Automatiserad arkiveringsprocess 2014-11-15

AUTOMATISERING AV ARKIVERINGSPROCESSER

INTEGRERADE MED ÄRENDEHANTERING ”FRÅN E-TJÄNST TILL E-ARKIV”

Per Åke Andersson, Advania eGovernment Solutions 2014-11-15

■ Automatisera arkiveringsprocessen för att ▸ minimera manuellt klassificeringsarbete i samband med överföring av arkivpaket till e-arkivet

ÖVERGRIPANDE MÅLSÄTTNING

■ Automatisera arkiveringsprocessen genom ▸ en kommungemensam objekt- och klassificeringsstruktur ▸ en kommungemensam tjänst, ett ”Informationslager” som system och processer kan använda sig

av för att skapa eller föra in rätt information vid rätt tillfälle ▸ verktyg för att skapa och förvalta Informationsstruktur, innehåll och tjänst

ÖVERGRIPANDE ANSATS

■ Fler och fler kommuner arbetar med ”riktiga” e-tjänster och integrerade ärendeflöden där e-tjänster integreras mot interna verksamhetssystem

■ Ett centralt system i varje kommun är Diariet där många av kommunens ärenden och handlingar hanteras

■

EXEMPEL ”E-TJÄNST”, ”DIARIUM”

Ärendetyp Ärendeslag Handlingsslag Handlingstyp

Verksamhetsområde Process-typ Processbeskrivning/Ärendeflödes-beskrivning Gallringsregler Diarieplan

Arkiv-beskrivning

E-tjänst Diarium E-arkiv

När användaren klickar på e-tjänsten så kan vi hämta data ur Informationslagret, relaterad till den e-tjänst det är frågan om. Utifrån e-tjänst och ärendetyp så vet vi redan: • Verksamhetsområde • Ärendetyp • Handlingstyp • Processtyp • Avsändare • Etc.

När ansökan skickas in till Diariet så skapar vi ett ärende automatiskt. Detta ärende kan då klassas automatiskt utifrån ett stort antal dimensioner (Verksamhetsområde, Ärendetyp etc.). Vi kan dessutom föra på nya handlingar, automatiskt via mallar, nya egenskaper på både ärende och handlingar • ÄrendeID • DokumentID • Fastighetsbeteckning • Handläggare • Etc.

När beslut är fattat och Ärendet ska arkiveras kan processen hämta data ur informationslagret för att få information om vad som ska hända med Ärendet och ingående Handlingar, ur Arkiveringsperspektiv. • Långtidbevaras? • Konvertera Word-filer till PDF/A? • Gallra arbetsdokument? • Ersätt alla länkar i Diariet med länkar till dokumenten i Arkivet • Etc

Övergripande processmotor (CSP)

■ De ”egenskaper” eller ”attribut” vi har försett ärendet och dokument med, under handläggningsprocessen, bestämmer till sist hur ärendet blir klassificerat i e-arkivet

■


■ Till kommunledningskontoret kommer ibland ärenden som initieras från andra förvaltningar, exempelvis som ska till KS/KF för att beslutas

■ Dessa ärenden kommer in via epost idag men skulle kunna komma in som interna e-tjänster i morgon, alternativt genom att fler handläggare på fler förvaltningar arbetar i samma Diarium (distribuerad användning)

■

EXEMPEL ”E-TJÄNST”, ”HANDLÄGGARSTÖD MILJÖ”



Arkiv-beskrivning

E-tjänst Ansökan om enskilt

avlopp Handläggarstöd, Miljö E-arkiv

När användaren klickar på e-tjänsten så kan vi hämta data ur Informationslagret, relaterad till den e-tjänst det är frågan om. Utifrån e-tjänst och ärendetyp så vet vi redan: • Verksamhetsområde - Miljö • Ärendeslag – Tillstånd • Ärendetyp – Enskilt avlopp • Handlingstyp - Ansökan • Processtyp - Kärnverksamhet • Avsändare – Anders Andersson, 210101-0101. • Etc.

När ansökan skickas in till Handläggarstödet så skapar vi ett ärende automatiskt. Detta ärende har då redan klassats (getts egenskaper) utifrån data i e-tjänsten (Verksamhetsområde, Ärendetyp etc.). Vi kan dessutom föra på nya handlingar, automatiskt via mallar, nya egenskaper på både ärende och handlingar • ÄrendeID • Beslutsdokument (mall ”Tillståndsbeslut”) • DokumentID • Fastighetsbeteckning • Handläggare • Etc.



■ De ”egenskaper” eller ”attribut” vi har försett ärendet och dokument med, under handläggningsprocessen, bestämmer till sist hur ärendet blir klassificerat i e-arkivet

■


■ Eftersom klassificeringsstrukturen byggs upp i flera dimensioner, med flera ”egenskaper”, kan vi i e-arkivet sedan välja flera ”ingångar” för att hitta våra arkivobjekt ▸ Klassificeringsschemat 6.1.1.2 ▸ ”Tillstånd”, ”beslut om tillstånd” ▸ ”Mitt e-arkiv” ▸ ”Fastighetsbeteckning” ▸ ”enskilt avlopp”


■ internt ärende, epost – alternativt intern e-tjänst eller distribuerad användning av Diariet

EXEMPEL ”NY MILJÖTAXA”

■ Till kommunledningskontoret kommer ibland ärenden som initieras från andra förvaltningar, exempelvis som ska till KS/KF för att beslutas

■ Dessa ärenden kommer in via epost idag men skulle kunna komma in som interna e-tjänster i morgon, alternativt genom att fler handläggare på fler förvaltningar arbetar i samma Diarium (distribuerad användning)

■

EXEMPEL ”NY MILJÖTAXA”



Arkiv-beskrivning

Epost, ”ny miljötaxa”

Diarium E-arkiv

Epost skickas från miljöförvaltningen till KLK. Idag finns få möjligheter att identifiera egenskaper i ärendet men med en intern e-tjänst skulle Handläggaren kunna identifiera ett stort antal egenskaper i epostmeddelandet (eller inkommet ärende): • Verksamhetsområde - Miljö • Ärendeslag – Beslut • Ärendetyp – Miljötaxa • Handlingstyp - Begäran • Processtyp – Ledning och styrning • Avsändare – HL Anders Andersson • Etc.

När ärendet registreras i Diariet skapas ärendet automatiskt med epostmeddelandet som handling. Ärendet har då redan klassats (getts egenskaper) utifrån data i e-postmeddelandet (Verksamhetsområde, Ärendetyp etc.). Vi kan dessutom föra på nya handlingar, automatiskt via mallar, nya egenskaper på både ärende och handlingar allteftersom ärendet processas i olika nämnder. • ÄrendeID • Beslutsdokument (mall ”Förslag till beslut?”) • DokumentID • Handläggare • Etc.



Tack! www.advania.se

Per Åke Andersson Advania eGovernment Solutions Tel: 08-546 70 209 Chat/Epost: [email protected]

Government & Nonprofit

Automatiserad arkiveringsprocess 2014-11-15