción o comunicación

concreta (facilitará la gestión al destinatario)● Evitar el efecto bola de nieve; ¿tal vez mejor una llamada

o una reunión para solucionarlo?

1. Aspectos básicosRecomendaciones II

Otras que sería bueno tener bien presentes:● Sólo responder mensajes urgentes fuera de horas de trabajo● Si se escribe la respuesta fuera del horario, guardarla en

borrador para el siguiente día. ¡Todo se ve de otra forma!● Dejar las cosas claras; no pensar “con eso que he puesto ya

lo tiene que entender o deducir ….”● A veces resulta imprevisible la reacción del destinatario● Antes de enviar el mensaje valorar … ¿un chat?, ¿una

llamada por teléfono?, ¿una reunión? (si el mensaje está escrito, se puede guardar en el borrador)

● Cambiar de contraseña mensualmente● Revisar ‘Información detallada de la cuenta’ (accesos)

1. Aspectos básicosRecomendaciones III

Y lo más importante (evitar el phishing):NUNCA enviaremos desde el Servicio Informático un

mensaje con un enlace a una página para que introduzcas tu usuario y contraseña por muy aparente y real que

parezca la pantalla e incluso el remitente.Si alguna vez dudas:- Consúltalo con el remitente por otro medio u otro correo- Analiza el texto (bien escrito, traducción mala, la firma, …)- Si es del Servicio Informático UD … puedes consultar chequear la firma pero recuerda que previamente siempre habremos enviado un mensaje previo advirtiendo que vamos a enviar un enlace a una pantalla de usuario/contraseña.

Denuncia la ‘Suplantación de identidad’ (con un click)

Propósito → El objetivo final claro (qué se pretende) → El para qué y el origen (ayudan) → El para cuándo (no olvidar) → El dónde y qué se espera recibir → El ‘a quién va dirigido (to: cc: cco:)

Acción requerida→ Solicitar una tarea (GP?)→ Esperar respuesta a una pregunta→ Avisar con urgencia→ Informar o comunicar sin prisa

Soporte (+info)→ Posible información de referencia→ Utilizar enlaces o links web→ Adjuntos … ¡ A evitar !

¡más compartir y menos adjuntos! ¡Usar GDrive!

Sumario (asunto)→ Es importante (para el destinatario) → Debe ser claro→ Recoger la acción pretendida:

[AR],[RR],[RO],[FYI]→ Identificar fecha (si hay F.límite)

1. Aspectos básicosAntes de enviar, check PASS (modelo de McGhee, 2004)

● Una buena frase en el asunto es aquella que explique el objetivo asociado al mensaje. Una buena forma de hacer esto es establecer expresamente la acción que se solicita al receptor del mensaje, que casará con la “A” del modelo “PASS”:○ AR = (Action Requested).○ RR = (Response Requested).○ RO = (Read Only).○ FYI = (For Your Information only).

*Identificar una fecha límite, si la hay● Asimismo, una forma de facilitar la búsqueda de documentos por el tipo de

tarea a realizar podría realizarse poniendo la acción entre corchetes mas un espacio.○ [AR] Preparar un puesto de trabajo para el 11-12-04○ [RR] ¿Ha quedado instalado el servidor?○ [RO] El servicio de edición de contenidos quedará cortado el viernes 5-12-

04 a partir de las 12:00○ [FYI] Versión final de la oferta presentada a la Comisión Europea (proyecto

EA737)

1. Aspectos básicosAntes de enviar, check PASS (II)

EN RESUMEN: ● ¿Se comunica bien el propósito?● ¿Se expresa con claridad la acción requerida?● ¿Se incluye la documentación apropiada?● ¿Se ha resumido bien la línea del asunto?● ¿Se ha revisado el para:, cc: y cco:?● ¿Esta bien redactado y presentado?● ¿Se han incluido fechas, horas y lugares?

1. Aspectos básicosAntes de enviar, check PASS (III)

Regla de las 4DAl revisar el nuevo correo recibido:- Delete (por no tener interés una vez leído)

- Do (responder, archivar … sobre la marcha)

- Delegate (reenviar … indicando motivo)

- Defer (para más tarde, No leído, etiquetar)

1. Aspectos básicosAl recibir, la regla de las 4D

CONFIGURACIÓN GENERAL● Ajustar densidad de la visualización● Configuración bandeja de entrada …. ¡Nuevo!● Idioma● Conversaciones por página (50) y contactos (100)● Mostrar imágenes externas (velocidad, privacidad)● Avance automático (p.e. tras borrar, pasar al siguiente o volver a lista)● Responder a todos (por defecto)● Tipo de letra● Vista de conversación (anidamiento)● Enviar y archivar (opcional)● Estrellas (1,4 o todas…)● Habilitar notificaciones de nuevo correo● Imagen personal (bueno sería que estuvieran todas)● Crear contactos cuando use nuevas direcciones (práctico) ● La firma (esencial)● Respuesta automática (cuando estamos fuera de la oficina)

2. Preparar el entornoConfiguración y Labs (I)

LABS recomendables (a revisar y a gusto de cada uno):

● Avance automático● Chat en el lado derecho● Nº de mensajes no leídos● Deshacer el envío …. (sólo dura unos segundos)● Panel de vista previa (horizontal o vertical)● Respuesta estándar (plantilla modelo de respuesta)● Gadget de calendario

Además de la posibilidad de ‘añadir otra cuenta’ (antes no se podía)

y al terminar sobre todo si es en un sitio público: ¡ CERRAR SESIÓN !

2. Preparar el entornoConfiguración y Labs (II)

Estructura propuesta:● Nivel 0: De acceso rápido

○ [RR], [AR], [FYI], [RO], [GP] , [Alerta]

● Nivel 1: El departamento, unidad ó servicio (IT)○ Subdividido en equipos internos de trabajo (DES, SIS, GIC, DBA, Aulas, Manto.)

● Nivel 2: Los proyectos o procesos ○ Subdividido en los más importantes (Cientia, DKH, OpenDeusto, PIDA, …)

● Nivel 3: La empresa (UD)○ Subdividida en los departamentos, unidades o servicios (Rectorado, Facultad,CRAI)

● Nivel 4: Exterior (OUT)○ Subdividida en entes externos (Prov.-Ofe/Fac, Prov.Info, CRUE, UNIJES,)

● Nivel 5: Personal○ Subdividida en secciones de interés (bancos, amigos, casa, familia, …)

2. Preparar el entornoEstructura de etiquetas/carpetas

Sobre el uso de las etiquetas … :○ Son útiles para archivar y clasificar los mensajes ○ Se muestran ordenadas alfabéticamente (ojo al nombrarlas: letra de

comienzo para orden y longitud para visualización)○ Se pueden anidar en otra de mayor jerarquía○ No usar más de dos niveles (recomendación)○ Un mensaje puede tener varias etiquetas asociadas○ Ayudan a buscar sólo en esa etiqueta (cronología)○ Se muestran en la lista y en los propios mensajes○ Se pueden ocultar (cuando ya no interesen)○ Se pueden ocultar (si no tienen mensajes sin leer)○ Un filtro puede aplicar etiquetas a mensajes que cumplan una condición○ No volverse loco creando cientos; las búsquedas son muy eficaces○ Pueden asignarse colores para identificar mejor los mensajes

2. Preparar el entornoEstructura de etiquetas/carpetas

Configuración - Etiquetas (recomendaciones):● Ocultar si no se usan (p.e. destacados, importante, chats …)● Mostrar: enviados, borradores, todos, SPAM (si hay sin leer), papelera● Categorías y círculos (ocultar si no se utilizan)● Desde “administrar etiquetas” podemos:

○ Crear una nueva etiqueta (ojo 1ª letra/número -> orden)■ Por defecto ‘Mostrar’ en lista y en mensajes■ Utilizar la opción ‘Mostrar sólo si hay sin leer’

○ Se puede cambiar el nombre y también de carpeta○ Ocultar las que hayan quedado obsoletas○ Si se elimina una etiqueta NO se borran los mensajes○ En el segundo nivel utilizar cajón de sastre ‘Otros ...’(no volverse

locos creando etiquetas para todo; la búsqueda es muy potente)■ No etiquetar con 1er nivel si tiene subcarpetas

2. Preparar el entornoEstructura de etiquetas/carpetas (II)

2. Preparar el entornoÁrea de trabajo

Etiquetas / Carpetas

Calendario

Lista de mensajes recibidos CHAT

Labs LabsLabs/Config

Labs/Config

3. Gestionando ‘Recibidos’Configurar bandeja entrada

Etiquetas / Carpetas

Calendario

Lista de mensajes recibidos

CHAT

No leídos

Requieren respuesta

Requieren Acción o Tarea

En seguimiento

Destacados

3. Gestionando ‘Recibidos’Configurar bandeja entrada (II)

Etiquetas / Carpetas

Calendario

Lista de mensajes recibidos

CHAT

No leídos

Requieren respuesta

Requieren Acción o Tarea

En seguimiento

Destacados

¿Cómo se hace esto?

● Crear previamente las etiquetas [AR],[RR]● Ir a Configuración - Recibidos-Tipo bandeja

de entrada - Prioritarios (sólo permite 4 zonas)● Podemos construir filtro que asigne

automáticamente [AR] y [RR] si el asunto así lo contiene

● Podemos marcar como destacados aquellos que merezcan más atención

● En cuanto estén solucionados o cerrados, quitar (o no) la etiqueta [AR] o [RR] y archivar

3. Gestionando ‘Recibidos’Procesando mensajes no leídos

¿Qué hacer tras abrir un mensaje no leído previamente?

● Acordarse de las 4D (Delete, Do, Delegate, Defer)● Eliminar si no vale la pena ni guardar (aunque hay espacio de sobra)

○ Si eliminas un mensaje lo puedes recuperar de la papelera (30 días)● Marcar como SPAM para que el sistema ‘aprenda’● Aplicar una o varias etiquetas (AR y RR y otras …. si es DEFER)● Archivar si no es necesario hacer nada (p.e. RO, FYI).

○ Archivar = eliminar la etiqueta recibidos (click sobre “Recibidos x”)● Si sólo tiene una carpeta destino y se quiere quitar de recibidos: Mover a● Si requiere de atención especial “destacar” (estrella) ó marcar ‘no leído’ ● Para verlo mejor o imprimir, abrir en ventana particular● Hay acciones a nivel de todos los mensajes de una conversación

○ marcar no leído, no destacar, crear evento, filtrar, reenviar todo, traducir● Es posible desplegar todas las conversaciones● Hay acciones a nivel de cada mensaje

○ responder, reenviar, imprimir, eliminar, denunciar suplant. identidad

¿Qué hacer tras abrir un mensaje para responder o reenviar o darlo por cerrado?

(Aplicar todo lo visto en la página anterior)

● Seleccionar responder a uno, a todos o reenviar○ En ventana nueva o incluso cambiar el asunto

● Revisar las etiquetas: quitar o poner nuevas● Traducir el mensaje y volver al idioma original● Guardar el mensaje de respuesta o reenvío en borrador (para más tarde)● Guardar el archivo adjunto en Google Drive o descargarlo (o verlo)● Quitar AR ó RR si van a desaparecer de la bandeja de entrada● Darlo por atendido, es decir archivarlo:

○ Con el botón de archivar (desaparecerá de la bandeja de entrada)○ Eliminando la etiqueta ‘Recibidos’ (click sobre la ‘x’)

3. Gestionando ‘Recibidos’Procesando mensajes leídos

Aspectos importantes de la edición de mensajes

● Redactar el mensaje en una ventana emergente● Usar (y no abusar) de tipos de letra y formato.

○ fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, color, ajuste, indexación numérica o por viñetas, sangrado, eliminar formato)

● Adjuntos …. ¡ No, por favor !○ Compartir archivos desde Drive (la mejor alternativa a adjuntos si destino

UD) ó incluir el enlace en el mensaje● Insertar una foto o arrastrarla desde una página web● Incorporar un enlace a un documento o página web● Insertar emoticonos● Insertar una invitación de calendario ● Comprobar ortografía● Antes de enviar:

○ Valorar ‘Guardar como borrador’ antes de enviar○ Aplicar el PASS

4. ComplementosEdición de mensajes

Encuentra “una aguja en un pajar” por medio de:

● Utilizar la caja de búsqueda superior: teclea cualquier cosa ○ o posicionarse en una carpeta concreta y buscar

● Pinchando a la derecha se accede a la búsqueda avanzada○ Seleccionar una carpeta donde buscar○ De○ Para○ Asunto○ Contiene las palabras○ No contiene las palabras○ Contiene archivos adjuntos○ No contiene archivos adjuntos○ Rango de fecha a buscar ○ Crear un filtro con el criterio de búsqueda

● Tecleando en la caja de búsqueda operadores de búsqueda

4. ComplementosBúsqueda de mensajes

Un filtro se compone de:

● Unos criterios de detección o filtrado de mensajes a partir de unas características de los mismos○ remitente de un mensaje, destinatario, asunto, contiene la palabra, no

contiene la palabra, contiene archivo adjunto o no

● Unas acciones a realizar con los mensajes que se reciban y cumplan con los criterios de filtrado. Las acciones pueden ser:○ omitir de recibidos (archivarlo), marcarlo como leído, destacarlo, aplicar

una etiqueta concreta, reenviarlo a una dirección, eliminarlo, … con la posibilidad de aplicarlo a conversaciones ya recibidas.

Más información sobre el uso de filtros -> Uso de filtros

4. ComplementosCreación de filtros

¡Esto es todo!Son recomendaciones basadas en la experiencia.

Pero todos no somos iguales: igual te sirven, igual no. Tal vez te inspiran otras formas de organizar.Si se te ocurren nuevas ideas, compártelas.

Pasamos mucho tiempo dedicados a atender el correo.Tal vez sólo lo deberíamos abrir en unas horas

determinadas. En algunas empresas lo han prohibido.

El mejor mensaje de respuesta automática tal vez sea:Gracias. He recibido tu mensaje aunque no significa que te pueda responder

ahora mismo. Tengo muchos que atender. Lo haré en cuanto pueda. Si es urgente, llámame. Si no lo es, agradezco tu paciencia mientras esperas.

FIN

Graciaspor vuestra atención

Servicio Informático

Informatika Zerbitzua