Phan 3

TIN HỌC CƠ BẢN Chương3

CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN

Chương này bao gồm

Copyright © 2006 Trung tâm nghiên cứu và tư vấn về quản lý Phòng 312, nhà A17, số 17 Tạ Quang Bửu, Hà Nội.

• Bài 1: Làm quen với Word

• Bài 2: Biên tập tài liệu

• Bài 3: Sử dụng khuôn mẫu và trình cài đặt

• Bài 4: Định dạng văn bản

• Bài 5: Thay đổi cách trình bày tại liệu

LÀM QUEN VỚI WORD

Microsoft Word là một chương trình xử lý văn bản. Nó cho phép bạn tạo lập một cách nhanh chóng và dễ dàng các bản ghi nhớ, báo cáo, thư từ, sơ đồ và bản tin. Bạn cũng có thể đưa đồ hoạ hoặc chuyển dữ liệu vào trong tài liệu Word. Ngoài ra, Word cũng còn cho phép bạn kiểm tra chính tả và chỉnh sửa lại tài liệu trước khi in.

Bài học này giúp bạn làm quen với Microsoft Word thông qua các thao tác cơ bản như: đóng, mở Word, nhập văn bản vào tài liệu Word, lưu văn bản vào đĩa cứng.

• Tạo một tài liệu Word đơn giản và lưu tài liệu mới soan dưới dạng một tệp tin trên đĩa cứng để có thể sử dụng về sau.

• Khởi động Word.

• Các thành phần cửa sổ Word.

• Nhập văn bản vào tài liệu.

• Lưu tài liệu.

• Đóng tài liệu và ra khỏi Word

Kết thúc bài học này bạn có thể Mục tiêu

1 Bài

Bạn thực hiện các bước sau đây để khởi động Word:

1) Nhấp chuột vào biểu tượng START để hiện thị thực đơn START.

2) Chọn PROGRAMS.

3) Chọn thực đơn con MICROSOFT OFFICE rồi chọn biểu tượng MICROSOFT OFFICE WORD 2003.

Chú ý: Phụ thuộc vào phiên bản hệ điều hành mà biểu tượng MICROSOFT OFFICE WORD 2003 có thể được đặt tại các vị trí khác nhau.

Bạn cũng có thể khởi động Word bằng cách nhấp đúp chuột vào biểu tượng lối tắt của Microsoft Office Word 2003 trên màn hình nền.

Sau khi khởi động, màn hình làm việc của word được hiển thị như sau.

Nội dung

1.1 KHỞI ĐỘNG WORD

1.2 THÁM HIỂM CỬA SỔ WORD

Cửa sổ Word gồm các thành phần cơ bản như sau:

• Thanh tiêu đề: Hiển thị biểu tượng, tên ứng dụng và tên tài liệu hiện thời.

• Thanh thực đơn: chứa các nhóm lệnh: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window và Help.

• Các thanh công cụ: chứa các nút được gắn sẵn chức năng lệnh.

• Thước: hiển thị độ đo theo đơn vị cm hoặc inch.

• Vùng soạn thảo: là nơi hiển thị nội dung tài liệu đang soạn thảo.

• Thanh trạng thái: cho biết con trỏ nhập dữ liệu đang ở dòng nào, trang nào, cột nào … của tài liệu.

• Thanh cuộn: Gồm thanh cuộn dọc và thanh cuộn ngang, cho phép bạn dễ dàng di chuyển lên xuống hoặc sang ngang trong quá trình soạn thảo.

Có nhiều cách để nhập văn bản vào tài liệu, nhưng cách thông dụng nhất là nhập văn bản từ bàn phím. Trong vùng văn bản, điểm chèn (insert point) là một thanh đứng mầu đen, nhấp nháy. Điểm chèn đóng vai trò xác định vị trí ký tự mà chúng ta muốn đưa vào vùng soạn thảo. Vị trí điểm chèn được xác định duy nhất bởi cặp số thứ tự của dòng và cột. Điểm chèn chỉ di chuyển được trong phạm vị vùng soạn thảo.

Khi bạn gõ văn bản và điểm chèn đạt tới lề phải, Word sẽ tự động xuống dòng. Khi

1.3 NHẬP VĂN BẢN

muốn bắt đầu một đoạn mới hay chèn thêm dòng trống, bạn nhấn phím Enter. Word dùng các lề trang trái và phải cỡ 1,25 inch và lề đỉnh và đáy cỡ 1 inch theo mặc định; tuy nhiên, bạn có thể đặt lại các lề trang.

Khi bạn gõ văn bản, điểm chèn chuyển đi, chỉ ra vị trí cho kí tự tiếp. Nếu bạn nhầm, nhấn Backspace để xoá các kí tự ở bên trái của điểm chèn, hay nhấn Delete để xoá kí tự ở bên phải điểm chèn.

Trong quá trình soạn thảo, nội dung tài liệu được lưu trong bộ nhớ trong của máy tính. Để giữ tài liệu này cho việc sử dụng trong tương lai, bạn phải cất giữ tài liệu vào đĩa cứng. Mỗi tài liệu Word được lưu trên đĩa cứng dưới một tệp tin có phần mở rộng là .doc.

Bạn thực hiện các bước sau để lưu tài liệu:

1) Chọn lệnh SAVE trong thực đơn FILE hoặc nhấp nút SAVE trên thanh công cụ.

Hộp thoại Save as xuất hiện.

2) Định vị thư mục lưu tài liệu thông qua thực đơn thả xuống Save in.

3) Nhập tên cho tài liệu vào ô File Name.

4) Nhấp nút ok.

Chú ý: Sau khi đã lưu tài liệu, nếu bạn thực hiện bất kì thay đổi nào đối với một tài liệu và nhấp nút Save, word sẽ tự động lưu phiên bản mới nhất của tài liệu mà không hiển thị hộp thoại Save As nữa.

Sau khi soạn thảo xong tài liệu, bạn có thể đóng nó lại để làm việc với các tài liệu khác

1.4 IN TÀI LIỆU

hoặc đóng cửa sổ Word.

Bạn thực hiện một trong 2 cách sau để đóng tài liệu Word:

1) Chọn lệnh CLOSE trong thực đơn FILE.

2) Nhấp nút CLOSE WINDOWS nằm ở góc trên bên phải màn hình và nằm dưới thanh tiêu đề.

1.5 ĐÓNG TÀI LIỆU VÀ RA KHỎI WORD

Trong bài học này, bạn đã học:

• Cách khởi động Word.

• Các thành phần chính của cửa sổ Word.

• Cách nhập văn bản vào tài liệu Word.

• Cách lưu tài liệu.

TỔNG KẾT BÀI

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP

1. Hãy liệt kê hai cách bạn có thể sử dụng để đóng tài liệu Word.

2. Làm thế nào để lưu bản sao của tài liệu hiện thời mà không làm thay đổi bản gốc.

3. Khởi động word. Soạn thảo một tài liệu mới gồm vài dòng văn bản. Lưu tài liệu vào thư mục My Documents trong tệp tin có tên Bai1.doc.

4. Mở tài liệu thứ hai. Quan sát tên mặc định mà Word tự đặt.

BIÊN TẬP TÀI LIỆU

Bài này giúp bạn làm quen với các thao tác cơ bản khi bắt đầu việc soạn thảo văn bản, chẳng hạn cách mở một tệp văn bản đã có, cách di chuyển qua lại trong tài liệu Word và cách cuộn văn bản.

• Mở một tệp văn bản đã có, chẳng hạn cuốn Luận văn tốt nghiệp.

• Sử dụng bàn phím, chuột để di chuyển qua lại trong một tài liệu nhiều trang.

• Biết cách chọn văn bản, chẳng hạn chọn một từ, chọn một câu, chọn một đoạn văn …, để có thể thực hiện các thao tác định dạng.

• Phân biệt được sự khác nhau giữa hai chế độ nhập văn bản, đó là: chế độ chèn và chế độ ghi đè.

• Biết cách xóa văn bản sử dụng hai phím: Delete và Backspace trên bàn phím.

• Biết cách sử dụng hai chức năng thường sử dụng khi soạn thảo là: Làm lại (Undo) và hoàn tác (Redo) để hủy bỏ thao tác vừa thực hiện và thực hiện lại một thao tác vừa hủy bỏ.

• Biết cách lưu văn bản dưới một tên khác để có thể giữ lại phiên bản cũ của văn bản.

• Mở một tệp văn bản đã có.

• Di chuyển qua lại trong tài liệu Word.

• Cuộn qua văn bản.

• Nắm được các chế độ nhập văn bản.

• Lựa chọn văn bản.

• Biên tập tài liệu bằng việc xoá và khôi phục văn bản.


2 Bài

Để mở một tài liệu Word đã có, bạn thực hiện các bước sau:

1) Nhấp chuột vào biểu tượng OPEN trên thanh công cụ hoặc chọn lệnh OPEN trong thực đơn FILE.

Hộp thoại Open xuất hiện.

2) Định vị thư mục chứa tài liệu thông qua thực đơn thả xuống LOOK IN.

3) Nhấp đúp vào tệp tin cần mở hoặc chọn tệp tin rồi nhấp OPEN.

Để thay đổi văn bản hay để soạn thảo, bạn phải di chuyển điểm chèn về vị trí bạn muốn thay đổi. Con trỏ chuột, các phím mũi tên trên bàn phím và các thanh cuộn là các công cụ điều hướng giúp bạn di chuyển qua lại trong tài liệu.

Để di chuyển điểm chèn bằng chuột, bạn di chuột (con trỏ chuột trông như chữ I hoa) đến vị trí cần thay đổi rồi nhấp chuột. Bạn cũng có thể sử dụng bàn phím để di chuyển điểm chèn. Bảng sau liệt kê từng phím hay tổ hợp phím có thể được dùng để di chuyển nhanh chóng điểm chèn.

Nội dung

2.1 MỞ TỆP TIN

2.2 DI CHUYỂN QUA LẠI TRONG TÀI LIỆU

Cửa sổ tài liệu thông thường chỉ hiển thị được một phần nội dung của trang tài liệu. Do vậy, để xem được các phần hoặc trang khác, bạn phải cuộn tài liệu bằng thanh cuộn ngang và cuộn dọc.

Bảng dưới đây liệt kê các công cụ cuộn sẵn có và chức năng của chúng.

Phím/tổ hợp phím Tác dụng

Phím mũi tên trái Sang trái một kí tự.

Phím mũi tên phải Sang phải một kí tự.

Phím mũi tên xuống Xuống một dòng.

Phím mũi tên lên Lên một dòng.

Ctrl+Mũi tên trái Sang trái một từ.

Ctrl+Mũi tên phải Sang phải một từ.

Home Về đầu dòng hiện thời.

End Về cuối dòng hiện thời.

Ctrl+Home Về đầu tài liệu.

Ctrl+End Về cuối tài liệu.

Page Up Lên một màn hình đầy.

Page Down Xuống một màn hình đầy.

Ctrl+Page Up Về đầu trang trước.

Ctrl+Page Down Về đầu trang tiếp.

2.3 CUỘN VĂN BẢN

Có hai chế độ nhập văn bản vào tài liệu, đó là chế độ chèn (Insert) và chế độ ghi đè (Overwrite). Trong đó, chế độ chèn là chế độ mặc định của Word.

• Chế độ chèn

Ở chế độ chèn, ký tự nhập được chèn ngay tại vị trí điểm chèn và điểm chèn dịch sang phải một cột. Nếu trước khi chèn, tại vị trí điểm chèn đã có ký tự thì ký tự đó cùng với các ký tự bên phải nó (nếu có) sẽ dịch sang phải một cột.

• Chế độ ghi đè

Ở chế độ ghi đè, ký tự nhập được chèn ngay tại vị trí điểm chèn và điểm chèn dịch sang phải một cột. Nếu trước khi ghi đè, tại vị trí điểm chèn đã có một ký tự thì ký tự đó biến

Thao tác Nút Di chuyển cách nhìn tài liệu

Nhấp mũi tên cuộn lên

Lên một dòng mỗi lúc

Nhấp mũi tên cuộn xuống

Xuống một dòng mỗi lúc

Nhấp mũi tên cuộn trái

Sang trái vài kí tự mỗi lúc

Nhấp mũi tên cuộn phải

Sang phải vài kí tự mỗi lúc

Kéo hộp cuộn đứng Liên tục tiến tới hay lui qua tài liệu

Kéo hộp cuộn ngang Liên tục sang trái hay phải qua tài liệu

Nhấp nút trang trước

Về đầu trang trước.

Nhấp nút trang sau

Về đầu trang tiếp.

Trước khi chèn Sau khi nhập thêm ký tự x

2.4 CÁC CHẾ ĐỘ NHẬP VĂN BẢN

mất, các ký tự bên phải của nó (nếu có) giữ nguyên vị trí.

Chú ý: Để thay đổi giữa hai chế độ, bạn bấm phím Insert.

Để thực hiện thao tác sao chép, cắt hoặc xóa dữ liệu, bạn cần biết cách chọn khối văn bản cần thao tác. Bảng sau tóm tắt các phương pháp bạn có thể sử dụng để chọn các khối văn bản.

• Xóa tài liệu

Hai phím bấm trên bàn phím có tác dụng xóa văn bản là: Delete và Backspace.

Để xoá một kí tự, bạn định vị điểm chèn vào bên trái của kí tự và nhấn Delete, hay vào bên phải của kí tự và nhấn Backspace. Để xoá toàn bộ từ bằng bàn phím, bạn định vị điểm chèn vào bên trái của từ và nhấn Ctrl+Delete, hay vào bên phải của từ và nhấn Ctrl+Backspace.

Trước khi chèn Sau khi nhập thêm ký tự x

Khối văn bản Thao tác

Một từ Nhấp đúp từ này.

Một dòng Nhấp miền chọn ở bên trái dòng này.

Một câu Nhấn phím Ctrl và nhấp bất kì đâu trong câu.

Một đoạn Nhấp đúp miền chọn bên trái của bất kì dòng nào trong đoạn,

Dãy văn bản bất kỳ Nhấp chuột vào ký tự đầu dãy rồi di chuột đến ký tự cuối dãy.

Toàn bộ tài liệu Nhấn phím Ctrl và nhấp bất kì đâu trong miền lựa chọn, hay

2.5 CHỌN VĂN BẢN

2.6 XÓA VÀ KHÔI PHỤC TÀI LIỆU

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng các thao tác chọn văn bản ở phần trên để chọn khối văn bản cần xóa. Sau đó bấm Delete hoặc Backspace để xóa khối văn bản vừa chọn.

• Khôi phục tài liệu

Word theo dõi những thay đổi soạn thảo mà bạn thực hiện và cho phép bạn dễ dàng loại bỏ những thay đổi để phục hồi văn bản về tình trạng trước lúc thay đổi. Word hỗ trợ hai chức năng là hoàn thác (Undo) và làm lại (Redo).

Nếu bạn thực hiện sai một thao tác, chẳng hạn xóa nhầm một từ, bạn sử dụng lệnh Undo để hủy bỏ thao tác đó. Khi đã sử dụng Undo mà bạn lại muốn xóa từ đó, bạn sử dụng lệnh Redo.

Để hoàn tác hay làm lại nhiều hành động, nhấp mũi tên xuống ở bên phải của nút Undo hay Redo và chọn hành động bạn muốn hoàn tác hay làm lại.

Trong trường hợp bạn thay đổi tài liệu nhưng vẫn muốn giữ lại phiên bản trước đây, bạn có thể lưu tài liệu dưới một tên khác.

Bạn thực hiện các bước dưới đây để lưu tài liệu dưới một tên khác:

1) Chọn lệnh SAVE AS trong thực đơn FILE.


2) Nhập tên mới cho tài liệu.

Bạn cũng có thể thay đổi thư mục lưu tài liệu thông qua thực đơn thả xuống Save in.

3) Nhấp SAVE.

2.7 LƯU TÀI LIỆU BẰNG TÊN KHÁC


1. Bạn dùng phím nào để chuyển giữa chế độ chèn và chế độ ghi đè.

2. Trong một tài liệu dài, cách nhanh nhất để di chuyển về đầu và về cuối tài liệu là gì?

3. Việc cuộn văn bản bằng các thanh cuộn có làm di chuyển điểm chèn không? Nếu bạn không chắc chắn, hãy thực hành với các thanh cuộn.

4. Mở một tài liệu Word sẵn có trên máy tính của bạn. Thực hành việc cuộn và di chuyển điểm chèn. Lưu tài liệu dưới một tên khác. Thực hành nhập văn bản vào tài liệu ở cả chế độ chèn và chế độ ghi đè. Thực hành việc xóa văn bản. Thực hành sử dụng lệnh Undo và Redo.


• Cách mở một tài liệu word đã có

• Cách di chuyển qua lại trong tài liệu.

• Chế độ chèn và chế độ ghi đè.

• Cách chọn văn bản trong tài liệu.

• Cách xóa và khôi phục văn bản.

• Cách lưu tài liệu bằng tệp tin khác.

• Cách đóng tài liệu và ra khỏi Word.

TỔNG KẾT BÀI

SỬ DỤNG KHUÔN MẪU VÀ TRÌNH CÀI ĐẶT

Bài học này hướng dẫn bạn sử dụng khuôn mẫu (template) và trình cài đặt để nhanh chóng tạo lập các tài liệu Word theo khuôn đạng sẵn có.

• Hiểu được sự khác nhau giữa khuôn mẫu và trình cài đặt và biết cách sử dụng chúng để tạo nhanh một tài liệu Word..

• Biết cách thay đổi một khuôn mẫu sẵn có, chẳng hạn Việt hóa nó, rồi lưu thành một khuôn mẫu mới để có thể sử dụng về sau.

• Biết cách tạo một khuôn mẫu riêng để sử dụng nó cho các công việc hàng ngày, chẳng hạn tạo tiêu đề chung cho các tài liệu của công ty để mỗi khi soạn tài liệu cho công ty, bạn không cần gõ phần tiêu đề nữa.

• Sử dụng khuôn mẫu Word

• Tạo một khuôn mẫu

• Sử dụng trình cài đặt sẵn có


3 Bài

Mọi tài liệu Word đều dựa trên một khuôn mẫu. Khuôn mẫu này xác định cấu trúc cơ bản của tài liệu và các thiết lập tài liệu như bố cục, căn lề, kiểu chữ, cỡ chữ và phông chữ.

Đa số các văn bản đều được tạo trên nền khuôn mẫu thông thường (normal template). Đây là khuôn mẫu mặc định của word. Khi bạn nhấp vào nút New Blank Document trên thanh công cụ, một văn bản trắng mới được tạo ra với khuôn mẫu thông thường.

Word được thiết kế với rất nhiều khuôn mẫu định dạng đi kèm, chúng được phân loại theo từng dạng, cho phép bạn tạo văn bản cho các mục đích sử dụng khác nhau như bản fax, bản ghi nhớ, bản tóm tắt hay thư từ.

Bạn thực hiện các bước sau để tạo tài liệu mới theo khuôn mẫu:

1) Chọn mục NEW trong thực đơn FILE.

Ô tác vụ NEW DOCUMENT sẽ xuất hiện bên phải trong cửa sổ Word.

2) Chọn mục ON MY COMPUTER trong phần TEMPLATES.

Hộp thoại Templates xuất hiện cung cấp nhiều mẫu tài liệu và được chia thành 8 nhóm: General, Legal Pleading, Letters & Faxes, Mail Merge, Memos, Publications, Report, Web pages.

3) Chọn khuôn mẫu tài liệu rồi nhấp OK.

Nội dung

3.1 SỬ DỤNG KHUÔN MẪU

• Tạo khuôn mẫu riêng

Bạn có thể tạo một khuôn mẫu của riêng mình, chẳng hạn tạo mẫu tiêu đề chung cho các tài liệu của công ty rồi lưu tài liệu này dưới dạng khuôn mẫu để khi mở tệp tài liệu mới, chúng có ngay tiêu đề mà không cần phải tạo lại.

Bạn thực hiện các bước sau để tạo khuôn mẫu của riêng bạn:

1) Tạo tài liệu mẫu

Bạn soạn thảo một tài liệu mẫu, chẳng hạn soạn thảo tiêu đề dùng chung cho các tài liệu của công ty.

2) Chọn mục SAVE trong thực đơn FILE.


3) Trong ô Save as type, chọn Document Template

4) Đăt tên cho khuôn mẫu.

Khuôn mẫu bạn tạo sẽ được hiển thị trong thẻ General của hộp thoại Templates.

• Tạo khuôn mẫu từ khuôn mẫu

Bạn cũng có thể tạo khuôn mẫu mới từ một khuôn mẫu sẵn có. Bạn thực hiện các bước sau:

1) Chọn mục NEW trong thực đơn FILE.

Ô tác vụ New document xuất hiện phía phải của cửa sổ tài liệu Word.

2) Trong ô tác vụ New document, chọn lệnh On my computer trong phần Templates.

3.2 TẠO KHUÔN MẪU

Hộp thoại Templates xuất hiện.

3) Chọn khuôn mẫu sẵn có.

4) Trong ô Create New, chọn Template.

5) Nhấp nút OK.

6) Thực hiện các thay đổi trên khuôn mẫu sẵn có.

7) Lưu khuôn mẫu đã sửa đổi dưới một tên khác.

Bạn có thể tạo tự động một văn bản bằng cách sử dụng một trong các trình cài đặt của Word. Điểm khác biệt giữa trình cài đặt và khuôn mẫu là trình cài đặt hoạt động thông qua quá trình hỏi và nhận thông tin từ phía người sử dụng trên từng phần của văn bản trong khi khuôn mẫu hiển thị và cho phép thay thế thông tin trên từng vùng điền thông tin của văn bản.

Trong ví dụ dưới đây, bạn sử dụng trình cài đặt sẵn có Memo Wizard để tạo một bản ghi nhớ:

1) Mở thực đơn FILE. Chọn NEW.

Một tài liệu mới xuất hiện.

2) Chọn On my computer trong phần Templates của ô tác vụ New document.

Hộp thoại Templates xuất hiện.

3) Chọn thẻ Memos

4) Nhấp đúp vào biểu tượng Memo wizard.

Một văn bản trắng được mở ra và hộp thoại khởi động Memo Wizard xuất hiện.

3.3 SỬ DỤNG TRÌNH CÀI ĐẶT

5) Nhấp nút Next

Hộp thoại trình cài đặt tiếp theo xuất hiện yêu cầu chọn kiểu bản ghi nhớ mong muốn.

6) Chọn Elegant sau đó nhấp Next.

Hộp thoại cài đặt tiêu đề xuất hiện. Mục lựa chọn Yes. Use this text đã được đánh dấu chọn.

7) Gõ “BIÊN BẢN HỌP 03” vào ô Subject, và nhấp nút Next.

Hộp thoại Heading Fileds xuất hiện .

8) Trong ô From (đã được chọn mặc định) gõ Nguyễn Văn A.

9) Trong ô Subject, gõ “HỌP GIAO BAN”.

10) Nhấp Next.

Hộp thoại Recipient xuất hiện.

11) Trong ô To, gõ “TẤT CẢ NHÂN VIÊN”, và nhấp Next.

Hộp thoại trình cài đặt Close Fields xuất hiện.

12) Đánh dấu chọn Writer’s Initials và gõ “NVA” trong ô tương ứng.

13) Nhấp Next.

Hộp thoại Header/Footer xuất hiện.

14) Bỏ đánh dấu chọn Confidentility rồi nhấp Next.

Hộp thoại trình cài đặt Finish xuất hiện.

15) Nhấp Finish.

Trình Memo Wizard kết thúc. Bạn đã có một bản ghi nhớ theo ý mình trong cửa sổ soạn thảo mới.


1. Hãy kể tên năm khuôn mẫu sẵn có của word.

2. Sự khác biệt giữa khuôn mẫu và trình cài đặt là gì?

3. Khi tạo một văn bản mới từ một khuôn mẫu, làm thề nào để đảm bảo bạn lưu văn bản hiện hành chứ không phải lưu khuôn mẫu được dùng để tạo ra văn bản đó?

4. Dùng Fax Wizard và các thông tin sau để tạo một bản fax sẽ được in ra với nội dung gồm một tờ bìa với một ghi nhớ và có thể gửi tới các máy fax khác nhau. Địa chỉ gửi fax tới Ông Nguyễn Văn B, số fax (04) 8546568. Chọn bìa có dạng Chuyên nghiệp (professinal) bao gồm tên và địa chỉ theo địa danh sau:

Name: Nguyễn Văn B.

Company: Trung tâm Viễn thông tin học.

Mailing address: Số 26 – Nguyễn Văn Trỗi

Phone: (04) 8549607

Fax: (04) 8546568

Lưu tài liệu dưới tên: Fax01.doc.

5. Mở tài liệu Fax01.doc. Xóa các thông tin cụ thể. Lưu tài liệu dưới dạng khuôn mẫu với tên Fax Template 01.


• Cách tạo tài liệu từ một khuôn mẫu sẵn có.

• Cách lưu tài liệu dưới dạng khuôn mẫu và tạo một khuôn mẫu mới từ khuôn mẫu sẵn có.

• Cách tạo văn bản từ trình cài đặt sẵn có.

TỔNG KẾT BÀI

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Trong bài học này, bạn sẽ học cách áp dụng định dạng để làm cho văn bản đậm, gạch dưới, và nghiêng, và bạn sẽ học cách đổi kích cỡ và kiểu dáng phông chữ của văn bản. Khi bạn soạn thảo một tài liệu, bạn thường cần di chuyển hay sao chép văn bản hoặc các đối tượng từ chỗ này sang chỗ nọ. Trong bài học này, bạn sẽ học các phương pháp khác nhau để cắt và dán văn bản và đối tượng. Bạn sẽ thực hành sao chép và dán văn bản giữa các tài liệu khác nhau. Bạn cũng sẽ học cách sửa đổi dáng vẻ của đoạn bằng việc dóng thẳng văn bản.

• Định dạng phông chữ, căn lề văn bản, thêm ký tự đặc biệt và áp dụng kiểu dáng để trình bày văn bản đẹp mắt và chuyên nghiệp.

• Rút ngắn thời gian và công sức soạn thảo bằng cách sử dụng các chức năng: cắt, sao chép Word cung cấp.

• In tài liệu của bạn ra giấy.

• Định dạng phông chữ

• Căn lề văn bản

• Cắt, sao chép và dán văn bản

• Tìm và thay thế văn bản

• Chèn ký tự đặc biệt vào văn bản

• Áp dụng kiểu dáng cho văn bản

• Xem trước tài liệu

• In ấn tài liệu


4 Bài

Với Word, bạn có thể thay đổi dáng vẻ của văn bản theo nhiều cách khác nhau, tuy nhiên việc dùng thanh công cụ Định dạng là cách nhanh nhất và dễ nhất để thực hiện hầu hết những thay đổi văn bản. Thanh công cụ Định dạng có nhiều nút và danh sách bạn có thể dùng để thay đổi thuộc tính văn bản. Thuộc tính là một đặc trưng như định dạng đậm, nghiêng, chữ thường, gạch dưới, phông chữ (kiểu dáng của kí tự), cỡ phông chữ, và thậm chí cả mầu văn bản.

• Thay đổi font chữ hoặc cỡ chữ bằng thanh công cụ định dạng

Bạn thực hiện các bước dưới đây để thay đổi font chữ hoặc cỡ chữ:

1) Chọn khối văn bản bạn muốn áp dụng các thay đổi về font, thao tác này có thể chọn một kí tự đơn, một câu, một đoạn, hoặc toàn bộ văn bản.

2) Nhấp vào thực đơn thả xuống FONT trên thanh công cụ rồi chọn loại font chữ mong muốn.

3) Nhấp chuột vào thực đơn thả xuống FONT SIZE rồi chọn kích thước font chữ mong muốn.

Lưu ý: Bạn có thể dùng bàn phím để tăng hoặc giảm cỡ chữ

- Chọn khối văn bản bạn muốn thay đổi cỡ chữ

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + ] (dấu ngoặc vuông đóng) để tăng cỡ chữ lên 1 điểm.

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + [ (dấu ngoặc vuông mở) để giảm cỡ chữ xuống 1 điểm.

• Định dạng font chữ sử dụng hộp thoại FONT

Bạn có thể thực hiện tất cả các thao tác định dạng font chữ thông qua hộp thoại FONT. Bạn nhấp chuột vào thực đơn FORMAT rồi chọn FONT để mở hộp thoại FONT.

Nội dung

4.1 THANH CÔNG CỤ ĐỊNH DẠNG

4.2 ĐỊNH DẠNG PHÔNG CHỮ

- Ô Font: Cho phép bạn chọn phông chữ.

- Ô Font style: Cho phép bạn chọn kiểu chữ (đậm, nghiêng …)

- Ô Size: Cho phép bạn chọn kích thước chữ. Bạn có thể chọn những giá trị có sẵn trong danh sách hoặc nhập trực tiếp giá trị cỡ chữ vào ô này.

- Ô Font color: Cho phép bạn đổi mầu font chữ.

- Ô Effects: Cho phép bạn chọn các hiệu ứng font chữ:

Word cho phép bạn căn lề văn bản theo nhiều cách: căn trái (chế độ mặc định), căn phải, căn hai bên và căn giữa. Để căn lề văn bản, trước tiên bạn cần chọn khối văn bản cần căn lề, sau đó nhấp chuột các biểu tượng căn lề trên thanh công cụ Formatting.

Word cung cấp ba chức năng: cắt (cut), sao chép (copy) và dán (paste) văn bản để bạn có thể nhanh chóng di chuyển hoặc sao chép văn bản.

• Sao chép văn bản: Bạn thực hiện các bước sau:

1) Chọn khối văn bản muốn sao chép.

2) Nhấp chuột vào biểu tượng COPY trên thanh công cụ standard hoặc chọn lệnh COPY trong thực đơn EDIT.

3) Chuyển điểm chèn đến vị trí cần bản sao.

4.3 CĂN LỀ VĂN BẢN

4.4 CẮT, SAO CHÉP VÀ DÁN VĂN BẢN

4) Nhấp chuột vào biểu tượng PASTE trên thanh công cụ standard hoặc hoặc chọn lệnh PASTE trong thực đơn EDIT.

• Di chuyển văn bản: Bạn thực hiện các bước sau:

1) Chọn khối văn bản muốn di chuyển.

2) Nhấp chuột vào biểu tượng CUT trên thanh công cụ standard hoặc chọn lệnh CUT trong thực đơn EDIT.

3) Chuyển điểm chèn đến vị trí mới.

4) Nhấp chuột vào biểu tượng PASTE trên thanh công cụ standard hoặc hoặc chọn lệnh PASTE trong thực đơn EDIT.

• Tìm kiếm văn bản

Word cung cấp công cụ tìm kiếm một từ hoặc cụm từ trong tài liệu. Bạn thực hiện các bước sau để tìm kiếm văn bản:

1) Mở thực đơn EDIT, chọn FIND (hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F )

Hộp thoại Find and Replace xuất hiện như hình dưới.

2) Nhập từ/cụm từ cần tìm kiếm vào hộp Find what.

3) Kích vào nút Find next để tiến hành tìm kiếm.

Văn bản tìm được sẽ tự động được bôi đen.

Để kết thúc tìm kích nút Cancel.

• Thay thế văn bản

Ngoài chức năng tìm kiếm, Word còn cung cấp chức năng thay thế văn bản. Chức năng này thường được dùng để chỉnh sửa hàng loạt các từ, cụm từ viết sai trong một tài liệu một cách nhanh chóng, giảm nhiều công sức cho người soạn thảo. Bạn thực hiện theo các bước sau:

1) Mở thực đơn EDIT, chọn REPLACE (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + H)

Hộp thoại Find and Replace xuất hiện.

4.5 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ VĂN BẢN

2) Nhập nội dung cần tìm vào hộp Find what.

3) Nhập nội dung cần thay thế trong hộp Replace with.

4) Nhấp Find next để thực hiện tìm kiếm.

Nếu tìm thấy word sẽ tự đánh dấu mẫu tìm được và dừng lại chờ bạn xử lý:

5) Nhấp Replace nếu muốn thay thế cụm từ tìm được.

6) Nhấp Find next nếu không muốn thay thế cụm từ tìm được mà tìm cụm từ tiếp theo.

7) Nhấp Replace all nếu bạn muốn thay thế tất cả các cụm từ tìm được mà không hỏi lại. Bạn chỉ nên sử dụng lựa chọn này khi thực sự chắc chắn.

8) Nhấp Cancel để dừng việc tìm kiếm và thay thế.

Trên bàn phím đã có sẵn một vài kí tự đặc biệt như: @, $, % ... Các kí tự này nằm trên cùng phím với các ký tự số, nhưng ở dòng bên trên. Để nhập kí tự này vào tài liệu, bạn giữ phím Shift rồi nhấn phím tương ứng.

Ngoài những kí tự đặc biệt đã có trên bàn phím, bạn cũng có thể chèn thêm các biểu tượng khác như α β χ δ ε … vào vùng soạn thảo, các bước thực hiện như sau:

1) Di chuyển điểm chèn đến vị trí cần chèn kí tự đặc biệt.

2) Mở thực đơn INSERT, chọn SYMBOL.

Hộp thoại Symbol xuất hiện.

4.6 CHÈN KÍ TỰ ĐẶC BIỆT VÀO VĂN BẢN

3) Nhấp chuột vào thực đơn thả xuống FONT và phông chữ có ký tự đặc biệt cần sử

dụng (thường dùng Symbol).

4) Nhấp đúp chuột vào kí tự đặc biệt hoặc chọn ký tự đặc biệt rồi nhấp Insert để chèn kí tự đặc biệt vào văn bản.

Word cho phép bạn định nghĩa một nhóm các đặc tính định dạng, chẳng hạn định dạng font chữ, định dạng đoạn, như là một kiểu dáng (style), và sau đó lưu kiểu dáng trong bảng kiểu dáng. Sau đó, bạn có thể áp dụng kiểu dáng vừa tạo vào tài liệu để tiết kiệm thời gian định dạng nhiều lần các đoạn văn bản có cùng kiểu dáng.

Để áp dụng một kiểu dáng, bạn thực hiện các bước sau:

1) Chọn khối văn bản cần áp dụng kiểu dáng.

2) Nhấp chuột vào mũi tên chỉ xuống nằm bên phải hộp Style trên thanh công cụ định dạng.

Danh sách các kiểu dáng hiện có được hiển thị.

4.7 ÁP DỤNG KIỂU DÁNG CHO VĂN BẢN

3) Chọn kiểu dáng sẽ áp dụng cho khối văn bản được chọn.

Chức năng xem trước tài liệu (Print Preview) cho phép bạn xem tài liệu giống như khi nó được in ra. Nó rất hữu ích khi bạn cần chỉnh sửa tài liệu trước khi in.

Để xem trước tài liệu, bạn thực hiện các bước sau:

1) Mở thực đơn FILE, chọn PRINT PREVIEW (hoặc kích vào biểu tượng

PRINT PREVIEW trên thanh công cụ chuẩn).

Màn hình Print Preview xuất hiện.

2) Từ màn hình Print preview bạn có thể chỉnh lại bố cục của văn bản sao cho thích hợp.

3) Để thoát khỏi chế độ Print preview chọn Close.

Chú ý: Để có thể chỉnh sửa văn bản trong lúc xem trước, bạn nhấp chuột vào vào nút

trên thanh công cụ.

Ý nghĩa của các nút lệnh trên thanh công cụ print preview:

Print: Gửi lệnh in đến máy in.

Magnifier: Phóng to một mức (có thể kích chuột trái trên phần Preview để phóng to và nhấn chuột phải để thu nhỏ).

4.8 XEM TRƯỚC TÀI LIỆU

One page: Xem một trang.

Multipages: Cho phép xem nhiều trang cùng lúc (mặc định sẽ là 6 trang ).

Zoom control: phóng to, thu nhỏ theo tỷ lệ phần trăm.

View ruler: Bật tắt chế độ hiển thị thước đo.

Shirk to fit: Điều chỉnh tài liệu in trong một trang.

Full screen: Chuyển sang chế độ xem toàn màn hình.

Close: Đóng chế độ Preview.

Help: Trợ giúp chế độ Print Preview.

Bạn thực hiện một trong các cách sau để in tài liệu:

1) Nhấp nút Print trên thanh công cụ chuẩn.

2) Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P

3) Mở thực đơn FILE, chọn PRINT

Cách 2 và 3 sẽ hiển thị hộp thoại Print:

Giải thích các mục chọn:

4.9 IN ẤN TÀI LIỆU

- Trong mục Name: Chọn loại máy in dùng để in tài liệu (trong trường hợp có nhiều máy in được cài đặt trên máy tính của bạn).

- Để lựa chọn trang in ra, nhấp chuột vào một trong các lựa chọn sau trong vùng Page range:

+ All: In toàn bộ các trang có trong tài liệu.

+ Current page: Chỉ in trang hiện tại (trang chứa điểm chèn).

+ Pages: Chỉ in mốt số trang xác định. Các trang được phân tách nhau bởi dấu phẩy (,), ví dụ: 1,3, 5-10

- Để in nhiều bản, nhập số bản sao cần in vào ô Number of copies trong vùng Copies.

- Để in các trang chẵn hoặc lẻ, chọn Even pages hoặc Old pages trong thực đơn thả xuống Print (nằm ở góc trái, bên dưới của hộp thoại).

- Nhấp OK để in.

- Để hủy bỏ lệnh in chọn Cancel.


1. Bạn hãy trình bày hai cách định dạng kiểu chữ gạch chân.

2. Sự khác biệt giữa cắt và sao chép văn bản là gì?

3. Chức năng nào cho phép bạn kiểm tra lại lề trang trước khi in.

4. Trong word có bao nhiêu kiểu căn lề?

5. Bạn hãy trình bày cách chèn ký tự ∆ vào văn bản.


• Cách định dạng phông chữ.

• Cách căn lề văn bản.

• Cách sao chép và di chuyển văn bản.

• Cách tìm kiếm và thay thế văn bản.

• Cách chèn ký tự đặc biệt vào văn bản.

• Cách áp dụng kiểu dáng cho văn bản.

• Cách xem trước tài liệu.

• Cách in ấn tài liệu.

TỔNG KẾT BÀI

THAY ĐỔI CÁCH TRÌNH BÀY TÀI LIỆU

Thay vì sử dụng các thiết lập ngầm định mà Word đã cung cấp, bạn có thể sử dụng những thiết lập và công cụ khác để thay đổi hình thức hiển thị của các tài liệu. Một trong những cách thức để nhanh chóng tùy chỉnh một tài liệu là thay đổi hình thức hiển thị của văn bản trên trang bằng cách thay đổi các lề trang, thiết lập lại căn chỉnh của đoạn, thay đổi thiết lập của Tab, và tạo các đầu trang và chân trang. Khi bạn tạo một tài liệu, bạn không chỉ định dạng văn bản mà còn có khả năng thay đổi bố cục trang của tài liệu bằng cách thay đổi hình thức hiển thị của văn bản trong trang.

• Thay đổi hình thức hiển thị của văn bản trong tài liệu, chẳng hạn như điều chỉnh lề trang để tăng hoặc giảm khoảng không dành cho phần văn bản; định dạng đoạn văn bản để văn bản trông đẹp mắt hơn; thay đổi hướng giấy, nằm ngang hoặc nằm dọc để phù hợp với kiểu tài liệu bạn đang soạn.

• Sử dụng dấu Tab để tạo mục lục cho cuốn tài liệu của bạn.

• Tạo đầu trang và chân trang cho tài liệu của bạn.

• Điều chỉnh lề trang

• Định dạng đoạn văn bản (paragraph)

• Thiết lập dấu Tab

• Chèn số trang

• Tạo đầu trang và chân trang

• Thay đổi hướng giấy


Bài 5

Mỗi trang tài liệu gồm 4 lề: Trái, phải, trên và dưới. Lề được đo bằng khoảng cách từ các mép giấy đến vùng soạn thảo nội dung của tài liệu. Chúng ta có thể đặt vài thông tin như số trang, tiêu đề văn bản vào vùng không gian này.

Bạn thực hiện một trong hai cách sau để điều chỉnh lề trang:

Cách 1:

1) Mở thực đơn VIEW, chọn PRINT LAYOUT để chuyển chế độ hiển thị về Print layout.

2) Di chuột đến đường biên của tài liệu trên thanh thước ngang hoặc dọc, khi con trỏ

chuột biến thành mũi tên hai chiều thì nhấp và giữ chuột sau đó kéo đường biên đó đến vị trí mong muốn.

Cách 2:

1) Mở thực đơn FILE, chọn lệnh PAGE SETUP.

Hộp thoại Page setup xuất hiện.

2) Chọn thẻ margins.

3) Nhập trực tiếp giá trị cho các lề vào 4 ô: Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề

Nội dung

5.1 ĐIỀU CHỈNH LỀ TRANG

trái), Right (lề phải). Theo thói quen ta thường đặt lề trái lớn hơn lề phải.

Cách đặt lề này có ưu điểm là kích thước các lề chính xác theo mong muốn.

Bạn có thể định dạng đoạn văn bản thông qua hộp thoại Paragraph. Mở thực đơn FORMAT, chọn lệnh PARAGRAPH. Hộp thoại Paragraph xuất hiện như minh họa bên dưới.

• Chọn các kiểu căn lề cho đoạn trong thực đơn thả xuống Alignment, gồm: căn trái

(left), căn phải (right), căn giữa (centered), căn cả hai lề (Justified).

• Mục Indentation có hai lựa chọn:

- Left: Đặt khoảng cách lề trái cho đoạn.

- Right: Đặt khoảng cách lề phải cho đoạn.

• Mục Spacing có các lựa chọn:

- Before: Khoảng cách giữa đoạn đang định dạng với đoạn phía trước.

- Affter: Khoảng cách giữa đoạn đang định dạng với đoạn phía sau.

- Line spacing: Đặt khoảng cách giữa các hàng trong đoạn

Chú ý: Quan sát màn hình Preview để biết kết quả định dạng.

Sau khi nhập vào các giá trị cần định dạng, nhấp OK để áp dụng các dịnh dạng trên cho đoạn và đóng hộp thoại Paragraph hoặc chọn nút Cancel để huy bỏ thao tác định dạng.

5.2 ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN

Thông thường khi bạn nhấn phím Tab trên bàn phím thì điểm chèn sẽ được được “nhảy” sang phải một khoảng nhất định (mặc định là 1,27 cm). Trên cơ sở đó, Word tạo ra dấu Tab cho phép điểm chèn được nhảy tới vị trí xác định (tab stop), đồng thời thực hiện việc căn chỉnh văn bản từ vị trí đó theo hướng: trái, phải, giữa … Dấu Tab được đặt ở đầu mút trái trên thanh thước nằm ngang.

• Đặt dấu Tab thông thường

1) Chọn đoạn văn bản muốn đặt dấu Tab

2) Nhấp chuột vào dấu Tab tại đầu mút của thanh thước ngang cho đến khi hiển thị biểu tượng dấu tab thích hợp. Có các loại Tab sau:

• Tab trái: Văn bản được căn trái từ vị trí đặt dấu tab. Ví dụ:

• Tab giữa: Văn bản được căn giữa so với vị trí đặt dấu Tab. Ví dụ:

• Tab phải: Văn bản được căn bên phải từ vị trí đặt dấu Tab. Ví dụ:

• Thập phân: Dùng để căn các số theo ký hiệu phân tách phần nguyên và phần thập phân. Ví dụ:

• Thanh ngăn: Dùng tạo ra một đường kẻ dọc có chiều cao bằng chiều cao của kí tự tại vị trí đặt dấu Tab. Ví dụ:

5.3 THIẾT LẬP DẤU TAB

3) Nhấn chuột vào vị trí đặt tab trên thanh thước ngang.

• Đặt dấu Tab có thêm kí tự phía trước

1) Chọn đoạn văn bản muốn đặt dấu Tab.

2) Mở thực đơn FORMAT, chọn TABS

Hộp thoại Tabs xuất hiện.

3) Trong ô Tap stop position, đặt ví trí cho dấu tab mới hoặc hoặc chọn dấu tab đã có.

4) Trong mục Alignment, chọn kiểu căn lề cho văn bản sau dấu tab.

5) Chọn kí hiệu đặt trước dấu Tab tại vùng Leader.

6) Nhấp nút Set để đặt vị trí tab mới.

7) Nhấp OK.

Chú ý: Trong một đoạn văn bản có thể có nhiều dấu Tab, trong hộp thoại trên bạn có thể tạo ra nhiều dấu Tab, sau khi kết thúc tạo bạn hãy chọn OK.

• Di chuyển và xóa dấu Tab

Bạn có thể di chuyển hoặc xóa dấu tab đã có bằng cách sử dụng hộp thoại tabs hoặc thao tác trực tiếp với chúng trên thanh thước ngang như sau:

- Chọn đoạn văn bản chứa tab cần thao tác.

Danh sách các tab đã được thiết lập sẽ hiển thị trên thanh thước ngang.

- Để xóa dấu tab:

+ Nhấp chuột vào ký hiệu tab và kéo nó khỏi thanh thước ngang, hoặc

+ Mở thực đơn FORMAT, chọn TABS. Trong hộp thoại Tabs, chọn các tab cần xóa ở phần Tab stop position rồi nhấp Clear.

- Để di chuyển dấu tab: Nhấp chuột vào ký hiệu tab trên thanh thước ngang, kéo sang phải hoặc sang trái đến vị trí cần thiết.

Để chèn số trang vào tài liệu, bạn thực hiện các bước sau:

1) Mở thực đơn INSERT, chọn PAGE NUMBER.

Hộp thoại Page numbers xuất hiện.

2) Trong ô Position, chọn vị trí hiển thị số trang, có hai lựa chọn: đỉnh trang (Top of

page (header)) và đáy trang ( Bottom of page (footer)).

3) Trong ô Alignment chọn kiểu căn lề cho số trang, có các lựa chọn tương ứng với kiểu căn lề là: Right – căn phải, Center – căn giữa, Left – căn trái.

4) Nếu không cần hiển thị số trang ở trang đầu tiên của tài liệu (trang bìa) thì bỏ chọn ô Show number on first page.

5) Nhấp OK.

Đầu trang (header) và chân trang (footer) là những vùng nằm ở trên và dưới nội dung văn bản. Vùng này được sử dụng để chứa những thông tin như tên tài liệu, tên tác giả, số trang… Nó cho người đọc biết họ đang đọc tài liệu gì và đang ở phần nào bên trong tài liệu.

Bạn thực hiện các bước sau để thêm đầu trang và chân trang :

1) Mở thực đơn VIEW, chọn HEADER AND FOOTER.

Thanh công cụ Header and Footer xuất hiện và phần không gian dành cho đầu trang và chân trang sẽ nổi lên để bạn nhập nội dung vào. Hiện tại bạn đang ở phần không gian dành cho đầu trang.

5.4 CHÈN SỐ TRANG

5.5 TẠO ĐẦU TRANG VÀ CHÂN TRANG

2) Nhập nội dung của đầu trang.

3) Nhấp nút Switch Between Header and Footer để chuyển tới chân trang.

4) Nhập nội dung chân trang.

5) Nhấp CLOSE trên thanh công cụ Header and Footer.

Chú ý: trong quá trình nhập nội dung đầu trang và chân trang, bạn có thể chèn vào các hình ảnh đồ họa được hỗ trợ trong thanh công cụ Drawing và các tiện ích có sẵn trên thanh header and footer như: thời gian, ngày tháng, số trang, …

Các trang tài liệu word có thể được bố trí theo hai hướng: hướng dọc (portrait) và hướng ngang (landscape). Trong đó hướng dọc là hướng giấy mặc định.

Để thay đổi hướng giấy, bạn thực hiện các bước sau:

1) Mở thực đơn FILE, chọn PAGE SETUP.

Hộp thoại Page setup xuất hiện.

5.6 THAY ĐỔI HƯỚNG GIẤY

2) Chọn thẻ margins (thẻ này được chọn mặc định)

3) Trong ô Orientation, chọn Landscape (hướng giấy ngang) hoặc Portrait (hướng giấy dọc – mặc định) .

4) Nhấp OK.


1. Bạn hãy liệt kê hai cách xóa dấu tab.

2. Số trang được chèn vào phần nào của tài liệu?

3. Hướng giấy nào là hướng giấy mặc định của word.

4. Mở một tài liệu word mới và thực hiện các công việc sau:

Đặt lề trang là: Trái (3 cm), phải (2 cm) trên (2 cm), dưới (2 cm).

Sử dụng tab để soạn thảo đoạn văn bản dưới đây:

MỤC LỤC

Bài 1: Làm quen với Word 3

Bài 2: Biên tập tài liệu 10

Bài 3: Sử dụng khuôn mẫu và trình cài đặt 19

Bài 4: Định dạng văn bản 24


• Cách điều chỉnh lề trang.

• Cách định dạng đoạn văn bản.

• Cách thiết lập dấu tab.

• Cách chèn số trang vào tài liệu.

• Cách tạo đầu trang và chân trang.

• Cách thay đổi hướng giấy.

TỔNG KẾT BÀI

LÀM VIỆC VỚI ĐỒ HỌA

Các tài liệu chỉ chứa văn bản có thể cung cấp khối lượng thông tin lớn cho người đọc, tuy nhiên, những tài liệu như vậy chưa hấp dẫn về mặt trực quan. Bài học này hướng dẫn bạn thao tác chèn ảnh và các đồ họa khác vào tài liệu.

• Chèn hình ảnh vào bản và bố trí hình ảnh sao cho phù hợp với văn bản.

• Chèn ảnh từ tệp tin

• Chèn ảnh từ clip gal-lery

• Thay đổi kích thước và bố trí ảnh trong văn bản


Bài6

Bạn có thể lựa chọn rất nhiều chương trình để tạo, chỉnh sửa và lưu ảnh, chẳng hạn Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Microsoft Paint, Paint Shop Pro. Máy quét hoặc máy ảnh/quay phim kỹ thuật số cũng rất có ích khi bạn muốn chụp và sau đó lưu ảnh vào các tập tin trên đĩa. Và tất nhiên, bạn có thể tải rất nhiều tệp ảnh sẵn có trên Internet.

Bạn thực hiện các bước sau để chèn ảnh từ tệp tin:

1) Đặt điểm chèn vào vị trí cần chèn ảnh minh họa.

2) Mở thực đơn INSERT, chọn PICTURE, chọn FROM FILE.

Hộp thoại Insert picture xuất hiện.

3) Nhấp chuột vào mũi tên chỉ xuống bên phải ô Look in để mở thư mục có chứa

file ảnh cần chèn.

4) Chọn tệp ảnh cần chèn.

5) Nhấp Insert.

Microsoft Office cung cấp hàng trăm ảnh tạo sẵn từ Clip Gallery của Microsoft. Word gọi những ảnh này là hình mẫu. Clip Gallery bao gồm các ảnh thuôc nhiều thể loại, từ phong cảnh cho tới bản đồ, tòa nhà, con người, và một số bức ảnh mà bạn có thể chèn vào bất kỳ tài liệu Word nào.

Bạn thực hiện các bước sau để chèn ảnh từ CLIP GALLERY:

1) Đặt điểm chèn tại vị trí cần chèn ảnh.

2) Mở thực đơn INSERT, chọn PICTURE, chọn CLIP ART.

Ô Clip Art xuất hiện bên phải màn hình soạn thảo.

Nội dung

6.1 CHÈN ẢNH TỪ TỆP TIN

6.2 CHÈN ẢNH TỪ CLIP GALLERY

3) Nhấp chuột vào mũi tên chỉ xuống bên phải ô Search in để Word khoanh vùng

tìm kiếm các tệp ảnh Clip Art (mặc định sẽ tìm kiếm tẩt cả các tệp ảnh có trong máy tính của bạn).

4) Nhấp chuột vào mũi tên chỉ xuống bên phải ô Results should be để lọc các dạng

ảnh được hiển thị sau khi tìm kiếm (mặc định là tất cả các ảnh), bỏ chọn các mục khác và chỉ để lại lựa chọn Clip Art.

5) Nhấp Go.

6) Nhấp chuột vào tệp ảnh Clip Art cần chèn.

• Thay đổi kích thước ảnh

Sau khi chèn ảnh vào tài liệu, bạn có thể thay đổi kích thước của ảnh để phù hợp với tài liệu. Bạn thực hiện một trong hai cách sau để thay đổi kích thước của ảnh:

Cách 1: Dùng chuột.

1) Nhấp chuột vào ảnh cần thay đổi kích thước.

Xung quanh ảnh xuất hiện các ô vuông màu đen.

6.3 THAY ĐỔI KÍCH THƯỚC VÀ BỐ TRÍ ẢNH

2) Muốn thay đổi kích thước của ảnh theo chiều nào bạn đưa chuột đến một trong các ô vuông tương ứng xung quanh ảnh. Khi còn trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều thì nhấp, giữ và kéo chuột.

3) Khi ảnh đạt đến kích thước mong muốn thì nhả chuột.

(ảnh ban đầu) (ảnh sau khi thay đổi kích thước)

Cách 2: Thay đổi chính xác kích thước ảnh.

1) Chọn ảnh cần thay đổi kích thước.

2) Mở thực đơn FORMAT, chọn PICTURE

Hộp thoại Format picture xuất hiện.

3) Chọn thẻ Size.

4) Trong ô Height: nhập giá trị chiều cao cho ảnh.

5) Trong ô Width: nhập giá trị chiều rộng cho ảnh.

6) Nhấp OK.

• Bố trí ảnh trong văn bản

Sau khi đã chèn ảnh vào tài liệu, bạn có thể điều chỉnh cách bố trí ảnh theo ý muốn:

1) Chọn ảnh cần điều chỉnh cách bố trí.

2) Mở thực đơn FORMAT, chọn PICTURE.

Hộp thoại format picture xuất hiện.

3) Chọn thẻ (LAYOUT)

4) Trong mục Wrapping style: chọn kiểu bố trí ảnh tương ứng: ảnh cắt ngang văn

bản (In line with text), chữ vây quanh ảnh (Square hoặc Tight), ảnh chìm dưới văn bản (Behind text), ảnh nổi phía trên văn bản (In front of text).

5) Trong mục Horizontal alignment: chọn các kiểu căn lề cho ảnh tương ứng: trái (left), phải (right), giữa (center), ví trí tự do (other).

6) Nhấp OK.


1. Bạn hãy nêu hai cách có thể sử dụng để thay đổi kích thước ảnh.

2. Khi bạn chọn ảnh, các ô vuông nhỏ mầu đen xuất hiện xung quanh đường viền. Những ô vuông này dùng để làm gì?

3. Tạo đoạn văn bản dưới đây (sử dụng font chữ: Tahoma, cỡ 12).

MỘT CỘNG ĐỒNG KINH TẾ ASEAN

Ý tưởng này sẽ hoàn thành vào năm 2020 với việc thiết lập một thị trường tự do trong thương mại, dịch vụ, đầu tư và tiêu chuẩn sản phẩm, giao thông vận tải và bưu chính viễn thông. Để biến chương trình hành động đó thành hiện thực, các nước ASEAN cần phải đáy nhanh hơn nữa quá trình hội nhập khu vực, rút ngắn khoảng cách giữa các nước thành viên, thắt chặt quan hệ song phương trên nhiều lĩnh vực kinh tế, thương mại, đầu tư …


• Cách chèn ảnh từ tệp ảnh.

• Cách chèn ảnh từ Clip Art.

• Cách thay đổi kích thước và bố trí ảnh trong văn bản.


TỔNG KẾT BÀI

LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU

Bảng được tạo thành từ các hàng (Row) và các cột (column), giao điểm của một hàng và một cột là một ô (cell). Đây là đối tượng rất cần cho công việc soạn thảo, chẳng hạn bạn muốn thêm bảng phân công nhiệm vụ, bảng lương vào tài liệu. Bài học này hướng dẫn bạn các thao tác đối với bảng biểu, như: chèn bảng biểu và tài liệu, di chuyển giữa các ô trong bảng, tách và hợp ô.

• Thêm bảng biểu vào văn bản để thể hiện những nội dung như: bảng lương, thời khóa biểu, bảng điểm.

• Chèn bảng vào văn bản

• Di chuyển giữa các ô trong bảng

• Chọn ô trong bảng

• Tách và hợp ô

• Chèn, xóa cột và hàng


7 Bài

Bạn thực hiện một trong hai cách sau để chèn bảng vào văn bản:

Cách 1: sử dụng nút INSERT TABLE trên thanh công cụ chuẩn.

1) Di chuyển điểm chèn đến vị trí cần chèn bảng.

2) Nhấp chuột vào biểu tượng INSERT TABLE trên thanh công cụ chuẩn, giữ phím chuột và kéo di chuột xuống phía dưới để chọn số hàng cột cho bảng.

Cách 2: Sử dụng lệnh INSERT TABLE .

1) Di chuyển điểm chèn đến vị trí cần chèn bảng.

2) Mở thực đơn TABLE, chọn INSERT, chọn TABLE.

Hộp thoại Insert table xuất hiện như sau:

3) Nhập số cột cho bảng trong ô Number of columns.

4) Nhập số hàng cho bảng trong ô Number of rows.

5) Nhấp OK.

Nội dung

7.1 CHÈN BẢNG VÀO VĂN BẢN

Khi nhập dữ liệu vào bảng, bạn cần biết cách di chuyển từ ô này sang ô khác. Bạn có thể sử dụng nhiều phương pháp để di chuyển trong một bảng, ví dụ như nhấn các phím mũi tên, nhấp chuột hoặc nhấn phím Tab.

Nếu bạn đang sử dụng chuột, bạn có thể nhấp vào ô mà bạn muốn di chuyển đến để đặt vị trí của điểm chèn trong ô này. Nếu bạn đang sử dụng bàn phím, bạn có thể sử dụng một số tổ hợp phím để di chuyển trong bảng và đặt vị trí của điểm chèn.

Dưới đây là các phím hoặc tổ hợp phím mà bạn có thể sử dụng để di chuyển giữa các ô trong bảng.

Để thực hiện định dạng văn bản trong bảng, bạn cần biết cách chọn ô.

• Chọn một hoặc nhiều ô:

Di chuyển con trỏ chuột đến lề trái của ô cho đến khi hiển thị mũi tên mầu đen thì nhấp chuột. Nếu muốn chọn nhiều ô thì giữ và kéo chuột sang các ô cần chọn.

• Chọn một hoặc nhiều hàng:

Nhấp chuột vào vùng chọn ở bên trái của hàng. Để chọn nhiều hàng, giữ và kéo chuột sang vùng chọn của các hàng cần chọn.

• Chọn một hoặc nhiều cột:

Phím, tổ hợp phím Tác dụng

Tab

Đến ô tiếp theo hoặc thêm vào một hàng mới nếu điểm chèn nằm ở ô phía dưới bên phải của bảng. Nhấn phím Tab để chọn dữ liệu của ô tiếp theo.

Shift+Tab Đến ô trước đó.

Phím mũi tên chỉ lên Đến hàng trước đó.

Phím mũi tên chỉ xuống Đến hàng tiếp theo.

Phím mũi tên trái Đến ký tự trước đó.

Phím mũi tên phải Đến ký tự tiếp theo.

Alt+Home Đến ô đầu tiên trong hàng

Alt+End Đến ô cuối cùng trong hàng

Alt+Page Up Đến ô đầu tiên trong cột.

Alt+Page Down Đến ô cuối cùng trong cột.

7.2 DI CHUYỂN GIỮA CÁC Ô TRONG BẢNG

7.3 CHỌN Ô TRONG BẢNG

Di chuyển con trỏ chuột đến mép lề trên đỉnh cột. Khi con trỏ có dạng mũi tên mầu đen chỉ xuống thì nhấp chuột. Để chọn nhiều cột, giữ và kéo chuột sang các cột cần chọn.

Bạn có thể hợp nhất hai hay nhiều ô liền nhau thành một ô duy nhất hoặc tách một ô thành nhiều ô.

• Tách một ô thành nhiều ô

Bạn thực hiện các bước sau để tách một ô thành nhiều ô.

1) Đưa điểm chèn đến ô cần tách ô.

2) Mở thực đơn TABLE, chọn SPLIT CELLS.

Hộp thoại Split cells xuất hiện:

3) Nhập số cột cần tách trong ô Number of columns.

4) Nhập số hàng cần tách trong ô Number of rows.

5) Nhấp OK.

Ví dụ:

(bảng trước và sau khi tách ô)

• Gộp nhiều ô thành một ô

Bạn thực hiện các bước sau để gộp nhiều ô liền nhau thành một ô.

1) Chọn các ô cần gộp.

7.4 TÁCH VÀ HỢP Ô

Mở thực đơn TABLE, chọn MERGE CELLS.

Ví dụ:

(bảng trước và sau khi gộp)

Chèn hàng

Đặt điểm chèn tại vị trí cần chèn hàng.

Mở thực đơn TABLE, chọn INSERT.

Chọn Rows Above: hàng mới thêm sẽ được chèn vào phía trên của hàng chứa điểm chèn.

Chọn Rows Below: hàng mới thêm sẽ được chèn vào phía dưới của hàng chứa điểm chèn.

Chèn cột

Đặt điểm chèn tại vị trí cần chèn cột.

Mở thực đơn TABLE, chọn INSERT

Chọn Column to the left: cột mới thêm sẽ được chèn vào bên trái cột chứa điểm chèn.

Chọn Column to the right: cột mới thêm sẽ được chèn vào bên phải cột chứa điểm chèn.

Chú ý: Để thực hiện thao tác chèn nhiều hàng/cột cùng lúc, bạn phải chọn số hàng/cột cần chèn rồi thực hiện như thao tác ở trên.

Xóa hàng

Đặt điểm chèn tại ô bất kỳ trong hàng cần xóa.

Mở thực đơn TABLE, chọn DELETE, chọn ROWS.

7.5 CHÈN, XÒA CỘT HÀNG


• Cách chèn bảng vào văn bản

• Cách di chuyển giữa các ô trong bảng

• Cách chọn ô trong bảng

• Cách tách và hợp ô

• Cách chèn, xóa cột và hàng trong bảng


TỔNG KẾT BÀI


1. Bạn hãy nêu hai cách chèn bảng vào tài liệu.

2. Làm thế nào để xóa một cột hoặc một hàng khỏi bảng?

Soạn thảo đoạn văn bản dưới đây:

KẾT QUẢ THI MÔN TIN HỌC CĂN BẢN

Ngày thi 20/07/2006

STT Họ và tên

Điểm thi Ghi chú Trắc

nghiệm Thực hành Trung bình

1 Nguyễn Thị Nhiễu 9 9 9

2 Trần Thu Hà 10 8 9

3 Phạm Thị Hải 8 9 8,5

4 Nguyễn Ngọc Tú 9 8 8,5

5 Lê Văn San 9 9 9

Education

Phan 3