Mika Itänen: Muutoksessa onnistuminen innovatiivisuuteen ja osallistumiseen kannustamalla

Muutoksessa onnistumineninnovatiivisuuteen ja osallistumiseen

kannustamalla, case Tampereen kaupunki

Työllisyydenhoidon palveluyksikön johtaja Mika Itänen,Tampereen kaupunki

1 22.10.2014 Työterveyspäivien seminaari, Helsinki

Tampereen työllisyydenhoitopähkinänkuoressa

• Työllisyydenhoidon palveluyksikkö (Typa) on vakinaistettu vuoden 2013 alussa ja on osakonsernihallintoa ja tilaajana toimii osaamis- ja elinkeinolautakunta. Kokonaisbudjetti on reilut 12 M€. TYPA:ssa on 58 htv (reilut 60 henkilöä).

• Vuosittain n. 4000 pitkäaikaistyötöntä ja nuorta on TYPA:n palveluiden piirissä. Vuosina 2014-15toteutetaan pormestarin työllisyyspaketti, jonka myötä asiakasmääriä on lisätty n. 20%:lla vrt v.2013.

Ydinasioita työllisyydenhoidossa Tampereella ovat:• I Kokonaisuusajattelu: Valtio, kunnat ja elinkeinoelämä ja muut yhteistyökumppanit yhdessä

toteuttavat vastuullista työllisyyspolitiikkaa. Työllisyydenhoito huomioidaan kaupunkistrategianlisäksi elinkeinopolitiikassa, kaavoituksessa, hyvinvointisuunnitelmassa ja asuntopolitiikassa.

• II Tavoitteellisuus, asiakaslähtöisyys ja kestävät ratkaisut: Tavoitteena on, että asiakkaistavähintään 40 % etenee palveluissa. Käytännössä noin kolmannes etenee koulutukseen tai töihin.Nuorten työllisyyspalvelut vakinaistettiin 1.5.2014.

• III Työelämälähtöisyys toiminnassa edistää vaikuttavuutta ja kestäviä ratkaisuja. Vaikuttavuutta jaasiakastyytyväisyyttä seurataan säännöllisesti.

• IV Kumppanuusajattelu, joka edistää osaltaan hyviä tuloksia. Vastuulliseen työllisyydenhoitoontarvitaan kumppaneita: mm. TE-toimistoa, Kelaa, sosiaalitoimea, yrityksiä, yhdistyksiä,oppilaitoksia ja kuntia. Seudullista yhteistyötä on tehty vuosia Tampereen kaupunkiseudun kuntienkanssa mm. Tampereen kaupunkiseudun työvoiman palvelukeskus/ TYP-toimintamallilla.

• V Kehittäminen ja uudistuminen: mm. Tampere on mukana myös valtakunnallisessakuntakokeilussa -31.12.2015: tavoitteena vaikuttava työllisyydenhoidon palvelukokonaisuus.Kuntakokeilun myötä aloitettu myös uusia palveluita sekä työnantajille että työttömilletyönhakijoille.

22.10.20142 Työterveyspäivien seminaari, Helsinki

Haastava työttömyystilanne, työttömyyskasvussa• Isona haasteena on vuosia kestänyt kansainvälinen taantuma (2008-) ja

elinkeinoelämän rakennemuutos, jotka yhdessä ovat johtaneetSuomessakin työttömyyden voimakkaaseen kasvuun ja työpaikkojenmerkittävään vähentymiseen. Työttömyys myös pitkittynyt monella, mikänäkyy mm. työmarkkinatuen kuntaosuuskustannuksissakin merkittävänäkasvuna. Näköpiirissä ei ole nopeaa muutosta.

• Tampereella työttömiä oli elokuussa 2014 yht. 18.633/ työttömyysaste16,6% (ed. vuonna samaan aikaan: 15,7%). Alle 25-vuotiaita nuoriatyöttömiä Tampereella oli 2.882 (lähes joka 10:s nuorista työttömänämuutos työttömyysasteessa yli 11%,) ja pitkäaikaistyöttömiä (vähintään 1vuosi) 6.121 (muutos n. 5%, vuoden alusta vähentynyt 866).

• Puolivuosikatsaus: Suomen 20:stä suurimmasta kaupungista yli puolellakesäkuun työttömyysaste oli 15 % tai enemmän: Kotka 18,7%, Lahti 18,1%,Jyväskylä 18,0%, Oulu 17,5%, Tampere 17,3%, Joensuu 17,1%, Rovaniemi17,0%, Turku 16,8%, Salo 15,6%, Pori 15,2%, Lappeenranta 15,2%.


Typa pilottina Celkee –projektissa:innovatiivisuutta, avoimuutta ja tiedolla johtamista

• Työllisyydenhoidon palveluyksikkö (Typa) on ollut Tampereen kaupungin pilottina mukanaTekesin hyväksymässä Celkee –projektissa 2013-14, jossa Celkee Insightin käytännönläheisenkyselytyökalun/ ratkaisun avulla edistetään innovatiivisuutta, avoimuutta ja tiedolla johtamista.

- Projektin hallinnoijana on Celkee Oy. Innovaatiosta myös tietoa www.celkee.fi -sivuilta.

Miksi lähdimme mukaan?1. Tavoitteena on onnistua mahdollisimman hyvin perustehtävässämme, työllistämisessä.2. Osallistamalla koko henkilöstön voidaan organisaation potentiaali saada käyttöön toiminnan

kehittämiseksi: yhdistettynä hyvään johtamiseen ja myönteiseen toimintakulttuuriin, tämätarkoittaa usein myös parempia tuloksia.

3. Ratkaisu sopii hyvin välineeksi henkilöstön sitouttamiseen ja yhteistyön edistämiseen ylihallintorajojen.

• Organisaatiomme ikä on sangen nuori: kaupungin työllisyyspalvelut on vakinaistettu 1.1.2013,lisäksi palveluksessa on keskimäärin paljon määräaikaisia työntekijöitä (n. 75 %). Kaikenkaikkiaan työntekijöitä on n. 60. Typa:n yhteydessä toimii 10 henkilöä TE-toimistosta ja 1 henkilöKelasta, jotka tuovat oman haasteen koko organisaation toimintaan, viestimiseen jakokonaisuuden läpinäkyvyyteen. Koko talomme väki on mukana projektissa.

4. Osa muutoksen johtamista ja hallintaa: kaupungin työllistämispalveluiden vakiinnuttamisenlisäksi projektilla edistetään avainsanojemme mukaisesti laadukkaasti tulosta, yhteisiäonnistumisia ja arjen hyvinvointia, jotta voidaan onnistua hyvin organisaatiolle asetettujentavoitteiden saavuttamisessa haastavassa toimintaympäristössä (työttömyys on korkealla tasolla,kunnallisen työllisyydenhoidon rooli on kasvussa, politiikan suuri kiinnostus).


http://www.celkee.fi-sivuilta./




Celkee –kehittämisprojekti Tampereen kaupungintyöllisyydenhoidon palveluyksikössä


Celkee – työkalun vakiokysymykset jaohjausryhmän rooli

Celkee-kysymyksiin vastataan oman sähköpostin kautta kirjautumalla n. 3 viikon välein.Vakiokysymyksinä vuorottelevat yksikössämme tällä hetkellä:1. Yhteisten tavoitteiden saavutettavuus/pystyn edesauttamaan muiden tiimien ja Typan

yhteistä onnistumista2. Työyhteisössämme on kannustava ilmapiiri/ maanantaina on kiva tulla töihin3. Yhteistyö yli tiimi- ja hallintorajojen on toimivaa/ olen tehnyt muiden tiimien/ hallintokuntien

kanssa onnistunutta yhteistyötä viimeisen kuukauden aikana.4. Jätä ideasi toimintamme kehittämiseksi ohjausryhmälleLisäksi on vaihtuvia teemakohtaisia kysymyksiä, max 1-2 kerrallaan.

Celkee-ohjausryhmässä on monipuolinen edustus: yksikön johtaja, johtoryhmäläisiä jaesimiehiä sekä henkilöstön edustaja. Asiantuntijajäsenenä on Celkeestä edustus.Ohjausryhmällä on valmisteleva sihteeri. Toiminnan moottorina olevan ohjausryhmäntehtävänä on käsitellä kuukausittain kertyneet palautteet ja analysoida tulokset ja päättääjatkotoimista. Esimiehet hyödyntävät tätä tietoa johtamisessaan.

Ideat: Säännöt hyväksytty. Kun ohjausryhmä kokoontuu, se käsittelee myös säännöllisestijätettyjä ideoita, arvioi mm. onko kyseessä idea ja idean toteuttamiskelpoisuuden,jatkojalostaa ja päättää toimenpiteistä. Henkilöstön ideat kerätään ideapankkiin intraan.

Viestintä: Kuukausittain on henkilöstölle infotilaisuudet, joissa käydään läpi myös celkee-projektiin liittyviä asioita. Intrassa on myös ajankohtaista tiedotteet ja ohryn muistiot.9 22.10.2014 Työterveyspäivien seminaari, Helsinki

Tuloksia 1, näkymä Celkee insight työkalusta:

22.10.2014 Työterveyspäivien seminaari, Helsinki 10

Tuloksia 2Celkee-projekti alkoi 24.10.2013.

Osallistuminen: hyvä vastausprosentti, parhaimmillaan on ollut 79 %. Puolessa vuodessa yli1200 vastausta, yli 60 kommenttia ja yli 60 ääntä (peukutus). Numeraalinen arviointi 0-100nimettömänä. Kommentit joko nimellä tai nimettömänä.à Kommenttien perusteella henkilöstön edustajan mukaanotto ohjausryhmään heti projektin

alkuvaiheessaà Te-toimisto liittyi projektiin tammikuussa 2014. Myös Kela-työntekijä mukaan.à Avoimuus lisääntynyt mm. sitenkin, että omalla nimellä vastausten määrä kasvanut

merkittävästi projektin aikana. Myös mahdollisuus jatkossakin vastata nimettömästi,tällöin vastaus ohjausryhmään pelkästään.

Yhteistyö:à Asiakkaat liikkuvat tiimien välillä hyvin, 45/100 joulukuu 2013à 60/100 kesäkuu2014à Oman tiimin tavoitteiden tunteminen, 78/100à Muiden tiimien tavoitteiden tunteminen soveltuvin osin 59/100à 69/100à Kiinnostus tutustua naapuritiimin toimintaan, 65/100:

Toteutettiin keväällä ja kesällä nopea tiimivierailukäytäntö naapuritiimin toiminnan oppimiseksija parhaiden käytänteiden levittämiseksi. Seurantakysymys syksyllä 2014: todettiinhyödylliseksi 75/100.


Tuloksia 3Tavoitteellisuus:

à Typan tavoitteiden tunteminen, 68/100, parantunut merkittävästi.

à Näkyvyyden parantamistarve tavoitteiden toteutumiin, 72/100:

Näkyvyyttä pyritty parantamaan kaikilla Typan ja tiimikohtaisilin tavoitteisiin. Seurantaa uudistettu siten, ettätavoitetoteutumat löytyvät nykyään intrasta, esitetty myös graafisesti.

Tiimien tavoiteasetannan muutos 100%:n tiimikohtaisesta tavoitteesta 50% tiimikohtaisen tason ja 50 %Typa-tason tavoitteeksi. Tulospalkkio mahdollinen yhteisestä onnistumisesta.

Tehostaminen, hukan poistolla lisää aikaa mm. asiakastyöhön

Esimerkkejä hukkatyöstä (joka ei täysin välttämätöntä): mm. päällekkäisten tilastojen pitäminen, asiakas eisaavu, turhat palaverit, työryhmien määräà Tulosten jälkeen asiakkaiden paikalle saapumista lähdettiin parantamaan myös SMS-muistutuksen

kokeilulla. Kokeilun tulokset raportoidaan jorylle.à Kokouskäytäntöjen tehokkuudesta, 45/100 à selkeää parantamistarvetta, jatkokysymyksenä kysyttiin

ajatuksia hyvien kokouskäytänteiden osatekijöistä à keväällä pidetyn kyselyn jälkeen osa työryhmistäon lopetettu tarpeettomina tai yhdistetty toiseen työryhmään, mm. näin on vapautettu aikaa enemmänasiakastyölle à lisäksi päätettiin järjestää koulutus tehokkaista koulutuskäytänteistä.

Ilmapiiri:

à Mukava tulla töihin 75/100. Otettu vakiokysymykseksi.


• ”Pulssin säännöllinen tunnustelu ja tarkkailu ylläpitää hyvinvointia ja antaa voimaa kestää arjenhaasteet. Kun pulssi nopeutuu tai hidastuu, on aika pysähtyä tunnistamaan, missä kohtaa pulssintahti muuttui ja mikä sai sen aikaan. Tunne pulssisi ja auta myös muita tunnistamaan se!”

Pulssin tavoite on kolmitahoinen:1) toimivien työtapojen tunnistaminen ja kehittäminen-> laadukkaasti tulosta2) sujuvan yhteistyön ja kumppanuuden edistäminen-> yhteistä onnistumista3) myönteisen ja innostavan ilmapiirin luominen-> arjen hyvinvointia.

Pulssin avainsanat ovat kiteytettynä:> OSALLISTU (jaa tietoa) >> VAIKUTA (kerro ideoita)>>> TEE MUUTOS! (sijoita voimavaroja).

13 22.10.2014

Celkee-projekti jatkuu Tampereen kaupungilla pysyvänätoimintana: Celkee Insight on nyt ”Typan pulssi”.

Työterveyspäivien seminaari, Helsinki

Modernin henkilöstöjohtamisen väline1. Yhdessä tekeminen/ osallistaminen, edistää tuloksellisuuden ohessa myös työhyvinvointia2. Tiedolla johtaminen/ myös nk. hiljainen tieto näkyviin3. Tavoitteellisuus lisääntyy kaikessa toiminnassa à mitä kysytään ja mitataan, sitä edistetään

Muutosprojektin läpiviennin onnistuminen1. Riskien hallinta/ reaaliaikaisuus tukee oikea-aikaista päätöksentekoa2. Sitouttaminen, tukee muutosjohtamista- Haasteena viestinnässä onnistuminen ja että muutokset perustellaan riittävästi.

Toiminnan tehokkuuden parantaminen1. Toiminnan suoraviivaistaminen yhdessä henkilöstön kanssa (Lean-ajattelu taustalla)2. Tehostamiskeinojen hakeminen ja käytäntöön vieminen

Kehittämiseen ja innovointiin yksi käyttökelpoinen väline lisää1. Koko organisaation potentiaali käyttöön mm. mahdollistamalla innovointi näinkin- Edellytyksenä tässä onnistumiseksi, että on riittävästi tietoa saatavilla ja että toimintaympäristö oninnovointiin kannustava.

14 22.10.2014

Mahdollisia hyötyjä Celkee insight –innovaationkäyttöönotosta

Työterveyspäivien seminaari, Helsinki

KIITOS!

1522.10.2014 Työterveyspäivien seminaari, Helsinki

Healthcare

Mika Itänen: Muutoksessa onnistuminen innovatiivisuuteen ja osallistumiseen kannustamalla