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INTRODUCCIÓN A LA GESTION DE PROYECTOS BAJO ENFOQUE PMI
MAESTRIA EN EDUCACIÓN
MODULO GESTIÓN DE PROYECTOS
MGS: SILVIO RAFAEL CUELLO DE AVILA
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 1
Identificar y seleccionar proyectos
Este capitulo busca identificar los elementos esenciales iniciar un proyecto dentro de la
organización y determinar el alcance del proyecto.
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Objetivos del Capitulo y productos
• Estudiar las entradas, herramientas, técnicas y salidas del proceso de creación del acta de iniciación.
• Estudiar las entradas, herramientas, técnicas y salidas del proceso de Plan de gestión del alcance
• Estudiar las entradas, herramientas, técnicas y salidas del proceso de Definir el alcance
• Estudiar las entradas, herramientas, técnicas y salidas del proceso Crear la WBS
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Definiciones Importantes
Problema o Necesidad
Justificación
Objetivos
Alternativas de solución
Selección de alternativas
Supuestos
Productos
Especificaciones
Identificación del proyecto
Business Case
Alcance del producto
Project Charter
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 5
Problema o necesidad
• Problema: Es la diferencia existente entre una situación deseada y una situación actual.
• Preguntas claves para identificar el problema:– ¿Qué ocurre?– ¿Qué es lo que molesta de la situación?– ¿Quiénes están implicados?– ¿Dónde ocurre?– ¿Cuándo ocurre?– ¿Cómo ocurre?– ¿Qué hacen o dejan de hacer las personas implicadas?– ¿Porqué ocurre?
• Evitar: – Tratar de dar soluciones.– Definir superficialmente el problema.– No dedicar suficiente tiempo.
Nota:Es conveniente incluir las restricciones en la definición del problema para tenerlas en cuenta cuando se defina la estrategia
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Justificación
• Explica porque es importe resolver el problema y describe los principales beneficios que se obtendrán al solucionarlo.
• Es importante describir con precisión y claridad cuales son las mejoras económicas, de gestión administrativas, de marca, tecnológicas , entre otras que se obtendrán al resolver el problema.
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 7
Objetivo
Definición: Fin o intento a que se dirige o encamina una acción u operación(RAE).
Que debe decir
• Que se quiere hacer
• Hasta donde se quiere llegar
• Cuando se va a estar ahí
• Que resultados se obtendrán
Como se debe redactar:
• Inician con un verbo
• Creíble
• Medible en los resultados cuantitativos
• Realizable en el tiempo
• Específico o concreto
• Legible o que se entienda con claridad
• Puede incluir la meta en términos de tiempo, calidad, cantidad, recursos o costos
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 8
Objetivo del proyecto
Describe el compromiso adquirido por el
proyecto en pro de resolver el problema.
Comunica al equipo y a los interesados la
finalidad del proyecto
Enfocan a todos los participantes a la
consecución de los objetivos.
Facilita las definición de las metas que se desean
alcanzar con el proyecto.
Determinan los cambios de comportamiento de los beneficiarios de un
proyecto.
Definen los cambio en la forma como una institución funciona
Facilita la definición de indicadores.
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Objetivos de gestión del proyecto
Están asociados a la gestión a las restricciones del proyecto y determinan como van a ser priorizadas:
Objetivos de Gestión
Determinan los productos a entregar y su calidad.
Determinan el presupuesto los márgenes de variación de tiempo y presupuesto.
Determinan los comportamientos esperados por el equipo del proyecto.
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Criterio de éxito del proyecto
• Criterios de éxito determinan el nivel de aporte del proyecto a la estrategia.
• Se asocian a los factores (capacidades) que hace que la organización sea mas exitosa.
• Definen los indicador critico de éxito de los indicadores de gestión (KPI- Key Performance Indicador)
– Económicos• Rendimiento esperado del capital• Aumentar los ingresos• Disminuir los gastos
– De actuación:• Satisfacer los requisitos de la licitación.• Realizar el proyecto antes de que inicie el
invierno– Técnicos
• Utilizar la ultima tecnología• Utilizar tecnología probada
– De calidad• Numero de producto no conforme menor a
cierto limite• Resultado de las encuesta superior a cierto
valor• Porcentaje de Reducción del numero de
llamada a– Comerciales
• Reducir la cantidad de tiempo de espera de los clientes
• Abrirse un nuevo mercado• Reducir el tiempo para lanzar un nuevo
producto.
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 12
Alternativas
• Definición:
– Opción entre dos cosas o más (Rae)
– Cada una de las cosas entre las cuales se opta (Rae).
– Posibles estrategias que se pueden emplear para resolver un problema.
• Enfoque de la solución
• Aspectos positivos y negativos
• Recursos requeridos
• Riesgos de alto nivel
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Enfoque, Estrategia, Metodología o Táctica
• Enfoque: Acción y efecto de enfocar. Rae.
• Estrategia: Arte, traza para dirigir un asunto. Rae.
• Metodología: Conjunto de métodos que se siguen en una investigación científica o en una exposición doctrinal. Rae.
• Táctica: Método o sistema para ejecutar o conseguir algo. Rae.
• Hace referencia al conjunto de procedimientos basados en principios lógicos, utilizados para alcanzar los objetivos del proyecto.
• Usualmente son presentados en forma secuencial y se representa en las fases del proyecto.
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 14
Selección de Alternativas
• Existen dos clases de métodos para seleccionar un proyecto entre varias alternativas:– Métodos de Beneficios
• Murder Board.• Revisión de pares.• Modelos de puntaje.• Modelos económicos.
– Métodos de restricciones o aproximaciones matemáticas.• Programación lineal.• Programación entera.• Programación dinámica.• Programación multi-objetivo.
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Recomendaciones
• Para resolver un problema existen diferentes caminos de solución, es ideal observar varias posibilidades antes de elegir una ruta.
• Un equipo multidisciplinario ayuda a identificar diferentes perspectivas para la solución del problema.
• Es posible que sea necesario integrar varias perspectivas para lograr una solución integral al problema.
• La elaboración de un caso de negocio es la herramienta mas utilizada para documentar analizar y seleccionar las alternativas de solución al problema planteado.
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Productos
• Son los resultados tangibles e intangibles que el proyecto genera y que conllevan el esfuerzo que se realiza en el proyecto pueden ser finales o intermedios.
• Producto Final:
– Es el ultimo hito del proyecto.
– Desencadena el gran pago, la gran celebración.
– Habilita el nuevo servicio a ofrecer.
– Genera el nuevo equipo para comercializar.
Aspirina 1897
Globo de aire caliente 1783
Código de barras 1952
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Ejemplos de Productos
– Documentos.
– Planos.
– Simulaciones
– Informes
– Permisos y autorizaciones
– Subcontratos
– Actualizaciones a la previsión de riesgos.
– Informes de avance y de cierre
– Comunicaciones
– Evaluación de calidad
– Registro de control de cambios.
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Especificaciones
• Las especificaciones describen las características o criterios de aceptación de los productos que solicita el cliente del proyecto.
• Para su elaboración se requiere:
– Identificar quienes definen el producto que se va a elaborar. Por ejemplo: el cliente, los usuarios, un estudio del mercado, una ley, una no conformidad de producto o queja.
– Normas o reglamentos que especifican las técnicas o los procedimientos que se deben cumplir para satisfacer la calidad del producto terminado.
– Especificaciones contractuales de obra.
Cancha de futbol
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Objetivos
• Autorizar formalmente al proyecto por parte del patrocinador con los fondos y recursos necesarios.
• Asignar a un Director del Proyecto con autoridad para aplicar recursos a las actividades del proyecto.
• Realizar una descripción general de los resultados que el proyecto entregará.
• Garantizar que los objetivos del proyectos están alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
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Transformación
Entradas
• Enunciado del proyecto (SOW)
• Caso de negocio
• Acuerdos
• Factores Ambientales de la organización (EEF)
• Activos de procesos de la organización (OPA)
Técnicas y Herramientas
• Juicio de Expertos
• Técnicas de Facilitación
Salidas
• Acta de Iniciación (Project Charter)
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ENTRADAS
SOW-Statement of WorkCaso de NegocioAcuerdosEEFOPA
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1. SOW - Enunciado del Trabajo del proyecto
SOW
Necesidad del negocio
Descripción del alcance
Alineación estratégica
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Necesidad del negocio
Necesidades de conocimiento
Avance tecnológico
Requisito legalNormativa y regulaciones
Consideraciones ambientales
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Descripción del alcance del producto
Características del producto
Relación entre productos y necesidad del negocio
Alcance
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Plan estratégico
1Visión
Metas
Objetivos
2Objetivos de alto nivel
Alineación estratégica
Contribución estratégica
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2. Caso de Negocio
Determina la viabilidad del proyecto en función de la inversión requerida.
Facilita la toma de decisiones de alto nivel.
Se compara la necesidad del negocio y la relación costo beneficio.
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 29
Elementos del caso de negocio
Resumen Ejecutivo
Descripción del Problema u oportunidad de negocio.
Justificación
Análisis Financiero situación actual
• Objetivo
• Descripción
• Análisis de costos
• Análisis de Sensibilidad
• Identificación de Riesgos
Alternativas de solución
Comparación de alternativas.
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 30
3. Acuerdos
Se establecen para definir las intenciones del proyecto.
• Contratos
• Memorandos de entendimiento - MOU
• Acuerdos de nivel de servicio – SLA
• Cartas de acuerdo
• Declaraciones de intensiones
• Acuerdos verbales
• Correos electrónicos
• Otros documentos
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 31
4. Factores Ambientales de la empresa
Estándares
• Gubernamentales
• Calidad
• Industrial
• Reglamentos
• Normativa
Organizacionales
• Cultura
• Estructura de gobierno
Entorno
• Condiciones del mercado
• Ambiente Competitivo
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5. Activos de procesos de la organización
Pro
ceso
s •Estándares
•Políticas
•Procesos
•Procedimientos
• Instructivos
•ManualesP
lan
tilla
s •Modelos
•Formularios
Info
rmac
ión
His
tóri
ca •Proyectos
•Registros
•Documentos de cierre
• Información sobre el resultado de las decisiones
• Información del desempeño
• Información de riesgos
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 33
Ejercicio en clase
• En grupos el docente realizara los siguientes ejemplos.
– SOW - Ejemplo
– Caso de negocio -Ejemplo
– Contrato - Ejemplo
20 min
Construya una presentación para compartir sus observaciones de clase.
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Juicio de Expertos
Técnicas de Facilitación
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1. Juicio de expertos
Unidades organizacionales
Consultores, interesados, clientes
y patrocinadores
Grupos de la industria, Expertos de la Materia (SME)
Oficina de Dirección de proyectos (PMO)
Fuentes
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2. Técnicas de facilitación
2.1. Tormenta de ideas
2.2. Solución de conflictos
2.3. Solución de problemas
2.4. Gestión de reuniones
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2.1 Tormenta de ideas
Antes
• Define tiempo del ejercicio
• Explica las reglas de la tormenta de ideas.
• Presenta el problema o necesidad a resolver
• Verifica que no hayan dudas o malas interpretaciones del problema.
Durante
• Indica uno de los miembros para que diga una opinión
• Consigna la idea en un medio visible
• Pasa la palabra al siguiente miembro para expresar otra alternativa y así sucesivamente.
Despues
• Se documentan todas las ideas.
• Se analizan las ideas de mayor valor
• Se agregan al acta de inicio
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Objetivo y Reglas de la Tormenta de Ideas
• Permitir que todos los miembros de un grupo aporten ideas espontáneas.
• Explorar una amplia cantidad de opciones.
• Producir excitación, creatividad, soluciones y compromiso.
Objetivos
• La cantidad de ideas es mas importante que la calidad.
• No discutir y no hacer comentarios críticos o de burla a las ideas.
Reglas
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2.2 Resolución de conflictos
• ¿Qué es el Conflicto?
• Situación donde hay metas, pensamientos y emociones incompatibles entre individuos o grupos.
• Conduce a desacuerdos que hacen que las personas se bloquen unas contra otras.
POSICION 1:
• El proyecto debe costar lo menos posible.
POSICION 2:
• Debemos gastar lo que sea necesario para que el cliente quede contento.
BLOQUEO:
• Restringiré las autorizaciones de gasto, al mínimo.
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 40
Perspectivas del conflicto
Tradicional
• Asume que el conflicto es malo y su impacto es negativo.
• Se asocia a violencia, destrucción o irracionalidad.
Interaccionista
• Propone que es necesario
• Que ayuda a mejorar el rendimiento
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Disparadores de conflicto
AMBIGÜEDAD en roles, limites de trabajo, responsabilidad, y autoridad.
INCOMPATIBIILIDAD en metas y objetivos
DIFICULTAD en la comunicacion.
COMPARTIR la toma de decisiones.
REQUERIR consenso. APLICAR normas de conducta.
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Solución oportuna del conflicto
Evita
• Hostilidad y agresión
• El Bloqueo oportunidades
• Perdida del rendimiento
• Baja de la moral
• Pérdida de enfoque
Facilita
• La comunicación
• Balance de poder
Fomenta
• Cambio
• Innovación
• Rendimiento
• Trabajo en equipo
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Tipos de conflictos en proyectos
Orientados a metas Administrativos
Interpersonales
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Fases de la negociación del conflicto
Prepara • Obtener información
• Intereses
• Definir objetivos
Estrategias• Opciones
• Tácticas.
• Argumentos.
Desarrollo• Establecer limites
• Propuestas
• Objeciones
Acuerdos y conclusiones
•Acuerdos
•Contratos
•Evaluación
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 45
2.3 Solución de problemas
A. Analizar el problema.
B. Evaluar el problema
C. Reducir el problema y buscar
la causa raíz
D. Evaluar métodos y acciones de
solución
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 46
A. Analizar el problema
• Permiten definir la secuencia de procesos, documentos y acciones. Mapeo de procesos
• Permiten definir la secuencia de accionesDiagramas de flujo
• Ayudan a estimar el tiempo de un procesoDiagramas de procedencia
• Determinan las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.Análisis FODA
• Determinan el ambiente competitivo: Competencia, entrantes, proveedores, clientes y sustitutos Cinco fuerzas de Potter
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 47
B. Evaluar el problema
• Análisis estadístico
– Análisis descriptivo
– Análisis inferencial
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 48
C. Reducir el problema
• Pareto
• Causa y efecto
• Cinco ¿porqués?
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 49
D. Evaluar métodos y acciones
• Análisis costos beneficio.
• Análisis económico.
– TIR, VPN, VP
• Análisis paramétrico.
– Lineal
– No-Lineal
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 50
Valor Presente(VP)
• El Valor presente significa el valor que tiene hoy un flujo de efectivo . Se calcula con la siguiente formula:
• Ejemplo: ¿Cuál es el valor presente de una inversión si en termino de 3 años retorna $300 millones a una rata de 10%.
PV =
Donde: FV: Valor Futuror: Tasa de interesn: Numero de periodos
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 51
Valor Presente Neto
• El VP tiene el inconveniente, y es que no incluye los costos en el análisis y estos tiene un impacto significativo en la interpretación de los resultados.
• Ejemplo: Un proyecto tiene el siguiente flujo de caja, calcule el VPN.
• VPN=Ingresos – Costos = 353 – 291 = 62
Periodo IngresosValor Presente de los
ingresos CostosValor presente de los
costos
0 0 0 200 200
1 50 45 100 91
2 100 83 0 0
3 300 225 0 0
Total 353 291
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 52
TIR• Es un valor mas preciso, que estima un porcentaje que equivale a la tasa
de interés que se espera recibir por cierta inversión. Es superior que las anteriores porque tiene en cuenta además de los costos el tiempo de inversión y maximiza los resultados para el inversionista.
• Ejemplo: Se estima que un proyecto presente el siguiente flujo de caja: Calcule el valor presente Neto.
Periodo Flujo de Caja
0 -4000
1 1200
2 1410
3 1875
4 1050
r= TIRAl resolver la ecuación se encuentra que la TIR=14.3%
En Excel se puede usar la función TIR con el rango del flujo de caja para calcular el valor
Ejemplo Métodos
Económicos
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 53
Clasificación de los Métodos Económicos
PV
NPV
TIR
Solo tiene en cuenta los ingresos
Tiene en cuenta los ingresos y los egresos pero no el valor del dinero en el tiempo
Tiene en cuenta los ingresos, los egresos yel valor del dinero en el tiempo
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 54
Ejercicio
• Identifique un problema real de su comunidad académica.
• Describa la situación actual y deseada.
• Justifique las razones que ameritan que el problema sea resuelto.
• Identifique dos alternativas que le permitan resolver el problema los siguientes ítems.
– Objetivo
– Descripción
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 55
Acta de Iniciación del proyecto
• Documento oficial y escrito que da existencia al proyecto y designa los recursos que necesitar para su ejecución.
• Firmado por el patrocinador (sponsor)
• Representa al proyecto desde una perspectiva de alto nivel.
• No es un documento largo, puede ser de solo una pagina.
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 57
Ejercicio 3
• Revise los siguientes ejemplos de actas de iniciación
– Ejemplo 1. Pág. 84
– Ejemplo 2. Pág. 85
– Ejemplo 3. Pag. 108
– Ejemplo 4. Pag. 111
• Elabore explore las diferencias y discútalas.
60 min
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 58
•Elaborar un documento que determine como el alcance será definido, validado y controlado.
1. Planificar la gestión del alcance
•Documentar las necesidades de los interesados y de los objetivos del proyecto.
2. Recolectar requerimientos
•Realizar una definición del proyecto y de los productos del proyecto3. Definir el alcance
•Dividir el proyecto en pequeños entregables y componentes de trabajo que sean mas fácilmente manejables.4. Crear la WBS
•Validar la aceptación de un entregable completado.5. Validar el alcance
•Asegurar que los cambios sean beneficiosos para el proyecto.6. Controlar el alcance
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 60
Plan de gestión del alcance
Entradas
• PMP
• Acta de Iniciación (Project Charter)
• EEF/OPA
Técnicas y Herramientas
• Juicio de Expertos
• Reuniones
Salidas
• Plan de gestión del alcance.
• Plan de gestión de requerimientos
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 62
ENTRADAS
PMP
Acta de Iniciación (Project Charter)
EEF/OPA
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 63
Entradas
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 64
Pla
n d
e G
est
ión
de
l p
roye
cto • Comprende el
conjunto de planes subsidiarios de cada área de conocimiento y las líneas base para medir el rendimiento del proyecto.
EEF: • Cultura Organizacional
• Infraestructura existente
• Políticas de personal y administración
• Condiciones del mercado
Alcance del Proyecto
• Proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.
Definir el Alcance
• Las características y funciones que definen un producto, servicio o resultado.
Alcance del producto.
• El trabajo que se debe realizar para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.
Alcance del proyecto.
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 65
Clases de reunionesIn
form
ativ
as • Ascendentes: Ordenes o comunicados
• Descendentes: Informes y avances.
• Bi-direccionales: Doble propósito. D
e V
alo
raci
ón • Comités o comisiones: Analizan profundamente la información y entregan recomendaciones
Solu
ció
n d
e p
rob
lem
as • Determinar las causas
• Analizar las opciones
• Elegir las recomendaciones
Clases de reuniones
Dec
isió
n • Búsqueda de soluciones a los problemas.
• Participan miembros de alto nivel jerarquico. Ex
plo
raci
ón • Creatividad
• De interpretación
• Diagnosis
Causas de ineficiencia en las reuniones
No definir un plan
La impuntualidad
Planteamiento deficiente de los problemas
Las discusiones se desvían hacia otros temas.
El grupo no tiene la capacidad de resolver el problema.
Existe un numero excesivo de participantes.
Se elude la decisión por falta de autoridad (delegados)
Organización de la reuniónA
nte
s • Orden del día
• Objetivo de la reunión.
• Temas a tratar y la duración.
• Elegir el día más adecuado.
• Seleccionar el grupo
Du
ran
te • Analizar las actitudes del grupo
• Competitivas
• De Dominio
• Agresivas
• Asociativas
• Creativas
• Compresión
• Cooperación
Al F
inal
izar • Leer los acuerdos
y compromisos
• Realizar seguimiento al cumplimiento de acuerdos y compromisos
• Evaluar las calidad de las decisiones tomadas.
Plan de gestión del alcance
• El uno de los mas importantes componentes del PMP.
• Establece una guía de como se definirá, validará y controlará el alcance.
• Puede ser formal o informal según las necesidades del proyecto.
• Incluye como:
– se preparará el alcance detallado del proyecto.
– se utilizará para crear la WBS.
– obtendrá validación del alcance y mantenimiento de la WBS
– en caso de solicitudes, como se realizará la gestión de integrada de cambios
• Ejemplo: Plan de gestión del alcance
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 71
Plan de gestión de requerimientos
• Describe como documentar, evaluar y administrar los requerimientos durante el proyecto.
• Puede incluir:
– Como se realizará la planificación y reporte de requerimientos.
– Como serán recolectados, analizados, seleccionados y ajustados los requerimientos.
– La forma como los requerimientos serán priorizados y medidos.
– La matriz de trazabilidad para identificar la relación entre el requerimiento y otros documentos.
• Ejemplo: Plan de gestión de requisitos
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 72
Definir el alcance
Entradas
• Plan de gestión del alcance
• Acta de iniciación
• Requerimientos de documentación
• OPA
Técnicas y Herramientas
• Juicio de Expertos
• Análisis de producto.
• Generación de alternativas
• Técnicas de facilitación.
Salidas
• Enunciado del alcance del proyecto.
• Actualización de documentos.
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 74
ENTRADAS
Plan de gestión del alcance
Acta de iniciación
Requerimientos de documentación
OPA
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 75
Requerimientos de documentación
• Son documentos que proveen un listado de requerimientos de alto nivel los interesados priorizados y categorizados.
– Son progresivamente detallados a medida que el proyecto avanza.
– Deben ser medibles, consistentes y aprobados.
• Pueden ser:
– Requerimientos del negocio.
– Requerimientos de comunicación
– Análisis de impacto en la operación.
– Requerimientos funcionales, no funcionales, de calidad y técnicos.
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 76
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
Juicio de Expertos
Análisis de producto.
Generación de alternativas
Técnicas de facilitación.
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 77
Análisis de Producto
• Se refiere una evaluación detallada de los resultados del proyecto con las metas y requiere:
– Asociar los requerimientos con los productos.
– Analizar el impacto de las condiciones económicas actuales.
• Técnicas:
– Product breakdown
– Análisis de sistemas
– Sistemas de ingeniería
– Ingeniería de valor
– Análisis de valor
– Análisis Funcional.
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 78
SALIDAS
Enunciado del alcance del proyecto.
Actualización de documentos..
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 79
Enunciado del alcance del proyectoD
esc
rip
ció
n d
el a
lcan
ce.
• Contiene las características de los productos que serán elaborados por en el proyecto.
• Comprende todos los compromisos que tiene el equipo del proyecto
Cri
teri
os
de
ace
pta
ció
n d
el p
rod
uct
o.
• Definen los criterios que se tendrán en cuenta para aceptación los productos una vez estén completados.
Los
en
tre
gab
les
de
l pro
yect
o.
• Incluyen el producto final y los productos intermedios.
• Se describirse de manera resumida o muy detallada.
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 80
Restricciones y Exclusiones
Las exclusiones del proyecto.
Identifican lo que está excluido del proyecto.
Establecer explícitamente lo que está fuera del alcance del proyecto.
Ayuda a gestionar las expectativas de los interesados.
Las restricciones del proyecto.
Restricciones específicas asociadas con del proyecto que limitan las opciones del equipo.
Pueden ser de presupuesto, fechas de entrega, calidad o
recursos.
En caso de un contrato, las disposiciones contractuales
constituyen las restricciones.
Las restricciones deben incluirse en la declaración del alcance del
proyecto
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 81
Criterios de aceptación
• Requisitos Funcionales
• Funcionamiento esperado del producto o servicio.
• No funcionales
• Legales
• De seguridad
• De criterios de retención
• Técnicos
• De Calidad
• De soporte y entrenamiento
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 82
Definir el alcance
Entradas
• Plan de gestión del alcance
• Enunciado del alcance del proyecto
• Requerimientos de documentación
• EEF/OPA
Técnicas y Herramientas
• Juicio de Expertos
• Descomposición.
Salidas
• Línea base del alcance
• Actualización de documentos.
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 84
ENTRADAS
Plan de gestión del alcance
Enunciado del alcance del proyecto
Requerimientos de documentación
EEF/OPA
26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 85
EEF/OPA
Factores Ambientales de la empresa
• Especificaciones de la industria sobre el diseño de la WEB.
Activos de procesos de la organización
• Políticas y procedimientos
• Plantillas de WBS
• Archivos de proyectos realizados anteriormente.
• Lecciones aprendidas de proyectos realizados anteriormente
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
Línea base del alcance
Actualización de documentos.
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Descomposición
• Consiste en partir en componentes de menor complejidad los entregables del proyecto con el fin que sean mas fáciles de construir asignar y elaborar.
• La descomposición del proyecto involucra_
– Identificar y analizar los entregables en relación al trabajo.
– Estructura y organizar la WBS.
– Descomponer de niveles superiores a niveles de mayor detalle.
– Desarrollar y asignar códigos de identificación a cada componente de la WBS.
– Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente.
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SALIDAS
Enunciado del alcance del proyecto.
Actualización de documentos..
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WBS – Work Breakdown Structure
1
• Herramienta que permite identificar el trabajo que se debe realizar para cumplir con los objetivos del proyecto.
2
• Es un árbol jerárquico que define el alcance del proyecto en termino de entregables y componentes de esos entregables.
3
• De acuerdo al método de descomposición utilizado también puede identificar el ciclo de vida del proyecto.
4
• Permite al director del proyecto tener una línea base para realizar el control y generar reportes de progreso.
5• Facilita la comunicación entre el director del proyecto y sus colaboradores.
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WBS – Work Breakdown Structure
Fase
Principales etapas del proyecto
Las dividen la toma de
decisiones.
Las soporta una metodología
Sub-proyecto
Actividades que serán realizadas por un tercero.
Lo define un contrato.
Producto o Entregable:
Un producto, resultado o
capacidad para prestar un
servicio
Verificable que debe ser
completada en un proceso,
fase o proyecto.
Paquete de trabajo
Entregable o componente de menor nivel en un brazo de la
WBS
Incorpora un numero plural de tareas para su desarrollo.
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WBS- Bicicleta
Visión del producto final
Ciclo de vida del proyecto
Ramas descompuestas en diferentes niveles de profundidad por diferentes necesidades de control.
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WBS- BicicletaTa
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Códigos de Esquema Jerárquicos
Suficiente nivel de descomposición
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Diccionario de la WBS
Es un documento que acompaña a la WBS y tiene
información critica del proyecto.
Define, detalla y aclara algunos elementos de la WBS para
asegurar que cada componente esta correctamente articulado y
puede ser comunicado referenciando la WBS.
También puede incluir información adicional como por ejemplo: el tipo y cantidad de
recursos requeridos o la información de control del
contrato.
Identifica en cada paquete de trabajo:
• Una descripción de se requiere hacer
• El nivel de profundidad de una actividad
• Si tiene control de avance
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Ejemplo del Diccionario de la WBS
Código WBS
Nombre Elemento
Definición Controlde Avance
Organiz.Respons.
1 WBS Bicicleta
Todos los componentes y partes requeridas paraespecificar el diseño, montaje y pruebas de una bicicleta
Dpto de ventas
1.1 Marcos Los componentes individuales que juntos constituyen el marco ensamblado
Si Dpto de ventas
1.1.1 Marco La unidad tubular que permite integrar el resto de componentes y probé la base del diseño y estilo
Dpto de ventas
1.1.2 Manubrios La unidad tubular usada para dirigir la bicicleta.También sirve como punto de soporte de frenos, luces y otros accesorios
Dpto de ventas
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Ejercicio
• Ingrese a www.wbstool.com.
• Para la alternativa que considere mas apropiada determine elabore la WBS de su proyecto.
• Genere los siguientes documentos:
– Genere WBS como imagen
– Genere el diccionario de la WBS para cada uno de los productos y paquetes de trabajo de su proyecto
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