http://ieit.edu.vn

1

Hướng dẫn xây dựng KPI

I. Thông tin chung

Văn bản này qui định và hướng dẫn cách thức chung để xây dựng hệ thống BSC&KPI tại tất cả các đơn vị của Tổng công ty/Công ty.

II. Sơ đồ các bước thực hiện

Qui trình này gồm 6 công việc chính:

1. Phân bổ mục tiêu của Công ty đến nhóm/cá nhân, xây dựng KPI mục tiêu

2. Ghi chép nhật ký công việc (hoặc rà soát lại bản mô tả công việc đang có), hình

thành nền KPI cơ bản

3. So sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản hình thành nên KPI tổng hợp, theo nguyên tắc

ưu tiên KPI mục tiêu và lựa chọn KPI cơ bản

4. Hoàn thiện bản Mô tả công việc cho từng cá nhân, trong đó bổ sung thêm phần chỉ

tiêu KPI

5. Xây dựng hệ thống đánh giá KPI để trả lương theo các nguyên tắc:

- Lương mềm = lương theo KPI (x) + lương theo năng lực đóng góp (y)

Mục tiêu 2014 của Công ty

Mục tiêu đơn vị thành viên

Mục tiêu phòng/ban/bộ phận

Mục tiêu nhóm/cá nhân 2014

Nhật ký công việc

KPI mục tiêu cho

cá nhân 2014

Tổng hợp các công việc cơ

bản theo vị trí làm việc

Xây dựng KPI cơ bản theo

vị trí làm việc

KPI cơ bản theo vị

trí làm việc 2014

KPI tổng hợp cho vị trí làm việc

2014

Mô tả công việc theo vị trí làm

việc

Đánh giá công việc, trả lương Lên chương trình đào tạo, phát

triển nhân lực

1 2

3

4

5 6

http://ieit.edu.vn

2

- Tỷ lệ x, y phụ thuộc vào vị trí làm việc của từng người, với y tối đa không quá

50%; tỷ trọng cụ thể do lãnh đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty

sẽ phê duyệt để sử dụng thống nhất.

- Phần lương theo KPI (x) được chia làm 03 phần: x1 – lương theo KPI; x2 –

lương theo kế hoạch hành động để thực hiện KPI; x3 – quá trình phối hợp với

các bộ phận/cá nhân để thực hiện KPI. Tỷ trọng các phần x1, x2, x3 do lãnh

đạo đơn vị đề xuất, sau đó Ban Giám đốc Công ty sẽ phê duyệt để sử dụng

thống nhất.

- Phần lương theo năng lực đóng góp (y) được đánh giá theo 03 nhóm tiêu chí:

Kiến thức, kỹ năng, thái độ hành vi của cá nhân đó tại thời điểm đánh giá. Đánh

giá thực hiện theo 02 hoặc 03 cấp: Tự đánh giá và cấp trên trực tiếp đánh giá

và ban giám đốc.

Chi tiết sẽ được hướng dẫn trong qui trình thực hiện.

III. Qui trình thực hiện

STT Công việc Cách thực hiện Mẫu Lưu ý

1 Phân bổ mục tiêu công ty tới nhóm và cá nhân

- Nhận mục tiêu từ cấp trên trực tiếp;

- Trả lời câu hỏi: làm gì để đạt mục tiêu này

(dựa vào chức năng nhiệm vụ được phân

công);

- Thảo luận nhóm để chọn lại những công

việc chủ chốt nhất cần thực hiện để đạt

mục tiêu;

- Có công việc sẽ có kết quả/hiệu quả, chỉ

số để đo lường kết quả này chính là KPI

mục tiêu.

- Mục tiêu này lại tiếp tục được chuyển

xuống dưới, đến khi nào cảm thấy không

cần thiết chia nhỏ nữa thì dừng lại.

Mẫu 01

Không phải mục tiêu của cấp trên nào cũng cần triển khai cho đến tận cá nhân, mà cần áp dụng linh hoạt để có tác dụng.

2 Xây dựng KPI cơ bản

- Từ ghi chép nhật ký công việc, hoặc mô

tả công việc hiện có, rà soát lại các hoạt

động cơ bản của từng vị trí làm việc;

- Sau đó dựa vào kết quả/hiệu quả công

việc hình thành các KPI cơ bản;

- Rà soát lựa chọn các công việc chính để

đưa vào KPI cơ bản, tránh tình trạng vụn

vặt.

Mẫu 02

Chỉ lựa chọn những công việc rất cần thiết để đưa vào KPI cơ bản

3 So sánh KPI cơ bản và KPI mục tiêu để hình thành KPI tổng hợp

- So sánh 02 bảng KPI mục tiêu và cơ bản:

+ Ưu tiên KPI mục tiêu (lấy toàn bộ KPI

mục tiêu và KPI cơ bản);

+ Nếu KPI cơ bản không trùng với KPI mục

tiêu thì rà soát nghiêm túc để đưa vào KPI

tổng hợp

Mẫu 03

4 Cập nhật mới bản Mô tả công việc

- Bản mô tả công việc mới, ngoài những

phần truyền thống cập nhật thêm phần các

chỉ tiêu KPI và năng lực đóng góp, bao

Mẫu 04

Hình thành KPI trước, còn tỷ trọng đánh giá sẽ

http://ieit.edu.vn

3

gồm:

+ KPI tổng hợp (bước 03);

+ KPI bổ sung (nhiệm vụ bổ sung được

giao thêm trong năm – nếu có);

+ Chỉ số đánh giá việc thực hiện Kế hoạch

triển khai KPI (theo tuần hoặc tháng);

+ Chỉ số đánh giá sự phối hợp với các cá

nhân/bộ phận;

+ Chỉ số hoặc tiêu chí đánh giá năng lực

đóng góp.

được điều chỉnh bổ sung vào sau khi làm xong hệ thống lương thưởng (bước 5)

5 Hình thành hệ thống lương thưởng

- Muốn làm được hệ thống lương cần:

+ Làm bảng phân loại mức lương và tỷ

trọng lương mềm theo KPI (x) và theo năng

lực đóng góp (y), mẫu 05;

+ Bảng đánh giá thành tích theo vị trí làm

việc (mẫu 06)

+ Thiết lập hệ thống báo cáo (xem chi tiết ở

Mẫu 07).

Mẫu 05; Mẫu 06 Mẫu 07

6 Lên nhu cầu đào tạo

- Dựa vào mô tả công việc, kế hoạch hành

động, tiếp nhận nhu cầu đào tạo từ thực

tiến của cá nhân để lên nhu cầu đào tạo.

- Xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ.

Mẫu 07

IV. Mẫu tham khảo

1. Mẫu 01. Phân bổ mục tiêu công ty đến các đơn vị/cá nhân

PHÂN BỔ MỤC TIÊU CÔNG TY ĐẾN…..

Đơn vị: Đánh giá, phê duyệt:

Vị trí công việc:

Cá nhân:

Thời hạn thực hiện: 12/2014

Chức năng, nhiệm vụ:

Mục tiêu của Công ty Đơn vị phải làm

gì?

Mục tiêu của đơn vị Bộ phận phải làm

gì?

Mục tiêu của phòng/nhóm/cá

nhân

Tên gọi Thước đo

KPI Tên gọi

Thước

đo

KPI

HT TL HT TL

Sản lượng

x X -???? -????

X X X

Định mức

x X -???? -????

x X x

Lợi nhuận

http://ieit.edu.vn

4

2. Mẫu 02. Xem bản gửi kèm (đã có từ trước)

3. Mẫu 03. Bảng so sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản để hình thành KPI tổng

hợp

MẪU 03. KPI TỔNG HỢP

Đơn vị: Đánh giá, phê duyệt:

Vị trí công việc:

Cá nhân:

Thời hạn thực hiện: 12/2014

Chức năng, nhiệm vụ:

STT KPI mục tiêu KPI cơ bản KPI tổng hợp

Tên gọi

Thước đo

KPI

Tên gọi

Thước đo

KPI Tên gọi

Thước đo

KPI

HT TL HT TL HT TL

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

4. Mẫu 04. Mô tả công việc (xem file gửi kèm)

5. Mẫu 05. Bảng xếp tỷ trọng lương theo chức danh

Nhóm chức danh Tỷ lệ KPI (x), % Tỷ lệ Năng lực đóng góp (y), %

G1 Nhân viên 90 10

G2 Nhóm trưởng 80 20

G3 Đội trưởng 70 30

G4 Trưởng phòng

60 40

G5 Giám đốc Trạm

50 50

G6 Phó Tổng Giám đốc

40 60

G7 Tổng Giám đốc

40 60

http://ieit.edu.vn

5

Tỷ trọng x, y và nhóm G1…G7 trên đây chỉ mang tính minh họa, các đơn vị khi triển

khai cần bán sát vào thực tế hệ thống lương hiện nay của DN để đề xuất cho đúng.

Mẫu 6.

Nguyên tắc chung để đánh giá:

Phân chia theo nhóm G1…G7 (G4)

Tổng lương

=

Cứng + Mềm

KPI Năng lực đóng góp

Tiêu chí đánh giá X% X% (60)x92 Y% (40)

40% KPI X1x85=34 Y1

40% Kế hoạch hành

động

X2x100=40 Y2

20% Phối hợp X3x90=18 Y3

= 100%

:(92%)

Đánh giá NL

Tiêu chí đánh giá

Thước đo

Từ điển đánh giá

Mẫu đánh giá xem Mẫu 06 trong file gửi kèm.

6. Mẫu 07 gửi kèm với hướng dẫn.

7. Tô chức thực hiện

- Các đơn vị trực thuộc Công ty tổ chức triển khai thống nhất theo các mẫu này,

có thể thay đổi sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế tại doanh nghiệp mình và

gửi báo cáo về Phòng Tổ chức – hành chính của Công ty để xem xét, trình Ban

Giám đốc phê duyệt;

- Ban Giám đốc nên dựa vào chuỗi cung ứng của Công ty, phân chia hệ số

thưởng cho các đơn vị phụ thuộc. Hàng tháng, dựa vào kết quả kinh doanh của

Công ty, Ban Giám đốc quyết định phần lương mềm (thưởng KPI) cho toàn

công ty và phân bổ về các đơn vị. Các đơn vị dựa vào tổng số điểm KPI của

đơn vị mình để tính ra tiền thưởng trên một điểm KPI (đánh giá theo mẫu 06),

từ đó tính lương mềm cho nhân viên.

http://ieit.edu.vn

6

- Về lâu dài, công ty có thể hướng tới khoán lương thưởng và để các đơn vị tự

chia. Mục tiêu cơ bản hướng tới là cán bộ công nhân viên Công ty đến cuối

tháng, dựa vào kết quả kinh doanh có thể tự tính được tiền lương, thưởng của

mình.

- Phòng TC-HC nên hình thành nhóm xung kích, bao gồm những cá nhân xuất

sắc, am hiểu BSC& KPI từ các đơn vị, để đảm nhận trách nhiệm giúp Ban Giám

đốc triển khai thành công.

8. Liên hệ

- Trong quá trình triển khai mọi khó khăn, vướng mắc cần giải đáp, xin liên lạc

với người hướng dẫn theo địa chỉ:

Nguyễn Văn Minh,

Viện Kinh tế và thương mại quốc tế, trường Đại học Ngoại thương.

Email: nguyenvm2002@gmail.com; minhnv@ftu.edu.vn

Tel.: 0983 118 969. Website: http://ieit.edu.vn

Hà Nội, ngày tháng năm 2014

Người hướng dẫn

PGS, TS Nguyễn Văn Minh.

[http://ieit.edu.vn] [Viện Kinh tế và thương mại quốc tế] [2014]

MẪU NHẬT KÝ CÔNG VIỆC

Ngày: __________ Họ và tên: _____________ Vị trí công tác: ________________________

Thời gian (1) Nội dung công việc (2) Phương pháp, công

nghệ thực hiện (3) Kết quả thực hiện (4) Tổng kết các công việc chính (5) Chỉ số KPI cơ bản (6)

08h00 – 08h30

08h30 – 09h00

09h00 – 9h30

09h30 – 10h00

10h00 – 10h30

10h30 – 11h00

11h00 – 11h30

11h30 – 12h00

Mẫu 02

http://ieit.edu.vn Viện Kinh tế và thương mại quốc tế 2014

http://ieit.edu.vn Trang 1/3

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Đơn vị:

Chức danh: Trưởng phòng (G5)

Mã số: Lần ban hành/Sửa đổi:

Ngày:

Họ và tên Người viết

…………………………..

Người kiểm tra

………………………

Người duyệt

……………………….

Chữ ký

1. Tóm tắt công việc ( nội dung và mục tiêu chính yếu của công việc )

2. Công việc cụ thể : ( Tổng trọng số là 100)

STT Nội dung Trọng

số, %

Tần suất

(ngày/ tuần/

tháng)

Tiêu chí đo

lường đánh giá

A Nhóm công việc theo KPI X

I KPI tổng hợp ( của chức danh công việc) X1

- Giảm định mức X11

- Đảm bảo chất lượng X12

X13

II KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác) X2

III Kế hoạch hành động X3

IV Phối hợp X4

B Năng lực đóng góp Y

V Kiến thức (Y1) Y1

VI Kỹ năng (Y2) Y2

VII Hành vi (Y3) Y3

Tổng cộng: = (X+Y) =

X1+X2+X3+X4+…+Y1+Y2+Y3

100

3. Quan hệ trong công việc

3.1. Quan hệ nội bộ ( Trong nội bộ đơn vị Phòng, Ban, Phân xưởng, MN/TN/XN)

Báo cáo trực tiếp Giám sát trực tiếp Đơn vị / cá nhân phối hợp

Mẫu 04

http://ieit.edu.vn Viện Kinh tế và thương mại quốc tế 2014

http://ieit.edu.vn Trang 2/3

3.2. Quan hệ bên ngoài (các NM/TN/XN khác thuộc Công ty)

Đối tượng Bản chất quan hệ

3.3. Quan hệ bên ngoài (các cá nhân, đơn vị ngoài Công ty)

Đối tượng Bản chất quan hệ

4. Phạm vi quyền hạn

Phạm vi quyền hạn trong công việc .

Phạm vi quyền hạn về tài chánh

5. Yêu cầu của công việc về trình độ, kỹ năng cần thiết (đánh dấu vào các vị trí phù hợp)

­ Trình độ văn hoá tốt nghiệp:

5/12 9/12 12/12 Khác

­ Trình độ chuyên môn:

Trung cấp Cao đẳng Đại học Trên đại học

Chuyên ngành: ………………………………………………………………………….

Hoặc lĩnh vực tương đương: ……………………………………………………………

­ Trình độ ngoại ngữ : ( Anh văn hoặc Pháp văn)

Trình độ A Trình độ B Trình độ C Khác

­ Trình độ vi tính:

Trình độ A Trình độ B Đại học CNTT Khác

­ Kinh nghiệm( thời gian đã làm công việc cùng chuyên môn hoặc cùng lĩnh vực) :

Dưới 1 năm 1 đến 2 năm 2 đến5 năm Trên5 năm

­ Sức khỏe: (yêu cầu khám sức khỏe)

Bình thường Có yêu cầu riêng biệt

­ Kỹ năng thiết yếu cho công việc (Có thể chọn nhiều kỹ năng) :

Giao tiếp Thuyết trình Soạn thảo văn bản Phân tích

Làm việc nhóm Đàm phán Quản lý hồ sơ Tự học

Tổ chức công việc Giao việc Đánh gía nhân viên Hội họp

Giải quyết vấn đề Lãnh đạo Phỏng vấn Tư duy

6. Yêu cầu về Điều kiện và môi trường làm việc (đánh dấu vào các vị trí phù hợp)

­ Vị trí làm việc: (Nơi làm việc chủ yếu)

http://ieit.edu.vn Viện Kinh tế và thương mại quốc tế 2014

http://ieit.edu.vn Trang 3/3

Văn phòng cty/nm Văn phòng đơn vị Xưởng Ngoài trời

Phòng TN/ điện Trong dây chuyền Trên cao Đi lại nhiều

­ Môi trường làm việc

Bình thường Nóng, ồn, bụi Độc hại Đặc biệt độc hại

­ Thời gian làm việc:

Giờ hành chánh Ca kíp Đặc thù Có tăng ca

­ Phương tiện làm việc: (Trang thiết bị cần thiết sử dụng khi làm việc)

Công cụ văn phòng Dụng cụ cầm tay Thiết bị Thiết bị nặng

­ Thể chất: (Hao phí sức lực để thực hiện công việc)

Nhẹ nhàng Bình thường Ít nặng nhọc Nặng

­ Hoặc (Hao phí trí óc để thực hiện công việc)

Đơn giản Ít suy nghĩ Suy nghĩ nhiều Quyết định

­ Bảo hộ lao động: (yêu cầu trang bị loại bảo hộ lao động)

Không Đồng phục Bình thường Chuyên dùng

----------oooOooo----------

1/1

http://ieit.edu.vn BIỂU MẪU HỒ SƠ XÂY DỰNGBSC& KPI

CÔNG TY…………………………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

ĐƠN VỊ: ……………………………. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC CỦA CÁ NHÂN

THÁNG: …… NĂM: ……

Họ & tên: Đơn vị/ bộ phận :

Chức danh công việc:. Nhóm chức danh: G5

STT Nội dung Trọng

số,%

Chỉ số đo

lường Thực hiện (%)

Kết quả

(TS*TH)

A Đánh giá theo KPI, X% 50

I KPI tổng hợp ( của chức danh công việc),

x1 20

X

II KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác),

x2 3

X

III Kế hoạch hành động, x3 15 X

IV Phối hợp, x4 12 X

B Năng lực đóng góp, Y% 50

Tự

đánh

giá,

m%

Quản

lý

đánh

giá,

n%

Điểm

trung

bình,

mxn%

V Kiến thức , y1 15 X

VI Kỹ năng, y2 15 X

VII Hành vi, y3 20 X

TỔNG:

(X+Y) = (x1+x2+x3+x4) + (y1+y2+y3) 100

xxx (điểm tổng kết, dùng để tính

thưởng)

DUYỆT QUẢN LÝ TRỰC TIẾP NGƯỜI LAO ĐỘNG

(Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên)

Ngày: Ngày: Ngày:

Mẫu 06

1/1

http://ieit.edu.vn (BIỂU MẪU HỒ SƠ XÂY DỰNG KPI CÁ NHÂN)

CÔNG TY CP ……………….. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

ĐƠN VỊ:……………….. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

MỤC TIÊU KPI CÁ NHÂN NĂM

Họ & tên: Đơn vị/ bộ phận :

Chức danh công việc:. Nhóm chức danh:

STT Nội dung Trọng

số

Chỉ số đo

lường

Thực hiện

(%)

Kết quả

(TS*TH)

I

KPI tổng hợp ( của chức danh công việc)

KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác)

Kế hoạch hành động

Phối hợp

II

Năng lực đóng góp

Tự đánh giá Quản lý

đánh giá

Kiến thức

Kỹ năng

Hành vi

Kết quả trung bình

TỔNG 100

DUYỆT QUẢN LÝ TRỰC TIẾP NGƯỜI LAO ĐỘNG

(Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên) (Ký, ghi rõ họ & tên)

Ngày: Ngày: Ngày: