¿Porque tantas reuniones?

Usemos las reuniones para terminar los temas y no para tratarlas y

hacerlas de larga duración.

avegando por la web me encontré con dos artículos (uno de Perú y otro de España), estos artículos hablan de una nueva palabra: REUNIONITIS. N

Pero… ¿Qué es Reunionitis? nos preguntaremos. Pues un concepto de un artículo publicado por Malko Gallegos de Aptitus, nos dice que es el uso compulsivo o mal uso de las reuniones como herramienta de gestión, que impacta negativamente en los resultados.

Si bien es cierto el concepto lo dice todo, pero tú has estado presente en estas reuniones?, o has convocado a reuniones y visualizaste a los asistentes realizando otras cosas, por ejemplo, revisar su celular cada 5 ó 10 minutos, si es que estas en un laboratorio, ellos ni bien llegan las prenden y disque te están atendiendo, pero en realidad te miran y por ratos hacen otras cosas, también hemos visto o también nos ha pasado, a los famosos bostezos y las miradas cansadas, y hay muchas otras más que si te pones a contar, te acordarás de manera rápida, y lo comentaras con los que te rodean causando un tema de conversación (inténtalo).

Después de haber reconocido las cosas que hacen los asistentes en las reuniones, hazte la siguiente pregunta: ¿Qué hare para evitar estos percances?

Para evitar estos percances debes de tomar en cuenta los siguientes temas que recogí de Jose Mendiola (España), Kristen Gil (Google) y además un valor agregado (de mi parte):

Es realmente necesario realizar una reunión (o varias)?

Empezamos la semana y ya tenemos reuniones pendientes, unas son para tratar lo anteriormente tratado y otras para….bueno te dejo pensarlas, acuérdate de las reuniones que asistes y sacas tus conclusiones. Retomando al tema, si queremos que la reunión sea rápida, satisfactoria y

productiva, te recomiendo ya haber tomado decisiones con las personas que asistirán, y como lo hago?, pues esto ya te explicare en otro punto las maneras y si lo prácticas, poco a poco las reuniones ya no será una preocupación de pérdida de tiempo.

Contenido y objetivos definidos

Si la reunión que planificas debe de darse si o si, entonces te recomiendo indicar con anticipación los temas claros y especialmente que objetivos alcanzar, pero si sabes que la reunión será de discusión, entonces te recomiendo ya haber realizado la discusión con anticipación utilizando diferentes medios. OJO: Recuerda siempre

hacer un acta.

Directo al grano sin mucho que decir.

Trata de que las reuniones que realices sean máximo de una hora u hora y media, pero mínimo sería genial media hora, recuerda que tu personal a cargo o personal de tu línea tienen actividades diarias, ya que también ayudará a evitar que los asistentes terminen hablando diferentes cosas y además queden temas pendientes.

Es necesario asistir a una reunión?

Como empresa y como persona tenemos funciones y de estas nacen las actividades diarias, pero cuando tenemos reuniones tenemos que estancar lo que hacemos, sabiendo que lo que estamos haciendo también es urgente y nos preocupa.

Como les explique párrafos anteriores, como persona y como empresa queremos producir, pero si no producimos nos observan, o también en todo caso observamos.

Pero en una publicación Kristen Gil, vicepresidente de Operaciones de Negocios en Google menciona lo siguiente: Para ahorrar tiempo y ser productivos, a las reuniones deben asistir como máximo 10 personas y todos los que asistan deben proporcionar algo.

Por lo tanto programa una reunión rápida para que tus compañeros de trabajo sigan produciendo y funcionando.

Empieza a usar la tecnología.

Este punto es uno de los que ayudará a que las reuniones sean rápidas, productivas y lo más importante que no sean aburridas.

Año tras año las empresas inventan cada cosa que literalmente nos ayuda a solucionar otras cosas

personales, pero ¿cuáles de estas nos ayuda a ser más eficientes en nuestro trabajo?

Uno de las herramientas puede ser lo que siempre usamos, te imaginas cuál es?.... pues si el famoso Word o Excel, estos dos primeros nos puede servir bastante. Si programas una reunión, te recomiendo compartir el documento de discusión, remitir a los que asistirán, y ellos pueden usar la opción de comentarios para opinar, o si quieres en una sola vista separado por celdas, puedes armar un esquema con Excel, y solicitar lo devuelvan llenado.

Otra herramienta que puedes utilizar en tiempo real sin necesidad de recibir muchos correos es Google Apps, de entre las cuales tienes para elaborar un documento o una hoja de cálculo. Estas dos aplicaciones que tenemos a la mano con simplemente tener una cuenta de google, son muy fáciles de usar y lo importante que todos

pueden trabajar a la vez, todos opinan desde sus asientos, todos editan, y todos crean, que bonito suena verdad?, pero lo has puesto en práctica?, algunos dirán si y otros no.

Otra herramienta usada es Dropbox que es para almacenar y compartir archivos, que desde mi experiencia, es muy útil, que con decirte que hoy en día en mi caso ya no uso USB, este último solo lo uso para trasladar información pesada.

También puedes usar Google Drive que tiene las mismas funciones, pero también lo bueno que desde ahí puedes crear muchas cosas, que si te tomas tu tiempo puedes encontrar muchas opciones interesantes.

Si existen otras herramientas?, pues si existen muchas, te recomiendo investigar si estas interesado en mejorar y modernizarte, recuerda que hasta aplicaciones móviles existen.

Persona que tome decisiones

¿Quién es la persona que toma de decisiones? Es la persona quien recopila las discusiones antes de la reunión, analiza y propone una decisión, ojo propone no toma la decisión. Esa propuesta lo menciona en reunión y todos los asistentes dicen si están correctas o no, y también lo pueden mejorar, y se ingresa en acta para su

difusión.

Con esta persona designada nuestra reunión será mejor organizada y evitará que todos hablen a la vez ya que el tiempo de la reunión es rápida.

Esta persona también puede compartir antes un archivo con la propuesta de la decisión y las demás personas desde sus escritorios lo pueden mejorar o aprobar, y en la reunión solo se concluiría con lo que se acordó previamente de manera online.

Recuerda las reuniones son muy importantes, pero hay que programarlas de una manera efectiva, ya que generará satisfacción a tu personal y aumentará el desempeño y por ende el usuario se sentirá satisfecho.

Mg. Cristhian Sánchez Uriarte

DTC – Escuela de Administración Virtual

Universidad Señor de Sipán

Referencias:

Kristen Gil (2012): Start-Up Speed. Google. Recuperado de https://www.thinkwithgoogle.com/articles/start-up-speed-kristen-gil.html

Jose Mendiola (2014). ‘Reunionitis': cómo poner fin a ese cáncer para la productividad. España. Recuperado de http://www.yorokobu.es/reunionitis/

Malko Gallegos (2015). Reunionitis: un mal que afecta a la productividad en las empresas. Perú. Recuperado de

http://aptitus.com/blog/gestion-laboral/reunionitis-un-mal-que-afecta-la-productividad-en-las-empresas/