Gestión de stocks de medicamentos

Ana Mª Valle Díaz de la GuardiaServicio de Farmacia

Hospital Universitario San Cecilio (Granada)

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADABIBLIOGRAFÍA CONSULTADA

ÍNDICEÍNDICE• Gestión de stocks

– Objetivos– Factores– Costes– Técnicas

• Stocks– Definición– Tipos

• Aprovisionamiento• Control de calidad

GESTIÓN DE STOCKS: ObjetivosGESTIÓN DE STOCKS: Objetivos

• Mantener el volumen del stock al más bajo nivel compatible con el suministro regular de las necesidades del hospital.

• Minimizar el importe total del inventario.• Minimizar las roturas de stocks.• Procurar una eficiente utilización de los

recursos.• Realizar una proyección de la evolución del

consumo que permita establecer un programa de compras.

• ¿Cómo?– Estableciendo una previsiones de consumo– Estudiando los plazos de entrega del proveedor– Realización de inventarios periódicos– Utilizando una aplicación informática de gestión

que realice análisis de consumos por grupo terapéutico, p.a., especialidad, servicio, paciente…


El objetivo básico es mantener un nivel de stock óptimo:

Tener suficiente cantidad de medicamentos para satisfacer la demanda externa y evitar

roturas de stock

pero siempre de forma que su almacenamiento resulte rentable, evitando que haya un exceso

inútil del mismo.


• Controlables

Cantidad a pedir

Fecha de pedido

Coste del pedido

Stock de seguridad

• No Controlables

Demanda

Plazo de entrega

Caducidad de los medicamentos

Espacio en el almacén

Costes de gestión

GESTIÓN DE STOCKS: FactoresGESTIÓN DE STOCKS: Factores

Oltra, Juan V. Gestión de stocks. 2003

GESTIÓN DE STOCKS: FactoresGESTIÓN DE STOCKS: Factores

Los costes más importantes asociados a un sistema de gestión de stocks se pueden agrupar en:

• Costes de adquisición• Costes de realización de pedidos• Costes de almacenamiento• Costes de ruptura de stock

GESTIÓN DE STOCKS: CostesGESTIÓN DE STOCKS: Costes

• Para una buena gestión logística de stocks hay que controlar:

Entradas

Salidas

GESTIÓN DE STOCKS: TécnicasGESTIÓN DE STOCKS: Técnicas

• Este control del flujo de información permitirá:

•Elaborar correctas propuestas de pedido•Analizar la utilización de medicamentos•Asignar costes a cada Área, Servicio ó Unidad•Elaborar informes rigurosos

1-1- Automatización de los pedidos del stock de planta, mediante la solicitud del pedido a través del sistema informático. Con esto se consiguen varios objetivos:– La organización del trabajo del Servicio de

Farmacia no depende de la llegada del pedido en papel.

– No se produce desplazamiento de personal– Disminuyen los errores de transcripción


2-2- Controles periódicos de inventario

3-3- Utilizar sistemas automatizados de clasificación, almacenaje y dispensación (Kardex®)


4- 4- Realizar clasificación ABC de los medicamentos

• Es un sistema de clasificación de los artículos con objeto de realizar un seguimiento más estrecho de las existencias.

GRUPO AMedicamentos muy importantes desde

el punto de vista económico

GRUPO BMedicamentos

moderadamente importantes desde el

punto de vista económico

GRUPO CMedicamentos poco

importantes desde el punto de vista económico

Técnica ABCTécnica ABC

• GRUPO A:

Sus existencias representan un % pequeño respecto al total de medicamentos pero suponen la mayor parte del gasto (70%-80%)

• GRUPO C:

Representan un alto % en unidades físicas respecto al total (70%-80%) pero suponen muy poco gasto (10%-15%)

Clasificación ABCClasificación ABC

% artículos

% gasto

15 30 100

100 85

70

A B C

Clasificación ABCClasificación ABC(Diagrama de Paretto)(Diagrama de Paretto)

• El grupo A requiere una especial vigilancia, seguimiento y control, porque el coste de almacenaje es muy alto. Su inventario deberá realizarse con más frecuencia que en el resto de los grupos.

• El grupo C es lo contrario, porque no tiene una incidencia importante sobre el valor total del stock.

Clasificación ABCClasificación ABC



• StocksStocks– Definición– Tipos

• Aprovisionamiento• Control de calidad

• Conjunto de artículos acumulados en espera de su utilización más o menos próxima. Son las existencias de un determinado producto que permite abastecer a los usuarios.

• Nivel de stock: cantidad de existencias de un medicamento almacenado en un momento dado.

DEFINICIÓN DE STOCKDEFINICIÓN DE STOCK

Nivel de stockNivel de stock

Unidades de medicamento

Tiempo

Aprovisionamiento

Nivel de stockNivel de stock

Criterio funcional• Stock activo• Stocks máximo y

mínimo• Stock de seguridad• Stock de alerta• Stock estacional• Stock sobrante

Criterio operativo• Stock óptimo• Stock cero• Stock físico• Stock neto• Stock disponible

TIPOS DE STOCKTIPOS DE STOCK

- Es denominado también stock operativo.

- Sirve para atender la demanda normal del proceso asistencial.

Unidades

Tiempo

Stock activo

Stock activoStock activo

- Stock máximo: límite superior de las existencias.

- Stock mínimo: límite inferior.

Stocks máximo y mínimoStocks máximo y mínimo

Existen aplicaciones informáticas que establecen para cada artículo su stock máximo

y mínimo, basándose en su consumo.Estos valores se van actualizando

periódicamente.

• Es un volumen de existencias que tenemos en el almacén por encima de lo que normalmente vamos a necesitar, para hacer frente a las demandas inesperadas y retrasos imprevistos en las entregas de los proveedores.

• Funciona como un «colchón» complementario al stock operativo. Ayuda a evitar las roturas de stock.

Stock de seguridadStock de seguridad

• La cantidad de este stock dependerá:

• Variabilidad de la demanda

• Variabilidad en el plazo de entrega

• Riesgo que estemos dispuestos a admitir en caso de encontrarnos sin existencias


Unidades

Tiempo

Stock de seguridad

¿Cómo se calcula? Varias formas:


a)a)Consumo máximo mensual x nº de días plazo de seguridad

30 días

b)b) Stock de seguridad = (Pme - Pe) x Dm

Pme= Plazo máximo de entrega en díasPe = Plazo de entregaDm = Demanda media anual de artículo

• Es una cantidad de existencias situada entre el stock máximo y el mínimo, necesarias para hacer frente a la demanda durante el período de reposición.

• Cuando las existencias alcanzan este volumen de stock, se ha de realizar un nuevo pedido.

• Por tanto, el stock de alerta nos indica el punto de pedido.

Stock de alertaStock de alerta

• ¿Cómo calcularlo?

Stock de alerta/punto de pedidoStock de alerta/punto de pedido

Stock de seguridad +

(Consumo medio diario x Días obtención pedido)

Consumo previsto durante el período

de entrega del producto

P.p. = Stock de seguridad + Consumo previsto durante la entrega

Tiempo

Existencias

pedidorecepción

Stock de alerta

Stock de alerta/punto de pedidoStock de alerta/punto de pedido

Stock máximo

Stock mínimo

• Se crea para hacer frente a un aumento esperado del consumo por cambio de estación o temporada. Aunque tiene cierto carácter comercial, existen medicamentos con un consumo estacional, por ejemplo:– Broncodilatadores en primavera– Palivizumab para la prevención del VRS en recién

nacidos– Antivirales en período gripal

Stock estacionalStock estacional

• Son existencias de medicamentos con las que no se contaba al inicio de la gestión. Aparecen por:

■ Errores en la emisión del pedido ó en su transporte.

■ Devoluciones a proveedor no admitidas.

■ Devoluciones de planta porque no se utiliza (por cambio de tratamiento, por alta o exitus)

■ Devoluciones de pacientes externos.

Stock sobranteStock sobrante

• Es el que compatibiliza una adecuada atención a la demanda y una rentabilidad maximizada teniendo en cuenta los costes de almacenaje.

TIPOS DE STOCK –TIPOS DE STOCK – Criterio operativoCriterio operativo

1)1) Stock óptimo Stock óptimo

2)2) Stock cero Stock cero• Consiste en trabajar bajo demanda, es decir, sólo se compra

el medicamento cuando se necesita para atender a un paciente concreto.

• En los Servicios de Farmacia se emplea para peticiones especiales de medicamentos relativamente costosos, no incluidos en la GFT.

3)3) Stock físico: Stock físico: Es la cantidad de artículo disponible en un momento determinado en el almacén. Nunca puede ser negativo.

4)4) Stock neto: Stock neto: Es el stock físico menos la demanda no satisfecha. Esta cantidad sí puede ser negativa.

5)5) Stock disponible: Stock disponible: Es el stock físico, más los pedidos en curso del artículo a los proveedores, menos la demanda insatisfecha.

TIPOS DE STOCK –TIPOS DE STOCK – Criterio operativoCriterio operativo

• Disponemos en el almacén del Servicio de Farmacia de 100 unidades de Meronem®1 g, pero recibimos un pedido de planta de 120 unidades. Para corregir la demanda insatisfecha de esas 20 unidades hacemos un pedido al laboratorio de 50.

¿Cuál es el stock físico? 100 unidades¿Cuál es el stock neto? 100 – 120 = -20 unidades¿Cuál es el stock disponible? 100 + 50 – 20 = 130 unidades

Caso prácticoCaso práctico




• AprovisionamientoAprovisionamiento• Control de calidad

• Consiste en adquirir y poner a disposición del hospital los medicamentos necesarios para la actividad diaria, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en término de tiempo, calidad y precio.

APROVISIONAMIENTOAPROVISIONAMIENTO

¿Cuándo? ¿Cuánto?

La importancia terapéutica del medicamento La frecuencia de utilización El volumen físico que ocupa en el almacén El precio unitario del medicamento La estimación del consumo Los costes de la gestión del pedido

APROVISIONAMIENTO - FactoresAPROVISIONAMIENTO - Factores

• MODELOS DETERMINISTAS DE GESTIÓN DE STOCKS:

APROVISIONAMIENTO - APROVISIONAMIENTO - ¿Cuándo pedir?¿Cuándo pedir?

1-1- Por períodos fijos2-2- Por punto de pedido

1-1- Aprovisionamiento por Aprovisionamiento por periodos fijosperiodos fijos

• Se realiza mediante un calendario fijo (por ejemplo, todos los primeros de mes)

• La cantidad de pedido puede ser fija ó variable:a)a) Pedido de cantidades iguales en fechas fijas

b)b) Pedido de cantidades variables en fechas fijas

a)a) Pedido de cantidades iguales en fechas fijas

- El periodo de reaprovisionamiento es fijo- La cantidad que llega al almacén siempre es la misma- El stock medio es el resultado de dividir la cantidad de pedido entre 2

b)b) Pedido de cantidades variables en fechas fijas

• Consiste en pedir cuando se alcanza el stock de alerta (el punto de pedido)

• El punto de pedido es el nivel de existencias que exige la realización de un nuevo pedido a fin de satisfacer las necesidades de consumo.

• Las aplicaciones informáticas facilitan el proceso.

2-2- Aprovisionamiento por punto Aprovisionamiento por punto de pedidode pedido

2-2- Aprovisionamiento por punto Aprovisionamiento por punto de pedidode pedido

P.p. = Stock de seguridad + Consumo previsto durante la entrega

APROVISIONAMIENTO - APROVISIONAMIENTO - ¿Cuánto pedir?¿Cuánto pedir?El cálculo exacto de la cantidad

óptima de pedido requiere conocer:

• Los consumos o la estimación de las necesidades anuales.

• El precio unitario de adquisición.

• Los costes de financiación del inventario inmovilizado.

• Los costes de gestión del pedido.

APROVISIONAMIENTO - APROVISIONAMIENTO - ¿Cuánto pedir?¿Cuánto pedir?

☻ Fórmula de Wilson:Permite definir la cantidad óptima de pedido (Q*) a partir del coste de gestión (a), el coste de inmovilización (T), la cantidad anual que debe adquirirse (S) y el precio unitario (u).

☻ Cálculos sencillos

APROVISIONAMIENTO - APROVISIONAMIENTO - ¿Cuánto pedir?¿Cuánto pedir?

Cantidad a pedir = Stock máximo – Stock actual

• El cálculo de las cantidades a pedir de cada artículo es una operación que debe realizar la aplicación informática, comparando el stock actual con los stocks máximo y mínimo.




• Aprovisionamiento• Control de calidadControl de calidad

► Índice de rotación del stock

► Índice de cobertura

► Número de roturas de stock

CONTROL DE CALIDAD CONTROL DE CALIDAD DE LA GESTIÓN DE STOCKSDE LA GESTIÓN DE STOCKS

• Expresa el grado de renovación de los medicamentos almacenados durante un determinado período de tiempo

• Se calcula dividiendo el importe del consumo entre el importe del inventario.

ÍNDICE DE ROTACIÓN DE STOCKÍNDICE DE ROTACIÓN DE STOCK

ÍNDICE DE ROTACIÓN = Consumo (€)

Existencias (€)

ÍNDICE DE ROTACIÓN = Consumo (€)

Existencias (€)

Consumo: 4.300.000 €Existencias: 4.000.000 €

EJEMPLO: cálculo del índice de rotación de las existencias totales durante 1 mes

Índice de rotación = 1,08 (108%)





• Calcula el tiempo (en días) que el stock disponible es capaz de cubrir la demanda.

• Se calcula dividiendo las existencias entre el consumo mensual:

ÍNDICE DE COBERTURAÍNDICE DE COBERTURA

ÍNDICE DE COBERTURA

Existencias

Consumo mensualx 30 días=

• Este índice muestra el tiempo promedio que tardan las existencias en agotarse.

ÍNDICE DE COBERTURA

Existencias

Consumo mensualx 30 días=

ÍNDICE DE ROTACIÓN =

Consumo (€)

Existencias (€)


Índice de rotación = 1,08 (108%)Índice de cobertura = 28 días





• Se produce cuando no se puede hacer frente a la demanda de un medicamento por falta de existencias en el almacén.

• Lo ideal es reducir este número al mínimo• Supone costes adicionales• Posibles vías utilizadas para resolver el

problema:– Pedido al laboratorio farmacéutico fuera del

periodo establecido.– Préstamo de otro hospital– Pedido a un proveedor alternativo

Nº DE Nº DE ROTURASROTURAS DE STOCK DE STOCK

MUCHAS GRACIAS POR MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓNVUESTRA ATENCIÓN

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Gestión de stocks de medicamentos