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Presentación sobre el sistema de gestión por procesos del departamento de formación de la DPA, para Jornada TIC-Procesos de la ADL de Santa Pola, 25 de Noviembre de 2011
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http://formacion.ladipu.com/
El sistema de gestión por procesos del Departamento de Formación de la Diputación de Alicante.
José A. Latorre GaliciaJefe de Formación y Calidad
Santa Pola, 25 de noviembre de 2011
LAS TIC EN LA GESTIÓN POR PROCESOS
El departamento de formación
Índice
Nuestro recorrido por la Calidad
El sistema de gestión por procesos
Valoración y consejos
El departamento de formación
Ámbito de actuación
Misión:Formación y reciclaje permanente de los empleados públicos que prestan sus servicios en Admón. Local de la provincia
Población:
+ de 20.000 empleados públicos
Ámbito de actuación
•28 ayuntamientos > 200 empleados 12.949
•113 ayuntamientos < 200 empleados 4.951
•26 otros entes locales 396
•Diputación (41 departamentos y OO.AA) 2.689
Nuestros clientes
Total entidades: 168Total empleados: 20.985
Datos 2011
100 %
ayuntamientos
Asesoramiento
Programas “a medida”
Ofertas cursos abiertos: Plan Agrupado
Plan Diputación
Ámbito de actuación
Actividad sistematizada desde 1989
Creación formal departamento 1992
Aumento espectacular actividad 1995 Formación a 2.500 empleados Fondos procedentes AFCAP Mesas sindicales negociación
Certificado europeo calidad CEDEO/Q*for en 1998 (renovada en 2001, 2004 , 2007 y 2010)
Certificados por la ISO 9002:1994 en 2001 Certificados por la ISO 9001:2000 en 2003
Certificados por la ISO 9001:2008 2009
Reseña histórica
S ERVIR DE FORMA S ATIS FACTORIA A NUES TROS CLIENTES
1NORMALIZACIÓN Y MECANIZACIÓN DE LA GES TIÓN2
PARTICIPACIÓN DEL PERS ONAL 3
Señas de identidad
ResultadosAño 2010
DENOMINACIÓNNÚMERO DE EDICIONES
HORAS LECTIVAS
ALUMNOS COSTES
PLAN AGRUPADO 240 6.880 4.523 1.032.499,95
PLAN DIPUTACIÓN 50 1.343 872 137.875,29
CONVENIOS AYTOS./ENTIDADES 1 21 13 1.124,29
I.V.A.P. 10 200 101 5.900,75
OTROS CURSOS Y JORNADAS 12 165 619 56.388,45
ASISTENCIAS CURSOS OTRAS ENTIDADES 29 585 46 20.162,06
TOTALES 342 9.194 6.147 1.253.950,54
OTROS GASTOS ESTRUCTURALES (Sueldos personal no implicado directamente en gestión, agua, teléfono, fax, mensajería, etc) 483.031,83
TOTAL GENERAL 1.736.982,37
• La organización (ayto) es el cliente
• Importancia “formalizar” la relación (Documento Adhesión al Plan,
Convenio o Acuerdo particular)
• Actividades a medida (reconocer las peculiaridades)
• Acercar actividad al cliente (descentralización)
SíntesisCuestiones a tener en cuenta
• Total disponibilidad (visita ayuntamiento, atender demanda rapidez)
• Exquisita neutralidad en gestión
• Participación (quejas/sugerencias. Buscar con ellos soluciones)
SíntesisCuestiones a tener en cuenta
Nuestro recorrido por la calidad
Incursiones erráticas por modelo EFQM
Dificultades con las ISO
Certificación CEDEO/Q*For en 1998
100% satisfacción
1er. Departamento público en certificarse
Nuestro recorrido por la calidad1ª etapa: 1995 - 1998
2ª etapa: 1999 - 2002
Vuelta a las ISO
Certificación en 2001 por la ISO 9002:1994
Disociación entre trabajo real y procedimientos
Nuestro recorrido por la calidad
Procedimientos
“ La norma dice…”
3ª etapa: 2003 - …
Empezar de nuevo
Formación y compromiso del personal
Certificados en 2003 por la ISO 9001:2000
Sentimiento de propiedad sobre los procesos
Nuestro recorrido por la calidad
El sistema de gestión por procesos
Visión general
MAPA DE PROCESOS
FICHA DE PROCESO
FLUJOGRAMA - (PROCEDIMIENTO)
DETALLE ACTIVIDADINDICADORES
CUADRO DEOBJETIVOS
FICHA DE INDICADOR
El mapa de procesosConsensuado
Interactivo
Sin papelCon ro
les
Part
icip
ativ
o
Mapa de procesos
Mejora ContinuaMejora ContinuaSistema de GestiónSistema de Gestión
Análisis de Necesidades Análisis de Necesidades y Determinación oferta y Determinación oferta
formativaformativaClave
Gestión y control Gestión y control de certificadosde certificados
Compras de material
Planificación y Planificación y Gestión de cursosGestión de cursos
Tramitaciónde expedientes administrativos
Formación del personal
Gestión de la Documentación
EstratégicosEstratégicos
SoporteSoporte
Clave
Evaluación Evaluación
EXCMA. DIPUTACIÓN PROVINCIAL
ALICANTE
DEPARTAMENTO DE FORMACIÓNAnexo: MAPA DE PROCESOS Revisión:
2 Pág.: 1/1AYUDAAYUDA
Tramitación de asistencia a acciones formativas externas
Elaboración y ejecución
presupuestos
Control de Almacén
Ficha de proceso
Procedimiento
Actividad
Indicadores
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
Indicadores 17 23 26 27 28 27 28 28 24
Objetivos 7 9 9 9 9 9 9 9 9
Grupos mejora
4 4 5 3 3 5 3 4
Todos procesos (clave, soporte, estratégicos) tienen indicadores asociados
Todos procesos clave tienen algún objetivo asociado
Ver ficha indicador GESTED01
Ficha de indicador
1 Definición
2 Gráficos
3 Comentarios
1 Definición
2 Gráficos
3 Comentarios
Valoración y consejos
Valoración
Originalidad ParticipaciónAplicable otras organizaciones
Algunas ventajas
“Ordenar” el departamento
Escalado Responsabilidades – redistribución trabajo
Conocer Capacidad Organización y Planificación
Establecer ritmos por periodos tiempo
Algunas ventajas
•Tomar decisiones en base análisis cuantitativos
• Establecimiento objetivos realistas
• Planificar sg. requerimientos-necesidades usuario
• Facilita incorporación nuevo personal (rotación-promoción)
• Detectar errores -> Establecer planes mejora
…Y si tuviera que empezar ahora… ¿Cómo lo haría?
Condiciones para la puesta en marcha de un Plan de Calidad
Respaldo de la Alta Dirección (Equipo de gobierno y jefaturas de área)
Compromiso y Participación del personal
Formación específica en calidad
Análisis previo del Departamento
1
Hoja de Ruta
Misión y Visión
Clientes (segmentación)
Ámbito de actuación (servicios que prestamos)
Valores y Cultura
Análisis DAFO
Objetivos estratégicosCaracterización Departamento
Identificar los procesos
Clasificarlos: Clave ( u operativos) Estratégicos De soporte ( o de apoyo)
El Mapa de Procesos
Descripción del Proceso Flujograma y descripción
actividadesArquitectura de Procesos
2
Hoja de Ruta
Identificación de indicadores
Valores de cada indicador: Objetivo asociado
Criterio de aceptación
Sistema de seguimiento3
Hoja de Ruta
Gestión de indicadores
Muchas gracias por su atención
José A. Latorre Galicia
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