Prezentări în PowerPoint pe care lumea le va iubi

Radu Roșulescu

Agenda• Întotdeauna începe prezentarea cu o agendă ca să știe oamenii despre ce

vrei să vorbești• Prezentări de succes

• Regula celor 5C• etc

3

Fiecare temă cu capitolul eiLa început se introduc ideile principale (despre ce se va vorbi).La sfârșitul fiecărui capitol se face o mică recapitulare (despre ce s-a vorbit) și se trag concluzii.

4

Regula celor 5C• Clar – ca toată lumea să înțeleagă despre

ce e vorba• Complet – dacă ai ceva de spus, spune

tot• Concis – nu te întinde la vorbă că nimeni

nu are timp să stea după tine• Concret – dacă nu spui nimic concret mai

bine nu spune nimic• Corect – asigură-te că ceea ce spui este

adevărat, altfel îți pierzi credibilitatea

Structurarea continutuluiÎntotdeauna este important felul în care îți construiești mesajul

6

Stabilirea obiectivelor

• Ce vrem noi de la această prezentare? • În ce scop o facem?

7

Analiza audienței

• Ca mesajul să fie perceput aşa cum ai vrut este foarte important să vorbești pe limba celor cărora te adresezi (publicul ţintă) şi să construieşti mesajul pe înţelesul său.• Nimeni nu este dispus să facă eforturi pentru

a înţelege ceea ce vrei tu să spui aşa că totul depinde de efortul pe care îl depui tu pentru a te face înţeles.

8

Întrebări de bază

• La ce concluzii trebuie să ajungă publicul pentru a-mi atinge obiectivele? • Ce dovezi / informaţii trebuie să ofer pentru

ca auditoriul să tragă acele concluzii?

9

Principii utile pentru persuasiune prin organizare şi limbaj

• Cele mai importante concluzii primele• Nu dilua mesajul• Voce activă• Pronume personale (Eu, noi, noştri)• Referinţe concrete• Principiul KISS (keep it simple, stupid)• Fii atent la jargon (un doctor nu are acelaşi

limbaj cu un bancher)

10

Deschiderea

• Dacă faci o prezentare publică, discursul de deschidere (despre ce vei vorbi, ce oferi publicului) îl vei face folosind imaginea de copertă. • Coperta (primul slide) ar trebui să aibă o

ilustrație puternică (eye catching) si reprezentativă pentru ceea ce doresti să transmiti• Foloseste pentru deschidere o tehnică de

tipul ”icebreaker”

11

Conținut

• Introdu fiecare secţiune (ce şi cum) • Oferă dovezi / informaţii pentru fiecare

secţiune• Fă o recapitulare a principalelor informaţii şi

concluzii• Cere întrebări / comentarii înainte de a

merge mai departe • Folosește un element de legătură între

secţiuni / concluzii

12

Închiderea

• reafirmă problemele audienţei / oportunităţile, • reafirmă agenda de discuţii, • cere punerea în practică a celor discutate

sau cere concluzii / reacţii din partea audienţei • fă încheierea finală.

13

Recapitulare și Concluzii

• În încheierea fiecărei secțiuni prezintă o mică recapitulare și concluziile parțiale

• Ex.: Am vorbit despre • Stabilirea obiectivelor• Analiza audienței• Întrebări de bază• Principii pentru persuasiune • Conținut• Închidere

DesignNu haina îl face pe om, dar aspectul este întotdeauna foarte important

15

Folosește un template

• Îți ușurează foarte mult munca. • Dorești ca audiența să se concentreze pe

ceea ce prezenți nu pe felul în care prezenți.

16

Fonturi

• Alege un font “curat”, care este ușor de citit. De exemplu Arial e mult mai ușor de citit decât Old English. • Folosește maxim 1-2 fonturi.

• Mărimea fontului. • Prezentare pe calculator – 16-18 puncte• Video proiector – 22-24 puncte• Pentru titluri adaugă 6-8 puncte.

• NU FOLOSI DOAR MAJUSCULE. • Nu abuza de modul Italic pentru că este mai

greu de citit.

17

Așezarea în pagină

• Limitează fiecare paragraf la o linie, cel mult două.

• Limitează numărul de paragrafe dintr-o listă la 4-6. O prezentare PowerPoint nu este un eseu așa că explicațiile detaliate nu îşi au locul.

• Dacă înghesui prea mult text, oamenii nu-l vor citi

• Prezentarea trebuie să fie echilibrată. (Împarte pagina în 4 cadrane imaginare și încearcă să distribui grafica în mod egal între cele 4 cadrane)

18

Fundal şi culori

• Fundalul trebuie să contrasteze cu textul. • Culoarea de fundal trebuie să fie uniformă –

dacă există degradeuri sau imagini de fundal prea textul devine greu de citit.

• Atenție! Pe videoproiector culorile diferă față de ce vezi pe computer. Verifică dacă se menține contrastul

• Dacă nu ești sigur cum va fi folosită prezentarea culoarea albă este alegerea cea mai bună pentru fundal.

• Textul ar trebui scris cu o culoare neutră iar culorile mai stridente ar trebui folosite pentru a atrage.

19

Ilustraţii

• Este mult adevăr în zicala „o imagine face cât o mie de cuvinte”. În plus ilustraţiile fac prezentarea mult mai atrăgătoare. • Totuşi ilustraţiile trebuie folosite cu

discernământ. Ele trebuie să aibă legătură cu mesajul sau să ajute la demonstrarea sau la întărirea unei afirmaţii, altfel devin sursă de distragere a atenţiei în loc de comunicare

20

• Aspect general • - Foloseşte un template. Setul de fonturi, schema de culori, imaginea de background, aşezarea în pagină, toate pot fi uşor salvate sub forma unui template. Dacă nu ştii să faci un template

atunci foloseşte unul predefinit (toate programele au o librărie de template-uri predefinite). Este de preferat să îţi faci propriul template pentru a-ţi personaliza prezentarea. Template-urile predefinite de la Microsoft, pe lângă faptul că sunt arhicunoscute, sunt în general şi destul de urâte așa că merită să faci un mic efort și să-ți creezi propriul tău template. Folosirea unui template are câteva avantaje importante:

• Îți ușurează foarte mult munca. Pentru fiecare slide nu mai trebuie să faci setări ci primești totul de-a gata (fonturi, așezare în pagină, elemente de decor)• Doreşti ca audienţa să se concentreze pe ceea ce prezenţi nu pe felul în care prezenţi. De aceea foloseşte un singur set de fonturi şi o singură schemă de culori. Adoptarea mai multor stiluri

este deconcentrantă pentru audienţă.

• Fonturi• Alege un font “curat”, care este uşor de citit. De exemplu Calibri sau Arial sunt mai ușor de citit decât Old English. Este bine să foloseşti unul sau maxim două tipuri de fonturi.• Mărimea fontului. La o prezentare care va fi vizualizată numai pe calculator se pot folosi şi fonturi de 16-18 puncte dar cele pentru videoproiector vor avea nevoie de fonturi mai mari (22-24

puncte) pentru ca mesajul să poată fi citit de la distanţă. Titlurile trebuie să fie cele mai vizibile de acea mai adăugă 6-8 puncte în plus pentru ele.• Nu folosi doar majuscule. Fac textul dificil de citit, se suprapun peste acronime şi elimină posibilitatea folosirii lor pentru sublinieri.• Modul Italic ar trebui folosit doar pentru “citate”, pentru a reliefa gânduri sau idei sau pentru titluri de cărţi, ziare sau reviste. Nu abuza de modul Italic pentru că este mai greu de citit.

• Aşezare în pagină• Limitează fiecare paragraf la o linie, cel mult două. Limitează numărul de paragrafe dintr-o listă la 6 sau 4 dacă mai există şi un titlu mare, un logo, o poză, un grafic etc. Aceasta este

cunoscută ca “aluzie / sugestie”. Doreşti să “sugerezi” audienţei ceea ce îi vei spun spune. O prezentare PowerPoint nu este un eseu aşa că explicaţiile detaliate nu îşi au locul. • Dacă înghesuieşti prea mult text, oamenii nu-l vor citi. Prea mult text încarcă şi este foarte greu de citit. Prezentatorul trebuie să completeze ceea ce este scris în prezentare şi nu să citească

cuvânt cu cuvânt ceea ce scrie acolo. De altfel, viteza de citire nu este egală cu viteza de ascultare; de aceea se vor crea confuzii în loc de accentuare a celor spuse.• Prezentarea trebuie să fie echilibrată. Se poate împărţi pagina în patru cadrane imaginare (pe axele stânga-dreapta, sus-jos). Dacă toată grafica este înghesuită într-unul din cele 4 cadrane

iar celelate 3 sunt aproape goale atunci prezentarea în mod sigur nu este echilibrată. De asemenea paragrafele şi celelalte elemente grafice ar trebui aliniate astfel încât extremităţile lor să poată fi unite cu linii imaginare paralele sau perpendiculare

• Fundal şi culori• Fundalul trebuie să contrasteze cu textul. Pentru prezentările ce se vor viziona pe computer, un fundal închis reduce strălucirea dar pentru celelalte o culoare deschisă este de preferat.

Culoarea de fundal trebuie să fie uniformă, altfel, dacă există degradeuri sau imagini de fundal prea puternice există riscul ca textul să nu mai contrasteze pe acele porţiuni şi să devină foarte greu de citit.

• Se ştie că albul şi negrul sunt întotdeauna considerate culori elegante, nu se demodează şi pot fi asortate la orice altă culoare. Sfatul meu este ca negrul sau o altă culoare foarte închisă să fie folosite pentru prezentările ce se vor viziona pe calculator şi albul simplu pentru celelalte. Dacă nu eşti sigur cum va fi folosită prezentarea albul este alegerea cea mai bună. Primul slide (coperta) poate conţine orice combinaţie de culori (care trebuie să se asorteze totuşi cu schema de culori aleasă).

• Textul ar trebui scris cu o culoare neutră (închisă dacă fondul este alb sau cu o culoare deschisă dacă fondul este închis) iar culorile mai stridente ar trebui folosite pentru a atrage atenţia sau pentru a sublinia anumite cuvinte cheie.

• Atenţie: Culorile diferă de la un calculator la altul. În cazul videoproiectoarelor culorile sunt uşor deformate şi în unele cazuri anumite culori nu se pot vedea bine (de ex. galben pe fond alb). De aceea este bine să se facă un test înainte de prezentarea propriuzisă şi să se ajusteze anumite culori pentru a se obţine claritatea şi contrastul dorite.

• Ilustraţii• Este mult adevăr în zicala „o imagine face cât o mie de cuvinte”. În plus ilustraţiile fac prezentarea mult mai atrăgătoare. Totuşi ilustraţiile trebuie folosite cu discernământ. Ele trebuie să

aibă legătură cu mesajul sau să ajute la demonstrarea sau la întărirea unei afirmaţii, altfel devin sursă de distragere a atenţiei în loc de comunicare

Așa nu!!!!

21

Recapitulare și Concluzii

• Am vorbit despre • Template-uri• Fonturi• Așezare în pagină• Fundal și culori• Ilustrații

Concluzii finale și întrebăriÎntotdeauna trebuie să închei cu niște concluzii. E ultima ta șansă ca oamenii să rămână în minte cu mesajul pe care ai vrut tu să-l transmiți. Nu o rata. Încheie într-un mod entuziasmant!

23

Multumiri!!!La sfârșit este frumos să mulțumești pentru participare, atenție, răbdare