eAMS/TOS –valtakunnallinen arkisto ja organisaatioiden arkistonmuodostussuunnitelmat

KanTa-yhteistyöseminaari

14.3.2013

Raili Oittinen

© Arkistolaitos

• Tiedonohjaus osana organisaation toimintaa

• eAMS/TOS: Tehtäväluokitus, toimintaprosessit

• eAMS/TOS: asiakirjatiedot ja metatiedot

• Toteuttamistavat

Esityksen sisältö

© Arkistolaitos

• Tiedonohjauksella tarkoitetaan organisaation toiminnassa syntyvien sekä asioiden käsittelyprosessien ohjaamista että näihin liittyvien asiakirjatietojen suunnitelmallista muodostumista, hallintaa ja säilyttämistä: saatavuus, käytettävyys, eheys, alkuperäisyys, säilyttäminen, hävittäminen

• Sähköisten toimintatapojen kehittämiseksi tarvitaan organisaatiossa kokonaisuus, johon tietojärjestelmien ja sähköisten asiakirjatietojen hallinnan kehittäminen kiinnitetään

Tiedonohjaus osa organisaation toimintaa

© Arkistolaitos

• Tieto on yhteiskäyttöistä pääomaa

- tarvitaan julkisen hallinnon tietovarantojen jäsentämistä

• Yhtenäiset käsitteet ja määrittelyt edesauttavat tietojärjestelmien yhteentoimivuutta ja tietojen yhteiskäyttöisyyttä

- tarvitaan julkisen hallinnon yhteisen metatieto-arkkitehtuurin rakenneosat ja metatietopalvelu

• Palveluprosessit on pohja yhteisten tietotarpeiden määrittelylle

Tiedonohjaus

Mukaellen Kauhanen-Simanainen VM

© Arkistolaitos

Kauhanen-Simanainen VM

Ontologiat Metatietomääritykset Luokitukset Tunnisteet

Yleinen suomalainen ontologia (YSO) & ruotsin- ja englanninkieliset versiot

Julkishallinnon ontologia (JUHO)

Erikoisalojen ontologiatPaikkaontologiatToimijaontologiat

Muut yhteiset ontologiat

Ontologioiden siltaaminen (KOKO)

ONKI-palvelut

JHS-metatietorekisteri:JHS-sanastoJHS-XML-skeemakirjasto

Yhteiset tietorakenteet

Asiakirjahallinnan metatietomääritykset:SÄHKE 2Yhteinen eAMS-malli (TOS ) (JHS 143)

Paikkatietoaineistojen metatietomääritykset: INSPIRE JHS 158

Avoimen datan metatietomääritykset

Erikoisalojen metatietomääritykset

Kansallisten määritysten laajennukset organisaatio-/ alakohtaisilla määrityksillä

Julkishallinnon tehtäväluokitus

Julkishallinnon palveluluokitus

Sosiaali- ja terveysalan luokitukset ja koodistot

Tilastolliset luokitukset: AlueluokituksetHenkilöluokituksetTalousluokituksetMuut luokitukset

UNSPSC

Kauppatavaran luokitukset ja koodistot

Toimialaluokitus

Henkilöstö- ja taloushallinnon koodistot

Muut yhteiset luokitukset

Yksilöivät tunnisteet: URIOID/JHS 159

Hakemistotiedot ja niiden ylläpito:JHS 133

Julkaisukoodit: ISBNISSN

MaakooditKielikooditPostinumerokoodit

Muut yhteiset tunnisteet ja koodistot

Sisällön kuvailun säännöt ja ohjeet

Kansainväliset standardit, suositukset ja määritykset

Kauhanen-Simanainen VM© Arkistolaitos

Tiedonohjauksen toteutus käytännössä

LÄHDE: JHS 176

KanTa, eArkisto & THL & potilastietojärjestelmien eAMS

Terveydenhuollon toimintayksikkö KanTa eARKISTO

Kun potilastiedot siirretään

eArkistoon, tarkistetaan ja

täydennetään metatiedot

Sähke2-vaatimusten

mukaisiksi

THL koodistopalvelu

Haettavissa Sähke2

metatiedot

Potilastieto-järjestelmä

Potilastietojärjestel

miin osa Sähke2-

metatiedoista

(toimittajan

vastuulla)

eAMS-järjestelmä

Muut tieto-järjestelmät

Organisaation toiminnalle

• Miten tietojärjestelmän ylläpito ja käyttö on kuvattu, organisoitu ja vastuutettu

• Miten käyttöoikeuksia hallitaan?

Asiakirjojen metatiedoille

• Miten metatietoja tuotetaan asiakirjoille eAMSista –metatietojen tuottamisen periaatteet

• eAMS-metatiedot ja niiden arvot

• Tietojärjestelmän tuottamat metatiedot

Tietojärjestelmälle

• Mitä ominaisuuksia oltava tietojärjestelmässä?

Sähke2 vaatimukset

© Arkistolaitos

eArkisto:• Tiedonohjauksen

tuottaminen

• SÄHKE2-metatiedot

• Tiedon muuttumat-tomuuden varmis-taminen

• Luovutusloki

• Hävittäminen

SÄHKE2 vaatimusten jakautuminen: eArkisto ja potilastietojärjestelmät

Potilastieto-järjestelmät:• Tiedonohjauksen

tuottaminen• SÄHKE2-metatiedot• Käsittelyvaiheiden

tallentuminen• Asiakirjan käsittely

(muodostaminen näkymistä)

• Käyttövaltuudet• Tilasiirtymät• Hävittäminen

© Arkistolaitos

• eAMS-järjestelmä on asiakirjatiedon ohjausväline, joka toimii operatiivisten järjestelmien taustalla. Sen tietosisältö tulee sähköisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta, eAMS:sta

• Organisaatiolla täytyy olla tieto siitä, miten sen tehtävien hoitoon liittyvät asiakirjat ja tiedot kertyvät, miten ne etenevät organisaation käsittelyprosesseissa ja miten ne säilytetään ja hävitetään.

• Tavoitteena on ulottaa tiedonohjaus kaikkiin organisaation tietojärjestelmiin, joissa asiakirjallista tietoa käsitellään

Organisaation toiminta ja tietojärjestelmät

© Arkistolaitos

• Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma, eAMS= Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) eli arkistolain mukainen arkistonmuodostussuunnitelma(AMS)

• Kertoo organisaation toiminnasta, toiminnan rakenteesta

• eAMS kuvaa organisaation tietokokonaisuuden ja liittymän prosesseihin

• Kertoo palvelut ja tietojärjestelmät

• Kuvaa missä informaatio fyysisesti on

• Auttaa havainnollistamaan organisaation tietokokonaisuuksia

• Ohjaa tietojärjestelmien tietoja

Tiedonohjauksen keskeinen työväline

© Arkistolaitos

Yhtenäisyyden ja yhteentoimivuudentavoitteita

• eAMSin tietosisältö on määritelty ja kaikilla yhdenmukainen

• eAMS:t tehdään eri organisaatioissa ja tehtävissä yhtenäisten periaatteiden mukaan

• Yhdenmukaiset käsitteet ja niiden käyttö

• mukainen (yhtenäinen rakenne, ei sisältö)

• eAMS:ia voidaan helposti vaihtaa ja kopioida organisaatioista toiseen

• Hyödynnetään jo tehtyä työtä

• Yhteisiä rakenneosia

• Yhteisiä palveluita

© Arkistolaitos

Tiedonohjauksen nyky- ja tavoitetila

• Nykytila• Pohjana tavoitetilan suunnittelulle

• Voimassaoleva AMS?

• Kehitteillä oleva eAMS?

• Tiedonohjaus on toteutettu (tai ei ole vielä toteutettu) paikallisesti johonkin järjestelmään

• Tavoitetila• Määrittää linjauksia, toiminnallisia periaatteita ja tavoitteita

• Pohjana varsinaisille toteutussuunnitelmille

• eAMS-kuvattu käsittelyvaiheineen ja metatietoineen

• Keskitetty tiedonohjaus toteutettu

© Arkistolaitos

eAMS-työn suunnittelu• eAMSien yhdistäminen ja yhtenäistäminen

tulee aloittaa käytettävien koodistojen määrittelyllä ja rajaamisella • Tietojen etsittävyys ja löydettävyys

• Yhtenäiset luokitteluperiaatteet

• Yhtenäiset koodistot ja niiden käyttö samalla tavalla

• Edellyttää käsitteiden määrittelyä

• Käsittelyvaiheet, toimenpidetyypit, asiakirjatyypit, säilytysajat, käsittelysäännöt, käsittelyprosessin tila tms.

© Arkistolaitos

SÄHKE2-normin vaatimukset ja eAMS

• eAMSin on noudatettava organisaation tehtäväluokitusta

• eAMSiin on kuvattava tehtävien käsittelyvaiheet• eAMS-metatiedot ohjaavat tiedon koko elinkaarta

• eAMSin pakolliset metatiedot:• Toimenpiteen tyyppi (=käsittelyvaiheet, työn kulut)• Asiakirjan tyyppi • Henkilötietoluonne• Säilytysaika (pituus, peruste)• Julkisuusluokka (salassapitoaika, peruste)• Suojaustaso (tarvittaessa)• Turvallisuusluokka (tarvittaessa)

© Arkistolaitos

Tehtävät

© Arkistolaitos

Tehtäväluokitus

Päätehtävä

TehtäväTehtävä

Tehtävä

Tehtäväluokitus

AlatehtäväAlatehtävä

AlatehtäväAlatehtävä

Päätehtävä

Päätehtävä

Päätehtävä

Organisaation tehtävien

käsittelykuvaukset

eAMS/TOS /AMS/THS/ -”kartta”

Tehtäväluokitus on organisaation lakisääteisten tehtävien sekä tuki- ja ylläpitotehtävien hierarkkinen luettelo

© Arkistolaitos

00 HALLINTOASIAT01 HENKILÖSTÖASIAT02 TALOUSASIAT, VEROTUS JA OMAISUUDEN HALLINTA03 LAINSÄÄDÄNTÖ JA LAINSÄÄDÄNNÖN SOVELTAMINEN04 ULKOPOLITIIKKA JA KANSAINVÄLINEN TOIMINTA05 SOSIAALIHUOLTO 06 TERVEYDENHUOLTO 07 TIEDON HALLINTA JA VIESTINTÄPALVELUT08 LIIKENNE09 TURVALLISUUS JA YLEINEN JÄRJESTYS10 MAANKÄYTTÖ, RAKENTAMINEN JA ASUMINEN11 YMPÄRISTÖASIAT 12 OPETUS- JA SIVISTYSTOIMI13 TUTKIMUS- JA KEHITTÄMISTOIMINTA14 ELINKEINO- JA TYÖVOIMAPALVELUT

Esim. Kuntien yhteinen tehtäväluokitus (http://wiki.narc.fi/kao/index.php/5_Asiakirjatiedon_elinkaaren_hallinta)

© Arkistolaitos

06 TERVEYDENHUOLTO

06.00 Palveluprosessin hallinta

06.01 Ennaltaehkäisevä terveydenhoito

06.02 Ensihoito ja sairaankuljetus

06.03 Potilaan hoito

06.04 Terveydenhoidolliset/sairaanhoidolliset palvelut

06.05 Vainajaan liittyvät terveydenhuollon tehtävät

06.06 Potilaan hoitoon liittyvä yhteistyö

06.07 Tukipalvelut

Terveydenhuollon tehtäväluokitus

© Arkistolaitos

Tehtävähierarkian alimmalle tasolle liitetään eAMS:ssatarvittavat tehtävän käsittelyvaiheisiin liittyvät asiakirjatyypit, metatietoarvot ja käsittelysäännöt.

Tuottaa: Potilastietojärjestelmä

Tehtäväluokitus

Tehtäväluokka 2.13 Tehtävä

00Otsikkotaso 1

00 00

Otsikkotaso 200 00 00

Otsikkotaso 300 00 00 00 Otsikkotaso 4

Asiakirjallisen tiedon käsittely Otsikkotaso

© Arkistolaitos

Tehtäväluokituksessa jokainen taso kuvataan kahdella numerolla, esim.06 TERVEYDENHUOLTO06.01 Ennaltaehkäisevä terveydenhoito06 01 00Terveysneuvonta06 01 01Seulonta

• Organisaation tiedon hallinnan tehtäväluokitus mahdollistaa tietojen käsittelyn ja käytön yli organisaatiorajojen

• Asiakkaan ei tarvitse tuntea organisaatio / hallintorakenteita

• Tieto eri lähteistä löytyy ja se sijoitetaan oikeaan yhteyteensä samoilla periaatteilla

• Organisaatiomuutokset eivät vaikuta tiedon löytymiseen – vaikuttaa muutostilanteiden hallintaan

• Yhteydet muihin tarvittaviin tietoihin

• Tavoitteena saada aikaan julkishallinnon yhteinen tehtäväluokitus

Tehtäväluokituksen käyttötarkoitukset

© Arkistolaitos

Käsittelyprosessi

Tehtävän/asian kaikki käsittelyvaiheet muodostavat käsittelyprosessin. Käsittelyprosessiin sisältyvät käsittelyvaiheet sekä niiden järjestys ovat organisaatiokohtaisia

© Arkistolaitos

VIREILLEPANOsähköisesti

ASIAN SAAPUMINENSaapumisajankohtaEheys, alkuperäisyysSähköinen allekirjoitus

VIREILLE-TULO

VALMISTELUvälitoimenpiteet

PÄÄTÖKSENTEKOLopputoimenpiteetSähköinen allekirjoitus

TIEDOKSIANTOSähköinen tiedoksianto

TOIMEENPANO

esim.palaverit, kokoukset,lausuntojen pyytäminen

Asian käsittelyn seuraaminen= asiakirjojen käsittelyn seuraaminen

SEURANTA, VALVONTA

MuutoksenhakuSKANNAUS

© Arkistolaitos

Yleinen hallinnollisen asian prosessi

Terveystoimen prosessi

Vireillepano=Kontaktivaihe

Asiakkuuden tarkistus =Palvelun piiriin kuuluminen

Sopimusvaihe

PäätösvaihePäätös palvelun piiriin

ottamisesta

Asiakkuuden/hoidon= palvelunsuunnittelu

Asiakkuuden/hoidon = palvelun toteutus

Vaikuttavuuden arviointi

Palvelun lopettaminen= kotiuttaminen

asiakas

Seuranta

Tarpeen selvittely

Palveluvoimavarojen varaus

PäätösvaihePäätös palvelun toteuttamisesta

© Arkistolaitos

Potilasvahinko-valitus

eArkisto ja potilastietojärjestelmien eAMS

ajanvaraus

työjono

tulotilanteen tulotilanteen

arviointi

hoidon

suunnittelu

laskutus

hoidon

arviointi

hoidon hoidon

toteutus

Terveyden-

huollon

toimintayksikkö

laatii AMS:n

eARKISTO tuottaa

hoitoprosessista

eARKISTO tuottaa

eAMS:n

(voi toki tulla myös

toimintayksiköltä)

Terveydenhuollon

yksikön ei tarvitse tuottaa AMS:ia

varsinaisesta

potilaan yksittäisen

palvelutapahtuman

(käynti tai

hoitojakso)

hoitoprosessista

© Arkistolaitos

Käsittelyvaiheet = toimenpiteet:hallinnollinen menettelyeARKISTO: potilaan hoito(vakioarvo),tulotilanteen arviointi, hoidon suunnittelu, hoidon toteutus, hoidon arviointi sisältyvät rakenteisesti potilaskertomukseen

Tehtävään/asiaan liittyvä käsittelyvaihe eli

toimenpide (esim. jonkin asian

käsittely/valmisteluvaiheessa lausunnon

valmistelu).

eAMS-tietojärjestelmä ohjaa

käsittelyvaiheisiin sisältyvien

asiakirjallisten tietojen käsittelyä ja

säilyttämistä ja oletusmetatietojen

muodostumista ja täydentymistä

operatiivisissa tietojärjestelmissä.

5.6 Toimenpiteen tyyppi (=Yleinen käsittelyvaihe)

5.6 Toimenpidetyypin tarkenne (=Käsittelyvaihe)

eARKISTOvakioarvo: potilaan hoito

Neuvonta, ohjaus

Vireillepano/-tulo

Valmistelu/Käsittely

esim. lausunnon valmistelu

Päätöksenteko

Toimeenpano

Tiedoksianto

Muutoksenhaku

Seuranta/Valvonta

© Arkistolaitos

Käsittelyprosessin tila

5.6 Toimenpiteen tyyppi (=Yleinen käsittelyvaihe)

5.6 Toimenpidetyypin tarkenne (=Käsittelyvaihe)

Neuvonta, ohjaus

Vireillepano/-tulo

Valmistelu/Käsittely

Päätöksenteko

Toimeenpano

Tiedoksianto

Muutoksenhaku

Seuranta/Valvonta

Käsittelyprosessin tila

Avattu

Vireillä

Käsittelyssä

Hyväksytty

Päätetty

Avattu uudelleenMuutoksenhakuSiirrettyHävitetty

Käsittelyprosessin tila on usein sidoksissa Toimenpidetyyppeihin. Saadaan usein suoraantietojärjestelmästä, mutta voidaan joissakin tapauksissakäyttää lähteenä eAMS:aa

© Arkistolaitos

Vain yleiset (=geneeriset) toimenpiteet:• Asiakirjatietojen sitominen toimenpiteille haastavaa

• Ymmärtävätkö käsittelijät?

• Mitä kertovat itse prosessista?

Yksityiskohtaiset toimenpiteet:• Voi olla suuri määrä yhdellä prosessilla

• Osaavatko käsittelijät valita aina oikean?

Mikä tarkkuustaso on kuvauksissa tarkoituksenmukaisin?

© Arkistolaitos

Muoto tai formaatti, joka määrittää asiakirjallisen tiedon rakennetta ja

sisältöä. Asiakirjatyypeillä (esim. suunnitelma) voi olla useita

alatyyppejä (esim. kehittämissuunnitelma, suojelusuunnitelma,

toimenpideohjelma).

Asiakirjatyypit

5.6 Toimenpiteen tyyppi (=Yleinen käsittelyvaihe)

5.6 Toimenpidetyypin tarkenne (=Käsittelyvaihe)

2.15 Asiakirjan tyyppi

Asiakirjatyypin

tarkenne

(=asiakirjallinen tieto)

Asiakirjan liitteet

Neuvonta, ohjaus

Vireillepano/-tulo

hakemus

Valmistelu/Käsittely

Esim.suunnitelma Esim.kehittämis-

suunnitelma

rahoitushakemus

© Arkistolaitos

Potilastietojärjestelmä: Näkymä-koodiston sarakkeessa näkymätyyppi ylläpidettävä tieto. Näkymätyyppiä käytetään osana päättelyä

Asiakirjatyypit

© Arkistolaitos

2.15 Asiakirjan tyyppi

Koodistopalvelu:KertomustekstiLausunto, todistus tai lomakeArkistoasiakirjaPalvelutapahtuma-asiakirjaB-todistus

Tiedonhallintapalvelu:*Suostumuksenhallinta *Tahdonilmaisut

Asiakirjatietojen rekisteröinti, julkisuus ja salassapito

2.6.1 Julkisuusluok

ka

Julkisuus-luokan muutos

2.6.2 Salassa-pitoaika

2.6.4 Salassapito-

peruste

Salassapitoajan laskentaperuste

2.6.7 Henkilötieto-

luonne

eARKISTO eARKISTO eARKISTO eARKISTO

100 v,50 v kuolemas-ta

potilaslaki13§ 2mom

kuolinaika tai asiakirjanarkistointiaika

sisältääarkaluontei-sia henkilö-tietoja

JulkinenEi-julkinenOsittain salassa pidettäväSalassa pidettävä

Asian ratkaisuAsiakirjan allekirjoitus Asian hyväksyminen

25 v100 v 50 v kuole-masta

JulkL§ 24 + tämän32 eri kohtaa

*Ei sisällä henkilötietoja*Sisältää henkilötietoja*Sisältää arkaluonteisia henkilötietoja

*Asian ratkaisu *Asiakirjan pvm *Asiakirjan valmistuminen*Asiakirjan saapuminen

© Arkistolaitos

Rekisteröinti/ Tietojärjestelmä

Esim.AKJ

Esim. PTJ

Turvallisuusluokka ja suojaustaso

2.15 Asiakirjan tyyppi

2.6.6 Turvallisuusluokka

2.6.5 Suojaustaso

eARKISTO eARKISTOKÄYTTÖ

RAJOITETTUIV

Erittäin salainenSalainenLuottamuksellinenKäyttö rajoitettu

STISTII STIII STIV

Suojaustaso ja turvallisuusluokka –merkinnät perustuvat:Asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) jaOhje tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annetun asetuksen täytäntöön-panosta, VAHTI 2/2010,

© Arkistolaitos

Käyttäjäryhmän rooli ja kuvaus

2.6.10.2 Käyttäjäryhmän

rooli2.6.10.3 Käyttäjäryhmän kuvaus

eARKISTO eARKISTO

käyttöoikeuden omaava rooli

käyttöoikeuden kuvaus

Esim. Esittelijä, Jakelija, Julkaisija, Kirjaaja, Laatija,Lähettäjä, Muu tekijä, Ratkaisija,Toimeksiantaja, Valmistelija,Vastaanottaja, Vastuuhenkilö,Vastuutaho

Käyttäjäryhmän rooli on sidoksissa henkilön/-öiden tehtäviin ja tehtäväkuvauksiin organisaatiossa siten, kenellä on tehtäviä hoitaessaan oikeus käsitellä myös salassa pidettäviä aineistoja.

Kuvaus toimenpiteistä, joihin henkilöllä/roolilla on oikeudet. Mahdolliset arvot ovat esim.:

• Lukuoikeus

• Muokkausoikeus

© Arkistolaitos

Vakioarvo:Terveydenhuollon ammattihenkilö

Vakioarvo:Lukuoikeus asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiin

Asiakirjatiedon säilytysaika

• Määräaikaisten asiakirjatietojen säilytysaikojen päättymisen laskennan käynnistävä toiminnallisuus/tieto: Asian lopullinen ratkaisu

Asiakirjan päivämäärä

Asiakirjan voimassaoloaika

Rakennuksen purkaminen

Henkilön kuolema

Toimenpiteen päättyminen

Palvelussuhteen päättyminen

Viimeinen päivitys

Potilastietojen säilytysajat: • Pysyvästi säilytettävä

• 12 v potilaan kuolemasta tai 120 v syntymästä

• 12 v asiakirjan syntymisestä tai hoitojakson päättymisestä

• 20 v alaikäisen potilaan kuvantamistutkimuksesta

• Hoitojakson ajan säilytettävä merkinnät ja asiakirjat

• 120 v alle 1-vuotiaana kuolleen lapsen syntymästä

2.15 Asiakirjan tyyppi

2.11.1 Säilytysaika2.11.2 Säilytysajan

perusteSäilytysajan

laskentaperuste

eARKISTO

arkistolaitoksen

päätös

STM.n asetus

298/2009

© Arkistolaitos

Asiakirjatiedon suojeluluokka ja käsittelysäännöt

HUOM! Käytetään vain manuaalisessa aineistossaOrganisaation asiakirjat ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan:1.toiminnan jatkumisen kannalta

välttämättömät asiakirjat2.tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat (Pysyvästi säilytettävät asiakirjat)

3.muut asiakirjat

4.9 Suojeluluokka Käsittelysääntö

Tähän voidaan määritellä ja tarkentaa käsittelysääntöjä, jotka ovat yleisiä (eivät liity tiettyyn metatietokenttään,esim. versioiden käsittely) tailiittyvät tiettyyn metatietokentänarvoon

© Arkistolaitos

Toteuttamistavat

• eAMS:n laatimiseksi organisaatiot käyttävät eri työkaluja

- prosessityön ohessa inventointilomakkeita

- arkistolaitoksen eAMS-lomaketta

- eri tietojärjestelmätoimittajien eAMS-työkalua

* Tärkeätä on kuitenkin valita työkalu, joka helpottaa mahdollisimman pitkälti eAMS-tietosisällön siirtoa tiedonohjausjärjestelmään = eAMS-järjestelmään

* Tärkeätä on käyttää menetelmiä, joilla tietosisältö saadaan parhaiten tuotettua substanssiasiantuntijoilta

© Arkistolaitos

eAMS:n laatimisen organisointi

• Projekti: suunnitelma, vastuut, aikataulutus, tiedotus, raportointi, käytännön työn organisointi

• Ohjaus-/työryhmä, johon kuuluu asiakirjahallinnon edustajien lisäksi johdon edustus, IT-asiantuntemus ja organisaation eri tehtäväalueiden substanssiasiantuntijoita • Johdon tuki

• Osallistujat: ko. tehtävää hoitavat henkilöt, asiakirjahallinnon ammattilaiset ja tietojärjestelmä-asiantuntijat sekä esimiehet ja lakiasiantuntemus

• Lisätietoja: http://www.arkisto.fi/uploads/eAMS-käyttöönottosuunnitelma18082010.pdf

© Arkistolaitos

eAMS:n hyväksyntä ja ylläpito

© Arkistolaitos

• Hyväksyntä ja käyttöönotto oman organisaation menettelyjen mukaisesti

• Koulutus ja tiedotus

• Menetelmät jatkuvaan toimivuuden seurantaan

• Palautteen organisointi käyttäjiltä

• Menettelytavat päivittämiseksi

• Kuvaa muutostenhallinnan prosessi

Tiedonohjauksen laadunhallinta

• Tiedonohjauksen ja eAMS:n laadunhallinnan eri osa-alueet:

• eAMSin ajantasaisuus (säilytysajat, julkisuusluokat tms.) ja toimivuus

käyttäjän näkökulmasta

• Tietojen etsittävyys ja löydettävyys

• Miten toimiva tehtäväluokitus on? Sisältääkö paljon

tulkinnallisuuksia?

• Miten toimivia määritellyt käsittelyvaiheet ja toimenpiteet ovat?

Vastaavatko ne ”elävää elämää”

• eAMS-toiminnassa:

• Osaavatko käyttäjät tarvittaessa muuttaa eAMSin

oletusmetatietoarvoja

• Sisältävätkö ”lopulliset” metatietoarvot paljon virheitä?

© Arkistolaitos

© Arkistolaitos