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DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA INFORME DE AUDITORIAS

Código: CIN-FR-06

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Santa Fe de Antioquia, 08 de mayo de 2013 Doctor LUIS FERNANDO RIOS CORREA Secretario de Transporte y Transito Santa Fe de Antioquia Ciudad Respetado Doctor: La oficina de Control Interno en el ejercicio de su función Constitucional y Legal, dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley 87 de 1993 y Decretos reglamentarios, practicó Auditoría a la secretaría de transporte y transito los días 6 y 7 de mayo de 2014.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría generalmente aceptados; por lo tanto requirió acorde con ellas, la planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcionará una base razonable para fundamentar los conceptos, opiniones y recomendaciones plasmados en el.

El examen incluyó la práctica de pruebas selectivas, análisis de evidencias y documentos que soportan las acciones que la entidad realizó con relación a los servicios prestados por la secretaria de transporte y transito.

Observaciones Generales

EN CUANTO A LO ADMINISTRATIVO:

Se pudo observar que aunque se conoce de de la existencia de los códigos, planes y manuales de la administración hace falta la socialización de los mismos con todo el personal.

La oficina de archivo se encuentra en buen estado en cuanto a la organización y almacenamiento de la información documental, se realizo una prueba o simulacro por medio de la cual se pudo constatar que el funcionario encargado del archivo tarda menos 5 minutos en ubicar la carpeta de un vehículo (posee una relación en exel la cual le dice, en que caja y carpeta se halla la documentación del automotor solicitado) es importante aclarar que son 6000 (seis mil los vehículos existentes)

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“Antioquia, Ciudad de Oportunidades” http://santafedeantioquia-antioquia.gov.co

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Administración de claves y contraseñas, con entrevista realizada al secretario de transito se determino que cada usuario tiene su contraseña asignada para entrar al sistema la misma que es personal e indelegable, pero solo es para entrar al equipo como tal.

En cuanto a los trámites realizados la cosa es distinta en entrevista realizada a la niña Érica Tilano, se pudo constatar que todos los trámites de licencias están saliendo con el usuario de Érica Tilano que es la encargada de los tramites de vehículos solamente, tramites que están quedando a nombre de Érica cuando realmente quien los está haciendo es otra persona y por ende el responsable del tramite es quien lo efectúa y no Érica en este caso. Pero en la actualidad todos los trámites están saliendo como si los efectuara Érica situación que no es real y además riesgosa.

El Dr. Fernado Rios al respecto argumenta:

Correctivos: (Hoy se le pidió al SATT la compra de una llave digital para que la administre Yenifer Cano Arias con su usuaria, encargada de dichos trámites – ya Yenifer esté en el trámite de la certificación del contrato por la Alcaldía y demás documentos para aportar. Porque Érica nunca había notificado esta situación, pienso que yo no lo puedo saber todo, lo normal es que cuente con el Secretario para tomar los correctivos a tiempo.

Existencia rangos (placas) al revisar la relación suministrada por el coordinador del archivo de la secretaria de transporte y transito se pudo constatar que en la actualidad no existen placas para vehículos tipo moto, situación anómala ya que se entorpecerá el proceso de matrícula de vehículos nuevos en la secretaria.


No estoy de acuerdo con esta puesto que nosotros podemos suministrar a los entes de control que estamos al día con los dos requisitos que solicitan: migraciones y cargue de accidentalidad. Si el Ministerio tiene problemas de de traslado de la base de datos de la plataforma Ministerio hacia el RUNT, es algo externo que no es de nuestra competencias, por el contrario esto origino que yo le escribiera al Ministerio y les dijera de su presunta negligencia con este y otros Organismos de Transito. Puede observar el correo que le envié a las 4 y 40 y se dará cuenta de que el Ministerio tienen problemas con la plataforma, se sale de nuestras manos y no es justo para nosotros que lo interprete así. Por otro parte ya se solicitó con ese oficio del Ministerio la asignación de rangos. Nicolás soy previsivo y llevamos un mes rogándole al Ministerio que nos dé el visto bueno.



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Comparendos efectuados: al efectuar pruebas selectivas y solicitar información a la empresa remo (quien se encarga de todo lo relacionado con los comparendos) se pudo constatar que del año 2013 existen varios comparendos subidos al sistema pero sin la respectiva resolución de responsabilidad contravencional, situación que hace que los comparendos en mención hayan prescrito por términos, situación que hace que se pierda el esfuerzo realizado por los guardas de transito al realizar el respectivo comparendo, y a su vez se puede convertir en un detrimento patrimonial al no hacer efectivo el respectivo ingreso a las arcas municipales.


A pesar de pasar todos los días por el puesto del funcionario Juan David Arenas responsable del proceso, este me aduce subir absolutamente todo, para lo cual comencé con las auditorías realizadas el 24 de abril y la solicitada a REMO en el 8 de mayo que el funcionario no tiene todo al día, como me hacia creer.

Equipos donados: en inspección realizada y en verificación de inventarios se pudo verificar que en la secretaria existen equipos donados (un portátil y una impresora) por las empresas encargadas del CDA sin ingresar al inventario de la secretaria, lo cual deja en alto riesgo a los activos municipales y además desmejora mucho la calidad de la información contable municipal, generando una subvaloración de bienes y rentas.


No creo que eso ocurra ya que el municipio no invirtió un solo peso en esos elementos, fue por el contrario una buena gestión mía en conseguirlos ya que el municipio no tenia con que dotarnos.

Copias de seguridad: en entrevista con el secretario de transito se corroboro que si se efectúan copias de seguridad mensualmente, lo cual considero un largo tiempo para efectuar las copias, ya que en el caso de un siniestro o perdida de información el restablecimiento de las mismas será muy dispendioso y traumático para la administración municipal.

SEGURIDAD LOCATIVA:

Se observa que las instalaciones en términos generales se hallan en buen estado en cuanto a su planta física (iluminación, ruidos y ventilación) y equipos se refiere, salvo la oficina de archivo.



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En la oficina de archivo se detectaron graves anomalías que se constituyen en riesgo para la preservación y conservación de la documentación, tanto como para la salud del funcionario encargado de la misma.


Es importante que la administración sepa que no tengo para donde llevarme el archivo, en varias ocasiones le dije al alcalde que requeríamos de un nuevo local para archivo y no fue posible a esta pretensión. El local es en préstamo y el municipio no paga un solo peso, lo bueno es que hice esa gestión ahorrándole al municipio dinero, ese es el lado positivo, no es buscar solo el lado negativo, que me diga el municipio para donde llevo el archivo entonces.

Conexiones eléctricas: se pudo observar que las conexiones eléctricas se hallan en mal estado cables por fuera y empates en cinta, lo que representa riesgos de cortos circuitos e incendios.

Planta de alto voltaje: se detecto que en el lugar donde funciona el archivo de la secretaria de transporte y transito a un metro escasamente se encuentra la planta eléctrica de todo el edificio lugar restringido para todo el personal y que representa un alto grado de riesgo para el funcionario que allí labora.



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Productos químicos: se constato que en la oficina de archivo de la secretaria de transporte y transito se almacenan productos químicos, los mismos que representan riesgos para la salud del funcionario que allí labora por sus propiedades y característico olor penetrante, además consultadas las propiedades del xileno se pudo determinar que es un producto inflamable lo cual se constituye en un riesgo muy alto con respecto a un inminente incendio, si se tiene en cuenta que muy cerca de estos productos se halla una planta eléctrica de alto voltaje.


No tengo para donde llevarme ni el archivo ni la pintura, puesto que es un material de control y no quiero q se pierda, antes estaba en la oficina del SATT, era peor la situación. Cuando la Alcaldía me diga para donde los llevo y que estén seguros se llevaran a ese lugar.

El xileno, xilol o dimetilbenceno, C6H4(CH3)2 es un derivado dimetilado del Benceno. Según la posición

relativa de los grupos metilo en el anillo bencénico, se diferencia entre orto-, meta-, o para- xileno (o con sus nombres sistemáticos 1,2-; 1,3-; y 1,4-dimetilbenceno). Se trata de líquidos incoloros e

inflamables con un característico olor parecido al tolueno. Tomado de internet, negrilla fuera de texto.

http://es.wikipedia.org/wiki/Benceno

http://es.wikipedia.org/wiki/Grupo_metilo

http://es.wikipedia.org/wiki/Tolueno



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CONCLUSIÓN Se puede concluir que a pesar de que la secretaria de transporte y transito viene prestando sus servicios a la comunidad, creciendo y ampliando su portafolio de servicios a pasos agigantados, también se pueden hallar algunas situaciones o actividades deficientes, al momento de mirar detalladamente los procesos y procedimientos desarrollados por la dependencia, es claro que se hace necesario mejorar algunos eventos con el fin de mejorar el servicio, y garantizar la custodia de los bienes del estado de tal forma que se pueda dar cumplimiento al Plan de Desarrollo “Antioquia, Ciudad de Oportunidades”. RECOMENDACIÓNES

1. se recomienda adquirir un equipo y un escáner para la oficina de archivo en la secretaria de transporte y tránsito, pues todo el archivo se maneja solo físicamente y ante una eventual catástrofe no será posible la recuperación del mismo, cosa distinta seria si esta información estuviera en el sistema, con sus respectivas copias de seguridad. El Dr. Fernando Rios afirma que no depende de el, que lleva tres años incluyéndolo en el plan de compras y no me lo compran, pregúntele a Claudia Usuga o verifíquelo Usted mismo en el plan, yo preveo la Alcaldía me debe dar los recursos para poder trabajar.



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2. Se recomienda adquirir firma digital para las personas encargadas de

realizar los trámites de licencias, para que ante cualesquier eventualidad se pueda determinar la persona responsable de las actividades realizadas. Ya se inició hoy el trámite de compra de la firma digital.

3. Efectuar los trámites necesarios para la adquisición de nuevos rangos y placas para vehículos (moto), de tal forma que se puedan restablecer y optimizar la totalidad de los servicios en la secretaria de transporte y transito municipal. El Dr. Fernando dice que no es su culpa, Ya le explique este punto, no es culpa mía que el Ministerio tenga conflictos con su plataforma y nos perjudique a mas de 50 organismos de transito del País. Usted sabía esto Nicolás.

4. Se surgiré hacer las resoluciones que declaren la responsabilidad contravencional del infractor oportunamente, para evitar la prescripción de los comparendos como ha venido ocurriendo y se evidencio en la auditoría realizada. El Dr. Fernando ya fijo fechas para corregirlo, En la auditoria con REMO hoy, se fijaron fechas de mejoramiento de esta situación que personalmente informe al Señor Alcalde mediante oficio, por deficiencias en el cumplimiento de las funciones del Señor Juan David Arenas.

5. Es estrictamente necesario cuando una empresa o persona realice una donación (equipos, muebles, enseres, etc) a la secretaria de transporte y transito municipal, estos sean reportados de inmediato al almacén con el fin de que esta dependencia los individualice con plaqueta, cargue los bienes a al inventarios de la respectiva dependencia y a su vez se lleven a las cuentas del balance que representen dichas donaciones, mejorando la calidad de la información contable.

6. Es recomendable efectuar las copias de seguridad que respaldan la informaron de la secretaria de transporte y transito con mayor frecuencia y que a su vez dicha copia sea conservada y guardada en un lugar muy seguro y preferiblemente en otra de las dependencias de la administración municipal.

7. Se sugiere incluir en el inventario de la secretaria un botiquín y un extintor que existen en dicha dependencia, los bienes en mención se encuentran físicamente en la entidad pero al confrontar el inventario se pudo determinar que no están relacionados en el.



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8. Se recomienda efectuar la recarga al extintor de la dependencia, ya que este se encuentra relativamente vencido, pues su vencimiento está fijado para el mes de mayo, época en la cual realizamos la auditoria.

No siendo otro el objeto de la presente me despido, que dando atento a cualesquier inquietud que surja del presente informe. ______________________________ NICOLAS CARVAJAL P. Asesor de Control Interno ANEXO: Relación de comparendo Relación de diferencias halladas en el inventario Comparendo al cual se le solicito la prescripción por términos Constancia del archivo donde se evidencia la carencia de rangos para vehículos tipo moto. Copia: Dr. Frey León Rodríguez Vargas, Alcalde Municipal

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