Upload
maria-bjoerk
View
322
Download
2
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Med fokus på nytta och effekt - beskriver hur Lantmäteriet har arbetat strukturerat och målmedvetet att skapa en värdekultur genom att fokusera på nyttor och effekter. Maria Björk beskriver förändringsarbetet på Projektverktygsdagen 2014.
Citation preview
Maria Björk
Fokus på nytta och effekt
Mrs Business Case eller Fru Nytta
Maria Björk
Maria Björk – Lantmäteriet
• Etablering av Utvecklingsenhet inkl. projektkontor, projektkontor,
och projektledning
• Införande av
• Portföljstyrning
• Nyttorealisering
• Under 5 år drivit arbetet med att höja projektmognaden på Lantmäteriet
• E-delegationen – bidrar i arbetet
• Skapa den Nationella utvecklingsportföljen
• Uppdaterad Vägledning för Nyttorealisering
• Certifierad:
• Managing Benefits – APMG International
• Change Management - Prosci
Med passion att utveckla människor och verksamheter
Verksamhetsidé
Lantmäteriet bidrar till hållbart samhällsbyggande och
ekonomisk utveckling genom att skapa förutsättningar
för att
- bygga och utveckla fastigheter och samhällets
infrastruktur
- köpa, äga och sälja fastigheter
- söka, hitta och använda geografisk information och
fastighetsinformation
Vi gör det i samverkan med andra inom offentlig och
privat verksamhet, i Sverige och internationellt.
Lantmäteriet
Fastighetsbildning
Fastighetsinskrivning
Informationsförsörjning
Enheten för Myndighetsuppdrag
GD
Drivkrafter
Projekt / UppdragLeveransobjekt, ”möjliggörare”
FörändringarÅtgärder, göra nytt, göra annorlunda alt sluta göra
NyttorNya mätbara tillstånd
Strategisk målLedning
Marknadskrafter Yttre påverkan
Effektmål/FörmågorFramtida tillstånd
Strategiska mål
ResultatProjektUppdrag
BehovBeställare
Behov & ResultatPortföljledningVerksamhetsarkitektur
Verksamhet
Drivkrafter
Projekt / UppdragLeveransobjekt, ”möjliggörare”
FörändringarÅtgärder, göra nytt, göra annorlunda alt sluta göra
NyttorNya mätbara tillstånd
Strategisk målLedning
Marknadskrafter Yttre påverkan
Effektmål/FörmågorFramtida tillstånd
Strategiska mål
ResultatProjektUppdrag
BehovBeställare
Behov & ResultatPortföljledningVerksamhetsarkitektur
Verksamhet
Bas organisation
Idé Projekt/Leverans Nyttorealisering
Förändringsledning
Effekt
Strategiskt mål
Bas organisation
Idé Projekt/Leverans Nyttorealisering
Förändringsledning
Effekt
Strategiskt mål
Effektmål; Förväntad nytta av projektets resultat vid en given
tidpunkt i den verksamhet där det skall nyttjas.
Förändringsledning; är ett strukturerat tillvägagångssätt för att ledsaga individer, grupper och organisationer från nuläget till
ett önskvärt framtida läge
Nytta; den eller de mätbara förbättringar till följdav en förändring som uppfattas som positivt aven eller flera intressenter, vilka bidrar till en eller
flera verksamhetsmål.
ITd2010 20152003 20142011 2013201220091996
IT
Beslut om nyttokalkyl och
nyttorealiseringsplan
Mognadsmätningar
Nytt projektverktyg
Ny projektmodell
Mognadsmätning
Beslutsgenomgång
Syftar till att säkerställa projektets framdrift och säkra nyttoperspektivet
Besluts
genomgång
Portfölj
Strategiska Effektmål
Arkitektur
Projekt-styrning
ITFörvaltning
Juridik
Ekonomi
Beslutspunkts-checklista
Löpande uppdatering av besluts-underlag...
Transparens
Helhetssyn
Mognadsmätning
1,00
1,50
2,00
2,50
3,00
3,50
Processer
Intern Styr
Nytto
Ekon
Intress
Risk
Strategi
Resurs
Alla-enkät, 19 st
Chefer,6 st
Projektledare, 4 st
Nyttorealisering är inte enprocess – skapa den röda tråden
Fokus på nytta och effekter
Helhetssyn och säkerställ hemtagning av nyttor & effekter
Den röda tråden
Kvalitet
KostnadTidNytta
Operativ nivå
Uppdrag
VerksamhetsmålStrategi
Strategisk nivå
Nytta
Effekt
GenomförbarhetAngelägenhet
Taktisk nivå
Nytta
”Göra rätt saker”
Program- och
portföljstyrning
Målstyrning
”Göra saker rätt”
Projektstyrning
Förvaltningsstyrning
Linjeverksamhet
Syftar till att beskriva hur
nyttorealisering ska bedrivas i
kombination med ledning av
förändring
Verktyg och metoder Integration
NyttorealiseringskonceptetStrategi Styrande principer
Roller, ansvar och mandat
Business Case
Uppdraget
Utbildning och stöd - facilitering
Strategi
• Övergripande beskriva varför och hur vi ska tillämpa nyttorealisering i verksamhetsutveckling samt hur
nyttorealisering ska bedrivas i kombination med förändringsledning
Styrande principer
Vi ska aldrig starta ett projekt
Om vi inte kan specificera nyttorna
Om vi inte vet hur vi ska mäta nyttan
Om vi inte vet hur nyttorna ska realiseras
Om vi inte vet vem som är ansvarig
Bob Assirati, Major Projects Director OGC Storbritannien
Nyttorealiseringsprocess
Identifieraverksamhetsmål och nyttor
Specificeranyttor
Planeranytto-realisering
Realiseranyttor
Följ uppnytto-realisering
Styrning av processenför nyttorealisering
Behov &
problem
Krav
Möjligheter &
Risker
• Levererade möjliggörare
• Realiserade nyttor
• Reviderad
nyttorealiseringsplan
• Verifierad nyttorealisering
• Avslutad satsning
• Tillvaratagna erfarenheter
Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar
Identifieraverksamhetsmål och nyttor
• Beskrivna motiv
• Önskat börläge
• Identifierade mål
Specificeranyttor • Genomförd nyttoanalys
• Verifierat beslutsunderlag
(Business Case)
Specificeranyttor
Planeranytto-realisering
Integration
• Ordinarie verksamhetsplanering, budgetering och verksamhetsuppföljning
• Portföljstyrning (PPS)
• Beställarprocessen (PPS)
• Projektstyrning (PPS)
• Beslutsgenomgångar
Workshop ”Nytta” – 2 st halvdagar (ws 1, ws 2) Färdigställande (ws 3)
BeställareNyttorealiseringsansvarigaFacilitator (kontakta Projektkontoret)Arkitekt Kompetens från IT och Verksamhet FörvaltningsansvarigIntressent/Kund/Brukare
BeställareNyttorealiseringsansvarig
Samtliga deltagare
Presentation (ws 4)
Framtagning av
effektkedja
Identifiering av nyttor
Kvantifiering av nyttor
Värdering av nyttor i pengar
Färdig-ställ
EffektkedjaNyttor i Nyttostruktur
Underlag till Nyttovärderings-kalkyl och NyttorealiseringsplanBusiness Case
Nyttovärderingskalkyl, NyttorealiseringsplanBusiness Case
Granskad och förankrad:Business Case NyttovärderingskalkylNyttorealiseringsplan
Effektriskanalys
(Risklista)
BP 0
BP 1
Idébeskrivning
Exempel på arbetssätt BP0 till BP1 Del av Lantmäteriets Nyttorealiseringskoncept
Insats kontra nytta
Nyttovärderingskalkyl
Nyttorealiseringsplan – vilka frågor
besvaras?
Vad är nyttan
Hur ska den realiseras
Vem ska realisera
nytta
Vem ansvarar för
uppföljningen
Hur ska nyttan följas
upp
När uppkommer
nyttanVilka mätetal
Nyttorealiseringsplan
MetoderBusiness Case
NyttostrukturEffektkedja Nyttovärderingskalkyl
Värderingsprinciper/Scabloner
Verktygslåda
Utbildning och stöd - facilitering
Propotionalitetsprincipen
Balansera genomförandeplan
(Beredningsgrupp BUS)
Årsplanering
Mar
Prioritera initiativ inför budgetarbete
(Beredningsgrupp BUS)
Välja initiativ(Beredningsgrupp BUS)
En första utvärdering och kategorisering av initiativ
(Utvecklingsenhet)Inkluderande VU över 500 kkr i utvecklings
portföljen
Behovsinventering för förvaltning genomförs
Samtliga förvaltnings-planer och SLA
preliminärt klara
Jan
Maj
JunJul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
Apr
Feb
Ta fram anvisningar för portfölj
(Utvecklingsdirektör)
Samtliga förvaltningsplaner och SLA med VM och VU
Prel 2014
3-årig utvecklings-planering
(Beredningsgrupp VU)
3-årig utvecklings-planering (division och
koncernenhet)
Identifiera initiativ (division och
koncernenhet)
Grov budgetering för Lantmäteriet
Godkänna portfölj och genomförandeplan,
(Beredningsgrupp BUS)
Omprioritera och Kvalitetssäkra
prioriterade initiativ(Beredningsgrupp BUS)
Grov budgetering per division och koncernenhet
Ta fram VP-anvisningar
Prioritering inom respektive
objektfamilj
Verksamhetsuppföljning T3
VerksamhetsuppföljningT1
VerksamhetsuppföljningT2
G
Utvecklingsstyrning
Förklaring:
Portföljstyrning
Förvaltningsstyrning
Verksamhetsplanering för Utvecklingsverksamhet
Balansera genomförandeplan
(Beredningsgrupp BUS)
Årsplanering
Mar
Prioritera initiativ inför budgetarbete
(Beredningsgrupp BUS)
Välja initiativ(Beredningsgrupp BUS)
En första utvärdering och kategorisering av initiativ
(Utvecklingsenhet)Inkluderande VU över 500 kkr i utvecklings
portföljen
Behovsinventering för förvaltning genomförs
Samtliga förvaltnings-planer och SLA
preliminärt klara
Jan
Maj
JunJul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
Apr
Feb
Ta fram anvisningar för portfölj
(Utvecklingsdirektör)
Samtliga förvaltningsplaner och SLA med VM och VU
Prel 2014
3-årig utvecklings-planering
(Beredningsgrupp VU)
3-årig utvecklings-planering (division och
koncernenhet)
Identifiera initiativ (division och
koncernenhet)
Grov budgetering för Lantmäteriet
Godkänna portfölj och genomförandeplan,
(Beredningsgrupp BUS)
Omprioritera och Kvalitetssäkra
prioriterade initiativ(Beredningsgrupp BUS)
Grov budgetering per division och koncernenhet
Ta fram VP-anvisningar
Prioritering inom respektive
objektfamilj
Verksamhetsuppföljning T3
VerksamhetsuppföljningT1
VerksamhetsuppföljningT2
G
Utvecklingsstyrning
Förklaring:
Portföljstyrning
Förvaltningsstyrning
Verksamhetsplanering för Utvecklingsverksamhet
Uppföljning Nyttorealisering
Uppföljning Nyttorealisering
Uppföljning Nyttorealisering
Uppdragsledare alt
Projektledare
SPONSOR/ BESTÄLLARE
Förändringsledare
UTVECKLINGSPORTFÖLJ
Uppdragsledare alt
Projektledare
SPONSOR/ BESTÄLLARE
Förändringsledare
Uppdragsledare alt
Projektledare
SPONSOR/ BESTÄLLARE
Förändringsledare
Uppdragsledare alt
Projektledare
SPONSOR/ BESTÄLLARE
FörändringsledareUppdragsledare
alt Projektledare
Beställare
Förändrings-ledare
Möjliggörare
Verksamhetsledning
Portföljledning
ProjektkontorController/
Uppföljningsansvarig
Nyttorealiserings-ansvarig
Nyttorealiserings-ansvarig
Nyttorealiserings-ansvarig
Nyttorealiserings-ansvarig
Nyttorealiserings-ansvarig
LIN
JE
VE
RK
SA
MH
ET
Nyttorealiserings-ansvarig
Nyttorealiserings-ansvarig
Nyttorealiserings-ansvarig
Nyttorealiserings-ansvarig
NyttorealiseringsansvarigFinns i berörd linjeorganisation
Ansvar & befogenhet:• Nyttoobjektet blir värderat• Nyttoobjektet blir registrerat i
nyttoregistret• Nyttoobjektet bevakas under
satsningens genomförandefas• Nyttoobjektet följs upp under
nyttohemtagningsperioden• Befogenhet att vidta åtgärder
beroende på hur nyttorealiseringen utfaller under projektets gång och nyttorealiseringsperioden
Controller/UppföjningsansvarigDel av Portföljledningen/Verksamhetsuppföljning
Ansvar och befogenhet:• Säkerställa att nyttorealisering genomförs,
innan, under och efter en satsning• Nyttovärdering sker på samma sätt i hela
organisationen• Ständig vidareutveckling av ramverket för
nyttorealisering.
Beställare: Ansvarig för effektmålet
Roller, ansvar och mandat
Utbildning och stöd - facilitering
Nyttoregister
Projekt 1 Projekt 2 Projekt n
Kvalitet
KostnadTidNytta
Operativ nivå
Uppdrag
VerksamhetsmålStrategi
Strategisk nivå
Nytta
Effekt
GenomförbarhetAngelägenhet
Taktisk nivå
Nytta
Likartad värdering
Övervärdering
undervärdering
Det som mäts blir gjort
Samsyn –bättre styrning
Ingen dubbel-
räknad nytta
Avbryta felsatsningar i
tid
”Much to learn you still have.”
Frågor?