SCRUM PÅ VÅRT SÄTT- ett verktyg för att planera

prioritera, fokusera och leverera

Maivor Hallén, dec 2012

Scrum – planera, prioritera, fokusera och leverera

Scrum är en metod för projekthantering, används främst i IT-branschen. Små team (5–9 personer) delar upp sitt arbete i ”miniprojekt”. Projekten omfattar ca 1 månad, med ett begränsat antaldetaljerade arbetsuppgifter. Viktigt är att leverera ”affärsvärde” (göra det rätta urkundperspektiv)

Bild: Björkholm, Tomas & Brattberg, Hans (2010). Prioritera, fokusera, leverera: din snabbguide till Lean, Agile, Scrum och XP : version 1.0. Stockholm: Crisp

Scrum – planera, prioritera, fokusera och leverera

Scrum – planera, prioritera, fokusera och leverera

Scrums uppdelning av arbetet:Ledningen (affärssidan) prioriterar och talar om vad som skagöras. Detta samlas i en backlog (prioriterad att-göra-lista).

Utvecklingsgruppen (teamet) talar om hur lång tid det tar (vaddet kostar) och bestämmer hur det ska utföras på effektivastmöjligast sätt.

Scrum – planera, prioritera, fokusera och leverera

Bild: Björkholm, Tomas & Brattberg, Hans (2010). Prioritera, fokusera, leverera: din snabbguide till Lean, Agile, Scrum och XP : version 1.0. Stockholm: Crisp

MånadsplaneringenBasen för scrum är det som kallas sprint –fokuserat arbete mot fasta mål 30 dagar i sträck.

Scrum – på vårt sätt

När jag kom till biblioteket vid Högskolan i Gävle januari 2009fokuserade man främst på att förbättra det man redan arbetademed, inte på utvecklingsarbete (nya arbetsuppgifter). Därförville jag prova grunderna i scrum-metodiken. Vi har nu förbättrat fokuseringen på utvecklingsarbete,planering, koordinerig, delaktighet och prioritering med hjälpscrum. Personalen pratar inte om scrum och kan inte metodennärmare, men alla deltar i gruppernas månadsplanering.

Fakta om högskolebiblioteket

• Högskolan i Gävle 14 500 stud, 700 personal, 550 MSEK oms• Bibliotekets budget totalt drygt 25 MSEK

lokaler och avskrivning 10 MSEK, personal 10 MSEK, medier 4 MSEK, övrig drift 1 MSEK

• drygt 20 anställda 10 bibliotekarier, 5 bibl ass, 5 IKT-tekn/Ikt-ped + visstidsanst o stud.

• Bibliotekslokalerna - en populär studieplats250 000 besökare årligen, 1000 besök per dag, 500 läsplatser

• Det digitala biblioteket – ständigt tillgängligte-material prioriteras, lättare nå fulltext, samsökning, länkserver

Bibliotekets funktionsgrupperGrupp Medieförsörjning (M-gruppen) ansvar för attden vetenskapliga info försörjningen är av god standard medieplanering, förvärv, databas- och systemförvaltning…

Grupp Kundmötet (K-gruppen) ansvarar för att utveckla bibliotekets pedagogiska och kundorienterade verksamhet, bibliotekets lokaler och kompetens…

Learning Center (LC) ansvarar för att göra högskoleutbildning tillgänglig för distansstuderande, öka IKT-kompetensen vid högskolan…

Övergången till det digitala biblioteket

Ökat antal distansstudenter får ökat stöd

Scrum – på vårt sätt

Våra möten – viktiga för planering och genomförande

Ledningsgruppsmöte (jmf produktägare)LG Bibl - möten mellan bibliotekschef och gruppledare för överordnad prioritering och feedback till/från grupperna. Hålls en gång per månad. Vi försöker hålla korta mötestider ca1,5 timme per möte. Det gäller alla möten.

Scrum – på vårt sätt

Månadsplanering på gruppnivå (jämför utvecklingsteam)I två månaders cykler för att utarbeta detaljerade mål och genomföra dessa, med ett uppföljningsmöte efter en månad.Alla gruppdeltagare känner till pågående utvecklingsarbete ochvad som prioriteras. Gruppstorleken är 7-9 personer. Genomgången av månadsplanen kompletteras med ”runda- bords-presentation” där alla i gruppen får berätta om sitt pågående arbete. Alla får vara aktiva och blir synliga.

Scrum – på vårt sätt

Personalmöten varje månad (jmf sprintavslutning m demo)Vid våra månatliga personalmöten (APT) får varje grupp berätta för hela personalen om vad man har gjort sedan sist (genom attpresentera ett urval av sina arbeten). Informationen sprids då tillalla. Flera blir aktiva på personalmötena. Mycket av informationsom rör alla sänds i veckobrev, för att frigöra tid för diskussionvid mötena.

Scrum – på vårt sätt

Vad borde vi förbättra? (jmf retrospective)Vi har ingen tidsberäkning idag, men sätter ett stoppdatum.Det är svårt att få personalen att beräkna tidsåtgång för arbetsuppgifter, vilket är en stor nackdel. Man har svårt att brytaner målen i tillräckligt små enheter. Få gillar ”good enough”,utan vill ha hög kvalitet, vilket kräver längre tid. Det krävs dock att man kan begränsa tidsåtgången för att hinna mer.Grupperna kan fungera bättre, men vi är och tycker olika. Vi hargemensamt fått skriva spelregler och kommunikationsvägar.

Prioriterade utvecklingsområden 2013Biblioteket bidrar till utvecklingen av HiG!

1. Införa RFID-baserat lånesystem (ökar självbetjäning, frigör personalresurser)

2. Bidra till en ökad genomströmning av studenter genom ökade stödinsatser (utökad skrivarverkstad och stöd på distans)

3. Effektivisera verksamheten och höja kvaliteten (mätbarhet och uppföljning via våra system)

4. Öka samverkan (internt och externt)

Bibliotekets verksamhetsplan 2013Vision/övergripande mål 2013

• Biblioteket utvecklas och förändras ständigt för att på bästa sätt motsvara behoven hos studenter, forskare, lärare, personal och övriga användargrupper.

• Biblioteket utvecklas inom multimediaområdet och bidrar till att öka IKT-kompetensen inom hela högskolan

Tack för mig!Välkomna att maila ev frågorBibliotekschef Maivor Hallén

Högskolan i Gävlemaivor.hallen@hig.se

ellermarhan@hig.se