Titolo della presentazione Eventuale sottotitolo della presentazione · 2017-05-03 · La conservazione digitale dei documenti ... Fascicolo Fascicolo elettronico ... conservazione

L’Amministrazione Digitale

Corso di formazione base

L'Amministrazione Digitale - Riproduzione Vietata 1

Sommario

Come cambia la gestione documentale nelle PPAA

Regole Tecniche sul documento informatico

La conservazione digitale dei documenti

Il Responsabile della conservazione digitale

La conservazione digitale con «CNP – Conservazione No Problem»

Esercitazioni con CNP

Riepilogo e strumenti di supporto


3L'Amministrazione Digitale - Riproduzione Vietata

Era stato previsto che …

Tutti gli enti pubblici dal 12 agosto 2016 avrebbero dovutoprodurre e usare esclusivamente e nativamente documentazionedigitale.

In pratica tutte le Pubbliche Amministrazioni avrebbero dovutoadeguare i sistemi di gestione informatica per produrre informato digitale tutti gli originali dei documentiamministrativi.

Vediamo quali sono le norme che hanno introdotto questo obbligoche rivoluzionerà il modo di lavorare delle PPAA.

Come cambia la gestione documentale nelle Pubbliche Amministrazioni

L’ottemperanza a tale obbligo è slittata di qualche mese per dare alla P.A.

ancora un po’ di tempo per adeguare i propri sistemi organizzativi.

3


L’obbligo è stato introdotto dall'art. 17 comma 2 delDPCM 13 novembre 2014 che impone alle PubblicheAmministrazioni di completare il processo di digitalizzazionedei documenti e, contestualmente, la revisione dei processiamministrativi.

Quest’ultimo aspetto è importantissimo perché va collegatoal riferimento alla vigente normativa in materia didocumenti informatici, protocollo informatico, conservazionedei documenti in linea con quanto stabilito dal Codicedell’Amministrazione Digitale (CAD).

4

Come cambia la gestione documentale nelle Pubbliche Amministrazioni

… prima della RIVOLUZIONE (OGGI)

L'Amministrazione Digitale - Riproduzione Vietata

Redazione del documento su pc

Stampa del documento

Firma autografa del documento

Scansione del documento firmato

Archiviazione del documento firmato

Spedizione del documento scansionato

Archiviazione digitale «destrutturata»

5

Archivi Cartacei + Archivi Digitali

Sempre troppi !! Troppi e irreperibili !!



Redazione del documento su pc

Firma digitale del documento

Spedizione del documento digitale

… la RIVOLUZIONE da adottare

Conservazione del documento digitale

7

Dematerializzazione Vs Digitalizzazione

Dematerializzazione dei documenti cartacei:conversione in digitale (immagine & contenuti),al fine di un loro impiego più efficace e sicuro.

Digitalizzazione: produzione, utilizzo e scambio di documenti in formato digitale, avulsi da qualsiasi supporto fisico.


Documento Analogico vs. Documento Digitale


Analogico Digitale

Documento stampato Documento elettronico

Invio per posta Invio per email

Invio per raccomandata Invio per PEC

Firma Firma digitale

Data/ora certa Marca temporale

Fascicolo Fascicolo elettronico

Fattura Fattura elettronica

………. ……… digitale o elettronico

9

Il CAD: un lungo viaggio normativo … (1/2)

DPR 28 dicembre del 2000 n. 445 (Testo Unico sulla

documentazione amministrativa)

Delibera CNIPA del 19 Febbraio 2004 n. 11(Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti)

D. lgs 7 marzo 2005, N. 82 (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale)

D. lgs 30 dicembre 2010, n. 235 (modifiche ed integrazioni introdotte al CAD)

DL 9 febbraio 2012, n. 5 coordinato con la legge di conversione 4 aprile 2012, n. 35 (modifiche ed integrazioni introdotte al CAD)

D. Lgs 26 agosto 2016, n. 179 (Modifiche ed integrazioni al Codice

dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, ai sensi dell'articolo 1 della legge 7 agosto 2015, n. 124, in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche)


DPCM del 3 dicembre 2013 (Regole tecniche per il protocollo

informatico)

DPCM del 3 dicembre 2013 (Regole tecniche in materia di sistema

di conservazione)

DPCM del 13 novembre 2014 (Regole tecniche in materia di

formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni)


Il CAD: un lungo viaggio normativo … (2/2)

REGOLE TECNICHE SUL DOCUMENTO INFORMATICO



registrare i documenti (protocollazione o repertoriazione)

gestire i flussi documentali integrati con il protocollo

informatico

introdurre dei titolari

fascicolare i documenti

redigere un manuale di gestione

elaborare dei piani di conservazione

pubblicare documenti e fascicoli

Obblighi per le Pubbliche Amministrazioni

13


Art. 40. Formazione di documenti informatici

1. Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri

documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici

registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al

presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71.

Alcune norme del CAD

14


L’attuale formulazione del CAD prevede all’art. 22, comma1, che gli atti formati dalle Pubbliche Amministrazioni construmenti informatici nonché i dati e i documentiinformatici detenuti dalle stesse, costituisconoinformazione primaria ed originale.

1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture

private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti

amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico,

spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici

ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del

codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li

spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica

qualificata. La loro esibizione e produzione sostituisce quella

dell’originale.


15


A tale previsione segue quella contenuta nell’art. 22, comma 3,CAD, che dispone:

“Le copie per immagine su supporto informatico di

documenti originali formati in origine su supporto analogico

nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71 hanno

la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono

tratte se la loro conformità all’originale non è

espressamente disconosciuta”.


16


Cos’è un documento?

Documento:(deriva dal latino Docere, cioè insegnare - documentum: rappresentare, dareprova): in senso generico si considera l’informazione affissa in un supporto. Insenso più proprio esso è lo scritto che convalida o certifica la realtà di un fatto,di una condizione, di una situazione, specialmente in ambito burocratico,amministrativo o giuridico (Dizionario Garzanti)

Documento (in ambito diplomatistico):Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con l'osservanzadi determinate forme, le quali sono destinate a procurarle fede e a darle forza diprova (Cesare Paoli, Diplomatica, Firenze, Le Lettere, 1987, p.18).

Documento (in ambito archivistico):«Tutti i libri, le carte, le mappe, le fotografie o gli altri materiali documentari,indipendentemente dalla forma o dalle loro caratteristiche, prodotti o ricevuti daogni pubblica o privata istituzione, nello svolgimento delle sue funzioniistituzionali o in connessione con la conduzione dei suoi affari particolari, econservati, o degni di essere conservati, dalla stessa istituzione o dal suosuccessore, come testimonianza delle sue funzioni, della sua politica, delledecisioni, procedure, operazioni, o altre attività, o a causa del valoreinformativo dei dati ivi contenuti» (Th. R. Schellenberg, Modern Archives:Principles and Techniques, Chicago, Illinois, Midway, 1975).

17


Cos’è un dato?

Dato (dal latino datum che significa letteralmente fatto) ciò che è conosciuto o

accertato, specialmente in quanto può servire di base per successivi calcoli oragionamenti (i dati di un problema; dati statistici). In informatica ogni informazione chepossa essere trattata da un computer: elaborazione elettronica dei dati (DizionarioGarzanti)

Dati di identificazione personale: un insieme di dati che consente di stabilire

l’identità di una persona fisica o giuridica o un’unica persona fisica che rappresenta unapersona giuridica (Reg. EiDAS)

Dato personale: qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata o

identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione,ivi compreso un numero di identificazione personale (Codice privacy)

Dato identificativo: i dati personali che permettono l'identificazione diretta

dell'interessato (Codice privacy)

Dato delle pubbliche amministrazioni: il dato formato, o comunque trattato

da una pubblica amministrazione (Codice Amministrazione Digitale).

Base di dati: collezione di dati registrati e correlati tra loro (Regole Tecniche – All. 1)

In realtà, facciamo riferimento a un «dato informativo», perché a voler essereprecisi il dato è la più piccola unità significativa dell’informazione non ancoraelaborata, mentre l’informazione è un insieme di dati aggregati a scopo dicomunicazione attraverso lo spazio o il tempo.

18

Cos’è un metadato?

Un metadato (dal greco μετὰ "oltre, dopo" e dal latino

datum "informazione"),

è un'informazione che descrive un insieme di dati

Il DPCM 13 novembre 2014, individua un insieme minimo di metadati da associare ad ogni documento informatico

a) l'identificativo univoco e persistente;

b) il riferimento temporale (data di chiusura);

c) l'oggetto;

d) il soggetto che ha formato il documento;

e) l'eventuale destinatario;

f) l'impronta del documento informatico. (segue)


Cos’è un metadato?

Il successivo art. 9, comma 7, dello stesso DPCM, prevede che i metadati “minimi” e «non modificabili» da associare ad un documento amministrativo informatico di cui all’art. 53 del D.P.R. 28 ottobre 2000 n. 445:

numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema;

data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema;

mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti;

oggetto del documento;

data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto.



Riprendendo la definizione contenuta nell’art. 1, comma 1, lett. p) delCAD il documento informatico è il documento elettronico checontiene la rappresentazione informatica di atti, fatti, datigiuridicamente rilevanti ed ha validità giuridica se è formato, gestito econservato a norma.

Indirettamente è quindi necessario fare riferimento alle disposizionicontenute nel Regolamento europeo 910/2014 “eIDAS” in cui èindicato che per documento elettronico s’intende “qualsiasi contenutoconservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazionesonora, visiva o audiovisiva”.

Non a caso l’art. 3 del DPCM 13 novembre 2014 indica che ildocumento informatico ha caratteristiche di immodificabilità solo se èformato assicurando che forma e contenuto siano inalterabili nelle fasi ditenuta e accesso. Inoltre, deve essere garantita la staticità nella fase diconservazione e il documento deve essere identificato in modo univocoe persistente mediante la memorizzazione (conservazione) su unsistema di gestione informatica dei documenti la cui tenuta può ancheessere delegata a terzi, a determinate condizioni.

Definizioni di documento nella normativa

21


Appare chiaro che le nuove disposizioni in esame portano a dover rispettare le caratteristiche di:- staticità- integrità, - immodificabilità- leggibilità - autenticità, che sono proprie dei documenti elettronici.

Le caratteristiche dei documenti digitali

Staticità

Integrità

Immodificabilità

Leggibilità

Autenticità

22


Art. 23-ter (documenti amministrativi informatici): “Gli attiformati dalle pubbliche amministrazioni con strumentiinformatici, nonché i dati e i documenti informatici detenutidalle stesse, costituiscono informazione primaria edoriginale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi disupporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dallalegge”.

Dati e documenti amministrativi nel CAD

Ai sensi dell’art. 40, comma 1, (formazione di documentiinformatici): le PA formano gli originali dei propri documenticon mezzi informatici secondo le disposizioni del codice edelle regole tecniche in vigore.

23


Schema ciclo di vita documento amministrativo informatico

24


Per protocollo (cioè per registratura) si intendelo strumento mediante il quale i documentivengono trattati sotto il profilo giuridico egestionale.

Definizione di Protocollo

25


ART. 1 DEL DPR 445/2000(Art. 1 DPR 428/98) - Regolamento per la tenuta del

protocollo amministrativo con procedura informatica

Sistema di gestione informatica dei documenti:

… L’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati,delle reti di comunicazione e delle procedureinformatiche utilizzati dalle amministrazioni per lagestione dei documenti.

Definizione di Protocollo Informatico

26


Cassazione penale, sez. V, 6 ottobre 1987

Il registro di protocollo tenuto da un pubblicoufficio, il quale fa fede della data di ricevimentoovvero di spedizione di atti privati o della pubblicaamministrazione, ha natura di atto pubblico.

Definizione di Registro di Protocollo

27


DPR 28 dicembre 2000, n. 445

Art. 53 – Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico

2. Il sistema deve consentire la produzione delregistro giornaliero di protocollo, costituito dall'elencodelle informazioni inserite con l'operazione diregistrazione di protocollo nell'arco di uno stessogiorno.

Il Registro Giornaliero di Protocollo

28


DPCM 3 dicembre 2013

Art. 7 – Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico

5. Il registro giornaliero di protocollo è trasmessoentro la giornata lavorativa successiva al sistema diconservazione, garantendone l’immodificabilità delcontenuto.

Il Registro Giornaliero di Protocollo

29


Conservazione

Ultimo aggiornamento 05 Luglio 2016

Il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei

documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).

AgID definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione. Si tratta delle definizioni

di natura e funzione del sistema, modelli organizzativi, ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti, descrizione

del processo.

Le indicazioni di dettaglio delle regole tecniche sono raccolte in specifici allegati che ampliano il quadro

di riferimento dell’attività di conservazione.

In particolare:

Glossario/Definizioni

Formati

Standard e Specifiche tecniche

Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione

Metadati

A partire dall'11 ottobre 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute, in base all'articolo 7, comma 5

delle Regole tecniche per il Protocollo informatico, ad inviare in conservazione il registro giornaliero di

protocollo entro la giornata lavorativa successiva. A tal proposito, sono disponibili Istruzioni per la

produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo.

Il 10 dicembre 2015 sono state pubblicate le linee guida sulla conservazione dei documenti informatici,

tale documento, indirizzato in particolare alle P.A., è da intendersi come documento dinamico

attualmente in fase di sviluppo. Osservazioni e contributi possono essere inviati alla casella di posta

elettronica [email protected] (link sends e-mail), entro e non oltre il 22 gennaio 2016. La

settimana successiva sarà pubblicata la versione definitiva del documento.

La Conservazione del registro giornaliero di protocollo

30

http://www.agid.gov.it/sites/default/files/leggi_decreti_direttive/dpcm_3-12-2013_conservazione.pdf

http://www.agid.gov.it/sites/default/files/leggi_decreti_direttive/glossario_definizioni_allegato_1_dpcm_3-12-2013_0.pdf

http://www.agid.gov.it/sites/default/files/leggi_decreti_direttive/formati_allegato_2_dpcm_3-12-2013.pdf

http://www.agid.gov.it/sites/default/files/leggi_decreti_direttive/standard_e_specifiche_tecniche_allegato_3_dpcm_3-12-2013.pdf

http://www.agid.gov.it/sites/default/files/leggi_decreti_direttive/specifiche_tecniche_del_pacchetto_di_archiviazione_allegato_4_dpcm_3-12-2013.pdf

http://www.agid.gov.it/sites/default/files/leggi_decreti_direttive/metadati_allegato_5_dpcm_3-12-2013.pdf

http://www.agid.gov.it/sites/default/files/documenti_indirizzo/istruzioni_per_la_produzione_e_conservazione_registro_giornaliero_di_protocollo_1.1_marzo_2016.pdf

mailto:[email protected]


DPR 8 gennaio 2001, n. 37

Art. 5 – Responsabilità degli archivi

I dirigenti degli uffici sono responsabili dellaconservazione e della corretta gestione degli archivi,nonché della regolare tenuta degli inventari e deglialtri strumenti necessari all’esercizio del diritto diaccesso ai documenti amministrativi.

Il Responsabile degli archivi

31

Il «Manuale di Gestione Documentale»(art. 5, del DPCM 3 dicembre 2013 r.t. protocollo)

Risponde ad esigenze pratico-operative

Rappresenta un preciso obbligo di Legge

È obbligo la sua pubblicazione sul sito istituzionale dell’Ente

Contenuti di massima:

Quadro organizzativo dell’Ente

Formazione e gestione dei Documenti

Criteri di Classificazione e Fascicolazione

Criteri di sicurezza

Criteri di conservazione e di scarto

Gestione dell’archivio corrente

Protocollo informatico: registrazione e segnatura

Flusso di lavorazione dei documenti in arrivo e in partenza


LA CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI



• Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici pubblicate da AgIDnel 2016• DPCM 13 novembre 2014, Regole tecniche per la formazione, l’archiviazione e latrasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici sia per i privati che per lePubbliche amministrazioni• DMEF 14 giugno 2014, Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi aiDocumenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto ‐articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005• Circolare AgID 10 aprile 2014 n. 65, Modalità per l’accreditamento e la vigilanza suisoggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici• DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche in materia di sistema di conservazione degliarchivi digitali• DPCM 22 febbraio 2013, Regole tecniche in materia di generazione, apposizione everifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20,comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma2, e 71• D.lgs. 7 marzo 2005 n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale• D.lgs. 22 gennaio 2004 n. 42, Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio• DPR 445/2000, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia didocumentazione amministrativa

Principale normativa italiana

34


- Codice della Privacy (Allegato B del D. Lgs. 196/2003)- Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11 (regole

conservazione) – DPCM 3 dicembre 2013-Regole Tecniche Protocollo- DPCM del 30 marzo 2009 – DPCM 22 febbraio 2013 (Regole tecniche firma digitale)-DPR 11 febbraio 2005 n. 68 (Posta Elettronica Certificata)

Fatturazione Elettronica e Conservazione Documenti Fiscali:- DMEF 23 gennaio 2004 (conservazione digitale documenti fiscali) (oggi DMEF 17 giugno 2014)- D. Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52 (fattura elettronica)- Circolare Agenzia delle Entrate n. 45/E (del 19/10/2005)- Circolare Agenzia delle Entrate n. 36/E (del 6/12/2006)- Direttiva 45/2010/UE del 13 luglio 2010 (Legge n. 228/2012)- Circolare AE 12/E del 3 maggio 2013(…)

Altra normativa utile

35


- DPCM 24 ottobre 2014 – Definizione delle caratteristiche del Sistema Pubblico per lagestione dell’Identità Digitale di cittadini e imprese, nonché dei tempi e delle modalità diadozione del sistema SPID da parte delle pubbliche amministrazioni e delle imprese.- DPCM 10 novembre 2014, n. 194 – Regolamento recante modalità di attuazione e difunzionamento dell'Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR) e didefinizione del piano per il graduale subentro dell'ANPR alle anagrafi della popolazioneresidente.- Secondo e ultimo decreto sulla fatturazione elettronica per le PA in Italia (Decreto 3aprile 2013, n. 55 Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento dellafattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1,commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 - GU n. 118 del 22.5.2013).- Circolare AGID n. 62/2013 concernente le Linee guida per il contrassegno generatoelettronicamente ai sensi dell'articolo 23-ter, comma 5 del CAD- DPCM del 21 marzo 2013 - Il Decreto indica le particolari tipologie di documentianalogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica,permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso diconservazione sostitutiva, la necessità di autenticare la loro conformità all'originale adopera di un notaio o di un altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione daquesti firmata digitalmente ed allegata al documento informatico ai sensi dell'art. 22,comma 5, del CAD- Decreto «FARE» (D. L. n. 69/2013 conv. L. 98/2013) - domicilio digitale unico ePEC per tutti – razionalizzazione CED – FSE per le Regioni – wi-fi per tutti –eliminazione del valore giuridico del fax

Altra normativa utile

36


Art. 44 – Requisiti per la conservazione dei documenti informatici

Il sistema di conservazione dei documenti digitali deve garantire lecaratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità ereperibilità dei documenti informatici

1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura:

a) l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documentoe dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea diriferimento di cui all’articolo 50, comma 4, del decreto delPresidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445

b) la sicurezza e l’integrità del sistema, dei dati e dei documentipresenti

(segue)

La conservazione digitale dei documentiD. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 – CAD (1/4)

37



c) la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documentiin entrata e in uscita;

d) la raccolta di informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati;

e) l’agevole reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;

f) l’accesso, in condizioni di sicurezza, alle informazioni del sistema, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali;

(segue)


38



g) lo scambio di informazioni, ai sensi di quanto previsto dall’articolo 12, comma 2, con sistemi di gestione documentale di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l’iter dei procedimenti complessi;

h) la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione adottato;

i) l’accesso remoto, in condizioni di sicurezza, ai documenti e allerelative informazioni di registrazione tramite un identificativounivoco;

j) il rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71.(segue)


39



1-ter. Il responsabile della conservazione può chiedere la

conservazione dei documenti informatici o la certificazione della

conformità del relativo processo di conservazione a quanto

stabilito nel presente articolo ad altri soggetti, pubblici o privati,

che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.


40


Art. 3 – Sistema di conservazione

1. In attuazione di quanto previsto dall’articolo 44, comma 1, delCodice, il sistema di conservazione assicura, dalla presa incarico dal produttore di cui all’articolo 6 fino all’eventuale scarto, laconservazione, tramite l’adozione di regole, procedure etecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati,garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità,affidabilità, leggibilità, reperibilità:

a. i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici coni metadati ad essi associati di cui all’allegato 5 al presente decreto;

b. i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentaliinformatiche con i metadati ad essi associati di cui all’allegato 5 al

presente decreto, contenenti i riferimenti che univocamenteidentificano i singoli oggetti documentali che appartengono alfascicolo o all’aggregazione documentale.

DPCM 3 dicembre 2013

41

DPCM del 3 dicembre 2013 (regole tecniche in materia di conservazione)


Ruoli e responsabilità

Produttore: persona fisica o giuridica che dispone delle informazioni da conservare

Responsabile della Conservazione: definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia

Utente: persona fisica o giuridica che richiede accesso ai documenti presenti nel sistema di conservazione al fine di acquisire informazioni di interesse

Modello organizzativo per la Conservazione


Ruoli e responsabilità


IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE


DPCM del 3 dicembre 2013 (regole tecniche in materia di conservazione)

Il Responsabile della Conservazione (art.7)

opera d'intesa con:

il responsabile del trattamento dei dati personali

il responsabile della sicurezza

il responsabile dei sistemi informativi

il responsabile della gestione documentale

può delegare lo svolgimento del processo di Conservazione, o di parte di esso, ad uno o più soggetti (anche esterni, mediante contratto o convenzione di servizio)


Il Responsabile della Conservazione

Nelle PPAA il ruolo del Responsabile della conservazione:

DEVE essere svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato

PUÒ essere svolto dal responsabile (o dal coordinatore) della gestione documentale

PUÒ essere delegato in tutto o in parte a professionisti esterni

La figura professionale del Responsabile della conservazione è obbligatoria per privati e PA che formano i loro documenti informatici

Il Responsabile della conservazione può richiedere di certificare la conformità, al CAD e alle regole tecniche, del proprio processo di conservazione


Il Responsabile della Conservazione (art.7) del DPCM del 3 dicembre 2013

DEVE:

Definire le caratteristiche del Sistema di Conservazione e predisporre il manuale di conservazione

Gestire il processo di conservazione a norma

Generare il Rapporto di Versamento (RdV)

Generare e sottoscrivere il Pacchetto di Distribuzione (PdD)

Monitorare il corretto funzionamento del sistema di conservazione

Verificare periodicamente, con cadenza <5 anni, l’integrità e la leggibilità dei documenti (supporti di memorizzazione e formati digitali)

Provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico

Garantire la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione

Assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento


I formati indicati per la conservazione(Allegato 2 DPCM 3/12/2013)

Documenti

PDF - PDF/A

TXT

Office Open XML (.docx, .xlsx, .pptx)

Open Document Format (.ods, .odp, .odg, .odb)

Immagini

TIFF

JPG/JPEG

XML (eXtensible Markup Language)

Messaggi di posta elettronica

Qualunque altro formato:Le pubbliche amministrazioni indicano nel manuale di gestione i formati adottati per le diverse tipologie di documenti informatici motivandone le scelte effettuate; specificano altresì i casi eccezionali in cui non è possibile adottare i formati in elenco motivandone le ragioni.


Esempio tipologie di documenti da conservare nei COMUNI

(v. Linee guida AgID)


Tipologia documentale

Periodo di riferimento dei

documenti con cui si avvia la

conservazione

Durata di conservazione

prevista

Formato dei file

Registro giornaliero di protocollo Giornaliero Illimitata PDF/A

Fatture elettroniche passive Mensile 10 anni XML

Deliberazioni del Consiglio comunale Trimestrale Illimitata PDF/A

Deliberazioni della Giunta comunale Trimestrale Illimitata PDF/A

Determinazioni dei Dirigenti Trimestrale Illimitata PDF/A

Verbali degli organi collegiali Trimestrale Illimitata PDF/A

Contratti Trimestrale Illimitata PDF/A

Bilanci Annuale Illimitata PDF/A

……. …. …. ….

50

Esempio delle tipologie di documenti da conservare nei COMUNI

(Linee guida AgID)


Tipologia di fascicolo

Periodo di riferimento dei

fascicoli con cui si avvia la

conservazione

Durata di conservazione del fascicolo prevista dalla

normativa

Procedimento amministrativo Annuale Variabile in base ai documenticontenuti; il tempo diconservazione del fascicoloeredita il tempo dei documenticon durata di conservazionepiù lungo

Fascicolo di affare Annuale Solitamente 10 anniFascicolo di persona fisica Annuale Scarto selettivo per tipologia

documentale

51

Conservare nel tempo i documenti digitali

Le informazioni in formato digitale si affidano per la loro “sopravvivenza” ai dispositivi fisici

Protezione contro la perdita delle registrazioni nel periodo in cui le informazioni sono “attuali”

nel periodo di conservazione

Duplicabilità delle informazioni digitaliOpportune strategie di Replica (le stesse informazioni sono mantenute aggiornate in siti differenti) o Copia

Back-up, Recovery/Restart

Disaster Recovery


Conservare nel tempo i documenti digitalisupporti “consumer” vs “professionali”

I CD, DVD, Blu-ray e HD-DVD registrabili (“consumer”), sono stati pensati per applicazioni d’intrattenimento o per distribuire quantità di informazioni a costi ridotti

Adottare tecnologie “consumer” per la conservazione a lungo termine è quantomeno imprudente (NO alle chiavette e alle memory card!)

Meglio i supporti “professionali”:

Dischi Magnetici (tecnologia RAID);

Nastri Magnetici, Dischi Ottici, SSD

Meglio ancora il CLOUD


LA CONSERVAZIONE DIGITALE CON «CNP – CONSERVAZIONE NO PROBLEM»



Attori ed Entità principali del Processo di

Conservazione

La conservazione digitale

Pacchetto di Versamento (PdV)

Soggetto Produttore

Responsabile della Conservazione

Responsabile del Servizio di Conservazione

Utente

Pacchetto di Archiviazione (PdA)

Pacchetto di Distribuzione (PdD)

Rapporto di Versamento (RdV)

55

56

ControlloAutomatico

e/oManuale

PdV

CreazioneAutomatica o Manuale

PdA

GenerazionePdD

ConservazionePdA

Sistema di ConservazioneCNP

Creazione Automatica o

ManualePdV

Ricezione e Consultazione

RdV

Consultazione e Richiesta PdD/PdA


La Conservazione Digitale

57

CNP

Creazione PdV

•Composizione automatica/manuale del PdV

•Compilazione automatica e/o manuale dei metadati

•Eventuale Firma e Marca Temporale

Consultazione PdV e

RdV

•Ricezione

•Visualizzazione

Consultazione

Documenti conservati

•Ricerca

•Visualizzazione

•Download

Richiesta PdA, PdD

•Ricerca documenti tramite metadati

•Ricezione PdD/PdA

•Download

-Produttore-Utente



58

Sistema di Conservazione

Ricezione PdV

• Controllo automatico PdV tramite regole configurabili

• Eventuale Controllo Manuale

Emissione RdV

• RdV Positivo o Negativo in base all’esito dei controlli

• Eventuale Firma e Marca del RdV

Creazione PdA

• Selezione PdV automatica o manuale

• Firma e Marca Temporale

• Conservazione PdA

Generazione PdD

• Ricerca documenti ai fini dell’esibizione

•Web Service

•Secure FTP

Integrazione

terze parti

-Rd Conservazione

-Rd Servizio Conservazione



59

Creazione del Pacchetto di Versamento


60

Creazione Pacchetto di Versamento


61



62



63

Ricerca Pacchetto di Versamento


64

Modifica Pacchetto di Versamento

È possibile modificare un Pacchetto di Versamento solo se ancora in stato di“Bozza”

In modalità “Modifica” è possibile:• aggiungere ulteriori documenti al Pacchetto di Versamento selezionandoli

attraverso il tasto “Scegli” (e successivamente “Aggiungi selezionati”);• eliminare uno o più documenti dal Pacchetto di Versamento ponendo un flag sul

checkbox sulla sinistra e cliccando su “Elimina Selezionati”;• salvare le modifiche attraverso il tasto “Salva”;• eseguire il versamento attraverso il tasto “Esegui Versamento”.


65

Verifiche e «stati» del PdV


66

Distribuzione Documenti: richiesta PdD


RIEPILOGO E STRUMENTI DI SUPPORTO



Di cosa abbiamo parlato?

68


… del passaggio culturale, sociologico, economico e, quindi,giuridico da un documento pesante e statico ad undocumento dinamico, che si condivide e che diventa“partecipativo”…

Di cosa abbiamo parlato?

69


Ed anche per la P.A. ormai il mondo digitale è sempre piùmulticanale …

La rivoluzione disegnata nel CAD …

70


Le fasi del documento informatico amministrativo

Produzione

Archivio

Albo on-line

Verifica Autenticità

Database

TrasparenzaInteroperabilità

Patrimonio informativo

Riuso

Open Data

Accessibilità Totale

Responsabile della Gestione

Elettronica dei Documenti

Responsabile della Conservazione

Responsabile della Pubblicità Legale

Responsabile del Trattamento Dati

Responsabile della Trasparenza

Responsabile degli Open Data

FormatoFirmaIntegrità

ProtocolloFascicolazioneConservazione

AutenticitàContestoPrivacy

SigilloRepertorioFormato

ContenutoQualitàAffidabilità

PrivacyCondivisioneControllo

FormatoMetadatiApertura

AggregazioneAccesso Libero

Genuinità

IstruzioniLicenze

Gratuità

LibertàDiffusione

Dato pubblico

StandardizzazioneVerifica

Cloud (anche pubblico)

71

CNP – Supporto operativo

La normativa di riferimento è disponibile su http://www.digitalenoproblem.it/normativa/

Per ogni problema operativo è disponibile il forum attraverso cui ottenere supporto gratuito su «come fare»http://www.digitalenoproblem.it/forum/

Email: [email protected]

Assistenza telefonica: 091-7742504


http://www.digitalenoproblem.it/normativa/

http://www.digitalenoproblem.it/forum/

mailto:[email protected]

Link utili


Indice Pubbliche Amministrazionihttp://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php

http://www.agid.gov.it/

Indirizzi PEC di Imprese e Professionistihttps://www.inipec.gov.it/cerca-pec

Manuale della Conservazione CNPhttp://www.agid.gov.it/sites/default/files/documentazione/arancia-ict_manuale_conservazione_v_2.7_signed.pdf

73

http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php

http://www.agid.gov.it/

https://www.inipec.gov.it/cerca-pec

http://www.agid.gov.it/sites/default/files/documentazione/arancia-ict_manuale_conservazione_v_2.7_signed.pdf

Documents

Titolo della presentazione Eventuale sottotitolo della presentazione · 2017-05-03 · La conservazione digitale dei documenti ... Fascicolo Fascicolo elettronico ... conservazione