Kokemuksia palvelu- ja tietojärjestelmäintegraatiosta

Mitä voimme oppia menneisyydestä?

Pirkko Nykänen, professor emeritaUniversity of Tampere

Faculty of Natural Sciences

21.3.2017Faculty of Natural Sciences

Palvelu- ja asiakastietojärjestelmien integraation vaikutukset sosiaali- ja terveyspalveluissa

• Valtioneuvoston kanslian selvitys- ja tutkimussuunnitelman toimeenpanoon liittyvä tutkimus 3/2016-12/2016(tietokayttoon.fi)

• Tampereen yliopisto: Johtamiskorkeakoulu, Informaatiotieteiden tieteenalayksikkö

• Raportti: Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisusarja 2/ 2017, 95 s.

21.3.2017

Tutkimuksen menetelmät• Systemaattinen kirjallisuuskatsaus

• Kirjallisuustietokannat, aikaväli 2005-2016, 1698 artikkelia >> 1258 >> 55 >> 18 artikkelia - Scopus, EBSCOhost, Web of science, PubMed, ProQuest, CochraneLibrary, ScienceDirect, Emerald

• Asiantuntijoiden teemahaastattelut – 40 asiantuntijaa Suomesta - aiemmat integraatiot, kokemukset, vaikutukset, tulevaisuus

• CASE – kokemukset - Hattula, Hollola, Hämeenlinna, Kuusamo, Salo, Tampere, Turku, Eksote

• Hyvien käytäntöjen analyysi – laatupalkintomallit, European Interoperabilityframework

• Kansallinen aineisto - Raportit, lait, asetukset, valtionhallinnon suunnitelmat ja julkaisut

• Tutkimusryhmän brainstorming – sessiot - Säännöllisesti

21.3.2017

Kokemuksia palvelu- ja tietojärjestelmäintegraatiostaKirjallisuus – palvelu & tj -integraatio

21.3.2017

Lainsäädäntö asettaa esteitä – työnjako, toimivaltuudet, rahoitus, toimeenpano, tulosraportointi, julkisen hallinnon kapasiteetti panna toimeen systeemitasoisia uudistuksia, politiikan tavoitteiden ja reformien käytännön toteutuksen välillä usein ristiriitoja, reformien toimeenpanon koordinointi ja johto usein huonoa –viiveitä, huonoa asiakaspalautettOnnistuminen edellyttää yhteisiä päätöksiä ja sopimuksia eri organisaatioiden kesken läpi koko sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmän, reformien toimeenpanon riskit ja ongelmat ovat usein liittyneet yhteistyön ongelmiin, on syntynyt kilpailua ja osaoptimointia, toimintaprosessien johtaminen puutteellista, muutosjohtamisen käytännöt puuttuvat

Sosiaali- ja terveydenhuollon professioiden erilaiset ammatilliset tietopohjat, käytännön toimintamallit, ammatilliset arvot, erilaiset organisaatio- ja toimintakulttuurit, reformien suunnittelu helppoa – toteutus vaikeaa, kommunikaatio-ongelmia ammattilaisten ja palvelujen käyttäjien kesken, puutteellista työnjakoa potilasohjauksessa, erityisesti moniongelmaisten potilaiden kanssa

Tietojärjestelmäintegraation kirjallisuusaineisto vähäistä - Huomiota kiinnitettävä integraatiossa kaikkiin integraation sidosryhmiin ja sidosryhmien kulttuurisiin tekijöihin

MAKRO

MESO

MIKRO

Kokemuksia palvelu- ja tietojärjestelmäintegraatiostaAvainhenkilöiden haastattelut

21.3.2017

• Palveluintegraatioon kiinnitetty paljon huomiota • Suomi on ollut edistyksellinen: Asiakas- ja potilaslähtöisyys, organisaatiorakenteiden uudistaminen, erilaiset

muutosohjelmat, tilaaja-tuottajamalli, sosiaalilautakuntien ja terveyslautakuntien yhdistäminen

• Tulokset kuitenkin vähäisiä • palvelujärjestelmä on pirstaleinen ja tarvetta on systeemitasoiseen uudistamiseen

• Potilastietojärjestelmien kehittäminen alkoi varhain 1960-luvulla• pioneeritoimintaa – tiedonsiirron ja tiedon hyödynnettävyyden merkitys ymmärretty vähitellen,

yhteentoimivuuttaa edistetty, silti paikallisesti ja alueellisesti yhteentoimivuuden ongelmia

• Potilastietojärjestelmien integraatio edennyt hitaasti, mutta johdonmukaisesti• Vertikaalisesti KANTA toteuttaa integraation, KELAn rooli merkittävä tiedon integraattorina, valtionhallinnossa

tehty pitkäjänteistä työtä mm. lainsäädännön ja tietomäärittelyjen osalta

• Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäkehityksen ’marssijärjestys’• Hallinnosta ja palveluista vastaava taho vastuussa myös tietojärjestelmien sisällöstä ja toiminnasta• Valtionhallinnon linjaukset, minimivaatimukset, juridiset keinot puuttuneet kuntien ohjaukseen hankinnoissa• Hankintaosaaminen puutteellista – ’ Sitä saa miten tilaa’

•

Yhteenvetoa - haastattelut

21.3.2017

• Integraatio on hyvä tavoite, mutta toteutustapa ei ole parhaalla mahdollisella tavalla edistänyt palvelujärjestelmän integraatiota -Selkeät suunnitelmat ja mallit integraation toteuttamiseksi olleet puutteellisia ja asiantuntijavalmistelua ei ole otettu huomioon poliittisessa päätöksenteossa

• Integraatioiden onnistumiseen/epäonnistumiseen vaikuttavat: • Hajanainen rahoitusmalli ei kannusta integraatioon paikallisesti ja alueellisesti• Vahvat professiot – ammattitaidon syveneminen <> palvelujen asiakaslähtöinen integraatio• Kuntien erilaiset kehittämiskulttuurit - Monituottajamallin erilainen kehittyminen –

Kuntaorganisaatioiden muutoskapasiteetti • Integraatioiden systeemitasoinen ohjaus puutteellista – koordinaatio, yhteistoiminnallisuus-

vaikeudet, kustannukset, rakenteelliset ongelmat, valtakunnalliset ohjelmat eivät ole saavuttaneet täysin tavoitteitaan

• Tietojärjestelmätoimittajien itsenäinen asema - Tietojärjestelmät ovat integraation välttämättömiä edellytyksiä, tärkeää tieto – käyttö, vaihto!

• Haastatelluilla skeptiset odotukset SOTE-uudistuksen suhteen” kuin ralliauton kuljettaja ajaisi tuhatta ja sataa – ilman kartanlukijaa...”

CASE-kokemukset - palveluintegraatio

21.3.2017

• Integraation eteneminen ei ole sidoksissa organisaation kokoon• Palveluintegraation polkuriippuvuus – yhteinen käsitys asiakkaista ja heidän tarpeistaan,

liittyminen elinkaariperustaiseen toimintamalliin, yhtenäinen käsitys johtamisesta ja ennakkoluuloton kehittämis- ja kokeilukulttuuri

• Johtaminen – palveluintegraation edellytys ja seuraus

• Taloudellisen liikkumavaran pienentyessä innovatiivisuus kasvaa – resurssien uudelleen kohdentaminen, kohderyhmät, kotiin vietävät palvelut

• Puuttuvia rajapintoja – palveluekosysteemin rajapinta julkisen ja yritysten ja järjestöjen tuottamien palvelukokonaisuuksien kesken

• Keskeistä – asiakkaan tilanteen ja tarpeiden sekä hänelle tarjolla olevien palvelujen hallinta – asiakkaan tarpeita vastaavien palvelujen tuottamiseksi on muokattava sekä tausta- että palveluprosessit yhtenäisen toimintamallin mukaisiksi

CASE-kokemukset - tietojärjestelmät

21.3.2017

• Pienissä kunnissa integraatio ollut vaikea toteuttaa – ei ole ollut kunnallista strategiaa tietoinfrastruktuurin kehittämiseen

• Yliopistosairaalat eivät ole panostaneet yhteistyöhön alueen kuntien kanssa • Tietojärjestelmät siiloutuneet – IT- toiminta liiaksi erillistä, tj-toimittajat – kokonaisnäkemys

puutteellinen• Integraatio perustunut harvoin asiakaslähtöiseen ajatteluun – kansalainen ei ole päässyt

osallistumaan, osalliseksi• Integraatio toteutustapa - kokonaisarkkitehtuurinäkemys on puuttunut• Lainsäädäntö – asettaako lainsäädäntö esteet vai lakien varovainen tulkinta?• Hallinto on kunnissa pirstaloitunut – päättäjiä joka yksikössä, eri hallinnonalojen kesken

tiedon vaihto vaikeaa, ratkaisut perustuneet paperilta sähköisiksi -ajattelutapaan

Summaten CASE-kokemukset• Integraatio kapea, ei ole toteutunut koko sosiaali- ja terveydenhuoltosektorin laajuudessa

• Hyvä saavutus – operatiiviset järjestelmät integroitu KANTA-palveluihin - ovatko KANTA-palvelun tiedot riittävät kokonaisvaltaisen integraation näkökulmasta?

• Kokonaisuuteen tulee pystyä integroimaan kansalaisten omat järjestelmät ja alueiden/maakuntien omahoitopalvelut, kolmas sektori, yritysten/yksityisten palvelut

• Tulevaisuuden trendit• Tietopalveluissa keskittämisen strategia• Rajapinnat avoimia, kv-standardien mukaisia• Tietojen jalostusaste kasvaa• Markkinat avautuvat • Asiakkaiden mukaan ottaminen• Sähköiset palvelut

21.3.2017

Hyvien käytäntöjen analyysikehikko• Euroopan laatupalkintomallit, Common Assessment Framework (CAF), EFQM

Excellence model• 5 organisaatiokontekstista riippumatonta toimintatapa-aluetta• Johtaminen, strateginen suunnittelu, henkilöstö, toiminnanohjaus,

prosessien johtaminen • Tietojärjestelmien osalta Euroopan komission EIF-malli, European

Interoperability Framework: • Poliittinen tahtotila, lainsäädännöllinen yhteentoimivuus, organisatorinen

yhteentoimivuus, semanttinen yhteentoimivuus ja tekninen yhteentoimivuus

21.3.2017

Tunnistetut palveluintegraation ja tietojärjestelmäintegraation hyvät käytännöt

- Uudistetaan palveluprosesseja – ja vasta sen jälkeen rakennetaan / asemoidaan tietojärjestelmät

- usein toteutettu pelkästään olemassa olevien tietojärjestelmien perustalta

- Yhteiskunnan systeemiset muutostekijät – Internet of Things, robotiikka, tekoäly, nanoteknologia

- vaikuttavat siihen, miten palveluekosysteemin palveluorganisaatiot jatkossa toimivat

- Julkisten palvelujen digitalisointi luo uudenlaisia foorumeita palvelujen yhteiskehittämiseen (co-creation) ja lisää palvelujen käyttäjien tietoisuutta saatavilla olevista sosiaali- ja terveyspalveluista

- merkitystä palvelujen käyttöön liittyvän lisääntyvän valinnanvapauden näkökulmasta

21.3.2017

Johtaminen• Asiakaslähtöiseen ajatteluun ja asiakasprosessien johtamiseen perustuvat johtamisen

toimintatavat edistävät palveluintegraation onnistumisen edellytyksiä • Integraatio toteutuu parhaiten ”asiakas keskelle” –ideologialla

• Palvelulähtöinen palveluliiketoiminnan johtaminen perustuu ajatukseen, että palveluprosessissa tuotetaan palvelujen käyttäjälle palvelua ja palvelutuotteita

• edistää kokonaisvaltaista asiakasymmärrystä ja palveluintegraation näkökulmaa

• Yhtenäinen johtamiskäsitys politiikassa ja virkamiesjohdossa vahvistaa palveluintegraatioon tähtääviä pyrkimyksiä

• Kokeilukulttuurin rakentaminen ja kehittämiseen panostaminen lisäävät parhaimmillaan organisaatiossa innovatiivisuutta ja toimivien ratkaisujen tunnistamista

• Tietojohtaminen tulee kytkeä kiinteäksi osaksi varsinaista toimintaa ja sen johtamista

• Tietohallinnossa tulee olla organisaation varsinaisen palvelutoiminnan substanssiosaaminen ja –ymmärrys

21.3.2017

Strateginen suunnittelu• Strategiaprosessi tulee olla luonteeltaan yhteinen ja yhteistyöhön perustuva avoin prosessi

• palveluekosysteemin eri toimijat otetaan mukaan strategian laatimiseen

• Strategiaprosessin tuotoksena syntyy asiakastarpeisiin perustuva strategia• linkittyy muiden palvelujen tuottajien palvelustrategioihin palveluekosysteemin kokonaisuudessa

• Ennakointiin liittyvät johtamisen toimintatavat mahdollistavat palveluorganisaation resilienssin, toimintakyvyn vahvistumisen

• Tulevassa SOTE-organisaatiossa tulee olla yhteinen maakunnallinen tietoarkkitehtuuri ja –malli

• riittävässä määrin yhteistoiminnallinen kansallisen arkkitehtuurin ja tietomallin kanssa• palveluekosysteemin toimijoilla tulee olla palvelutuotannossaan käytössä asiakkaita ja asiakkuuksia

koskeva semanttinen tieto

• Tietojärjestelmien rajapintojen tulee olla avoimia, standardien mukaisia ja mahdollistaa asiakastiedon ja toiminnanohjaustiedon käyttö johtamisessa

21.3.2017

Henkilöstö• Motivoiva johtamistyyli edistää tavoitteiden saavuttamista

• palveluintegraatio on syytä nostaa merkittävänä teemana esille organisaation strategisena tavoitteena

• Osaamisen johtamisesta on muotoutumassa keskeinen työhyvinvoinnin sisältöalue• merkittävää työntekijöiden työn luonteenpiirteiden ymmärtäminen, työtehtäviin liittyvä

autonomia ja työsuorituksesta annettava palaute

• Tietojärjestelmien suunnittelun ja käyttöönoton yhteydessä on edistettävä työntekijöiden koettua hallintaa nykyisissä ja tulevissa muutostilanteissa -henkilöstö on osallisena suunnittelussa

• Tietojärjestelmien käytettävyys ja toimivuus varmistettava tietojärjestelmien suunnittelussa, pilotoinnissa ja käyttöön-ottovaiheessa

• Henkilöstölle on tarjottava koulutusta ja valmennusta sekä osaamisen vahvistamisen että muutoksessa motivoitumisen edistämiseksi

21.3.2017

Toiminnanohjaus• Toimijaverkoston integrointi ja osallistaminen palvelutuotannon suunnittelussa,

toteutuksessa, arvioinnissa ja innovaatiotoiminnassa • Kumppanuusperusteiset hankintakäytännöt ja eri hankintamuotojen laaja-alainen

soveltaminen (esim. käänteiset kilpailutukset, innovatiiviset hankinnat) • Kumppanuuksien rakentamisessa julkisella sektorilla on tärkeä, käynnistävä rooli • Tietojärjestelmien tuotettava päätöksenteon tueksi toiminnasta suorite- ja

toimintatietoa (sote-digi-alusta, EIF-organisaatio)• Alueellinen tietovarasto sosiaali- ja terveydenhuollon keskeisille vaikuttavuus-,

tehokkuus- ja tuottavuusindikaattoreille, haasteena erityisesti se, miten myös ennaltaehkäiseviä toimintoja tukeva tieto saadaan päätöksenteon pohjaksi

• Tietojohtaminen vaatii nopeita ja osin radikaaleja muutoksia, tietojärjestelmien kehittämistä ja muutoksia johtamisprosesseissa

21.3.2017

Toimintaprosessit• Palveluorganisaatioiden toimintaprosessit, ja niihin liittyvät palvelupaketit tulee

tunnistaa, määritellä, nimetä, ja johtaa asiakkaiden eli palvelujen käyttäjien tarpeisiin perustuen

• Siirtymä asiakaskeskeisestä ajattelusta kohti asiakaslähtöistä toimintatapaa vauhdittaa palveluintegraatiota

• Palvelujen käyttäjien palvelutarpeiden moniammatillisesta määrittelystä siirrytään kohti sellaista toimintamallia, joka ottaa palvelujen käyttäjät tasavertaisina toimijoina huomioon palvelujen suunnittelu- ja toteutusprosessissa

• Kansalaisten ja palvelujen käyttäjien palveluja koskeva valinnanvapaus edellyttää tietoa saatavilla olevista palveluista ja palvelujen integraatiota

• Tietojärjestelmien tulee tehdä mahdolliseksi kansalaisten tarpeiden mukaiset integroidut palvelut, prosessin implementaatio ”tieto seuraa asiakasta” -periaatteella

• Käsitykset toiminnallisista prosesseista yhdenmukaistettava yhtenäisillä geneerisilläprosessimalleilla, jotka perustuvat yhteisesti sovittuihin tietomalleihin

21.3.2017

Aiempien integraatioiden opit tulevaisuudelle• Huomio palvelutuotannon prosesseihin ja palvelujen kohdentamiseen

• Erityisesti palveluja paljon käyttävien ryhmään, elinkaariperustaiset palvelumallit • Säästövaikutuksia saadaan vain jos asiakas- ja potilasohjaukseen kiinnitetään

aiempaa enemmän huomiota • Palvelujärjestelmän kokonaisuuden, sen dynaamiikan ja palvelujärjestelmän

toimivuuden arviointi ollut puutteellista• Prosessin mittakaava tulee hahmottaa – ei liikaa muutoksia yhdellä kertaa eikä liian

nopeassa aikataulussa, tarvitaan realistisia ja tarkoituksenmukaisia kokeiluja, joiden avulla saadaan tietoa vaikutuksista ja toteutetaan pehmeitä muutoksia

• Palvelujen digitalisaatio on mahdollisuus – ajantasainen teknologia ja digitalisaatiostrategia on tarpeen

• Sosiaali- ja terveyspalvelujärjestelmän tietoperustaisuus tunnistettava – tietojen hyödyntäminen!

21.3.2017

21.3.2017

• Julkinen palvelulupaus • ongelmia saatavuuden näkökulmasta, asiakkailla erilaiset mahdollisuudet valita palveluja

• Sosiaali- ja terveydenhuoltoa ei ole uudistettu samansisältöisesti• terveydenhuoltoa on uudistettu, prosesseja tehostettu – sosiaalipalveluja vähemmän – tehostusta,

systematiikkaa!

• Ennakkoluulottomia kokeiluja tarvitaan • uusia, levitykseen kelpaavia toimintamalleja ja – käytäntöjä – kokeilevan palvelutuotannon mallittaminen ja

käyttöönotto

• Vertikaalinen ja horisontaalinen integraatio edellyttävät vahvaa strategista ohjausta• Operatiivinen ohjaus ja johtaminen itsehallintoalueille, maakunnille• Ulottuuko valtion tulosohjaus liian alas?

• Palvelujen ekosysteemi • pkt-yritysten ja kolmannen sektorin mahdollisuus osallistua palveluntuottajina?

• Muutoskapasiteetin vahvistaminen • organisaatioiden keskijohto, työntekijöiden jaksaminen

• Silta uudistuksen ideologisten lähtökohtien ja palvelutuotannon reaalimaailman välille • muutosvastarinta vähenee

Tutkimuksen johtopäätökset - palveluintegraatio

• Integraatio edellyttää systeemi-, työntekijä ja asiakaslähtöistä muutosta – keskijohto, lähiesimiehet avainasemassa – asiakkaan osallistaminen

• Systeemitasoinen toiminnanohjaustieto on kytkettävä johtamiskysymyksiin –tietojärjestelmiin kumuloituva tieto palvelujen johtamista tukevaksi toiminnanohjaustiedoksi

• Palveluintegraation toteutus – positiivinen, osallistava ilmapiiri, kokeilujen salliminen, asiantuntijatiedon hyödyntäminen, kokeiluja ja mallivariaatioita

• SOTE-uudistus – maailmalla uniikki reformi – valtion ja maakuntien suhde – yhtenäinen käsitys asiakkuuksista, palvelutarpeista, elinkaariperustaisista palvelumalleista, palvelupaketit – varattava aikaa

• Valtakunnallinen yhtenäisyys <> maakuntien erilaisuus

21.3.2017

• Yhteistyöhön perustuva rajapinta-ajattelu julkisten ja muilla tavoilla tuotettujen palvelujen välille, asiakkaiden ja yhteisöjen kannalta toimivia terveyden edistämisen prosesseja maakuntien ja kuntien välille

• Uudenlainen ohjausote ehkä tarpeen – metaohjausta: terveyshyötymalli, kansalaisten tietoisuuden kasvattaminen terveyteen vaikuttavista tekijöistä

• Poliittisen johdon ja virkamiesjohdon yhteneväinen käsitys palveluintegraation tarpeesta, tavoitteista ja keinoista

• Horisontaalinen integraatio – palveluorganisaation, palveluekosysteemin johtamiskäytäntöjen sisäinen yhtenäisyys

• Vertikaalinen integraatio – verkostojohtaminen, innovaatiotoiminta ja kokeilukulttuurin syntyminen• Osaamisen johtaminen- professioiden väliset raja-aidat• Asiakaslähtöisyys – palvelujen käyttäjät aktiivisia toimijoita kehittämisessä• Maakuntaorganisaatio tarvitsee toiminnan tasolla tapahtuvaa palveluintegraatiota, ei saa keskittyä vain

sisäisen hallinnon ja käytäntöjen rakentamiseen

• Lainsäädäntö – kehittämisen tueksi, keskeneräisyys hankaloittaa

21.3.2017

Tutkimuksen johtopäätökset - tietojärjestelmäintegraatio

• Poliittinen tahtotila ja organisatorinen ja semanttinen yhteistoimivuus• Teknistä yhteistoimivuutta toteutettu pitkälle (HL7)• Lainsäädännön uudistaminen käynnissä• Poliittinen tahtotila kaipaa selkiyttämistä, konkretisointia• Alueellisella tasolla valmiuksia edetä kun tiedetään mihin ollaan menossa• Kokonaisarkkitehtuurikuvaukset käytännön toimintaa tukeviksi

• Yhtenäinen, semanttinen ja toiminnallinen käsitys tiedoista• KANTA-arkisto ja yhteiset, mahdollisimman kattavat tietomääritykset tärkeitä

integraation onnistumiseksi

• Tietojärjestelmien kokonaissuunnittelu• Palveluiden ja tietojärjestelmien yhteinen kokonaisuus, asiakaslähtöisyys

21.3.2017

Mitä SOTE-uudistuksessa tulisi ottaa huomioon• Keskeistä ei ole yhteinen rahoitusmalli, palveluekosysteemien markkinaehtoistaminen tai

vaikuttavuusperusteisen palvelujärjestelmän rakentaminen vaan YHTENÄINEN TIETOpäätöksenteon perustaksi

• Yhtenäinen tieto – yhteiset käsitykset tietosisällöstä, yhteiset tietomäärittelyt – tietosisältöjen standardointi

• Vaihtoehtoisia kehitysmalleja tulisi edistää, kansallinen koordinointi, ei eriytymistä maakuntiin

• KANTA-palvelut paremmin hyödynnettäviksi, myös sosiaalitoimen arkisto, KELAn rooli• Kansalaisen omat tiedot eivät saa olla sidoksissa palveluntuottajaan

• ICT keino palvelujen uudistamiseen, tietojärjestelmien uudistamiseen pitää sitoutua –valtakunnallinen ohjaus, avoimet rajapinnat, asiakaslähtöiset toimintamallit

• Poliittiset päätökset tietojärjestelmien uudistamiseen• Digitaaliset palvelut – uusia ja iinovatiivisia mahdollisuuksia, innovaatioita

21.3.2017

Kiitos!Pirkko.Nykanen@uta.fi

Raportti löytyy osoitteesta:http://tietokayttoon.fi/documents/10616/3866814/2_Palvelu-

+ja+asiakastietoj%C3%A4rjestelmien+integraation+vaikutukset+sosiaali-+ja+terveyspalveluissa/bcc5b696-7e81-4121-b496-

c9ac78be815e?version=1.0

21.3.2017