Preparación de la Agenda

M en CyTE Lilia G. Torres Fernández

Agosto, 2015

Antes del día de la reunión• Fecha en que se celebrará la reunión

• Temas que se abordarán, orden y tiempo estimado

• Actores de la reunión

• Programar pausas

• Horario de trabajo

Objetivos

• Desarrollar la reunión en una forma ordenada

• Centrar la preparación de los temas a tratar

• Solicitar apoyo a especialistas de los temas a tratar

• Discutir sobre los puntos establecidos (evitar desviaciones)

• Dar seguimientos a los temas abordados

• Evitar la omisión de temas

• Avanzar con los temas planteados, evitar discusiones ilimitadas

Recomendaciones

• La agenda contempla un marco general, una ruta a seguir, pero se debe permitir libertad de movimiento

• Una agenda bien escrita conlleva una reunión bien organizada

• Apegarse a la agenda y a la ves ser flexible

• Mantener la reunión en forma simplificada y concentrada, asegurar el cumplimiento de los objetivos establecidos

Pasos para estructurar una agenda

• Título de la agenda1. Incluir que se trata de una agenda2. Especificar el tema de la reunión

• Resistir la tentación de utilizar tipos ostentosos de fuentes o grandes o grandes en el título (Times New Roman, Calibri, Arial)

• Distingue información relacionada:1. Con quién, dónde y cuando en el encabezado2. Después del encabezado, generalmente se incluye información

objetiva y breve acerca de la reunión3. La finalidad es informar a las personas que no asistieron a la

reunión

Pasos para estructurar una agenda

• Elementos que se pueden incluir, es recomendable etiquetar cada uno de ellos1. Fecha y hora (agrupadas o por sesión)2. Lugar: Dirección, nombre de la sala, entre otros.3. Asistentes: Nombre y cargo de los participantes

• Redacta una declaración breve y objetiva de los asunto a tratar1. Señalar claramente el objetivo a tratar (esto evita perder tiempo)2. Elementos de discusión: describe de forma concisa y directa los

elementos de la discusión3. Etiqueta cada entrada con la hora en que se planea comenzar y terminar

la sesión

Acciones adicionales

Si es necesario realizar un esquema temático adicional de los puntos principales

Revisar la agenda minuciosamente antes de entregarla

Referencia

Google (2015). Imágenes. Rcuperadas de https://www.google.com.mx/search?hl=es-419&site=imghp&tbm=isch&source=hp&biw=1440&bih=707&q=agenda+de+negociacion&oq=agenda+de+negociacion&gs_l=img.3..0j0i5i30j0i24l6.1179.6192.0.6505.21.20.0.1.1.0.111.1738.17j2.19.0....0...1ac.1.64.img..1.20.1736.3v0lP2TRH5 A

wikiHow (s/f). Cómo escribir una agenda en una reunión. Recuperado dehttp://es.wikihow.com/escribir-una-agenda-para-una-reuni%C3%B3n

wikiHow (S7f). Imagen tomada de la página web del autor. Recuperada dehttp://es.wikihow.com/escribir-una-agenda-para-una-reuni%C3%B3n