roihu2016.fi

Suomen Partiolaiset ja Roihu – Office 365 Suomen suurimman nuorisotapahtuman

suunnittelussa31. maaliskuuta 2016 | Juha Mustonen

Suomen Partiolaiset vuonna 2016

Suomen suurin nuorisojärjestö.

Jäsenistöä 65 000 henkeä.

Partion jäsenmäärä on kasvanut koko maassa.

vuodesta 2012 Nopeinta kasvu on ollut Uudellamaalla, jopa noin 15 % vuodessa.

Suomen Partiolaiset jakautuu 11 alueelliseen piiriin, paikallisia lippukuntia on 750 kpl.

Roihu 2016 on Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry:n projekti, joka toteutetaan toimintakaudella 2015-2016, huipentuen yhdeksän päivän mittaiseen leiriin heinäkuussa 2016.

Vuoden mittainen projekti (Finnjamboree-vuosi 2016), joka vaikuttaa koko järjestön jäseniin, ei siis ainoastaan kesäleiri. Roihuvuosi muodostuu kevään Kipinä-tapahtumista, kesän suurleiristä ja syksyn Hiillos-tapahtumista.

Projektiin osallistuvat luonnollisesti kaikki ikäkaudet sudenpennuista – vaeltajiin. Leiriosalle 20.7. - 28.7.2016 osallistuvat ikäkaudet tarpojista – vaeltajiin (12-22 –vuotiaat).

Projekti toteutetaan pääosin vapaaehtoisvoimin, aktiivisesti pyrkien siihen, että projektin tekijöissä on kattava otos koko järjestön jäsenistöstä.

Leiriosalle odotetaan jopa 17.000 partiolaista, joista 3.000 ulkomailta.

Roihu 2016 pähkinänkuoressa

PaA

Roihu 2016 leirialue

JOPA 17 000 OSALLISTUJAA JA 11.000 VIERAILIJAA NOIN 4 MEUR BUDJETTI

MELKEIN 185 000 VAPAAEHTOISTYÖTUNTIA

NYT JO TEHTY LÄHES 10 000 VAPAAEHTOISTYÖTUNTIA

JOPA 17 000 OSALLISTUJAA, JA 11.000 VIERAILIJAA NOIN 4 MEUR BUDJETTI

MELKEIN 185 000 VAPAAEHTOISTYÖTUNTIA

NYT JO TEHTY LÄHES 10 000 VAPAAEHTOISTYÖTUNTIA

MIKSI?

KASVATUSProjekti kasvattaa ja kehittää osallistujiaan

ja tekijöitään

ELÄMYSProjekti kehittää partion sisäistä ja ulkoista kuvaa

YHTEISTYÖProjekti lisää

avoimuutta, yhteistyötä ja kumppanuutta partion sisällä ja

ulospäin

STRATEGIAProjekti tukee partion

strategiaa

Roihu 2016 on projekti...valtava projekti

roihu2016.fi

1979 1985 1990 1996 2004 2010 2016”ATK:ta käytettiin

merkittävästi enemmän kuin

partioleirillä koskaan. Lienee

selvää, ettei ATK:n käyttö

tulevaisuudessa ainakaan vähene.”

”Tarus oli ensimmäinen

sähköpostiajan suurleiri.

Nettitiimi loi jotain ihan uutta

partiomaailmaan: leirin käyttöön suunnitellun extranetin, Solmun.”

Loiston projekti-työntekijälle

hankittiin partiotoimiston ensimmäinen

läppäri ja sähköposti.

Käytössä ennen kaikkea

sähköposti, mutta myös SharePoint tiedostojen

tallentamiseen.

Office 365 aktiivisessa käytössä.

Ensimmäinen todellinen some-ajan

leiri.

Roihu-organisaatioLEIRITOIMIKUNTA

- Leirinjohtajat- Projektipäällikkö- Osa-aluejohtajat

KASVATUS ELÄMYS YHTEISTYÖ RESURSSI PALVELUT

- kasvatus- ikäkaudet- oppiminen- roihuvuosi

- tarina- kaavoitus- markkinointi- viestintä- digipalvelut- grafiikka

- yhteistyö- KV - osallistuminen- alaleirit

- talous- hankinta- myynti- henkilöstö

- tekniikka- turvallisuus- lääkintä- huolto- toimisto- tiedonhallinta

roihu2016.fi

Teemme uudenlaista Finnjamboreeta uudella tavalla

• Tekniset mahdollistajat: • Sosiaalinen media• Mobiililaitteet• Paremmat yhteydet

• Sukupolvenvaihdos:• Erilaiset toimintamallit ja työtavat

• Organisoituminen: • Linjaorganisaatiosta matriisiorganisaatioon

• Tavoitelähtöinen tekeminen: • Miksi teemme jotain? • Miltä se tuntuu osallistujasta? • Miten se kasvattaa?

roihu2016.fi

Aski – välineitä Roihun tekoon

roihu2016.fi

Miten hyödynnämme työkaluja?• Skype for Business: jo nyt yli tuhat vapaaehtoista tekijää

ympäri Suomea etäkokoukset erittäin tärkeitä• Yammer: uusi kanava keskusteluun ja suunnitelmien

kommentointiin tiimien sisällä ja välillä• Erityisen tärkeää matriisiorganisaatiosssa• Yammer on ollut monelle iso muutos tekemisessä• Yammer on vähentänyt sähköpostiliikennettä erittäin paljon

• SharePoint: tiedon keräämiseen, työstämiseen ja käsittelyyn• Tedostojen lisäksi käytetään paljon listoja mm. tehtävien eli

pestien kuvaamiseen, rekrytointiin, aktiviteettien suunnitteluun sekä palveluiden tilaamiseen palveluorganisaatiolta

• Sähköposti, sähköpostilistat, Office Online, wikisivut, OneDrive• Erityisesti OneNote on ollut monelle hyödyllinen työkalu

roihu2016.fi

Pelkät työkalut eivät riitä• Tekijöiden määrä nelinkertaistuu 6 kk välein

kovat vaatimukset työkaluille ja toimintatavoille

• Tekijöille on tarjottu opastusta mm. tiedonhallinnan toimintamalleista sekä hyvistä käytännöistä

• Opastus on ehdottoman tärkeää erityisesti ydinjoukolle alkuvaiheessa asettaa suunnan tekemisen tavoille projektin laajentuessa

roihu2016.fi

Projektikäytäntöjä on jaettu mm. blogeissa

1.Vastuu viestin perillemenosta on aina lähettäjällä

2.Valitse sopiva kanava3.Varmista, varmista ja

varmista

roihu2016.fi

Ympäristömme luo lisähaastetta työkalujen käyttöön

• Käyttäjäkunta on hyvin moninainen• Osa työskentelee sähköisesti, Office 365 voi olla tuttu • Osa ei juuri käytä sähköisiä juuri lainkaan opettelua

• Tekniset välineet vaihtelevat paljon• Uusia ja vanhoja laitteita• Omia ja työnantajan laitteita• Tietokoneita ja mobiililaitteita• PC:itä ja Maceja• Nopeita ja hitaita yhteyksiä

• Osalla useita Office 365 -tunnuksia • Työpaikan, oppilaitoksen, muiden organisaatioiden

• Monilla ei ole Office-ohjelmia (tai versiot ovat vanhoja)

roihu2016.fi

Palautetta käyttäjiltä: positiivista• Helpottaa, kun kaikki tiedot samassa paikassa, on

mahdollista löytää myös muiden tekemisiä• Yhteinen työkalu on ollut hyödyllinen verrattuna

sähköposteihin ja sekalaisiin pilvipalveluihin• ”Nämä on parhaat työkalut, mitä missään projektissa

olen ikinä nähnyt” ja ”Aski <3”• Yammer antaa mahdollisuuden keskusteluun ja nopeaan

kommentointiin, kätevämpi kuin sähköposti• SharePoint-listat mahdollistavat huomattavasti

kätevämmän tietojen keräyksen ja käsittelyn verrattuna sähköpostiin, Exceliin tai irrallisiin lomakkeisiin

• Valmis järjestelmä on ollut helppo (vrt. itse koodattu)

roihu2016.fi

Palautetta käyttäjiltä: kehitettävää• Usean Office 365 -tilin yhteiskäyttö on ollut haasteita• Mobiilikäytettävyyttä voisi edelleen kehittää

(mm. SharePoint, Yammerin newsfeed); tai projektissa tukea alusta lähtien paremmin eri käyttötapoja?

• Yammer tulvii tietoa ja on tuonut mukanaan sosiaalisen median lieveilmiöitä kaikki eivät halua käyttää

• Käyttö joskus hidasta ja tökkivää osa tiimeistä on esim. vaihtanut Skype for Busineksen tavalliseen Skypeen

roihu2016.fi

Miten ihmeessä näitä projekteja

oikein tehtiin ennen näitä työkaluja...

KIITOS!

roihu2016.fi