Latihan Audit manajemen

KOP KAP

Bandar Lampung, 03 Juli 2009

No : 60/KAP.MRCP/VII/2009Lampiran : 5 eksemplarPerihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

KepadaYth. Manajer PT Indojeweldi -

Bandar Lampung

Kami telah melakukan audit atas program pelatihan karyawan pada PT Indojewel untuk tahun 2008. Audit kami hanya mencakup di bidang personalia untuk menilai keekonomisan, efisiensi dan efektivitas atas keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru. Kami telah memberikan saran perbaikan atas kelemahan program pelatihan karyawan sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :Bab I :Informasi latar belakangBab II :Kesimpulan Audit yang didukung dengan temuan auditBab III :Rekomendasi

Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan , dan kerja sama dari berbagai pihak jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terimakasih atas kerjasamanya.

Kantor Akuntan Publik & Management Consultant Rawiatmaja & Partner

Tn.Kris Palguna

TUGAS MANAJEMEN AUDIT Page 1BAB 4 AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Bab I

Pendahuluan

A. Dasar Audit

1. Surat Permintaan dari PT Indojewel nomor S-1403/PTIJ/SDM/XX/2009 tanggal

1 April 2009.

2. Kontrak Audit dengan nomor kontrak K-113/AUDITSDM/PTIJ/XX/2009 tanggal

15 April 2009

3. Surat tugas nomor ST-050/ASDM/KAP.MRCP/VII/2009 tanggal 16 April 2009 tentang

audit pendahuluan Audit Sumber Daya Manusia Pada PT Indojewel Tahun berakhir

2008.

4. Surat tugas nomor ST-052/ASDM/KAP.MRCP/VII/2009 tanggal 21 April 2009 tentang

Audit Sumber Daya Manusia Pada PT Indojewel Tahun berakhir 2008.

B. Tujuan Audit

Adapun tujuan dilakukan Audit ini diantaranya:

1. Menurunkan tingkat kegagalan produksi yang disebabkan oleh kurang terampilnya

karyawan dalam mengoperasikan mesin baru.

2. Meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru melalui

program pelatihan karyawan.

C. Ruang Lingkup Audit

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi

masalah atas program pelatihan karyawan untuk mengoperasikan mesin baru untuk tahun 2008.

Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan rencana program pelatihan karyawan,

pengendalian manajemen atas pengelolaan program pelatihan karyawa dan evaluasi karyawan

atas hasil keterampilan yang diperoleh selama pelatihan.

D. Data dan Informasi Auditan

PT. Indojewel bergerak di bidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas.

Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam rencana

bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari pasar dalam negeri. Desain produk sudah


cukup dikenal di pasar, merupakan hasil pengembangan dari bagian penelitian dan

pengembangan perusahaan yang dipimpin oleh tenaga ahli di bidangnya.

Perusahaan memperkerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan kontrak

yang diperkerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning

service di seluruh divisi perusahaan dengan penghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK yang

diterapkan pemerintah.

Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi

sebesar Rp 1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp 500 milyar untuk membeli peranti

lunak termasuk sistem informasi yang mengintegrasikan seluruh divisi ke dalam suatu rangkaian

operasi dan sistem pelaporan.

Susunan direksi :

Direktur Utama : Tn. Kevin Suparno Direktur Akuntansi dan Keuangan : Tn. Cecep Mulyadi Direktur Produksi : Tn. Steve Handayana Manajer SDM : Tn. Syam Nugroho

E. Alokasi Anggaran

Anggaran untuk pelatihan pegawai PT Indojewel pada tahun 2008 adalah sebesar

Rp650,75 miliar yang didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007.

F. Hasil Pengujian dan review Sistem pengendalian manajemen

a. Kemitraan antara departemen SDM dan manajemen lini dalam pengelolaan SDM

berjalan dengan baik sesuai pedoman yang berlaku

b. Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang memerlukan pelatihan

c. Program pelatihann disusun berdasarkan permintaan dari departemen yang memerlukan,

setelah terlebih dahulu disetujui oleh Direktur Akuntansi dan Keuangan

d. Belum tersedia system review dan pelaporan yang didokumentasikan tentang penilaian

efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.


Bab II

Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang dilakukan, kami dapat

menyimpulkan sebagai berikut :

Kondisi :

1. Program pelatihan karyawan selama tahun 2008 mengandung beberapa kelemahan

diantaranya :

a. Perusahaan tidak memiliki program rencana pelatihan karyawan secara periodic

b. Tidak memadainya anggara biaya pelatihan karyawan. terbukti besarnya anggaran

karyawan hanya sebesar 0.25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun

sebelumnya

c. Tidak ada dokumen/catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil

pelatihan yang telah dilakukan guna kepentingan evaluasi atas peningkatan

kualitas produk yang dihasilkan

d. Terlalu singkatnya waktu pelatihan yang diberikan untuk memahami materi

pelatihan yang diberikan

2. Kurang signifikannya penurunan produk gagal yang bisa kita lihat pada tahun 2008 menjadi

18% dibandingkan tahun 2007 sebesar 20% .Hal ini bisa kita lihat dari informasi yang

diberikan oleh perusahaan, total biaya kegagalan produk sebesar Rp 825,25 juta.

3. Buruknya kualitas produk yang dihasilkan sehingga banyak pelanggan yang

melakukan pengembalian produk sebesar 7,5% dari total penjualan.

Kriteria :

1. Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai dan

disetujui oleh Direktur Akuntansi dan Keuangan.

2. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodic

bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.

3. Pelaksanaan progam pelatihan penggunaan mesin harus tuntas diselesaikan hingga tahap

akhir.


4. Adanya benchmarking (patokan) atas persentase kegagalan produk selama proses produksi

pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam proses produksi

Penyebab :

1. Tidak memadainya anggaran pengelolaan pelatihan karyawan ketidaktuntasan

program pengelolaan pelatihan karyawan hingga tahap akhir.

2. Ada waktu jeda yang cukup lama dalam proses pengidentifikasian topik pelatihan apa yang

dibutuhkan karena tidak adanya rencana pelatihan dan pengembangan karyawan yang

disusun secara periodic.

3. Karyawan tidak mahir dan terampil untuk mengoperasikan mesin di lapangan sesuai standar

manual pelatihan yang di berikan.

4. Buruknya pendokumentasian untuk penilaian hasil pelatihan karyawan.

5. Banyak kegagalan produk dan pemborosan dalam proses produksi

Akibat :

1. Ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan karyawan hingga tahap akhir yang mengarah

pada ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan

mesin baru.

2. Banyaknya produk gagal dalam proses produksi sehingga volume atau output

produksi menjadi lebih kecil yang mengarah pada kenaikan harga pokok produksi tanpa

peningkatan kualitas terhadap produk yang dihasilkan.

3. Tidak ada informasi sebagai umpan balik dalam peningkatkan kualitas produk yang

dihasilkan atas pelatihan keterampilan karyawan.

4. Menurunnya volume penjualan akibat besarnya pengembalian produk oleh pelanggan

Pejabat yang bertanggungjawab :

Manajer SDM

Direktur Produksi

Direktur Akuntansi dan Keuangan


Bab III

Rekomendasi

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian

manajemen di masa yang akan dating. Kelemahan ini dapat dikelompokan menjadi :

1. Kelemahan yang terjadi atas ketidaktuntasannya program pelatihan karyawan atas

pengoperasian mesin baru karena kurang memadainya anggaran yang diberikan.

2. Kelemahan atas kurangnya evaluasi atas peningkatan hasil program pelatihan

karyawan guna kepentingan peningkatan kualitas produk yang dihasilkan.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atas

langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Atas Permasalah tersebut kami rekomendasikan kepada Direktur PT Indojewel untuk:

1. Memberikan anggaran yang memadai untuk program pelatihan karyawan agar

program tersebut terlaksana hingga tuntas sehingga peningkatan keterampilan

karyawan atas pengoperasian mesin baru sesuai dengan yang diharapkan.

2. Membuat rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara

periodic bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.

3. Membuat laporan biaya kualitas harus terdokumentasi sebagai umpan balik atas

peningkatan kualitas dan produk yang dihasilkan supaya terjadi penurunan yang

signifikan atas kegagalan produk dan pengembalian produk oleh pelanggan.


Education

Latihan Audit manajemen