Tập huấn Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện 2011/12/11

Nguyễn Huy Toàn – Project Manager

Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp

Tp. HCM 2011/12/11



About me…

• Project Manager – BMG International Education

• Chủ nhiệm tổ chức VVO – Vietnamese Volunteer Organization

• Phó chủ nhiệm CLB Marketer Việt Nam

• Trưởng Ban Sự Kiện Diễn đàn BinhSon.net

• Giám đốc Công ty SOTO Tech

• Thành viên của một số nhóm, tổ chức khác…





Mục tiêu của buổi huấn luyện

• Hiểu rõ thế nào là tổ chức sự kiện

• Vai trò của hoạt động tổ chức sự kiện

• Có kỹ năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp





Event Soâi ñoäng khaép Vieät Nam



Sự kiện là gì?

• Họp báo (cũng là một loại sự kiện)

• Hội nghị, hội thảo

• Giới thiệu sản phẩm

• Lễ khai mạc, khai trương, động thổ, khánh thành...

• Road-show

• Music show

• Hội chợ/Triển lãm/Lễ hội (Festival)...

• Các chương trình xã hội



Tại sao phải tổ chức sự kiện?

• Đối với Doanh nghiệp: Hoạt động Marketing - PR

• Đối với Công tác Đoàn Hội

1. Công tác giáo dục chính trị tư tưởng cho đoàn viên thanh niên:

2. Công tác hỗ trợ học tập cho đoàn viên thanh niên

3. Công tác tổ chức hoạt động phong trào cho đoàn viên thanh niên



Chân dung ngƣời tổ chức sự kiện?



Các bƣớc tổ chức sự kiện



Các bƣớc tổ chức sự kiện?

Mụcđích

Ý tưởng

Kếhoạch

Sản xuấtQuảng

bá

Diễn ra

Đánhgiá

Phùhợp

Độc đáo

Hiệu quả



Mụcđích

Ý tưởng

Kếhoạch

Sản xuấtQuảng

bá

Diễn ra

Đánhgiá


KIỂM SOÁT

Check List

Rủi ro




Mụcđích

Ý tưởng

Kếhoạch

Sản xuấtQuảng

bá

Diễn ra

Kết thúcĐánh giá

Phùhợp

Độc đáo

Hiệu quả

KIỂM SOÁT

Check List

Sự cố

Rủi ro




1. Mục đích



Mục đích tổ chức sự kiện?




2. Ý tƣởng



Ý tƣởng




3. Lên kế hoạch



3. Lên Kế hoạch tổ chức sự kiện

• Mục tiêu chương trình

• Đối tượng tham gia

• Nội dung chương trình – Cấu trúc sơ lược

• Các thiết kế chính trong chương trình

• Quảng bá chương trình

• Ngân sách thực hiện

• Tiến độ thực hiện

• Vận động tài trợ

• Đo lường hiệu quả tổ chức chương trình

5 W + 1 H

WHAT

WHERE

WHEN

WHO

WHY

HOW



Kịch bản chƣơng trình

Có 3 loại kịch bản cơ bản:

1. Kịch bản ý tƣởng (Concept): thể hiện ý tƣởng chủ đạo, nội dung chính của event

2. Kịch bản đề cƣơng (Program Flow):

• Hình thành cấu trúc & trình tự chương trình

• Sắp xếp các nội dung cụ thể theo trình tự

• Ước đoán thời gian/thời lượng của từng nội dung/tiết mục

• Ước đoán thời gian/thời lượng của toàn bộ chương trình

3. Kịch bản thực hiện :

• Bảng liệt kê theo trình tự các hoạt động diễn ra tại sự kiện,

• Chỉ rõ hoạt động nào, diễn ra tại vị trí nào, lúc nào

• Mô tả cụ thể diễn biến

• Nêu đích danh người phụ trách từng diễn biến

• Toàn bộ diễn biến trong sự kiện được tái hiện đầy đủ trên giấy

• Đề cao trách nhiệm cá nhân & phối hợp tập thể.

• Kịch bản chặt chẽ và hợp lý đảm bảo một chương trình hoàn hảo



Kịch bản đề cƣơng (Program Flow)

Thời gian Hoạt động

18.00pm

Đón kháchCa nhạc chào mừng

Trò chơi trúng thưởng

18.30 – 18.45

Khai mạc

Chủ nhiệm chương trình phát biểu khai mạc

Tặng hoa khách mời

18.45-19.15

Chương trình chính

Diễn giả diễn thuyết

Giao lưu hỏi đáp

19.15-19.30

Bế mạc

Cảm ơn và tặng hoa diễn giả

Tuyên bố kết thúc



Kịch bản thực hiện chƣơng trìnhMẫu 1 : Kịch bản chƣơng trình

Tên công ty/đơn vị tổ chức :.................

CHƢƠNG TRÌNH:.........................................................................

THỜI GIAN:...................................................... ĐỊA ĐIỂM:....................................................

Stt

V ị tr í -

Phần chƣơng trình Thời gian Thời lƣợng Nội dung Nhân vật Âm thanh Ánh sáng Hiệu ứng khác

Ghi chú:

Ngƣời phụ trách

1

Tiền sảnh

Đón khách

18h00 -

19h0

0 60’ Đón khách PGs Nhạc nhẹ

Vàng

nh

ẹ ......................... A

2Sân khấu

Mở màn

....................

..

.....................

. Hoạt động 1 MC

.....................

.

................

.....

. ...................... B

....................

..

.....................

. Hoạt động 2 Vũ đoàn

.....................

.

................

.....

. ...................... C

....................

..

.....................

. Hoạt động 3 ......................

.....................

.

................

.....

. ...................... A, B

4

Chƣơng trình

ca nhạc

....................

..

.....................

.

.....................

. ......................

.....................

.

................

.....

. ...................... ......................

5 Két thúc

....................

..

.....................

.

.....................

. ......................

.....................

.

................

.....

. ...................... ......................

6 Tiến khách

....................

..

.....................

.

.....................

. ......................

.....................

.

................

.....

. ...................... ......................



Quảng bá cho sự kiện



Quảng bá cho sự kiện

• Xác định rõ mục đích truyền thông là gì?

• Thông điệp chính của chương trình là gì?

• Chiến lược triển khai ra sao? Sử dụng các kênh, phương tiện nào?

• Thời gian cụ thể triển khai

• Khi thể hiện bằng bảng biểu, toàn bộ các phương tiện truyền thông

tham gia quảng bá cho chương trình phải được liệt kê đầy đủ theo

thứ tự từ thấp đến cao, theo từng loại riêng biệt để có thể dễ dàng

theo dõi.

• Từng hoạt động quảng bá phải chỉ rõ cách thức và thời gian, địa

điểm ...cụ thể đảm bảo hiệu quả thu hút đối tượng tham gia sự kiện.



Kế hoạch quảng bá truyền thông

Mẫu 2 : Quảng bá chƣơng trình

Tên công ty/ đơn vị tổ chức :................

CHƢƠNG TRÌNH:..........................................................................................................................


St

t Phƣơng tiện truyền thông Cụ thể Qui cách Nội dung Số lƣợng Thời gian Địa điểm

1 Ấn phẩm

Poster A3

Giới thiệu chƣơng

trình 10.000 bản

1 tuần trƣớc sự

kiện Trung tâm VH

Tờ rơi A5 ...................... .................... ...................... ......................

Thƣ mời A4 ...................... .................... ...................... ......................

Banner 0.8m x 1.8m ...................... .................... ...................... ......................

Bandrole 1.2m x 1.8m ...................... ..................... ...................... ......................

2 Báo chí

Tuổi Trẻ Bài viết 1/2 trang ...................... ..................... ...................... ......................

Thanh Niên ...................... ...................... ..................... ...................... ......................

...................... ...................... ...................... ..................... ...................... ......................

3 Truyền hình

VTV TVC ...................... ..................... ...................... ......................

HTV TVC ...................... ..................... ...................... ......................

4 Khác ...................... ...................... ...................... ..................... ...................... ......................



Xây dựng Check list Event

• Là một bảng tổng hợp (Danh sách) các hoạt động cần thiết cùng

các yêu cầu đặt ra để tiến hành một sự kiện hiệu quả, đạt mục tiêu

đề ra.



Check list Event

Tên công ty/đơn vị tổ chức :................

CHƢƠNG TRÌNH:.........................................................................


Stt Phân nhóm

Công việc/

Hàng hóa cần

chuẩn bị Yêu cầu Deadline Phụ trách

Đánh giá mức độ

hoàn thành công

việc

1 Đón khách ................................ ................................ ................................ ................................ ................................

2 Tiệc ................................ ................................ ................................ ................................ ................................

3 Sân khấu ................................ ................................ ................................ ................................ ................................

4

Âm thanh, ánh

sáng ................................ ................................ ................................ ................................ ................................

5

Chƣơng trình

biểu diễn ................................ ................................ ................................ ................................ ................................

6 Bảo vệ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................

7 Chụp ảnh, video ................................ ................................ ................................ ................................ ................................

................................ ................................ ................................ ................................ ................................



Các thành phần trong một checklist

Giới thiệu sự kiện – Truyền thông

• Chương trình

• E-mail

• Bảng ghi chú

• Bảng ghi nhớ

• Poster

• Tờ rơi

• Quan hệ cộng đồng

• Thư mời

• Brochures

• Hướng dẫn

• Thư mời Dụng cụ

• Thư mời Tài liệu đăng kí

• Danh thiếp

• Web site

• Catalogs




Đón khách

• Trang trí đại sảnh

• Người hướng dẫn

• Lễ tân, Bảo vệ

• Tea-break

• Người phiên dịch

• Biển hiệu

• Đăng kí

• Đón khách

• Nhân viên hỗ trợ

• Người hướng dẫn

• Dịch vụ vận chuyển…




Địa điểm tổ chức

• Kết cấu tòa nhà

• Điều hòa

• Âm thanh

• Bố trí sân khấu

• Trang trí

• Ánh sáng – Sân khấu

• Thời gian dàn dựng, thực hiện

• Cho thuê dụng cụ

• Bàn ghế

• Thiết bị nghe nhìn

• Rạp che

• Sắp xếp chỗ ngồi

• Điều kiện vệ sinh

• An ninh, bảo vệ

• Sự trang bị đồ đạc

• Lựa chọn vị trí

• Xử lý rác thải…




Tiệc

• Các loại nước uống

• Bữa điểm tâm

• Bữa trưa

• Bữa tối

• Người phục vụ

• Dụng cụ ăn

• Đồ vật khác có thể dùng

• Đặc sản

• Buffet

• Đồ vật cho thuê

• Tháp băng tạo hình

• Nhân viên phục vụ

• Nhà vệ sinh




Chương trình giải trí

• Nghệ sĩ nhào lộn

• Nghệ sĩ đu dây

• Xiếc thú

• Vũ công

• Người mẫu

• DJ

• MC

• Dàn nhạc

• Nghệ sĩ opera

• Ca sĩ

• Đội trống

• Nghệ sĩ xiếc, hài

• Biểu diễn nấu ăn

• Nghệ sĩ uốn dẻo

• Nghệ sĩ hóa trang

• Hoạt động thủ công




Chương trình giải trí

• Trưng bày

• Quay phim

• Còi hiệu

• Xe diễu hành

• Khu chụp ảnh

• Biểu diễn pháo hoa

• Diễu hành, đồng diễn

• Thể thao/Game

• Show Lazer/ánh sáng

• Trình chiếu

• Trò chơi trong ngày hội

• Mô phỏng lễ hội

• Nghi lễ

• Hoạt cảnh

• Cuộc thi đấu

• Du lịch

• Các hoạt động khác




Quà tặng

• Album

• Tranh nghệ thuật

• Hàng thủ công

• Băng đĩa nhạc

• Phần thưởng

• Vật đeo trang trí

• CD-ROM chương trình

• Giấy viết

• Hoa

• Vật có khắc dấu

• Logo trưng bày

• Quần áo

• Hình ảnh

• Túi xách



Dự trù ngân sách



Mẫu 3 : Dự trù chi phí

Tên công ty tổ chức :................

CHƢƠNG TRÌNH:.........................................................................

THỜI GIAN:......................................................ĐỊA ĐIỂM:....................................................

Stt Khoản mục Mô tả chi tiết ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú

1 Giấy phép

2 Địa điểm, Địa điểm

3 Chi phí sản xuất Poster, … ..................... ................... ....................

Thƣ mời ...................

Bandrole ...................

CỘNG ................... .....................

4 Chi phí thuê ngoài Sân khấu ..................... ................... .....................

Âm thanh, ánh sáng .................... ................... .....................

CỘNG ...................

5 Chi phí biểu diễn MC ..................... ................... .....................

Ca sĩ ..................... ................... .....................

CỘNG ...................

6 Chi phí khác Thiết kế ..................... ................... .....................

.......................................... Vận chuyển, set up ..................... .................... ................... .....................

CỘNG ........................... ...................

7 Chi phí dự phòng ...................... ..................... ..................... ................... .....................

TỔNG CỘNG ...................



Lập Tiến độ công việc – Timeline chi tiết

• Là tổng thời gian cần thiết kể từ thời điểm lập kế họach tổ chức đến

khi thực hiện và kết thúc chương trình.

• Là tập hợp từng khoản thời gian cần thiết để hoàn thành từng công

việc cụ thể.

• Cần dự trù dư ra một khoảng thời gian so với dự kiến để đảm bảo

đối phó sự cố nếu có xảy ra.



Tiến độ công việc - Timeline

Mẫu 4 : Tiến độ thực hiện (Time-frame)

Tên công ty tổ chức :................

CHƢƠNG TRÌNH:.........................................................................

THỜI GIAN:..................................................... ĐỊA ĐIỂM:....................................................

St

t Khoản mục Chi tiết W1 W2 W3 W4 W5 W6 W7 W8 W9 W10 W11 W12

1 Proposal ............................

2 Kế họach thực hiện ............................

5 Giấy phép ............................

6 Địa điểm, đặt tiệc ............................

8 Thiết kế ............................

12 Sản xuất ...........................

14 Thƣ mời ...........................

15 Làm việc nhà cung cấp ............................

18 Dàn dựng ............................

19

Kiểm tra/Chạy thử chƣơng

trình ............................

20 Chƣơng trình chính thức ............................

21 Kết thúc ............................



Tiến hành Sản xuất & truyền thông




4. Tiến hành Sản xuất & truyền thông



Tiến hành Sản xuất & truyền thông

OrganizingTriển khai tổ chức

LeadingChỉ đạo/Điều hành

StaffingTổ chức nhân lực

PlanningLập kế hoạch

MonitoringKiểm tra/Theo dõi

MANAGEMENT



Tiến hành Sản xuất & truyền thông (tt)

• Thực hiện đúng chức năng từng bộ phận.

• Đảm bảo tiến độ thời gian (Time-frame)

• Kiểm soát chi phí (Dự kiến chi phí)

• Họp định kỳ cập nhật tình hình

• Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên

• Đặt biệt lƣu ý: CHẠY THỬ




5. Diễn ra sự kiện



Các công cụ cần thiết

• Kịch bản chương trình: Kịch bản đề cương, kịch bản thực hiện (kịch bản

MC, kịch bản âm thanh ánh sáng, kịch bản VDO, kịch bản chi tiết tổng

hợp…)

• Checklist thực hiện sự kiện của từng bộ phần phụ trách từng phần chương

trình.

• Danh sách liên lạc của BTC & các nhà thầu phụ

• Bộ đàm liên lạc, Laptop…

• Giấy viết ghi chú: ghi lại tất cả những điều cần lưu ý, truyền đạt thông

điệp, nhắc nhớ…



Thực hiện sự kiện



Xử lý sự cố

• Các sự cố thƣờng gặp

• Sự cố về điện

• Sự cố nhân vật quan trọng đến trễ hoặc không thể đến

• Sự cố thiết bị

• Sự cố phối hợp không ăn ý

• Sự cố bất khả kháng: mưa, nắng…

• Cần

• Tiên liệu và ngăn ngừa sự cố có thể xảy ra

• Nhanh chóng tìm ra giải pháp tối ưu, xử lý hậu quả tức thời.

• Không được chủ quan cho dù là những sự cố rất nhỏ.

• Rút kinh nghiệm




6. Kết thúc & đánh giá



Kết thúc sự kiện

• Dọn dẹp nơi tổ chức, bào quản vật dụng đã sử dụng

• Thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp

• Tổng hợp các phiếu đánh giá của người dự (nếu có)

• Họp rút kinh nghiệm

• Tổng hợp báo cáo







5 Bí quyết thành công trong tổ chức sự kiện

• Thành công trong chuẩn bị là chuẩn bị cho thành công

Thất bại trong chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại

• Double Check

• Rehearsal (Chạy thử chương trình)

• Hãy tưởng tượng thật rõ nét

• Quy tắc ngược

• Bình tĩnh





Connect to me…

• Nguyen Huy Toan (Mr)

Education Consultant

Marketing Manager - BMG International Education

• Email: [email protected]

[email protected]

• Mobile: (+84) 987 362 149

• Website: http://nguyenhuytoan.com

• Facebook: http://facebook.com/nguyenhuytoanqn

• Youtube: http://youtube.com/nguyenhuytoanqn

• Slideshare: http://slideshare.net/nguyenhuytoanqn

• Flickr: http://www.flickr.com/photos/nguyenhuytoan/

• Mediafire: http://mediafire.com/nguyenhuytoan