Embed Size (px)
Citation preview
Hướng dẫn Ôn tập MÔN TỔ CHỨC EVENT (PHẦN 1)
MỤC LỤC
Vai trò & vị trí của Event trong
chiến lược Marketing Communication
Các thể loại Event cơ bản
Quy trình thực hiện 1 Event
Thực tập tại các công ty Event
Gợi ý về đề tài thực tập
1. VAI TRÒ CỦA EVENT
Vị trí của Event trong chiến dịch Marketing Communication
1.1
• Tạo quan hệ với đối tác
• Tăng sự đoàn kết trong nội bộ tổ chức
• Tạo quan hệ với các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền
• Tăng sự nhận biết của Công ty, sản phẩm, thương hiệu
• Công bố thông tin
• Tăng lượng người trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ
• Thúc đẩy mua hàng, gia tăng doanh số
Các mục tiêu của Event 1.2
2. CÁC THỂ LOẠI EVENT CƠ BẢN
Business & Corporate Events 2.1
Đối tượng tham dự
– Nhân viên công ty
– Cổ đông
– Đối tác
– Đại lý, nhà phân phối
Trade Conference
Ground Breaking
Gala Dinner
Grand Opening Press Conference
Workshop/Training
Consumer Events 2.2
Mục đích
– Tăng Brand Awareness
– Boost Sales
– Tăng trial và tương tác với khách hàng
Festive Event
Trade show/Exhibition
Entertainment
Product Launch Fashion Show
Tournament/Contest
Government Event, Civic Event 2.3
Convention Meeting Festival
Đơn vị tổ chức:
• Tổ chức xã hội
• Tổ chức phi lợi nhuận
• Tổ chức phi chính phủ
• Các doanh nghiệp
Community, non-profit Event 2.4
Fund-raising Green Day Charitable Event
Private Event 2.5
3. QUY TRÌNH THỰC HIỆN 1 EVENT
Thông tin cơ bản
Khách hàng mục tiêu
Thông tin thương hiệu
Thông tin Sản phẩm
Lợi ích cảm tính & lý tính
Lý do để tin
Điểm khác biệt
Thông tin Công ty
Giá trị cốt lõi
Agency Brief
Yêu cầu Về Event
Mục đích làm Event
Mục tiêu, KPIs
Địa điểm, Thời gian thực hiện
Khách & số lượng tham
dự
Key Message
Yêu cầu khác
Phong cách cần thể hiện
Điều cần chú ý
Công việc của Agency
Thời hạn, Deadline
Tiếp nhận thông tin 3.1
Big Idea/Master Concept
Phát triển ý tưởng 3.2
• Theme
• Activity
• Master Plan
• Design
• Costing
• …
1. Debriefing
2. Jobs-to-be-done
3. Think BIg 4. Think
Tight 5. Select and
Develop
Tổ chức Event để làm gì? Khách hàng muốn gì? Thương hiệu đang ở đâu?
Cần đạt được gì qua Event? Cần phải làm gì để khách hàng hài lòng? Yếu tố quan trọng nhất là ấn tượng/thúc đẩy doanh số…
option về concept option về theme option về activity
Ý tưởng nào vừa tiết kiệm vừa nhanh chóng? Ý tưởng nào vừa chất lượng vừa đáp ứng tiến độ? Yếu tố nào có mức độ tác động cao và độ quan trọng lớn?
Ý tưởng nào được lựa chọn? Tiếp tục phát triển nó như thế nào? Phương hướng thực thi ra sao?
Quy trình phát triển ý tưởng
Khảo sát địa điểm
Phát triển phác thảo proposal
Phát triển proposal cuối cùng
Các giấy tờ cần thiết
Phát triển Concept cho Event
Ideas Development Phát triển Activity
Phát triển theme
Thiết kế Implementation
Proposal & Masterplan
Lên dự trù chi phí
Lập kế hoạch & báo giá 3.3
Xác định các thông tin, yêu cầu cơ bản
Phác thảo dàn ý, nội dung chính
Viết proposal đầy đủ nội dung
Chỉnh sửa, trau chuốt về hình ảnh
Chuẩn bị các giấy tờ, phụ lục đi kèm
Các bước phát triển proposal
Mở đầu
Bìa
Mục lục
Tổng quan
Nền tảng
Mục đích
Mục tiêu
KH mục tiêu
Thông tin cơ bản về Event
Thông điệp cần truyền tải
Nhiệm vụ của Agency
Thành phần chính yếu của 1 proposal
Tổ chức thực hiện 3.4
Bước 1: Thuyết trình nội bộ Bước 2: Thuyết trình cho khách hàng
Tổ chức thực hiện Event 3.4
Bước 1: Chuẩn bị nhân sự thực hiện
Event Directorr
Multi-
Language Support Manager
Stage Director
Effect manager
Venue Manager
Client Repre
sentative
Logistic Manager
Out of hall manager
Production & Set up
Team
Trans lator
Heado Hone
system
MC Stage
Support Sound Lighting Set up Teabreak PGs Security
Welcome team
Setup Front Hall
Doc support
Visual
Camera Photo
grapher
Health Care
Resource Project Management Process Event Output
Time Time Management Schedule
Money Financial Management Budget
Humanpower Human Resource Mgt Oganizational Chart
Information Communication Mgt Production Book
Space Site Mgt Site Plan
Suppliers Procedure Mgt Request for Proposal and
Bid Specification
Bước 2: Phát triển các giấy tờ quản lý việc tổ chức Event
Vendor /Supplier Billing and Invoice
Credit Memo, Confirmation
Banquet Order, Service Order
Vendor Contract & Agreement
Leasing Agreements
Letters and Memos
RFP
Logistics Equipment Order Form
Production Order
Purchase Order
Personnel Vendor List
Event Team Contact List
Job Description
Organizational Chart
Set Up Floor/Site Plan Seating Chart
Visual Material POS Approved Design Layout Event Booklet
Hospitality Registration Form Registration List Guest List VIP List Transportation Plan Accommodation Plan First Aid Plan Security & Safety
Checklist
Agenda & Script Event Agenda MC Script Entertainment Agenda
Plan Proposal Checklist Event Budget Spreadsheet PR Plan Set up Plan Contingency Plan/Back
up Plan Rehearsal Plan Production Schedule Staffing Schedule Project
Schedule/Timeline Sponsors’ Checklist Survey
License Authorization Letter Event License Instruction, Direction Mannual
Bước 3: Chuẩn bị trước Event (Pre-Event)
• Khảo sát địa điểm • Xin giấy phép • Thiết kế • Sản xuất, thuê mướn • Tuyển dụng, thuê nhân sự • Truyền thông • Dàn dựng lắp đặt • Mời khách • Chuẩn bị phương tiện đi lại, chỗ lưu trú cho khách • Tổng duyệt (rehearsal) • …
Bước 4: Thực hiện Event
• Đảm bảo những người trong team hiểu rõ và đảm nhận tốt vai trò của mình.
• Đảm bảo sự phối hợp ăn ý giữa các cá nhân, bộ phận
• Luôn chuẩn bị tinh thần cho những vấn đề có thể xảy ra và tìm hướng xử lý theo kế hoạch B đã đề ra hoặc nếu chưa lường trước thì linh động tìm cách giải quyết.
• Gởi cho lãnh đạo công ty/khách hàng: • Các hình ảnh báo cáo, các link... đính kèm • Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính
toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình. • Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo
lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của họ
• Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo...
• Họp nội bộ team thực hiện để đúc rút kinh nghiệm, khen thưởng nhắc nhở…
Đánh giá, tổng kết, báo cáo 3.5
4. THỰC TẬP TẠI CÁC CÔNG TY EVENT
• Các công ty Event thường rất hoành tráng: Trừ một số công ty lớn đã có vị trí trên thương trường, đa phần những công ty chuyên biệt về Event là công ty Việt Nam, quy mô vừa và nhỏ, bộ máy tương đối gọn nhẹ, nếu có nhiều dự án họ sẽ tìm freelancer để cộng tác thêm.
• Sẽ được bận rộn với công việc: Trừ một số công ty lớn, thông thường các công ty nhỏ chỉ có vài Event một tháng, thậm chí nhiều Công ty vài tháng mới có 1 Event
• Sẽ được thực hành quản lý 1 dự án, tổ chức một sự kiện: Khởi đầu của tất cả những người quản lý Event đều là chân chạy việc, đảm nhiệm những công việc nhỏ nhặt nhất.
• Vào công ty bị sai vặt nhiều, không được ai chỉ dẫn để có cơ hội học hỏi: Sinh viên nên tự học hỏi, quan sát và đúc rút kinh nghiệm cho bản thân thông qua việc quan sát những người trong công ty thực hiện dự án.
Một số lầm tưởng về việc thực tập
4.1
1. Thông tin cá nhân: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email…
2. Mục tiêu thực tập: Để học hỏi, để trau dồi kỹ năng, kinh nghiệm, tìm môi trường có tính thực tế cao…
3. Học vấn: Liệt kê tên trường, khoa đang học và các khóa học ngắn hạn đã tham gia, tình trạng tốt nghiệp hay chưa…
4. Kinh nghiệm làm việc/Hoạt động ngoại khóa: Nếu đã từng tham gia làm thêm, hay từng tham gia công tác xã hội, hãy liệt kê rõ theo thời gian, công việc và vị trí của mình
5. Năng lực, sở trường: Một số kỹ năng thế mạnh, một số khả năng về ngoại ngữ, tin học… cần nhấn mạnh
Mẫu CV dành cho ứng viên thực tập
4.2
1. Rà soát kỹ càng, đảm bảo không xảy ra lỗi chính tả, ngữ pháp
2. Font chữ nhất quán, chữ nghĩa, cách dòng thoáng, không dày đặc, chừa ít nhất 1 cách dòng giữa các mục. Bullet, cách dòng có nhất quán giữa các đoạn
3. Độ dài trung bình khoảng 2 trang. Nếu có hình ảnh, thông tin cần giới thiệu thêm có thể đính kèm trong 1 file Powerpoint
4. CV nên có hình thẻ chụp thẳng mặt, tối kỵ đưa hình đang đi chơi, hình tự chụp bằng điện thoại hay đang mặc trang phục không được nghiêm túc
5. Khi gởi email CV cho nhà tuyển dụng, email cần phải có tiêu đề, trong email cần có ít nhất vài dòng lời ngỏ. Địa chỉ email tốt nhất nên lấy là tên của mình
Lưu ý khi gởi CV thực tập 4.3
1. Nguồn dễ tiếp cận nhất: Internet, danh bạ doanh nghiệp
2. Có thể tìm trên máy tìm kiếm các Các từ khóa liên quan đến những công ty tổ chức sự kiện
3. Tham khảo website Công ty để biết thêm về bản thân công ty, nhu cầu tuyển dụng, thông tin liên hệ
4. Liên hệ với phòng nhân sự công ty, xin gặp người phụ trách tuyển dụng và gởi email CV cho họ. Nhớ lưu lại tên người tuyển dụng và số điện thoại di động (nếu có)
5. Sau 3 đến 5 ngày nếu vẫn chưa được hồi đáp thì liên hệ lại với nhà tuyển dụng để hỏi tình hình nhận hồ sơ.
Tìm kiếm 1 công ty thực tập 4.4
Thông qua khoảng 10 dòng thư ngỏ,cần cho nhà tuyển dụng thấy:
1. Tinh thần ham học hỏi và cầu tiến, không ngại khó của mình
2. Cho nhà tuyển dụng nhìn thấy những gì sinh viên có thể đóng góp cho công ty của họ: có những khả năng nào đặc biệt, có thể phụ những công việc gì
3. Cho họ thấy sẽ không phải mất nhiều thời gian vào việc hướng dẫn sinh viên thực tập
Làm sao để “lấy điểm” công ty nhận thực tập
4.5
• Bí quyết thực tập ở các Công ty Event
• Kinh nghiệm ứng tuyển vào vị trí nhân viên tổ chức sự kiện
• Trang chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm ngành event: www.eventchannel.vn
• Diễn đàn tổ chức sự kiện www.f-event.com.vn
Một số link hữu ích 4.6
5. GỢI Ý VỀ ĐỀ TÀI THỰC TẬP
• Làm đề tài vượt quá khả năng hiểu biết, khả năng trải nghiệm thực tế trong thời gian thực tập
• Làm đề tài sa đà vào những mảnh ghép quá nhỏ trong Event: chất liệu thi công, việc in ấn…
• Vẽ ra một Event mơ ước nhưng không có khả thi trong thực tế
Một số điều cần tránh khi làm đề tài tốt nghiệp
5.1
• Một khía cạnh nào đó trong quá trình thực hiện Event: – Công tác khách hàng
– Lên kế hoạch
– Tổ chức thực hiện
– Báo cáo, nghiệm thu
• Những vấn đề liên quan đến tổ chức Event có liên hệ đến thực tế tại địa phương, tại đất nước
• Tối ưu hóa quy trình làm Event: về tổ chức nhân sự, quy trình, giấy tờ…
• Kế hoạch chi tiết để thực hiện 1 Event
Một số mảng đề tài có thể lựa chọn
5.2
