1.5 INDICADORES DE GESTION DE STOCKS Unidad Didáctica 1 Gestión de Stocks y Almacén

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  • 1.5 INDICADORES DE GESTION DE STOCKSUnidad Didctica 1Gestin de Stocks y Almacn

  • *IndicadoresUn ndice, indicador o ratio es una relacin entre dos variables relacionadas entre s que proporciona informacin vlida para la toma de decisiones.Un indicador no expresa nada por s mismo; adquiere significacin al comparar la evolucin de un mismo indicador a lo largo de un perodo de tiempo, o cuando comparamos el mismo indicador correspondiente a varias entidades (almacenes, proveedores, transportistas, etc.)Se utilizan tambin para establecer los objetivos del almacn

  • *Indicadores y KPISe denominan frecuentemente KPI, iniciales de Key Performance Indicator o Indicador Clave de Gestin.Suelen expresarse en % o en tanto por uno y deben obtenerse mensualmente (en algunos casos puede ser trimestral o anualmente).A lo largo del Mdulo vamos a ver los principales indicadores utilizados para evaluar/medir el resultado de la actividad del almacn y si sta mejora o empeora a lo largo del tiempo.

  • *Principales KPIsEn general los KPI deben medir cuatro magnitudes de la gestin del almacn:Volumen de actividadNivel de servicio Nivel de calidadProductividad/CosteVamos a ir viendo los ms habituales en cada fase (entradas, almacenamiento, salidas, etc.), aunque pueden expresarse de muchas formas. Lo esencial es que:Reflejen adecuadamente la gestin del almacnSe registre su evolucin en el tiempoSean relativamente fciles de obtener (idealmente que los proporcione el sistema informtico de forma directa, aunque hay que comprobar que los da correctamente).

  • Gestin de Stocks (I)Gestin de stocks es planificar, organizar y controlar los stocks y su correspondiente flujo a lo largo de procesos y operaciones. Para cualquier artculo y perodo se cumple que:Existencia inicial + Entradas = Existencia final + SalidasEn la mayora de las ocasiones es difcil actuar sobre el flujo de salida de los materiales ya que suele depender de decisiones tomadas por otras personas: los clientes internos o externos. Es prcticamente imposible cuando se sirve a clientes externos y puede ser algo ms controlable cuando el stock (en parte o en su totalidad) est destinado a satisfacer las necesidades de clientes internos.*

  • Gestin de Stocks (II)Por ello, en lo referido al flujo de salida, los esfuerzos de la gestin de stocks se encaminan hacia intentar prever la demanda de la manera ms precisa posible y en funcin de ella, de las existencias actuales y del nivel de existencias final deseado, gestionar el flujo de entradas.Para gestionar adecuadamente el flujo de entradas, habr que responder a algunas preguntas:Cundo debemos emitir una orden de pedido o fabricacin?Qu cantidad debemos solicitar en cada orden de pedido o fabricacin?Cuntas unidades de cada artculo debemos mantener en stock?

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  • Gestin de Stocks (III)Las respuestas a estas preguntas, es decir, los parmetros de la gestin de stocks, no tendran por qu ser idnticos para todos los productos en existencia, lo que nos lleva a una nueva pregunta:Bajo qu criterios debemos clasificar los artculos en stock para aplicarles uno u otro tipo de gestin de stocks?Obviamente, para poder responder a estas preguntas se necesita conocer una serie de variables, datos y parmetros que nos permitan obtener respuestas adecuadas. Esto nos lleva a la pregunta final referida a la gestin de stocks:Cmo controlar el sistema de gestin de stocks para poder tomar esas decisiones?

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  • Funcin de AprovisionamientoLa misin general de la funcin de aprovisionamiento es obtener del exterior a la empresa los materiales, productos y servicios que sta necesita para su funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos, con los niveles de calidad necesarios y al menor precio que permita el mercado.La funcin de aprovisionamiento est muchas veces dividida en dos actividades:Planificacin, quien determina qu, cunto y cundo es necesario obtener de los proveedores exteriores.Compras, quien determina qu proveedor puede satisfacer las necesidades determinadas por Planificacin en las mejores condiciones de mercado.La funcin de Planificacin (que puede recibir otros nombres) es quin gestiona los stocks.*

  • ndice de Rotacin (I)Indica el nmero de veces que un artculo o un conjunto de artculos se renueva a lo largo de un ao o de un perodo determinado:

    Es un nmero sin unidades, abstracto y por tanto numerador y denominador deben estar en las mismas unidades (, unidades, pals, kilos). Puede ser de un producto, de un conjunto de productos o de la totalidad de los productos de un almacn.En general, cuanto mayor es la rotacin se considera que la gestin de stocks es ms eficiente, siempre que no haya descensos del nivel de servicio.

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  • ndice de Rotacin (II)Si es en euros y es un producto terminado que se vende a clientes, el total de salidas debe expresarse a precio de coste, no a precio de venta. Ha de tenerse precaucin con esto porque la mayora de las empresas obtienen la cifra de rotacin global de su stock de productos terminados o de sus stocks totales, y muchas veces la nica forma que hay de expresarlo es en euros (adems muchas veces proviene de Financiero)Las cifras de rotacin expresadas en unidades fsicas y en unidades monetarias no coinciden casi nunca al incluir estas ltimas el factor del coste del producto. Pueden coincidir nicamente para artculos aislados y en perodos donde no haya habido variaciones en el coste del producto.

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  • Stock medio de un perodoCuando se trata de calcular el stock medio de un artculo en un perodo suelen utilizarse dos mtodos dependiendo de los datos de que se disponga:

    La media aritmtica de los datos disponibles. Es lo que se hace cuando se calcula el stock medio anual a partir de los datos mensuales de stock al cierre de cada mes.La suma de los stocks inicial y final del perodo dividida entre dos. Es lo que se hace cuando se calcula el stock medio de un mes a partir de los datos de stock al cierre de dos meses consecutivos.

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  • Stocks de alta y baja rotacinEl ndice de rotacin sirve muchas veces en las empresas para dividir la totalidad de sus stocks en dos grandes grupos:Stock activo o de rotacin alta. Est constituido por los artculos que tienen un movimiento ms o menos regular de entradas y salidas; es el que hace frente a las demandas normales del proceso productivo de la empresa o de los clientes.Stock de baja rotacin o muerto. Est constituido por los productos que tienen poco movimiento de salidas o que, directamente, se han quedado obsoletos. Uno de los objetivos de la gestin de stocks debe ser evitar su aparicin o, en el caso de que apareciesen, su eliminacin con el mnimo perjuicio econmico para la compaa.El umbral de rotacin que separa ambos grupos lo establece cada empresa en funcin de sus propios criterios.*

  • ndice de CoberturaIndica cuanta demanda por unidad de tiempo (da, semana, mes) puede cubrirse con el stock medio de un perodo o con un determinado stock puntual (por ejemplo al cierre del mes). Tambin puede hacerse de un conjunto de productos o de un slo producto.

    En un ao (o siempre que hablemos del mismo perodo de tiempo) es el inverso de la rotacin. Puede hallarse tambin a partir de cualquier cifra de rotacin convirtiendo las correspondientes unidades temporales.Desde el punto de vista de la gestin de stocks, es ms importante la cobertura de demanda futura que nos proporciona el stock de un artculo en un momento dado, que la cobertura del stock medio de un perodo de un grupo de productos.

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  • Stocks y Capital CirculanteDe todos los activos de una empresa, los stocks forman parte de lo que recibe el nombre de capital o activo circulante, que se caracteriza por estar compuesto por elementos que pueden ser convertidos en dinero lquido sin prdida significativa de valor en plazo inferior a un ao, a diferencia del activo fijo cuya conversin en liquidez requiere normalmente ms de un ao.Adems de los diferentes tipos de stock, forman parte del capital circulante la tesorera, las cuentas a cobrar y las cuentas a pagar (stas con signo negativo).En trminos generales los stocks pueden llegar a suponer hasta el 50% del activo total de una empresa.

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  • ROIEl ROI (Return On Investment o Rentabilidad del activo) es un concepto esencial a la hora de evaluar una inversin o medir la eficiencia de una empresa. Viene dado por la expresin:

    Donde AF y AC significan activo fijo y activo circulante, respectivamente. De aqu se deduce que una buena gestin de stocks que minimice la inversin en existencias contribuir a mejorar el ROI de la empresa.

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  • Relacin entre Rotacin y ROIPuede deducirse tambin el porqu de la importancia de la rotacin de los stocks. El beneficio es la diferencia entre los ingresos por ventas y el coste de las mercancas vendidas (CMV o CGS, Cost of Goods Sold). La rotacin viene dada por:

    Un valor alto del ndice de rotacin contribuye, por tanto, a la mejora del ROI.*

  • Lote Econmico y Punto de PedidoEs uno de los modelos ms clsicos de gestin de stocks y da respuesta a dos de las principales preguntas de la gestin de stocks: cunto comprar (o producir) y cundo lanzar un pedido o una orden de produccin:Q (Lote Econmico). La cantidad en unidades que debemos pedir en cada pedido que hagamos al proveedor (o proveedores) de ese producto. Se denomina muchas veces por sus iniciales en ingls EOQ (Economic Order Quantity)PP (Punto de Pedido). La cantidad del producto en existencia que marca el momento en que debemos lanzar un pedido al proveedor. Cuando nuestro stock llegue a esa cantidad deberemos lanzarle un pedido.Ambos se expresan en unidades de producto pero no hay que confundirlos: Q responde al cunto y PP responde al cundo.

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  • Determinacin de QVamos a determinar la cantidad ptima, Q, lote econmico de pedido, que hace