Slide word

1

Phần 2: Sử dụng Microsoft Word

Môn học: Tin học văn phòng

Giáo viên: Bùi Ngọc Lâm

2

Nội dung

1. Giới thiệu và các thao tác cơ bản

2. Định dạng và trang trí

3. Bảng biểu

4. Trộn thư

5. In ấn

3

1. Giới thiệu và các thao tác cơ bản

1.1 Giới thiệu

Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản trong môi trường Windows thông dụng nhất hiện nay. Microsoft Word có các tính năng :

Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng

Giao diện đồ họa thông qua hệ thống thực đơn và các hộp hội thoại

Có khả năng giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng khác.

4

1.1 Giới thiệu (tt)

Có các bộ chương trình tiện ích và phụ trợ giúp tạo các văn bản đặc biệt.

Có các chương trình kiểm tra, sửa lỗi chính tả, gõ tắt,

marcro, tìm kiếm, thay thế... và một số thao tác tự động khác.

Có chức năng tạo bảng biểu mạnh như cho phép sắp xếp

các dữ liệu, tính toán tiện lợi cho công tác thống kê, báo cáo...

5

1.2.1 Khởi động MS Word 2003

C1: Start -> Programs -> Microsoft Office ->

Microsoft Office Word 2003

C2: Kích vào biểu tượng MS Word trên màn

hình Desktop

C3: Start -> Programs ->Run, nhâp

Winword -> OK

1.2 Khởi động, giao diện và thoát Microsoft Word

6

1.2.2 Giao diện cửa sổ MS Word 2003


Thanh tiêu đề(Title Bar) Thanh menu(Menu Bar) Thanh Standard Thanh Formatting Thước(Ruler) Vùng soạn thảo(Text Area) Thanh cuốn(Scroll bar) Thanh Drawing Thanh trạng thái(Status bar)

7

1.2.3 Thoát khỏi MS Word

C1: File-> Exit

C2: Kích chuột vào biểu tượng ở góc trên bên phải

của cửa sổ làm việc

C3: Nhấn Alt + F4

C4: Nhắp chuột phải vào biểu tượng trên thanh

Taskbar, chọn close


8

1.2.3 Thoát khỏi MS Word

Chú ý: Nếu chưa lưu tập tin vào ổ đĩa thì xuất hiện

Message Box, chọn:

Lưu tài liệu và thoát

Thoát và không lưu

Hủy bỏ lệnh thoát và trở

về lại màn hình soạn

thảo.


9

1.3.1 Sử dụng bảng mã, Font chữ và kiểu gõBảng mã TCVN3(ABC): có 2 loại:

Font soạn thảo chữ thường có dạng: .Vn...

Ví dụ: Các Font chữ như: .VnTime, .VnArial, ......

Font soạn thảo chữ hoa có dạng: .Vn...H

Ví dụ: Các Font chữ như: .VnTimeH, .VnArialH,…

Bảng mã VNI: Font chữ soạn thảo cho bảng mã VNI có dạng: VNI-...

1.3 Sử dụng tiếng Việt trong MS Word

10

1.3.1 Sử dụng bảng mã, Font chữ và kiểu gõBảng mã Unicode: Bộ Font Unicode đã cho phép tích hợp tất cả các ký tự của các ngôn ngữ

trong 1 Font chữ duy nhất. Hiện tại, đây là Font chữ chuẩn của nước ta cũng như nhiều nước khác trên thế giới.

Ví dụ: Times New Roman, Arial,…


11


1.3.1 Sử dụng bảng mã, Font chữ và kiểu gõKiểu gõ: Có rất nhiều kiểu gõ tiếng Việt trong Windows. Hai kiểu gõ thông

dụng nhất là kiểu gõ Telex và VNI. Qui tắc gõ cho kiểu gõ Telex và VNI:

Ký tự Â Ê Ô Ơ Ư Ă Đ

Kiểu Telex AA EE OO OW; [ UW; W; ] AW DD

Kiểu VNI A6 E6 O6 O7 U7 A8 D9

Dấu Sắc Huyền Hỏi Ngã Nặng Hủy bỏ dấu

Kiểu Telex S F R X J Z

Kiểu VNI 1 2 3 4 5

12

1.3.2 Giới thiệu bộ gõ Vietkey và UnikeyBộ gõ Vietkey : Bộ gõ Vietkey của tác giả Đặng Minh Tuấn


13

1.3.2 Giới thiệu bộ gõ Vietkey và UnikeyBộ gõ Unikey : Là bộ phần mềm miễn phí của tác giả Phạm Kim Long,

hiện nay đã có phiên bản 4.0.


14

1.4.1 Tạo mới một tài liệu

C1: Vào menu File New. Trong Task paners chọn

Blank Document.

C2: Chọn biểu tượng New trên Toolbars

C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.

1.4 Thao tác với các văn bản MS Word

15

1.4.2 Lưu tài liệu:

Lưu tài liệu với lệnh Save:

Gọi lệnh Save bằng 1 trong các cách:

C1: File ->Save

C2: Nhấn Ctrl+S

C3: Kích nút Save

Xuất hiện hộp thoại Save As


16


Chú ý: - Thường xuyên Cập nhật thay đổi (nếu cần) cũng bằng 1 trong 3 cách ở trên.

- Trường hợp lưu với tài liệu đã được đặt tên, MS Word sẽ thực hiện ghi đè nội dung tài liệu hiện hành lên chính tập tin đó.

Chon thư muc chưa tâp tin

Nhâp tên tâp tin


17


Lưu tài liệu với lệnh Save as: Lệnh Save As... cho phép người sử dụng

có thể lưu tài liệu đang soạn thảo thành 1 tập tin tài liệu mới với nội

dung mà người sử dụng đang soạn thảo, đồng thời vẫn giữ lại tên và nội

dung của tập tin tài liệu cũ.

Gọi lệnh Save as: File ->Save as hoặc ấn phím F12,

Xuất hiện hộp thoại Save as và thực hiện các thao tác tương tự như

hộp thoại Save as của lệnh Save.

Chú ý: Ta có thể đặt thời gian lưu tự động trong Tools/ Options


18

1.4.3 Mở tài liệu đã có:

Gọi lệnh Open:

C1: File ->Open

C2: Nhấn Ctrl+O

C3: Kích nút Open

Xuất hiện hộp thoại Open:


19

1.4.3 Mở tài liệu đã có:

1. Chọn nơi chứa tệp

2. Chọn tệp cần mở

3. Bấm nút Open để mở tệp

Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp


20

1.5 Các thao tác soạn thảo cơ bản

1.5.1 Nhâp nội dung vào tài liệu

A. Khái niệm về character, word, sentence.

- Kí tự(charater): bao gồm các kí tự chữ(a,…,z, A,…,Z),

số (0,…,9), kí hiệu (+, -, *, /, %, $,…) được in ra màn

hình.

- Từ (Word): nhóm kí tự liên tiếp nhau, các từ được

ngăn cách nhau bằng khoảng trắng (blank).

21


1.5.1 Nhâp nội dung vào tài liệu

B. Khái niệm về line, paragraph, select text, section

- Dòng (line): là tập hợp các từ nằm bắt đầu từ lề trái đến lề phải

màn hình.

- Đoạn (Paragraph): phần văn bản gồm nhiều câu, kết thúc bởi

phím Enter

- Phân đoạn/ chương (Section/ Chapter): phần văn bản gồm nhiều

đoạn có cùng tính chất, có thể định dạng độc lập cho từng phân

đoạn.

22


1.5.1Nhâp nội dung vào tài liệu

C. Nguyên tắc nhâp văn bản

- Văn bản luôn được nhập bắt đầu từ lề trái. Chưa cần lưu tâm đến dạng thức, phần định dạng sẽ thực hiện sau.

- Hạn chế nhấn phím Spacebar để nhập các kí tự trắng ở đầu dòng hoặc đẩy các kí tự, nói chung là không nên tạo hơn hai khoảng trắng liền nhau.

- Nguyên tắc cuộn từ (word wrap): khi dòng văn bản đến lề phải, Word sẽ tự động xuống dòng. Nếu một từ vượt quá lề phải của văn bản thì cả từ sẽ được chuyển xuống dòng dưới

- Phím Enter: kết thúc một đoạn, qua đoạn mới

- Shift + Enter: xuống dòng nhưng vẫn ở trong đoạn

23


1.5.1Nhâp nội dung vào tài liệu

D. Kiểm tra chế độ hoạt động

- Phím Caps Lock:

- Khi đèn Caps Lock tắt: ở chế độ nhập chữ thường

- Khi đền Caps Lock sáng: ở chế độ nhập chữ in.

- Phím Insert:

- Khi nhấn phím Insert chữ OVR trên thanh trạng thái đậm lên: ở

chế độ nhập kí tự mới che mất kí tự cũ (gõ chồng).

- Khi nhấn thêm lần nữa thì ở chế độ gõ chèn.(kí tự mới chèn vào

bên trái kí tự hiện hành)

24

1.5.2 Di chuyển con trỏ văn bản

Trong cửa sổ soạn thảo văn bản, các phím sau được sử dụng để

di chuyển con trỏ:

, : Di chuyển con trỏ lên/xuống một dòng.

, : Di chuyển con trỏ sang trái/phải một ký tự.

Ctrl + hoặc : Di chuyển con trỏ sang trái / phải một từ.

Home, End: Di chuyển con trỏ về đầu/cuối một dòng hiện

hành


25

1.5.2 Di chuyển con trỏ văn bản (tt)

Page Up, Page Down: Di chuyển con trỏ lên / xuống một

trang màn hình.

Ctrl + Page Up, Ctrl + Page Down: Di chuyển con trỏ lên /

xuống một trang văn bản.

Ctrl + Home, Ctrl + End: Di chuyển con trỏ về đầu / cuối văn

bản.


26


1.5.3 Thao tác trên khối văn bản

Chọn khối:

Sử dụng chuột: Di chuyển chuột về phía biên trái của văn bản cho đến khi hình ảnh chuột có dạng , khi đó:

Chọn từng dòng: Nhắp 1 lần chuột tại dòng muốn chọn

Chọn nhiều dòng: Nhắp và kéo chuột từ dòng muốn chọn đến dòng kế tiếp

Chọn một đoạn: Nhắp đúp chuột tại đoạn muốn chọn

Chọn cả văn bản: Nhắp 3 lần chuột liên tiếp hoặc giữ phím Ctrl và nhắp chuột (hoặc vào Menu Edit/ Select All)

27


1.5.3 Thao tác trên khối văn bản

Chọn khối:

Sử dụng chuột: Di chuyển con trỏ chuột vào vùng soạn thảo, khi

hình ảnh chuột có dạng thì có các cách chọn chọn sau:

Chọn một từ: Nhắp đúp chuột tại từ muốn chọn

Chọn một phần: Nhắp và giữ chuột tại ký tự đầu tiên của phần

muốn chọn, sau đó kéo chuột đến ký tự cuối cùng của phần đó

Chọn một đoạn: Giữ phím Ctrl và nhắp chuột tại đoạn muốn chọn.

28


1.5.3 Thao tác trên khối văn bản Chọn khối:

Sử dụng bàn phím: Tại vị trí của dấu chèn có thể đánh dấu văn bản bằng các tổ hợp phím sau:

Shift+ hoặc Shift+: Chọn một dòng

Shift+ hoặc Shift+: Chọn một ký tự bên trái hoặc bên phải

Shift+Home hoặc Shift+End: Chọn đến đầu hoặc cuối dòng

Shift+PgUp hoặc Shift+PgDn: Chọn một trang màn hình trên hoặc dưới

Ctrl+Shift + hoặc Ctrl+Shift+: Chọn một từ bên trái hoặc phải

Ctrl+Shift+Home hoặc Ctrl+Shift+End: Chọn đến đầu hoặc cuối văn bản.

Ctrl+A: Chọn toàn bộ vùng văn bản.

29

1.5.3 Thao tác trên khối văn bảnSao chép khối:

Chọn khối văn bản cần sao chép và thực hiện các bước: B1: Gọi lệnh Copy bằng 1 trong các cách:

C1: Edit/ Copy C2: Kích nút Copy C3: Kích chuột phải chọn Copy C4: Ctrl+C

B2: Di chuyển con trỏ đến vùng đích


30

1.5.3 Thao tác trên khối văn bản B3: Gọi lệnh Paste bằng 1 trong các cách:

C1: Edit/ Paste C2: Kích nút Paste C3: Kích chuột phải chọn Paste C4: Ctrl+V

Ngoài ta, ta có thể sao chép trực tiếp bằng cách: Chọn khối văn bản và nhấn Ctrl, đồng thời kéo thả

(Drop and Drap) chuột đến vùng đích.


31

1.5.3 Thao tác trên khối văn bảnDi chuyển 1 khối văn bản:

Chọn khối văn bản cần di chuyển và thực hiện các bước: B1: Gọi lệnh Cut bằng 1 trong các cách:

C1: Edit/ Cut C2: Kích nút Cut C3: Kích chuột phải chọn Cut C4: Ctrl+X

B2: Di chuyển con trỏ đến vùng đích


32

1.5.3 Thao tác trên khối văn bản B3: Gọi lệnh Paste bằng một trong các cách:

C1: Edit/ Paste C2: Kích nút Paste C3: Kích chuột phải chọn Paste C4: Ctrl+V

Ngoài ta, ta có thể di chuyển trực tiếp bằng cách: Chọn khối văn bản và đồng thời kéo thả (Drop and Drap)

chuột đến vùng đích


33

1.5.3 Thao tác trên khối văn bảnXóa khối văn bản:

Chọn khối văn bản cần xoá, ấn phím Delete Hoặc có thể dùng phím hoặc tổ hợp phím:

BackSpace: Xoá một ký tự bên trái con trỏ văn bản. Delete: Xoá một ký tự bên phải con trỏ văn bản. Ctrl + BackSpace: Xoá một từ bên trái con trỏ văn bản Ctrl + Delete: Xoá một từ bên phải con trỏ văn bản.


34

1.5.4 Tìm kiếm và thay thế

Tìm kiếm:Edit/ Find hoặc ấn tổ

hợp phím Ctrl+ FThay thế:Edit/Replace hoặc ấn

tổ hợp phím Ctrl+H


35

1.5.5 Chức năng gõ tắt AutoCorrect

Tools/ AutoCorrect Options

Nhập từ được thay thế (từ viết tắt)

Nhập từ thay thế (từ viết đúng)

Kích nút Add để thêm


36

1.5.6 Sử dụng chức năng Undo và Redo Undo: Quay lại thao tác trước đó:

C1: Menu Edit Undo.... C2: Chọn biểu tượng Undo trên Toolbars C3: Ctrl+Z

Redo: Dùng để hủy lệnh Undo: C1: Menu Edit Redo/Repeat.... C2: Chọn biểu tượng Redo trên Toolbars C3: Ctrl+Y


37

2.1 Định dạng trang File -> Page Setup, xuất hiện cửa sổ Page

Setup: Căn lề giấy: trong vùng Margins

Top : Lề đầu trang Bottom : Lề cuối trang Right : Lề bên trái Left : Lề bên phải Gutter: phần gáy để đóng tập Gutter Position: Vị trí của gáy bên trái (Left)

hay bên trên (Top)

2. Định dạng và trang trí

38

Chọn kiểu in của trang giấy: trong vùng

Orientation :

In đứng theo chiều giấy: Portrait

In xoay ngang trang giấy: Landscape

Chọn khổ giấy: Trong vùng Paper Size

chọn khổ giấy muốn in (A4, A5,…)

2.1 Định dạng trang

39

2.2.1 Định dạng bằng hộp thoại Font:

Chọn đoạn văn bản cần định dạng

Format -> Font hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + D, hộp thoại

Font xuất hiện

2.2 Định dạng ký tự

40

Chọn Font chữ(nhập những ký

tự đầu tiên để tìm nhanh Font cần

chọn)

Chọn kiểu chữRegular: thông

thườngItalic: In nghiêng

Bold: In đậmBold Italic: vừa

nghiêng vừa đậm

Kích thước chữ

Kiểu đường gạch chân

Màu đường gạch chân

Các hiệu ứng

Màu chữ

Xác định các lựa chọn và đóng hộp thoại

Xác định các lựa chọn và đóng

hộp thoại

Thẻ Font

41

Thẻ Character Spacing

Tỷ lệ giữa chiều ngang và chiều đứng

của các ký tự

Khoảng cách giữa các ký tự+ Normal: bình thường

+ Condensed : nén

+ Expand: nới rộng

42

Thẻ Character Spacing

Chọn vị trí của ký tự

+ Normal: bình thường.

+ Raised: nâng cao lên.

+ Lowered : hạ thấp

xuống

43

Thẻ Text Effect

Chon hiệu ưng

44

2.2.2 Định dạng bằng thanh công cụ


Kích chuột vào các nút trên thanh công cụ Fomatting


Style Font

Gạch chân

Canh lề

Khoảng cách giữa các dòng

Cỡ chữ

In đậm In nghiêng

45

2.2.2 Định dạng bằng thanh công cụ

Chổi định dạng (Format Painter ): Dùng để sao chép định dạng


Bulleted Giảm Indent

Đóng khung

Màu chữ

Cước sốNumbering Tăng Indent

Tô nền

46

2.2.3 Định dạng bằng tổ hợp phím Tăng kích thước (Size) : Ctrl + ] hoặc Ctrl + Shift + > Giảm kích thước (Size) : Ctrl + [ hoặc Ctrl + Shift + < Chữ đậm : Ctrl + B Chữ nghiêng : Ctrl + I Gạch dưới 1 nét : Ctrl + U Gạch dưới 2 nét : Ctrl + Shift + D Gạch dưới từng từ : Ctrl + Shift + W Chỉ số dưới : Ctrl + = Chỉ số trên : Ctrl + Shift + = Chữ hoa lớn/thường : Ctrl + Shift + A Đổi chữ hoa/thường/hoa : Shift + F3


47

2.2.4 Xóa định dạng

Chọn đoạn văn bản cần xóa định dạng

Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + Space bar


48

Đoạn văn bản (Paragraph) là tập hợp các từ được kết

thúc bằng dấu ngắt đoạn do bấm Enter.

Chú ý: Để xuống nhưng không bắt đầu một đoạn mới

ta nhấn tổ hợp phím Shift+Enter

Để định dạng, thực hiện các bước sau:


Vào menu Format Paragraph.

Hộp thoại Paragraph xuất hiện

2.3 Định dạng đoạn

49

Thẻ Indent and Spacing

Alignment: dùng để canh chỉnh lề+ Left : canh thẳng lề trái+ Right: canh thẳng lề phải+ Center: canh giữa trang+ Justify: canh đều cả hai lề trái phải

Indentation: dùng để thay đổi vị trí canh lề+ Left : vị trí thụt lề bên trái+ Right: vị trí thụt lề bên phải

Special: + None: bình thường+ First line: vị trí thụt lề của hàng đầu tiên+ Hanging: vị trí thụt lề của cả đoạn trừ hàng đầu tiên

+ Before: khoảng cách đến đoạn văn trước đoạn đang chọn+ After: khoảng cách đến đoạn văn sau đoạn đang chọn

Line Spacing: khoảng cách giữa các dòng

50

Căn chỉnh văn bản theo biên

Biểu tượng Phím tắt Chức năng

Ctrl + LCanh thẳng theo biên trái

(Left)

Ctrl + E Canh giữa (Center)

Ctrl + RCanh thẳng theo biên phải

(Right)

Ctrl + JCanh đều theo hai biên

(Justify )

51

2.4 Thiết lập Tab Stop

Thiết lập Tab là đặt một điểm dừng (Tab Stop)

mà con trỏ sẽ dịch chuyển đến điểm này khi người

dùng nhấn phím Tab.

Nếu không đặt Tab Stop, khi nhấn Tab thì con

trỏ sẽ nhảy đến vị trí cố định được quy định trong mục

Default Tab Stop (mặc định là 0,5 inch=1.27cm).

52


4.2.4.1 Các loại Tab:

(Left Tab): Là Tab canh trái

(Right Tab): Là Tab canh phải

(Center Tab): Là Tab canh giữa

(Decimal Tab): Là Tab canh lấy chuẩn là dấu phân cách

phần thập phân.

(Bar Tab): Là Tab chèn thêm một gạch thẳng đứng “|” tại

vị trí Tab dừng.

53

2.4.2 Cách đặt Tab:

Sử dụng thước định vị

Chọn vị trí muốn đặt Tab.

Kích vào nút Tab Align bên trái thước đo để

chọn một loại Tab dừng cần đặt.

Kích chuột tại vị trí cần đặt Tab trên thanh thước, lúc

đó sẽ xuất hiện dấu Tab trên thước.


54

2.4.2 Cách đặt Tab:

Sử dụng menu:

Chọn vị trí muốn

đặt Tab

Format Tabs:

Hộp thoại Tab

xuất hiện


55

Sử dụng hộp thoạiChọn vị trí muốn đặt TabFormat Tabs: Hộp thoại Tab xuất hiện

Default Tab Stops: Mặc định khoảng cách Tab

Alignment: chọn các kiểu Tab Tab stop position: Gõ giá trị chỉ định vị trí

cần đặt Tab. Leader: chọn kiểu dấu dẫn trước Tab. Các

ký tự dẫn này sẽ được tự động thêm vào giữa vị trí 2 Tab.

Nhấn nút Set sau mỗi lần thiết lập Tab.


56

2.4.4 Xóa Tab:

Có 3 cách sau:

Kéo thả (Drop and Drap) các điểm dừng trên thước định vị ra

khỏi nó.

Trong cửa sổ Tabs, chọn Clear hoặc Clear All để hủy bỏ 1

hoặc tất cả các điểm dừng đã thiết lập.

Bấm tổ hợp phím Ctrl+Q (Ctrl + Shift + N) để hủy bỏ tất cả

các điểm dừng.


57

Cách tạo:

Chọn đoạn văn bản cần định

dạng cột, sau đó thực hiện theo 1

trong 2 cách sau:

C1: Vào

Format -> Columns…

xuất hiện hộp thoại Columns

2.5 Chia cột văn bản

58

Presets: Xác định dạng chia cột theo

mẫu định sẵn

Xác định số cột

cần chia theo ý

muốn.

Xác định độ rộng của các

cột bằng nhau Xác định đường phân

cách cột

Xác định bề rộng và khoảng cách giữa các

cột

59

Chú ý: Trong trường hợp chia cột xong sau đó mới nhập

văn bản. Khi đó người sử dụng phải nhập hết cột này

mới tới cột khác. Để nhập văn bản cho cột khác khi chưa

kết thúc cột thực hiện như sau:

Vào menu Insert\Break. Trong hộp thoại Break chọn

mục Column Break

Click OK


60

C2: kích vào nút lệnh Columns trên thanh công cụ

và chọn số cột cần chia


61

Drop Caps là một kiểu định dạng đặc biệt thường thấy

trên các trang báo.

Cách tạo:

Chọn đoạn văn cần định dạng.

Vào menu Format Drop Cap.

Cửa sổ tạo chữ Drop Cap xuất hiện:

2.6 Tạo chữ Drop Cap

62

Chọn kiểu trình bày

Chọn Font chữ trình bày

Chọn số dòng

mà chữ Drop

Cap chiếm.

Chọn khoảng cách

giữa chữ Drop Cap

so với đoạn văn bản

63

Hủy bỏ chữ Drop Cap: Chọn chữ kiểu Drop Cap đã tạo. Vào Menu Format Drop Cap. Trong cửa sổ tạo chữ Drop Cap, chọn vào mục None

trong Position. Chọn OK.

Đối với văn bản vừa trình bày chia cột, vừa có tạo chữ Drop Cap, cần chú ý:

Nếu tạo : Chia cột trước, tạo chữ Drop Cap sau. Nếu hủy : Hủy chữ Drop Cap trước, hủy chia cột

2.6 Tạo chữ Drop Cap

64

2.7.1 Định dạng Bullets

Đưa con trỏ soạn thảo đến vị

trí cần chọn định dạng.

Vào Format Bullets and

Numbering.

Trong cửa sổ Bullets and

Numbering, chọn thẻ

Bulleted

2.7 Thiết lập Bullets và Numbering

65

2.7.1 Định dạng Bullets

Chọn kiểu đánh số sẵn có trong bảng.

Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng.

Nếu muốn chọn 1 kiểu khác chưa có trong bảng trình bày,

nhấp chọn nút Customize, chọn Character hoặc Picture để

chọn kiểu ký tự cần thiết khác.

Chọn None để hủy bỏ việc đánh dấu đầu đoạn.


66

2.7.2 Định dạng Numbering

Đưa con trỏ soạn thảo đến

vị trí cần chọn định dạng.

Vào Format Bullets

and Numbering.

Trong cửa sổ Bullets and

Numbering chọn thẻ

Numbering


67

2.7.2 Định dạng Numbering

Chọn kiểu đánh dấu sẵn có trong bảng.

Chọn OK để cập nhật kiểu định dạng.

Nếu muốn chọn 1 kiểu khác chưa có trong bảng trình bày, nhấp chọn nút Customize, sau đó thay đổi các giá trị

Chọn None để hủy bỏ việc đánh số đầu đoạn.

Continue Previous lits: Để tiếp tục đánh số theo các mục trước đó.

Restart Numbering: Để đặt lại chế độ đánh số.


68

Chú ý: Sử dụng biểu tượng trên thanh Formatting để định

dạng Bullets hoặc Numbering.

Định dạng Bullets bằng biểu tượng:

Định dạng Numbering bằng biểu tượng


69

Đánh dấu đoạn văn bản cần tạo khung và bóng nền.

Vào menu Format Borders and Shading.

Định dạng khung cho khối chọn, chọn thẻ Borders hoặc sử

dụng nút lệnh để tạo khung.

2.8 Đóng khung và thiết lập nền

70

None : không kẻ khung.

Box : Khung viền với kiểu đường

mặc định.

Shadow : Khung với kiểu đường

viền bóng.

3D : Khung với kiểu đường viền 3

chiều.

Custom : Kẻ khung tự chọn

Style: Kiểu đường viền

Color: Màu đường viền

Width: Độ đậm nét

Chọn phạm vi áp dụng

71

Định dạng khung cho trang văn bản, chọn thẻ Page

Border


Whole document : Áp dung cho toàn bộ văn bản. This section : Áp dung cho chương hiện thời. This section – First page only: Áp dung chỉ cho trang đầu tiên của

chương hiện thời. This section – All except first page: Áp dung cho tất cả các trang của chương hiện thời ngoại trừ trang đầu tiên

72

Định dạng nền, chọn thẻ Shading

Mục Fill : Chọn màu nền.

Mục Patterns: Chọn kiểu dáng


73

Chèn vào một số các ký tự đặc biệt không có trên bàn phím vào các vị trí thích hợp trong văn bản.

Cách tạo: Đặt con trỏ soạn thảo tại vị

trí cần chèn ký tự đặc biệt Insert/Symbol..

2.9 Chèn ký tự đặc biệt (Symbol)

74

2.10 Chèn chú thích Footnot/Endnot

Chú thích cuối trang

Chú thích cuối tài liệu

Số của chú thích tự động

Ký tự đặc biệt chú thích

Dấu của chú thích

Để giải thích cho người dùng dễ hiểu nhưng không thể viết trực

tiếp tại vị trí văn bản đó mà ta phải sử dụng Endnote/Footnote để

ghi chú thích ở cuối tài liệu và cuối trang hoặc cuối section.

Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn Footnote hoặc Endnote

Menu Insert Footnote…Xuất hiện hộp thoại

75

2.11 Chèn tiêu đề đầu và chân trang Header/Footer

Để thực hiện lặp lại tiêu đề đầu và chân trang cho các trang văn bản

trong tài liệu ta thực hiện như sau:

Vào menu View Header and Footer, xuất hiện hộp thoại như

sau:

Chú ý: Nếu tài liệu có Header/Footer lúc này ta dùng chuột kích đôi vào vùng

Header/Footer để thực hiện hiệu chỉnh sửa chữa.

76

2.12 Thao tác với hình ảnhChèn hình ảnh từ Clip Art:

Di chuyển con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chèn hình ảnh. Vào menu Insert Picture Clip Art, hoặc chọn biểu

tượng trên thanh Drawing.

Trong cửa sổ Clip Art để chèn ảnh ta thực hiện: C1: Chọn nút Go, kích chọn bức ảnh cần chèn vào văn bản.

C2: Chọn mục Organize clips…Trong cửa sổ Favorites – Microsoft Clip Organizer, kích chọn mục Office Collections. Kích chuột phải lên bức ảnh cần chèn, chọn Copy, sau đó Paste vào cửa sổ soạn thảo, hoặc rê bức ảnh thả vào màn hình soạn thảo.

77

2.12 Thao tác với hình ảnhChèn hình ảnh từ File:

Di chuyển con trỏ soạn thảo đến vị trí cần chèn hình ảnh. Vào menu Insert Picture From File hoặc chọn biểu

tượng trên thanh Drawing Xuất hiện hộp thoại:

78

2.12 Thao tác với hình ảnh

Định dạng hình ảnh:

Thanh công cụ Picture:

Định dạng hình ảnh bằng menu:

79

2.13 Vẽ bằng thanh công cụ DrawingSử dụng các mẫu hình đơn giản:

Tạo Textbox

Sử dụng các khối hình AutoShape

Định dạng hình vẽ

Làm việc với tập hợp hình vẽ

Nhóm các đối tượng

Gỡ nhóm đối tượng

Thay đổi thứ tự hiển thị đối tượng

Quay đối tượng

80

2.14 Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)Chèn chữ nghệ thuật

Insert Picture WordArt… hoặc dùng biểu tượng trên thanh Drawing

Xuất hiện hộp thoại:

Nhấn vào nút OK, xuất hiện hộp thoại:

81

2.14 Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)

Hiệu chỉnh chữ nghệ thuật

Chèn mới

Hiệu chỉnh nội dung

Chọn lại kiểu trình bày

Định dạng màu, kích thước,… Chọn lại hình dáng

Định dạng kiểu văn bản bao quanh

82

2.15 Thao tác với Equation

Equation giúp người sử dụng soạn thảo các công thức

phức tạp như toán học, hóa học, vật lý…. trong văn bản. Cách

tạo:

Chọn vị trí cần chèn Equation.

Vào menu Insert Objects.

Trong cửa sổ Object, chọn mục Microsoft Equation 3.0, chọn OK.

Xuất hiện thanh công thức Equation và ô để nhập công thức

Thanh EquationVùng soạn công thức

83

2.15 Thao tác với Equation

Khi soạn thảo công thức, ta có thể sử dụng các phím nóng:

Ctrl + H : Chỉ số trên.

Ctrl + L : Chỉ số dưới.

Ctrl + R : Căn bậc hai.

Ctrl + F : Phân số

84

3. Bảng biểu (Table)

Table là một bảng gồm có nhiều hàng (dòng) gọi là

Row, nhiều cột gọi là Column. Giao nhau giữa hàng và

cột gọi là Cell (ô).

Trong Table chúng ta có thể chèn vào văn bản, một

số công thức toán học thông thường để tính toán,…và có

thể canh chỉnh độ cao, rộng của các hàng, cột.

85

3.1 Tạo bảng

Đặt con trỏ soạn thảo vào vị trí cần tạo

bảng, thực hiện theo 1 trong các cách sau:

C1: Sử dụng thanh công cụ: Kích chuột vào biểu tượng Insert Table

trên thanh công cụ Standard giữ và kéo

rê chuột để chọn số hàng và cột cần thiết

cho bảng, rồi nhả chuột, ta sẽ được một

bảng với số hàng, số cột đã quét chọn.

86

3.1 Tạo bảng

C2:Sử dụng menu

Vào menu Table Insert Table… Hộp thoại Insert

Table xuất hiện:

87

3.2 Di chuyển con trỏ trong bảng

Thao tác Ý nghĩa

Kích chuột tại một ô Dấu chèn sẽ nhảy vào ô đó

Nhấn phím TAB Di chuyển giữa các ô từ trái sang phải, trên xuống dưới. Nếu dấu chèn đang ở tại ô cuối cùng của bảng, nhấn TAB sẽ thêm một hàng mới

Shift + Tab Dấu chèn di chuyển ngược thứ tự phím TAB

Phím hoặc Di chuyển từng ký tự nếu có số liệu, nếu không sẽ chuyển ô

hoặc Di chuyển giữa các ô cùng một cột

Alt + Home Di chuyển về ô đầu tiên của hàng

Alt + End Di chuyển về ô cuối cùng của hàng

Alt + PgUp Di chuyển về ô đầu tiên của cột

Alt + PgDn Di chuyển về ô cuối cùng của cột

88

3.3 Xóa dòng, cột và ô

Xóa dòng:

Chọn các dòng cần xóa

Vào menu Table/Delete/Rows

Xóa cột:

Chọn các cột cần xóa

Vào menu Table/Delete/Columns

89

3.3 Xóa dòng, cột và ô

Xóa ô:

Chọn các ô tại vị trí cần chèn vào

Vào menu Table/Insert/Cells, xuất hiện hộp thoại Delete

Cells:

Shift cells left : Chuyển dữ liệu vùng bên phải

vào vùng bị xóa

Shift cells up : Chuyển dữ liệu vùng bên dưới

vào vùng bị xóa

Delete entire row : Xóa toàn bộ dòng

Delete entire column : Xóa toàn bộ cột

90

3.4 Thêm hàng, cột và ô

Thêm dòng:

Chọn các hàng tại vị trí cần chèn vào

Vào menu Table/Insert/Rows Above (Nếu chèn thêm các

hàng ở trên dòng đang chọn) hoặc Rows Below (Nếu chèn

thêm các hàng ở dưới dòng đang chọn).

Chú ý: Để thêm 1 hàng ở cuối bảng, bạn đặt con trỏ tại ô

cuối cùng của bảng và nhấn phím Tab

91


Thêm cột:

Chọn các cột tại vị trí cần chèn vào

Vào menu Table/Insert/Columns to the Left (Nếu chèn

thêm các cột bên trái các cột đang chọn) hoặc Columns to

the Right (Nếu chèn thêm các cột bên phải các cột đang

chọn).

92


Thêm ô:

Chọn các ô tại vị trí cần chèn vào

Vào menu Table/Insert/Cells, xuất hiện cửa sổ:

93

3.5 Hơp và tách ô

Hợp ô:

Chọn các ô cần hợp thành một ô.

Vào menu Table/Merge Cells...

94

3.5 Hơp và tách ô

Tách ô:

Chọn các ô cần tách.

Vào menu Table/Split Cells..., xuất hiện hộp thoại:

95

3.6 Kẻ khung và tạo nền cho bảng

Đóng khung, kẻ bảng, tạo bóng đối với

bảng số liệu có thể áp dụng giống như đối

với đoạn văn bản bình thường. Ngoài ra,

MS Word 2003 cung cấp thêm một công

cụ khác để trình bày bảng đó là Table

Autoformat, như sau:

Chọn bảng cần định dạng

Vào menu Table/Table Autoformat,

xuất hiện cửa sổ:

96

3.7 Canh dữ liệu trong ô của bảng

Để định dạng lề và vị trí văn bản trong ô của bảng

ta thực hiện như sau: Bước 1: Chọn (bôi đen) các ô cần định dạng.

Bước 2:Kích phải chuột chuột lên vùng chọn và chọn

rồi chọn kiểu lề muốn định dạng theo bảng

97

3.8 Thay đổi hướng văn bản trong ô của bảng

Để định dạng hướng văn bản

trong ô (hiển thị theo chiều dọc, hay

chiều ngang) bạn làm như sau: Chọn ô cần định dạng hướng;

Nhấn phải chuột lên vùng đã

chọn, chọn , hộp thoại Text

Direction xuất hiện:

Nhấn OK để hoàn tất.

98

3. Bảng biểu (Table)

Chú ý: Để định dạng bảng tính ta còn sử dụng thanh

công cụ Tables and Borders như sau:

99

4. Trộn thư

4.1 Giới thiệu chức năng trộn thư

Trộn thư (Mail Merge) là một tính năng rất mạnh và thông

minh của Microsoft Word. Nó giúp ích rất nhiều cho người sử

dụng khi muốn gửi văn bản có cùng nội dung đến nhiều người

khác nhau và văn bản chỉ khác nhau về thuộc tính liên quan

đến người gửi như: Giấy báo thi, giấy báo điểm, thiệp mời,….

100

4.1 Giới thiệu chức năng trộn thư

Để trộn thư ta cần có hai văn bản sau:

Main Document: Là văn bản chứa thông tin chung của một biểu

mẫu. Ví dụ: Giấy báo thi, giấy báo điểm, giấy chứng nhận, thiệp mời...

Data source: Là nguồn dữ liệu tổ chức dưới dạng bảng, gồm nhiều

dòng, nhiều cột. Tên các cột gọi là trường (Field), dòng đầu tiên gọi là

dòng tiêu đề (header row) các dòng còn lại gọi là các bản ghi (Record). Có

thể tạo nguồn dữ liệu từ Table của Word, Access, Foxpro hoặc một vùng

bảng tính Excel...

101

4.2 Chuẩn bị dữ liệu trộn thư

Tạo tập tin Data source chứa dữ liệu nguồn và lưu lại

trên đĩa. Ví dụ : Tạo tập tin danhsachhv.doc. Đóng tập tin này

lại.

Tạo tập tin Main Document là mẫu văn bản cần trộn thư

và lưu lại trên đĩa. Ví dụ : Tạo tập tin giaychungnhan.doc

102

4.3 Tiến hành trộn thư

Mở tập tin Main Doccument, ví dụ :

giaychungnhan.doc

Vào menu Tools/Letters and Mailings/Mail

Merge… khung Mail Meger xuất hiện:

Để trộn thư trong Word, bạn tiến hành thứ tự theo

các bước từ 1 đến 6.

103

Bước 1: Word sẽ yêu cầu bạn chọn một trong những

dạng tài liệu mà bạn sẽ chọn nó làm mẫu trong danh sách: Letters : Văn bản dạng chữ

E-mail message : Dạng thư điện tử

Envelope : Dạng phong bì

Labels : Dạng nhãn dán

Directory : Dạng danh bạ.


104

Bước 2: Hộp thoại yêu cầu bạn chọn tập tin thư mẫu từ:

Use the current document: Sử dụng chính tập tin đang mở;

Start from a template : Sử dụng một tập tin thư mẫu của

Word;

Start from existing document: Sử dụng một tập tin đã tồn

tại trên đĩa của bạn


105

Bước 3: Chọn tập tin chứa danh sách người nhận sẽ sử

dụng:

Use an existing list : Sử dụng tập tin đã có sẵn trên đĩa.

Slelect from Outlook contacts: Chọn danh sách từ danh bạ

Outlook.

Type a new list : Tạo một tập tin chứa danh sách mới.


106

Bước 4: Chèn một số mục về người nhận lên tập tin thư mẫu của bạn:

Nhấn nút More items… để nhận thêm mục tin từ Word. Nếu cảm thấy tập tin thư mẫu của bạn đầy đủ thông tin để chèn dữ liệu từ tập tin danh sách thì chúng ta tiến hành chèn chúng vào tập tin thư mẫu.

Chèn các trường lên tài liệu:

Hiển thị thanh công cụ Mail Meger.

Di chuyển con trỏ vào vị trí cần chèn thông tin trên tài liệu, kích nút Insert Merge Field trên thanh công cụ Mail merge, rồi chọn trường cần chèn lên tài liệu.


107

Bước 5: Sau khi đã hoàn thành bước 4, tại bước 5 Word

tiến hành trộn thư và bạn có thể thấy 1 kết quả từng thư đã được

trộn vào thông tin người nhận.

Bước 6: Hoàn thành và in kết quả.


108

Thanh công cụ Mail Merge cung cấp một số lệnh liên quan

đến việc trộn thư:

4.4 Thanh công cụ Mail merge

109

5.1. Xem trước khi in

Những gì hiện trên màn hình trong chế độ Preview sẽ là những

gì sẽ in ra giấy.

Để thực hiện thao tác này có thể chọn một trong hai cách:

Cách 1: Vào menu File/Print Preview.

Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ

Standard. Microsoft Word 2003 sẽ chuyển cửa sổ làm việc

sang cửa sổ xem, bao gồm thanh menu và một thanh công cụ.

5. In ấn

110

Để bật cửa sổ in văn bản, thực hiện theo 1 trong 2 cách:

C1: Vào menu File/Print

C2: Chọn tổ hợp phím Ctrl+P

5.2 In ấn

111

Trong hộp thoại Print, chọn:

Máy in trong mục: Name.

Chọn vùng in trong mục: Page range.

• All : In tất cả.

• Current page : In trang văn bản mà con trỏ

soạn thảo đang làm việc.

• Selection : In vùng lựa chọn trong văn bản.

• Pages : In theo yêu cầu người sử dụng.

Sử dụng dấu “-” để in từ trang này đến trang khác, hoặc dấu

“,” để in các trang không liên tục nhau.

5.2 In ấn

112

Chọn cách thức in trong mục: Print

All pages in range: In tất cả các trang trong vùng chọn.

Odd pages : Chỉ in các trang lẻ trong vùng chọn.

Even pages : Chỉ in các trang chẵn trong vùng chọn.

Chọn số lượng bản in trong mục: Number of copies.

Sau khi thiết lập tất cả các cấu hình, chọn nút OK để thực hiện

in văn bản ra giấy.

5.2 In ấn

Education

Slide word