Digitalt Børneområde - PladsZonen

Fælles kommunalt samarbejde

– Digitalisering af børneområdet

Kim Nielsen Ranch

November 15, 2010 Borgerservice

De næste 30 minutter

1. Baggrunden for initiativet til workshoppen

2. Herning og digitalisering af børneområdet?

3. Hvor kunne vi godt tænke os bevæge os hen?

4. Perspektiver for samarbejde og digitalisering

5. Opsamling og spørgsmål

6. Kontaktinfo

Fakta om Herning Kommune

Herning Kommune er den 3. største kommune i Danmark målt på areal. Målt på antallet af

indbyggere er kommunen 12. størst.


Baggrunden for initiativet til workshop

• Ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi sigter på mere samarbejde og digitale løsninger

• Børneområdet er udset til at være et fokusområde både af KL og Finansministeriet

• Objektiv Sagsbehandling – hvis ikke vi samarbejder samles opgaverne og beslutnings-

kraften ikke i kommunerne, men andre steder (eksempelvis i staten)

• Få leverandører (fx KMD og IST) – højere priser for den enkelte kommune og svære at

påvirke udviklingen

• Har vi tid og råd til at ikke at lave fælles samarbejde?

(Effektivisering, Servicering, Rationalisering og Arbejdskraft/Kompetencer i fremtiden)


Herning og digitalisering af børne-området

Hvor er alting bare nemt på PladsZonen!


Hvad er PladsZonen?

I børnefamiliens travle hverdag skaber https://pladszonen.herning.dk et bedre overblik over de

mange praktiske ting forbundet med forældreønsker til pasning i et Dagtilbud.

Forældrene får med PladsZonen

ét sted, hvor de skal skrive deres

børn op til Dagtilbud og foretage

ændringer / opdateringer inden

for de valgte Dagtilbud.

Kommunes institutioner får

yderligere direkte adgang til

staminformation på barnet

og familien for alle deres

indmeldte børn - samlet i ét

system. Det giver en

hurtigere og mere effektiv

administrativ hverdag med

mere tid til børnene.

https://pladszonen.herning.dk/


Hvad var målsætningerne?

To overordnede målsætninger

1. Give børnefamilierne bedre service gennem overblik over muligheder i børnepasningen

2. Lette det administrative arbejde på institutioner og i Borgerservice

Konkretisering af målsætninger

• 80 procent af anvisningerne sker via PladsZonen 1. januar 2011

• 50 procent af anvisningerne sker via PladsZonen 3 måneder efter lancering

• Reduktion af telefonopkald til Borgerservice med 30-50 procent

• Frigøre 1 årsværk samlet set i administrationen og hos institutionerne, som følge af

mere effektive arbejdsgange og administrative lettelser. Frigørelsen anvendes til

andre arbejdsopgaver i Borgerservice og på institutionerne giver det mere tid til

børnene


Hvad får forældrene ud af PladsZonen?

Forældrene kan

• Finde og se udbuddet af Dagtilbud

• Skrive børn op til dagpleje og institution

• Foretage ændring af ønsker og prioriteter

• Se hvad nummer barnet er på venteliste

• Beregne egenbetaling for børnepasningen

• Beregne søskendetilskud og hel-/delvis økonomisk friplads

• Ændre indkomst og søge om hel-/delvis økonomisk friplads

• Udmelde børnene fra Dagtilbuddet

• Ændre takst med/uden morgenpasning i Fritidshjem/SFO

• Læse nyheder og informationer

• Hente relevante elektroniske informationer


Hvad får institutionerne ud af PladsZonen?

Institutionerne kan:

• Få adgang til børnenes stamkort

• Arbejde med informationer fra barnets stamkort

• Altid have adgang til opdaterede oplysninger

• Se hvilke børn, der er tilbudt / har accepteret plads i institutionen

• Kommunikere hurtigere med forældre via e-mail

• Få godkendelse fra forældre fx til:

• Transport med bus/privat bil

• Publicering af foto/video på institutionshjemmesider

• Barnet må gå hjem fra institutionen

• Oplysning af adresse og telefonnummer til andre forældre

• Osv.

• Lave lister (fx stue-/afdelingslister, ferielister og fødselsdagslister,

turlister mv.)


Hvad får Borgerservice / Pladsanvisningen ud af PladsZonen?

Borgerservice kan:

• Fokusere mere på service i stedet for administration

• Fokus på de borgere, der reelt har behov for mere hjælp og vejledning ifbm. opskrivning og

økonomisk friplads mv.

• Undgå genindtastning af ansøgninger/opskrivninger i Dagtilbud

• Undgå genindtastning af ansøgninger om økonomiske fripladser

• Kommunikere hurtigere med forældre via e-mail

• Spare brev- og portoomkostninger til udsendelse af tilbud og bevillinger


Hvordan får vi forældrene til at bruge PladsZonen?

Kanalstyring er central for succes:

• Opskrivning SKAL ske via PladsZonen

• Den fysiske opskrivningsblanket er afskaffet.

• Pladsanviserne modtager telefonisk henvendelse, men skriver ikke op via telefon.

• Hvis forældrene ikke kan bruge PladsZonen henvises de til at møde op personligt = bedre

hjælp og vejledning + færre fejl

E-mail

Post

Personlig Telefon


Hvad har udbyttet ved PladsZonen været for Herning Kommune?

I 2007

30.000 henvendelser

I 2010

Est. ca. 34.000 henvendelser



7 5

15

2

78

35

0

58

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Kanaltype

Personlige Skriftlige Telefoniske Elektroniske

Procent

Fordeling på henvendelseskanaler 2007 og 2010

Året 2007

Året 2010

Note: 2010 er estimeret pba. måling i uge 39 2010 omregnet til år

Kilde: Interne digitale og manuelle opgørelser fra 2007 og 2010.



Det teoretiske regnestykke:

Skriftlighenvendelse

(15 %)

Telefonisk henvendelse(78 %)

Digital henvendelse (0 %)

Personlig henvendelse

(7 %)

2007

40 kr. / henvendelse



3 kr. / henvendelse

Skriftlighenvendelse

(2 %)

Personlighenvendelse

(5 %)

Telefoniskhenvendelse (35 %)

Digital henvendelse

(58 %)

2010 Prisen pr. henvendelseGevinst v/ændring i

kanalmix

Kilde: Prisen pr. henvendelse stammer fra erfaringstal i Københavns Kommune.

1 årsværk


Perspektiver for samarbejde og digitalisering

• KOMBIT understøtter den enkelte kommunes evne til

at opfylde egen digital strategi og få de konkrete

løsninger udviklet.

• KOMBIT giver et stærkere kommunalt samarbejde

og skaber digital sammenhæng i kommunerne og den

offentlige sektor som helhed.

• KOMBIT giver din kommune indflydelse på, hvordan

de konkrete og fremtidige IT- og digitaliserings-

løsninger skal udvikles.

• KOMBIT skaber billigere IT- og digitaliserings-

løsninger ved større samlet indkøbskraft og fælles

udbud.

Bedre digital service

Stærkere forpligtende

samarbejde om

digitalisering

Øget effektivisering

gennem digitalisering



Eksempel 1:

Fælles udbud – fokus på drift og kontrakt

Kommunerne har fx IST og KMD som leverandører. Vi tager udgangspunkt i nuværende IT- og

digitaliseringssystemer på børneområdet og deres funktionalitet.

Hvad vil det give os?

• Fokus på vi ikke bevæger os for hurtigt i forhold til, hvad kommunerne kan magte

• Skabe øget konkurrence på området (evt. overveje dual- eller flerleverandørvalg)

• Forventeligt lavere driftsomkostninger på eksisterende systemer

• Mulighed for at definere ny funktionalitet i flere eller enkelte systemer

• Være step 1 hen imod en fælles udvikling på flere eller enkelte systemer



Eksempel 2:

Fælles udvikling og udbud på konkrete systemer

Der udvælges 1 eller flere områder inden for børneområdet (fx digital selvbetjeningsløsning lign.

PladsZonen).

Hvad vil det give os?

• Mange kommuner skal ikke opfinde ”de dybe tallerkener” mange gange

• Skabe konkurrence mellem flere leverandører om 1 eller få løsninger (ligner digital

flytning)

• Forventeligt lavere udviklingsomkostninger (fælles projektressourcer)

• Mulighed for at foretage et større udviklingsstep end den enkelte kommune kan

gøre alene

• Sætte dagsordenen i udviklingen, hvor det i dag ofte er leverandøren som sætter

dagsordenen


Opsamling

Fælles samarbejde på børneområdet kan sikre:

• Bedre økonomi i drift og udvikling af vores IT-systemer (mange fælles behov/standarder)

• Mere effektiv opgaveløsning ved fælles ideer og omsætte dem til konkrete funktioner og

services for brugere og borgere

• Hurtigere adgang til nye services for borgerne pga. fælles og mere muskel, når vi stiller

kravene til leverandørerne

• Kommunerne sammen stiller kravene til og ikke lader leverandørerne bestemme

udviklingen

• Sikre den fælleskommunale strategi når i mål og undgå staten tager styringen på

området


Spørgsmål

?


Kontaktinfo

Kim Nielsen Ranch

Afdelingsleder i Borgerservice

E-mail: [email protected]

Tlf.: 9628 2470

Mobil: 2960 7034

LinkedIn: http://dk.linkedin.com/in/kimnielsenranch

mailto:[email protected]

Documents

Digitalt Børneområde - PladsZonen