Upload
merce-perello
View
12.022
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
TÉCNICAS DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN
12 – DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DIGITALES
SOPORTES DE ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
tutora: Mercè Perelló octubre 2009
Contexto
Documento analógico: representa cierta analogía (semejanza) entre la información y su codificación (libro). Si es electrónico utiliza la
tecnología para descodificar la información (cinta de cassette, vídeo)
Documento electrónico: para su visualización requiere una pantalla textual, una pantalla gráfica, y/o unos dispositivos de emisión de
audio, vídeo, etc; según el tipo de información que contenga. En algunos casos también se
precisa la mediación de un ordenador (cuando la información está digitalizada), en otros no (si se
trata de información analógica)
Contexto
Documento digital: la información está codificada en bits (0,1), y para leerlo,
visualizarlo o grabarlo se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información
codificada en bits
Documento virtual: generado a través de la navegación en Internet, según los
deseos/necesidades del usuario. Es un documento digital dinámico, no termina
Todo documento digital es un documento electrónico pero no todo documento electrónico es un documento
digital. Un documento electrónico puede ser bien analógico, bien digital
Ejemplos
Documento analógico
Documentos electrónicos analógicos
Ejemplos
Documentos electrónicos digitales y virtuales
Soportes de almacenamiento de la información
Magnéticos: registran la información mediante tecnología magnética
Ópticos: registran la información
mediante tecnología digital
Soportes Magnéticos
Cinta de vídeo (analógico)
Cinta de cassette (analógico)
Cassette digital o Digital tape(usado en cámaras de vídeo digitales)
Soportes Magnéticos
Mini DV(usado en cámaras de vídeo
digitales)
Disquetes o Floppy Disk
Discos Zip o Zip Disc (más mayor que el floppy y con
mas capacidad)
Soportes Magnéticos
Audio MiniDisc
Tarjetas de Memoria
(usadas en móviles, cámaras digitales…)
Discos duros (dispositivo de almacenamiento de
los ordenadores)
Soportes Ópticos
CD (Compact Disc) CD-R no se puede borrar ni regrabar
CD-RW regrabable
DVD (Digital Video Disc)
DVD-R sólo puede grabarse una vez DVD+R sólo puede grabarse una vez
DVD-RW puede grabarse y borrarse varias veces
DVD+RW puede grabarse y borrarse varias veces
Blu-Ray disc el láser azul permite almacenar mayor
cantidad de información que el DVD convencional
Conservación de los soportes
Proteger de la luz y el polvo
Evitar campos magnéticos, y la proximidad de motores o transformadores eléctricos
Mantenerlos a una temperatura de unos 20ºC
y un 40% de humedad
Almacenar los materiales en cajas
Cintas magnéticas: Rebobinarlas periódicamente. Mantener en posición vertical
Discos magnéticos y ópticos: En posición vertical, evitando que se doblen
Accesibilidad y conservación de los documentos
Problemas a los que se enfrenta la conservación digital
Obsolescencia del hardware: el rápido avance de la tecnología cambia constantemente los dispositivos de lectura de la información
Dependencia del software: si un documento se creó con un programa específico tiene que
interpretarse en ese mismo programa
Deterioro del soporte de almacenamiento: todos los soportes tienen un tiempo de vida determinado
Accesibilidad y conservación de los documentos
Preservación: conservar el hardware (tecnología) y el software (programa) originales con los que se creó el documento. Recuperamos el mismo documento en su apariencia original.
Económicamente inviable
Conversión: convertir los documentos a formatos estándar normalizados. Se gana
accesibilidad pero se pierde el formato original (apariencia) del documento. El formato
estándar en ese momento puede quedar obsoleto en el futuro.
Estrategias
Accesibilidad y conservación de los documentos
Emulación: recrear la apariencia original del documento mediante el uso de aplicaciones
que emulen el funcionamiento de los programas originales, ya obsoletos. Estrategia cara, debemos crear emuladores y encapsular
en cada documento las especificaciones necesarias para desarrollar cada emulador
Migración: actualización tecnológica del documento de forma paralela a los avances tecnológicos. Resuelve la obsolescencia del
soporte y también la del entorno (hardware/software) en que se creó el
documento. Es la solución más aceptada
Estrategias
Recomendaciones para preservar la información
Documentos ofimáticos (realizados con aplicaciones informáticas): organizar en carpetas siguiendo el sistema de clasificación establecido en la organización. Realizar copias periódicas,
preferiblemente en soportes ópticos de almacenamiento
Bases de datos: Están constituidas por varios ficheros de distinto formato y presentan una
estructura compleja. Establecer una estrategia de validación y fijación de los datos (calendario), y en
base a esta realizar copias periódicas dela información contenida en los distintos ficheros
Recomendaciones para preservar la información
Correo electrónico: separar los mensajes que constituyen documentos de archivo de los que no
lo son. Guardarlos y clasificarlos convenientemente en las carpetas del programa
de correo. Si contienen documentos adjuntos importantes, archivar estos en las carpetas
correspondientes según la clasificación establecida. Realizar copias periódicas de las
carpetas del correo.
Páginas web: las páginas web combinan información y ficheros de todo tipo. Decidir qué
páginas web preservaremos y qué datos capturaremos (la totalidad, de forma exhaustiva, o
una selección), y también la periodicidad de las capturas (mensuales, anuales…). Crear una base
de datos con la información recogida de las páginas web, debidamente estructurada y
clasificada