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Guía de relaciones de tablas

Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A continuación, se debe proporcionar a Microsoft Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que están relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de Office Access 2007.

Para obtener más información, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

En este artículo

Introducción

Tipos de relaciones de tabla

¿Por qué crear relaciones de tabla?

Descripción de la integridad referencial

Ver relaciones de tablas

Crear una relación de tabla

Eliminar una relación de tabla

Cambiar una relación de tabla

Exigir integridad referencial

Introducción

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se muestra a continuación incluye información recopilada de varias tablas:

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10120534.htm#1









La información de este formulario procede de la tabla Clientes...

...la tabla Pedidos...

...la tabla Productos...

...y la tabla Detalles de pedidos.

El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de Id. de pedido y Fecha de pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la tabla Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla Detalles del pedido. Estas tablas se vinculan entre sí de varias formas para recopilar información de cada una e incorporarla al formulario.

Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones de tablas. Una relación de tabla hace coincidir los datos de los campos clave (a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creación de una relación de tabla entre los campos Id. de empleado en las tablas Empleados y Pedidos.

Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...

... y como clave externa.

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Tipos de relaciones de tabla

Existen tres tipos de relaciones de tabla.

Una relación uno a varios

Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.

Una relación de varios a varios

Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.

Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

Una relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

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¿Por qué crear relaciones de tabla?

Puede crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana Relaciones, o arrastrando un campo desde el panel Lista de campos.Office Access 2007 usa relaciones de tabla para

combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes.

Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta

Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relación entre las tablas, Office Access 2007 suministrará la combinación predeterminada, de acuerdo con la relación de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizará la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.

Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe

Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.

Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe.

Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuación, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.

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Descripción de la integridad referencial

Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuación, se proporciona a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información, colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación de uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor

correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno".

Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya no será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe.

El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca.

La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla (vea Exigir integridad referencial para obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relación de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente válida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se asegura de que la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.

También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relación, Access eliminará automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.

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Ver relaciones de tabla

Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos. Se abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si aún no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedirá que agregue una tabla o consulta a la ventana.

Abra la ventana Relaciones.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración.

La clave principal

Esta línea representa la relación

La clave externa

Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una línea delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si exige la integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.

Puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones cuando la ventana Relaciones está activa:

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas:

Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si selecciona una línea de relación, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relación de tabla. También puede hacer doble clic en la línea de relación.

Borrar diseño Oculta de la visualización todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones. Observe que este comando sólo oculta las relaciones y tablas, no las elimina.

Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El informe sólo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la ventana Relaciones.

En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones:

Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas para verlas en la ventana Relaciones.

Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.

Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran.

Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de datos en la ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar tablas ocultas, vea el artículo Guía del panel de exploración.

Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el diseño de la ventana Relaciones, le pedirán que guarde los cambios.

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Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos

comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones




Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas.

Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar.

Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la lista.

Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea las secciones Descripción de la integridad referencial y Exigir integridad referencial.

Haga clic en Crear.

Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo.

Notas

Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.

Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.

Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos

En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos disponibles de las tablas relacionadas y también los de otras tablas. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más información.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos



En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la que desee agregar el campo, cree la relación y haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.

Abrir el panel Lista de campos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparecerá el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos en alguna de estas dos categorías del panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparecerá el panel Lista de campos.

Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.

Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos.

Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se iniciará el Asistente para búsquedas.

Siga las instrucciones para completar el Asistente para búsquedas.

El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más información.

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Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.




Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.


Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.

Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

Presione la tecla SUPRIMIR.

O bien,

Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

Nota Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un formulario), no se podrá eliminar la relación. Primero se deben cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.

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Cambiar una relación de tabla

Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a continuación, modifíquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella o haga clic en Modificar relaciones en el grupo Herramientas en la ficha Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Realice sus cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones







Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto

en el cuadro de diálogo Propiedades) y las relaciones no se muestran a menos que se seleccione Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.


Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

Haga doble clic en la línea de relación.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.


Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir integridad referencial.

Establecer el tipo de combinación

Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y

combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.

Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.

Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la izquierda.

Nota En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones.

Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.

Establecer el tipo de combinación

En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se incluyen todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.

OpciónCombinación relacional

Tabla izquierda

Tabla derecha

1. Incluir sólo las filas donde los campos Combinación Filas Filas

combinados de ambas tablas sean iguales. interna coincidentes coincidentes

2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales.

Combinación externa izquierda

Todas las filas Filas coincidentes

3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.

Combinación externa derecha

Filas coincidentes

Todas las filas

Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.

Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación







Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.




O bien,



Haga clic en Tipo de combinación.

En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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El uso de la integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Access rechaza las actualizaciones que cambien el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la sección Configurar las opciones en cascada.

Activar o desactivar la integridad referencial







Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto check box in the table's Propiedades dialog box is selected) and their relationships will not be shown unless Show Hidden Objects is selected in the Navigation Options dialog box.




O bien,



Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.


Tras aplicar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:

No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos.

No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.

No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados.

Notas

Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para poder aplicar la integridad referencial:

El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.

Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo entero.

Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.

Configurar las opciones en cascada

Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.

Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.

Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada







Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea Guía del panel de exploración.



O bien,



Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas.


Nota Si la clave principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.

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Vea también

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal

Conceptos básicos del diseño de una base de datos

Introducción al panel de exploración

Access > Tablas

Crear, modificar o eliminar una relación

Mostrar todo

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access

2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan

campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese

modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias

tablas.

En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relación

de tabla. Se incluye información sobre cómo exigir la integridad referencial para evitar la creación de

registros huérfanos, cómo definir el tipo de combinación para determinar qué registros de cada lado de

una relación se incluyen en el resultado de una consulta y cómo configurar las opciones en cascada para

mantener sincronizadas las referencias.

Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.

En este artículo


Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones


Modificar una relación de tabla




Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de

datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes

no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos

comunes tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un

campo Autonumérico, el campo de clave externa también puede ser un campo de tipo Número si la

propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer

coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de



ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10072597.htm#6-1




ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen

que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

Volver al principio

Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el

botón Relaciones.

4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo

Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar

tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de

datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas,

haga clic en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas.

5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando

termine de agregar tablas y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic en Cerrar.

6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la

clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic

en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si

un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista.

Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de verificación Exigir

integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea la

sección Exigir integridad referencial.

Además, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.

8. Haga clic en Crear.

Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir

integridad referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la

casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de

un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro

extremo de la línea, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.

NOTAS

Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de

clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la

propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos

campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.

Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relación

(normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la

propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado

en el lado varios de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe

permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el

valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access

crea una relación uno a varios.

Volver al principio


En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de

datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos que

están disponibles en las tablas relacionadas así como los campos que están disponibles en las otras

tablas de la base de datos. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a

continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a

varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta

relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla,

es preciso modificar la relación. Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más

información.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la

que desee agregar el campo, cree la relación y, a continuación, haga clic en Vista Hoja de

datos en el menú contextual.

Abrir el panel Lista de campos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos

existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en

categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos de

alguna de estas dos categorías en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas

relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas

que tienen una relación con la tabla con la que se trabaja actualmente. La segunda categoría contiene

todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla,

aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla,

arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos

existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un

nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.

3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de

datos.

4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

5. Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas.

El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente

para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel

Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no

exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación.

Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más información.

Volver al principio

Modificar una relación de tabla

Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuación,

modifíquela.

1. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la

línea para seleccionarla.

La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

2. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.

O bien,



Abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones




botón Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos

Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se

muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de

diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción

Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del

panel de exploración.

5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de

relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6. Haga doble clic en la línea de relación.

O bien,



7. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto,

se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se

puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una

opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo

configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más información

sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir

integridad referencial.

Configurar el tipo de combinación

Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las

consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta

que use las dos tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados

basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores

predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los

correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las

bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de

relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores

de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea

mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla

Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y

los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.

Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a

Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de

nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que

representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación

interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos

comunes (denominados campos combinados) sean iguales.

Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado

ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se

denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la

tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la

derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que

coinciden con las de la izquierda.

NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de

diálogo Modificar relaciones y no en la ficha de documentos Relaciones.

Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta

relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.

Configurar el tipo de combinación

1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el

cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se devuelven todas las

filas o las filas coincidentes de cada tabla.

OpciónCombinación relacional

Tabla izquierda

Tabla derecha

1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales.

Combinación interna

Filas coincidentes

Filas coincidentes

2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales.

Combinación externa izquierda

Todas las filas Filas coincidentes

3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.

Combinación externa derecha

Filas coincidentes

Todas las filas

Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al

lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.

Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación



3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en

Relaciones.




4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.










O bien,



7. Haga clic en Tipo de combinación.

8. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las

referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para

exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access

rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto

significa que Access rechazará las actualizaciones que cambien el destino de una referencia así como las

eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y

eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la

sección Configurar las opciones en cascada.

Activar o desactivar la integridad referencial




Relaciones.














O bien,



7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.


Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:

No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese

valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean

registros huérfanos.

No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una

tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla

Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se

puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola

operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.

No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea

registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos

si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo,

se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola

operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados.

NOTAS

Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes

condiciones para exigir la integridad referencial:

El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.

Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo

Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño

del campo tenga el valor Largo entero.

Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad

referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de

Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad

referencial en esa base de datos.

Configurar las opciones en cascada

Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una

relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como

parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un

estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya

que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad

referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se

actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a

la clave principal.

Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un

registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por

ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la

integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros

relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave

principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.

Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada




Relaciones.














O bien,



7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

8. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar

en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas.


NOTA Si la clave principal es un campo Autonumérico (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de

campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo

para cada registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de

números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.), la activación de la casilla de verificación Actualizar en

cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor de un

campo Autonumérico.

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Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ficha de documentos

Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la

línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación

seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad

referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la

creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.




botón Relaciones.











5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de


6. Presione la tecla SUPRIMIR.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar.

7. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente

la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación,

haga clic en Sí.

NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona

u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un formulario, no se podrá

eliminar la relación. Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la

relación.

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Vea también

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal Conceptos básicos del diseño de una base de datos Guía de relaciones de tablas

Access > Formularios

Insertar una hoja de datos en un formularioMostrar todo

Una hoja de datos es una sencilla vista de datos organizados en filas y columnas. Si se hace doble clic

en una tabla en el panel de exploración, Microsoft Office Access 2007 la muestra como una hoja de datos.

Gracias a su presentación compacta de los datos, las hojas de datos funcionan bien cuando se usan

como subformularios para mostrar los datos del lado "varios" de una relación uno a varios (relación uno a

varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla

principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla

relacionada.). En este artículo se describe cómo se pueden agregar hojas de datos a los formularios de

Office Access 2007.

¿Qué desea hacer?

Ver un ejemplo de una hoja de datos en un formulario

Establecer relaciones entre tablas

Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la herramienta Formulario

Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la vista Presentación

Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Presentación

Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Diseño

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096805.htm#subformbasics

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096805.htm#establishrelationships

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096805.htm#autosimpleform

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096805.htm#frmsfrmlayoutview

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096805.htm#sfrmexfrmlayoutview

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096805.htm#insdatasheetdesignview

Obtener información sobre las diferencias entre un formulario dividido y un formulario que contiene una

hoja de datos

Ver un ejemplo de una hoja de datos en un formulario

Supongamos que desea crear un formulario que muestre datos sobre categorías de productos y todos los

productos dentro de esas categorías. Los datos de la tabla Categorías representan el lado "uno" de la

relación, mientras que los datos de la tabla Productos representan el lado "varios" de la relación. Cada

categoría puede contener numerosos productos.

El formulario principal muestra los datos del lado "uno" de la relación.

La hoja de datos muestra los datos del lado "varios" de la relación.

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Establecer relaciones entre tablas

Antes de diseñar un formulario con una hoja de datos, debe revisar la relación que existe entre las tablas

y agregar las relaciones que falten. De este modo, Access podrá crear automáticamente los vínculos

entre las hojas de datos y los formularios principales. Para ver, agregar o modificar las relaciones entre

las tablas de una base de datos, en la ficha Herramientas avanzadas, en el grupo Analizar, haga clic en

Relaciones. Para obtener más información sobre cómo crear relaciones, vea los vínculos que aparecen

en la sección Vea también.

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Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la herramienta Formulario

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096805.htm#diffsplitfrmsubfrm

Cuando se usa la herramienta Formulario para crear un formulario basado en una tabla que está en el

lado "uno" de una relación uno a varios, Access inserta automáticamente una hoja de datos que muestra

los datos del lado "varios" de la relación.

Por ejemplo, si se cumplen las condiciones siguientes, Access inserta una hoja de datos que muestra

todos los pedidos de cada cliente:

Se crea un formulario simple basado en la tabla Compradores.

Se ha definido una relación uno a varios con la tabla Pedidos que especifica que un registro de

la tabla Compradores se puede relacionar con varios registros de la tabla Pedidos.

La tabla Compradores no está en el lado "uno" de ninguna otra relación uno a varios.

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla que está en el lado "uno" de la relación uno a

varios.

2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario con la hoja de datos en su parte inferior. Si Access no crea una hoja de datos,

eso significa que la tabla usada para el formulario no forma parte de una relación uno a varios o que la

tabla forma parte de más de una relación uno a varios.

NOTAS

Además de crear el formulario principal, este proceso no crea ningún otro objeto de formulario.

La hoja de datos es una vista directa de la tabla.

Para ocultar una columna en una hoja de datos Haga clic con el botón secundario del

mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Ocultar columna. Esta configuración se guarda.

Si se guarda y se cierra el formulario y, a continuación, se vuelve a abrirlo, la columna

permanecerá oculta.

Para restaurar una columna oculta en una hoja de datos Haga clic con el botón secundario

del mouse en cualquier encabezado de columna de la hoja de datos y, a continuación, haga clic

en Mostrar columnas. Active la casilla de verificación situada junto a cada columna que desee

restaurar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

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Crear un formulario que contiene una hoja de datos mediante la vista Presentación

Si ya se han definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, se puede crear rápidamente un

formulario que contiene una hoja de datos mediante la vista Presentación. Cuando se agrega un campo

del lado "varios" de una relación a un formulario basado en el lado "uno" de la relación, Access crea

automáticamente una hoja de datos para mostrar los registros relacionados.

1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en En blanco.

Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de

campos.

NOTA Si cierra el panel Lista de campos de manera fortuita, puede volver a abrirlo siguiendo

uno de estos procedimientos:

Presione ALT+F8.

O bien,

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

2. Haga clic en el signo más situado junto a la tabla que está en el lado "uno" de la relación uno a

varios y, a continuación, arrastre el primer campo que desee incluir hasta el formulario.

Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones: Campos disponibles

para esta vista y, más abajo, Campos disponibles en tablas relacionadas. En la parte

inferior del panel Lista de campos, las tablas que no están directamente relacionadas con la

tabla principal se encuentran bajo Campos disponibles en otras tablas.

3. Desde la sección Campos disponibles para esta vista, arrastre todos los campos que desee

hasta el formulario principal.

4. Desde la sección Campos disponibles en tablas relacionadas, arrastre hasta el formulario el

primer campo que desee incluir en la hoja de datos. Access crea una hoja de datos y le agrega

el campo.

5. Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer clic en la hoja

para seleccionarla. Observe que Access reorganiza el panel Lista de campos para que los

campos disponibles para la hoja de datos estén en la parte superior. Desde la sección Campos

disponibles para esta vista, arrastre los otros campos que desee incluir en la hoja de datos.

Cuando arrastra cada uno de los campos hasta la hoja de datos, Access dibuja una barra de

inserción para mostrar dónde se va a insertar el campo cuando suelte el botón del mouse.

6. Siga agregando campos al formulario principal o a la hoja de datos haciendo clic primero en el

formulario principal o en la hoja de datos para seleccionarlo y arrastrando, luego, el campo

desde el panel Lista de campos.

La sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos contiene tablas que no

están directamente relacionadas con la tabla o consulta en la que se basa el formulario o la hoja de datos

seleccionados. Si se han definido todas las relaciones válidas entre las tablas en la ventana Relaciones,

es probable que los campos de la sección Campos disponibles en otras tablas no sean selecciones

válidas para el formulario que se está creando. Si se arrastra un campo de esta sección hasta el

formulario, Access muestra el cuadro de diálogo Especificar relación. Es preciso especificar los campos

que relacionen las dos tablas antes de proceder. De hacerlo, el panel Lista de campos ya no se ordenará

en secciones de acuerdo con las relaciones predefinidas. Se recomienda hacer clic en el botón Cancelar

de este cuadro de diálogo y volver a examinar las relaciones entre las tablas. Para obtener información

sobre relaciones, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.

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Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Presentación

Si ya se han definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, se puede agregar rápidamente

una hoja de datos a un formulario existente mediante la vista Presentación. Cuando se agrega un campo

del lado "varios" de una relación a un formulario basado en el lado "uno" de la relación, Access crea

automáticamente una hoja de datos para mostrar los registros relacionados.

1. Abra el formulario existente en la vista Presentación haciendo clic con el botón secundario del

mouse en el formulario en el panel de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista

Presentación en el menú contextual.

Si no ve el panel Lista de campos:

Presione ALT+F8.

O bien,


Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones: Campos disponibles

para esta vista y, más abajo, Campos disponibles en tablas relacionadas. En la parte

inferior del panel Lista de campos, las tablas que no están directamente relacionadas con la

tabla principal se encuentran bajo Campos disponibles en otras tablas.

2. En la sección Campos disponibles en tablas relacionadas, expanda la tabla que contiene el

primer campo que desee incluir en la hoja de datos y arrastre el campo hasta el formulario.

Access crea una hoja de datos y le agrega el campo.

3. Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer clic en la hoja

para seleccionarla. Observe que Access reorganiza el panel Lista de campos para que los

campos disponibles para la hoja de datos estén en la parte superior. Desde la sección Campos

disponibles para esta vista, arrastre los otros campos que desee incluir en la hoja de datos.

Cuando arrastra cada uno de los campos hasta la hoja de datos, Access dibuja una barra de

inserción para mostrar dónde se va a insertar el campo cuando suelte el botón del mouse.

4. Siga agregando campos al formulario principal o a la hoja de datos haciendo clic primero en el

formulario principal o en la hoja de datos para seleccionarlo y arrastrando, luego, el campo

desde el panel Lista de campos.

La sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos contiene tablas que no

están directamente relacionadas con la tabla o consulta en la que se basa el formulario seleccionado. Si

se han definido todas las relaciones válidas entre las tablas en la ventana Relaciones, es probable que los

campos de la sección Campos disponibles en otras tablas no sean selecciones válidas para el

formulario que se está creando. Si se arrastra un campo de esta sección hasta el formulario, Access

muestra el cuadro de diálogo Especificar relación. Es preciso especificar los campos que relacionen las

dos tablas antes de proceder. De hacerlo, el panel Lista de campos ya no se ordenará en secciones de

acuerdo con las relaciones predefinidas. Se recomienda hacer clic en el botón Cancelar de este cuadro

de diálogo y volver a examinar las relaciones entre las tablas. Para obtener información sobre relaciones,

vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.

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Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Diseño

Use este procedimiento para agregar una hoja de datos directamente basada en una tabla o consulta a un

formulario existente en la vista Diseño.

1. Abra el formulario en la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario del mouse en el

formulario en el panel de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Diseño.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, si está seleccionada la herramienta Utilizar

Asistentes para controles, haga clic en ella de modo que no esté seleccionada.

¿Por qué?

En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta

Subformulario/Subinforme.

3. En la cuadrícula de diseño del formulario, haga clic en el lugar donde desee insertar la hoja de

datos.

4. Para cambiar la posición y el tamaño del control de subformulario, arrastre los controladores

situados en los bordes y esquinas del control.

5. Para editar la etiqueta asociada del control de subformulario, haga clic en ella y, a continuación,

haga doble clic en ella para seleccionar su texto y luego escriba una nueva etiqueta. Si prefiere

eliminar la etiqueta, haga clic en ella y, a continuación, presione SUPRIMIR.

6. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

7. Si no está seleccionado el control de subformulario, haga clic en él para seleccionarlo.

8. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la lista desplegable Objeto origen y, a

continuación, haga clic en la tabla o consulta que desee mostrar en la hoja de datos. Por

ejemplo, si desea mostrar los datos de la tabla denominada Pedidos, haga clic en

Tabla.Pedidos.

9. Si ha definido correctamente las relaciones antes de iniciar este procedimiento, Access

configurará automáticamente las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular

campos principales con los valores correctos que vinculen el formulario principal a la hoja de

datos.

Las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales están en

blanco

Abra el formulario principal en la vista Diseño.

1. Haga clic en el control de subformulario para seleccionarlo.

2. Si no ve la hoja de propiedades, presione F4.

3. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en (...) junto al cuadro de la

propiedad Vincular campos secundarios.

Aparece el cuadro de diálogo Vinculador de campos de subformulario.

4. En las listas desplegables Campos principales y Campos secundarios, seleccione los

campos a los que desee vincular los formularios. Si no está seguro de los campos, haga

clic en Sugerir para que Access determine los campos de vinculación. Cuando termine,

haga clic en Aceptar.

Si no ve el campo que desee usar para vincular los formularios, puede que tenga que

editar el origen de registros del formulario principal o secundario para asegurarse de que

contiene el campo. Por ejemplo, si el formulario está basado en una consulta, asegúrese

de que el campo de vinculación está en los resultados de la consulta.

5. Guarde el formulario principal y cambie a la vista Formulario para comprobar que el

formulario funciona según previsto.

Guarde el formulario haciendo clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso

rápido o presionando CTRL+G.

10. Cambie a la vista Formulario (vista Formulario: ventana que muestra un formulario para mostrar

o aceptar datos. La vista Formulario es el medio principal para agregar y modificar datos a

tablas. También se puede cambiar el diseño de un formulario en esta vista.) y compruebe que la

hoja de datos funciona según previsto.

Volver al principio

Obtener información sobre las diferencias entre un formulario dividido y un formulario que contiene una hoja de datos

Un formulario que contiene una hoja de datos muestra datos de orígenes de datos diferentes (si bien

suelen estar relacionados). Por ejemplo, un formulario puede mostrar empleados y puede tener una hoja

de datos que muestra todas las tareas asignadas a cada empleado. La hoja de datos tiene otro origen de

datos que el formulario que lo contiene. En cambio, un formulario dividido tiene dos secciones (un

formulario y una hoja de datos), pero en ambas secciones se muestran los mismos datos. Las dos

secciones están conectadas y ofrecen a la vez dos vistas distintas de los datos.

Para obtener más información sobre cómo crear y trabajar con un formulario dividido, vea el artículo Crear

un formulario dividido.

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Vea también

Agregar un campo a un formulario o informe Crear un formulario Crear un formulario dividido Crear un formulario que contiene un subformulario (formulario de uno a varios) Crear, modificar o eliminar una relación Guía de relaciones de tablas

Access > Consultas

Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de datos

Mostrar todo

En este artículo se explica cómo eliminar datos de una base de datos de Microsoft Office Access 2007

mediante consultas de actualización y de eliminación. Las consultas de actualización se usan para

eliminar campos individuales de los registros de una base de datos, mientras que las consultas de

eliminación se usan para quitar registros completos de una base de datos, inclusive el valor de clave que

le otorga al registro un carácter único. Cuando proceda, recuerde que Access también permite eliminar

manualmente parte de registros o registros completos de varias maneras.

Para obtener más información sobre cómo eliminar manualmente registros, vea el artículo Eliminar uno o

varios registros de una base de datos.

En este artículo

Obtener información sobre cómo usar las consultas para eliminar datos

Planear la eliminación

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

Eliminar parte de registros (uno o varios campos)

Eliminar registros completos

Criterios de ejemplo para consultas de selección

Obtener información sobre cómo usar las consultas para eliminar datos

Se pueden usar dos tipos de consultas para eliminar datos de una base de datos de Access. La consulta

elegida depende del tipo de eliminación que se desee realizar.

Para eliminar campos individuales de los registros de una o varias tablas, se usa una consulta

de actualización que cambie los valores existentes a un valor nulo (es decir, no hay datos) o una

cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas).

Se usa una consulta de actualización para eliminar datos de campos individuales porque, de

forma predeterminada, las consultas de eliminación quitan filas completas. La eliminación de

datos mediante una consulta de actualización se compone de los siguientes pasos: se crea una

consulta de selección asegurándose de que devuelve sólo los datos que desee eliminar. A

continuación, se convierte esa consulta en una consulta de actualización, usando valores NULL

o cadenas de longitud cero como valor de actualización. Por último, se ejecuta la consulta para

actualizar los datos existentes.

Para quitar registros completos (filas), se usa una consulta de eliminación.

De forma predeterminada, las consultas de eliminación quitan todos los datos de cada campo,

junto con el valor de clave que le otorga al registro un carácter único. Cuando se ejecuta la

consulta, siempre se quita la fila completa de la tabla. El proceso se compone de los siguientes

pasos: se crea una consulta de selección, asegurándose de que devuelve los datos que desea

eliminar. A continuación, se convierte esa consulta en una consulta de eliminación y se ejecuta

para quitar los datos.







Cuando proceda, recuerde que si los registros que desea eliminar residen en el lado "uno" de una relación

uno a varios, va a cambiar primero una propiedad de la relación antes de ejecutar la consulta. En la

sección Preparativos para eliminar datos relacionados, más adelante en este artículo, se explica cómo

llevar a cabo esa tarea. Es preciso realizar esos cambios adicionales porque, de forma predeterminada,

Access impide eliminar datos del lado "uno" de una relación uno a varios.

Para obtener más información acerca del diseño de bases de datos y las relaciones de tablas, vea los

artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear, modificar o eliminar una relación.

Asimismo, recuerde que después de actualizar o eliminar parte de un registro o un registro completo, no

se pueden deshacer los cambios, por lo que se recomienda realizar siempre una copia de seguridad de

los datos antes de ejecutar una consulta de eliminación. Vea Realizar una copia de seguridad de la base

de datos, más adelante en este artículo, para obtener más información.

En los procedimientos descritos en las siguientes secciones se explica cómo crear consultas de

actualización que quiten datos de campos individuales, y cómo crear consultas de eliminación que quiten

registros completos.

NOTA En general, las consultas de actualización y eliminación se usan para cambiar o quitar

rápidamente grandes cantidades de datos. Si desea quitar un número reducido de registros (es decir,

cualquier cantidad que sea fácil de eliminar manualmente), abra la tabla en la vista Hoja de datos,

seleccione los campos o las filas que desee eliminar y, a continuación, presione SUPRIMIR.

Para obtener más información sobre otras formas de eliminar datos, vea el artículo Eliminar uno o varios

registros de una base de datos.

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Planear la eliminación

La eliminación de registros mediante una consulta se compone de los siguientes pasos generales:

Planee la eliminación. Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para eliminar los datos,

que todos los demás usuarios han cerrado todos los objetos que usen las tablas en cuestión y, a

continuación, haga una copia de seguridad de la base de datos.

Asegúrese de que la base de datos reside en una ubicación de confianza o que lleva una firma

digital. Si no es el caso, puede optar por confiar en la base de datos únicamente para la sesión

actual. Recuerde que, de forma predeterminada, Access bloquea todas las consultas de acción

(consultas de eliminación, consultas de actualización y consultas de creación de tabla) a menos

que se confíe primero en la base de datos. Para obtener información sobre cómo confiar en una

base de datos, vea Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta, más adelante en

este artículo.

Si desea eliminar datos de más de una tabla y esas tablas están relacionadas, habilite las

opciones Integridad referencial y Eliminar en cascada los registros relacionados para cada

relación. De este modo, la consulta podrá eliminar datos de las tablas en los lados "uno" y

"varios" de la relación.

Cree una consulta de selección y, a continuación, agregue los criterios necesarios hasta que la

consulta devuelva el conjunto de registros correcto.

Si desea eliminar campos individuales de una tabla, convierta la consulta de selección en una

consulta de actualización, especifique NULL o una cadena de longitud cero ("") como criterios

de actualización y, a continuación, ejecute la consulta.

Si desea eliminar registros completos, convierta la consulta de selección en una consulta de

eliminación y, a continuación, ejecute la consulta.

Preparativos generales

Realice las siguientes tareas antes de eliminar parte de un registro o un registro completo de una base de

datos:

Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Para ello, en el Explorador de

Windows, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el archivo de la base de datos

(archivo .accdb o .mdb) y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual. En

el cuadro de diálogo Propiedades, asegúrese de que está desactivada la casilla de verificación

Sólo lectura.

Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de la base de datos.

Si no está seguro, póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la

base de datos.

Compruebe si la eliminación no va a afectar negativamente a los demás usuarios de la base de

datos.

Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios, tablas,

consultas e informes que usen los datos que desee eliminar. De este modo, ayuda a evitar

infracciones de bloqueo.

SUGERENCIA Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede que

tenga que cerrar la base de datos y, a continuación, abrirla de nuevo en modo exclusivo. Para

ello:

1. Haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir

y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar registros.

Algunas operaciones de eliminación se pueden invertir, pero si crea una copia de seguridad, se

asegura de poder invertir siempre los cambios.

Realizar una copia de seguridad de la base de datos

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación,

haga clic en Administrar esta base de datos.

2. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique un nombre y una ubicación para la

copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Guardar.

Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a

abrir el archivo original.

Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de

modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad.

Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, a continuación, abra la

copia de seguridad con el nombre cambiado en Access.

Preparativos para eliminar datos relacionados

Si necesita eliminar datos de tablas relacionadas, recuerde esta regla: si los datos residen en el lado

"varios" de una relación uno a varios, podrá eliminarlos sin tener que cambiar la relación. Sin embargo, si

los datos residen en el lado "uno" de una relación uno a varios, es preciso modificar primero la relación.

En caso contrario, Access bloqueará la eliminación.

El proceso de eliminación de datos relacionados se compone de los siguientes pasos:

Determine qué registros residen en el lado "uno" de la relación y cuáles residen en el lado

"varios".

Si necesita eliminar registros del lado "uno" de la relación y los registros relacionados del lado

"varios", debe habilitar un conjunto de reglas denominado Integridad referencial y debe habilitar

la eliminación en cascada. En esta sección se explica la Integridad referencial y se indica cómo

llevar a cabo ambas tareas.

Si necesita eliminar registros únicamente del lado "uno" de la relación, elimine primero esa

relación y, a continuación, elimine los datos.

O bien,

Si necesita eliminar datos únicamente del lado "varios" de la relación, puede crear y ejecutar

una consulta de eliminación sin tener que cambiar la relación.

En las siguientes secciones se explica cómo preparar los datos relacionados para la eliminación.

Determinar qué registros están en el lado "uno" de una relación y cuáles residen en el lado "varios"


Relaciones.

Aparece la ficha Relaciones en la que se muestran todas las tablas de la base de datos así

como las relaciones entre cada tabla y todas las demás tablas. Cada relación aparece como una

línea que conecta las tablas entre los campos.

En la siguiente ilustración se muestra una relación típica. La mayoría de las relaciones de una

base de datos, si no todas, tienen un lado "uno" y un lado "varios". En el diagrama de relaciones

se indica el lado "uno" con el número 1 y el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞).

En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, se eliminan asimismo

todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación. Sin embargo, cuando se

eliminan registros del lado "varios" de una relación, normalmente no se eliminan registros del

lado "uno".

Además, de forma predeterminada, Access aplica asimismo un conjunto de reglas denominado

Integridad referencial. Estas reglas garantizan que las claves externas de una base de datos

contienen los valores correctos. Una clave externa es una columna cuyos valores coinciden con

los valores de la columna de clave principal de otra tabla.

Obtener información sobre las reglas de integridad referencial

Regla 1: no se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla

relacionada, a menos que ese valor ya exista en la clave principal de la tabla principal. No

obstante, se puede especificar un valor nulo en el campo de clave externa.

Regla 2: no se puede eliminar un registro completo de una tabla principal si existen

registros coincidentes en una tabla relacionada.

Recuerde que puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las

tablas principal y secundaria. Para obtener más información, vea el siguiente

procedimiento, Modificar la relación.

Regla 3: no se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese

registro tiene registros relacionados.

No obstante, también puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre

las tablas principal y secundaria.

Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma predeterminada en la

mayoría de los casos, una base de datos deberá cumplir primero las siguientes condiciones:

El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave principal o tener un índice

único.

Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada deben tener el mismo

tipo de datos.

NOTA Access incluye dos excepciones a esta regla. Un campo de tipo Autonumérico

puede estar relacionado con un campo de tipo Número si el valor de la propiedad

TamañoDelCampo (FieldSize) de ese campo de tipo Número está establecido en Entero

Largo. Asimismo, un campo de tipo Autonumérico cuya propiedad TamañoDelCampo

está establecida en Id. de réplica puede estar relacionado con un campo de tipo Número

cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica.

Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos de Access.

NOTA Si las tablas están vinculadas, deben tener el formato de Access. Asimismo, hay

que abrir la base de datos que contiene las tablas vinculadas y, a continuación, habilitar la

integridad referencial. No se pueden aplicar las reglas de integridad referencial para las

tablas vinculadas de bases de datos con otros formatos, como libros de Microsoft Office

Excel 2007. Para obtener información sobre cómo habilitar la integridad referencial, vea

los pasos descritos en la siguiente sección.

2. Tome nota de los nombres de los campos de tabla en cada lado de la relación.

3. Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los campos contienen

efectivamente los datos que desea eliminar.

4. Mantenga abierto el panel Relaciones y continúe con los pasos descritos en la siguiente

sección.

Modificar la relación

Siga estos pasos únicamente para eliminar datos del lado "uno" y del lado "varios" de una relación.

1. Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en

Relaciones.

2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la relación (línea) que conecta las tablas

implicadas en la operación de eliminación y, a continuación, haga clic en Modificar relación en

el menú contextual.


3. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

4. Active la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.

NOTA Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro del lado "uno" de

la relación, se eliminarán todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación.

5. Haga clic en Aceptar, cierre el panel Relaciones y, después, continúe con los siguientes pasos.

Eliminar una relación

1. Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones.


Relaciones.

2. Tome note de los campos implicados en la relación para poder restaurar la relación después de

eliminar los datos.

3. Haga clic con el botón secundario del mouse en la relación (línea) que conecta las tablas

implicadas en la operación de eliminación y, a continuación, haga clic en Eliminar en el menú

contextual.

O bien

Seleccione la relación y presione SUPR.

NOTA Para restaurar la relación, siga los pasos anteriores para abrir el panel Relaciones y, a

continuación, arrastre el campo de clave principal desde la tabla del lado "uno" y colóquelo en el campo

de clave externa de la tabla del lado "varios". Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si la

relación antigua exigía integridad referencial, seleccione Exigir integridad referencial y, a continuación,

haga clic en Crear. En caso contrario, sólo haga clic en Crear.

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Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

De forma predeterminada, si se abre una base de datos que no sea de confianza o no resida en una

ubicación de confianza, Access bloquea la ejecución de todas las consultas de acción.

Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de

estado de Access aparece el siguiente mensaje:

El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.

Si ve este mensaje, siga el procedimiento que se describe a continuación:

Habilitar el contenido bloqueado

En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

Aparece el cuadro de diálogo Confiar en Office.

Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Vuelva a ejecutar la consulta.

Si no ve la barra de mensajes

Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos y, en el grupoMostrar u ocultar, elija

Barra de mensajes.

Para obtener más información sobre el modo deshabilitado y la seguridad en Access, vea el artículo

Proteger una base de datos de Access 2007.

Eliminar parte de registros (uno o varios campos)

En esta sección se explica cómo usar una consulta de actualización para eliminar registros parciales

(campos individuales) de tablas del lado "varios" de una relación uno a varios. Estos pasos pueden

seguirse asimismo para eliminar datos de tablas que no están relacionadas con otros datos. Recuerde

que ejecutar una consulta de actualización para eliminar datos cambia los valores existentes a NULL o a

una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas), en función de los criterios

que haya especificado. Para obtener más información sobre cómo usar las consultas de actualización,

vea el artículo Crear una consulta de actualización.

Crear una consulta de selección

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro de diálogo

Mostrar tabla.

2. Seleccione la tabla que contiene los datos que desee eliminar, haga clic en Agregar y, a

continuación, haga clic en Cerrar.

La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la

consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustración se

muestra una tabla típica en el diseñador.

3. Agregue los campos cuyo valor desee establecer en NULL a la fila Campo del diseñador.

Puede hacer doble clic en cada campo o arrastrar y colocar cada campo.

4. Si lo desea, especifique criterios para uno o varios campos en la fila Criterios del diseñador.

Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se desean eliminar.

En caso contrario, la consulta de actualización establece en NULL todos los registros de cada

uno de los campos de la consulta. Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea

Criterios de ejemplo para consultas de selección más adelante en este artículo.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Compruebe que la consulta devuelva los registros cuyo valor desee establecer en NULL o en

una cadena de longitud cero. Si es preciso, repita los pasos 3 a 5 y modifique los campos o

criterios hasta que la consulta devuelva únicamente los datos que desee cambiar.

6. Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.

Convertir la consulta de selección en una consulta de actualización

1. Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.

Access convierte la consulta de selección en una consulta de actualización, oculta la fila

Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Actualizar a.

En la fila Actualizar a de cada campo, especifique NULL o una cadena de longitud cero (un par

de comillas dobles sin espacio entre ellas, "").

3. Haga clic en Ejecutar .

Access le pedirá que confirme los cambios.

Si está muy seguro de que desea cambiar los valores, haga clic en Sí para cambiar los datos.

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Eliminar registros completos

En esta sección se explica cómo usar una consulta de eliminación para eliminar registros completos de

una tabla.




Mostrar tabla.

2. Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga

clic en Cerrar.




3. Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de

diseño.

Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá quitar registros completos

(filas) de la tabla.

4. De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar criterios.

Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar todos los pedidos

pendientes de ese cliente. Para buscar únicamente esos registros, se agregan los campos Id.

de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula de diseño.

5. Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de

diseño.


En caso contrario, la consulta de eliminación quita todos los registros de la tabla. Para continuar

con el ejemplo del paso anterior, especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así

como la fecha en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser válidos.

Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea Criterios de ejemplo para consultas

de selección más adelante en este artículo.

6. Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de

criterio.


Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.


Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y eliminar los

datos


2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar

en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar.

Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna * (todos los campos) aparece De. La

palabra Ubicación debe aparecer en todas las columnas usadas para criterios.

3. Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar .

Access le pedirá que confirme la eliminación.

Haga clic en Sí para eliminar los datos.

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En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo que se pueden usar en las consultas de

selección para asegurar que se eliminan únicamente los datos correctos. Puede adaptar estos ejemplos

para que pueda usarlos con sus propios datos. En algunos de estos ejemplos se usan caracteres

comodín.

Para obtener más información sobre el uso de los caracteres comodín, vea el artículo Información de

referencia sobre los caracteres comodín en Access.

Criterios Efecto

> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234, use < 234.

>="Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.

Entre #02.02.2007# Y #01.12.2007#

Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2007 y el 1 de diciembre de 2007 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use comillas simples (') en vez de signos de almohadilla (#). Por ejemplo: Entre '02.02.2007' Y '01.12.2007'.

Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no sea exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contengan caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".

Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

No "*t" Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

En(Canadá,Reino Unido)

En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.

Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

Como "Casa Dewe?"

Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo de interrogación (?).

#02.02.2007# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2007. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples en lugar de usar signos de almohadilla ('02.02.2007').

< Fecha() - 30 Usa la función Fecha para devolver todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días.

Fecha() Usa la función Fecha para devolver todos los registros que contienen la fecha actual.

Entre Fecha() Y AgregFecha("M", 3, Fecha())

Usa las funciones Fecha y AgregFecha para devolver todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.

Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).

No es Nulo Devuelve todos los registros que contengan algún valor (que no sea nulo).

"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, en vez de especificar un número, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ('''').

Access > Diseño de base de datos

Conceptos básicos del diseño de una base de datos

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada.

Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece

lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese

caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda

modificarse fácilmente.

En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué

información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas

entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.

En este artículo

Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

¿Qué es un buen diseño de base de datos?

El proceso de diseño

Determinar la finalidad de la base de datos

Buscar y organizar la información necesaria

Dividir la información en tablas

Convertir los elementos de información en columnas

Especificar claves principales

Crear relaciones entre las tablas

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Terms

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Good

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#DesignProcess

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Purpose

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#FindAndOrganize

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Tables

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Columns

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#SpecifyPrimaryKeys

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#TableRelationships

Ajustar el diseño

Aplicar las reglas de normalización

Para obtener más información

Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las

de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos

simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas.

Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos

y una tercera con información sobre clientes.

Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro

es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento

único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos),

por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría

algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.

Volver al principio

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#RefineDesign

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Normalization

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#MoreInfo

¿Qué es un buen diseño de base de datos?

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se

debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el

espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es

que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información

incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información

incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.

Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando

así se precise.

Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.

Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

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El proceso de diseño

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:


Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.


Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los

nombres de productos o los números de pedidos.


Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o

Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.


Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un

campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría

incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.


Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para

identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.

Definir relaciones entre las tablas

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas.

Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea

necesario.

Ajustar el diseño

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos

de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los

ajustes necesarios en el diseño.


Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas

correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

Volver al principio


Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a

utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan

simple como "La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío

masivo de correo y la generación de informes". Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas

personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en

uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea

es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el

proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de

tomar decisiones.

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Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si

registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios

en papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que

contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene

que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario?

¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo,

que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección,

ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una

columna posible de una tabla.

Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada

elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más

tarde podrá ajustar la lista.

A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de

datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por

región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible

que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad

de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué

información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta

modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los

elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la

oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea

imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una

columna "Enviar correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí

o No.

La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro

elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer

también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar

una dirección de correo electrónico para cada cliente.

Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita

para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas

ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un

saludo), tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el

saludo "Estimado Sr. García", en lugar de "Estimado Sr. Miguel Ángel García". Esto implicaría almacenar

el apellido independientemente del nombre.

Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes

lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos

partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido

de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar,

calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su

propio campo.

Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas

de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es

el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos

adicionales que necesita registrar.

Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.

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Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de

buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría

ser similar a la siguiente:

Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos.

Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra

para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los

pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista

hasta obtener un diseño correcto.

Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos

ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación

le explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a

continuación:

En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos

productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse

muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una

sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución

mucho mejor.

Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor.

Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos

lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares.

Ese problema se resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar.

Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está

repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor,

coloque esa información en una tabla distinta.

Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese

producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el

producto sin perder la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un

producto, además de datos sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para

mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los

productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo

se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.

Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar

datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de

productos. Como la dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de

proveedores.

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Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema

representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería

Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo

electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo número de columnas, por lo que puede

almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de correo

electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de

dirección podría contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y

el campo de dirección, la dirección de ese cliente.

Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor

precisión las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos

columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De

igual forma, la dirección consta en realidad de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia,

código postal y país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas distintas. Si desea

realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que

la información de provincia esté almacenada en una columna distinta.

Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o

internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una

columna Región en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio país y

regiones de otros países o regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar

de Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.

En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.

No incluya datos calculados

En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En

lugar de ello, puede dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado.

Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal de

unidades de un pedido para cada categoría de producto de la base de datos. Sin embargo, no

hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla

Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en

un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se

imprime el informe, pero el subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.

Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas

Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los

nombres de productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en

un campo, será difícil recuperar datos individuales más adelante. Intente dividir la información

en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el

nombre del producto, la categoría y la descripción.

Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada

tabla.

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Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila

almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de

identificador de empleado o un número de serie. En la terminología de bases de datos, esta información

recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar

rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.

Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica

inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la

tabla, pero sólo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener

valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave

principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre

en la misma tabla.

Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o

vacío (porque no se conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave

principal.

Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la

clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal

cambia, el cambio debe aplicarse también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar

una clave principal que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras

tablas en las que se hace referencia a ella.

A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada

pedido un número de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido.

Una vez asignado, nunca cambia.

Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave

principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico.

Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de

identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los

identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una

clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el nombre de un cliente,

es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal.

No hay dos identificadores de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de

una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría

dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está

formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de

las tablas que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla

Pedidos, IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.

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Crear relaciones entre las tablas

Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de

forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.

La información de este formulario procede de la tabla Clientes...

...la tabla Empleados...

...la tabla Pedidos...

...la tabla Productos...

...y la tabla Detalles de pedidos.

Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional,

la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones

entre las tablas para reunir la información según se precise.

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Crear una relación de uno a varios

Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de

productos. Un proveedor puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente, para cada

proveedor representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la

tabla Productos. La relación entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de

uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del

lado "uno" de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios"

de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores

a la tabla Productos. Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla

Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.

La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la

clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa

porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.

El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves

principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al

identificar una relación de uno a varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una

columna compartida.

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Crear una relación de varios a varios

Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.

Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en

muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla

Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos.

Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios

pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las

relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.

Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta

un problema. Para comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las

dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por

pedido, necesita más de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que

repetir la información de pedido para cada fila relacionada con un único pedido, lo que daría lugar a un

diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el campo Id. de

pedido en la tabla Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se

soluciona este problema?

La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a

varios en dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la

tercera tabla y, por consiguiente, la tercera tabla registraría todas las apariciones o instancias de la

relación.

Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave

principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos

y Productos. El campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un

pedido puede tener varios artículos de línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de

línea del pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el

campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos

juntos producen un valor exclusivo para cada registro.

En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan

directamente entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a

varios entre los pedidos y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de

uno a varios:

La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido

tiene varios artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido.

La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada

producto puede tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia

únicamente a un producto.

Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así

como todos los pedidos de un determinado producto.

Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:

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Crear una relación de uno a uno

Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar

información complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos

pocos productos. Como no necesita la información con frecuencia, y como almacenar la información en la

tabla Productos crearía un espacio vacío para todos los productos que no necesitan esa información, la

coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como

clave principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a

uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro coincidente en la tabla

complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la

información de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se

crearía una gran cantidad de espacio vacío), puede representar esa relación en su diseño guiándose por

las pautas siguientes:

Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la

misma clave principal en ambas tablas.

Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas

(cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.

Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas

correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben

compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una

tercera tabla para representar la relación.

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Ajustar el diseño

Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con

datos de ejemplo y probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos

registros, etc. Esto le permitirá encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna

que olvidó insertar durante la fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos

duplicados.

Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e

informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos

duplicados innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación.

Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas

son algunas comprobaciones que puede hacer:

¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las

tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla.

Cree una columna para cada elemento de información que desee registrar. Si la información no

se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para

esa información.

¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un

elemento de información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un

descuento calculado a partir del precio de venta al público), normalmente es preferible que se

calcule en lugar de crear una nueva columna.

¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente

tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.

¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos

en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que

tenga menos campos y más registros.

¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita

generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese

elemento en su propia columna.

¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene

información sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.

¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o

mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas

comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.

Ajustar la tabla Productos

Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría

general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara

la categoría de cada producto.

Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una

descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla

Productos, tendría que repetir la descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha

categoría, lo cual no es una buena solución.

Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla

y su propia clave principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la

tabla Productos como clave externa.

Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios

productos, pero un producto pertenece únicamente a una categoría.

Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo,

considere una tabla con las siguientes columnas:

Id. de producto

Nombre

Id1 de producto

Nombre1

Id2 de producto

Nombre2

Id3 de producto

Nombre3

Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el

número agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe

revisar el diseño.

Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de

productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la

tabla, lo que supone una tarea administrativa importante.

Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el

número máximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco. El defecto más

grave de este diseño es que muchas tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por

identificador de producto o nombre.

Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en

dos. En el ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para

productos, vinculadas por el identificador de proveedor.

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En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a

veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están

estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina

normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.

La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de

haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de

información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se

dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar.

Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se

conoce como "forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma

normal a la quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son

necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.

Primera forma normal

La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y

nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se

incluya más de un precio. Si considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda

sólo puede contener un valor.

Segunda forma normal

La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la

clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal

formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de

las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave principal:

Id. de pedido (clave principal)

Id. de producto (clave principal)

Nombre de producto

Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de

Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar

Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).

Tercera forma normal

La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave

principal, sino también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.

O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más

que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

IdProducto (clave principal)

Nombre

PVP

Descuento

Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla

infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna

Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las

columnas implica que debe poder cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra

columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en

consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya

clave sea PVP.

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Para obtener más información sobre los principios básicos de diseño de una tabla, vea el artículo Crear

tablas en una base de datos.

Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros siguientes:

Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational

Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional. 2003.

Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design. Addison-

Wesley Professional. 1989.

Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional.

2005.

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Vea también

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal Crear tablas en una base de datos Guía de relaciones de tablas Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Access > Fundamentos de base de datos

Eliminar uno o varios registros de una base de datos

Mostrar todo

Si se eliminan los datos obsoletos o inexactos, las bases de datos pueden llegar a ser más rápidas y

más fáciles de usar. Por ejemplo, si se mueven los datos del anterior trimestre del calendario o trimestre

fiscal a un conjunto de tablas de almacenamiento en otra base de datos, se puede reducir el tamaño de la

base de datos de trabajo y ayudar a que funcione con mayor rapidez. Si se quitan los datos duplicados o

inexactos, se pueden reducir los costos de trabajo.

En este artículo se explica cómo eliminar datos de una base de datos de Microsoft Office Access 2007. Se

explica asimismo cómo se eliminan datos de campos individuales, lo cual es un proceso relativamente

sencillo, y cómo se eliminan registros completos, lo cual es un proceso que puede ser mucho más

complejo. En este artículo, se explica también cómo se eliminan datos manualmente y cómo se usan las

consultas de eliminación.

NOTA Para comprender y usar la información incluida en este artículo, es preciso comprender primero

los conceptos de clave principal y clave externa. Para obtener información introductoria sobre claves

primarias y externas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

En este artículo

Eliminar datos

Eliminar los datos de un campo

Eliminar los datos de una lista

Eliminar registros no relacionados de una base de datos

Eliminar registros relacionados de una base de datos

Eliminar tablas de una base de datos









Eliminar datos

Access proporciona varios tipos o niveles de eliminación de datos. Se pueden eliminar datos de puntos de

datos individuales de un registro, eliminar registros completos de una tabla y, también, eliminar tablas

completas.

Se pueden eliminar valores individuales cuando se desea que algunos o todos los puntos de datos de un

registro se queden en blanco y que el propio registro (la fila) se mantenga en la tabla. Eliminar un valor de

datos de un campo es relativamente fácil: se selecciona parte o todos los datos del campo y se presiona

la tecla SUPR.

Cuando se elimina un registro completo, se quitan todos los datos de cada uno de los campos así como el

valor de clave que hace que el registro sea único. Mediante este proceso, se quita toda la fila de la tabla.

Se pueden eliminar registros individuales manualmente o se pueden crear consultas de eliminación para

quitar de golpe un gran número de registros.

Si los registros que se van a eliminar no están relacionados con ningún otro dato de la base de datos, el

proceso de eliminación es bastante sencillo. Se puede seleccionar una fila completa y, a continuación,

presionar SUPR, o bien, se puede crear y ejecutar una consulta de eliminación. Sin embargo, si los

registros que se van a eliminar están relacionados con otros datos y si residen en el lado uno de una

relación uno a varios, es preciso dar algunos pasos adicionales ya que, de forma predeterminada, Access

no permite eliminar datos relacionados. Además, recuerde que después de eliminar un registro completo,

no se puede deshacer la eliminación. Por ese motivo siempre debe realizar una copia de seguridad de la

base de datos antes de eliminar datos.

Eliminar tablas completas no es un proceso tan complejo como eliminar datos de campos o eliminar

registros completos, pero recuerde que al eliminarse una tabla completa, se puede romper la

funcionalidad de parte y, posiblemente, toda la base de datos si se quita incorrectamente la tabla.

Además, los datos de la tabla eliminada se pierden de manera permanente. Por ese motivo siempre debe

realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar una tabla.

Por último, podrá eliminar datos en menos tiempo y con mayor precisión si comprende el diseño de bases

de datos relacionales. Si no está familiarizado con Access o con las bases de datos relacionales en

general, vea el tema Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Los procedimientos descritos en las siguientes secciones explican cómo se eliminan datos de campos

individuales, cómo se eliminan registros completos y cómo se eliminan tablas completas. En cada sección

se proporciona la información necesaria para llevar a cabo una tarea determinada.

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Eliminar los datos de un campo

Se pueden eliminar los datos de campos individuales si hay tablas o consultas abiertas en la vista Hoja de

datos y si hay formularios de entrada de datos abiertos en las vistas Formulario y Presentación

.

Eliminar datos de una hoja de datos

1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o consulta que desee usar. Esto abrirá la

tabla o consulta en la vista Hoja de datos.

2. Seleccione los datos que desee eliminar.

Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en el campo.

3. Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.

O bien,

En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.

O bien,

Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea necesario.

Eliminar datos de un formulario

1. En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario que desee usar. Esto abrirá el

formulario en la vista Formulario.

O bien,

En el panel de exploración, seleccione el formulario que desee usar, y en la ficha Inicio, en el

grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Presentación.

2. Seleccione los datos que desee eliminar.

Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en el campo.

3. Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.

O bien,


O bien,

Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea necesario.

NOTAS

Puede que Access muestre un mensaje de error e impida la eliminación de los datos. Hay varios factores

que pueden detener la eliminación:

Por motivos de diseño, no se pueden eliminar datos de algunos tipos de consultas Por

ejemplo, no se puede editar los datos devueltos por una consulta de tabla de referencias

cruzadas ni editar o quitar campos calculados (valores que calcula una fórmula al usar la base

de datos, pero que no residen en una tabla).

No dispone de los permisos necesarios para eliminar datos Póngase en contacto con el

administrador del sistema o el diseñador de la base de datos.

El campo no acepta valores en blanco o valores nulos (campo nulo: campo que contiene

un valor Null. No se consideran nulos los campos que contienen una cadena de longitud

cero (" ") o el valor 0.) Si tiene los permisos necesarios, abra la tabla en la vista Diseño y, a

continuación, cambie la propiedad de tabla Requerido (Required) de Sí a No.

Está intentando eliminar información de una lista En una hoja de datos de un formulario,

siempre se puede ver una lista porque Access coloca una flecha abajo en un extremo, como

esta: . Para obtener información sobre cómo eliminar valores de una lista,

vea la siguiente sección de este tema.

Volver al principio

Eliminar los datos de una lista

Se pueden eliminar datos de dos tipos de lista: listas de valores y listas de búsqueda. Las listas de valores

muestran un conjunto de valores predefinidos; es decir, valores que el usuario o el diseñador de la base

de datos especifica manualmente. En cambio, las listas de búsqueda usan una consulta para recuperar

valores de otra tabla o consulta y, a continuación, esos valores devueltos rellenan la lista.

Los elementos de una lista de valores residen en la misma tabla que los demás valores de un registro. En

cambio, los datos de una lista de búsqueda residen en una o varias tablas diferentes. Para quitar datos de

una lista de valores, abra la tabla y edite los elementos.

Quitar datos de una lista de búsqueda requiere pasos adicionales, y dichos pasos varían dependiendo de

si la consulta de las listas de búsqueda toma sus datos de una tabla u otra consulta. Si la consulta de la

lista de búsqueda se basa en una tabla, identifique dicha tabla y el campo que contiene los datos que

aparecen en la lista. A continuación abra la tabla de origen y edite los datos de dicho campo.

Si la consulta de la lista de búsqueda se basa en otra consulta, deberá abrir esa segunda consulta,

encontrar la tabla de origen y el campo de los que la segunda consulta toma sus datos y cambiar los

valores de dicha tabla.

En los siguientes procedimientos se explica cómo se eliminan datos de una lista de valores y una lista de

búsqueda.

Quitar datos de una lista de valores

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y

haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de tabla que contenga la

lista de valores.

3. En la sección inferior de la cuadrícula, haga clic en la ficha Búsqueda y, a continuación, busque

la propiedad Origen de la fila (Row Source).

De forma predeterminada, los elementos de una lista de valores aparecen entre comillas dobles

y vienen separados por signos de punto y coma: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor".

4. Según sea necesario, quite elementos de la lista. No olvide eliminar las comillas de cada

elemento eliminado. No deje un signo de punto y como inicial, no deje pares de signos de

puntos y coma (;;) y si quita el último elemento de la lista, elimine el último signo de punto y

coma.

NOTA Si elimina un elemento de una lista de valores, y los registros de la tabla ya usaban el

elemento eliminado, éste seguirá formando parte del registro hasta que lo cambie. Por ejemplo,

suponga que su compañía tiene un almacén en la Ciudad A, pero vende dicho edificio. Si quita

"Ciudad A" de la lista de almacenes, verá "Ciudad A" en la tabla hasta que cambie dichos

valores.

Quitar datos de una lista de búsqueda

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y

haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de búsqueda.

3. En la sección inferior de la cuadrícula de diseño, haga clic en la ficha Búsqueda y localice las

propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de la fila.

En la propiedad Tipo de origen de la fila debe aparecer Tabla o consulta y la propiedad

Origen de la fila debe contener una consulta que haga referencia a una tabla u otra consulta.

NOTA Las consultas para los campos de búsqueda siempre comienzan con la palabra

SELECT.

Normalmente, aunque no siempre, las consultas de selección tienen esta sintaxis básica:

SELECT [nombre_de_tabla_o_consulta].[nombre_de_campo] FROM

[nombre_de_tabla_o_consulta].

En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera hace referencia

a una tabla y a un campo de dicha tabla; en cambio, la segunda hace referencia únicamente a la

tabla. Recuerde: la cláusula FROM siempre indica el nombre de la tabla o consulta de origen.

Las cláusulas SELECT no siempre contienen el nombre de una tabla o consulta, si bien siempre

contienen el nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas FROM tienen que

hacer referencia a una tabla o consulta.

4. Siga uno de estos procedimientos:

Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a otra consulta, haga clic en el

botón Generar (en la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en a

continuación) para abrir la consulta en la vista Diseño. Anote el nombre de la tabla que

aparece en la sección superior del diseñador de consultas y proceda con el paso 4.

Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de

la tabla y, después, continúe con el paso 4.

5. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla de origen para abrirla en la vista Hoja de

datos.

6. Busque el campo que contenga los datos usados en la lista de búsqueda y, a continuación,

edite los datos como sea necesario.

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Eliminar registros no relacionados de una base de datos

Cuando se eliminan registros completos de una base de datos, se eliminan los datos de cada uno de los

campos y se elimina asimismo el valor de clave; es decir, el valor que hace que el registro sea único. Si el

registro no está relacionado con ningún otro registro (es decir, si el valor de clave no reside en ningún otro

registro o tabla de la base de datos), se puede eliminar el registro seleccionándolo y presionando la tecla

SUPR. Si se desea eliminar un gran número de registros no relacionados (es decir, un número mayor del

que se desea eliminar manualmente), se puede usar una consulta de eliminación para quitarlos. En los

procedimientos descritos en las siguientes secciones, se explica cómo llevar a cabo ambas tareas.

Eliminar manualmente un registro no relacionado

1. En la vista Hoja de datos, abra la tabla o consulta que contenga los datos que desee eliminar.

2. Busque el registro (la fila) que desee eliminar y, a continuación, haga clic en el botón

Seleccionar todo, es decir, en el cuadrado ubicado a la izquierda o derecha del registro. Puede

seleccionar filas individuales, o hacer clic y arrastrar para seleccionar un conjunto de filas

contiguas, o presionar CTRL y hacer clic con el botón del mouse (ratón) para seleccionar varias

filas no contiguas.

Access colocará un borde alrededor de todo el registro (toda la fila) o bloque de registros

seleccionados.

3. Presione SUPRIMIR.

O bien,


O bien,

Haga clic en con el botón secundario en el botón Seleccionar todo y haga clic en Eliminar

registro.

Si por algún motivo no puede hacer clic en el botón Seleccionar todo, sitúe el cursor en un

campo del registro. A continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en la

flecha abajo al lado de Eliminar y haga clic en Eliminar registro.

NOTA Puede que Access muestre un mensaje de error que indique que no se puede eliminar

el registro porque está relacionado con otros datos. Si aparece este tipo de mensaje, haga clic

en Aceptar y vaya a la siguiente sección Eliminar registros relacionados de una base de datos,

más adelante en este artículo.

4. Cuando Access pregunte si desea realmente eliminar el registro, haga clic en Sí.

Eliminar registros no relacionados mediante una consulta de eliminación

Cuando se usa una consulta de eliminación para quitar datos, el proceso es igual para los registros

relacionados y los no relacionados: primero se crea una consulta de selección. A continuación, hay que

asegurarse de que devuelve sólo los registros que desea eliminar y, por último, se convierte la consulta

de selección en una consulta de eliminación. La información de referencia y los pasos de la siguiente

sección explican cómo eliminar registros relacionados.

Volver al principio

Eliminar registros relacionados de una base de datos

El proceso de eliminación de registros relacionados se compone de los siguientes pasos generales.

Planee la eliminación. Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para eliminar los

datos, asegúrese de que todos los demás usuarios han cerrado todos los objetos que usen las

tablas afectadas y, a continuación, cree una copia de seguridad de la base de datos.

Cambie la relación entre las tablas implicadas en la operación de eliminación. En concreto,

habilite las opciones Integridad referencial y Eliminar en cascada los registros

relacionados.

Cree una consulta de selección y, a continuación, agregue los criterios necesarios hasta que la

consulta devuelva el conjunto de registros correcto.

Convierta la consulta de selección en una consulta de eliminación y, a continuación, úsela para

eliminar los datos.

En las secciones siguientes se explica este proceso.

Planear y preparar la eliminación

Realice las siguientes tareas antes de eliminar registros de una base de datos.

Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Para comprobar el estado de la base

de datos, en el Explorador de Microsoft Windows, haga clic con el botón secundario en el

archivo de la base de datos (archivo .accdb o .mdb) y, a continuación, haga clic en

Propiedades en el menú contextual. En el cuadro de diálogo Propiedades, asegúrese de que

está desactivada la casilla de verificación Sólo lectura.

Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de la base de datos.

Si no está seguro, póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la

base de datos.

Compruebe si la eliminación no va a afectar negativamente a los demás usuarios de la base de

datos.

Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios, tablas,

consultas e informes que usen los datos que desee eliminar. De este modo, ayuda a evitar

infracciones de bloqueo.

SUGERENCIA Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede que

tenga que cerrar la base de datos y abrirla de nuevo en modo exclusivo. Para ello, haga clic en

el botón de Microsoft Office y haga clic en Abrir. Busque la base de datos, selecciónela,

haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo

exclusivo.

Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar registros.

Algunas operaciones de eliminación se pueden invertir, pero si crea una copia de seguridad, se

asegura de poder invertir siempre los cambios.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación,

haga clic en Administrar esta base de datos.

2. En el cuadro de diálogo Guardar copia de seguridad como, especifique un nombre y

una ubicación para la copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Guardar.

Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a

abrir el archivo original.

Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de

modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad.

Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, a continuación, abra la

copia de seguridad con el nombre cambiado en Access.

Según sea necesario, identifique y compruebe las relaciones que impliquen la tabla de la que se

van a eliminar registros. Siga los pasos que se detallan a continuación:


Relaciones.

Aparece la ficha de documento Relaciones en el que se muestran todas las tablas de una

base de datos, además de las relaciones entre cada tabla y todas las demás tablas. En la

ficha, cada relación aparece como una línea que conecta las tablas.

En la siguiente ilustración se ve un conjunto típico de relaciones. En la ficha de documento

Relaciones, se indica el lado "uno" con el número 1 y el lado "varios" con el símbolo del

infinito (∞). La siguiente figura muestra una relación típica:

En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, se eliminan

asimismo todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación. Si no es así, se

crearán registros huérfanos, que no tienen significado. Sin embargo, cuando se eliminan

registros del lado "varios" de una relación, normalmente no se eliminan registros del lado

"uno".

La relación podría aplicar un conjunto de reglas denominado integridad referencial. Esas

reglas garantizan que las claves externas de una base de datos contienen los valores

correctos. Una clave externa es una columna cuyos valores coinciden con los valores de

la columna de clave principal de otra tabla.

Obtener información sobre las reglas de integridad referencial

Regla 1: no se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla

relacionada, a menos que ese valor ya exista en la clave principal de la tabla

principal. No obstante, se puede especificar un valor nulo en el campo de clave

externa.

Regla 2: no se puede eliminar un registro completo de una tabla principal si existen

registros coincidentes en una tabla relacionada.

Recuerde que puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre

las tablas principal y secundaria. Para obtener más información, vea el siguiente

procedimiento.

Regla 3: no se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese

registro tiene registros relacionados.

No obstante, también puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación

entre las tablas principal y secundaria. Para obtener más información, vea el

siguiente procedimiento.

Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma predeterminada

en la mayoría de los casos, una base de datos deberá cumplir primero las siguientes

condiciones:

Para agregar una relación entre dos tablas que ya tienen datos, los datos existentes

deben cumplir la reglas de la relación. Por ejemplo:

El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave principal o tener un

índice único.

Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada deben tener el

mismo tipo de datos.

NOTA Hay dos excepciones a esta regla. Un campo autonumérico puede estar

relacionado con un campo numérico si el valor de la propiedad TamañoDelCampo

(FieldSize) de ese campo numérico está establecido en Entero Largo. Asimismo,

un campo autonumérico cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id.

de réplica puede estar relacionado con un campo numérico cuya propiedad

TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica.

Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access.

NOTA Si las tablas están vinculadas, deben tener el formato de Access.

Asimismo, hay que abrir la base de datos que contiene las tablas vinculadas y

aplicar la integridad referencial. No se pueden aplicar las reglas de integridad

referencial para las tablas vinculadas de bases de datos con otros formatos, como

libros de Microsoft Office Excel 2007. Para obtener información sobre cómo habilitar

la integridad referencial, vea los pasos descritos en la siguiente sección.

2. Anote el nombre de los campos de tabla en cada lado de la relación.

3. Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los campos

contienen realmente los datos que desea eliminar.

4. Mantenga abierta la ventana Relaciones y continúe con los pasos descritos en la siguiente

sección.

Modificar la relación

1. Si aún no lo ha hecho, abra la ventana Relaciones.


Relaciones.

2. Haga clic con el botón secundario en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la

operación de eliminación y, a continuación, haga clic en Modificar relación en el menú

contextual.

O bien,



3. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

4. Active la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.

NOTA Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro del lado "uno" de

la relación, se eliminarán todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación.

5. Haga clic en Aceptar, cierre la ventana Relaciones y, después, continúe con los siguientes

pasos.




Mostrar tabla.

2. Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga

clic en Cerrar.




3. Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de

diseño.

Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá quitar registros completos

(filas) de la tabla.

4. De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar criterios.

Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar todos los pedidos

pendientes de ese cliente. Para buscar únicamente esos registros, se agregan los campos Id.

de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula de diseño.

5. Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de

diseño.


En caso contrario, la consulta de eliminación quita todos los registros de la tabla. Para continuar

con el ejemplo del paso anterior, especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así

como la fecha en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser válidos.

Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea Criterios de consulta de ejemplo,

más adelante en este artículo.

6. Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de

criterio.


Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.


Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y eliminar los datos


2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar

en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar.

Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna Todos los campos (*) aparece De. La

palabra Ubicación debe aparecer en todas las columnas de criterios.

3. Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar .


Haga clic en Sí para eliminar los datos.

Volver al principio

Eliminar tablas de una base de datos

Recuerde que si elimina una tabla de una base de datos, no podrá deshacer la eliminación, por lo que se

recomienda crear primero una copia de seguridad de la base de datos. Para obtener información sobre

cómo crear una copia de seguridad de una base de datos, vea la sección Crear una copia de seguridad

de la base de datos antes de modificar o eliminar registros, que aparece anteriormente en este artículo.

1. Si la tabla está abierta en alguna de las vistas (como la vista Diseño u Hoja de datos), ciérrela.

2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y, a continuación, haga

clic en Eliminar en el menú contextual.


Haga clic en Sí.

Si esta tabla está relacionada con una o varias tablas adicionales, Access preguntará si desea

eliminar esas relaciones.

3. Haga clic en Sí.

Access elimina las relaciones y, a continuación, elimina la tabla.

Volver al principio


En la siguiente tabla se muestran algunos ejemplos de los tipos de criterio que se pueden usar en las

consultas de selección para reducir la cantidad de datos que va a devolver la consulta.

Criterios Efecto

> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234, use < 234.

>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.

Entre #2/2/2006# y #1/12/2006#

Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2006 y el 1 de diciembre de 2006 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use comillas simples (') en vez de signos de número. Por ejemplo: Entre '2/2/2006' Y '1/12/2006'.

Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".

Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiecen por T. Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco (*).

No "*t" Busca todos los registros que terminen en t. Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.



Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

Como "Casa Dewe?"

Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo de interrogación.

#2/2/2006# Busca todos los registros correspondientes al 2 de febrero de 2006. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, escriba la fecha entre comillas simples en vez de signos de número ('2/2/2006').

< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas cuya antigüedad sea mayor que 30 días.

Fecha() Devuelve todos los registros que contengan la fecha actual.


Devuelve todos los registros comprendidos entre la fecha de hoy y tres meses a partir de la fecha de hoy.


No es Nulo Devuelve todos los registros que contengan algún valor (que no sea nulo).

"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo podría requerir un número de fax, pero podría que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número.

Access > Consultas

Crear una consulta basada en varias tablasMostrar todo

A veces, el proceso de crear y usar consultas es sólo cuestión de seleccionar campos de una tabla,

quizás aplicar algunos criterios y, a continuación, ver los resultados. Pero, ¿qué sucede si, como suele ser

el caso, los datos se encuentran dispersos en varias tablas? Afortunadamente, se puede crear una

consulta que combine información procedente de varios orígenes. En este tema se describen algunos

casos en los que se extraen los datos de más de una tabla y se muestra cómo hacerlo.

¿Qué desea hacer?

Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la información de la consulta

Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones con una tercera tabla

Ver todos los registros de dos tablas similares

Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la información de la consulta

Puede haber casos en los que una consulta basada en una tabla proporcione la información necesaria,

pero la extracción de datos de otra tabla ayudaría a que los resultados de la consulta fuesen aún más

elocuentes y más útiles. Por ejemplo, supongamos que tiene una lista de identificadores de empleado que

aparecen en los resultados de una consulta. Es consciente de que sería más útil que apareciese el

nombre de los empleados en los resultados, pero esos nombres se encuentran en otra tabla. Para que

aparezcan los nombres de los empleados en los resultados de la consulta, tendrá que incluir ambas

tablas en la consulta.

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096275.htm#enhance

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096275.htm#normalize

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096275.htm#union

Usar el Asistente para consultas para crear una consulta a partir de una tabla principal y una tabla relacionada

1. Asegúrese de que las tablas tienen una relación (relación: asociación que se establece entre

campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o

varios a varios.) definida en la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se

pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.).

¿Cómo?


Relaciones.


3. Identifique las tablas que deberían tener una relación definida.

Si se ven las tablas en la ventana Relaciones, compruebe si ya hay una relación

definida.

Una relación aparece como una línea que conecta las dos tablas en un campo

común. Puede hacer doble clic en una línea de relación para ver qué campos de las

tablas están conectados por la relación.

Si no se ven las tablas en la ventana Relaciones, deberá agregarlas.

En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de

tablas.

Haga doble clic en cada una de las tablas que desee mostrar y, a continuación,

haga clic en Cerrar.

4. Si no encuentra ninguna relación entre las dos tablas, cree una arrastrando un campo de

una de las tablas a un campo de la otra tabla. Los campos usados para crear la relación

entre las tablas deben tener el mismo tipo de datos.

NOTA Se puede crear una relación entre un campo con el tipo de datos

Autonumérico (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una base de

datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo para cada

registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos

de números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.) y un campo con el tipo de datos

Número (tipo de datos Numérico: en una base de datos de Microsoft Access, tipo de datos

de campo diseñado para datos numéricos que se utilizarán en cálculos matemáticos.

Utilice el tipo de datos Moneda, sin embargo, para mostrar o calcular valores de moneda.)

si el tamaño de ese campo está establecido en un entero largo. Éste suele ser el caso

cuando se crea una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos

tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se

corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la

tabla relacionada.).


5. Haga clic en Crear para crear la relación.

Para obtener más información sobre las opciones de las que dispone al crear una

relación, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.

6. Cierre la ventana Relaciones.

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a


3. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con la información básica

que desee incluir en la consulta.

4. En la lista Campos disponibles, haga clic en el primer campo que desee incluir en la consulta

y, a continuación, haga clic en el botón de una sola flecha derecha para mover ese campo a la

lista Campos seleccionados. Haga lo mismo con cada campo adicional de esa tabla que

desee incluir en la consulta. Puede tratarse de campos que desee que se devuelvan en los

resultados de la consulta o campos que desee usar para limitar las filas en los resultados

mediante criterios.

5. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con los datos relacionados

que desee usar para mejorar los resultados de la consulta.

6. Agregue a la lista Campos seleccionados los campos que desee usar para mejorar los

resultados de la consulta y, a continuación, haga clic en Siguiente.

7. Bajo ¿Desea una consulta de detalle o resumen?, haga clic en Detalle o en Resumen.

Si desea que la consulta no realice ninguna función de agregado (Suma, Promedio, Mín, Máx,

Cuenta, DesvEst o Var), elija una consulta de detalle. Si desea que la consulta realice una

función de agregado, elija una consulta de resumen. Después de elegir la opción adecuada,

haga clic en Siguiente.

8. Haga clic en Finalizar para ver los resultados.

Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno

En el siguiente ejemplo, se usa el Asistente para consultas para crear una consulta que muestre una lista

de pedidos, los gastos de envío de cada pedido y el nombre del empleado responsable de cada pedido.

NOTA Este ejemplo implica la modificación de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda

realizar una copia de seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad

para llevar a cabo el siguiente ejemplo.

Usar el Asistente para consultas para crear la consulta

1. Abra la base de datos de ejemplo Neptuno. Cierre el formulario de inicio de sesión.

2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a


4. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Pedidos.

5. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en IdPedido para mover ese campo a la lista

Campos seleccionados. Haga doble clic en Gastos de envío para mover ese campo a la lista

Campos seleccionados.

6. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Empleados.

7. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Nombre para mover ese campo a la lista

Campos seleccionados. Haga doble clic en Apellidos para mover ese campo a la lista

Campos seleccionados. Haga clic en Siguiente

8. Dado que está creando una lista de todos los pedidos, va a usar una consulta de resumen. Si

está sumando los gastos de envío por empleado o realizando alguna otra función de agregado,

usará una consulta de resumen. Haga clic en Detalle (muestra cada campo de cada registro)

y, a continuación, en Siguiente.

9. Haga clic en Finalizar para ver los resultados.

La consulta devuelve una lista de los pedidos, indicando para cada uno los gastos de envío así como el

nombre y los apellidos del empleado responsable.

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Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones con una tercera tabla

En muchas ocasiones, los datos de dos tablas están relacionados a través de una tercera tabla. Suele ser

el caso cuando los datos de las dos primeras tablas están relacionados a través de una relación varios a

varios (relación varios a varios: asociación entre dos tablas en las que un registro de una tabla se puede

relacionar con varios registros de la otra tabla. Para establecer una, cree una tercera tabla y agregue los

campos de clave principal de las otras dos tablas a esta tabla.). A menudo, se recomienda dividir una

relación varios a varios existente entre dos tablas en dos relaciones uno a varios (relación uno a varios:

asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se

corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla

relacionada.) que implican tres tablas. Para ello, se crea una tercera tabla, denominada tabla de unión o

tabla de relación, que tiene una clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos

valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir

valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una

tabla con claves externas de otras tablas.) y una clave externa (clave externa: uno o más campos de tabla

(columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa

indica cómo están relacionadas las tablas.) para cada una de las demás tablas. A continuación, se crea

una relación uno a varios entre cada clave externa de la tabla de unión y la correspondiente clave

principal de una de las demás tablas. En esos casos, es preciso incluir las tres tablas en la consulta,

incluso si se desea recuperar datos sólo de dos de ellas.

Crear una consulta de selección mediante tablas con una relación varios a varios


Se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las dos tablas que contienen los

datos que desee incluir en la consulta así como la tabla de unión que las vincula. A

continuación, haga clic en Cerrar.

Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta, combinadas en los

campos apropiados.

3. Haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar en los resultados de la consulta.

Cada campo aparecerá en la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada

para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden

avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.) de la

consulta.

4. En la cuadrícula de diseño de la consulta, use la fila Criterios para especificar criterios de

campo. Para usar un criterio de campo sin mostrar el campo en los resultados de la consulta,

desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar correspondiente a ese campo.

5. Para ordenar los resultados en función de los valores de un campo, en la cuadrícula de diseño

de la consulta, haga clic en Ascendente o Descendente (dependiendo de cómo desee ordenar

los registros) en la fila Ordenar correspondiente a ese campo.


Access muestra los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos:

ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento

almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos,

buscar y agregar o eliminar datos.).

Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno

NOTA Este ejemplo implica la modificación de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda

realizar una copia de seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad

para llevar a cabo el siguiente ejemplo.

Supongamos que se le presenta una nueva oportunidad: un proveedor de Río de Janeiro ha encontrado

su página Web y es posible que desee hacer negocios. No obstante, sólo operan en Río de Janeiro y

cerca de São Paulo. Suministran todas las categorías de productos de alimentación a las que usted se

dedica. Son una empresa bastante grande y desean estar seguros de que puede proporcionarles acceso

a unas ventas potenciales suficientes para que les sea rentable: al menos un volumen de R$20.000,00 al

año en ventas (unos $9.300,00). ¿Les puede suministrar el mercado que exigen?

Los datos necesarios para poder responder a esta pregunta se encuentran en dos lugares: una tabla

Clientes y una tabla Detalles de pedidos. Estas tablas están relacionadas entre sí por la tabla Pedidos.

Las relaciones entre las tablas ya están definidas. En la tabla Productos, cada pedido sólo puede tener un

cliente, relacionado con la tabla Clientes por el campo IdCliente. Cada registro de la tabla Detalles de

pedidos está relacionado sólo con otro registro de la tabla Pedidos, por el campo IdPedido. Por lo tanto,

un cliente dado puede tener muchos pedidos, de los cuales cada uno puede tener muchos detalles de

pedidos.

En este ejemplo, va a crear una consulta de referencias cruzadas que muestra el total de ventas por año,

en las ciudades de Río de Janeiro y São Paulo.

Crear la consulta en la vista Diseño

1. Abra la base de datos de ejemplo Northwind. Cierre el formulario de inicio de sesión.


Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Clientes, Pedidos y Detalles de

pedidos y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta.

4. En la tabla Clientes, haga doble clic en el campo Ciudad para agregarlo a la cuadrícula de

diseño de la consulta.

5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, en la fila Criterios, escriba En

("Río de Janeiro","São Paulo"). Esto hace que sólo se incluyan en la consulta los registros en

los que el cliente está en una de estas dos ciudades.

6. En la tabla Detalles de pedidos, haga doble clic en los campos FechaEnvío y PrecioUnidad.

Los campos se agregan a la cuadrícula de diseño de la consulta.

7. En la columna FechaEnvío, en la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila Campo.

Reemplace [FechaEnvío] por Año: Formato([FechaEnvío],"aaaa"). Esto crea un alias de

campo, Año, que permite utilizar sólo la parte del año del valor del campo FechaEnvío.

8. En la columna PrecioUnidad, en la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila

Campo. Reemplace [PrecioUnidad] por Ventas: [Detalles de pedidos].

[PrecioUnidad]*[Cantidad]-[Detalles de pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]*[Descuento].

Esto crea un alias de campo, Ventas, que calcula las ventas para cada registro.

9. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.

Aparecen dos nuevas filas, Total y Tabla de referencias cruzadas, en la cuadrícula de diseño

de la consulta.

10. En la columna Ciudad en la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la ficha Tabla de

referencias cruzadas y luego en Encabezado de fila.

Esto hace que aparezcan los valores de ciudad como encabezados de fila (es decir, la consulta

devuelve una fila para cada ciudad).

11. En la columna Año, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Encabezado

de columna.

Esto hace que aparezcan los valores de año como encabezados de columna (es decir, la

consulta devuelve una columna para cada año).

12. En la columna Ventas, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Valor.

Esto hace que los valores de ventas aparezcan en la intersección de filas y columnas (es decir,

la consulta devuelve un valor de ventas para cada combinación de ciudad y año).

13. En la columna Ventas, haga clic en la fila Totales y luego en Suma.

Esto hace que la consulta sume los valores de esta columna.

Puede dejar la fila Totales para las otras dos columnas como valor predeterminado de Agrupar

por porque desea ver el valor de estas columnas y no valores agregados.


Ahora tiene una consulta que devuelve el total de ventas por año en Río de Janeiro y São Paulo.

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Ver todos los registros de dos tablas similares

En ocasiones, se desea combinar los datos de dos tablas que tienen una estructura idéntica pero una de

ellas está ubicada en otra base de datos. Contemplemos el siguiente escenario.

Supongamos que es un analista que trabaja con datos de alumnos. Se ha embarcado en una iniciativa

para compartir datos con otro centro escolar de modo que ambos centros puedan mejorar su plan de

estudios. Para algunas cuestiones que desea estudiar, sería mejor poder ver conjuntamente todos los

registros de ambos centros escolares, en vez de ver los registros de cada centro por separado.

Podría importar los datos del otro centro a nuevas tablas de su base de datos, pero los cambios en los

datos del otro centro no se reflejarían en esa base de datos. Sería mejor vincularse a las tablas del otro

centro y, a continuación, crear consultas que combinen los datos cuando se ejecuten. De este modo,

podrá analizar los datos como un solo conjunto, en vez de llevar a cabo dos análisis e intentar

interpretarlos como si fuese uno solo.

Para ver todos los registros de dos tablas con una estructura idéntica, se usa una consulta de

unión (consulta de unión: consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o

más consultas de selección.).

Las consultas de unión no se pueden mostrar en la vista Diseño. Se crean mediante comandos SQL que

se escriben en una ficha de objeto de la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instrucción SQL

para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta específica de SQL (unión, paso a través o

definición de datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseño, Access construye el SQL

equivalente en la vista SQL.).

Crear una consulta de unión mediante dos tablas


Se abre una nueva cuadrícula de diseño de consulta y aparece el cuadro de diálogo Mostrar

tabla.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Cerrar.

3. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Unión.

La consulta cambia de la vista Diseño a la vista SQL. La ficha de objeto de la vista SQL está

vacía.

4. En la vista SQL, escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la primera tabla que

desee incluir en la consulta. Los nombres de los campos deben aparecer entre corchetes y

separados por una coma. Tras escribir los nombres de los campos, presione ENTRAR. El cursor

baja una línea en la vista SQL.

5. Escriba FROM seguido del nombre de la primera tabla que desee incluir en la consulta.

Después, presione ENTRAR.

6. Si desea especificar un criterio para un campo de la primera tabla, escriba WHERE, seguido del

nombre del campo, un operador de comparación (normalmente, el signo igual (=)) y el criterio.

Para agregar criterios adicionales al final de la cláusula WHERE, use la palabra clave AND y

aplique la misma sintaxis usada para el primer criterio; por ejemplo, WHERE [NivelClase]="100"

AND [HorasCrédito]>2. Cuando termine de especificar los criterios, presione ENTRAR.

7. Escriba UNION y, a continuación, presione ENTRAR.

8. Escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la segunda tabla que desee incluir en

la consulta. De esta tabla, deberá incluir los mismos campos que los campos que incluyó de la

primera tabla, y en el mismo orden. Los nombres de los campos deben aparecer entre

corchetes y separados por una coma. Tras escribir los nombres de los campos, presione

ENTRAR.

9. Escriba FROM seguido del nombre de la segunda tabla que desee incluir en la consulta.

Después, presione ENTRAR.

10. Si lo desea, agregue una cláusula WHERE, según las indicaciones del paso 6 de este

procedimiento.

11. Escriba un signo de punto y coma (;) para indicar el final de la consulta.


Los resultados aparecerán en la vista Hoja de datos.

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Vea también

Combinar tablas y consultas Ejecutar una consulta Ejemplos de criterios de consulta Sumar datos mediante una consulta Usar parámetros en consultas e informes

Access > Consultas

Combinar tablas y consultasMostrar todo

Cuando se incluyen varias tablas en una consulta, se usan combinaciones que ayudan a obtener los

resultados deseados. Una combinación ayuda a que la consulta devuelva únicamente los registros

deseados de cada tabla, basándose en cómo esas tablas están relacionadas con otras tablas en la

consulta. En este artículo se proporciona información conceptual sobre las combinaciones, se abordan los

distintos tipos de combinación y se muestra cómo usarlas.

En este artículo

Introducción

Combinaciones internas

Combinaciones externas

Combinaciones cruzadas

Combinaciones de desigualdad

Quitar una combinación

Introducción

Las bases de datos relacionales se componen, en el nivel más básico, de tablas que guardan relaciones

lógicas entre ellas. Las relaciones se usan para conectar las tablas en los campos que tienen en común.

Una relación viene representada en una consulta por medio de una combinación.

Cuando se agregan tablas a una consulta, Microsoft Office Access 2007 crea combinaciones basadas en

las relaciones que se han definido entre las tablas. Se pueden crear manualmente combinaciones en las

consultas, incluso si no representan relaciones ya definidas. Si se usan otras consultas (en vez de las

tablas o además de ellas) como origen de los datos de una consulta, se pueden crear combinaciones

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096320.htm#intro

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096320.htm#inner

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096320.htm#outer

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096320.htm#cross

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096320.htm#unequal

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096320.htm#remove

entre las consultas de origen y también entre esas consultas y todas las tablas que se usen como origen

de datos.

Las combinaciones se comportan de manera similar a los criterios de consulta ya que establecen reglas

que deben cumplir los datos que se van a incluir en las operaciones de consulta. A diferencia de los

criterios, las combinaciones especifican asimismo que cada par de filas que cumplan las condiciones de

combinación se combinen en el conjunto de registros para formar una sola fila.

Hay cuatro tipos básicos de combinación: combinaciones internas, combinaciones externas,

combinaciones cruzadas y combinaciones de desigualdad. En este artículo se aborda cada tipo de

combinación que se puede usar, por qué se usa cada uno de los tipos y cómo se crean las

combinaciones.

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Combinaciones internas

Las combinaciones internas son el tipo de combinación más común. Indican a una consulta que las filas

de una de las tablas combinadas corresponden a las filas de otra tabla, basándose en los datos incluidos

en los campos combinados. Cuando se ejecuta una consulta con una combinación interna, se incluirán en

las operaciones de consulta únicamente las filas en las que haya un valor común en ambas tablas

combinadas.

¿Por qué se usa una combinación interna?

Se usa una combinación interna cuando se desea que se devuelvan únicamente las filas de ambas tablas

de la combinación que coinciden en el campo combinado.

¿Cómo se usa una combinación interna?

En la mayoría de los casos, no hay que hacer nada para poder usar una combinación interna. Si se han

creado relaciones entre las tablas en la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se

pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.), Access crea automáticamente las

combinaciones internas cuando se agregan tablas relacionadas en la vista Diseño (vista Diseño: ventana

que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros

y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar

el diseño de otros existentes.) de la consulta. Si se aplica la integridad referencial (integridad referencial:

reglas que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se especifican o

eliminan registros.), Access muestra asimismo "1" sobre la línea de combinación para indicar la tabla del

lado "uno" de una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el

valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los

campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) así como el símbolo de infinito (∞) para

indicar la tabla del lado "varios".

Aunque no se hayan creado relaciones, Access crea automáticamente combinaciones internas si se

agregan dos tablas a una consulta y cada una de esas tablas tiene un campo con un tipo de datos igual o

compatible y uno de los campos combinados es una clave principal (clave principal: uno o más campos

(columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal

no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza

para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.). Los símbolos de "uno" y "varios" no se

muestran en este caso porque no se aplica la integridad referencial.

Si se agregan consultas a una consulta y no se crean relaciones entre esas consultas, Access no crea

automáticamente combinaciones internas entre esas consultas o entre las consultas y las tablas. En

general, es el usuario quien tiene que crearlas. Para crear una combinación interna, se arrastra un campo

de un origen de datos a un campo de otro origen de datos. Access muestra una línea entre los dos

campos para indicar que se ha creado una combinación.

Sintaxis SQL para una combinación interna

Parte Descripción

tabla1, tabla2 Nombres de las tablas cuyos registros se combinan.

campo1, campo2 Nombres de los campos que se combinan. Si no son numéricos, los campos deben ser del mismo tipo de datos (tipo de datos: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) y contener la misma clase de datos, pero no tienen que tener el mismo nombre.

operadordecomparación

Cualquier operador de comparación relacional: "=", "<", ">", "<=", ">=" o "<>".

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Combinaciones externas

Las combinaciones externas indican a una consulta que, si bien algunas de las filas en ambos lados de la

combinación coinciden exactamente, la consulta debe incluir todas las filas de una tabla así como las filas

de la otra tabla que comparten un valor común en ambos lados de la combinación.

Las combinaciones externas pueden ser combinaciones izquierdas o combinaciones derechas. En una

combinación izquierda, la consulta incluye todas las filas de la primera tabla de la declaración SQL de la

cláusula FROM y sólo las filas de la otra tabla donde el campo de combinación contiene valores comunes

de ambas tablas. En una combinación derecha, la consulta incluye todas las filas de la segunda tabla de

la declaración SQL de la cláusula FROM y sólo las filas de la otra tabla donde el campo de combinación

contiene valores comunes de ambas tablas.

NOTA Se puede saber fácilmente qué tabla es la de la izquierda o la de la derecha en una combinación;

para ello basta con hacer doble clic en la combinación y consultar el cuadro de diálogo Propiedades de

la combinación. También puede cambiar a la vista SQL y examinar la cláusula FROM.

Dado que algunas de las filas en un lado de una combinación externa no tendrán filas correspondientes

en la otra tabla, algunos de los campos devueltos en los resultados de la consulta de esa otra tabla

estarán vacíos cuando no coinciden las filas.

¿Por qué se usa una combinación externa?

Se usa una combinación externa cuando se desea que los resultados incluyan todas las filas de una de

las tablas de la combinación y se desea que la consulta devuelva sólo las filas de la otra tabla que

coinciden con la primera tabla del campo de combinación.

¿Cómo se usa una combinación externa?

Las combinaciones externas se crean modificando las combinaciones internas.

Convertir una combinación interna en una combinación externa

1. En la vista Diseño de la consulta, haga doble clic en la combinación que desee cambiar.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

2. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, observe las opciones situadas junto

a la opción 2 y la opción 3.

3. Haga clic en la opción que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. Access muestra la combinación así como una flecha que va desde el origen de datos donde

estarán incluidas todas las filas hasta el origen de datos donde estarán incluidas sólo las filas

que cumplan la condición de combinación.

Sintaxis SQL para una combinación externa

Parte Descripción

tabla1, tabla2 Nombres de las tablas cuyos registros se combinan.

campo1, campo2 Nombres de los campos que se combinan. Estos campos deben ser del mismo tipo de datos (tipo de datos: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) y contener la misma clase de datos, pero no tienen que tener el mismo nombre.

operadordecomparación

Cualquier operador de comparación relacional: "=", "<", ">", "<=", ">=" o "<>".

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Combinaciones cruzadas

Las combinaciones cruzadas se diferencian de las combinaciones internas y externas en que no se

representan explícitamente en Office Access 2007. En una combinación cruzada, cada fila de una tabla se

combina con cada fila de otra tabla, generando lo que se denomina un producto cruzado o producto

cartesiano. Cada vez que se ejecuta una consulta con tablas que no están explícitamente combinadas, se

genera un producto cruzado. Las combinaciones cruzadas suelen ser involuntarias, aunque hay casos en

los que pueden resultar útiles.

¿Por qué se usa una combinación cruzada?

Se usa una combinación cruzada cuando se desea comprobar todas las combinaciones posibles de las

filas de dos tablas o consultas. Por ejemplo, supongamos que su negocio tiene un año fantástico y está

considerando la posibilidad de ofrecer descuentos a sus clientes. Podrá crear una consulta que sume las

compras de cada cliente, crear una pequeña tabla con los posibles porcentajes de descuento y combinar

las dos en otra consulta que lleve a cabo una combinación cruzada. El resultado será una consulta que

muestre un conjunto de descuentos hipotéticos para cada cliente.

¿Cómo se usa una combinación cruzada?

Se genera una combinación cruzada cada vez que se incluyen tablas o consultas en una consulta y no se

crea al menos una combinación explícita para cada tabla o consulta. Access combina todas las filas de

cada tabla o consulta que no está explícitamente combinada con ninguna otra tabla o consulta con cada

dos filas de los resultados. Contemplemos el caso de los descuentos del párrafo anterior. Supongamos

que tiene 91 clientes y desea examinar cinco posibles porcentajes de descuento. La combinación cruzada

genera 455 filas (el resultado de multiplicar 91 por 5).

Tal y como se puede imaginar, las combinaciones cruzadas involuntarias pueden crear un número

considerable de filas en los resultados de consulta. Es más, estos resultados suelen no tener sentido

porque, si en realidad la intención no es combinar cada fila con cada dos filas, la mayoría de las filas

combinadas que aparecen en los resultados no tendrán ningún sentido. En último lugar, las consultas que

usan combinaciones cruzadas involuntarias pueden tardar mucho tiempo en ejecutarse.

Combinación cruzada involuntaria en la vista Diseño de la consulta.

Los campos rodeados de un círculo deben estar combinados.

Producto cruzado devuelto por la combinación cruzada involuntaria arriba representada.

Observe el número considerable de registros.

Resultados después de crearse la combinación correcta.

Observe que el número de registros es mucho menor.

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Combinaciones de desigualdad

Las combinaciones no tienen que basarse necesariamente en la equivalencia de los campos

combinados. Una combinación puede basarse en cualquier operador de comparación, como mayor que

(>), menor que (<) o no es igual a (<>). Las combinaciones que no se basan en la equivalencia se

denominan combinaciones de desigualdad.

¿Por qué se usa una combinación de desigualdad?

Si se desea combinar las filas de dos orígenes de datos basándose en los valores de campo que no son

iguales, se usa una combinación de desigualdad. Normalmente, las combinaciones de desigualdad se

basan en los operadores de comparación mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), o bien,

menor o igual que (<=). Las combinaciones de desigualdad que se basan en el operador no es igual a

(<>) pueden devolver casi tantas filas como las combinaciones cruzadas, por lo que los resultados

pueden ser difíciles de interpretar.

¿Cómo se usa una combinación de desigualdad?

Las combinaciones de desigualdad no se admiten en la vista Diseño. Si desea usarlas, deberá hacerlo en

la vista SQL. Sin embargo, se puede crear una combinación en la vista Diseño, cambiar a la vista SQL,

buscar el operador de comparación igual a (=) y cambiarlo al operador que desee usar. Después, sólo

podrá abrir la consulta en la vista Diseño si cambia primero el operador de comparación al operador igual

a (=) en la vista SQL.

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Quitar una combinación

Si crea una combinación por equivocación, por ejemplo, entre dos campos con tipos de datos distintos,

podrá eliminarla. Para eliminar una combinación:

1. En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la combinación que desee quitar.

2. Presione SUPR.

O bien,

En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic con el botón secundario en la combinación

que desee quitar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

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Vea también

Crear una consulta basada en varias tablas Crear, modificar o eliminar una relación Guía de relaciones de tablas Operación INNER JOIN Operaciones LEFT JOIN, RIGHT JOIN

Access > Fundamentos de base de datosActualizar los datos de una base de datos

Mostrar todoOcultar todo

En este artículo se explica cómo actualizar datos existentes. Microsoft Office Access 2007 proporciona una serie de herramientas para actualizar registros existentes,

incluidos formularios, hojas de datos, consultas, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar y la nueva característica Recopilación de datos.Cuando empiece a trabajar, recuerde que actualizar datos no es el mismo proceso que escribir datos nuevos. Para obtener información sobre cómo escribir nuevos datos en una base de datos, vea el artículo Agregar uno o varios registros a una base de datos.En este artículo

Cómo afecta el diseño de base de datos a la actualizaciónCómo afectan los tipos de datos a la actualizaciónCómo afectan las propiedades de los campos de tabla a la actualizaciónUsar un formulario para actualizar datosUsar una hoja de datos para actualizar datosUsar una consulta de actualización para cambiar datos existentesUsar una consulta de datos anexados para agregar registros a tablasUsar la característica Recopilación de datos para actualizar registrosUsar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para modificar datosUsar actualizaciones en cascada para cambiar los valores de las claves primarias y

externas

Volver al principioCómo afecta el diseño de base de datos a la actualizaciónLea esta sección si es la primera vez que utiliza Access o no está familiarizado con los conceptos relativos a las bases de datos relacionales. Las actualizaciones a gran escala serán mucho más fáciles de realizar si conoce algunos de los principios básicos del diseño de bases de datos.Una base de datos de Access no es un archivo como lo es un documento de Microsoft Office Word 2007 o un conjunto de diapositivas de Microsoft Office PowerPoint 2007. Por el contrario, una base de datos de Access típica es un conjunto de tablas más una serie de objetos construidos entorno a dichas tablas: formularios, informes, consultas, etc.Además, estos objetos deben cumplir una serie de principios de diseño o, de lo contrario, la base de datos tendrá deficiencias o errores de funcionamiento. A su vez, estos principios de diseño afectan al modo en que se escriben los datos. Tenga en cuenta las siguientes consideraciones relativas a los objetos de base de datos cuando empiece a trabajar.Con algunas excepciones (como, por ejemplo, un tipo de lista llamado lista de valores), Access almacena todos los datos en una o varias tablas. El número de tablas depende del diseño y de la complejidad de la base de datos. Aunque vea o actualice los datos en un formulario, en un informe o en los resultados devueltos por una consulta, Access almacena los datos únicamente en tablas. Cada tabla debería almacenar datos de una materia, categoría o propósito determinado. Por ejemplo, una tabla con información de contactos profesionales no


ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10069822.htm#1a

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10069822.htm#1b








debe contener información de ventas ya que, en ese caso, puede resultar difícil encontrar la información correcta o puede que no se encuentre. Cada uno de los campos de una tabla debería admitir únicamente un tipo de datos. Por ejemplo, no se debería poder almacenar notas en un campo definido para aceptar números. Si intenta escribir texto en dicho campo, Access muestra un mensaje de error. Salvo en un caso, los campos de un registro deberían aceptar un único valor. Por ejemplo, una base de datos que esté bien diseñada impedirá que se incluya más de una dirección en un campo de dirección, a diferencia de lo que ocurre en Microsoft Office Excel 2007 que, de forma predeterminada, permite incluir cualquier número de nombres, direcciones o imágenes en una sola celda, a no ser que defina esa celda para que admita tipos de datos restringidos. Sin embargo, Office Access 2007 proporciona también una nueva característica denominada campo multivalor. Los campos multivalor sirven para adjuntar varios fragmentos de datos a un único registro y para crear listas que acepten varios valores. Por ejemplo, puede adjuntar un archivo de texto, una diapositiva de Office PowerPoint 2007 y el número de imágenes que desee a un registro de la base de datos. Puede crear también una lista de nombres y seleccionar tantos nombres de la lista como sea necesario. Puede parecer que el uso de campos multivalor infringe las reglas de diseño de bases de datos al permitir almacenar varios fragmentos de datos en un campo de tabla, pero no es así, ya que Access exige el cumplimiento de estas reglas "entre bastidores" al almacenar los datos en tablas ocultas especiales.Los vínculos siguientes llevan a artículos que proporcionan más información acerca de las materias y características descritas en esta sección.En Conceptos básicos del diseño de una base de datos: este artículo ofrece una explicación de los conceptos fundamentales, como el diseño de la base de datos y los datos y el proceso de normalización (la división de los datos en tablas relacionadas y la eliminación de datos redundantes). En Crear tablas en una base de datos: este artículo proporciona una explicación acerca de cómo crear tablas, agregar claves principales (campos que identifican inequívocamente cada fila o registro de la tabla) y definir tipos de datos y propiedades de la tabla. En Adjuntar archivos a los registros de una base de datos: este artículo explica cómo adjuntar uno o varios fragmentos de datos a un campo Datos adjuntos. En Usar una lista que almacene varios valores y Guía de campos multivalor: estos artículos explican cómo usar listas de casilla de verificación y listas desplegables de casilla de verificación para almacenar varios valores.

Volver al principioCómo afectan los tipos de datos a la actualizaciónLea esta sección si es la primera vez que utiliza Access o no está familiarizado con los conceptos relativos a las bases de datos relacionales. Las actualizaciones a gran escala serán mucho más fáciles de realizar si conoce algunos de los principios básicos del diseño de bases de datos.Cuando se diseña una tabla de base de datos, se selecciona un tipo de datos para cada uno de los campos de esa tabla, proceso mediante el cual se garantiza una

entrada de datos más exacta. Suponga, por ejemplo, que especifica un tipo de datos Número para un campo porque necesita calcular cifras de ventas. Si alguien intenta escribir texto en ese campo, Access muestra un mensaje de error y no permite que el usuario guarde el registro cambiado con el fin de proteger los datos.

Cómo se ven los tipos de datosAccess ofrece ahora dos formas de ver los tipos de datos de un campo de una tabla. Puede usar los comandos de la ficha Hoja de datos o puede abrir la tabla en la vista Diseño. A continuación se explica cómo se usan los dos procedimientos.Ver tipos de datos usando comandos en la ficha Hoja de datosEn el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar. Haga clic en el campo en el que desee investigar. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, haga clic en la flecha abajo de la lista Tipo de datos para ver el conjunto de tipo de datos para el campo.Ver tipos de datos en la vista DiseñoEn el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño, y en la sección superior de la cuadrícula se muestra el nombre y el tipo de datos de cada campo de la tabla.

El tipo de datos definido para cada campo de la tabla proporciona el primer nivel de control sobre lo que se puede y no se puede incluir en un campo. En algunos casos, la definición de un tipo de datos impide la inclusión de cualquier dato. En la tabla siguiente se ofrece un listado de los tipos de datos que proporciona Office Access 2007 y una descripción de cómo afectan a la entrada de datos.

Tipo de datos Efecto en la entrada de datos

Texto Los campos de texto aceptan caracteres de texto o numéricos, incluidas las listas delimitadas de elementos. Un campo de texto acepta menos caracteres que un campo Memo (de 0 a 255 caracteres). En algunos casos, puede usar funciones de conversión para realizar cálculos con los datos de un campo de texto.

Memo Puede escribir una gran cantidad de texto y de datos numéricos en este tipo de campo. Además, si el diseñador de la base de datos define el campo para

que admita formato de texto enriquecido, puede aplicar los tipos de formato que se encuentran normalmente en los programas de procesamiento de texto como Office Word 2007. Por ejemplo, puede aplicar fuentes y tamaños de fuentes distintos a caracteres específicos del texto y aplicarles formato de negrita, cursiva, etc. También puede agregar etiquetas de lenguaje de marcas de hipertexto (HTML) a los datos.

Para obtener más información sobre el uso del formato de texto enriquecido en un campo Memo, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Al igual que en el caso de los campos Texto, se pueden usar funciones de conversión con los datos de un campo Memo.

Número Sólo puede escribir números en este tipo de campo y puede realizar cálculos con los valores de un campo Número.

Fecha/Hora Sólo puede escribir fechas y horas en este tipo de campo. Según cómo haya definido el campo el diseñador de la base de datos, pueden darse las siguientes condiciones:

Si el diseñador de la base de datos ha definido una máscara de entrada para el campo (una serie de caracteres literales y de marcador de posición que aparecen al seleccionar el campo), deberá escribir los datos en los espacios y en el formato proporcionado por la máscara. Por ejemplo, si la máscara es DD_MMM_AAAA, debe escribir una fecha en ese formato en los espacios provistos, por ejemplo, Oct 11 2006. No puede escribir el nombre completo del mes (como por ejemplo, julio) ni el año con dos dígitos.

Si el diseñador no ha creado una máscara de entrada para controlar el modo en que se escriben las fechas o las horas, puede escribir el valor utilizando cualquier formato de fecha u hora válido. Por ejemplo, puede escribir 11 Oct. 2006, 11/10/06, 11 de octubre, 2006, etc.

El diseñador de la base de datos puede aplicar un formato de presentación al campo. En ese caso, si no hay una máscara de entrada, puede escribir un valor en prácticamente cualquier formato, pero Access muestra las fechas de acuerdo con el formato de visualización. Por ejemplo, puede escribir 11/10/2006, pero el formato de presentación puede estar establecido para que muestre el valor como 11-oct-2006.

Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Moneda Sólo puede escribir valores monetarios en este tipo de campo. Además, no es necesario que incluya manualmente un símbolo de moneda. De forma predeterminada, Access aplica el símbolo de moneda ( ¥, £, $, etc.)

especificado en la configuración regional de Windows.

Autonumérico No puede escribir ni cambiar los datos en este tipo de campo. Access incrementa los valores de un campo Autonumérico cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.

Sí/No Al hacer clic en un campo definido en este tipo de datos, Access muestra una casilla de verificación o una lista desplegable, según el formato que aplique al campo. Si establece el formato del campo para que muestre una lista, podrá seleccionar Sí o No, Verdadero o Falso o Activado o Desactivado en la lista, en función del formato aplicado al campo. No puede escribir valores en la lista ni cambiar los valores de la lista directamente desde un formulario o tabla.

Objeto OLE Este tipo de campo se utiliza cuando se desean mostrar datos de un archivo creado con otro programa. Por ejemplo, puede mostrar un archivo de texto, un diagrama de Excel o un grupo de diapositivas de PowerPoint en un campo Objeto OLE.

Nota Los datos adjuntos proporcionan una forma más rápida, fácil y flexible de ver los datos de otros programas. Vea la entrada Datos adjuntos, más adelante en esta tabla, para obtener información adicional.

Hipervínculo Puede escribir cualquier dato en este tipo de campo y Access lo convertirá en una dirección Web. Por ejemplo, si escribe un valor en el campo, Access rodeará el texto con el Localizador uniforme de recursos (URL) (Localizador de recursos uniforme (URL): dirección que especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicación de un objeto, documento, página World Wide Web u otro destino en Internet o una intranet, por ejemplo: http://www.microsoft.com/.) de esta forma: http://www.texto.com. Si escribe una dirección Web válida, el vínculo funcionará; de lo contrario, el vínculo dará como resultado un mensaje de error. Sin embargo, puede resultar difícil modificar hipervínculos existentes, porque al hacer clic en un hipervínculo se abre el explorador y se obtiene acceso al sitio especificado en el vínculo. Para modificar un campo de hipervínculo, seleccione un campo contiguo, utilice la tecla TAB o las teclas de dirección para mover el foco al campo de hipervínculo y, a continuación, presione F2 para activar la edición.

Datos adjuntos Puede adjuntar datos de otros programas a este tipo de campo, pero no puede escribir ni incluir de ninguna otra forma datos de texto o numéricos.

Para obtener información sobre cómo usar un campo Datos adjuntos, vea el artículo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos.

Asistente para búsquedas

El Asistente para búsquedas no es para tipos de datos. Este asistente se usa para crear dos tipos de listas desplegables: las listas de valores y los campos de búsqueda. Una lista de valores utiliza una lista delimitada de elementos que se especifican manualmente al usar el Asistente para búsquedas. Estos valores pueden ser independientes de cualquier otro dato u objeto de la base de datos.

En cambio, un campo de búsqueda usa una consulta para recuperar datos de una o varias de las otras tablas de la base de datos o de otra ubicación como, por ejemplo, un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. El campo de búsqueda muestra entonces los datos en una lista desplegable. De forma predeterminada, el Asistente para búsquedas establece el tipo de datos del campo de tabla en Número.

Se puede trabajar con los campos de búsqueda directamente en las tablas, pero también en los formularios e informes. De forma predeterminada, los valores de un campo de búsqueda aparecen en un tipo de control de lista denominado cuadro combinado: una lista con una flecha desplegable:

. Dependiendo de cómo el diseñador de la base de datos haya configurado el campo de búsqueda y el cuadro combinado, se pueden editar los elementos de la lista y agregar elementos a la lista. Para ello, el diseñador de la base de datos tiene que configurar una propiedad del campo de búsqueda (la propiedad se denomina Limitar a la lista y el diseñador tiene que desactivarla).

Si no se pueden editar directamente los valores de una lista de búsqueda, se deben agregar o cambiar los datos en la lista predefinida de valores o en la tabla que sirve como origen del campo de búsqueda. Para obtener información sobre cómo hacerlo, vea la sección titulada "Editar los elementos de un campo de búsqueda" en el artículo Agregar uno o varios registros a una base de datos.

Por último, cuando se crea un campo de búsqueda, es posible configurarlo de manera opcional para que admita varios valores. De hacerlo, la lista resultante muestra una casilla de verificación junto a cada elemento de la lista, y se pueden activar o desactivar tantos elementos como sean necesarios. Esta figura muestra una lista típica de varios valores:

Para obtener información sobre cómo crear campos de búsqueda multivalor y usar las listas resultantes, vea los artículos Usar una lista que

almacene varios valores y Guía de campos multivalor. .

Volver al principioCómo afectan las propiedades de los campos de tabla a la actualizaciónLea esta sección si es la primera vez que utiliza Access o no está familiarizado con los conceptos relativos a las bases de datos relacionales. No puede realizar correctamente actualizaciones a gran escala a menos que entienda cómo afectan a la actualización las propiedades definidas para los campos de una tabla.Cuando diseñe una base de datos, normalmente comenzará diseñando una o varias tablas. Tendrá que decidir qué tipos de datos debe contener cada tabla, definir claves principales (campos que identifican inequívocamente cada registro o fila) para cada tabla y crear las relaciones entre las tablas.Como parte de ese proceso, definirá las propiedades de los campos de cada tabla. Por ejemplo, puede definir un campo Texto para que no acepte más de 50 caracteres, y un campo Número para que sólo acepte valores monetarios. Nota La mayoría de las propiedades de los campos se definen mediante la vista Diseño. Sin embargo, puede definir también algunas propiedades mediante los comandos de los grupos de la cinta de opciones. Por ejemplo, puede definir formatos visuales para los campos Texto y Memo mediante los comandos del grupo Fuente en la ficha Inicio. Para obtener más información sobre estos comandos, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Mostrar cómo se definen o cambian las propiedades de un campo de tabla.Access ofrece ahora dos formas de ver las propiedades de un campo de una tabla. Puede usar los controles de la ficha Hoja de datos o puede abrir la tabla en la vista Diseño. A continuación se explica cómo se usan los dos procedimientos.Ver propiedades de tabla usando comandos en la ficha Hoja de datosEn el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar. Haga clic en la ficha Hoja de datos y utilice los comandos del grupo Tipo de datos y formato para ver las propiedades de cada campo de la tabla.Cómo ver las propiedades de una tabla en la vista DiseñoEn el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla y haga clic en Vista Diseño. Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño.En la parte inferior de la cuadrícula, bajo Propiedades del campo, haga clic en la ficha General, si aún no está seleccionada. O bien,Para ver las propiedades de un campo de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda.Un campo de búsqueda es un campo de tabla que utiliza una lista preestablecida de valores o una consulta que recupera valores de una o varias tablas de una base de datos. De forma predeterminada, el campo de búsqueda presenta esos valores en forma de lista. Según cómo haya definido el campo de búsqueda el diseñador de la base de datos, puede seleccionar uno o varios elementos de esa lista.Los campos de búsqueda suelen provocar confusión en los usuarios nuevos de Access, porque la lista de elementos aparece en una ubicación (la lista que Access

crea a partir de los datos del campo de búsqueda), pero los datos pueden encontrarse en otra ubicación (la tabla que contiene los datos). Recuerde que cuando actualice los datos de un campo de búsqueda, debe actualizar la tabla de origen (la segunda ubicación). No puede actualizar un campo de búsqueda desde la lista.En la tabla siguiente se ofrece un listado de las propiedades de tabla que más repercuten en la entrada de datos, así como una explicación de su repercusión.

Propiedad

Ubicación en la cuadrícula de diseño de la tabla Valores posibles

Comportamiento al intentar escribir datos

Tamaño del campo

Ficha General

De 0 a 255 El límite de caracteres sólo se aplica a los campos establecidos en el tipo de datos Texto. Si intenta incluir más caracteres de los especificados, el campo los corta.

Requerido Ficha General

Sí/No Cuando está activada, esta propiedad obliga a escribir un valor en un campo y Access no permite guardar los nuevos datos hasta que se rellena el campo. Cuando está desactivada, el campo acepta valores nulos, es decir, el campo puede quedar en blanco.

Nota Un valor nulo no es lo mismo que un cero. El cero es un dígito y Access lo utiliza en los cálculos. Un valor nulo es un valor inexistente, no definido o no reconocido.

Permitir cadenas de longitud cero

Ficha General

Sí/No Cuando está activada, puede incluir cadenas de longitud cero (cadenas que no contienen caracteres). Para crear una cadena de longitud cero, escriba un par de comillas dobles sin ningún espacio entre ellas ("") y presione ENTRAR.

Indizado Ficha General

Sí/No Cuando se indiza una tabla, Access impide que se agreguen valores

duplicados.

Máscara de entrada

Ficha General

Conjuntos predefinidos o personalizados de caracteres literales y marcadores de posición

Una máscara de entrada obliga a escribir los datos en un formato predefinido. Las máscaras aparecen al seleccionar un campo de una tabla o un control de un formulario. Suponga, por ejemplo, que hace clic en un campo Fecha y ve este conjunto de caracteres: DD-MMM-AAAA. Este conjunto de caracteres se conoce como máscara de entrada. Obliga a escribir los meses como abreviaturas de tres letras, como OCT, y los años con cuatro dígitos en lugar de dos. Por tanto, si ve esa máscara, debe escribir una fecha como 15-OCT-2006.

Nota Recuerde que las máscaras de entrada sólo controlan el modo en que se escriben los datos y no la forma en que Access los muestra. Por ejemplo, puede escribir una fecha como 15-OCT-2006, pero Access podría almacenar el valor como 15102006; es decir, sin caracteres de formato. Posteriormente, cuando vea la fecha en una tabla, formulario o informe, Access puede definirla para que se muestre como 15/10/2006.

Para obtener más información sobre cómo crear y usar máscaras de formato, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Control de pantalla

Ficha Búsqueda

Los valores dependen del tipo de datos definido para el campo

Para los campos Texto y Número, puede elegir entre un control de cuadro de texto, de cuadro de lista o de cuadro combinado. Para los campos Sí/No, puede elegir entre un control de casilla de verificación, de cuadro de texto o de cuadro combinado.

Nota Si selecciona un valor distinto de Cuadro de lista o Cuadro combinado,

Access oculta las demás propiedades de la ficha Búsqueda.

Tipo de origen de la fila

Ficha Búsqueda

Tabla o consultaLista de valoresLista de campos

Si establece el cuadro de propiedad Control de pantalla en Cuadro de lista o Cuadro combinado, puede establecer esta propiedad en Tabla o consulta, Lista de valores o Lista de campos. A su vez, esta propiedad controla el tipo de valor que se puede utilizar en la propiedad Origen de la fila. Vea la siguiente entrada.

Origen de la fila

Ficha Búsqueda

Depende de la propiedad Tipo de origen de la fila.

Si establece la propiedad Tipo de origen de la fila en Tabla o consulta, este campo de propiedad puede contener el nombre de una tabla o consulta. Si establece la propiedad en Lista de valores, esta propiedad contiene una lista de valores separador por caracteres de punto y coma (;). Si establece la propiedad Tipo de origen de la fila en Lista de campos, esta propiedad contiene el nombre de una tabla, consulta o instrucción SQL (Lenguaje de consulta estructurado).

Limitar a la lista

Ficha Búsqueda

Sí/No Si se establece en Sí, Access busca valores coincidentes cuando los usuarios escriben texto en un control de cuadro combinado. Es decir, el valor Sí activa la anticipación de valores (type-ahead). El valor Sí impide además que los usuarios modifiquen los elementos de una lista directamente desde un control de lista o de cuadro combinado. Los usuarios tienen que modificar los elementos en el cuadro de propiedad Origen de la fila o, en el caso de los campos de búsqueda, en la tabla que contiene los datos de origen de dicho campo. Para obtener más información sobre los campos de búsqueda, vea la sección "Modificar los elementos de un

campo de búsqueda" en el artículo Agregar uno o varios registros a una base de datos.

Permitir ediciones de lista de valores

Ficha Búsqueda

Sí/No Habilita o deshabilita el comando Editar elementos de lista para las listas de valores, pero no para los campos de búsqueda. Si desea habilitar este comando para los campos de búsqueda, escriba un nombre de formulario válido en la propiedad Formulario de edición de elementos de lista. Aparece el comando Permitir ediciones de lista de valores en un menú contextual que se abre cuando se hace clic con el botón secundario en un control de cuadro de lista o cuadro combinado. Cuando se ejecuta el comando, aparece el cuadro de diálogo Editar elementos de lista. Asimismo, si se especifica el nombre de un formulario en el cuadro de la propiedad Formulario de edición de elementos de lista, Access inicia ese formulario en vez de mostrar el cuadro de diálogo.

Nota Puede ejecutar el comando Editar elementos de lista desde los controles de cuadro de lista y cuadro combinado situados en los formularios y desde los controles de cuadro combinado situados en las tablas y en los conjuntos de resultados. Los formularios deben abrirse en la vista Diseño o Examinar, y las tablas y los conjuntos de resultados de las consultas deben abrirse en la vista Hoja de datos.

Formulario de edición de elementos de lista

Ficha Búsqueda

Nombre de un formulario de entrada de datos

Si especifica el nombre de un formulario de entrada de datos en esta propiedad de la tabla, ese formulario se abre cuando un usuario ejecuta el comando Editar elementos de lista. En caso contrario, el cuadro de diálogo Editar elementos de lista aparece cuando los

usuarios ejecutan el comando.

Para obtener información sobre el diseño de tablas de base de datos y la definición de propiedades, vea los artículos siguientes.En Conceptos básicos del diseño de una base de datos se ofrece una explicación de los conceptos fundamentales, como el diseño de la base de datos y los datos y el proceso de normalización (la división de los datos en tablas relacionadas y la eliminación de datos redundantes). En Crear tablas en una base de datos se proporciona una explicación acerca de cómo crear tablas, agregar claves principales (campos que identifican inequívocamente cada fila o registro de la tabla) y definir tipos de datos y propiedades de la tabla.

Volver al principioUsar un formulario para actualizar datosLos formularios se utilizan para actualizar pequeñas cantidades de datos. En este caso, por "pequeño" se entiende cualquier número de registros que desee actualizar manualmente. Los formularios proporcionan un modo más sencillo, rápido y preciso de modificar y actualizar pequeñas cantidades de datos.La manera en que se utiliza un formulario para editar datos depende de su diseño. Los formularios pueden contener cualquier número de controles, como listas, cuadros de texto y botones, y hojas de datos (cuadrículas similares a hojas de cálculo de Excel). A su vez, cada control del formulario lee o escribe datos en un campo de tabla subyacente. Lo que se puede hacer con un control determinado depende del tipo de datos definido para el campo de tabla subyacente, de las propiedades definidas para ese campo y posiblemente de varias propiedades establecidas por el diseñador de la base de datos para el control. Para obtener más información sobre cómo los tipos de datos y las propiedades de los campos afectan a la entrada de datos, vea Cómo afectan los tipos de datos al modo en que se escriben los datos y Cómo afectan las propiedades de los campos al modo en que se escriben los datos, anteriormente en este artículo.En las siguientes secciones se explica cómo usar los controles de entrada de datos más comunes. Si tiene alguna duda relativa a su base de datos específica, póngase en contacto con el administrador del sistema o con el diseñador de la base de datos.Agregar o editar texto en un cuadro de textoAccess proporciona un control de texto para su uso con campos Texto y Memo. Normalmente, puede saber si el campo subyacente es un campo Texto o Memo por el tamaño del control, que suele indicar el tamaño del campo de tabla subyacente. Por ejemplo, si asocia el control a un campo de texto que no acepta más de 50 caracteres, el tamaño del control se ajustará en consecuencia. Sin embargo, si asocia el control a un campo Memo, puede definir el tamaño del control para que muestre uno o dos párrafos de texto sin tener que desplazarse.Asimismo, puede definir un campo Memo para que admita formato de texto enriquecido. A continuación, puede aplicar fuentes, tamaños, estilos y colores diferentes al texto.Editar texto en un cuadro de texto

Coloque el cursor en el cuadro de texto y cambie los datos. Recuerde que no puede realizar cálculos con los números en un campo Texto o Memo.Aplicar formato de texto enriquecido Nota Sólo puede seguir estos pasos si ha asociado un cuadro de texto a un campo Memo. Vea los pasos de la sección Ver las propiedades de un campo de tabla, anteriormente en este artículo.Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, seleccione el campo Memo. Por lo general, buscará un campo denominado "Comentarios", "Notas" o "Descripción". En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, utilice los botones y menús para aplicar formato al texto. Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva, cambiar los colores, etc.

Volver al principioUsar una hoja de datos para actualizar datosPuede cambiar los datos directamente en la vista Hoja de datos (una cuadrícula de filas y columnas similar a una hoja de cálculo de Excel). Puede cambiar datos en las tablas, los conjuntos de resultados de la consulta y los formularios que muestran las hojas de datos.Normalmente, las hojas de datos se utilizan cuando es necesario cambiar solamente un pequeño número de registros o partes de un único registro. Si está familiarizado con Excel, entenderá con relativa facilidad cómo funcionan las hojas de datos, y podrá efectuar cambios aunque no posea amplios conocimientos de Excel, como la capacidad de crear y ejecutar consultas.Recuerde lo siguiente antes de continuar:No es necesario guardar explícitamente los cambios. Access los valida en la tabla cuando el cursor se desplaza a un nuevo campo de la misma fila o a otra fila. De forma predeterminada, los campos de una base de datos de Access deberían estar definidos para aceptar un tipo específico de datos, como texto o números. Debe escribir datos del tipo para el que se ha definido el campo. De lo contrario, Access muestra un mensaje de error. Un campo puede tener aplicada una máscara de entrada. Una máscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y marcadores de posición que obligan a escribir los datos en un formato específico. Por ejemplo, una máscara de entrada de un código postal puede exigir que los datos se ajusten al formato francés, mientras que una máscara de entrada de un número de teléfono puede exigir que los números se especifiquen en el formato alemán. Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.Con la excepción de los datos adjuntos y las listas multivalor, en la mayoría de los campos sólo se puede escribir un valor. Si no sabe si un campo acepta datos adjuntos, póngase en contacto con el diseñador de la base de datos o con el administrador del sistema. Puede identificar fácilmente una lista multivalor porque Access muestra una casilla de verificación junto a cada elemento de la lista.Cambiar los datos de una hoja de datos

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o en la consulta que contiene los datos que desea cambiar. De forma predeterminada, Access abre la tabla o la consulta en la vista Hoja de datos (una cuadrícula con una apariencia similar a una hoja de cálculo de Excel).Haga clic o coloque el foco en el primer campo que desea cambiar y modifique los datos. Para pasar al campo siguiente, presione TAB, utilice una de las teclas de dirección o haga clic en el campo siguiente. De forma predeterminada, al presionar la tecla TAB, Access utiliza la configuración regional de Windows para determinar si el cursor se mueve a la izquierda o a la derecha. Si el equipo está configurado para usar un idioma que se lee de izquierda a derecha, el cursor se mueve a la derecha al presionar la tecla TAB. Si el equipo está configurado para un idioma que se lee de derecha a izquierda, el cursor se mueve a la izquierda.Aplicar formato de texto enriquecido a los datos de un campo MemoCon la tabla o los resultados de la consulta abiertos en la vista Hoja de datos, seleccione el campo Memo. Por lo general, buscará un campo denominado "Comentarios", "Notas" o "Descripción". Si no es capaz de encontrar el campo Memo, siga los pasos descritos en Ver las propiedades de un campo de tabla, anteriormente en este artículo.En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, utilice los botones y menús para aplicar formato al texto. Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva, cambiar los colores, etc.

Volver al principioUsar una consulta de actualización para cambiar datos existentesLas consultas de actualización sirven para agregar, cambiar o eliminar parte de uno o varios registros existentes (pero no todo el registro). Las consultas de actualización son una especie de cuadro de diálogo Buscar y reemplazar avanzado. Se especifica un criterio de selección (el equivalente aproximado de una cadena de búsqueda) y un criterio de actualización (el equivalente aproximado de una cadena de sustitución). A diferencia del cuadro de diálogo, las consultas de actualización pueden aceptar varios criterios, permiten actualizar un gran número de registros a la vez y permiten cambiar registros en varias tablas.Recuerde que no se pueden utilizar consultas de actualización para agregar registros completos. Para ello, se utiliza una consulta de datos anexados.Para obtener más información, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados. Nota La forma más segura de usar una consulta de actualización es crear primero una consulta de selección que pruebe los criterios de selección. Suponga, por ejemplo, que desea actualizar una serie de campos Sí/No de No a Sí para un cliente determinado. Para ello, agrega criterios a la consulta de selección hasta que se obtienen los registros No de ese cliente. Cuando está seguro de que dispone de los registros correctos, convierte la consulta de selección en una consulta de actualización, especifica los criterios de actualización y ejecuta la consulta para actualizar los valores seleccionados. En los pasos de esta sección se explica cómo

crear una consulta de selección y después convertirla en una consulta de actualización.Crear una consulta de selecciónAbra la base de datos que contiene los registros que desea actualizar. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta. Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.Seleccione la tabla o las tablas que contienen los registros que desea actualizar y haga clic en Agregar y luego en Cerrar. La tabla o tablas aparecen como una o varias ventanas en la sección superior de la cuadrícula de diseño de consultas en las que se muestran todos los campos de cada tabla. La siguiente figura muestra el diseñador de consultas con una tabla típica.

Haga doble clic en los campos que desea actualizar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de la sección inferior del diseñador de consultas. Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior o puede agregar rápidamente todos los campos de una tabla haciendo doble clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. La siguiente figura muestra el diseñador de consultas con todos los campos agregados:

Si lo desea, puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño. En la tabla siguiente se incluyen algunos criterios de ejemplo y una explicación del efecto que tienen en una consulta.

Criterios Efecto

> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234, utilice < 234.

>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.

Entre #2/2/2006# y #1/12/2006#

Devuelve las fechas comprendidas entre el 2-feb-06 y el 1-dic-06 (ANSI-89). Si la base de datos utiliza los caracteres comodín ANSI-92, use comillas simples (') en lugar de signos de almohadilla. Por ejemplo: Entre '2/2/2006' Y '1/12/2006'

Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no sea exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contengan caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".

Sin "T*" Busca todos los registros salvo los que empiezan por T. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.

No "*t" Busca todos los registros salvo los que empiezan por t. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.



Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiezan por las letras comprendidas entre la A y la D. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.

Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco.

Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiezan por "Casa" y contienen una segunda cadena de cinco letras en la que las cuatro primeras letras son "Dewe" y la última se desconoce. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en lugar del signo de interrogación.

#2/2/2006# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2006. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples en lugar de entre signos de almohadilla

('2/2/2006').

< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días.

Fecha() Devuelve todos los registros que contienen la fecha actual.


Devuelve todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.


No es Nulo Devuelve todos los registros que contienen un valor.

"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Compruebe que la consulta devuelve sólo los criterios que desea actualizar. Si es necesario, puede seleccionar los campos que no desea actualizar y presionar SUPR para quitarlos, arrastrar otros campos a la cuadrícula de diseño y cambiar los criterios hasta que quede satisfecho con los resultados de la consulta.Realice los pasos siguientes.Actualizar registrosEn la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar. Así se convierte la consulta de selección en una consulta de actualización. Access agrega la fila Actualizar a en la sección inferior del diseñador de consultas.

Busque el campo que contiene los datos que desea cambiar y especifique la expresión (que cambiará los datos) en la fila Actualizar a de ese campo. En esta tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y una explicación de cómo cambian los datos.

Expresión Resultado

"Vendedor" En un campo Texto, cambia un valor de texto a Vendedor.

#10/8/06# En un campo Fecha/Hora, cambia un valor de fecha a 10-ago-06.

Sí En un campo Sí/No, cambia el valor No a Sí.

"NP" & [NúmeroPieza] Agrega "NP" al principio de cada número de pieza especificado.

[PrecioUnidad] * [Cantidad] Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y Cantidad.

[Transporte] * 1,5 Aumenta los valores de un campo denominado Transporte en un 50 por ciento.

DSuma("[Cantidad] * [PrecioUnidad]","Detalles de pedidos", "[IdProducto]=" & [IdProducto])

Si los valores de IdProducto de la tabla actual coinciden con los valores IdProducto de la tabla denominada Detalles de pedidos, esta expresión actualiza los totales de ventas multiplicando los valores de un campo denominado Cantidad por los valores de un campo denominado PrecioUnidad.

Derecha([CódigoPostalEnvío], 5) Trunca los caracteres de la izquierda en una cadena de texto o numérica y deja los cinco caracteres que están más a la derecha.

SiInm(Es Nulo([PrecioUnidad]), 0, [PrecioUnidad])

Cambia un valor nulo (desconocido o no definido) por un cero (0) en un campo denominado PrecioUnidad.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Aparece un mensaje de alerta. La siguiente figura muestra el mensaje:

Haga clic en Sí para ejecutar la consulta. Nota Puede desactivar los mensajes de alerta. Para ello, haga clic en el botón de

Microsoft Office , haga clic en Opciones de Access, elija Avanzadas y en Confirmar, desactive la casilla de verificación Consultas de acción.

Vea los resultados de la consulta de acción en la ficha Inicio o Diseño en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, elija Vista Hoja de datos. También puede hacer clic en el botón Vista Hoja de datos que se encuentra en la barra de estado de Access. Nota Cuando ejecute la consulta, tal vez observe que faltan campos en el conjunto de resultados. Si la consulta contiene campos que no se actualizan, Access quita esos campos de forma predeterminada. Por ejemplo, puede incluir campos Id. de dos tablas para asegurarse de que la consulta devuelve y utiliza los registros correctos. Si no actualiza esos campos Id., Access los quita.

Volver al principioUsar una consulta de datos anexados para agregar registros a tablasUna consulta de datos anexados agrega un grupo de registros de una o varias tablas de una base de datos de origen a una o varias tablas de una base de datos de destino. Suponga, por ejemplo, que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para no tener que proporcionar los nuevos datos manualmente, puede anexarlos a la tabla o tablas correspondientes de la base de datos. Puede usar también consultas de datos anexados para:Anexar registros basándose en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar sólo los nombres y las direcciones de los clientes con pedidos pendientes. Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla. Suponga, por ejemplo, que la tabla Compradores contiene 11 campos y que en la tabla Clientes de otra base de datos hay 9 campos que coinciden con los de la primera tabla. Puede usar una consulta de datos anexados para agregar sólo los datos de los campos coincidentes y omitir el resto.El proceso de creación de una consulta de datos anexados desde una base de datos a otra consta de los siguientes pasos básicos:Abra la base de datos de origen (la que contiene los registros que desea anexar) y cree una consulta de selección que devuelva sólo los registros que desee anexar. Convierta esa consulta de selección en una consulta de datos anexados. Agregue los campos y las tablas de destino a la consulta de datos anexados. Si está anexando registros a otra base de datos, abra dicha base de datos en primer lugar y, a continuación, seleccione las tablas. Ejecute la consulta para anexar los registros. Nota Realice una copia de seguridad de los datos antes de empezar. Si comete algún error, podrá eliminar los registros anexados de la tabla de destino, pero tenga en cuenta que eliminar manualmente una cantidad grande de registros puede requerir bastante tiempo. El hecho de tener una copia de seguridad a mano puede ayudarle a arreglar cualquier problema en menos tiempo.Crear una consulta de selecciónAbra su base de datos; es decir, la base de datos que contiene los registros que desee anexar. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta. Se muestra la cuadrícula de diseño de consultas y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Seleccione la tabla que contiene los registros que desea anexar y haga clic en Agregar y luego en Cerrar. La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta figura se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas:

Arrastre los campos que desea anexar desde la tabla hasta la fila Campo de la sección inferior de la cuadrícula de diseño de consultas. Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior. Para agregar rápidamente todos los campos, haga clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. Esta figura muestra el diseñador de consultas con varios campos de tabla agregados:

En esta ilustración se muestra el diseñador con todos los campos agregados:

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Compruebe que la consulta devuelve los criterios que desea anexar. Si es necesario, puede desactivar la casilla de verificación Mostrar o presionar SUPR para eliminar los campos que no necesite. También puede arrastrar otros campos a la cuadrícula de diseño hasta que quede satisfecho con la consulta.Continúe con los pasos siguientes.Convertir la consulta en una consulta de datos anexadosEn la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar. Aparecerá el cuadro de diálogo Anexar.En este punto, puede anexar registros de una tabla a otra de la misma base de datos o anexar registros a una tabla de otra base de datos. Anexar registros a una tabla de la misma base de datosEn el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Base de datos activa (si aún no está seleccionada) y, a continuación, seleccione la tabla de destino en la lista Nombre de la tabla. Haga clic en Aceptar. En el paso 4 de la sección anterior, agregó parte o todos los campos de la tabla de origen a la cuadrícula de diseño. Si agregó la tabla completa en ese paso, Access agrega ahora toda la tabla de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:

O bien,Si agregó campos individuales en el paso 4 de la sección anterior y los nombres de campo de las tablas de origen y de destino coinciden, Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:

O bien,

Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y destino no coinciden, Access deja en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clic en cada campo en blanco y seleccione el campo de origen que desee en la lista resultante, tal y como se muestra aquí:

Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver. Vuelva a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.Anexar registros a una tabla de otra base de datosEn el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Otra base de datos. En el campo Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de la base de datos de destino. En el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar. O bien,Haga clic en Examinar y utilice el segundo cuadro de diálogo Anexar para buscar la base de datos de destino. Haga clic en Aceptar después de buscar y seleccionar esta base de datos. De este modo, se cierra el segundo cuadro de diálogo. En el primer cuadro de diálogo, en el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.Escriba el nombre de la tabla de destino y haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo Anexar.En el paso 4 de la sección anterior, agregó algunos o todos los campos de la tabla de origen a la fila Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta. Si agregó la tabla completa en ese paso, Access agrega ahora toda la tabla de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:

O bien,Si agregó campos individuales en el paso 4 y si coinciden los nombres de campo de las tablas de origen y de destino, Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a, por ejemplo:

O bien,

Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y destino no coinciden, Access deja en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clic en cada campo en blanco y seleccione el campo de origen que desee en la lista resultante, por ejemplo:

Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver. Cambie a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.

Volver al principioUsar la característica Recopilación de datos para actualizar registrosOffice Access 2007 proporciona una nueva característica denominada Recopilación de datos. Puede configurar un formulario de entrada de datos en Microsoft Office Outlook 2007, reunir información y almacenar los datos en una base de datos de Access. En este artículo no se explica cómo usar la característica Recopilación de datos.Para obtener más información acerca del uso de la característica Recopilación de datos, vea el artículo Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico.

Volver al principioUsar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datosEl cuadro de diálogo Buscar y reemplazar es otra forma de cambiar pequeñas cantidades de datos más rápida y fácilmente. En este artículo no se explica cómo usar el cuadro de diálogo.Para obtener información sobre cómo usar el cuadro de diálogo, vea el artículo Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos.

Volver al principioUsar actualizaciones en cascada para cambiar los valores de las claves primarias y externasEn ocasiones, puede ser necesario actualizar un valor de clave principal. Si utiliza esa clave principal como clave externa, puede actualizar automáticamente los cambios a través de todas las instancias secundarias de la clave externa.Recordemos que una clave principal es un valor que identifica inequívocamente cada fila (registro) de una tabla de base de datos. Una clave externa es una columna que coincide con la clave principal. Normalmente, las claves externas residen en otras tablas y permiten crear una relación (un vínculo) entre los datos de las tablas.Suponga, por ejemplo, que utiliza un número de Id. de producto como clave principal. Un número de Id. identifica inequívocamente un producto. Utiliza también ese número de Id. como clave externa en una tabla de datos de pedido. De esa forma, puede encontrar todos los pedidos correspondientes a cada producto, ya que

siempre que alguien realiza un pedido para ese producto, el Id. pasa a formar parte del pedido. Algunas veces, esos números de Id. (u otros tipos de claves principales) cambian. Cuando eso ocurre, puede modificar el valor de la clave principal y hacer que el cambio se propague automáticamente en cascada a todos los registros secundarios relacionados. Este comportamiento se habilita activando la integridad referencial y las actualizaciones en cascada entre las dos tablas.Recuerde estas reglas a medida que avance:Sólo puede habilitar las actualizaciones en cascada para los campos de clave principal establecidos en los tipos de datos Texto y Número. No puede utilizar las actualizaciones en cascada para los campos establecidos en el tipo de datos Autonumérico. Sólo puede habilitar las actualizaciones en cascada entre tablas con una relación de uno a varios.Los siguientes pasos explican cómo se crea una relación y cómo se habilitan las actualizaciones en cascada para dicha relación.Crear la relaciónEn la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.Si todavía no está seleccionada, haga clic en la ficha Tablas, seleccione las tablas que desee modificar, elija Agregar y haga clic en Cerrar. Puede presionar MAYÚS para seleccionar varias tablas o también puede agregar cada tabla de forma individual. Seleccione sólo las tablas de los lados "uno" y "varios" de la relación.En la ventana Relaciones, arrastre la clave principal desde la tabla del lado "uno" de la relación y colóquela en el campo de clave externa de la tabla en el lado "varios" de la relación. Se muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente figura se muestra el cuadro de diálogo:

Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial y haga clic en Crear.

Realice el siguiente grupo de pasos.Habilitar las actualizaciones en cascada en claves principalesSi no ha seguido los pasos indicados en la sección anterior, abra la base de datos que contiene la relación que desea cambiar. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones. Aparece la ventana Relaciones en la que se muestran las uniones (indicadas en forma de líneas de conexión) entre las tablas de la base de datos. La siguiente figura muestra una relación típica:

Haga clic con el botón secundario del mouse en la línea de conexión entre las tablas principal y secundaria y haga clic en Modificar relación. Se muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente figura se muestra el cuadro de diálogo:

Seleccione Actualizar en cascada los campos relacionados, asegúrese de que la casilla de verificación Exigir integridad referencial esté activada y, a continuación, haga clic en Aceptar.Para obtener más información acerca de la creación de relaciones, vea los siguientes artículos:Guía de relaciones de tablas Crear, modificar o eliminar una relación

Volver al principioAccess > ConsultasBuscar, ocultar o eliminar datos duplicados


En este artículo se explica cómo buscar y ocultar o eliminar los datos duplicados mediante Microsoft Office Access 2007. En general, se deben eliminar los valores duplicados siempre que sea posible con el fin de reducir costos y aumentar la precisión de los datos. Office Access 2007 permite buscar y ocultar o eliminar de varias maneras los valores duplicados. En este artículo se explica cómo usar los métodos más comunes.¿Qué desea hacer?

Obtener información sobre los datos duplicadosPreparar datos de ejemploBuscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados de una sola tablaBuscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados de varias tablas

Obtener información sobre los datos duplicadosUna de las razones primordiales del uso de una base de datos relacional es la de evitar los datos duplicados. No obstante, a lo largo de la vida útil de las bases de datos, a menudo adquieren valores duplicados, especialmente cuando son varios los usuarios los que proporcionan datos. En general, al eliminar los datos duplicados, se ahorra dinero en materia de almacenamiento y se aumenta la precisión de los datos. Esa precisión, a su vez, puede ayudar a tomar mejores decisiones corporativas. Por ejemplo, si se indica varias veces un pedido de venta, puede que el cliente reciba mercancías que no necesite y esa redundancia puede aumentar los costos de envío y de contabilidad.Qué significa realmente la duplicaciónAntes de proceder a la identificación y eliminación de registros duplicados, recuerde que el conocimiento de los datos es fundamental. A diferencia del proceso de diseño de las bases de datos, no se puede observar un conjunto de reglas o procedimientos específicos para buscar y eliminar con precisión los registros duplicados. Recuerde un hecho: las consultas de bases de datos pueden devolver lo que parecen registros duplicados, aunque en realidad esos resultados son datos válidos. La duplicación aparente suele suceder cuando no se incluyen en la consulta campos que identifiquen cada registro de manera única. Para obtener más información sobre cómo incluir en una consulta los campos necesarios y evitar los falsos duplicados, vea la sección Cuándo los registros no son duplicados, que aparece más adelante en este artículo.Además, recuerde que no se pueden eliminar todos los datos duplicados porque algunas duplicaciones son necesarias para que funcione correctamente la base de datos. Dicho de otro modo, las bases de datos pueden contener redundancias necesarias e innecesarias, y sólo se deben de eliminar las redundancias innecesarias.Las redundancias necesarias suelen dividirse en dos categorías. El primer tipo de redundancia permite el funcionamiento de la base de datos. Por ejemplo, se duplican los datos en un campo de clave principal cuando se necesita establecer una relación uno a varios o varios a varios entre las tablas.





El segundo tipo de redundancia necesaria surge cuando se usa la base de datos. Por ejemplo, puede que se introduzca varias veces el nombre de una ciudad, un proveedor o un nombre propio como Juan Martín. En este caso, no existe peligro de duplicación porque otros campos de la base de datos (como valores de clave principal, direcciones y códigos postales) contendrán suficiente información única para evitar que los registros se consideren como duplicados.Las redundancias innecesarias pueden producirse de varias maneras:Dos o más registros pueden contener campos duplicados. Puede que dos registros se consideren como duplicados, aun cuando no todos los campos de los registros contengan valores coincidentes. Por ejemplo, en esta ilustración, se ven dos registros para Antonio Moreno Taquería.

A pesar de que cada registro tenga un Id. de cliente único (el valor en la columna situada más a la izquierda), los valores de los campos Nombre, Dirección y Ciudad coinciden. En estos casos, incluso una coincidencia parcial puede ser un buen motivo para usar sus conocimientos corporativos y comprobar los registros para ver si se trata de registros duplicados.Dos o más tablas pueden contener datos similares. Por ejemplo, puede que una tabla denominada Compradores y otra tabla denominada Clientes tengan registros para los mismos clientes.

A pesar de tener estructuras diferentes, ambas tablas contienen el mismo tipo de información (es decir, datos de clientes), por lo que se podría considerar la posibilidad de combinar los valores únicos (es decir, no duplicados) en una sola tabla y eliminar la otra tabla.

Dos o más bases de datos pueden contener datos similares. Si dos o más bases de datos contienen datos similares o se hereda una base de datos que coincide parcialmente con una base de datos activa, es preciso comparar los datos y la estructura de las bases de datos para posteriormente dar los pasos necesarios con el fin de consolidarlos. La comparación manual de bases de datos, incluso las de tamaño reducido, no es una tarea fácil. Si necesita ayuda con una comparación, hay varios proveedores que venden herramientas para comparar el contenido y la estructura de bases de datos de Access.Vaya a la sección de administración de bases de datos del Catálogo de soluciones de Microsoft Office para ver cuáles son las actuales herramientas de administración de datos. Nota Si procede a eliminar datos duplicados de tablas y sigue viendo datos duplicados en un formulario o informe, puede que sea debido a un diseño incorrecto del formulario o informe. Asegúrese de que las tablas y consultas subyacentes están correctamente unidas y que las secciones de formulario o informe no incluyen más de un control enlazado al mismo origen de control.Para obtener más información sobre el diseño de informes, vea el artículo Modificar, editar o cambiar un informe.Cuándo los registros no son duplicadosEn algunos casos, como cuando se observan los datos devueltos por una consulta, se podría ver lo que parecen ser registros duplicados, aun cuando las tablas subyacentes contengan sólo registros únicos. Los problemas pueden surgir cuando la vista no incluye los campos que identifiquen los registros de manera única. Por ejemplo, en esta ilustración se muestran los datos devueltos por una consulta.

En esta vista, varios registros parecen ser duplicados. Si se agrega uno o varios campos adicionales a la consulta, como los nombres de los clientes o los campos de clave principal de cada pedido (Id. de pedido), se verá que cada registro es realmente único:

En general, cuando se crea una consulta, se debe incluir el campo o los campos que identifican cada registro de manera única. Normalmente, un campo de clave principal tiene esa función, pero se pueden usar combinaciones de otros campos. Por ejemplo, pueden haber muchas instancias de un nombre de contacto y numerosas instancias de un nombre de ciudad, pero si se incluyen un número de teléfono y una dirección, la combinación de esos datos debe convertir cada registro en registro único.Factores que deben considerarse en los casos de duplicaciónVarios factores determinan la manera en que se tratan los registros duplicados:Naturaleza y alcance de la duplicación ¿Se ven datos duplicados en una sola tabla o se ven dos tablas similares (en la misma base de datos o en dos bases de datos distintas) con datos superpuestos? O bien, ¿se ven registros duplicados en una vista basada en dos o más tablas relacionadas? Requisitos específicos del usuario ¿Qué desea hacer con los datos duplicados? ¿Desea eliminar los registros de la base de datos o sólo ocultarlos? O bien, ¿desea contar, sumar o calcular el promedio de los valores de los registros duplicados? ¿Tiene importancia qué registros duplicados se eliminan o se ocultan? Si la tiene, ¿desea revisar y eliminar manualmente los registros o eliminar los registros basándose en una condición? ¿Desea actualizar o consolidar uno o varios registros antes de comenzar a eliminar registros?Las respuestas a esas preguntas (o a este tipo de preguntas), más los conocimientos que tiene el usuario de los datos, deben permitirle elaborar un plan para hacer frente a los datos redundantes.Preparativos generales para quitar duplicadosSi se opta por eliminar los registros duplicados, es preciso considerar primero las relaciones entre las tablas. Normalmente, la mayoría de las bases de datos usan relaciones uno a varios. Por ejemplo, tiene un número reducido de clientes, pero cada cliente realiza numerosos pedidos. Como resultado, la tabla de los datos de clientes reside en el lado "uno" de la relación, y los datos de pedido residen en el lado "varios" de la relación.Recuerde esta regla cuando proceda: si los datos que desea eliminar residen en el lado "varios" de una relación, podrá eliminar datos sin tener que realizar ninguna acción adicional. Sin embargo, si los datos residen en el lado "uno", es preciso configurar una propiedad en la relación. En caso contrario, Access impedirá la eliminación.

Para obtener más información sobre cómo eliminar datos que residen en el lado "uno", vea el artículo Usar una consulta de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos.Antes de comenzar a eliminar datos redundantes, considere una o varias de las siguientes maneras para preparar la base de datos:Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para editar o eliminar registros de la base de datos. Pida a todos los demás usuarios de la base de datos que cierren los objetos con los que desee trabajar. De este modo, ayudará a evitar infracciones de bloqueo. Sugerencia Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede que tenga que cerrar la base de datos y, a continuación, abrirla de nuevo en modo

exclusivo. Para ello, haga clic en el botón Microsoft Office en Access y, a continuación, haga clic en Abrir. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar registros. Las operaciones de eliminación no se pueden invertir ni deshacer. La única manera de recuperar los registros eliminados es restaurarlos a partir de una copia de seguridad. Puede que una operación de eliminación también elimine registros de tablas relacionadas, por lo que se recomienda crear una copia de seguridad de toda la base de datos antes de iniciar la operación. Realizar una copia de seguridad de una base de datos

Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en la flecha al lado de Administrar y, a continuación, haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos. Aparece el cuadro de diálogo Guardar como y Access anexa la fecha actual al nombre de archivo. Por ejemplo, en el caso de una base de datos denominada Activos, Access crea el siguiente tipo de nombre de archivo: Activos_29-10-2006.Acepte el nombre y la ubicación predeterminados, o bien, seleccione otro nombre u otra ubicación y, a continuación, haga clic en Guardar.Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original.Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, a continuación, ábrala en Access.

Volver al principioPreparar datos de ejemploLas secciones ¿Cómo? de este artículo proporcionan tablas de datos de ejemplo. Los pasos ¿Cómo? usan las tablas de ejemplo para explicar cómo funcionan las consultas. Si lo prefiere, opcionalmente puede incorporar o importar las tablas de ejemplo en una base de datos nueva o ya existente.Access proporciona varios modos de agregar estas tablas de ejemplo a una base de datos. Puede incorporar los datos manualmente, puede copiar cada tabla en un programa de hoja de cálculo (como Office Excel 2007) y, a continuación, importar las hojas de cálculo en Access, o puede pegar los datos en un editor de texto, como el Bloc de notas y, a continuación, importar los datos de los archivos de texto resultantes.Los pasos de esta sección explican como incorporar datos manualmente en una hoja de datos vacía, y también como copiar las tablas de ejemplo en Excel y, a continuación, importar dichas tablas en Access 2007. Para obtener más información sobre la creación e importación de datos de texto, vea el artículo Importar o vincular datos de un archivo de texto.Los pasos ¿Cómo? de este artículo usan las siguientes tablas de ejemplo:La tabla Clientes:

Nombre de compañía

Nombre del contacto Dirección Ciudad

Código postal Tel.

Baldwin Museum of Science

Leonor Bernabé

Rodeo de la Cruz 477

Caracas 12345 (505) 555-2122

Blue Yonder Airlines David Santos Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456 (104) 555-2123

Coho Winery Ezequiel Picó

C/ Córcega 452 I. de Margarita

34567 (206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima 45678 (171) 555-2125

Fourth Coffee Julián Precio Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789 (7) 555-2126

Coho Winery Cristina Portillo

C/ Córcega 452-454

I. de Margarita

34567 (206) 555-

2125

Humongous Insurance

Esteban Puerto

Cerrito 333 Buenos Aires

01234 (916) 555-2128

Trey Research María Barrera

E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-2129

Fourth Coffee Ana Trujillo Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789 (7) 555-2233

La tabla Empleados:

Apellido Nombre Dirección CiudadFecha de nacimiento

Fecha de contratación

Bernabé Leonor Rodeo de la Cruz 477

Caracas 05.02.1968 10.06.1994

Santos David Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal 22.05.1957 22.11.1996

Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Margarita

11.11.1960 11.03.2000

Dosil José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima 22.03.1964 22.06.1998

Precio Julián Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

05.06.1972 05.01.2002

Portillo Cristina C/ Córcega 452-454

I. de Margarita

23.01.1970 23.04.1999

Puerto Esteban Cerrito 333 Buenos Aires 14.04.1964 14.10.2004

Barrera María E. Zolá 1715 Barinas 29.10.1959 29.03.1997

Dosil José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima 22.03.1964 20.06.1998

La tabla Cuantía adeudada:



Código postal Tel.

Cuantía pagadera


Leonor Bernabé


Caracas 12345 (505) 555-2122

556,78 $

Blue Yonder Airlines

David Santos

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456 (104) 555-2123

1.893,24 $


C/ Córcega 452

I. de Margarita

34567 (206) 555-2124

321,79 $


José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima 45678 (171) 555-2125

457,68 £

Fourth Coffee Julián Precio

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789 (7) 555-2126

98,75 $


C/ Córcega 452-454

I. de Margarita

34567 (206) 555-2125

321,79 $

Humongous Insurance

Esteban Puerto


01234 (916) 555-2128

297,45 $


E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-2129

509,09 $

Fourth Coffee Ana Trujillo

2222 Av. de la Constitución

Ciudad de México

56789 (7) 555-2233

98,75 $

La tabla Clientes:

Nombre Dirección Ciudad Tel. Fax


Rodeo de la Cruz 477 Caracas (505) 555-2122

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal (104) 555-2123

(104) 555-2123

Coho Winery C/ Córcega 452 I. de Margarita

(206) 555-2124

(206) 555-2124


Av. Benavides 4858 Lima (171) 555-2125

(171) 555-2125

Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222 Ciudad de México

(7) 555-2126

(7) 555-2126

Consolidated Messenger

C/ Córcega 452-454 I. de Margarita

(206) 555-2125

(206) 555-2129

Graphic Design Institute

Cerrito 333 Buenos Aires (916) 555-2128

(916) 555-2128

Litware, Inc. Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #8-35

Barinas (503) 555-2129

(503) 555-2110

Tailspin Toys Carrera 22 con Ave. Carlos Soublette #9-37

Barinas (503) 555-2233

(503) 555-2239

Escribir los datos de ejemplo manualmenteEn la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access agrega una nueva tabla vacía a la base de datos. Nota No es necesario seguir este paso si abre una nueva base de datos vacía, pero sí deberá seguirlo si debe agregar una tabla a la base de datos.Haga doble clic en la primera celda de la fila de encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo. De forma predeterminada, Access identifica los campos vacíos de la fila de encabezado con el texto Agregar nuevo campo, de este modo:

Use las teclas de flecha para moverse a la siguiente celda de encabezado vacía y, a continuación, escriba el segundo nombre de campo (también puede presionar TAB o hacer doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que escriba todos los nombres de campo. Escriba los datos en la tabla de ejemplo. Cuando se incorporan los datos, Access deduce el tipo de datos de cada campo. Si no está familiarizado con las bases de datos relacionales, debe establecer un tipo de datos específico, por ejemplo Número, Texto o Fecha/Hora, para cada campo de las tablas. El establecimiento de los tipos de datos asegura una incorporación de datos adecuada y también sirve para evitar errores, como usar un número de teléfono en un cálculo. Para estas tablas de ejemplo, debe dejar que Access deduzca el tipo de datos.Cuando termine de incorporar los datos, haga clic en Guardar. Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuación, haga clic en Aceptar. Puede usar el nombre de cada tabla de ejemplo porque las consultas de las secciones ¿Cómo? usan dichos nombres.Crear las hojas de cálculo de ejemploInicie su programa de hoja de cálculo y cree un nuevo archivo vacío. Si usa Excel, se crea un nuevo libro vacío de forma predeterminada. Copie la primera tabla de ejemplo de la sección anterior y péguela en la primera hoja de cálculo, empezando por la primera celda. Mediante la técnica proporcionada por el programa de hoja de cálculo, asigne a la hoja de cálculo el mismo nombre que la tabla de ejemplo. Así, si la tabla de ejemplo se denomina Categorías, asigne a la hoja de cálculo el mismo nombre. Repita los pasos 2 y 3 copiando cada tabla de ejemplo en una hoja de cálculo en blanco y, a continuación, cambiándole el nombre de ésta. Nota Puede que tenga que agregar hojas de cálculo al archivo de hoja de cálculo. Para obtener información sobre cómo realizar esta tarea, vea la ayuda del programa de hoja de cálculo.Guarde el libro en una ubicación apropiada del equipo o de la red y continúe con los siguientes pasos.Crear tablas de base de datos a partir de las hojas de cálculoEn una base de datos nueva o existente: En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.

O bien,Haga clic en Más y seleccione un programa de hoja de cálculo de la lista.Aparecerá el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Nombre del programa Hoja de cálculo de Excel.Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos anteriores y, a continuación, haga clic en Aceptar. Se iniciará el Asistente para importación de hojas de cálculo.De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (Compradores, si ha seguido los pasos descritos en la anterior sección), y los datos de la hoja de cálculo aparecen en la sección inferior de la página del asistente. Haga clic en Siguiente. En la siguiente página del asistente, haga clic en Primera fila contiene encabezados de columna y, a continuación, haga clic en Siguiente. De manera opcional, en la siguiente página, use los cuadros de texto y listas que aparecen bajo Opciones de campo para cambiar los nombres de los campos y los tipos de datos u omitir campos de la operación de importación. En caso contrario, haga clic en Siguiente. Mantenga seleccionada la opción Permitir a Access agregar la clave principal y, a continuación, haga clic en Siguiente. De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el nombre o especifique otro y, a continuación, haga clic en Finalizar. Repita los pasos 1 a 7 hasta que haya creado una tabla de cada hoja de cálculo del libro.

Volver al principioBuscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados de una sola tablaEn las siguientes secciones se explican las maneras más comunes de buscar y editar, ocultar o eliminar los valores duplicados de una sola tabla.

Buscar registros cuando algunos campos coinciden parcial o totalmenteMostrar registros únicos ocultando los duplicadosMostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultadosUsar funciones de agregado (Cuenta, Suma, Promedio) en registros duplicadosUsar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicadosImpedir que los usuarios introduzcan valores duplicados

Buscar registros cuando algunos campos coinciden parcial o totalmenteEl proceso de buscar los registros que contengan valores parcial o totalmente coincidentes se compone de los siguientes pasos:Cree una consulta mediante el Asistente para consultas de buscar duplicados. De forma predeterminada, la consulta devuelve los registros coincidentes únicamente si los valores de cada campo coinciden en todos los caracteres. Si necesita buscar coincidencias parciales, puede usar una expresión en la consulta, o bien, puede modificar el código SQL (Lenguaje de consulta estructurado).



ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096301.htm#2c

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096301.htm#2e

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096301.htm#2d

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096301.htm#2f

De manera opcional, edite los valores de campo o elimine los registros cuando vea los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos. De manera opcional, modifique el código SQL (Lenguaje de consulta estructurado) en la consulta para buscar los valores que coincidan parcialmente. Si no modifica el código SQL, la consulta devolverá únicamente los registros donde los valores de los campos especificados coincidan en todos los caracteres.En esta sección se explica cómo crear una consulta de duplicados y cómo modificar la consulta para que busque coincidencias parciales. En los pasos, se usa la tabla Compradores que figura a continuación. Para usar la tabla en una base de datos, vea la sección Preparar datos de ejemplo, que aparece anteriormente en este artículo. Puede adaptar los pasos a sus propios datos.



Código postal Tel.


Leonor Bernabé


Caracas 12345 (505) 555-2122

Blue Yonder Airlines David Santos Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

23456 (104) 555-2123



34567 (206) 555-2124


José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima 45678 (171) 555-2125


Ciudad de México

56789 (7) 555-2126


C/ Córcega 452-454

I. de Margarita

34567 (206) 555-2125

Humongous Insurance

Esteban Puerto


01234 (916) 555-2128


E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-

2129

Fourth Coffee Ana Trujillo Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789 (7) 555-2233

Crear la consulta de duplicadosEn la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de buscar duplicados y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si aparece un mensaje de alerta que indica que no está instalada la característica, haga clic en Sí para instalar el asistente.En la lista de tablas, seleccione la tabla que contenga los datos duplicados y, a continuación, haga clic en Siguiente. En la lista de campos disponibles, seleccione únicamente el campo o los campos que contengan información duplicada. Si usa la tabla Compradores, agregue sólo los campos Nombre de compañía, Dirección y Ciudad, porque éstos son los únicos campos que contienen valores que coinciden en todos los caracteres. A continuación, haga clic en Siguiente. Nota Si los campos agregados en este paso no contienen valores que coincidan en todos los caracteres, puede que la consulta no devuelva resultados.En la siguiente lista de campos disponibles, seleccione el campo o los campos que contengan los datos que desee examinar o actualizar, o bien, los que contengan datos que pueden ayudar a diferenciar los registros duplicados de los no duplicados. Si usa la tabla Compradores, agregue los campos Nombre del contacto y Tel., porque los datos incluidos en esos campos pueden ayudar a buscar los valores duplicados y posiblemente identificar el motivo por el que se introdujeron los valores. Haga clic en Siguiente. Acepte el nombre sugerido (Buscar duplicados de Compradores o especifique un nombre y, a continuación, haga clic en Finalizar para ejecutar la consulta. Si ha usado la tabla Compradores, verá este resultado:

Nombre de compañía Dirección Ciudad

Nombre del contacto Tel.

Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

Julián Precio (7) 555-2126

Fourth Coffee Av. de la Constitución Ciudad de Ana Trujillo (7) 555-

2222 México 2233

Al crear la tabla Compradores, puede que haya visto más de dos registros duplicados (la tabla contiene cuatro duplicados). No se ven los otros duplicados porque los valores en el campo Dirección no coinciden en todos los caracteres. Puede modificar la consulta para que devuelva valores que coincidan parcialmente. En los siguientes pasos se explica cómo hacerlo.Personalizar la consulta para buscar coincidencias parcialesCambie la consulta a la vista SQL. Para ello: Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos de la consulta y, a continuación, haga clic en Vista SQL. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en Vista SQL.Modifique el código SQL para buscar y comparar valores parciales. Si usó la tabla Compradores en los pasos anteriores, verá la siguiente instrucción:SELECT Compradores.[Nombre de compañía], Compradores.[Dirección], Compradores.[Ciudad], Compradores.[Nombre del contacto], Compradores.[Tel.]FROM CompradoresWHERE (((Compradores.[Nombre de compañía]) In (SELECT [Nombre de compañía] FROM [Compradores] As Tmp GROUP BY [Nombre de compañía],[Dirección],[Ciudad] HAVING Count(*)>1 And [Dirección] = [Compradores].[Dirección] And [Ciudad] = [Compradores].[Ciudad])))ORDER BY Compradores.[Nombre de compañía], Compradores.[Dirección], Compradores.[Ciudad];En este caso, la cláusula WHERE usa una segunda instrucción SELECT para comparar cada registro con todos los demás registros de la tabla con el fin de identificar conjuntos de duplicados.Supongamos que necesita modificar el campo Dirección para que se devuelvan coincidencias parciales. En la siguiente tabla se muestra cómo modificar la instrucción de modo que coincidan únicamente los siete primeros caracteres de cada campo. Las modificaciones aparecen en negrita:

Instrucción SQL Descripción

SELECT Compradores.[Nombre de compañía], Compradores.[Dirección], Compradores.[Ciudad], Compradores.[Nombre del contacto], Compradores.[Tel.]

Sin cambios. Desea ver los mismos campos, inclusive todo el campo Dirección para cada conjunto de registros duplicados.

FROM Compradores Sin cambios.

WHERE (((Compradores.Nombre de compañía) In (SELECT [Nombre de compañía] FROM [Compradores] As Tmp

Reemplace el campo ([Dirección]) con una llamada de función que se ejecuta en el campo Dirección (Left([Dirección],7)) para

GROUP BY [Nombre de compañía],Left([Dirección],7),[Ciudad] HAVING

determinar la duplicación. De este modo, se comprueban los siete primeros caracteres del campo Dirección en vez del valor de campo completo. Para que coincidan menos caracteres, especifique un número más reducido. En caso contrario, especifique un número más alto.

Count(*)>1 And Left([Dirección],7) =Left([Compradores].[Dirección],7) And [Ciudad] = [Compradores].[Ciudad])))

Para comparar los siete primeros caracteres del campo Dirección de un registro con los de otro registro, reemplace [Dirección] con la llamada de función Left([Dirección],7) y reemplace [Compradores].[Dirección] con la llamada de función Left([Compradores].[Dirección],7).

ORDER BY Compradores.Nombre de compañía, Compradores.Dirección, Compradores.Ciudad;

Sin cambios.

Cuando termine de modificar la instrucción, haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos. La consulta devuelve los cuatro registros duplicados ya que ahora sólo hace coincidir los siete primeros caracteres (empezando desde la izquierda) del campo Dirección:

Nombre de compañía Dirección Ciudad

Nombre del contacto Tel.

Coho Winery C/ Córcega 452 I. de Margarita Ezequiel Picó (206) 555-2124

Coho Winery C/ Córcega 452-454 I. de Margarita Cristina Portillo (206) 555-2125


Ciudad de México

Julián Precio (7) 555-2126


Ciudad de México

Ana Trujillo (7) 555-2233

Editar manualmente los registrosAbra, en la vista Hoja de datos, la consulta creada en los anteriores pasos. Siga uno de estos procedimientos:

Para editar el valor de un campo, seleccione el campo y especifique un nuevo valor. Para eliminar un registro completo (una fila), haga clic en el selector de fila (el cuadro vacío situado junto a la fila) y presione SUPRIMIR. Nota Si hay un gran número de registros duplicados (más de lo que puede eliminar manualmente), se pueden eliminar esos registros creando y ejecutando una consulta de eliminación. Para obtener información sobre los pasos básicos para crear y ejecutar una consulta de eliminación, vea la sección Usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados, que aparece más adelante en este tema.Para obtener información más completa sobre el uso de las consultas de eliminación, incluida información sobre cómo planear una eliminación, cambiar las relaciones entre las tablas y eliminar datos relacionados, vea el artículo Usar una consulta de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos.Principio de sección Mostrar registros únicos ocultando los duplicadosLa mayoría de las tablas de base de datos tienen un campo que identifica de manera única cada registro, normalmente un campo de clave principal. Cuando diseña una consulta y oculta u omite esos tipos de campo, puede que vea lo que parecen ser registros duplicados porque coinciden los valores de todos los campos devueltos.Por ejemplo, en esta ilustración se muestra un resultado de consulta donde dos pedidos (en el cuadro rojo) parecen ser duplicados.

Sin embargo, si la consulta incluyera un campo de clave principal, como un Id. de pedido, o algún otro campo que identificara de manera única cada registro, como una fecha de envío, vería que los registros no son duplicados. En esta sección se explica cómo ocultar los registros duplicados donde coinciden los valores de todos los campos devueltos por la consulta. Por ejemplo, puede ocultar uno de los registros de Antonio Moreno Taquería, pero no puede ocultar los registros de Blauer See Delikatessen ya que los campos Dirección contienen valores distintos. Recuerde esta regla cuando proceda: dos o más registros se consideran duplicados únicamente cuando todos los campos en los resultados de consulta contienen los mismos valores. Si difieren los valores de incluso un solo campo, cada registro es único y no se pueden ocultar esos registros mediante las técnicas que se muestran aquí. Si desea ocultar ese tipo de registros duplicados, use una consulta de totales con una función de agregado, como PRIMERO, MÍN, MÁX, etc. Para obtener información sobre cómo hacerlo, vea la sección Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados, que aparece más adelante en este artículo.

Access permite mostrar de dos formas sólo valores únicos en un conjunto de resultados de una consulta:Si está oculto el campo de clave principal (o algún otro campo que identifique un registro como único), muestre esa columna. Cree una consulta de selección y, a continuación, establezca la propiedad Valores únicos de la consulta en Sí. Cuando la consulta detecte valores duplicados, mostrará sólo uno de esos duplicados (el primero que encuentre) y ocultará el resto.En esta sección se explica cómo usar las dos técnicas.Mostrar campos ocultosCon la consulta abierta en la vista Hoja de datos, haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier lugar de la fila de encabezados (la fila que contiene los encabezados de columna) y haga clic en Mostrar columnas. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, active la casilla de verificación situada junto a cada uno de los campos que desee agregar a la hoja de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.Establecer la propiedad Valores únicos Nota Tras establecer la propiedad Valores únicos de una consulta en Sí, no se pueden editar los valores de campo ni eliminar datos cuando la consulta está en la vista Hoja de datos. Para modificar o eliminar datos, abra la tabla subyacente en la vista Hoja de datos.En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si aparece un mensaje de alerta que indica que no está instalada la característica, haga clic en Sí para instalar el asistente.En la lista de tablas, seleccione la tabla que contenga los registros duplicados y, a continuación, haga clic en Siguiente. En la lista de campos disponibles, seleccione únicamente el campo o los campos que contengan la información duplicada y, a continuación, haga clic en Siguiente. Haga de nuevo clic en Siguiente sin seleccionar ningún campo adicional. Si agrega otros campos, puede que Access trate algunos registros duplicados como registros únicos. Acepte el nombre sugerido de la consulta o escriba un nombre, haga clic en Modificar el diseño de consulta y, a continuación, haga clic en Finalizar para abrir la consulta en la vista Diseño. Haga clic con el botón secundario del mouse en el área vacía en la mitad superior del diseñador de consultas y, a continuación, haga clic en Propiedades. En la hoja de propiedades, busque la propiedad Valores únicos y cambie su valor a Sí.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos. Si los datos contienen registros duplicados, sólo aparecerá uno de esos registros.Principio de sección Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultadosCuando hay registros duplicados, puede que desee ver únicamente los valores distintos, es decir, un registro de cada conjunto de duplicados. Para buscar un registro duplicado específico, se usa un tipo de consulta denominado consulta de totales. Cuando se agregan campos a una consulta de totales, la consulta trata cada campo como un grupo y se puede ejecutar un tipo de función denominado función de agregado con los datos de un grupo. Esas funciones, a su vez, pueden devolver un registro de un conjunto de duplicados.Se pueden usar una consulta de totales y una función de agregado con esos datos de diferentes maneras:Use la función Primero para que se muestre únicamente el registro que se introdujo primero. Use la función Último para que se muestre únicamente el registro que se introdujo en último lugar. Use la función Máx o Mín para que se muestre únicamente el registro con el menor o el mayor valor en un campo específico. Por ejemplo, puede mostrar el registro con la fecha más reciente mediante la función Máx o mostrar el registro con la fecha más antigua mediante la función Mín. Nota No se pueden modificar los datos devueltos por este tipo de consulta. Para modificar o eliminar datos, abra la tabla subyacente en la vista Hoja de datos.En esta sección se explica cómo buscar los registros originales, más recientes y más antiguos. En los pasos se usa la tabla Empleados.

Apellido Nombre Dirección CiudadFecha de nacimiento

Fecha de contratación

Bernabé Leonor Rodeo de la Cruz 477

Caracas 05.02.1968 10.06.1994

Santos David Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal 22.05.1957 22.11.1996

Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de Margarita

11.11.1960 11.03.2000

Dosil José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima 22.03.1964 22.06.1998

Precio Julián Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

05.06.1972 05.01.2002

Portillo Cristina C/ Córcega 452-454

I. de Margarita

23.01.1970 23.04.1999

Puerto Esteban Cerrito 333 Buenos Aires 14.04.1964 14.10.2004

Barrera María E. Zolá 1715 Barinas 29.10.1959 29.03.1997

Dosil José Andrés

Av. Benavides 4858

Lima 22.03.1964 20.06.1998

Si desea usar la tabla en una base de datos, vea los pasos descritos en Preparar datos de ejemplo, que aparece anteriormente en este artículo.Usar una consulta de totales.En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que contiene los datos duplicados y, a continuación, haga clic en Cerrar. La tabla aparece en la sección superior del diseñador de consultas.Agregue únicamente el campo o los campos que contengan los datos duplicados. Puede hacer doble clic en un campo o arrastrarlo desde la ventana de la tabla hasta la fila Campo en la cuadrícula de diseño. Si usa la tabla de ejemplo Empleados, agregue los campos Apellido, Nombre y Fecha de nacimiento, porque esos campos determinan la duplicación.Agregue el campo que especifique los criterios de selección.

En la misma tabla Empleados, agregue el campo Fecha de contratación porque ese campo contiene dos valores diferentes para el empleado. Nota No agregue más campos a la cuadrícula. Una consulta de totales debe incluir únicamente el campo o los campos con datos duplicados y otro campo con los datos que se van a usar en la comprobación.

En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales . Aparece la fila Total en la cuadrícula de diseño y aparece Agrupar por en las columnas que contienen el campo de tabla. Deje la fila Total para todos los campos establecida en Agrupar por y, a continuación,

haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos. Si usó los datos de la tabla arriba mencionada, la consulta devolverá dos veces "José Andrés Dosil" porque sus registros duplicados tienen diferentes fechas de contratación. Cambie a la vista Diseño y especifique una condición para seleccionar un registro entre los duplicados. Para usar los datos de ejemplo, cambie el valor de la columna Fecha de contratación en la fila Total de la siguiente manera: Para ver el registro original, cambie el valor a Primero. Para ver el registro incluido más recientemente, cambie el valor a Último. Para seleccionar un registro basándose en el valor de un campo específico, deberá usar la función Máx o Mín. En este ejemplo, para ver el registro con la fecha de contratación más antigua, cambie el valor a Mín.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.Si la consulta genera los resultados deseados, podrá convertirla en una consulta de eliminación y ejecutarla para eliminar los registros duplicados rápida y fácilmente. Para obtener información sobre cómo ejecutar una consulta de eliminación, vea la sección Usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados, que aparece más adelante en este artículo.Principio de sección Usar funciones de agregado (Cuenta, Suma, Promedio) en registros duplicadosAdemás de devolver un registro específico de un grupo de duplicados, puede usar las funciones de agregado para contar el número de registros duplicados o resumir los datos de un conjunto de duplicados. Normalmente, estas funciones se ejecutan antes de emprender acciones para consolidar o eliminar los datos duplicados.Esas tareas se llevan a cabo mediante la creación de una consulta de totales que use las funciones de agregado, como Cuenta, Suma y Promedio, para resumir los datos duplicados en una tabla. Nota No se pueden modificar los valores de campo ni eliminar los registros cuando se ve una consulta de totales en la vista Hoja de datos. Para modificar o eliminar datos, abra la tabla subyacente en la vista Hoja de datos.En los pasos descritos en esta sección, se usa la tabla Cuantía adeudada.


Nombre del

Dirección Ciudad Código Tel. Cuantía

contacto postal pagadera


Leonor Bernabé


Caracas 12345 (505) 555-2122

556,78 $


David Santos


San Cristóbal

23456 (104) 555-2123

1.893,24 $


C/ Córcega 452

I. de Margarita

34567 (206) 555-2124

321,79 $


José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima 45678 (171) 555-2125

457,68 £

Fourth Coffee Julián Precio

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

56789 (7) 555-2126

98,75 $


C/ Córcega 452-454

I. de Margarita

34567 (206) 555-2125

321,79 $

Humongous Insurance

Esteban Puerto


01234 (916) 555-2128

297,45 $


E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-2129

509,09 $

Fourth Coffee Ana Trujillo

2222 Av. de la Constitución

Ciudad de México

56789 (7) 555-2233

98,75 $

Si desea usar la tabla en una base de datos, vea los pasos descritos en Preparar datos de ejemplo, que aparece anteriormente en este artículo.Crear una consulta de totalesEn la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que desee usar en la consulta, o bien, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. Si usa los datos de ejemplo, agregue la tabla Cuantía adeudada a la consulta. Agregue los campos que contengan datos duplicados. Si usa la tabla Cuantía adeudada, agregue los campos Nombre de compañía y Ciudad porque esos campos determinan la duplicación.Agregue el campo que especifique los criterios de selección. Si usa la tabla Cuantía adeudada, agregue el campo Cuantía pagadera.

En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales . Aparece la fila Total en la cuadrícula de diseño y aparece Agrupar por en la fila para cada campo. Siga uno de estos procedimientos, dependiendo de los requisitos: Para contar un número de registros, seleccione el campo que contenga los valores que desee contar y, a continuación, cambie el valor del campo en la fila Total a Cuenta. Si usa los datos de ejemplo, establezca el valor del campo Cuantía pagadera en Cuenta. Para calcular un total, establezca el valor del campo en Suma. Nota Una consulta de totales puede mostrar únicamente información de resumen. No se pueden mostrar los valores individuales.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y devolver los resultados en la vista Hoja de datos.Principio de sección Usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicadosTras confirmar que una tabla contiene registros duplicados, se pueden eliminar los datos no deseados mediante la creación y la ejecución de una consulta de eliminación. Este proceso se compone normalmente de los siguientes pasos:Planee la eliminación. Como parte de este proceso, determine si los datos que desee eliminar están relacionados con los datos de otra tabla. Si es el caso, deberá determinar si los datos residen en el lado "uno" de una relación uno a varios o en el lado "varios" de la relación. Si residen en el lado "uno", deberá habilitar una propiedad en la relación para poder eliminar los datos. Si residen en el lado "varios", podrá crear y ejecutar una consulta sin tener que emprender ninguna otra acción. Puede usar la herramienta Relaciones para examinar las relaciones en una base de datos. Para iniciar la herramienta Relaciones, en la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones. Para obtener más información sobre cómo planear y ejecutar las consultas de eliminación, vea el artículo Usar una consulta de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos.

Cree una consulta, como una consulta de selección o una consulta de valores únicos, y agregue o cambie los criterios hasta que se devuelvan únicamente los datos que desee eliminar. Convierta esa consulta en una consulta de eliminación y, a continuación, ejecútela para eliminar los datos no deseados.Importante No se pueden deshacer los resultados de una consulta de eliminación. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de ejecutar una consulta de eliminación. Para obtener información sobre cómo crear una copia de seguridad de una base de datos, vea la sección Realizar una copia de seguridad de una base de datos, que aparece anteriormente en este artículo.En los siguientes pasos se explica cómo crear una consulta de selección, convertirla en una consulta de eliminación y ejecutarla para eliminar registros.Crear una consulta de selecciónEn la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el diseñador de consultas y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar. La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas.

Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño. Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá eliminar registros completos (filas) de la tabla.De manera opcional, agregue una columna que permita especificar criterios.

Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que eliminar todos los pedidos pendientes de ese cliente. Para buscar únicamente esos registros, se agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula de diseño.Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño. Debe usar criterios para que se devuelvan únicamente los registros que desee eliminar. En caso contrario, la consulta de eliminación quita todos los registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior, especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así como la fecha en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser válidos.Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea el artículo Usar una consulta de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos.Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de criterio. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y ejecutar la consulta para eliminar los datosHaga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar. Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar.Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna * (todos los campos) aparece De. La palabra Ubicación debe aparecer en todas las columnas de criterios.Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar

para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos. Access le pedirá que confirme la eliminación.Haga clic en Sí para eliminar los datos.Ocultar el mensaje de confirmaciónSiga estos pasos si no desea ver un mensaje de confirmación cada vez que ejecute una consulta de eliminación u otra consulta de acción.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access. Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Access.Haga clic en Avanzadas y, en la sección Edición, bajo Confirmar, desactive la casilla de verificación Consultas de acción. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogoOpciones de Access.Principio de sección Impedir que los usuarios introduzcan valores duplicadosPuede impedir que los usuarios introduzcan datos duplicados aplicando varias reglas:Configurar un campo de modo que contenga sólo valores únicos. Para implementar esta regla, siga uno de estos procedimientos:

Designe el campo como clave principal. Esto se puede hacer sólo si la tabla aún no tiene una clave principal. Para configurar el campo como clave principal, abra la tabla en la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del campo y, a

continuación, haga clic en Clave principal . Un campo de clave principal acepta sólo valores únicos y avisará a los usuarios si proporcionan un valor duplicado. Si la tabla ya tiene una clave principal, establezca la propiedad Indizado del campo en Sí (Sin duplicados) en la vista Diseño de la tabla. Esta propiedad impide que el campo acepte el mismo valor para más de un registro. Recuerde que en algunos casos, como los campos que contienen información de nombre y ciudad, es preciso aceptar duplicados.Especificar que una combinación de valores en dos o más campos debe ser única para cada registro. Por ejemplo, supongamos que tienen una tabla con datos de contacto. Puede designar una combinación de campos, como Nombre del contacto, Dirección y Ciudad, como la clave principal de la tabla. Ese enfoque funciona porque es muy poco probable que dos contactos con el mismo nombre también compartan la misma dirección y la misma ciudad.Para crear una clave principal multicampo, siga estos pasos:Abra la tabla en la vista Diseño. Haga clic en el selector de fila situado a la izquierda del primer campo para seleccionar toda la fila. Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el selector de fila de los demás campos que desee incluir en la clave principal.

Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Clave principal en el menú contextual.Mediante este paso, se establece la propiedad Indizado de cada campo de la clave principal en Sí (Con duplicados) de modo que, por ejemplo, se pueda especificar el mismo nombre, la misma dirección o la misma ciudad en varios registros. Sin embargo, no se puede especificar una combinación idéntica de nombre, dirección y ciudad en más de un registro. Por ejemplo, puede haber dos contactos con el nombre José Andrés Dosil que viven en Av. Benavides 4858 pero los dos no pueden vivir en Lima.Principio de sección

Volver al principioBuscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados de varias tablasEn las siguientes secciones se explican algunas de las formas en que se pueden buscar y modificar, ocultar o eliminar los registros duplicados que existen en varias tablas. Normalmente, los datos de dos o más tablas se superponen cuando se intenta integrar una base de datos en otra.

Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrarlos adyacentes uno a otroCuando hay duplicados en dos tablas, mostrar sólo un registro



Mostrar sólo los registros duplicados detectados en ambas tablasVer sólo los registros de una tabla que no tengan un registro coincidente en otra

tablaEliminar los registros duplicados de una tabla y combinar los registros restantes en

otra tablaVer sólo los registros diferentes al mostrar los datos de tablas relacionadasVer un registro específico o resumir los datos duplicados en tablas relacionadas

Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrarlos adyacentes uno a otroA menudo, se termina teniendo dos tablas con datos duplicados o superpuestos en la misma base de datos. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Clientes y otra tabla denominada Compradores:La tabla Clientes

Nombre Dirección Ciudad Tel. Fax



(505) 555-3123


(104) 555-2124


(206) 555-2124

(206) 555-2125



(171) 555-2126

Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222 Ciudad de México

(7) 555-2126

(7) 555-2127

Consolidated Messenger

C/ Córcega 452-454 I. de Margarita

(206) 555-2125

(206) 555-2129



(916) 555-2128


Barinas (503) 555-2129

(503) 555-2110


Barinas (503) 555-2233

(503) 555-2239





ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096301.htm#4g

La tabla Compradores



Código postal Teléfono


Leonor Bernabé


Caracas 12345 (505) 555-2122


David Santos


San Cristóbal

23456 (104) 555-2123



34567 (206) 555-2124


José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima 45678 (171) 555-2125


Ciudad de México

56789 (7) 555-2126

Adventure Works Cristina Portillo

C/ Córcega 452-456

I. de Margarita

34567 (206) 555-2125

Humongous Insurance

Esteban Puerto


01234 (916) 555-2128


E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-2129

Fabrikam, Inc. Antonio Moreno

C/ Araquil, 67 I. de Margarita

56789 (206) 555-2233

Observe que en este caso, las tablas individuales no contienen valores duplicados, pero hay campos en ambas tablas que contienen datos superpuestos, como los datos del campo Nombre de la tabla Clientes y los datos del campo Nombre de compañía en la tabla Compradores.No siempre se pueden integrar los datos de cada tabla combinando las dos tablas. Para algunos clientes, puede que la tabla Clientes contenga la información más reciente, pero puede que la tabla Compradores contenga datos más actualizados de otros usuarios. Normalmente, la mejor forma de actuar es revisar el contenido de ambas tablas y, después, decidir qué datos se van a mantener y cuáles se van a eliminar.

Para unir los registros de ambas tablas, se crea una consulta de unión. La consulta colocará los registros duplicados juntos de modo que sea más fácil revisarlos. Nota No se pueden modificar ni eliminar los datos devueltos por una consulta de unión. Para modificar o eliminar datos, abra las tablas subyacentes en la vista Hoja de datos.En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Access crea una nueva consulta. Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla sin agregar tablas ni consultas a la cuadrícula de diseño. Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos de la consulta y, a continuación, haga clic en Vista SQL. Si usó las tablas de ejemplo anteriormente mencionadas, pegue la siguiente instrucción SQL en la ventana. Si usa datos propios, use la siguiente instrucción como referencia. Use las cláusulas SELECT, UNION ALL SELECT y ORDER BY tal y como se muestra, pero reemplace los nombres de campo y de tabla con sus propios datos. SELECT [Nombre de compañía], [Dirección], [Ciudad], [Teléfono], FROM [Compradores]UNION ALL SELECT [Nombre], [Dirección], [Ciudad], [Tel.], FROM [Clientes]ORDER BY [Nombre de compañía];

La primera instrucción SELECT recupera registros de la tabla Compradores y la segunda instrucción SELECT recupera registros de la tabla Clientes. La cláusula UNION ALL une todos los registros de ambas tablas. La instrucción ORDER BY ordena los registros de modo que los registros duplicados estén colocados juntos para que sean fáciles de revisar. Nota Cada instrucción SELECT debe devolver el mismo número de campos y en el mismo orden. Los campos correspondientes deben tener tipos de datos compatibles, salvo una excepción: se puede usar un campo con el tipo de datos Número y un campo con el tipo de datos Texto como campos correspondientes. Además, recuerde que los nombres de campo pueden ser distintos.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos. Si usa los registros de las tablas arriba mencionadas, se mostrarán 18 registros: 9 registros de la tabla Clientes y 9 registros de la tabla Compradores. Guarde la consulta y, a continuación, cierre la vista. Va a usar esta consulta en la siguiente sección.Principio de sección Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrar sólo un registro

A veces, puede que necesite ver sólo los registros distintos de dos tablas similares. Si un registro existe en ambas tablas, podrá incluir el registro de la primera tabla y omitir el registro correspondiente de la segunda tabla.Access trata los registros de tablas distintas como duplicados únicamente si coinciden los valores de todos los campos seleccionados. Por ejemplo, si incluye los campos Nombre de compañía, Ciudad, Dirección, Tel. y Fax en la consulta, los valores de los cinco campos deben coincidir para que Access trate el registro como duplicado.En esta sección se explica cómo modificar la consulta de la sección anterior para que se muestren todos los registros de la tabla Compradores y sólo los registros únicos de la tabla Clientes. Nota No se pueden modificar los datos devueltos por una consulta de unión. Para modificar o eliminar datos, abra las tablas subyacentes en la vista Hoja de datos.Modificar la consultaAbra la consulta creada en la sección anterior. En la ficha de documentos de la consulta, haga clic en Vista SQL para ver la instrucción SQL. Elimine los campos [Teléfono] y [Tel.] de ambas instrucciones SELECT. Elimine la palabra ALL detrás de la palabra UNION. De este modo, la consulta omite los registros duplicados de la tabla Clientes. La instrucción SQL quedará como se muestra a continuación. SELECT [Nombre de compañía], [Dirección], [Ciudad], FROM [Compradores]UNION SELECT [Nombre], [Dirección], [Ciudad], FROM [Clientes]ORDER BY [Nombre de compañía];

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos. Si usa los datos de ejemplo de la sección anterior, la consulta devolverá 14 en vez de 18 registros.Principio de sección Mostrar sólo los registros duplicados detectados en ambas tablasSe usa una combinación interna cuando se necesita que la consulta devuelva sólo los valores coincidentes de dos tablas. Si no está familiarizado con Access, una combinación interna es una operación que vincula las filas de dos o más tablas sólo si coinciden los valores de los campos combinados.Para crear una combinación interna, cree una consulta de selección que incluya ambas tablas y, a continuación, cree una relación entre los campos que contengan los valores duplicados. De forma predeterminada, Access crea una combinación interna cuando se crea la relación. Nota No se pueden modificar los campos o filas devueltos por una consulta de selección con una combinación interna. Si desea modificar los datos, abra las tablas subyacentes y cambie los valores en cada tabla.Crear una consulta que tenga una combinación internaEn la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Compradores y en la tabla Clientes y, a continuación, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. Identifique los campos que tengan valores coincidentes en los registros duplicados. Si usa las tablas de ejemplo, el campo Nombre de compañía de la tabla Compradores se corresponde con el campo Nombre de la tabla Clientes. Arrastre el campo Nombre de compañía de la primera tabla hasta el campo Nombre de la segunda tabla. Access conecta los campos con una línea.

De forma predeterminada, la consulta crea una combinación interna entre las dos tablas. La combinación interna seleccionará sólo los registros en los que el campo Nombre de compañía coincida con el campo Nombre.Haga doble clic en el campo Nombre de compañía para agregarlo a la cuadrícula de diseño de la consulta. Este campo ayudará a identificar los registros en la vista Hoja de datos. Haga doble clic en los demás campos de las tablas Compradores y Clientes que desee agregar a la cuadrícula de diseño de la consulta. En este caso, agregue el campo Tel. de la tabla Compradores y el campo Teléfono de la tabla Clientes.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos. La consulta devolverá cinco registros, uno por cada cliente con un registro en ambas tablas.

Nombre de compañía Teléfono (Compradores) Tel. (Clientes)

Baldwin Museum of Science (505) 555-2122 (505) 555-3123

Blue Yonder Airlines (104) 555-2123 (104) 555-2124

Coho Winery (206) 555-2124 (206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals (171) 555-2125 (171) 555-2125

Fourth Coffee (7) 555-2126 (7) 555-2126

Principio de sección Ver sólo los registros de una tabla que no tengan un registro coincidente en otra tablaContinuando con el escenario donde las tablas Compradores y Clientes tienen datos duplicados, ahora va ver lo que necesita hacer para ver los registros de la tabla Compradores sin registro duplicado en la tabla Clientes. Esto puede ayudarle a tomar decisiones de cara a determinados clientes, basándose únicamente en el contenido de la tabla Compradores, antes de consolidar las dos tablas.Para ver sólo los registros de la tabla Compradores que no tengan registro duplicado en la tabla Clientes, cree una consulta de buscar no coincidentes. Si usa los datos de ejemplo, este tipo de consulta devuelve todos los registros de la tabla Compradores que no tengan un registro coincidente en la tabla Clientes. Nota Se pueden modificar los valores de campo o eliminar registros cuando esta consulta está en la vista Hoja de datos.Crear una consulta de buscar no coincidentesEn la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de buscar no coincidentes y, a continuación, haga clic en Aceptar. Haga clic en la tabla Compradores, que contiene los registros en los que está interesado. Haga clic en Siguiente. Haga clic en la tabla Clientes. Es la tabla con la que va a comparar la tabla Compradores. Haga clic en Siguiente. Haga clic en el campo Nombre de compañía de la tabla Compradores, haga clic en el campo Nombre de la tabla Clientes y, a continuación, haga clic en el botón <=> para combinar las tablas basándose en los nombres de cliente. Haga clic en Siguiente. Seleccione los campos que desee mostrar en la vista. En este caso, agregue los campos Nombre de compañía, Dirección, Ciudad y Tel. Haga clic en Siguiente. Escriba un nombre para la consulta y haga clic en Finalizar para ver los registros en la vista Hoja de datos. Si usa las tablas de ejemplo, la consulta devolverá cuatro registros, es decir, los registros de la tabla Compradores sin registro coincidente en la tabla Clientes.

Nombre de compañía Dirección Ciudad Teléfono

Adventure Works C/ Córcega 452-456 I. de Margarita (206) 555-2125

Humongous Insurance Cerrito 333 Buenos Aires (916) 555-2128

Trey Research E. Zolá 1715 Barinas (503) 555-2129

Fabrikam, Inc. C/ Araquil, 67 I. de Margarita (206) 555-2233

Principio de sección Eliminar los registros duplicados de una tabla y combinar los registros restantes en otra tablaTras revisar los datos duplicados de tablas similares, puede eliminar los registros duplicados y combinar los datos restantes en una sola tabla. El proceso se compone de los siguientes pasos:De manera opcional, en la tabla que desee eliminar, actualice los datos que desee combinar. En este tema no se explica cómo actualizar los datos. Para obtener información sobre cómo actualizar los datos, vea el artículo Actualizar los datos de una base de datos.De manera opcional, revise las posibles relaciones entre la tabla que desee eliminar y otras tablas de la base de datos. Si existe una relación, normalmente se elimina y, a continuación, se establece una nueva relación con la otra tabla (la tabla que contiene los datos combinados). No obstante, hay que asegurarse de que los valores de clave principal en la nueva tabla coinciden con los valores de clave principal en las otras tablas. Cree una consulta de eliminación que use la propiedad Valores únicos para buscar y eliminar los registros coincidentes. Asegúrese de no romper ninguna relación existente entre las tablas de la base de datos. Por ejemplo, supongamos que desea mover los registros únicos de la tabla Clientes a la tabla Compradores y, a continuación, eliminar la tabla Clientes. Si la tabla Clientes está relacionada con otras tablas de la base de datos, debe asegurarse de que la tabla Compradores asume esas relaciones. En este tema no se abordan las relaciones. Para obtener más información, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.Cree una consulta de datos anexados para agregar los registros restantes de la tabla que desee eliminar a la tabla que desee conservar. Puede que tenga que agregar el campo de clave principal y los valores de los datos anexados a la tabla que desee conservar. Elimine la tabla que no desee.En esta sección se explica cómo crear y usar una consulta de eliminación y una consulta de datos anexados, además de mostrar cómo eliminar una tabla. En los pasos se usan las tablas Compradores y Clientes.La tabla Compradores



Código postal Teléfono


Leonor Bernabé


Caracas 12345 (505) 555-2122

Blue Yonder David Carlos Pellegrini San 23456 (104) 555-

Airlines Santos 1263 Cristóbal 2123



34567 (206) 555-2124


José Andrés Dosil

Av. Benavides 4858

Lima 45678 (171) 555-2125


Ciudad de México

56789 (7) 555-2126

Adventure Works Cristina Portillo

C/ Córcega 452-456

I. de Margarita

34567 (206) 555-2125

Humongous Insurance

Esteban Puerto


01234 (916) 555-2128


E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-2129

Fabrikam, Inc. Antonio Moreno

C/ Araquil, 67 I. de Margarita

56789 (206) 555-2233

La tabla Clientes

Nombre Dirección Ciudad Teléfono Fax



(505) 555-3123


(104) 555-2124


(206) 555-2124

(206) 555-2125



(171) 555-2126


Ciudad de México

(7) 555-2126

(7) 555-2127

Consolidated C/ Córcega 452-454 I. de (206) 555- (206)

Messenger Margarita 0170 555-0171



(916) 555-2128


Barinas (503) 555-0192

(503) 555-0193


Barinas (503) 555-2233

(503) 555-2239

Si desea usar estas tablas en una base de datos, vea los pasos descritos en Preparar datos de ejemplo, que aparece anteriormente en este artículo. Para este ejercicio, suponemos que la tabla Compradores contiene la información más reciente, por lo que desea eliminar los registros coincidentes de la tabla Clientes y, a continuación, combinar los registros restantes de la tabla Clientes en la tabla Compradores.Eliminar datos no deseadosEn la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Compradores y en la tabla Clientes y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo. Combine las dos tablas arrastrando el campo Nombre de compañía de la tabla Compradores hasta el campo Nombre de la tabla Clientes. Haga clic con el botón secundario del mouse en el área vacía en la mitad superior de la ventana y, a continuación, haga clic en Propiedades. Establezca el valor de la propiedad Registros únicos en Sí. Al combinar las dos tablas y establecer la propiedad Registros únicos de la consulta en Sí, evita el mensaje No se pudo eliminar nada en las tablas especificadas que, en caso contrario, aparecería al ejecutarse la consulta.En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar. Arrastre el asterisco (*) de la tabla Clientes hasta la fila Campo de la primera columna en la cuadrícula de diseño de la consulta.

Aparece Clientes en la fila Tabla y aparece De en la fila Eliminar. Esto significa que la consulta eliminará filas de la tabla Clientes.

Ahora debe especificar los registros que la consulta va a eliminar. Si usa las tablas de ejemplo, elimine los registros en los que los valores de los campos Nombre, Dirección y Ciudad de la tabla Clientes coincidan con los campos correspondientes de la tabla Compradores. Arrastre el campo Nombre de la tabla Clientes a la primera celda en blanco de la fila Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta. Haga lo mismo para los campos Dirección y Ciudad de la tabla Clientes.Si usa las tablas de ejemplo, en la fila Criterios, para el campo Nombre, escriba [Compradores].[Nombre de compañía]. En la fila Criterios, para el campo Dirección, escriba [Compradores].[Dirección]. En la fila Criterios, para el campo Ciudad, escriba [Compradores].[Ciudad]. La cuadrícula de diseño de la consulta quedará de la siguiente manera:

Cuando ejecute la consulta, eliminará todos los registros que cumplan los criterios de la consulta, es decir, los que tengan valores coincidentes en los tres campos de cada tabla.

Haga clic en Ver para obtener una vista previa de los registros que se van a eliminar cuando ejecute la consulta. Verá los cinco registros duplicados de la tabla Clientes.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta. Cuando se le pida que confirme la eliminación, haga clic en Sí. Vaya a los siguientes pasos para crear una consulta de datos anexados.Anexar los datos restantesEn la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla de origen, haga doble clic en la tabla que contenga los registros que desee anexar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Si usa los datos de ejemplo, haga doble clic en la tabla Clientes. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar. En el cuadro de diálogo Anexar, en la lista Nombre de la tabla, seleccione la tabla de destino (la tabla a la que va a anexar los datos). Si usa las tablas de ejemplo, seleccione la tabla Compradores y, a continuación, haga clic en Cerrar. Mueva los campos que desee anexar desde la tabla de origen hasta la fila Campo de la cuadrícula de diseño. Importante Mueva sólo los campos que tengan un campo correspondiente en la tabla de destino.Si usa los datos de ejemplo, mueva los campos Nombre, Dirección y Tel.

Haga clic en la fila Anexar a de cada campo y seleccione el nombre del correspondiente campo en la tabla de destino. Si usa los datos de ejemplo, seleccione los campos Nombre de compañía, Dirección y Teléfono, respectivamente. Dado que va a agregar todos los registros de la tabla Clientes a la tabla Compradores,

no es necesario especificar ningún criterio. Haga clic en Ver para obtener una vista previa de los registros que se van a agregar a la tabla Compradores cuando se ejecute la consulta. Guarde y cierre la vista. Busque la consulta de datos anexados y haga doble clic en ella. Haga clic en Sí para confirmar que desea anexar los datos.

No deseo ver los mensajes de confirmación cuando ejecuto esta consulta

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Edición. En la sección Edición general, bajo Confirmar, desactive la casilla de verificación Consultas de acción.

Eliminar la tablaAsegúrese de que dispone de los permisos necesarios para eliminar tablas de la base de datos, que la base de datos no es de sólo lectura y que ningún otro usuario tiene la tabla abierta. En el panel de exploración, haga clic en la tabla que desee eliminar. Presione SUPRIMIR y, a continuación, haga clic en Sí para confirmar que desea eliminar la tabla. Nota Al eliminar tablas de una base de datos, puede que se rompa parte o toda la funcionalidad de la misma. Por ese motivo, es preciso planear una eliminación para asegurar que la base de datos se mantiene funcional y es preciso crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar datos u otros componentes.Para obtener más información sobre la eliminación de datos, vea el artículo Eliminar uno o varios registros de una base de datos.Principio de sección Ver sólo los registros diferentes al mostrar los datos de tablas relacionadasPuede que una consulta que une los datos de dos tablas relacionadas muestre registros en los que todos los campos parecen coincidir. Sin embargo, si se examinan detenidamente las tablas, se comprueba que en realidad las tablas no contienen registros duplicados. Ese problema surge cuando la consulta no incluye determinados campos, como una clave principal, que identifiquen de manera única cada registro. En estos casos, no se eliminan los registros sino que se puede ocultar lo que parecen ser duplicados.Por ejemplo, supongamos que usa una consulta para recopilar los datos referentes a los pedidos de los clientes incluidos en dos tablas y asegurar que los empleados cumplen los pedidos puntualmente. Los clientes pueden realizar un pedido de varios productos, por lo que cada producto se convierte en un registro independiente (una

fila) en las tablas subyacentes. Dado que el pedido se realiza en un solo día y, a continuación, se envía en un solo día, los registros de un determinado pedido pueden contener un gran número de fechas duplicadas, tal y como se muestra a continuación:

Dado que sabe que los pedidos llegan un día determinado y se envían un día determinado, necesita ver sólo un registro (una fila) por pedido. Para mostrar los registros únicos de las tablas que contienen los datos de los pedidos, puede establecer la propiedad Registros únicos de la consulta en Sí. Cuando la propiedad está establecida en Sí, la consulta examina todas las filas de las tablas y, en caso de detectar filas coincidentes (y no sólo campos), excluye todas esas filas duplicadas salvo una del conjunto de resultados.Establecer la propiedad Registros únicos en SíCon la consulta abierta en la vista Diseño, presione F4 para que se muestre la hoja de propiedades. En la hoja de propiedades, establezca la propiedad Registros únicos en Sí y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.

Cuando proceda, recuerde que, cuando el valor de la propiedad Registros únicos está establecido en Sí, la consulta compara filas enteras y las filas de todas las tablas

deben coincidir para que la consulta excluya datos. Además, se puede usar la propiedad Registros únicos sólo cuando una consulta incluye dos o más tablas.Cuando cambie a la vista Hoja de datos, verá sólo un registro por pedido.

Recuerde asimismo que, cuando se establece el valor de la propiedad Registros únicos en Sí y se ejecuta la consulta, puede que se siga viendo lo que parecen ser registros duplicados. Para continuar con el anterior ejemplo, puede que siga viendo registros con fechas de pedido y de envío coincidentes, tal y como se muestra a continuación:

Esto sucede cuando se reciben dos pedidos diferentes el mismo día y, a continuación, se envían el mismo día. Si se establece el valor de la propiedad Registros únicos en Sí, no se ocultan esos registros de los resultados de la consulta porque en realidad los registros no son duplicados en las tablas subyacentes.Si desea ver sólo una instancia de esos registros (es decir, un registro de pedido por día), establezca el valor de la propiedad Valores únicos en Sí. Cuando la propiedad Valores únicos está establecida Sí, la consulta no examina las tablas subyacentes en busca de duplicados, sino que examina los valores de los campos incluidos y, si todos los campos coinciden en dos registros, la consulta oculta uno de los registros de la vista.El valor de la propiedad Valores únicos se establece de la misma manera que se establece el valor de la propiedad Registros únicos: abra la hoja de propiedades de la consulta y cambie el valor de la propiedad a Sí. En la hoja de propiedades, el cuadro de propiedad Valores únicos se encuentra encima del cuadro de propiedad Registros únicos.

Para continuar con el ejemplo anterior, ahora sólo verá las fechas en las que se recibieron o se enviaron uno o varios pedidos. No verá un registro por pedido.

Nota Establecer el valor de la propiedad Registros únicos en Sí afecta a las filas de las tablas que proporcionan los datos para la consulta, y establecer el valor de la propiedad Valores únicos en Sí afecta únicamente a los campos de la consulta, por lo que no se pueden usar ambas propiedades a la vez. Si se establece el valor de una de ellas en Sí, Access establece automáticamente el valor de la otra propiedad en No. Sin embargo, ambas pueden establecerse en No para que se devuelvan todos los registros.En la siguiente tabla se ofrece un resumen para ayudarle a elegir un valor para las propiedades Registros únicos y Valores únicos en una consulta.

Si la consulta está basada en... Y desea ver... Establezca... Resultado...

Dos o más tablas, pero todos los campos de la consulta proceden de una sola tabla

Los registros diferentes de la tabla (todos los campos de la tabla deben coincidir en dos registros para que puedan considerarse como duplicados)

Registros únicos en Sí. (Access establece automáticamente el valor de Valores únicos en No).

Si la tabla contiene registros duplicados, la consulta omitirá los duplicados. No obstante, puede que los resultados de la consulta sigan incluyendo registros en los que coinciden todos los campos si la consulta no incluye un campo que identifique los registros de manera única.

Una o más Los registros Valores únicos en Sí. La consulta excluye los

tablas diferentes en la vista Hoja de datos de la consulta (todos los campos en la vista Hoja de datos deben coincidir en dos registros para que puedan considerarse como duplicados)

(Access establece automáticamente el valor de Registros únicos en No).

registros duplicados (donde coinciden todos los campos) en la vista Hoja de datos. No obstante, recuerde que puede que no se vean todos los registros diferentes de la tabla subyacente.

Una o más tablas

Todos los registros Valores únicos en No y Registros únicos en No.

Se ven todos los registros únicos y duplicados de ambas tablas.

Principio de sección Ver un registro específico o resumir los datos duplicados en tablas relacionadasCuando aparecen datos duplicados en tablas relacionadas, puede que desee ver un registro específico del conjunto de duplicados, o bien, resumir los datos duplicados mediante Cuenta, Suma u otra función de agregado.De manera similar a lo que sucede en el caso descrito en la sección anterior, puede que en realidad no haya datos duplicados en las tablas. Cuando ve los datos de dos tablas que comparten una relación uno a varios, como las tablas Pedidos y Detalles de pedidos, puede que haya varios registros con varios campos coincidentes. Por ejemplo, puede que un empleado haya recibido varios pedidos del mismo cliente, o bien, que ese empleado haya vendido el mismo producto como parte de diferentes pedidos el mismo día, etc. Si desea buscar datos para responder a consultas como las que siguen a continuación, necesitará resumir los datos en vez de eliminar los datos duplicados.Buscar la cantidad total de cada producto vendido por cada empleado. Contar el número total de pedidos que cada empleado tramitó para cada cliente. Buscar el mayor pedido del día de cada empleadoPara resumir los datos, se usa una consulta de totales similar a las abordadas en la sección Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados, que aparece anteriormente en este artículo. En esa sección se explica cómo usar una consulta de totales con una sola tabla. Para crear una consulta de totales que contenga varias tablas, siga este procedimiento:No olvide agregar la segunda tabla cuando agregue la primera tabla en el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Cuando agregue los campos que determinen la duplicación, arrastre los campos que desee de cualquiera de las dos tablas y, para todos los campos, establezca el valor en la fila Total de la columna en Agrupar por. El campo que identifica el registro que desea ver o que tiene los valores que desea resumir puede proceder de cualquiera de las dos tablas.Principio de sección

Access > Importar y exportar > Importar

Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access

Hay muchas formas de llevar datos de una base de datos de Access a otra. El método más sencillo es

copiarlos y pegarlos, pero importarlos y vincularlos permite un mejor control y proporciona mayor

flexibilidad respecto a los datos que se mueven y a la forma de llevarlos a la base de datos de destino.

En este artículo, se explica cómo importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access.

¿Qué desea hacer?

Comprender la importación y vinculación a datos desde otra base de datos de Access

Importar datos de otra base de datos de Access

Vincular a los datos de otra base de datos de Access

Comprender la importación y vinculación a datos desde otra base de datos de Access

Cuando se importan datos de otra base de datos, Access crea una copia de los datos o los objetos en la

base de datos de destino, sin modificar el origen. Durante la operación de importación, se puede elegir los

objetos que se desea copiar, controlar cómo se importan las tablas y las consultas, especificar si se

deben importar las relaciones entre tablas, etc.

Escenarios comunes para importar datos u objetos de una base de datos de Access

Normalmente, importa datos por los siguientes motivos:

Desea combinar dos bases de datos copiando todos los objetos de una base de datos a la otra.

Si realiza una importación, puede copiar a otra base de datos todas las tablas, las consultas, los

formularios, los informes, las macros y los módulos, así como las relaciones entre las tablas, en

una única operación.

Necesita crear algunas tablas similares a otras tablas que ya existen en otra base de datos.

Podría copiar una tabla en su totalidad, o simplemente las definiciones de tabla, para no tener

que diseñar manualmente cada una de las tablas. Si decide importar sólo la definición de la




tabla, obtendrá una tabla vacía. Dicho de otro modo, se copian los campos y las propiedades de

los campos a la base de datos de destino, pero no se copian los datos de la tabla. Otra ventaja

de la importación (respecto a la operación de copiar y pegar) es que se puede optar por importar

las relaciones entre las tablas junto con las propias tablas.

Necesita copiar a otra base de datos un conjunto de objetos relacionados entre ellos. Por

ejemplo, desea copiar la tabla Empleados y el formulario Empleados a una segunda base de

datos. La importación le permite copiar un objeto y todos los objetos relacionados con él a otra

base de datos en una sola operación.

NOTA Si su objetivo es agregar registros de una base de datos a una tabla existente en otra base de

datos, debiera considerar la importación de los registros a una nueva tabla para luego crear una consulta

de datos anexados. No se pueden adjuntar registros a una tabla existente durante una operación de

importación. Para obtener más información sobre consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una

consulta de datos anexados

Escenarios comunes para vincular una tabla de una base de datos de Access

Considere la posibilidad de vincularse a datos en las siguientes condiciones:

En su empresa se utilizan varias bases de datos de Access, pero los datos de algunas tablas,

como Empleados, se tienen que compartir entre varias bases de datos. En lugar de duplicar las

tablas en cada una de las bases de datos, puede guardarlas en una sola base de datos y crear

vínculos a ellas desde otras bases de datos.

Otro grupo de trabajo o departamento necesitan utilizar los datos de su base de datos y también

agregar otros datos, pero usted desea seguir teniendo la propiedad de la estructura de las

tablas.

En los pasos de las secciones siguientes se explica cómo importar y vincularse a objetos de bases de

datos.

Volver al principio

Importar datos de otra base de datos de Access

El proceso de importar datos sigue estos pasos generales:

o Prepararse para la operación de importación

o Ejecutar el asistente para importación

o Guardar opcionalmente la configuración de importación como una especificación de importación

para un uso posterior

A continuación, se explica cómo realizar cada una de las acciones.

Prepararse para la operación de importación

1. Busque la base de datos de origen e identifique los objetos que desea importar.

Si la base de datos de origen es un archivo .mdb o .accdb, puede importar tablas, consultas,

formularios, informes, macros y módulos. Si el archivo de origen es un archivo .mde o .accde,

sólo puede importar tablas.

2. Si es la primera vez que va a importar datos de una base de datos de Access, vea las

sugerencias de la tabla siguiente.

Elemento Descripción

Varios objetos Puede importar varios objetos en una sola operación.

Objeto nuevo Cada operación de importación crea un objeto nuevo en la base de datos de destino. No puede sobrescribir un objeto existente ni adjuntar registros a una tabla existente usando una operación de importación.

Importación de una tabla vinculada

Si la tabla de origen (por ejemplo, Empleados1 de la base de datos Ventas) es realmente una tabla vinculada (una tabla con un vínculo establecido con la tabla Empleados de la base de datos Nómina), la operación de importación se reemplaza por una operación de vinculación. Al finalizar la operación, aparecerá una tabla vinculada (denominada, por ejemplo, Empleados1) a la tabla de origen inicial (Empleados, de la base de datos Nómina).

Omisión de campos y registros

Cuando se importan datos de una tabla o una consulta, hay ciertos campos y registros que no se pueden omitir. No obstante, si no desea importar ninguno de los registros de una tabla, puede optar por importar sólo la definición de la tabla.

Relaciones Si lo desea, puede importar las relaciones entre las tablas de origen.

Definición de tabla

Puede elegir entre importar toda una tabla o sólo la definición de tabla. Si importa únicamente la definición, Access crea una tabla que tiene los mismos campos que la tabla de origen pero ningún dato.

Objetos de origen de registros

Si se importa una consulta, un formulario o un informe, no se importan automáticamente los orígenes de registros subyacentes. Debe importar todos los orígenes de registros subyacentes pues, de no hacerlo, la consulta, el formulario o el informe no funcionarán.

Campos de búsqueda

Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla o consulta, debe importar la tabla o la consulta relacionadas si desea que el campo de destino muestre valores de búsqueda. Si no importa la tabla o la consulta relacionadas, el campo de destino muestra sólo los identificadores de búsqueda.

Formularios e Al importar un formulario o un informe, no se importan automáticamente los

informes secundarios

formularios e informes secundarios incluidos en el formulario o el informe principal. Tiene que importar cada formulario o informe secundario y sus orígenes de registros subyacentes para que el formulario o el informe principal funcionen en la base de datos de destino.

Consultas Una consulta se puede importar como consulta o como tabla. Si importa la consulta como consulta, deberá importar las tablas subyacentes.

3. Cierre la base de datos de origen. Asegúrese de que ningún usuario la tiene abierta en modo

exclusivo.

4. Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura y de

que dispone de los permisos necesarios para agregar objetos y datos a la base de datos.

Si la base de datos de origen está protegida por contraseña, tendrá que escribir la contraseña

cada vez que la utilice como origen para una operación de importación.

NOTA Si desea importar los datos en una base de datos nueva, debe crear una base de datos

en blanco (que no contenga ninguna tabla, formulario o informe) antes de iniciar la operación de

importación. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

La operación de importación no sobrescribe ni modifica ninguna de las tablas ni los objetos

existentes. Si ya existe algún objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de

datos de destino, Access anexa un número (1, 2, 3 y así sucesivamente) al nombre del objeto

importado. Por ejemplo, si importa la tabla Envíos a una base de datos que ya contiene una

tabla denominada Envíos, la tabla importada se denominará Envíos1. Si el nombre Envíos1

también existe, la tabla nueva se denominará Envíos2, y así sucesivamente.

Es importante que recuerde que, si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla

de la base de datos de destino, debe utilizar una consulta de datos anexados en lugar de

ejecutar una operación de importación. Para obtener más información sobre consultas de datos

anexados, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados

Importar datos

1. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access.

NOTA La ficha Datos externos sólo está disponible cuando hay una base de datos abierta.

2. En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre de la base de datos de origen o

haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Abrir archivo.

3. Seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la

base de datos actual y haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en cada ficha y seleccione los objetos que

desee.

Para cancelar la selección de un objeto, vuelva a hacer clic en el objeto.

5. Haga clic en Opciones para configuraciones otras opciones.

En la tabla siguiente, se describe cómo afecta cada opción a los resultados de la operación.


Casilla de verificación Relaciones Actívela para importar las relaciones entre las tablas seleccionadas.

Casilla de verificación Menús y barras de herramientas

Actívela para importar los menús y barras de herramientas personalizados que existan en la base de datos de origen. Los menús y las barras de herramientas se muestran en una ficha denominada Complementos.

Casilla de verificación Especificaciones de importación/exportación

Actívela para importar las especificaciones de importación o exportación guardadas que existan en la base de datos de origen.

Casilla de verificación Grupos del panel de exploración

Actívela para importar los grupos personalizados del panel de exploración que existan en la base de datos de origen.

Botón de opción Definición y datos

Selecciónelo para importar la estructura y los datos de todas las tablas seleccionadas.

Botón de opción Sólo definición Selecciónelo para importar sólo los campos de las tablas seleccionadas. Los registros de origen no se importan.

Botón de opción Como consultas Selecciónelo para importar las consultas seleccionadas como consultas. En este caso, recuerde importar todas las tablas subyacentes junto con las consultas.

Botón de opción Como tablas Selecciónelo para importar las consultas como tablas. En este caso, no tiene que importar las tablas subyacentes.

6. Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.

Access copia los datos y muestra mensajes de error si se produce algún problema. Si la

operación importa correctamente los datos, la página final del asistente permite guardar los

detalles de la operación como especificaciones de importación para uso futuro. En los pasos

siguientes se explica cómo guardar los detalles de la operación en forma de especificación.

Guardar la especificación de importación

1. Haga clic en Guardar los pasos de la importación para guardar los detalles de la operación.

Guardar los detalles le ayudará a repetir la operación en otras ocasiones sin tener que recorrer

los pasos del asistente cada vez.

2. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para las especificaciones de la importación. Si

lo desea, puede escribir una descripción en el cuadro Descripción.

3. Active la casilla de verificación Crear tarea de Outlook si desea realizar la operación a

intervalos fijos (como semanal o mensualmente).

Así, se creará una tarea de Microsoft Office Outlook 2007 para ejecutar las especificaciones

cuando lo desee.

4. Haga clic en Guardar importación.

Si no está seleccionada la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access guarda la

especificación e importa los objetos especificados. Ahora puede revisar las tablas importadas y

otros objetos para asegurarse de que se importaron correctamente.

Si ha seleccionado la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access iniciará Outlook. Use este

procedimiento para completar los pasos siguientes.

NOTA Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está

configurado correctamente, se inicia el Asistente para inicio de Outlook. Siga las instrucciones del

Asistente para configurar Outlook.

1. En Outlook, revise y modifique las opciones de configuración de tareas, tales como

Vencimiento y Aviso.

Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Esta figura siguiente muestra el

programador de tareas con algunos valores típicos:

Para obtener más información sobre la programación de tareas de Outlook, vea el artículo

Programar una operación de importación o exportación.

2. Haga clic en Guardar y cerrar.

Para ejecutar las especificaciones en otra fecha, abra la tarea en Outlook y en la ficha Tareas,

en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importación .

3. En Access, revise las tablas y los otros objetos importados para asegurarse de que se copiaron

todos los datos y los objetos.

Volver al principio

Vincular a los datos de otra base de datos de Access

Los vínculos permiten establecer conexiones con los datos de otra base de datos sin importarlos, de

modo que se puedan ver y modificar los datos más recientes en las bases de datos de origen y de destino

sin tener que crear y mantener dos copias de los mismos datos. Sólo es posible crear vínculos a las

tablas de otra base de datos de Access. No se pueden crear vínculos a consultas, formularios, informes,

macros o módulos.

Cuando se crea un vínculo a una tabla de una base de datos de Access, Access crea una nueva tabla,

denominada tabla vinculada, que mantiene un vínculo a los registros y los campos de origen. Los cambios

que se realicen en los datos de la base de datos de origen se reflejarán en la tabla vinculada en la base

de datos de destino, y viceversa. No obstante, no se puede cambiar la estructura de una tabla vinculada

en la base de datos de destino. Dicho de otro modo, no se pueden hacer cambios en una tabla vinculada

del tipo agregar o eliminar un campo, o modificar el tipo de datos de un campo.

Prepararse para vincular tablas de una base de datos de Access

1. Busque la base de datos de origen.

El formato de archivo puede ser MDB, MDE, ACCDB o ACCDE. Si la base de datos de origen

está protegida con contraseña, tendrá que escribir la contraseña durante la operación de

vinculación.

2. Identifique las tablas que desea vincular.

Sólo es posible crear vínculos a tablas. No se pueden crear vínculos a consultas, formularios,

informes, macros o módulos.

Si es la primera vez que va a crear vínculos a las tablas de otra base de datos de Access, vea

las sugerencias que figuran en la tabla siguiente.


Varios objetos

Puede crear vínculos a varias tablas en una sola operación de vinculación. Se crea una tabla vinculada por cada tabla de origen.

Tablas vinculadas como origen

No se puede crear un vínculo a una tabla que ya es una tabla vinculada en la base de datos de origen.

Por ejemplo, si la tabla Empleados1 a la que desea crear el vínculo en la base de datos Ventas ya es una tabla vinculada a la tabla Empleados de la base de datos Nómina, no puede usar la tabla Empleados1 de la base de datos Ventas como tabla de origen. En lugar de ello, debe crear el vínculo directamente a la tabla Empleados de la base de datos Nómina.

Tabla nueva o existente

Cada operación de vinculación crea una tabla vinculada nueva por cada tabla de origen. Las tablas existentes no se pueden sobrescribir ni se les pueden anexar datos mediante una operación de vinculación.

Relaciones Si selecciona varias tablas de origen, las relaciones entre las tablas se trasladan automáticamente a la base de datos de destino. No obstante, no puede cambiar ni eliminar la relación en la base de datos de destino.

Campos de búsqueda

Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla, es preciso vincular a la tabla relacionada si desea que el campo de destino muestre valores de búsqueda. Si no vincula a la consulta o tabla relacionada, el campo de destino muestra sólo los identificadores de búsqueda.

3. Cierre la base de datos de origen. Asegúrese de que ningún usuario la tiene abierta en modo

exclusivo.

4. Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos de destino no es de sólo

lectura y de que dispone de los permisos necesarios para agregar objetos y datos a la base de

datos.

NOTA Si desea crear los vínculos en una base de datos nueva, debe crear una base de datos

en blanco (que no contenga ninguna tabla, formulario o informe) antes de iniciar la operación de

importación.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

La operación no sobrescribe ni modifica ninguna de las tablas ni los objetos existentes. Si ya

existe algún objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino,

Access anexa un número (1, 2, 3 y así sucesivamente) al nombre de la tabla vinculada. Por

ejemplo, si vincula a la tabla Envíos desde una base de datos que ya contiene una tabla

denominada Envíos, la tabla vinculada se denominará Envíos1. Si el nombre Envíos1 también

existe, la tabla nueva se denominará Envíos2, y así sucesivamente.

Recuerde que si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla de la base de datos

de destino, debe utilizar una consulta de datos anexados en lugar de ejecutar una operación de

vinculación.

Para obtener más información sobre consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una

consulta de datos anexados

Vincular a los datos


NOTA La ficha Datos externos sólo está disponible cuando hay una base de datos abierta.

2. En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre de la base de datos de origen o

haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Abrir archivo.

3. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuación, haga

clic en Aceptar.

4. En el cuadro de diálogo Vincular tablas, seleccione las tablas a las que desea vincular.

Para cancelar una selección, vuelva a hacer clic en la tabla.

5. Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.

Access crea la tablas vinculadas.

6. Abra las tablas vinculadas en la vista Hoja de datos para asegurarse de que los datos son

correctos.

Volver al principio

Vea también

Ejecutar una operación de importación o exportación guardada Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access Guardar los detalles de importación o exportación como especificación Programar una operación de importación o exportación

Access > Conversión

No se puede guardar la base de datos replicada en formato de Access 2007

Mostrar todo

Síntomas

En Microsoft Office Access 2007, las bases de datos replicadas creadas en versiones anteriores de

Access (formato .MDB) no se pueden guardar con el nuevo formato de archivo .ACCDB. La opción

aparece atenuada (no disponible) cuando se intenta usar el comando Guardar base de datos como

(haga clic en el botón de Microsoft Office haga clic en la flecha situada junto a Guardar como).

Causa

El formato de archivo .ACCDB no admite réplicas.

Resolución

Usar la base de datos replicada con el formato de archivo .MDB

Puede seguir usando la base de datos replicada con el formato de archivo .MDB. La funcionalidad de

réplica sigue siendo compatible con el formato de archivo .MDB.

Volver a crear manualmente la base de datos con el formato de archivo de Office Access 2007

Si decide que el nuevo formato de archivo ofrece ventajas que pesan más que las ventanas que ofrecen

las réplicas, podrá crear una nueva base de datos con el formato de Office Access 2007 y volver a crear

manualmente la base de datos replicada.

NOTA Este método funciona con cualquier base de datos replicada pero, a menos que se use una

réplica completa que se ha sincronizado con todas las demás réplicas del conjunto de réplicas, los datos y

proyectos que no estén incluidos en la réplica no se incluirán en la nueva base de datos.

Antes de comenzar a volver a crear las bases de datos, debe asegurarse de que todos los objetos ocultos

y de sistema de la réplica estén visibles. El objetivo es garantizar que pueda obtener acceso a los campos

específicos de la réplica cuando vuelva a crearla.

1. Seleccione el campo que desea convertir. Debe abrir la réplica usando la misma versión de

Access que se usó originalmente para crear la réplica para mostrar los campos ocultos y de

sistema.

2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. Se abre el cuadro de diálogo Opciones.

3. En la ficha Vista, en la sección Mostrar, seleccione Objetos ocultos y Objetos del sistema.

Haga clic en Aceptar para aplicar la nueva configuración y cerrar el cuadro de diálogo

Opciones.

Volver a crear manualmente la base de datos

1. Cree una base de datos en blanco y ábrala.

NOTA Access crea una tabla nueva vacía llamada Tabla1. Debe eliminar esta tabla: puede

hacerlo cerrándola inmediatamente antes de realizar cambios en ella. Haga clic con el botón

secundario en la ficha de objetos y, a continuación, elija Cerrar en el menú contextual.


Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Base de datos de Access.

3. Haga clic en Examinar para buscar la base de datos replicada.

4. Haga clic en la base de datos replicada que contiene los objetos de base de datos que desee

volver a crear en la nueva base de datos y, a continuación, haga clic en Abrir.

5. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Base de datos de Access, haga clic en

Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos

actual y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6. Haga clic en los objetos de base de datos que desee importar a la nueva base de datos. Si

desea importar todos los objetos, haga clic en Seleccionar todo en cada ficha.

Importante No seleccione ninguna tabla. Va a volver a crear las tablas más adelante.

7. Tras seleccionar los objetos, haga clic en Aceptar para importarlos.

En la última página del asistente, tiene la opción de guardar los pasos del proceso de

importación para usarlos en el futuro. Para ello, active la casilla de verificación Guardar los

pasos de la importación, escriba la información adecuada y haga clic en Guardar

importación.

8. Abra la base de datos replicada en Office Access 2007. Por cada tabla de la base de datos

replicada, cree una consulta de creación de tabla que tome todos los datos de la antigua tabla y

cree una tabla en la nueva base de datos con los mismos datos.

NOTA Si s_GUID (GUID: campo de 16 bytes utilizado en una base de datos de Access para

establecer un identificador exclusivo para la replicación. Los GUID se utilizan para identificar

réplicas, conjuntos de réplicas, tablas, registros y otros objetos. En una base de datos de

Access, los GUID se denominan Id. de réplica.) es una clave principal (y las claves

externas (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo

o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las

tablas.) de las otras tablas hacen referencia a ella), deberá incluir el campo s_GUID en la tabla

nueva. Si el campo s_GUID no se usa como clave principal, no hay razón para mantenerlo en la

nueva tabla. No copie los campos s_Lineage y s_Generation a la nueva tabla.

De forma predeterminada, los campos s_GUID, s_Lineage y s_Generation están ocultos. Para

que se muestren, siga este procedimiento:

1. En la base de datos replicada deben estar cerradas todas las tablas.

2. Haga clic con el botón secundario en la parte superior del panel de exploración y,

después, haga clic en Opciones de exploración. Se abre el cuadro de diálogo Opciones.

3. En la sección Opciones de presentación, seleccione Mostrar objetos del sistema y

después haga clic en Aceptar.

¿Cómo?

4. Cree una consulta, seleccionando las tablas que contienen los registros que desea incluir

en la nueva tabla.

¿Cómo?


2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha que recoja las tablas

con cuyos datos desea trabajar.

3. Haga doble clic en el nombre de cada objeto que desee agregar a la consulta y,

después, haga clic en Cerrar.

4. Agregue campos a la fila Campo en la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño:

cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de

consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta

cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.).

5. Para ver los resultados de la consulta, haga clic en el menú Ver y, a continuación,

haga clic en Vista Hoja de datos.

En la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base

de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos.

En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de

otros existentes.) de la consulta, en la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga

clic en Crear tabla. Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.

5. En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla que desee crear o

reemplazar.

6. Haga clic en Otra base de datos y, a continuación, escriba la ruta de acceso a la base de

datos en la que desee incluir la nueva tabla o haga clic en Examinar para buscar la base

de datos.

7. Haga clic en Aceptar.

8. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. De este modo, se

crea la nueva tabla.

(clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva

cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener

siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves

externas de otras tablas.)

Por cada tabla de la nueva base de datos, cree el mismo índice (índice: función que acelera la

búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores clave y que puede aplicar la unicidad

en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se indiza automáticamente. Algunos

campos no se pueden indizar debido a su tipo de datos.) que se utilizó en la tabla de la réplica.

¿Cómo?

9. Abra una tabla en la vista Diseño.

10. En la parte superior de la ventana, haga clic en el campo para el que desee crear un

índice (índice: función que acelera la búsqueda y la ordenación de una tabla según unos

valores clave y que puede aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal

de una tabla se indiza automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a

su tipo de datos.).

11. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Indizado y, a

continuación, haga clic en Sí (Con duplicados) o Sí (Sin duplicados).

12. Seleccione el campo o los campos que forman la clave principal.

13. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Por cada tabla de la nueva base de datos, cree las relaciones (relación: asociación que se

establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno,

uno a varios o varios a varios.) que existían en la tabla de la réplica.

¿Cómo?

(tipo de datos: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar.

Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y

Variant (predeterminado).) (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una

base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo para cada

registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de

números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.) Cierre todas las tablas abiertas. No es

posible crear ni modificar las relaciones entre tablas abiertas.


Relaciones.

15. Si no se han definido relaciones en la base de datos, aparecerá automáticamente el

cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Si necesita agregar las tablas que va a relacionar y no aparece el cuadro de diálogo

Mostrar tabla, invóquelo: en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en

el botón Mostrar tabla.

16. Haga doble clic en el nombre de las tablas que desee relacionar y, a continuación, cierre

el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Para crear una relación entre una tabla y ella misma,

agregue dos veces dicha tabla.

17. Arrastre el campo que desee relacionar de una tabla al campo relacionado en la otra

tabla.

Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada campo y después

arrástrelos.

En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (con texto en negrita)

de una tabla a un campo similar (a menudo con el mismo nombre) denominado clave

externa (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al

campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están

relacionadas las tablas.) en la otra tabla.

18. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Compruebe los nombres de los

campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos. Puede

cambiarlos si es necesario.

Si es preciso, establezca las opciones de relación.

19. Haga clic en el botón Crear para crear la relación.

20. Repita los pasos 4 a 7 por cada par de tablas que desee relacionar.

Al cerrarse la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver,

crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.), Microsoft Access pregunta si

desea guardar el diseño. Independientemente de si lo guarda o no, las relaciones creadas

se guardan en la base de datos.

Cree las dos tablas que tendrán una relación varios a varios (relación varios a varios:

asociación entre dos tablas en las que un registro de una tabla se puede relacionar con varios

registros de la otra tabla. Para establecer una, cree una tercera tabla y agregue los campos de

clave principal de las otras dos tablas a esta tabla.).

21. Cree una tercera tabla, denominada tabla de unión, y agregue a ésta nuevos campos con

las mismas definiciones que los campos de clave principal de cada una de las otras dos

tablas. En la tabla de unión, los campos de clave principal funcionan como claves

externas. Puede agregar otros campos a la tabla de unión, tal como lo haría con cualquier

otra tabla.

22. En la tabla de unión, establezca la clave principal para que incluya los campos de clave

principal de las otras dos tablas. Por ejemplo, en una tabla de unión Detalles de pedidos,

la clave principal estará formada por los campos IdPedido e IdProducto.

¿Cómo?

1. Abra la tabla en la vista Diseño.

2. Seleccione los campos que desee definir como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas (selector de filas: barra

o cuadro pequeño que, al hacer clic en él, selecciona una fila entera en la vista

Diseño de tabla o macro, o cuando se ordenan y agrupan registros en la vista

Diseño de informe.) del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a

continuación, haga clic en el selector de filas de cada campo.


(ventana Índices: ventana de una base de datos de Access en la que se pueden ver o

modificar los índices de una tabla o crear índices con varios campos.) (índice: función que

acelera la búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores clave y que puede

aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se indiza

automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de datos.)

Defina una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la

que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el

valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.)

entre cada una de las dos tablas principales (tabla principal: extremo "uno" de dos tablas

unidas por una relación "de uno a varios". En la tabla principal debe haber una clave

principal y cada registro debe ser único.) y la tabla de unión.

Guarde la nueva base de datos.

Vea también

Diferencias entre los formatos de archivo ACCDB y MDB



Mostrar todo

Síntomas





Causa


Resolución
















sistema.




Opciones.





















importación.




















¿Cómo?


en la nueva tabla.

¿Cómo?


















reemplazar.



de datos.












¿Cómo?






su tipo de datos.).








¿Cómo?









Relaciones.










tabla.


arrástrelos.
























otra tabla.




¿Cómo?






















Vea también




Mostrar todo

Síntomas





Causa


Resolución
















sistema.




Opciones.





















importación.




















¿Cómo?


en la nueva tabla.

¿Cómo?


















reemplazar.



de datos.












¿Cómo?






su tipo de datos.).








¿Cómo?









Relaciones.










tabla.


arrástrelos.
























otra tabla.




¿Cómo?






















Vea también


Access > Trabajar con sitios de SharePoint

Mover una base de datos y vincular sus tablas a un sitio de SharePoint

Mostrar todo

Si tiene datos en una base de datos de Microsoft Office Access 2007, puede compartirlos como listas

en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, donde los integrantes del grupo pueden

interactuar con la misma. Pueden compartir y administrar el contenido mediante las características de un

sitio de SharePoint mientras continúan utilizando formularios, informes y consultas desde Access.

En este artículo

Información general

Cómo se mueven los datos

Utilizar el Asistente para mover a SharePoint

Limitaciones de migración

Información general

Cuando mueve una base de datos desde Office Access 2007 a un sitio de SharePoint, crea listas en el

sitio de SharePoint que permanecen vinculadas a tablas de la base de datos. El Asistente para mover a

SharePoint le ayuda a mover los datos de todas las tablas al mismo tiempo y a mantener sus relaciones.

Después de que se creen las listas de SharePoint, las personas pueden trabajar con las listas del sitio de

SharePoint o en las tablas vinculadas de Access, a la vez que utilizan las características de un sitio de

SharePoint para administrar los datos y permanecer actualizados con los cambios. Por ejemplo, puede

mover tablas desde una base de datos de inventario a un sitio de SharePoint, y las relaciones entre el

equipo y los empleados responsables del equipo se mantienen como vínculos entre las listas de

SharePoint.

Puede administrar permisos para los datos del sitio de SharePoint asignando distintos niveles de

permisos a diferentes grupos o a personas específicas. Puede administrar versiones de los datos de

manera que vea quién los ha cambiado o restaurar los datos anteriores. También puede utilizar la

Papelera de reciclaje del sitio de SharePoint para recuperar elementos eliminados de manera accidental.

Las personas pueden permanecer actualizadas con los cambios a los datos mediante alertas o tecnología

RSS.

Los vínculos a las listas de SharePoint se almacenan en la base de datos de Access, y los formularios,

consultas e informes también permanecen en Access. Puede especificar los datos mediante una tabla o

un formulario en Access o editando al lista en el sitio de SharePoint.

Si selecciona guardar una copia de la base de datos del sitio de SharePoint y crea accesos directos a las

consultas, informes y formularios de Access, puede crear vistas especiales para las listas de Access. Los

formularios, consultas e informes están disponibles como vistas en el menú Ver

de la lista de SharePoint correspondiente.





Cuando mueve los datos y crea listas vinculadas, habilita a varias personas para que trabajen en la base

de datos. También puede utilizar las características de versiones de un sitio de SharePoint para cambiar

los datos. Las personas pueden suscribirse a alertas para los datos para saber cuándo se agregan

nuevos elementos o se cambian elementos existentes. Si tiene que ejecutar una consulta de Access o

distribuir un informe con formato, puede hacer clic en el menú Ver para que la lista de SharePoint ejecute

una consulta de Access o abra e imprima un informe de Access.

Volver al principio

Cómo se mueven los datos

Cuando es posible, el Asistente para mover a SharePoint mueve datos a listas que se basan en plantillas

de listas en el sitio de SharePoint, como una lista Contactos. Si una tabla no se puede corresponder con

una plantilla de lista, la tabla se convierte en una lista personalizada en la vista de hoja de datos del sitio

de SharePoint.

Según el tamaño de la base de datos, su número de objetos y el rendimiento del sistema, la operación

puede tardar algún tiempo. Si cambia de opinión durante el proceso, puede hacer clic en Detener para

cancelarlo.

El asistente crea una copia de seguridad de la base de datos en el equipo. En Access, crea vínculos a las

listas desde las tablas, de manera que sea más sencillo encontrar los datos en el sitio de SharePoint

cuando está trabajando en Access. Donde sea posible, las relaciones entre las tablas están

representadas como vínculos entre las listas de SharePoint.

Si surge cualquier problema, el Asistente para mover a SharePoint informa de este problema y lo guarda

en la base de datos de Access como una tabla de registro que puede utilizar para ayudar a solucionar el

problema.

Volver al principio

Utilizar el Asistente para mover a SharePoint

1. En el grupo Listas de SharePoint de la ficha Datos externos, haga clic en Mover a

SharePoint.

NOTA Esta opción sólo está disponible si la base de datos se guarda en el formato de Office

Access 2007.

2. Siga los pasos del Asistente para mover a SharePoint, incluyendo la especificación de la

ubicación del sitio de SharePoint.

Para cancelar el proceso, haga clic en Detener.

3. En la última página del asistente, active la casilla de verificación Mostrar detalles para ver más

detalles acerca de la migración.

Esta página del asistente describe qué tablas se han vinculado a las listas y proporciona

información acerca de una ubicación de copia de seguridad y la dirección URL para la base de

datos. También proporciona una advertencia si se encuentran algunos problemas de migración

así como la ubicación de una tabla de registro en la que puede ver más detalles acerca de los

errores.

4. Haga clic en Finalizar cuando el asistente complete sus acciones.

Si el asistente muestra una advertencia, debería revisar la tabla de errores y llevar a cabo las

acciones necesarias para asegurarse de que los datos se han migrado correctamente. Por

ejemplo, puede que determinados campos no se muevan o puede que se conviertan a otro tipo

de dato compatible con una lista de SharePoint.

NOTA Para ver las listas del sitio de SharePoint, haga clic en Listas en el Inicio rápido o haga clic en

Ver todo el contenido del sitio. Puede que tenga que actualizar la página en el explorador Web. Para

que las listas aparezcan en el Inicio rápido del sitio de SharePoint o para cambiar otra configuración,

como habilitar las versiones de las que se va a realizar un seguimiento, puede cambiar la configuración de

la lista en el sitio de SharePoint. Para obtener más información, vea la Ayuda en el sitio de SharePoint.

Volver al principio

Limitaciones de migración

Cuando el Asistente para mover a SharePoint finaliza, ve un mensaje si Access ha encontrado errores en

los datos. Access crea una tabla de registro denominada Mover a problemas del sitio de SharePoint y

agrega la tabla a la base de datos. La tabla Mover a problemas del sitio de SharePoint se almacena en

la base de datos pero no se publica como una lista en el sitio de SharePoint.

La tabla siguiente muestra las limitaciones de cómo se migran los datos, normalmente cuando Access y

SharePoint no comparten la misma característica o, en algunos casos, no comparten un tipo de dato. Por

ejemplo, si la tabla de Access admite integridad referencial (integridad referencial: reglas que se siguen

para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se especifican o eliminan registros.), no se

aplica en la lista del sitio de SharePoint. La información de la siguiente tabla puede ayudarle a decidir si

migrar los datos y puede resultar de utilidad si está revisando los errores notificados en la tabla Mover a

problemas del sitio de SharePoint.

Tipo de datos o error Error Resultado

Tipo de dato de objeto COM

Los sitios de SharePoint no admiten el tipo de datos de objeto COM.

El campo no se ha movido.

Tipo de dato binario Los sitios de SharePoint no admiten el tipo de datos de objeto binario.

El campo no se ha movido.

Fecha Los sitios de SharePoint no admiten fechas anteriores a 1900.

Los datos con fechas anteriores a 1900 no se mueven.

Nuevos caracteres de línea en campos de texto

Los sitios de SharePoint no admiten nuevos caracteres de línea en un campo Una línea de texto.

El campo se convierte en un campo Varias líneas de texto o campo memo.

Tipo de datos decimal Los sitios de SharePoint no admiten el tipo de datos decimal.

Se utilizan en su lugar el campo Número o el campo Doble entero.

Tipo de datos de Id. de réplica

Los sitios de SharePoint no admiten el tipo de datos de Id. de réplica.

Se utiliza en su lugar un tipo de datos Una línea de texto, según el tipo de datos.

Integridad referencial Los sitios de SharePoint no admiten integridad referencial.

La integridad referencial no se aplica en la nueva lista.

Valores predeterminados que no se admiten en una lista de SharePoint

Los sitios de SharePoint aceptan valores predeterminados que son estáticos, como texto o un número, así como fechas estándar. Los valores predeterminados de Access que son dinámicos no están migrados.

No se han movido determinadas propiedades de valor predeterminadas.

Validación de datos en un campo o tabla

No se ha movido ninguna regla de validación de datos a los sitios de SharePoint.

No se ha movido ni aplicado ninguna validación de datos de un campo o tabla.

Campos de índice únicos

Los sitios de SharePoint utilizan un campo de índice único para su columna de Id. en una lista.

No se han movido otros campos de índice únicos o conjuntos de campos.

Relaciones con eliminaciones o actualizaciones en cascada

Los sitios de SharePoint no admiten eliminaciones en cascada para registros relacionados.

Las eliminaciones no están en cascada para registros relacionados y las actualizaciones no están en cascada para campos relacionados.

Relaciones que aplican integridad referencial

Los sitios de SharePoint no admiten integridad referencial.

La integridad referencial no se aplica en las relaciones entre datos de las listas.

Campos que enumeran automáticamente (distintos del campo de identificación)

Los sitios de SharePoint sólo admiten numeración automática para el campo utilizado para la columna de Id. de una lista.

La numeración automática no se aplica a columnas distintas de la columna Id.

Relaciones en las que no se pueden crear búsquedas

Algunas relaciones no están admitidas en los sitios de SharePoint, como cuando la clave principal no está relacionada con la

No se ha movido la relación.

columna de Id. o no es un entero.

Volver al principio

Vea también

Cómo importar o vincular a datos Convertir una base de datos al formato de archivo de Access 2007 Exportar una tabla o consulta a un sitio de SharePoint Importar o vincular a una lista de SharePoint Introducción a la integración de datos entre Access y un sitio de SharePoint Publicar una base de datos en un sitio de SharePoint Trabajar sin conexión con tablas vinculadas a listas de SharePoint

Access > Importar y exportar > Importar

Importar o vincular a una lista de SharePoint

Si su departamento o grupo de trabajo utiliza Windows SharePoint Services 2.0 o posterior para

comunicarse y colaborar entre sí, se puede encontrar con escenarios donde deba trabajar con algunas de

las listas de SharePoint en Microsoft Office Access 2007 para sacar partido de sus características de

consultas e informes tan útiles.

Si no está familiarizado con Windows SharePoint Services y desea obtener más información, visite la

página de inicio de Windows SharePoint Services. Puede utilizar el vínculo de la sección Vea también de

este artículo.

Puede traer una lista a Office Access 2007 de dos formas: importándola o vinculándola. En este artículo

se describe el procedimiento para importar desde una lista de SharePoint o para vincularse a ella.

¿Qué desea hacer?

Importar una lista de SharePoint

Vincular a una lista de SharePoint

Importar una lista de SharePoint

Importar una lista de SharePoint crea una copia de la lista en una base de datos de Access. Durante la

operación de importación, puede especificar las listas que desea copiar y, para cada lista seleccionada,

puede indicar si desea importar toda la lista o sólo una vista específica.



La operación de importación crea una tabla en Access, y copia las columnas y los elementos de la lista de

origen (o de la vista) en la tabla en forma de campos y registros. Para obtener más información sobre las

tablas y sobre cómo está estructurada una base de datos, vea los vínculos de la sección Vea también.

Al final de la operación de importación, puede elegir guardar la información de la operación de importación

como una especificación. Una especificación de importación ayuda a repetir la operación de importación

en el futuro sin tener que examinar el Asistente para importación cada vez.

Escenarios comunes para importar una lista a Access

En general, una lista de SharePoint se importa a una base de datos de Access por estos motivos:

Si ya no necesita la lista en el sitio de SharePoint, puede mover una lista de forma permanente,

como la lista Contactos, a una base de datos de Access. Puede importar la lista a Access y

eliminarla del sitio de SharePoint.

Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access pero utiliza ocasionalmente una lista de

SharePoint para obtener datos adicionales que se deben combinar en una de sus bases de

datos.

En los pasos siguientes se explica cómo importar una lista de SharePoint a una base de datos.

Prepararse para la operación de importación

1. Busque el sitio de SharePoint que contiene las listas que desea copiar y anote la dirección del

sitio.

Una dirección válida de un sitio empieza por http:// seguido del nombre del servidor y finaliza

con la ruta al sitio específico en el servidor.

2. Identifique las listas que desea copiar a la base de datos y decida si desea toda la lista o sólo

una vista determinada. Puede importar varias listas en una única operación de importación pero

puede importar sólo una vista de cada lista. Si es necesario, cree una vista que contenga sólo

las columnas y los elementos que le interesen.

NOTA No puede importar encuestas ni discusiones.

3. Revise las columnas en la lista de origen o la vista. En la tabla siguiente se explican algunas

consideraciones que se deben tener en cuenta al importar distintos elementos.

Elemento Consideraciones

Columnas Access no admite más de 256 campos en una tabla, de forma que Access importa sólo las 256 primeras columnas. Para evitar este problema, cree una vista, agréguele sólo las columnas que desea y asegúrese de que el número total de columnas no sea superior a 256.

Carpetas Cada carpeta de la lista de SharePoint o de la vista aparece como un registro en la tabla de Access. Los elementos dentro de una carpeta también aparecen como registros, inmediatamente debajo del registro correspondiente a dicha carpeta.

Columnas de búsqueda

Si una columna de origen busca valores de otra lista, tiene dos opciones:

Importar los valores de presentación como parte del campo. En este caso, no es necesario importar la lista relacionada.

Obligar al campo de destino a buscar otra tabla. En este caso, si la base de datos no contiene una tabla que pueda proporcionar los valores de búsqueda, debe importar también la lista relacionada.

NOTA Una columna de origen de tipo Persona o Grupo es un tipo especial de columna de búsqueda. Busca valores en la lista Información de usuario, por lo que debe decidir si desea importar la lista Información de usuario junto con otras listas.

Columnas calculadas

Los resultados de una columna calculada se copian en un campo cuyo tipo de datos depende del tipo de datos del resultado calculado. No se copia la expresión que ejecuta el cálculo.

Datos adjuntos

La columna de datos adjuntos de la lista se copia en un campo denominado Datos adjuntos.

Relaciones Access no crea automáticamente relaciones entre tablas relacionadas al finalizar una operación de importación. Debe crear manualmente las relaciones entre las diversas tablas nuevas y las existentes mediante las opciones de la ficha Relaciones. Para ver la ficha Relaciones:

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga

clic en Relaciones.

Columnas multivalor

Una columna de tipo opción o búsqueda puede contener varios valores. Al importar una columna que admite varios valores, Access crea una columna que hace lo mismo. Para obtener más información sobre los campos multivalor en Access, abra los vínculos en la sección Vea también de este artículo.

Formato de texto enriquecido

Las columnas que contienen un formato de texto enriquecido se importan a Access como campos Memo. La propiedad Formato de texto del campo Memo está establecida en Texto enriquecido y se conserva el formato.

4. Identifique la base de datos a la que desea importar las listas.

Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Si no

desea guardar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos

en blanco haciendo clic en el Botón de Microsoft Office . A continuación, haga clic en

Nuevo. .

5. Revise las tablas de la base de datos.

La operación de importación crea una tabla con el mismo nombre que la lista de SharePoint. Si

este nombre ya está en uso, Access anexará "1" al nuevo nombre de tabla, por ejemplo,

Contactos1. (Si Contactos1 ya está en uso, Access creará Contactos2, etc.)

NOTA Access nunca sobrescribe una tabla en la base de datos como parte de una operación

de importación y tampoco puede anexar el contenido de una lista o vista a una tabla existente.

Importar datos

1. Abra la base de datos de destino.

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Lista de SharePoint.

2. En el Asistente, especifique la dirección del sitio de origen.

3. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y

luego en Siguiente.

4. En la lista que muestra el Asistente, seleccione las listas que desea importar.

5. En la columna Elementos para importar, seleccione la vista que desea para cada lista

seleccionada. Elija una vista Todos los elementos (por ejemplo, Todos los elementos, Todos

los contactos o Todos los documentos) para importar toda la lista.

6. La casilla de verificación Importar valores para mostrar en lugar de Id. para los campos que

consultan valores almacenados en otra lista controla los datos que se importan para las

columnas de búsqueda en las listas seleccionadas. Siga uno de estos procedimientos:

Si desea importar los valores de presentación como parte del campo, active la casilla de

verificación. En este caso, el campo no buscará valores en otra tabla.

Si desea que el campo de destino busque valores en otra tabla, desactive la casilla de

verificación. Al hacerlo, los identificadores de las filas de valores de presentación se

copian en el campo de destino. Los identificadores son necesarios para definir un campo

de búsqueda en Access.

Al importar identificadores, debe importar las listas que proporcionan actualmente los

valores a las columnas de búsqueda (a menos que la base de datos de destino ya tenga

tablas que puedan funcionar como tablas de búsqueda).

7. NOTA Es importante recordar que la operación de importación sitúa los identificadores en el

campo correspondiente pero no establece todas las propiedades necesarias para que el campo

funcione como un campo de búsqueda. Los pasos para establecer las propiedades de

búsqueda de este tipo de campo se describen en Establecer campos de búsqueda en la

sección Tareas relacionadas de este artículo.


Access importa las listas y muestra el estado de la operación en la última página del asistente. Si prevé

repetir la operación de importación, guarde los detalles como una especificación de importación. Vaya a

los pasos siguientes para completar la tarea.

Guardar la configuración de importación como una especificación

1. En la última pantalla del asistente, active la casilla de verificación Guardar los pasos de la

importación.

Aparece un conjunto de controles adicionales.

2. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de importación.

Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadro Descripción.

3. Si desea realizar la operación a intervalos fijos (tales como semanal o mensualmente), active la

casilla de verificación Crear tarea de Outlook. Esto crea una tarea en Microsoft Office Outlook

2007 que le permite ejecutar la especificación.

4. Haga clic en Guardar importación.

Configurar las tareas de Outlook

Si activa la casilla de verificación Crear tarea de Outlook en el procedimiento anterior, Access inicia

Outlook muestra una tarea nueva. Efectúe los pasos siguientes para configurar la tarea:

NOTA Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está

configurado correctamente, se inicia el Asistente para configuración de Outlook. Siga las instrucciones del

Asistente para configurar Outlook.

1. En la ventana Importación nombre Tarea en Outlook, revise y modifique la configuración de

tareas tales como Vencimiento y Aviso.

Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Esta figura siguiente muestra el

programador de tareas con algunos valores típicos:

Para obtener más información sobre la programación de tareas de Outlook, vea el artículo

Programar una operación de importación o exportación.

2. Una vez finalizada la configuración, haga clic en Guardar y cerrar.

Ejecutar una tarea guardada

1. En el panel de configuración de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble clic

en la tarea que desea ejecutar.

2. En la ficha Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importación

.

3. Cambie de nuevo a Access y abra la tabla importada en la vista Hoja de datos. Asegúrese de

que se han importado todos los campos y registros, y de que no haya ningún error. Cambie a la

vista Diseño para revisar el tipo de datos y otras propiedades de campo.

Tareas relacionadas

Tras finalizar la operación de importación, hay algunas tareas adicionales que puede tener en cuenta:

Comprobar los tipos de datos Access selecciona el tipo de datos adecuado para cada campo

correspondiente a una columna de origen. Para ver una lista de cómo se asignan los tipos de datos de

Access y Windows SharePoint Services entre sí durante la importación o la vinculación, y qué valores de

campo se importan para cada tipo de datos, vea Cómo se asignan los tipos de datos de Windows

SharePoint Services a los tipos de datos de Access más adelante en este artículo.

Investigar campos adicionales En función del tipo de lista en el que se basa la tabla, es posible que

observe la presencia en la tabla de algunos campos adicionales (como Editar, Modificado y Tipo). Para

obtener más información sobre estos campos y la información que contienen, vea la Ayuda de Windows

SharePoint Services. Si no necesita estos campos en la base de datos de Access, puede eliminarlos con

total seguridad.

Establecer campos de búsqueda Si importó identificadores para las columnas de búsqueda, debe

establecer manualmente las propiedades de búsqueda de los campos correspondientes.

1. En la vista Diseño de tabla, en la lista Tipo de datos del campo, haga clic en el Asistente para

búsquedas.

2. En el Asistente, acepte la selección predeterminada Deseo que la columna de búsqueda

busque los valores en una tabla o consulta y haga clic en Siguiente.

3. Seleccione la tabla o la consulta que proporciona los valores de búsqueda para el campo y haga

clic en Siguiente.

NOTA Esta tabla puede ser una tabla recién importada o una tabla existente.

4. En el panel Lista de campos, seleccione el campo de identificador y el campo que contiene los

valores de presentación, y haga clic en Siguiente.

5. Especifique un criterio de ordenación y haga clic en Siguiente.

6. Haga clic en Finalizar.

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Vincular a una lista de SharePoint

La vinculación le permite conectarse a datos de otro programa sin importar esa información, de modo que

puede ver y editar los últimos datos en el programa original y en su base de datos de Access sin crear ni

mantener una copia de los datos en Access. Si no desea copiar una lista de SharePoint en la base de

datos de Access sino que desea ejecutar consultas y generar informes basándose en el contenido de esa

lista, debe usar la vinculación en lugar de la importación.

Al vincular a una lista de SharePoint, Access crea una tabla nueva, conocida a menudo como tabla

vinculada, que refleja la estructura y el contenido de la lista de origen. A diferencia de la importación, la

vinculación crea un vínculo sólo a la lista y no a ninguna vista específica de la lista.

La vinculación es más eficaz que la importación en dos aspectos:

Agregar y actualizar datos Puede realizar cambios en los datos examinando el sitio de

SharePoint o trabajando en la vista Hoja de datos o Formulario dentro de Access. Los cambios

realizados en un sitio se reflejan en otro.

No obstante, si desea hacer cambios estructurales, como eliminar o cambiar una columna, debe

hacerlo abriendo la lista en el sitio de SharePoint. No puede agregar, eliminar o modificar

campos en una tabla vinculada mientras trabaja en Access.

Tablas de búsqueda Al vincular a una lista de SharePoint, Access crea automáticamente

tablas vinculadas para todas las listas de búsqueda (a menos que las listas de búsqueda ya

estén vinculadas a la base de datos). Si las listas de búsqueda contienen columnas que buscan

en otras listas, esas listas también están incluidas en la operación de vinculación, de forma que

la lista de búsqueda de cada tabla vinculada tiene la correspondiente tabla vinculada en la base

de datos. Access crea igualmente relaciones entre estas tablas vinculadas.

Escenarios comunes para vincular a una lista de SharePoint

En general, una lista de SharePoint se vincula desde una base de datos de Access por estos motivos:

Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access para realizar informes y consultas completos,

y usa Windows SharePoint Services para la colaboración y la comunicación del equipo. Los

equipos individuales crean listas para realizar el seguimiento de varios elementos (como

contactos y problemas), pero a menudo se debe llevar esta lista de datos a una base de datos

para agregar datos y realizar informes. La vinculación es la opción adecuada porque permite a

los usuarios del sitio de SharePoint y de la base de datos agregar y actualizar datos, así como

ver y trabajar siempre con los datos más recientes.

Es un usuario de Access iniciado en el uso de Windows SharePoint Services sólo

recientemente. Migró varias veces sus bases de datos al sitio de SharePoint del equipo, y la

mayoría de las tablas de estas bases de datos son tablas vinculadas. A partir de ahora, en lugar

de crear tablas locales, creará listas de SharePoint y luego se vinculará a estas listas desde sus

bases de datos.

Desea continuar guardando las listas en los sitios de SharePoint pero también desea trabajar

con los datos más recientes de Access para ejecutar consultas e informes de impresión.

Prepararse para vincular a una lista de SharePoint

1. Busque el sitio de SharePoint que tiene las listas a las que desea vincularse y anote la dirección

del sitio.

Una dirección válida de un sitio empieza por http:// seguido del nombre del servidor y finaliza

con la ruta al sitio específico en el servidor.

2. Identifique las listas a las que desea vincularse. Puede vincularse a varias listas en una única

operación de vinculación pero no puede vincularse a una vista específica de ninguna lista.

NOTA Tampoco puede vincularse a encuestas ni discusiones.

3. Revise las columnas en la lista de origen. En la tabla siguiente se explican algunas

consideraciones que se deben tener en cuenta al importar distintos elementos.

Elemento Consideraciones

Columnas Access no admite más de 256 campos en una tabla, de forma que la tabla vinculada incluye sólo las 256 primeras columnas.

Carpetas Cada carpeta de la lista de SharePoint aparece como un registro en la tabla de Access. Los elementos dentro de una carpeta sólo aparecen como registros, inmediatamente debajo del registro correspondiente a dicha carpeta.

Columnas de búsqueda

Si una columna de origen busca valores de otra lista y si la lista relacionada no está ya en la base de datos, Access crea automáticamente tablas vinculadas para las listas relacionadas.

NOTA Una columna de origen de tipo Persona o Grupo es un tipo especial de columna de búsqueda que busca valores en la lista Información de usuario. Si vincula a una lista que contiene una columna Persona o Grupo, Access crea automáticamente una tabla vinculada para la lista Información de usuario.

Columnas calculadas

Los resultados de una columna calculada se muestran en el campo correspondiente pero no se puede ver ni modificar la fórmula en Access.

Datos adjuntos

La columna adjunta de la lista se muestra como un campo denominado Datos adjuntos.

Columnas de sólo lectura

Las columnas que son de sólo lectura en una lista de SharePoint continuarán siéndolo en Access. Además, es posible que no pueda agregar, eliminar ni modificar columnas en Access.

Columnas multivalor

Una columna de tipo Opción o Búsqueda puede contener varios valores. Para estas columnas, la operación de vinculación crea campos que admiten varios valores. Se crean columnas de búsqueda multivalor en la tabla vinculada si la columna de origen es de tipo Búsqueda.

4. Identifique la base de datos en la que desea crear las tablas vinculadas. Asegúrese de que tiene

los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Si no desea guardar los datos

en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos nueva y en blanco.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

5. Revise las tablas de la base de datos. Al importar una lista de SharePoint, se creará una tabla

con el mismo nombre que la lista de origen. Si este nombre ya está en uso, Access anexará un

"1" al nombre de la nueva tabla, por ejemplo, Contactos1. (Si Contactos1 ya está en uso,

Access creará Contactos2, etc.). Se aplica la misma regla para las listas relacionadas.

NOTA Cuando proceda, recuerde que Access nunca sobrescribe una tabla en la base de

datos como parte de la operación de importación. Tampoco puede anexar el contenido de una

lista de SharePoint a una tabla existente.

Vincular a los datos

1. Abra la base de datos de destino.

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Lista de SharePoint.

2. En el Asistente, especifique la dirección del sitio de origen.

3. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y luego en Siguiente.

El Asistente muestra las listas que están disponibles para la vinculación.

4. Seleccione las listas con las que desea establecer un vínculo y haga clic en Aceptar.

NOTA Si algunas listas ya están vinculadas a la base de datos actual, las casillas de

verificación correspondientes a estas listas estarán seleccionadas. Si desea quitar cualquier

vínculo en ese momento, active las casillas de verificación de los vínculos que desea quitar. De

lo contrario, deje las casillas de verificación seleccionadas para mantener los vínculos.

Access intenta crear tablas vinculadas para las listas seleccionadas durante esta operación y

para cada una de las listas relacionadas. Asimismo, Access intenta actualizar las tablas

vinculadas correspondientes a las listas seleccionadas en el Asistente. Access crea también las

relaciones entre las tablas.

NOTA A diferencia de una operación de importación, una operación de vinculación mantiene la

configuración de la propiedad de búsqueda entre un campo de búsqueda y la tabla relacionada.

No necesita establecer manualmente las propiedades del campo de búsqueda en la vista

Diseño de la tabla.

5. Revise las tablas vinculadas nuevas en la vista Hoja de datos. Asegúrese de que todos los

campos y registros se muestran correctamente.

NOTA Access selecciona el tipo de datos correcto para cada campo que corresponde a una

columna de origen. Para ver una lista de cómo se asignan los tipos de datos de Access y

Windows SharePoint Services entre sí, vea la sección Cómo se asignan los tipos de datos de

Windows SharePoint Services a los tipos de datos de Access en este artículo.

Es importante observar que cada vez que abra una tabla vinculada o la lista de origen, ve los datos más

recientes mostrados en ella. No obstante, los cambios estructurales hechos en una lista no se reflejan

automáticamente en una tabla vinculada. Para actualizar una tabla vinculada aplicando la estructura de

lista más reciente, haga clic con el botón secundario en el panel de exploración, elija Opciones de lista

de SharePoint y haga clic en Actualizar lista . .

Cómo se asignan los tipos de datos de Windows SharePoint Services a los tipos de datos de Access

En la tabla siguiente se describe cómo decide Access los tipos de datos de los campos en la tabla

importada al importar o vincular a una lista de SharePoint.

Tipo de datos de Windows SharePoint Services Tipo de datos de Access

Valores de propiedades importantes Notas

Id. Autonumérico Tamaño del campo Entero largo

Nuevos valores Incremento

Indizado Sí (Sin duplicados)

Sólo lectura.

Una sola línea de texto

Texto Tamaño del campo 255

Valor predeterminado Refleja el valor de Valor predeterminado en Windows SharePoint Services.

Regla de validación Refleja los valores establecidos para las propiedades Mín y Máx en Windows SharePoint Services.

Varias líneas de texto

Memo Requerido Refleja el valor de Requerido en Windows SharePoint Services.


Access puede mostrar hasta 64 KB de datos en un cuadro de texto. Si el campo contiene más de 64 KB de texto, se truncan los resultados mostrados.

Se omite la propiedad Número de líneas que desea mostrar.

Número Número Tamaño del campo Doble

Lugares decimales Refleja el valor de Número de lugares decimales en Windows SharePoint Services.


Requerido Refleja el valor de Requerido en Windows SharePoint Services.

Regla de validación Refleja los valores establecidos para las propiedades Mín y Máx en Windows SharePoint Services.

Moneda Moneda Valor predeterminado Refleja el valor de Valor predeterminado en Windows SharePoint Services.

Lugares decimales Refleja el valor de Número de lugares decimales en Windows SharePoint Services.

Regla de validación Refleja los valores establecidos para las propiedades

Mín y Máx en Windows SharePoint Services.

Formato Refleja el valor de formato de Moneda en Windows SharePoint Services.


Fecha u hora Fecha/Hora Requerido Refleja el valor de Requerido en Windows SharePoint Services.

La propiedad Formato está establecida en Fecha corta si el formato Fecha y hora está establecido en Sólo fecha en Windows SharePoint Services. De lo contrario, la propiedad Formato aparece en blanco.

Búsqueda y Persona o Grupo

Número o Memo Tamaño del campo Entero largo (si el tipo de datos es Número)

Las propiedades siguientes se establecen sólo al vincularse a una lista:

Control de pantalla Cuadro combinado

Requerido No

Tipo de origen de la fila Tabla/Consulta

Origen de la fila SELECT ID, <Campo de búsqueda> FROM <Campo de búsqueda> Order By <Campo de búsqueda>;

Columna enlazada

Número de columnas 2

Encabezados de columna No

Ancho de columnas 0

Al importar, los tipos de datos dependen de si está recuperando identificadores o valores de presentación. Al vincular, los tipos de datos de estas columnas están establecidos en Número.

Filas en lista 8

Ancho de la lista Automático

Limitar a la lista Sí

Opción (única) Texto Tamaño del campo 255


Control de pantalla Cuadro combinado

Tipo de origen de la fila Lista de valores

Origen de la fila ="<opción 1>";"<opción 2>";..."<opción n>"

Opción (múltiple) Texto Control de pantalla Cuadro de texto



Permitir varios valores Sí

Se omiten los valores de Opciones, Mostrar opciones con y Permitir opciones rellenables en Windows SharePoint Services.

Sí/No Sí/No Control de pantalla Casilla de verificación


Hipervínculo Hipervínculo Requerido Refleja el valor de Requerido en Windows SharePoint Services.

Se omite el valor de Dar el siguiente formato a la dirección URL: SharePoint.

Datos adjuntos Datos adjuntos

Calculado Depende del tipo de datos del valor resultante

Se omite la fórmula.

De sólo lectura en una tabla vinculada.

Texto enriquecido Memo Control de pantalla Cuadro de texto


Formato del texto Texto enriquecido

Access puede mostrar hasta 64 KB de datos en un cuadro de texto. Los resultados mostrados aparecen truncados si el campo contiene más de 64 KB de texto.

Se omite el valor de Número de líneas que desea mostrar en Windows SharePoint Services.

Texto enriquecido mejorado

Memo Control de pantalla Cuadro de texto


Formato del texto Texto enriquecido

De sólo lectura.

Access puede mostrar hasta 64 KB de datos en un cuadro de texto. Los resultados mostrados aparecen truncados si el campo contiene más de 64 KB de texto.

Se hace caso omiso de la configuración Número de líneas que desea mostrar de Windows SharePoint Services.

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Vea también

Conceptos básicos del diseño de una base de datos Crear una nueva base de datos Ejecutar una operación de importación o exportación guardada Exportar una tabla o consulta a un sitio de SharePoint Guardar los detalles de importación o exportación como especificación Guía de campos multivalor Programar una operación de importación o exportación Usar una lista que almacene varios valores

Access > TablasAbrir una hoja de datos en blanco

Mostrar todo

Ocultar todoEn este artículo, se explica cómo abrir una nueva hoja de datos en blanco en Microsoft Office Access 2007. También se explica cómo usar una nueva funcionalidad denominada diseño a la vista, que permite diseñar grandes partes de una hoja de datos visualmente en lugar de tener que usar el diseñador de tablas.En este artículo

Abrir hojas de datos en blancoCrear una hoja de datos en blanco en una nueva base de datosAgregar una hoja de datos en blanco a una base de datos existenteAgregar una hoja de datos con plantilla a una base de datos existenteEstablecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLEAgregar un campo de búsqueda a una hoja de datosRelacionar una hoja de datos nueva con el resto de la base de datosCambiar el tipo de datos de un campoAdministrar los campos de una hoja de datosAsignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información

manualmenteAsignación de los tipos de datos en Access cuando se pega información

Abrir hojas de datos en blancoUna hoja de datos es la representación visual de los datos contenidos en una tabla o de los resultados devueltos por una consulta. Las hojas de datos se parecen a las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007, pero la funcionalidad es diferente en algunos casos. Por ejemplo, normalmente sólo se puede agregar un registro a cada campo en una hoja de datos y se debe escribir un tipo de datos específico en un campo determinado, como valores de fecha y hora o valores Sí/No. Un campo también puede imponer límites en el tamaño o la longitud de los datos, algo que Office Excel 2007 no hace de forma predeterminada. Por ejemplo, en algunos campos de texto se puede escribir un máximo de 256 caracteres.Nuevas características de las hojas de datosOffice Access 2007 simplifica el proceso de creación de una tabla. A partir de ahora, se puede abrir una hoja de datos vacía (una tabla) y realizar la mayoría de tareas de diseño de tablas que anteriormente sólo podían hacerse mediante el diseñador de tablas. Por ejemplo, después de crear una hoja de datos nueva, se puede establecer el tipo de datos para la mayoría de los campos de la nueva tabla escribiendo manualmente los datos o pegando datos en los campos. Por ejemplo, si se escribe una fecha en un campo vacío, Access selecciona el tipo de datos Fecha y hora para ese campo. Si se escribe texto (como un nombre), Access aplica el tipo de datos Texto al campo, etc.También se puede establecer o cambiar nombres de campos sin tener que usar el diseñador de tablas, y se pueden agregar nuevos campos escribiendo texto en la columna en blanco situada a la derecha o a la izquierda de la cuadrícula (según cuál












sea la configuración del idioma). Además, puede usar comandos de formato como Negrita y Cursiva para agregar formatos de presentación a los campos, que es otra tarea que antes también se hacía en el diseñador de tablas. Nota Finalmente, aunque Access acelera y simplifica la creación de tablas, éstas aun deben seguir las reglas de diseño de bases de datos.Para obtener más información acerca de estas reglas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.Proceso de apertura de una hoja de datos en blancoCuando se abre una hoja de datos en blanco, se agrega una tabla nueva, en blanco, a la base de datos. No es posible abrir una hoja de datos en blanco sin crear una tabla nueva. Cuando Access haya cargado la nueva hoja de datos, siga estos pasos generales:Puede escribir un nombre para cada campo o aceptar los nombres predeterminados que proporciona Access. Puede escribir datos en los campos manualmente, o pegar datos. Ya no es necesario establecer un tipo de datos para cada campo primero porque, a medida que usted escribe, Access deduce el tipo de datos en función de lo que escribe. Por ejemplo, si escribe un nombre en el primer campo de la nueva tabla, Access establece el tipo de datos Texto para el campo. Si escribe una fecha en el siguiente campo, Access establece el tipo de datos Fecha y hora, y así sucesivamente. Para obtener más información acerca de los tipos de datos que Access establece a medida que se escriben datos, vea Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmente y Asignación de los tipos de datos en Access cuando se pega información, más adelante en este artículo. Nota Algunos tipos de datos no se pueden establecer para un campo simplemente pegando datos. Por ejemplo, no se pueden establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE pegando un archivo en un campo vacío. A su vez, tampoco se puede crear un campo de búsqueda pegando una lista de datos en un campo. Para obtener más información acerca del uso de estos tipos de datos, vea las secciones

Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLEy

Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos, más adelante en este artículo. Si, posteriormente, necesita cambiar el tipo de datos establecido para un campo, puede usar herramientas disponibles en Access.Cómo afectan las reglas de diseño a las hojas de datosCuando abra una hoja de datos y empiece a rellenarla, recuerde que las bases de datos relacionales deben cumplir un conjunto de reglas de diseño y que usted debe observar estas reglas al crear sus hojas de datos. Las reglas sirven para que las bases de datos funcionen correctamente y le ayudan a asegurarse de que podrá recuperar los datos correctos de una base de datos. En este artículo no se abordan las reglas de diseño.Si no conoce las reglas de diseño de bases de datos, vea el artículo titulado Conceptos básicos del diseño de una base de datos.Cómo agrega Access una clave principal a hojas de datos nuevas



De forma predeterminada, Access crea un campo de clave principal denominado "Id." para todas las hojas de datos nuevas y establece el tipo de datos del campo en Autonumérico. También de forma predeterminada, Access oculta el campo a la vista Hoja de datos, pero puede mostrar el campo de identificación en cualquier momento haciendo clic con el botón secundario en cualquier encabezado de columna, haciendo clic en Mostrar columnas y usando el cuadro de diálogo Mostrar columnas para mostrar el campo oculto. Esta figura muestra el cuadro de diálogo Mostrar columnas de una nueva tabla:

Puede ver el campo de identificación y otros campos ocultos abriendo la tabla en la vista Diseño, y también al consultar la lista de campos de tabla en el panel Lista de campos. Para obtener más información acerca de la utilización del panel de tareas, vea la sección Relacionar una hoja de datos nueva con el resto de la base de datos, más adelante en este artículo

Volver al principioCrear una hoja de datos en blanco en una nueva base de datosSi necesita crear una base de datos sencilla, como una lista de contactos, puede crear una base de datos nueva con una hoja de datos en blanco. En Office Access 2007, el proceso es más rápido y sencillo que en las versiones anteriores porque no hay que usar la vista Diseño para crear la tabla nueva. Recuerde que puede usar la vista Hoja de datos para realizar todas las tareas de diseño de tablas, excepto la creación de un campo de búsqueda. Para obtener más información sobre cómo agregar un campo de búsqueda a una tabla, vea la sección

Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLEmás adelante en este artículo. Crear una tabla en una nueva base de datosInicie Access, y en la página Introducción a Microsoft Access, bajo Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco. Bajo Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la base de datos. Para cambiar la ubicación de la nueva base de datos, haga clic en el icono de carpeta. Cuando termine, haga clic en Crear. Access creará la base de datos nueva y abrirá una tabla denominada Tabla1 en la vista Hoja de datos, como esta:


En la hoja de datos, haga doble clic en el encabezado de la primera columna (la celda coloreada en la que pone Agregar nuevo campo) y escriba un nombre para el campo. Haga clic en el siguiente encabezado de columna o utilice las teclas de dirección para activar el siguiente encabezado y escriba un nombre para ese campo. Repita este proceso hasta que termine de asignar nombres a los campos de la tabla. En la primera celda en blanco debajo de un nombre de campo, escriba los datos correspondientes. Access usará los datos que escriba para establecer un tipo de datos para el campo. Por ejemplo, si escribe una fecha, Access establecerá el tipo de datos Fecha y hora para el campo.Importante Recuerde que un campo sólo debe contener un tipo de datos. Por ejemplo, un campo de fecha no debe contener nombres de clientes, un campo de precio no debe contener números de teléfono.Para obtener más información acerca de los tipos de datos que Access establece a medida que se escriben datos, vea Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmente y Asignación de los tipos de datos en Access cuando se pega información, más adelante en este artículo.Haga clic en Guardar. Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en Aceptar. Notas Cuando Access crea la tabla, agrega un campo de clave principal denominado Id. y establece el tipo de datos del campo en Autonumérico. Además, Access oculta el campo de forma predeterminada. Para ver el campo, haga clic con el botón secundario en cualquier encabezado de columna, haga clic en Mostrar columnas y, a continuación, use el cuadro de diálogo Mostrar columnas para mostrar la columna. O bien,Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la tabla y haga clic en Vista Diseño.Para cambiar o quitar la clave principal, sólo tiene que abrir la tabla en la vista Diseño. Para obtener información acerca de este procedimiento, vea el artículo Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal. Si lleva poco tiempo usando Access y no conoce bien los conceptos de diseño de bases de datos y para qué se necesitan las claves principales, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Volver al principio

Agregar una hoja de datos en blanco a una base de datos existenteCuando se agrega una hoja de datos nueva (una tabla) a una base de datos existente, la tabla nueva es independiente hasta el momento en que usted la relacione con las otras tablas. Por ejemplo, suponga que tiene que realizar un seguimiento de pedidos de un organismo estatal. Para hacerlo, agrega una tabla denominada Contactos estatales a una base de datos de ventas. Para aprovechar las ventajas de una base de datos relacional (por ejemplo, buscar los pedidos de un determinado contacto), debe establecer una relación entre la tabla nueva y la tabla (o las tablas) que contiene los datos de los pedidos.Para obtener más información acerca del diseño de bases de datos y las relaciones de tablas, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear, modificar o eliminar una relación.Además, recuerde que debe agregar campos Datos adjuntos u Objeto OLE a la nueva tabla manualmente mediante la lista Tipo de datos (en la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato) o mediante el diseñador de tablas. Los pasos que se detallan en la sección Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE (más adelante en este artículo) explican cómo agregar dichos tipos de campos.Agregar una hoja de datos a una base de datosAbra la base de datos que desee cambiar. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access agrega una nueva tabla vacía y la abre en la vista Hoja de datos.

En la hoja de datos, haga doble clic en el encabezado de la primera columna (la celda coloreada en la que pone Agregar nuevo campo) y escriba un nombre para el campo. Haga clic en el siguiente campo o utilice las teclas de dirección para activar el siguiente campo y escriba un nombre para ese campo. Repita este proceso hasta que termine de asignar nombres a los campos de la tabla. En la primera celda en blanco debajo de un nombre de campo, escriba los datos correspondientes. Access usará los datos que escriba para establecer un tipo de datos para el campo. Por ejemplo, si escribe una fecha, Access establecerá el tipo de datos Fecha y hora para el campo.

Para obtener más información acerca de los tipos de datos que Access establece a medida que se escriben datos, vea Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmente, más adelante en este artículo.Haga clic en Guardar. Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en Aceptar.

Volver al principioAgregar una hoja de datos con plantilla a una base de datos existenteAdemás de tablas en blanco, Office Access 2007 proporciona un conjunto de tablas con plantilla. Estas tablas con plantilla corresponden a las plantillas de base de datos disponibles en Office Access 2007. Por ejemplo, puede agregar una tabla diseñada para aceptar datos de Activo, Contacto o Asunto. Las tablas con plantilla proporcionan un método para crear bases de datos pequeñas en menos tiempo, porque no se tiene que dar nombre a los campos ni establecer los tipos de datos.Cuando proceda, recuerde que las tablas con plantilla sólo pueden agregarse a bases de datos existentes.Agregar una tabla con plantilla a una base de datosAbra la base de datos que desee cambiar. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.

Access abrirá la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Cada campo de esta tabla contiene un nombre y un tipo de datos, y se pueden escribir datos sin más trabajo adicional.Introduzca los datos que desee. Haga clic en Guardar. Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en Aceptar.

Volver al principioEstablecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLESi utiliza la vista Hoja de datos para crear una tabla nueva, puede establecer casi todos los tipos de datos simplemente escribiendo datos en la primera fila de un campo. Pero este método no sirve para establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE: estos tipos de datos se deben establecer manualmente mediante la lista Establecer tipo de datos de la ficha Hoja de datos, o con el diseñador de tablas. Los pasos que se detallan en esta sección explican cómo usar ambos métodos para establecer los tipos de datos.

Uso de la lista Establecer tipo de datosEn el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar. Esto abre la tabla en la vista Hoja de datos.Seleccione un campo nuevo. De forma predeterminada, los campos nuevos están a la derecha o a la izquierda de la hoja de datos (según cuál sea la configuración regional y de idioma que tenga establecida en Windows) y en el encabezado aparece: Agregar nuevo campo.

Nota Debe seleccionar un campo nuevo. No se puede cambiar el tipo de datos de un campo existente a los tipos Datos adjuntos u Objeto OLE.Si desea agregar un campo Objeto OLE, haga doble clic en la fila de encabezado y escriba un nombre para el campo. En caso contrario, vaya al paso siguiente porque cuando se agrega un campo Datos adjuntos, Access convierte la fila de encabezado en un icono en forma de sujetapapeles. Haga clic en la primera fila de datos en blanco situada debajo del encabezado. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo situada junto a Tipo de datos (la lista al principio del grupo) y seleccione Objeto OLE o Datos adjuntos.

Si selecciona el tipo de datos Datos adjuntos, Access configura la fila de encabezado de forma que muestre un icono en forma de sujetapapeles, como este:

Guarde los cambios. Para agregar un dato al nuevo campo, haga doble clic en la primera fila vacía y use el cuadro de diálogo Datos adjuntos para localizar los datos. Para obtener más información sobre cómo adjuntar archivos a una base de datos, vea el artículo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos.Uso de la vista Diseño de tablaEn el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. En la columna Nombre de campo, seleccione una fila en blanco y escriba un nombre para el nuevo campo.

Nota Debe seleccionar un campo nuevo. No se puede cambiar el tipo de datos de un campo existente a los tipos Datos adjuntos u Objeto OLE.En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo situada junto al nombre del nuevo campo y seleccione Objeto OLE o Datos adjuntos en la lista. Guarde los cambios.Para obtener información acerca de cómo adjuntar archivos a los registros de una hoja de datos, vea el artículo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos.

Volver al principioAgregar un campo de búsqueda a una hoja de datosUn campo de búsqueda es otro tipo de característica que se debe establecer manualmente para una hoja de datos nueva. En un campo de búsqueda, se muestra un conjunto de valores con formato de lista. Como regla general, siempre que seleccione un elemento de una lista desplegable en una base de datos de Access, estará usando una lista de búsqueda. Se pueden crear dos tipos de listas de búsqueda:Listas basadas en tablas. Usan consultas para recuperar valores de otras tablas. La consulta reside en la tabla subyacente a la nueva hoja de datos. Las listas basadas en tablas se crean cuando es necesario usar valores que residen en otro lugar de la base de datos. Por ejemplo, suponga que mantiene una base de datos de incidencias de compatibilidad. La información de las incidencias reside en una tabla, pero la lista de personas que tratan estas incidencias reside en otra tabla cuyos datos cambian frecuentemente. El uso de una lista basada en una tabla le ahorrará tener que escribir una larga lista de nombre manualmente y le proporcionará los datos más actualizados. Para rellenar las listas basadas en tablas, puede usar los datos de una tabla o puede usar los datos que devuelve otra consulta. Listas basadas en valores. Son listas de elementos relativamente cortas que sólo se usan en un lugar en una base de datos. Por ejemplo, suponga que usa Access para almacenar y administrar información sobre los activos de su empresa. Puede crear un campo de búsqueda denominado Estado (o algo similar) y dejar que los usuarios elijan un valor de una lista, como Bueno, Regular, Malo, etc. Para crear listas basadas en valores, puede proporcionar una lista de elementos directamente en la tabla subyacente a la nueva hoja de datos.Cuando se agrega una lista de búsqueda basada en tablas a la nueva hoja de datos, Access crea una relación entre la tabla subyacente a la nueva hoja de datos y la tabla de la que el campo de búsqueda obtiene sus datos. El campo de búsqueda resultante también actúa como clave externa (una columna cuyos valores coinciden con los valores de clave principal de la otra tabla). Si lleva poco tiempo usando Access y necesita más información acerca de relaciones, claves principales y claves externas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos. Finalmente, puede agregar una lista de búsqueda basada en valores o basada en tablas mediante un asistente o creándolas manualmente mediante el diseñador de tablas. El asistente es el método más rápido y sencillo para crear un campo de búsqueda; por eso, en esta sección se explica cómo utilizar dicho método.Agregar un campo de búsqueda en la vista Hoja de datosEn el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Columna de búsqueda. Se iniciará el Asistente para búsquedas.Siga uno de estos procedimientos: Cree una lista basada en tablas Seleccione Deseo que la columna de búsquedas busque los valores en una tabla o consulta y haga clic en Siguiente. En Vista, seleccione una opción, seleccione una tabla o una consulta en la lista resultante y, a continuación, haga clic en Siguiente. Por ejemplo, si desea usar valores de una tabla en el campo de búsqueda, haga clic en Tablas. Si desea usar una consulta, haga clic en Consultas. Para ver una lista de todas las tablas y las consultas de la base de datos, haga clic en Ambas.Mueva los campos que desea que aparezcan en la lista de búsqueda, del panel Campos disponibles al panel Campos seleccionados, y, a continuación, haga clic en Siguiente. Si lo desea, puede elegir opciones de ordenación para los campos que seleccionó en el paso anterior. Después, haga clic en Siguiente. También puede ajustar el ancho de las columnas en la lista de búsqueda. A continuación, haga clic en Siguiente. En ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda?, puede escribir un nombre en el cuadro de texto. Si lo desea, active la casilla de verificación Permitir varios valores. Si activa esta opción, podrá seleccionar y almacenar más de un elemento de la lista.Haga clic en Finalizar. Si Access le pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en Sí. Access agrega la consulta de búsqueda a la nueva tabla. De forma predeterminada, la consulta recupera los campos que usted especifique, más los valores de clave principal para la tabla de origen. Después, Access establece el tipo de datos para que el campo de búsqueda coincida con el tipo de datos establecido para el campo de clave principal en la tabla de origen. Por ejemplo, si el campo de clave principal de la tabla de origen usa el tipo de datos Autonumérico, Access establece el tipo de datos para el campo de búsqueda en Número.Vuelva a la vista Hoja de datos, vaya al campo de búsqueda y seleccione un elemento de la lista.Cree una lista basada en valores Haga clic en Escribiré los valores que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente. En el cuadro Número de columnas, escriba el número de columnas que desea que aparezcan en la lista y, a continuación, vaya a la primera celda en blanco y escriba un valor. Cuando especifique el primer valor, aparecerá otra celda en blanco debajo de la actual.Cuando termine de escribir el primer valor, use la tecla TAB o la tecla de flecha hacia abajo para desplazarse a la siguiente celda e introduzca un segundo valor. Repita los pasos 2 y 3 hasta que termine de crear la lista y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Si lo desea, puede escribir un nombre para el nuevo campo. Después, haga clic en Finalizar.Agregar un campo de búsqueda en la vista DiseñoEn el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla subyacente a la nueva hoja de datos y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. Seleccione el campo que desea convertir. O bien,Seleccione una fila en blanco y, en la columna Nombre de campo escriba un nombre para el nuevo campo.En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Asistente para búsquedas. Aparecerá el Asistente para búsquedas.Siga los pasos de la sección anterior para usar el asistente. Nota Si va a crear un campo de búsqueda, puede usar una nueva función denominada lista multivalor. Para obtener más información acerca de las listas multivalor y la tecnología asociada a ellas (una función denominada campos multivalor), vea los artículos Agregar o cambiar un campo de búsqueda que permita almacenar varios valores, Guía de campos multivalor y Usar una lista que almacene varios valores.

Volver al principioRelacionar una hoja de datos nueva con el resto de la base de datosDe forma predeterminada, la información de una hoja de datos nueva permanece aislada del resto de la información de una base de datos hasta que se crea al menos una relación entre la tabla subyacente a la hoja de datos y las otras tablas de la base de datos. Office Access 2007 simplifica el proceso de crear relaciones, puesto que ahora es posible arrastrar campos desde un panel de tareas y soltarlos en una hoja de datos abierta. Mediante la nueva técnica, se pueden crear dos tipos de relaciones.Si agrega un campo de clave externa a la tabla subyacente a la nueva hoja de datos, la nueva hoja de datos quedará en el lado de los "varios" en una relación de uno a varios. Si comparte los valores de clave principal de la nueva hoja de datos con otra tabla, la nueva hoja de datos quedará en el lado de "uno" en una relación de uno a varios.Si crea alguno de estos dos tipos de relación, utilice el Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda basado en tablas. En los siguientes pasos, se explica cómo crear ambos tipos de relación.Importante Es necesario estar familiarizado con el diseño de bases de datos para crear correctamente relaciones entre tablas.Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos y las relaciones, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos, Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal, Guía de relaciones de tablas y Crear, modificar o eliminar una relación.Agregar un campo de clave externa a una hoja de datos nuevaAbra la nueva hoja de datos en la vista Hoja de datos, si no está abierta todavía. Para hacerlo, en el panel de exploración, haga doble clic en la tabla

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes. Aparece el panel de tareas Lista de campos, con una lista de las otras tablas de la base de datos.Expanda la entrada correspondiente a la tabla que desea utilizar. Arrastre el campo de clave principal desde la Lista de campos a la hoja de datos abierta y coloque el campo entre dos de los campos existentes de la hoja de datos. El cursor del mouse (ratón) cambia a un rayo cuando se selecciona una ubicación válida para soltar el campo.

Cuando haya soltado el nuevo campo, se iniciará el Asistente para búsquedas.Vaya al siguiente conjunto de pasos para completar el proceso.Usar el Asistente para búsquedas para crear la relaciónMueva los campos que desea que aparezcan en la lista de búsqueda, del panel Campos disponibles al panel Campos seleccionados, y, a continuación, haga clic en Siguiente. Si lo desea, puede elegir opciones de ordenación para los campos que seleccionó en el paso anterior. Después, haga clic en Siguiente. También puede ajustar el ancho de las columnas en la lista de búsqueda. A continuación, haga clic en Siguiente. En ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda?, puede escribir un nombre en el cuadro de texto. Si lo desea, active la casilla de verificación Permitir varios valores. Si activa esta opción, podrá seleccionar y almacenar más de un elemento de la lista.Haga clic en Finalizar. Si Access le pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en Sí. Access agrega la consulta de búsqueda a la nueva tabla. De forma predeterminada, la consulta recupera los campos que usted especifique, más los valores de clave principal para la tabla de origen. Después, Access establece el tipo de datos para que el campo de búsqueda coincida con el tipo de datos establecido para el campo de clave principal en la tabla de origen. Por ejemplo, si el campo de clave principal de la tabla de origen usa el tipo de datos Autonumérico, Access establece el tipo de datos para el campo de búsqueda en Número.Agregar la clave principal desde la hoja de datos nueva a otra tablaSi la hoja de datos nueva está abierta, ciérrela. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desee agregar la nueva clave externa. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes. Aparece el panel de tareas Lista de campos, con una lista de las otras tablas de la base de datos, incluida la hoja de datos nueva.

En el panel de tareas, haga clic en el signo más situado junto a la entrada correspondiente a la hoja de datos nueva, arrastre el campo de clave principal (su nombre predeterminado es Id.) desde el panel de tareas hasta la hoja de datos abierta y suéltelo en una ubicación adecuada. De forma predeterminada, debe soltar el campo nuevo entre dos de los campos existentes de la hoja de datos. El cursor del mouse (ratón) cambia a un rayo cuando se selecciona una ubicación válida para soltar el campo.

Cuando haya soltado el nuevo campo, se iniciará el Asistente para búsquedas.Siga el conjunto de pasos anterior para completar el Asistente para búsquedas.

Volver al principioCambiar el tipo de datos de un campoSi crea una tabla en la vista Hoja de datos, es posible que Access seleccione el tipo de datos equivocado para algunos de los datos escritos. Por ejemplo, si sólo escribe los cinco primeros dígitos de un código posta de Estados Unidos, Access aplica el tipo de datos numérico al campo, que es una opción que impide escribir códigos postales de otros lugares del mundo. Para corregir este tipo de problema, es necesario cambiar el tipo de datos para el campo.Access proporciona dos métodos para cambiar el tipo de datos. Puede usar los comandos de la ficha Hoja de datos o usar el diseñador de tablas. Los siguientes pasos explican cómo usar ambas técnicas. Importante Cambiar tipos de datos puede provocar que Access elimine datos existentes. Por ejemplo, si se cambia un campo del tipo de datos Texto a Número y el campo contiene letras y números, Access borrará los datos existentes porque no puede realizar cálculos con caracteres de texto. Usar los comandos de la cinta de opciones para cambiar un tipo de datosEn el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar. Esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.Seleccione el campo que desee cambiar. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione una opción de la lista Establecer tipo de datos, situada al principio del grupo. Si Access le pide que confirme el cambio, haga clic en Sí sólo si es seguro que desea continuar. Guarde los cambios.Usar el diseñador de tablas para cambiar un tipo de datosEn el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. Haga clic en la columna Tipo de datos y seleccione un nuevo tipo de datos. Si Access le pide que confirme el cambio, haga clic en Sí sólo si es seguro que desea continuar.

Guarde los cambios. Volver al principio

Administrar los campos de una hoja de datosPuede realizar una serie de tareas de administración de tablas haciendo clic con el botón secundario en la fila de encabezado y seleccionando un comando del menú contextual. Por ejemplo, puede insertar un campo en una ubicación específica, eliminar o cambiar de nombre un campo, mostrar u ocultar una columna, o iniciar el Asistente para búsquedas y convertir una columna en un campo de búsqueda.Uso de los comandos del menú contextualHaga clic con el botón secundario en un encabezado de columna y seleccione un comando en el menú contextual. Esta figura muestra el menú contextual:

Volver al principioAsignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmenteSi crea una hoja de datos en blanco, Access asignará un tipo de datos a cada campo cuando introduzca datos por primera vez en ellos. En la tabla siguiente, se muestran los distintos tipos de datos que se pueden escribir y el tipo de datos que Access aplica a cada uno. Nota Los tipos de datos Datos adjuntos y Objeto OLE no se pueden establecer escribiendo datos en un campo en blanco. Para obtener información sobre cómo establecer esos tipos de datos, vea Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE, previamente en este tema.

Si escribe:Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:

Antonio Texto

Un bloque de texto o una cadena de texto, Memorando

así como y números de más de 256 caracteres.

Nota La funcionalidad de diseño a la vista no se puede usar para habilitar el formato de texto enriquecido. Para obtener información acerca de la habilitación del formato de texto enriquecido, vea el artículo Escribir o modificar datos en un control o una columna que admite texto enriquecido.

http://www.contoso.com

Access reconoce los siguientes protocolos de Internet: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Nota Para que Access reconozca el protocolo y establezca el tipo de datos Hipervínculo, el protocolo debe ir seguido de un carácter que no sea un espacio en blanco.

Hipervínculo

50000 Número, entero largo

50.000 Número, entero largo

50.000,99 Número, doble

50000,389 Número, doble

31.12.2006

Los formatos de fecha y hora especificados en la configuración regional y de idioma de su instalación de Windows controlan el formato que asigna Access a los datos de fecha y hora.

Cómo establecer o cambiar esta configuración

En Microsoft Windows Vista

Haga clic en el botón Inicio y, a

Fecha y hora

continuación, haga clic en Panel de control.

Si usa la vista predeterminada del Panel de control, haga doble clic en Reloj, idioma y región.

O bien,

Si usa la Vista clásica, haga doble clic en

Configuración regional y de idioma.

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.

En Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración regional.

Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha Número y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (Vista clásica)

En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

En el Panel de control, haga doble clic en Configuración regional y de idioma.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.



Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha Número y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (Vista Categoría)


Aparecerá el Panel de control.

Haga clic en Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

Haga clic en Cambiar el formato de números, fechas y horas.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma.



Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar, y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha Números y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y, a continuación, haga clic en la opción.

31 de diciembre de 2006 Fecha y hora

Nota Access no reconoce los nombres de día (lunes, martes, etc.) como entradas válidas para seleccionar el tipo de datos Fecha y hora. Se debe indicar el nombre de un mes.

10:50:23 Fecha y hora

10:50 a.m. Fecha y hora

17:50 Fecha y hora

12,50 $

Access reconoce el símbolo de moneda especificado en la configuración regional y de idioma de su instalación de Windows.

Cómo establecer o cambiar esta configuración

En Microsoft Windows Vista

Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de control.

Si usa la vista predeterminada del Panel de control, haga doble clic en Reloj, idioma y región.

O bien,

Si usa la Vista clásica, haga doble clic en

Configuración regional y de idioma.


En la ficha Formatos, bajo Formato actual, haga clic en Personalizar este formato.


Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista Símbolo de moneda, seleccione el símbolo

Moneda

que desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y en la opción.

En Microsoft Windows XP (vista clásica)



En el Panel de control, haga doble clic en Configuración regional y de idioma.




Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista Símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y en la opción.

En Microsoft Windows XP (Vista Categoría)



Haga clic en Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora.

Haga clic en Cambiar el formato de números, fechas y horas.




Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista Símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda para una opción, haga clic en el botón Ayuda (?) y en la opción.

21,75 Número, doble

123,00% Número, doble

3,46E+03 Número, doble

Volver al principioAsignación de los tipos de datos en Access cuando se pega informaciónSi pega datos en una hoja de cálculo nueva, puede pegar tipos de datos mezclados o inconsistentes en uno o varios campos. Por ejemplo, suponga que pega varias columnas de datos de contacto y que los datos incluyen códigos postales de todo el mundo (una mezcla de registros y números). Al pegar datos, Access procesa cada registro (cada fila de la columna) y determina el tipo de datos para cada registro. Después, Access trata de elegir un tipo de datos que almacene toda la información sin perder ni truncar ningún registro. Por ello, Access a veces aplica un tipo de datos general a un campo. Esta lista proporciona algunos ejemplos de cómo se eligen los tipo de datos en Access. Cuando Access encuentra tipos de datos mezclados, normalmente establece en el campo el tipo de datos Texto, porque los campos de texto proporcionan la mayor flexibilidad. Cuando Access encuentra números junto con un símbolo de moneda, Access establece el tipo de datos Número y elimina el símbolo de moneda. De este modo, las posibilidades de ordenación y filtrado son mayores y se dispone de un mayor número de funciones de agregado. Si desea mantener el símbolo de moneda, puede aplicar un formato de moneda al campo Número o convertir el campo a un tipo de datos Moneda. Si pega datos con una combinación de símbolos de moneda, Access aplica el tipo de datos Texto al campo y conserva los símbolos. Si pega fechas y horas con una combinación de formatos de presentación (como 14/12/2005 y 14.12.2005), Access aplica el tipo de datos Fecha y hora y el formato de fecha general.

Volver al principio

Cómo modificar una base de datos nueva

Cada plantilla incluida en Microsoft Office Access 2007 es una aplicación de seguimiento completa que

contiene tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Estas plantillas se han

diseñado de modo que se puedan usar inmediatamente y se pueda crear una nueva base de datos

basándose en una plantilla para comenzar a trabajar rápidamente. No obstante, puede que a veces desee

modificar la nueva base de datos, por ejemplo, para agregar o cambiar el nombre de un campo, o bien,

cambiar un informe.

En este artículo se explica cómo llevar a cabo las modificaciones más comunes en una base de datos

creada a partir de una plantilla. Vea los vínculos a otros artículos para obtener información más detallada

sobre algunas áreas específicas.

¿Qué desea hacer?

Obtener información sobre los conceptos básicos de tablas y campos

Agregar un campo a una tabla

Eliminar un campo de una tabla

Cambiar el nombre de un campo o una tabla

Agregar un campo a un formulario o informe

Agregar un campo que almacene documentos, archivos o imágenes

Cambiar la apariencia de un campo

Obtener información sobre los conceptos básicos de tablas y campos

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas

basadas en temas. Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se

almacenan en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla denominada

Contactos, podría crear campos para el apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección. Para

una tabla denominada Productos, podría crear campos para el nombre del producto, el identificador del

producto y el precio.








Es importante elegir cuidadosamente los campos. Por ejemplo, normalmente no es buena idea crear un

campo para almacenar un valor calculado. En la mayoría de los casos, Office Access 2007 puede calcular

el valor cuando sea necesario. A la hora de elegir los campos, pruebe a almacenar la información en sus

partes más pequeñas posible. Por ejemplo, en vez de almacenar un nombre completo en un solo campo,

considere la posibilidad de almacenar el nombre y el apellido por separado. En general, si necesita

elaborar un informe, ordenar, buscar o realizar un cálculo con un elemento de información, colóquelo en

un campo propio.

Para obtener más información sobre cómo diseñar una base de datos y elegir los campos, vea el artículo

Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre

que lo identifica de manera única dentro de una tabla. Un campo también tiene un tipo de datos elegido

de acuerdo con la información que va a almacenar. El tipo de datos determina los valores que se pueden

almacenar y las operaciones que se pueden realizar con esos valores, así como la cantidad de espacio de

almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también asociado un grupo de opciones

denominadas propiedades que definen las características de apariencia o de comportamiento del campo.

Por ejemplo, la propiedad Formato define el diseño de presentación de un campo, es decir, qué

apariencia tendrá cuando se muestre.

Volver al principio

Agregar un campo a una tabla

Se puede agregar fácilmente un campo a una tabla en la vista Hoja de datos. No obstante, también se

puede agregar un campo a una tabla en la vista Diseño. En la vista Hoja de datos, se agrega el campo

escribiendo algunos datos en la celda situada debajo del encabezado de columna Agregar nuevo

campo.

Campo nuevo en blanco

Agregar un campo en la vista Hoja de datos



3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desee agregar el nuevo campo.

La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

4. Escriba los datos en la celda situada debajo del encabezado de columna Agregar nuevo

campo.

Si la tabla ya tiene muchos campos, puede que tenga que desplazarse a la derecha para ver la

columna con el encabezado Agregar nuevo campo.

Cuando escriba datos en la nueva columna, Office Access 2007 usará la información especificada para

reconocer el tipo de datos adecuado del campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como

01.01.2007, Office Access 2007 reconoce la información especificada como una fecha y establece el tipo

de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la

información especificada, el tipo de datos se establece en Texto.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo, reemplazando así las opciones

seleccionadas por Office Access 2007, haga clic en los comandos del grupo Formato y tipo de datos de

la ficha Hoja de datos.

Definir explícitamente el tipo de datos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada

junto a Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.

Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explícitamente el formato

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada

junto a Formato y, a continuación, seleccione un formato.

2. Haga clic en el formato que desee.

Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo de encabezado Agregar

nuevo campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres

empiezan por Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Se

recomienda usar nombres de campo más descriptivos. Para cambiar el nombre de un campo, haga clic

con el botón secundario del mouse (ratón) en su encabezado y, a continuación, haga clic en Cambiar

nombre de columna en el menú contextual.

Además de agregar un campo en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo en la vista Diseño.

Dado que la vista Hoja de datos permite definir únicamente las propiedades de campo más comunes,

puede que tenga que usar la vista Diseño para configurar una propiedad que no esté disponible en la vista

Hoja de datos.

Agregar un campo en la vista Diseño



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla a la que

desee agregar un nuevo campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú

contextual.

La tabla se abre en la vista Diseño.

4. En la columna Nombre de campo, haga clic en la primera fila en blanco y escriba un nombre

para el nuevo campo.

5. Haga clic en la celda adyacente de la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione un

tipo de datos de la lista.

6. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso

rápido.

Para obtener más información sobre cómo agregar un nuevo campo, vea el artículo Insertar, agregar o

crear un nuevo campo en una tabla.

NOTA Cuando agregue un nuevo campo a una tabla, el campo no se agregará automáticamente a los

formulario e informes existentes. Es preciso agregar manualmente el campo a esos formularios e informes

para que aparezca en los mismos.

Volver al principio

Eliminar un campo de una tabla

Si es posible, deberá evitar eliminar un campo de una base de datos generada a partir de una de las

plantillas proporcionadas ya que es probable que el campo se use en otros objetos de la base de datos

como formularios e informes. Por consiguiente, la eliminación del campo tendrá consecuencias cuando

intente usar los otros objetos de la base de datos que empleen el campo: los objetos no funcionarán

según lo previsto. Deberá quitar todas las referencias al campo de todos los objetos que lo empleen para

que esos otros objetos puedan funcionar.

Cuando tenga que eliminar un campo de una base de datos generada a partir de una plantilla, podrá

hacerlo en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño. Recuerde que si otros objetos de la base de datos

hacen referencia al campo eliminado, deberá modificar esos otros objetos para que se quite la referencia.

Por ejemplo, si un informe incluye un control enlazado al campo eliminado y se ejecuta el informe,

aparecerá un mensaje de error porque Access no encuentra los datos del campo.

Cuando se elimina un campo, se elimina de manera permanente toda la información almacenada en ese

campo. Por ese motivo, tenga cuidado a la hora de eliminar campos y cree una copia de seguridad de la

base de datos antes de eliminar el campo.

Antes de eliminar un campo, asegúrese de que no participa en ninguna relación de tabla. Si intenta

eliminar un campo para el cual existen relaciones, Access advertirá que es preciso eliminar primero las

relaciones. Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo eliminar una relación, vea la sección

Eliminar una relación de tabla.

Eliminar un campo en la vista Hoja de datos



3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla de la que desee eliminar el campo.


4. Seleccione el campo (la columna) que desee eliminar.

SUGERENCIA Para seleccionar el campo (la columna), haga clic en el selector de campo

(encabezado de columna).


O bien,

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Eliminar.

NOTA No se puede eliminar un campo que forme parte de la clave principal de una tabla en la vista Hoja

de datos. Para eliminar un campo de clave principal, use la vista Diseño.

Para obtener más información sobre las claves principales, vea el artículo Agregar, establecer, cambiar o

quitar la clave principal.

Eliminar un campo en la vista Diseño



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla de la que

desee eliminar el campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.


4. Seleccione el campo (la fila) que desee eliminar.

SUGERENCIA Para seleccionar la fila, haga clic en el selector de fila.


O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Eliminar filas.


rápido.

Antes de eliminar un campo, asegúrese de que no participa en ninguna relación de tabla. Si intenta

eliminar un campo para el cual existen relaciones, Access advertirá que es preciso eliminar primero las

relaciones. Para eliminar una relación de tabla, siga este procedimiento.




3. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede

eliminar una relación entre tablas abiertas.


Relaciones.

5. Si no se ven las tablas que participan en la relación, siga este procedimiento:

1. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de tablas.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas que desee agregar, haga clic

en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

6. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar (la línea

aparece en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione SUPRIMIR.

Volver al principio

Cambiar el nombre de un campo o una tabla

Si es posible, deberá evitar cambiar el nombre de un campo o una tabla de una base de datos generada a

partir de una de las plantillas proporcionadas ya que es probable que el campo o la tabla se use en otros

objetos de la base de datos como formularios e informes. Por consiguiente, el cambio de nombre de un

campo o una tabla puede tener consecuencias cuando se intentan usar los otros objetos de la base de

datos que empleen el campo o la tabla. Puede que los otros objetos no funcionen según lo previsto si

siguen haciendo referencia al nombre antiguo. Para que los otros objetos funcionen correctamente, es

preciso cambiar el antiguo nombre al nuevo nombre. Si está activada la casilla de verificación Realizar

Autocorrección de nombres en la categoría Base de datos actual del cuadro de diálogo Opciones de

Access, gran parte de este trabajo se realizará automáticamente.

Si desea cambiar el texto que aparece en un encabezado de columna en la vista Hoja de datos, lo podrá

hacer sin tener que cambiar el nombre del campo. Si desea cambiar únicamente el texto del encabezado

de columna sin cambiar el nombre del campo, vea la sección Cambiar el texto que aparece en un

encabezado de columna.

Cuando sea preciso, podrá cambiar el nombre de una tabla del panel de exploración o de un campo en la

vista Hoja de datos o Diseño. Antes de cambiarlo, se recomienda activar la opción Autocorrección de

nombres si aún no está activada.

Activar la opción Autocorrección de nombres

Cuando cambie el nombre de un objeto de base de datos, como un campo, una tabla, un formulario o un

informe, normalmente deseará que el cambio de nombre se aplique a toda la base de datos. En caso

contrario, los objetos que hagan referencia al antiguo nombre no funcionarán según lo previsto. Office

Access 2007 incluye la característica Autocorrección de nombres, que ayuda a propagar los cambios de

nombre. De forma predeterminada, la opción Autocorrección de nombres está activada para todas las

bases de datos nuevas de Office Access 2007. No obstante, si está desactivada, siga el procedimiento

que se describe a continuación para activarla.

Activar la opción Autocorrección de nombres

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de

Access.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, en el panel de la izquierda, haga clic en Base de

datos actual.

3. Bajo Opciones de Autocorrección de nombres, active la casilla de verificación Registrar

información de Autocorrección de nombres y, a continuación, la casilla de verificación

Realizar Autocorrección de nombres.

4. Si desea registrar en una tabla cada cambio realizado por Autocorrección de nombres, active la

casilla de verificación Registrar cambios de Autocorrección de nombres.



rápido.

NOTA La característica Autocorrección de nombres no es lo mismo que la característica Autocorrección.

La primera corrige las referencias entre objetos. La segunda corrige las palabras o frases que se escriben

mal con frecuencia.

Cambiar el nombre de un campo en la vista Hoja de datos



3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla donde desee cambiar el nombre del

campo.


4. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de columna correspondiente al

campo cuyo nombre desee cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de

columna en el menú contextual.

5. Escriba el nuevo nombre del campo y, a continuación, presione ENTRAR.

Cambiar el nombre de un campo en la vista Diseño



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla donde

desee cambiar el nombre del campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú

contextual.


4. Haga clic en la celda de la columna Nombre del campo correspondiente al campo cuyo nombre

desee cambiar.

SUGERENCIA Para seleccionar todo el nombre del campo, sitúe el puntero a la izquierda del

primer carácter del nombre hasta que se convierta en una flecha y, a continuación, haga clic.

5. Modifique el texto para cambiar el nombre del campo.


rápido.

Cambiar el nombre de una tabla

Puede cambiar el nombre de una tabla y de la mayoría de los demás objetos de base de datos

directamente desde el panel de exploración.



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla cuyo

nombre desee cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre en el menú contextual.

NOTA Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que hagan referencia a la tabla para poder

cambiar su nombre.

4. Escriba el nuevo nombre y, a continuación, presione ENTRAR.


rápido.

Cambiar el texto que aparece en un encabezado de columna

Un encabezado es un título que se puede asignar a un campo mediante la configuración de la propiedad

Título del campo. El título es independiente del nombre del campo: cada campo tiene un nombre y

también puede tener un título. Por ejemplo, el nombre de un campo es una sola palabra sin espacios

incrustados. Podrá usar la propiedad Título para crear un nombre más descriptivo que incluya espacios.

Access muestra el título en vez del nombre del campo en la vista Hoja de datos así como en las etiquetas

y los encabezados de consultas, formularios e informes.

Si no especifica ningún texto para la propiedad Título, se usa el nombre del campo de forma

predeterminada.

Si desea cambiar el nombre que aparece en el encabezado de una columna en la vista Hoja de datos,

podrá hacerlo sin tener que cambiar el nombre del campo estableciendo la propiedad Título del campo.

Para cambiar la propiedad Título de un campo, siga este procedimiento:



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla donde

desee cambiar el título y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.


4. Haga clic en la celda de la columna Nombre del campo correspondiente al campo cuya

propiedad Título desee configurar.

5. En la sección inferior, bajo Propiedades del campo, en la ficha General, haga clic en Título.

6. Escriba un nuevo título para el campo.


rápido.

La próxima vez que abra la tabla en la vista Hoja de datos, aparecerá el título en vez del nombre del

campo en el encabezado de columna.

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Agregar un campo a un formulario o informe

Al crearse una base de datos que se base en una plantilla, la base de datos contendrá varios formularios

e informes integrados y previamente diseñados que se pueden usar inmediatamente. No obstante, puede

que desee agregar campos adicionales a los formularios o informes. Cuando se agrega un campo a un

formulario o informe, se crea un control.

Presentación de los controles

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con información

que enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. Los controles pueden ser dependientes,

independientes y calculados.

Control dependiente Es un control cuyo origen de datos son los campos de una tabla o una

consulta. Los controles dependientes se usan para mostrar los valores de los campos de las

bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o

gráficos. El tipo de control dependiente más común es el cuadro de texto. Por ejemplo, un

cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podría obtener esta

información del campo Apellidos de la tabla Empleados.

Control independiente Este tipo de control no tiene origen de datos (un campo o una

expresión). Los controles independientes se utilizan para mostrar información, líneas,

rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un formulario es un

control independiente.

Control calculado Es un control cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo.

Para especificar el valor que va a aparecer en el control se define una expresión como origen de

los datos del control. Una expresión es una combinación de operadores (por ejemplo, = y +),

nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores

constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el precio de un artículo con un

descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Unit Price (Precio por unidad) por

un valor constante (0,75).

= [Unit Price] * 0.75

Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un

formulario, o bien, los datos de un control ubicado en el formulario. Para obtener más

información sobre las expresiones, vea los vínculos que aparecen en la sección Vea también

de este artículo.

Un cuadro de texto puede ser un control dependiente, un control independiente o un control calculado.

Cuando cree un formulario que tenga controles dependientes, independientes y calculados, posiblemente

lo más eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles dependientes, especialmente si son la

mayoría de los controles del formulario. Después puede agregar los controles independientes y

calculados que completen el diseño mediante las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño en

la vista Diseño.

Los controles de cuadro de texto se enlazan a un campo identificando el campo del cual toma los datos el

control. Puede crear un control enlazado al campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel

Lista de campos hasta el formulario. El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o

consulta subyacente del formulario. Para mostrar el panel Lista de campos, en el grupo Herramientas

de la ficha Diseño, haga clic en Agregar campos existentes. De forma predeterminada, cuando se

arrastra un campo del panel Lista de campos a la cuadrícula de diseño de un formulario, Access inserta

un cuadro de texto.

Como alternativa, puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el propio

control o en el cuadro correspondiente al valor de Origen del control que aparece en la hoja de

propiedades del control. La hoja de propiedades define las características del control, como su nombre, su

origen de datos y su formato.

Utilizar el panel Lista de campos es la mejor manera de crear un cuadro de texto dependiente por dos

motivos:

Un cuadro de texto dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como título

predeterminado el nombre del campo (o el título definido para el campo en la tabla o consulta

subyacente), por lo que no es necesario escribir manualmente el título.

Los cuadros de texto dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo de la

tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y

MáscaraDeEntrada). Por tanto, puede estar seguro de que estas propiedades del campo

seguirán siendo las mismas cuando cree un cuadro de texto dependiente de dicho campo.

Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, ajuste la propiedad

OrigenDelControl al nombre del campo.

Agregar un campo a un formulario o informe en la vista Presentación

Una vez creado el formulario o informe, se puede ajustar fácilmente su diseño en la vista Presentación.

Usando los datos activos reales como referencia, se puede ajustar el ancho de los campos y reorganizar

los campos. Se pueden incluir nuevos campos en el formulario o informe y configurar las propiedades del

formulario o informe y de sus controles.

Para cambiar a la vista Presentación, en el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del

mouse en el formulario o informe y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú

contextual. Asimismo, puede hacer clic en el botón Vista Presentación situado en la barra de estado de

Access, o bien, puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos

correspondiente al formulario o informe y, a continuación, hacer clic en Vista Presentación en el menú

contextual.

Cambiar a la vista Presentación

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o

informe y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual.

O bien,

Haga clic en el botón Vista Presentación situado en la barra de estado de Access.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente al

formulario o informe y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual.

El formulario o informe aparece en la vista Presentación.

Abrir la hoja de propiedades

En el grupo Organizar de la ficha Diseño, haga clic en Hoja de propiedades.

Método abreviado de teclado Presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño.

Para mostrar el panel Lista de campos, en la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en

Agregar campos existentes. A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel

Lista de campos hasta el diseño.

Mostrar el panel Lista de campos


Agregar un campo del panel Lista de campos

Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la sección del

formulario o informe donde desee incluirlo.

Para agregar varios campos al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic

en los campos que desee agregar. Arrastre los campos seleccionados hasta el formulario o

informe.

Al colocar los campos en una sección, Access crea un control de cuadro de texto dependiente para cada

uno de esos campos e incluye automáticamente un control de etiqueta junto a cada campo.

Para obtener más información sobre los formularios e informes, vea los artículos Crear un formulario y

Crear informes sencillos.

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Agregar un campo que almacene documentos, archivos o imágenes

Puede usar Office Access 2007 para agregar un campo con el tipo de datos Datos adjuntos en el que se

puedan almacenar uno o varios documentos, archivos o imágenes. Puede usar un campo de datos

adjuntos para almacenar varios archivos en un solo campo. Incluso puede almacenar más de un tipo de

archivo en ese campo. Por ejemplo, en una base de datos de candidatos a un empleo, se pueden

adjuntar uno o varios currículos, además de una foto, al registro de cada contacto.

Agregar un campo de datos adjuntos a una tabla



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla a la que

desee agregar el campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.


4. En la columna Nombre de campo, haga clic en la primera fila en blanco y escriba un nombre

para el nuevo campo.

5. Haga clic en la celda adyacente de la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione

Datos adjuntos en la lista.


rápido.

Puede que Access muestre un mensaje para informarle de que no podrá deshacer los cambios

después de guardar la tabla. Esto significa que no podrá cambiar el tipo de datos del campo,

pero sí podrá eliminar el campo si cree que ha cometido algún error.

7. Haga clic en Sí para confirmar el cambio.

Tras agregar el campo de datos adjuntos a la tabla, puede usar el cuadro de diálogo Datos adjuntos para

agregar documentos, archivos o imágenes a un registro.

Agregar datos adjuntos a un campo



3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desee agregar los datos

adjuntos.


4. En la tabla, haga doble clic en el campo de datos adjuntos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Datos adjuntos.

5. Haga clic en Agregar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Elegir un archivo.

6. Use la lista Buscar en para ir a los archivos que desee adjuntar al registro, seleccione los

archivos y, a continuación, haga clic en Abrir.

Observe que puede seleccionar varios archivos de cualquier tipo de datos compatible.

7. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar para agregar los archivos a la

tabla.

Access agrega los archivos al campo e incrementa el número que indica los datos adjuntos

como corresponda.

8. Repita estos pasos según proceda para agregar archivos al campo activo o a otros campos de

la tabla.

Para obtener más información sobre los datos adjuntos, vea el artículo Adjuntar archivos a los registros de

una base de datos.

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Cambiar la apariencia de un campo

Se puede personalizar la apariencia de un campo cuando éste se muestra. Por ejemplo, se pueden definir

los formatos de presentación que se van a usar en la base de datos, como en formularios e informes, o

cuando se abre una tabla en la vista Hoja de datos. Para definir un formato de presentación, establezca la

propiedad Formato de un campo. La propiedad Formato del campo la heredan automáticamente los

nuevos formularios e informes que se creen.

Definir el formato de presentación en la vista Hoja de datos



3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que contenga el campo cuyo formato

desee definir.


4. Haga clic en el campo cuyo formato de presentación desee definir.

5. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada

junto a Formato y, a continuación, seleccione un formato.

El campo se muestra con el nuevo formato de presentación.

Definir el formato de presentación en la vista Diseño



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que contiene el campo

cuyo formato de visualización desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el

menú contextual.


4. Haga clic en el campo cuyo formato de presentación desee definir.

5. Bajo Propiedades del campo, en la ficha General, haga clic en el cuadro Formato.

6. Haga clic en la lista desplegable y seleccione un formato de presentación.


rápido.

Para obtener más información sobre cómo cambiar la apariencia de un campo, vea el artículo Dar formato

a los datos en filas y columnas.

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Vea también

Adjuntar archivos a los registros de una base de datos Cómo agregar, editar o eliminar registros

Access > IntroducciónIntroducción a Access 2007


Hay varias formas de comenzar a trabajar con Microsoft Office Access 2007, dependiendo de si usa Access por primera vez, está moviendo datos de otro programa de bases de datos u hojas de cálculo a Access, o de si está actualizando desde una versión anterior de Access. En este artículo se abordan los problemas que puedan surgir en cada una de estas situaciones.¿Qué desea hacer?

Empezar a usar Access por primera vezImportar datos desde una hoja de cálculo u otro programaUsar una base de datos de una versión anterior en varias versiones de Access

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#firsttime

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#importdata

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#upgrade

Empezar a usar Access por primera vezOffice Access 2007 incluye varias mejoras gracias a las cuales la creación de una base de datos resulta más fácil que nunca. Los usuarios que hayan creado bases de datos en versiones anteriores de Access percibirán cómo estas nuevas y mejores características aceleran el proceso de creación.Cuando inicie Office Access 2007, la primera pantalla que aparece es la página Introducción a Microsoft Office Access, a menos que inicie Access haciendo doble clic en un archivo de base de datos específico de Access, en cuyo caso se abre esa base de datos. La página Introducción a Microsoft Office Access es el punto de partida a partir del cual se puede crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente o ver contenido destacado de Microsoft Office Online.

Crear una base de datos mediante una plantillaCrear una base de datos desde ceroPegar datos de otro origen en una tabla de AccessImportar datos de otro origenAbrir una base de datos de Access existente

Crear una base de datos mediante una plantillaAccess incluye una gran variedad de plantillas que se pueden usar para acelerar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.), formularios e informes necesarios para llevar a cabo una tarea específica. Por ejemplo, hay plantillas que se pueden usar para realizar un seguimiento de problemas, administrar contactos o gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que ayudan a mostrar su uso. Las plantillas de base de datos pueden usarse tal cual o pueden personalizarse de modo que se ajusten a las necesidades específicas del usuario.Inicie Access en caso de que no esté en ejecución todavía. Si ya hay abierta una base de datos, haga lo siguiente para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access:

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Cerrar base

de datos.

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#usetemplate

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#fromscratch

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#pasteothersource

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#importothersource

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#openexisting

Aparecen varias plantillas bajo Plantillas destacadas en línea, en la página Introducción a Microsoft Office Access, y se mostrarán más plantillas si hace clic en una de las categorías de Categorías de plantillas, en el lado izquierdo de la ventana de Access. Puede descargar más plantillas desde el sitio Web de Microsoft Office (vea la siguiente sección Descargar una plantilla desde Microsoft Office Online para obtener información más detallada). Haga clic en la plantilla que desee usar. En el panel situado a la derecha en la ventana de Access, se sugiere un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo. Puede editar el nombre de archivo y especificar otra carpeta. De manera opcional, puede crear una base de datos y vincularla a un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Haga clic en Crear (o bien, haga clic en Descargar para obtener una plantilla de Office Online). Access crea y abre la base de datos. Se muestra un formulario, en el que puede comenzar a escribir datos. Nota Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada registro de la siguiente forma:Haga clic en el encabezado de fila del registro que desee eliminar (el encabezado de fila es el cuadro o la barra justo a la izquierda del registro).

En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar. Para comenzar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y comience a escribir. Tras haber escrito algunos registros, puede usar el panel de exploración para ver si hay otros formularios o informes que desee usar.Descargar una plantilla desde Microsoft Office OnlineSi no encuentra una plantilla que se ajuste a sus necesidades en la página Introducción a Microsoft Office Access, podrá explorar el sitio Web de Office Online, donde hay más plantillas.Inicie Access en caso de que no esté en ejecución todavía. Si ya hay abierta una base de datos, haga lo siguiente para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access:

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Cerrar base

de datos. Cerca de la parte inferior de la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Más en Office Online, haga clic en Plantillas. Se abre el sitio Web de Office Online en una ventana nueva del explorador.Use las herramientas de búsqueda en el sitio de Office Online para buscar y descargar la plantilla que desee. Tras descargar una plantilla, la nueva base de datos se almacena en una de las siguientes carpetas: Microsoft Windows Vista c:\Users\nombre de usuario\Documents Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP c:\Documents and Settings\nombre de usuario\Mis documentosLa próxima vez que desee trabajar con esa base de datos, use Access o el Explorador de Windows para abrirla desde esa ubicación.Principio de secciónCrear una base de datos desde ceroSi ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades o si tiene datos en otro programa que desee importar a Access, quizás decida que es mejor crear una base de datos desde cero. Para la mayoría de las aplicaciones, esto suele implicar uno o varios de los siguientes puntos:Crear nuevas tablas y, a continuación, escribir, pegar o importar datos a esas tablas. Importar datos desde otros orígenes, por lo que se crean nuevas tablas en el proceso.Para obtener más información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, o bien, cómo crear relaciones, formularios, informes o consultas, use los vínculos en la sección Vea también de este artículo.Crear una base de datos en blancoInicie Access. En la página Introducción a Microsoft Office Access, haga clic en Base de datos en blanco.

En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica ninguna extensión, Access la agregará. La ubicación predeterminada es una de las siguientes: Microsoft Windows Vista c:\Users\nombre de usuario\Documents Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP c:\Documents and Settings\nombre de usuario\Mis documentos

Para cambiar la ubicación del archivo, haga clic en Examinar , situado junto al cuadro Nombre de archivo, busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía (denominada Tabla1) en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).Access sitúa el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

Para agregar datos, comience a escribir, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe en la sección Pegar datos de otro origen en una tabla de Access, más adelante en este artículo. Notas Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a escribir datos en una hoja de cálculo de Excel. La principal restricción es que los datos deben escribirse en filas y columnas contiguas, empezando en la esquina superior izquierda de la hoja de datos. No intente aplicar formato a los datos incluyendo filas o columnas en blanco tal y como haría en una hoja de Excel, ya que de este modo desperdiciaría espacio en la tabla. La tabla contiene únicamente sus datos. Toda la presentación visual de esos datos la hará en los formularios e informes que diseñe más adelante. La estructura de la tabla se crea mientras se escriben los datos. Cada vez que se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access configura el tipo de datos (tipo de datos: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) del campo basándose en el tipo de datos que se escribe. Por ejemplo, si hay una columna en la que ha escrito únicamente valores de fecha, Access configurará el tipo de datos de ese campo en Fecha/Hora. Si más adelante intenta escribir en ese campo valores que no sean fechas, como un nombre o un número de teléfono, Access mostrará un mensaje informándole de que el valor no es del tipo de datos de la columna. Siempre y cuando sea posible, deberá planear la tabla de modo que cada columna contenga el mismo tipo de datos, ya sea texto, fechas, números o algún otro tipo de datos. De este modo, resulta mucho más fácil crear consultas, formularios e informes que seleccionen únicamente los datos deseados. Para obtener más información sobre cómo trabajar con hojas de datos, vea el artículo Abrir una hoja de datos en blanco.

Si no desea escribir datos en este momento, haga clic en Cerrar .Agregar una tablaPuede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo Tablas en la ficha Crear.

Haga clic en Tabla para crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos. Puede usar la vista Hoja de datos para comenzar a escribir datos inmediatamente y para que Access cree la estructura de tabla, o bien, puede usar la Vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) para crear primero la estructura de tabla y, a continuación, cambiar a la vista Hoja de datos para escribir los datos. Independientemente de la vista en la que comience a trabajar, siempre puede cambiar a la otra vista mediante los botones Ver en la barra de estado de la ventana Access.Insertar una tabla, empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir los datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan por números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basándose en el tipo de los datos que se escriben.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo. Nota Si no ve una columna denominada Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseño en lugar de la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla situada en el panel de exploración. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, pasa a la vista Hoja de datos.En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos más comunes. Si arrastra uno de estos campos hasta la hoja de datos, Access agregará un campo con ese nombre y establecerá sus propiedades en un valor apropiado para ese tipo de campo. Las propiedades se pueden cambiar más adelante. Debe arrastrar el campo hasta el área de la hoja de datos que contiene datos. Aparece una barra de inserción vertical, que muestra dónde se va a ubicar el campo.Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe más adelante en este artículo. Para cambiar el nombre de una columna (o campo), haga doble clic en su encabezado y escriba el nuevo nombre. Se recomienda asignar a cada campo un nombre significativo de modo que sepa lo que contiene cuando lo vea en el panel Lista de campos. Para mover una columna, selecciónela haciendo clic en su encabezado y, a continuación, arrástrela hasta la ubicación que desee. También puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas juntas hasta una nueva ubicación.

Insertar una tabla, empezando en la vista Diseño En la vista Diseño, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir los datos, o bien, introduzca los datos con algún otro método, como una operación de pegar o anexar datos.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y, a continuación, seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos. Nota Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic en el botón Vista Diseño situado en la barra de estado de la ventana de Access. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Diseño.Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. Esa descripción se muestra en la barra de estado cuando el punto de inserción se encuentra en ese campo y se utiliza como texto de la barra de estado para todos los controles que cree arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta un formulario o informe, así como todos los controles creados para ese campo por el Asistente para formularios o el Asistente para informes. Tras agregar todos los campos, guarde la tabla :

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento. Para ello, cambie a la vista Hoja de datos, haga clic en la primera celda vacía y comience a escribir. Asimismo, puede pegar datos de otro origen tal y como se describe en la siguiente sección.Si, tras escribir algunos datos, desea agregar uno o varios campos a la tabla, comience a escribir en la columna Agregar nuevo campo en la vista Hoja de datos, o bien, agregue los nuevos campos mediante los comandos del grupo Campos y columnas en la ficha Hoja de datos.Para obtener más información sobre la creación de tablas, incluido el uso de plantillas de tabla, vea el artículo Crear tablas en una base de datos.Principio de secciónPegar datos de otro origen en una tabla de AccessSi los datos están actualmente almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede copiar y pegar esos datos en una tabla de Access. En general, se obtienen los mejores resultados si los datos ya están separados en columnas, como es el caso de una hoja de cálculo de Excel. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de texto, se recomienda separar las columnas de datos mediante tabulaciones, o bien, convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto antes de copiarlos. Si es necesario editar o manipular los datos (por ejemplo, separar nombres completos en nombre y apellidos), quizás desee hacerlo antes de copiarlos, sobre todo si no está familiarizado con este Access.Cuando se pegan datos en una tabla vacía, Access configura el tipo de datos de cada campo de acuerdo con el tipo de los datos ubicados en él. Por ejemplo, si un campo pegado contiene únicamente fechas, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese

campo. Si el campo pegado contiene únicamente las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No a ese campo.Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de campos. Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos.Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes posible para evitar confusiones. Siga este procedimiento:Guarde la tabla.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre de campo válido para cada columna. Puede parecer que está escribiendo datos, pero la fila de encabezado de columna contiene nombres de campo y no contiene datos. Guarde la tabla de nuevo. Nota Puede cambiar también el nombre de los campos editándolos en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en la tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de exploración.Principio de secciónImportar datos de otro origenPuede que haya recopilado datos en otro programa y desee importarlos a Access. O bien, puede que trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee usar esos datos en Access. En ambos casos, Access permite importar con facilidad datos de otros programas. Se pueden importar datos desde una hoja de Excel, una tabla de otra base de datos de Access, una lista de SharePoint o diversos otros orígenes. El proceso varía ligeramente en función del origen, pero las siguientes instrucciones le sirven de punto de partida:En la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa correcto, haga clic en Más. Nota Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo común (como un archivo de texto delimitado (archivo de texto delimitado: archivo que contiene datos

donde los valores de campo individuales están separados por un carácter, como una coma o una ficha.)) e importar los datos a Access.En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para ir al archivo de datos de origen, o bien, escriba la ruta de acceso completa al archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo. Haga clic en la opción deseada bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla usando los datos importados, anexando los datos a una tabla existente o creando una tabla vinculada que mantenga un vínculo al origen de datos. Haga clic en Aceptar. Access inicia el Asistente para importación.Siga las instrucciones del Asistente para importación. El procedimiento exacto depende de la opción de importación o vinculación que haya elegido. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar. Access preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de finalizar.Si cree que va a realizar de nuevo la misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de la importación y escriba los detalles. Entonces se podrá reproducir fácilmente la operación de importación; para ello, haga clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar en la ficha Datos externos, seleccione la especificación de importación y, después, haga clic en Ejecutar.Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla bajo Tablas en el panel de exploración.Para obtener más información sobre cómo importar datos a Access, use los vínculos de la sección Vea también en este artículo.Principio de secciónAbrir una base de datos existente de Access

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. Haga clic en un acceso directo del cuadro de diálogo Abrir, o bien, en el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga la base de datos que desee. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que se abra la carpeta que contiene la base de datos. Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos: Para abrir la base de datos en modo predeterminado de apertura, haga doble clic en ella. Si desea abrir la base de datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario (base de datos multiusuario (compartida): base de datos que permite que más de un usuario tenga acceso y modifique el mismo conjunto de datos al mismo tiempo.), de modo que usted y otros usuarios puedan leer y escribir al mismo tiempo en la base de datos, haga clic en Abrir. Si desea abrir la base de datos para el acceso de sólo lectura, de modo que se pueda ver pero no modificar la base de datos, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como de sólo lectura.

Si desea abrir la base de datos para el acceso exclusivo, de modo que ningún otro usuario pueda abrirla mientras usted la tenga abierta, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo. Para abrir la base de datos como sólo lectura, haga clic en la flecha que aparece junto al botón Abrir y elija Abrir en modo exclusivo. Los demás usuarios podrán abrir la base de datos, pero tendrán acceso de sólo lectura.Si no encuentra la base de datos que desea abrir En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el acceso directo Mi PC, o bien, en el cuadro Buscar en, haga clic en Mi PC. En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la unidad en la que cree que podría estar la base de datos y, a continuación, haga clic en Buscar. Especifique los criterios de búsqueda y, a continuación, presione ENTRAR para buscar la base de datos. Si encuentra la base de datos, ábrala haciendo doble clic en ella en el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda. Como la búsqueda se inició desde el cuadro de diálogo Abrir, deberá hacer clic en Cancelar en ese cuadro de diálogo antes de abrir la base de datos. Nota Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo (como, por ejemplo, dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel). Puede abrir también directamente cualquier origen de datos ODBC (origen de datos ODBC: datos e información necesaria para tener acceso a esos datos desde programas y bases de datos que admitan el protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de datos).), como Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Access crea automáticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vínculos a cada tabla de la base de datos externa.

SugerenciasPara abrir una de las últimas bases de datos que se hayan abierto, haga clic en el nombre de archivo en la lista Abrir base de datos reciente en la página Introducción a Microsoft Office Access. Access abre la base de datos y aplica la misma configuración de opciones que tenía la base de datos la última vez que la abrió. Si no se muestra la

lista de archivos usados recientemente, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación haga clic en Opciones de Access. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Access. Haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en la sección Mostrar, active la casilla de verificación Archivos usados recientemente. También puede especificar el número de archivos usados recientemente que desea que se muestren en la lista, hasta un máximo de 9.

Si va a abrir una base de datos haciendo clic en el botón Microsoft Office y utilizando el comando Abrir, puede ver una lista de accesos directos a bases de datos que ha abierto anteriormente haciendo clic en Documentos recientes en el cuadro de diálogo Abrir.

Principio de sección

Volver al principioImportar datos desde una hoja de cálculo u otro programaSi está familiarizado con otros programas de bases de datos u hojas de cálculo, probablemente ya sepa cómo funcionan estas aplicaciones y para qué se usan las bases de datos. Access se diferencia de la mayoría de las demás aplicaciones de bases de datos porque permite crear bases de datos relacionales (base de datos relacional: tipo de base de datos que almacena información en tablas. Utiliza valores de dos tablas para relacionar datos de una con datos de la otra. En una base de datos relacional, se suele almacenar un tipo de datos específico sólo una vez.). Access también ofrece numerosas opciones para trabajar con otros programas de bases de datos, como SQL Server.En esta sección

Importar una hoja de cálculo de Excel a AccessTrabajar con datos de otros programas

Importar una hoja de cálculo de Excel a AccessMuchos usuarios comienzan a explorar Access después de crear primero una lista en Excel, que es una excelente aplicación para iniciar una lista. Sin embargo, a medida que crece la lista, se vuelve más difícil de organizar y actualizar. Mover la lista a Access suele ser el siguiente paso lógico.La estructura de una tabla de base de datos es similar a la de una hoja de cálculo, ya que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, suele ser fácil importar una hoja de cálculo a una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos reside en la forma en que los datos están organizados. Si simplemente se importa una hoja de cálculo completa como una nueva tabla en una base de datos, no se resolverán los problemas asociados a la organización y la actualización de los datos, sobre todo si la hoja de cálculo contiene datos redundantes. Para solucionar esos problemas, es preciso dividir los datos de la hoja de cálculo en tablas independientes. Cada una de esas tablas contiene datos relacionados. Para obtener más información sobre la organización de datos en las tablas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.Access incluye el Asistente para analizar tablas, que puede ayudar a llevar a cabo este proceso. Tras importar los datos a una tabla, el asistente ayuda a dividir la tabla en tablas independientes. Cada una de esas tablas contiene datos que no están duplicados en ninguna de las demás tablas. El asistente crea asimismo las relaciones necesarias entre las tablas. Para obtener más información sobre las relaciones, vea la sección Relaciones en una base de datos, más adelante en este artículo.Importar una hoja de cálculo de Excel como una tabla en una nueva base de datos de Office Access 2007

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#importexcel

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#otherapps

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo. Escriba un nombre para la nueva base de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Crear. Cierre Tabla1. Cuando se le pregunte si desea guardar los cambios realizados en el diseño de Tabla1, haga clic en No.

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar. Use el cuadro de diálogo Abrir archivo para buscar el archivo. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, asegúrese de que está seleccionada la opción Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Haga clic en Aceptar. Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo, que hace algunas preguntas sobre los datos.Siga las instrucciones haciendo clic en Siguiente o Atrás para moverse entre las páginas. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar. Nota Access preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de finalizar. Si cree que va a realizar de nuevo la misma operación de importación, haga clic en Sí y escriba los detalles. De este modo, podrá reproducir fácilmente la operación haciendo clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, la muestra bajo Todas las tablas en el panel de exploración.Usar el Asistente para analizar tablas para organizar los datosTras importar los datos a una tabla de Access, puede usar el Asistente para analizar tablas con el fin de identificar rápidamente los datos extensibles. El asistente proporciona una manera sencilla de organizar los datos duplicados en tablas independientes, de modo que se pueden guardar de la manera más eficaz posible. Access conserva la tabla original como copia de seguridad y, a continuación, crea tablas nuevas que se pueden usar como base para la aplicación de bases de datos.Abra la base de datos Access que contiene la tabla que desee analizar. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, haga clic en Analizar tabla. Se inicia el Asistente para analizar tablas.En caso de que el concepto de normalización sea nuevo para usted, el asistente incluye dos páginas de introducción que contienen un tutorial breve con botones en los que se puede hacer clic para ver ejemplos. Si no ve esas páginas sino la casilla de verificación ¿Desea mostrar las páginas de introducción?, actívela y, después, haga dos veces clic en Atrás para ver la introducción. Si no desea ver de nuevo esas páginas tras leer la introducción, desactive la casilla de verificación.

En la página que comienza con la frase ¿Qué tabla contiene campos con valores repetidos en muchos registros?, seleccione la tabla que desee analizar y, a continuación, haga clic en Siguiente. Puede dejar que el asistente decida qué campos se incluyen en qué tablas, o bien, puede decidirlo usted mismo. Si sigue las instrucciones del asistente, podrá cambiar el diseño de la tabla en la siguiente página del asistente. Nota Si deja que el asistente decida qué campos se incluyen en qué tablas, puede que sus decisiones no siempre sean las más apropiadas para los datos, sobre todo si se trata de una cantidad reducida de datos. Se recomienda comprobar cuidadosamente los resultados del asistente. En cambio, puede que el asistente sugiera una organización más eficaz, por lo que es una buena idea probar al menos una vez las decisiones del asistente. Si no le gustan las sugerencias, siempre puede reorganizar manualmente los campos y hacer clic en Atrás para organizar usted mismo todos los campos.Haga clic en Siguiente. En esta página debe especificar qué tablas contienen qué campos. Si dejó que el asistente tomara las decisiones, debería ver varias tablas conectadas mediante líneas de relación. En caso contrario, Access crea una sola tabla con todos los campos. En ambos casos, se pueden realizar cambios en esta página. Puede arrastrar campos de una tabla hasta un área en blanco de la página para crear una nueva tabla que contenga esos campos. Access pedirá un nombre de tabla. Puede arrastrar campos de una tabla a otra si cree que se van a almacenar más eficazmente en esa otra tabla. A la mayoría de las tablas se les asigna un campo Id. o Id. único generado. Para obtener más información sobre los campos Id., haga clic en Sugerencias en la esquina superior derecha del asistente. Para deshacer un cambio, haga clic en el botón Deshacer. Para cambiar el nombre de una tabla, haga doble clic en su barra de título, escriba el nuevo nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.Tras organizar los campos a su manera, haga clic en Siguiente. Si el asistente encuentra registros con valores muy similares, los identificará como posibles errores tipográficos y presentará una pantalla en la que se puede confirmar lo que se va a hacer con ellos. Desplácese por la lista para buscar los que tengan valores en la columna Corrección y, a continuación, haga clic en el elemento apropiado de la lista desplegable. Seleccione Dejar tal y como está para que el asistente no cambie el valor. Cuando termine, haga clic en Siguiente. El asistente le pregunta si desea crear una consulta que se parezca a la tabla original. Si ya ha creado formularios e informes basados en la tabla original, se recomienda crear esa consulta. Si elige Sí, crear la consulta, el asistente cambia el nombre de la tabla original anexando "_ANTERIOR" al nombre de la tabla. A continuación, asigna un nombre a la nueva consulta usando el nombre de la tabla original. Los formularios e informes basados en la tabla usan ahora la consulta para sus datos y siguen funcionando como antes. Haga clic en Finalizar. El asistente crea las nuevas tablas según lo especificado y, a continuación, las abre. Ciérrelas cuando termine de comprobar los resultados.

Principio de secciónTrabajar con datos de otros programasOffice Access 2007 incluye características que permiten trabajar con datos almacenados en otros programas.Crear una nueva base de datos de Access que se vincule a datos con otro formato de archivo Puede usar Access para abrir un archivo con otro formato como un archivo de texto, dBASE o una hoja de cálculo. Access crea automáticamente una base de datos de Access y vincula el archivo. Inicie Access.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el tipo de archivo que desee abrir en la lista desplegable Tipo de archivo. Si no está seguro del tipo de archivo, haga clic en Todos los archivos (*.*). Si es preciso, vaya a la carpeta que contenga el archivo que desee abrir. Cuando encuentre el archivo, haga doble clic en él para abrirlo. Siga las instrucciones del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.Importar o vincular datos a una base de datos existente de Access Puede importar datos de otros orígenes y programas a tablas de Access de modo que los datos se encuentren en el archivo de Access, o bien, puede vincular a los datos desde Access de modo que los datos permanecen en el archivo original (fuera del archivo de Access).Importar o vincular datosEn la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en el formato en el que estén almacenados los datos. Puede importar o vincular datos de los formatos siguientes:Microsoft Office Access Microsoft Office Excel Microsoft Windows SharePoint Services Archivos de texto Archivos XML Bases de datos ODBC Documentos HTML Microsoft Office Outlook dBase Paradox Lotus 1-2-3Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos.Siga las instrucciones que aparecen en el cuadro de diálogo. Access importará o vinculará los datos a la base de datos. Para la mayoría de los formatos, es preciso especificar la ubicación de los datos y elegir cómo se desea almacenar los datos en la base de datos.Principio de sección

Volver al principioUsar una base de datos de una versión anterior en varias versiones de AccessSi la base de datos o el proyecto de Access se creó en Access 2000 o posterior, se puede usar la base de datos o el proyecto en la versión de Access en la que se creó o en cualquier versión posterior, incluso si el archivo tiene la seguridad habilitada. Por ejemplo, los archivos de Access 2000 se pueden usar en las versiones desde Access 2000 hasta Office Access 2007 y los archivos de Access 2002-2003 se pueden usar en las versiones desde Access 2002-2003 hasta Office Access 2007.Puede haber situaciones en las que desee conservar los datos en una versión anterior de Access, pero puede que haya usuarios con una versión posterior de Access que quieran establecer vínculos a dichos datos y, además, beneficiarse de algunas de las funciones de la versión posterior. La solución pasa por crear una nueva base de datos "cliente" en la versión posterior (que incluya formularios, informes, consultas y macros, pero no tablas) y vincularla a las tablas del archivo de la versión anterior. Siga uno de los siguientes procedimientos, en función de si la base de datos está incluida en un archivo o si está dividida en una aplicación de cliente/servidor (aplicación de servidor o de cliente: aplicación formada por un archivo de base de datos "de servidor" que contiene tablas y copias de un archivo de base de datos "de cliente" en el que se encuentran los demás objetos de base de datos con vínculos a las tablas “de servidor”.).

Usar una base de datos de Access de un solo archivo en diferentes versiones de Access

Usar una aplicación cliente/servidor en distintas versiones de Access

Usar una base de datos de Access de un solo archivo en diferentes versiones de AccessSi todas las tablas, formularios y otros objetos de la base de datos de Access están incluidos en un archivo .mdb y desea usar la base de datos en varias versiones de Access, puede crear una base de datos cliente en una versión posterior y vincularla al archivo original. Los usuarios con la versión anterior de Access podrán seguir usando la base de datos original. Los usuarios que tengan una versión posterior pueden usar la nueva base de datos cliente para vincular los mismos datos.Use el siguiente procedimiento para convertir la base de datos a cualquiera de los tres formatos más recientes: Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Este comando conserva el formato original de la base de datos original y crea una copia con el formato especificado. Cierre el archivo de Access. Si el archivo es una base de datos de Access multiusuario ubicada en un servidor o una carpeta compartida, asegúrese de que ningún otro usuario lo tenga abierto. Inicie Access 2007.

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#onefile

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#frontendbackend

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. Vaya a la ubicación del archivo que desee convertir y, a continuación, haga doble clic en él para abrirlo. Nota Si se muestra el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos donde se le pregunta si desea mejorar la base de datos, elija No.Si se abre un formulario cuando inicie la base de datos, ciérrelo.

Haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione Guardar como y, a continuación, en Guardar base de datos en otro formato, haga clic en el formato al que desee convertir el archivo. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva base de datos. Nota A menos que vaya a guardar la nueva base de datos en otra ubicación, su nombre debe ser diferente del nombre de la base de datos original. En cualquiera de los casos, suele ser mejor usar un nombre distinto ya que permite diferenciar la base de datos de cliente de la base de datos de servidor. No obstante, si convierte al formato de Access 2007, la extensión del nombre de archivo cambia de .mdb a .accdb, por lo que puede usar el mismo nombre de archivo.Haga clic en Guardar.Divida la base de datos convertida en una aplicación cliente/servidor siguiendo este procedimiento: En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mover datos, haga clic en

Base de datos de Access. En el cuadro de diálogo Divisor de base de datos, haga clic en Dividir base de datos. Escriba un nombre para la base de datos servidor y, después, haga clic en Dividir.Elimine la base de datos de servidor creada por la herramienta Divisor de base de datos. Tenga cuidado de no eliminar la base de datos original. Vincule la nueva base de datos cliente a las tablas de la base de datos original: En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de base de datos,

haga clic en Administrador de tablas vinculadas. Haga clic en Seleccionar todo y, a continuación, active la casilla de verificación Preguntar siempre por la nueva ubicación. Haga clic en Aceptar, vaya a la base de datos de la versión anterior y, a continuación, haga doble clic en ella. Si el proceso se ha realizado correctamente, Access mostrará un mensaje en el que se indica que se han actualizado correctamente todas las tablas vinculadas seleccionadas.Ahora, puede mejorar la nueva base de datos de cliente de modo que admita nuevas características para los usuarios que hayan actualizado a Access 2000, Access 2002-2003 o a Access 2007. Los usuarios con versiones anteriores pueden seguir usando la base de datos de la versión anterior.Si lo desea, también puede convertir la nueva base de datos cliente en otra versión. Por ejemplo, si la base de datos original estaba en formato Access 2000, puede crear una base de datos cliente Access 2002-2003 para los usuarios que tengan esta

versión y un base de datos cliente Access 2007 para los usuarios que tengan esta versión. Ambas versiones cliente se vincularán a los datos del archivo de Access 2000.Principio de secciónUsar una aplicación cliente/servidor en distintas versiones de AccessSi la base de datos Access ya es una aplicación cliente/servidor (aplicación de servidor o de cliente: aplicación formada por un archivo de base de datos "de servidor" que contiene tablas y copias de un archivo de base de datos "de cliente" en el que se encuentran los demás objetos de base de datos con vínculos a las tablas “de servidor”.), sólo tiene que convertir el cliente al formato de archivo de Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. No es preciso realizar cambios en la base de datos de servidor.El siguiente procedimiento muestra cómo se usa el comando Guardar base de datos como para convertir la base de datos cliente a cualquiera de los tres formatos más recientes: Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Este comando conserva el formato original de la base de datos original y crea una copia en el formato especificado.Cierre la base de datos cliente. Si el archivo es una base de datos de Access multiusuario ubicada en un servidor o una carpeta compartida, asegúrese de que ningún otro usuario lo tenga abierto. Inicie Access 2007.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. Vaya a la ubicación de la base de datos de cliente y, a continuación, haga doble clic en ella para abrirla. Nota Si se muestra el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos donde se le pregunta si desea mejorar la base de datos, elija No.Si aparece un formulario cuando abra la base de datos, ciérrelo.

Haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione Guardar como y, a continuación, en Guardar base de datos en otro formato, haga clic en el formato al que desee convertir el archivo. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva base de datos. Haga clic en Guardar.Ahora, puede mejorar la nueva base de datos de cliente de modo que admita nuevas características para los usuarios que hayan actualizado a Access 2000, Access 2002-2003 o a Access 2007.Principio de sección

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Vea tambiénConceptos básicos del diseño de una base de datos Crear informes sencillos

Crear un formulario Crear una consulta de selección sencilla Crear una nueva base de datos Guía de relaciones de tablas Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access Importar o vincular a los datos de un archivo de texto Importar o vincular a los datos de un libro de Excel Importar o vincular a una lista de SharePoint

Access > Tablas

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal

Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen

inequívocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal.

En este artículo se ofrece una descripción de la finalidad de las claves principales y se explica cómo

agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas.

En este artículo

¿Qué es una clave principal?

Agregar una clave principal autonumérica

Definir la clave principal

Quitar la clave principal

Cambiar la clave principal

¿Qué es una clave principal?

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office

Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office

Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan

relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información.

Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar

esos datos de forma significativa.

Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para

hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla






Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal

y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal

de otra tabla.

Clave principal

Clave externa

A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código,

sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un

número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe

identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe

contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza

campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.

Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el

nombre como la dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo.

Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para

la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que

cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal

y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma

predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal,

considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de

identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es

aconsejable utilizar este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que

contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es más

probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza

que no habrá dos Id. de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de

una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría

dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está

formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

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Agregar una clave principal autonumérica

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal

y le asigna el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a

una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Diseño.



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar

la clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.

5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.

6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.

7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores

numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números

aleatorios.

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Definir la clave principal

Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número

de Id. o un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para

que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no

debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea

establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de

cada campo.


Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como

clave principal.

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Quitar la clave principal

Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán

como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el

campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.

Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.



3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación

de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá

de que debe eliminar primero la relación.


1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se

puede eliminar una relación entre tablas abiertas.

2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en

Relaciones.

3. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el

grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que

desea agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en

Cerrar.

4. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar

(la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla

SUPR.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.

4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal

desee eliminar y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

5. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los

campos de la clave principal.


El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave

principal.

NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree

una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor

exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave

principal.

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Cambiar la clave principal

Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:

1. Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Quitar la clave

principal.

2. Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Definir la clave

principal.

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Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos y la selección de una clave principal

adecuada, vea los artículos siguientes: Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear tablas

en una base de datos.

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Vea también

Conceptos básicos del diseño de una base de datos Crear tablas en una base de datos

Access > Recopilación de datosRecopilar datos mediante mensajes de correo electrónico


Microsoft Office Access 2007 facilita la recopilación de datos de otros usuarios ubicados en cualquier parte del mundo, como los miembros de un equipo de ventas, participantes en una encuesta o contactos. Office Access 2007 funciona conjuntamente con Microsoft Office Outlook 2007 para ayudarle a generar y enviar mensajes de correo electrónico que incluyan una formulario de entrada de datos. Cuando los destinatarios rellenan los formularios y los devuelven, las respuestas se procesan de acuerdo con las especificaciones definidas. Por ejemplo, si se opta por procesar automáticamente las respuestas, el contenido de los formularios se agrega a la tabla apropiada de la base de datos en cuanto las respuestas llegan al buzón de entrada. Gracias a esta nueva característica, el Asistente para recopilar datos a través

de mensajes de correo electrónico, se podrá ahorrar mucho tiempo que, de lo contrario, se dedicaría a escribir los datos en nombre de los demás usuarios.En este artículo

Cuándo se utiliza la recopilación de datosAntes de comenzarTrabajar con el asistenteDespués de enviar el mensaje de correo electrónico

Cuándo se utiliza la recopilación de datosEn la siguiente lista se recogen algunos de los casos en los que se puede usar esta nueva característica.Encuesta Desea realizar una encuesta y compilar los resultados en Access. Primero, va a crear en Access una base de datos que tenga las tablas necesarias para almacenar los resultados. A continuación, va a usar el asistente para generar un formulario que incluya las preguntas (que se presentan como campos) y enviarlo por correo electrónico a los participantes de la encuesta. Las respuestas de los participantes van directamente a la tabla especificada de la base de datos. Informes de estado Ya sean los últimos niveles de inventario o información actualizada sobre asuntos pendientes, su equipo puede enviarle a intervalos periódicos mensajes de correo electrónico con la información actualizada para mantenerle al día. Administración de eventos Cuando organiza un evento, como una conferencia o un curso, puede enviar uno o varios formularios como mensajes de correo electrónico para recopilar información de contacto, preferencias de viaje y hotel, etc. Si opta por procesar automáticamente las respuestas, los participantes podrán cambiar sus preferencias en cualquier momento sin tener que notificárselo, y dispondrá siempre de los datos más actualizados para tomar una decisión.





Para que pueda generar y enviar fácilmente el formulario de entrada de datos como un mensaje de correo electrónico, utilice el Asistente para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico a fin de llevar a cabo los principales pasos del proceso, inclusive la especificación de cómo desea procesar las respuestas cuando llegan al buzón de entrada.

Volver al principioAntes de comenzarSi es la primera vez que va a recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico, siga el procedimiento que se describe a continuación para asegurar que se lleva a cabo correctamente el proceso de recopilación de datos.Asegúrese de que están instaladas las siguientes aplicaciones en el equipo: Office Access 2007 El Asistente para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico está disponible únicamente en Office Access 2007. Office Outlook 2007 Office Outlook 2007 debe estar instalado y configurado en el equipo que utilice para enviar los mensajes de correo electrónico. Si Outlook está instalado pero aún no está configurado, inicie esta aplicación y siga las instrucciones del Asistente para inicio de Outlook. Si desea obtener ayuda referente al asistente, vea la Ayuda de Outlook. Microsoft Office InfoPath 2007 (opcional) Cuando genere el formulario de entrada de datos, podrá elegir entre un formulario simple con formato HTML (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.) y un formulario de uso más fácil generado por InfoPath. Si no está instalado Office InfoPath 2007 o posterior en su equipo, o bien, si no está seguro de que todos los destinatarios del mensaje tengan instalado Office InfoPath 2007 o posterior, elija el formulario HTML. Nota Recuerde que el formulario usado para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico no es un formulario de Access. El asistente genera un formulario especial, según opte por el formato HTML o de InfoPath.Asegúrese de que los destinatarios del mensaje de correo electrónico tengan instaladas las siguientes aplicaciones en su equipo. Sin este software, los usuarios no podrán ver ni editar el formulario. Un cliente de correo electrónico que admita el formato HTML Si envía un formulario HTML, el destinatario debe disponer de un programa de correo electrónico que admita HTML. Office Outlook 2007 y Office InfoPath 2007 (ambos opcionales) Si envía un formulario de InfoPath, el destinatario debe tener instalados tanto Office Outlook 2007 como Office InfoPath 2007 para poder ver y editar ese formulario.Identifique la base de datos de destino. La base de datos puede tener formato .mdb o .accdb. Se admiten también los archivos .mde y .accde. Si no desea usar una base de datos existente, deberá crear una.Identifique o cree las tablas que desee rellenar con los datos procedentes de las respuestas de los usuarios a su mensaje. Si está recopilando datos para tablas

existentes, asegúrese de que las tablas no son de sólo lectura y de que dispone de los permisos necesarios para agregar o actualizar su contenido. Para obtener más información sobre la creación de tablas, vea el artículo Crear tablas en una base de datos. Notas Los campos con los siguientes tipos de datos no se pueden recopilar mediante mensajes de correo electrónico: Datos adjuntos Autonumérico Campos multivalor OLESi mediante la operación de recopilación de datos rellena dos o más tablas, deberá crear una consulta de selección y usarla como origen de registros del formulario. Asegúrese de que la consulta incluye todos los campos requeridos de las tablas subyacentes. Si usa una consulta existente, asegúrese de que la consulta no es de sólo lectura y de que tiene los permisos necesarios para agregar o actualizar su contenido. Para obtener más información sobre cómo crear una consulta basada en dos o más tablas, vea el artículoCrear una consulta basada en varias tablas.En la mayoría de los casos, podrá decidir si desea almacenar los datos recopilados como registros nuevos o usar los datos para actualizar los registros existentes. En los siguientes casos, podrá almacenar los datos únicamente como registros nuevos: Está recopilando datos para rellenar dos o más tablas. La tabla subyacente no tiene un campo de clave principal. Los valores de clave principal son necesarios para asignar cada respuesta a un registro existente. Si la tabla de destino no tiene un campo de clave principal, agréguelo o asigne un campo existente que tenga valores únicos como clave principal. La tabla subyacente no tiene registros. Si la tabla está vacía, el asistente supone que desea agregar registros. Las direcciones de correo electrónico de los destinatarios no están almacenadas como un campo en la base de datos. Cuando recopile datos para actualizar los registros, no podrá escribir manualmente las direcciones en el mensaje generado por el asistente. El campo de dirección debe estar en la tabla de destino o en una tabla que guarde relación con la tabla de destino. Por ejemplo, si está recopilando datos para actualizar una tabla denominada Pedidos, las direcciones deben estar almacenadas como un campo en dicha tabla o en una tabla relacionada, como una tabla denominada Clientes.

Volver al principioTrabajar con el asistenteAhora puede ejecutar el asistente que le ayudará a configurar el proceso de recopilación de datos.En esta sección

Iniciar el asistenteElegir el tipo de formulario de entrada de datos



Especificar lo que desea hacer con los datosSeleccionar los campos del formularioEspecificar cómo se van a procesar los datosSeleccionar cómo desea especificar las direcciones de correo electrónico de los

destinatariosEspecificar el campo de las direcciones de correo electrónicoPersonalizar el mensaje de correo electrónicoCrear y enviar mensajes de correo electrónico

Iniciar el asistenteAbra la base de datos de destino. Para rellenar una sola tabla, selecciónela en el panel de exploración. Para rellenar dos o más tablas relacionadas, seleccione la consulta enlazada a estas tablas. Siga uno de estos procedimientos para iniciar el asistente: En la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Crear correo

electrónico. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla o consulta y, a continuación, haga clic en Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.Si la tabla no tiene campos o tiene únicamente campos del tipo Autonumérico, Objeto OLE, Datos adjuntos o Búsqueda multivalor, Access muestra el mensaje La tabla o consulta seleccionada no tiene ningún campo compatible con la recopilación de datos mediante correo electrónico..Si la tabla contiene campos compatibles con la recopilación de datos, se inicia el asistente. La primera página del asistente muestra los principales pasos del proceso. Si la tabla de destino admite agregar y actualizar datos, se llevan a cabo seis pasos principales en el asistente:

Si el objeto admite únicamente agregar registros, los pasos a dar son cinco:





ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10015427.htm#1g

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10015427.htm#1h

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10015427.htm#1i

Haga clic en Siguiente. El asistente indica que seleccione el tipo de formulario que desee crear.Elegir el tipo de formulario de entrada de datosEn este paso, debe optar por crear un formulario HTML o un formulario de InfoPath. Tal y como se ha mencionado anteriormente en este artículo, no se puede utilizar un formulario de Access para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico: hay que usar un formulario HTML o un formulario de InfoPath que se cree en el asistente.

Si InfoPath no está instalado en su equipo, no estará disponible la opción Formulario de Microsoft Office InfoPath.El tipo de formulario que se cree depende de dos factores: la facilidad de uso y si todos los destinatarios tienen instalado en sus equipos el software necesario. Un formulario de InfoPath es mucho más fácil de usar, pero un formulario HTML implica menos requisitos de software.

Un formulario de InfoPath ofrece un entorno de entrada de datos y de edición mejor. Además, puede llevar a cabo una validación preliminar de los datos cuando el usuario hace clic en el botón Enviar, por lo que el usuario tiene la posibilidad de corregir los datos incorrectos antes de enviar la respuesta.En resumen, un formulario de InfoPath tiene varias ventajas con respecto a un formulario HTML pero un formulario HTML lo puede ver y editar cualquier usuario cuyo cliente de correo electrónico admita HTML.En el asistente, seleccione la opción Formulario de Microsoft Office InfoPath únicamente si todos los destinatarios tienen instalados Office InfoPath 2007 y Office Outlook 2007. En caso contrario, seleccione la opción Formulario HTML. Haga clic en Siguiente. La siguiente página del asistente que se muestre depende de si el objeto de destino admite la actualización de los datos. Si el objeto es una consulta basada en dos o más tablas o si es una tabla que no tiene un campo de clave principal o que no contiene registros, el asistente supone que desea agregar registros nuevos e indica que seleccione los campos del formulario. En todos los demás casos, el asistente indica que especifique si desea agregar o actualizar los datos antes de pedir que seleccione los campos del formulario.Si el asistente indica que seleccione los campos del formulario, vaya directamente a la sección Seleccionar los campos del formulario de este artículo.Especificar lo que desea hacer con los datosEn este paso, especifique si desea agregar registros nuevos a la base de datos o actualizar registros existentes.

El tipo de formulario que esté usando afecta al número de registros nuevos que le puede enviar un destinatario en una sola respuesta. En el caso de la actualización de datos, el número de registros que debe actualizar un destinatario identifica el número de formularios previamente completados que se van a incluir en un mensaje. En la siguiente tabla se resumen los diversos casos:

Tipo de Agregar o Resultado

formulario actualizar

HTML Agregar Los destinatarios no podrán enviar más de un registro nuevo en cada respuesta.

InfoPath Agregar Los destinatarios podrán enviar varios registros nuevos en cada respuesta. Para ello, deben hacer clic en Insertar una fila en la parte inferior del mensaje de correo electrónico.

Nota Tras especificar los campos que desee incluir en el mensaje, aparece una página en el asistente en la que puede configurar varias opciones. En esta página, puede configurar la carpeta de Outlook en la que se van a procesar las respuestas, así como opciones sobre cómo se van a procesar esas respuestas.

HTML Actualizar Cada mensaje de correo electrónico incluirá uno o varios formularios previamente rellenados, según el número de registros que correspondan a una sola dirección de correo electrónico. El destinatario podrá revisar y actualizar cada uno de los formularios en el mensaje.

InfoPath Actualizar Cada mensaje de correo electrónico incluirá uno o varios formularios previamente rellenados, según el número de registros que correspondan a una sola dirección de correo electrónico. El destinatario podrá revisar y actualizar cada uno de los formularios en el mensaje.

Además, el usuario podrá enviar registros adicionales haciendo clic en Insertar una fila en la parte inferior del mensaje de correo electrónico. Más adelante en este artículo, se describe cómo evitar que un usuario agregue nuevos registros a una solicitud de actualización.

En el asistente, seleccione Recopilar sólo información nueva o Actualizar información existente. Es importante observar que si el objetivo es agregar nuevos registros, podrá escribir las direcciones de correo electrónico en el cuadro de dirección del mensaje de correo electrónico cuando se crea el mensaje. Sin embargo, si el objetivo es actualizar datos existentes, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios deben estar almacenadas como un campo en la tabla o consulta subyacente o en una tabla relacionada.Haga clic en Siguiente. El asistente le indica que seleccione los campos que desee incluir en el formulario.Seleccionar los campos del formularioEn este paso, va a elegir los campos que desee incluir en el formulario.

Generalmente, no es necesario incluir en el formulario todos los campos existentes en la tabla o consulta subyacente. No obstante, hay dos excepciones:Campos obligatorios Si está recopilando registros nuevos, el asistente incluirá automáticamente todos los campos cuya propiedad Requerido tenga el valor Sí. Si los campos obligatorios de un registro están en blanco, Access no agregará el registro a la tabla. Tipos de campo incompatibles Algunos campos no se podrán incluir en el formulario. El asistente no admite los campos de tipo Autonumérico, Datos adjuntos, Objeto OLE ni los campos de búsqueda multivalor. Estos tipos de campo no se mostrarán en la lista Campos de la tabla o Campos de la consulta del asistente. Los campos de tipo Autonumérico de la tabla se rellenarán automáticamente cuando se agreguen registros nuevos. Los campos de tipo Objeto OLE, Datos adjuntos y los campos de búsqueda multivalor deberán rellenarse en la vista Hoja de datos o Formulario ya que no se pueden agregar estos valores mediante un proceso de recopilación de datos. Campo de clave principal En la siguiente tabla se resume cuándo se puede incluir un campo de clave principal en un formulario:

Propósito de la recopilación de datos Tipo de datos ¿Incluir en formulario?

Agregar Autonumérico No. Se generará automáticamente el valor de clave principal cuando se agregue el registro a la tabla.

Agregar No autonumérico Sí. El usuario podrá escribir un valor en el campo cuando se agreguen registros. La respuesta no se procesará si ya se está usando el valor

especificado.

Actualizar Autonumérico o no autonumérico

No. No se puede editar el valor de clave principal en el formulario. Se utiliza este campo para asignar cada respuesta a un registro existente.

En la lista Campos de la tabla o Campos de la consulta, haga doble clic en los campos que desee incluir. Si desea incluir todos los campos, haga clic en >>. Use las flechas arriba y abajo para reorganizar los campos en la lista Campos que se incluirán en el mensaje de correo electrónico. Para cada campo que incluya, en Propiedades del campo, especifique un título. Haga clic en Sólo lectura si está actualizando datos y desea mostrar el campo al usuario pero no desea que éste cambie los datos. El campo aparece en el mensaje de correo electrónico con el título Este campo es de sólo lectura. Esta función es muy útil si el usuario está actualizando datos existentes. Haga clic en Siguiente. El asistente pide que especifique cómo desea procesar las respuestas.Especificar cómo se van a procesar los datosEn este paso, va a tomar una decisión muy importante sobre cómo se van a procesar las respuestas: de manera automática o manual. Observe que, en este contexto, el procesamiento manual no implica la entrada de datos tediosa en la vista Hoja de datos o Formulario. Significa únicamente que se inicia manualmente la operación de exportación para transferir los datos recopilados a la tabla de destino.

Procesamiento automáticoSi opta por el procesamiento automático de las respuestas cuando éstas llegan al buzón de entrada, Outlook y Access funcionan conjuntamente para exportar el contenido de los formularios de cada una de las respuestas a las tablas de destino de la base de datos.

El procesamiento automático le puede ahorrar un tiempo y un esfuerzo considerables. Las respuestas se exportan correctamente siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones en el momento de llegar las respuestas al buzón de entrada:Outlook ya debe estar ejecutándose en el equipo. Si no es así, el procesamiento comenzará la próxima vez que se inicie Outlook. Access debe estar instalado en el equipo. La base de datos no puede estar protegida mediante contraseña y no debe estar abierta en modo exclusivo. El nombre o la ubicación de la base de datos no puede haber cambiado desde el envío del mensaje de correo electrónico. Los nombres de las tablas y consultas y las propiedades de los campos incluidos en el formulario no pueden haber cambiado desde el envío del mensaje de correo electrónico. Debe disponer de los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de la consulta y las tablas subyacentes.Si no se cumple alguna o varias de estas condiciones, no se llevará a cabo el procesamiento automático. Si es así, pruebe a solucionar los problemas y, a continuación, exporte manualmente las respuestas que hayan generado un error. Las respuestas que lleguen al buzón de entrada después de resolverse los problemas seguirán procesándose automáticamente.Permitir sólo actualizaciones de datosSi está actualizando datos y activa la casilla de verificación Procesar las respuestas y agregar los datos automáticamente a, la casilla de verificación Permitir sólo actualizaciones de los datos existentes estará disponible. Active la casilla de verificación si no desea que el usuario pueda enviar registros nuevos. Si sólo está agregando nuevos datos, la casilla de verificación Permitir sólo actualizaciones de los datos existentes no estará visible.Procesamiento manualSi desea controlar cuándo y qué respuestas se procesan, desactive la casilla de verificación Procesar las respuestas y agregar los datos automáticamente a. En este caso, las respuestas llegan al buzón de entrada pero no se transfieren a la base de datos. Seleccione manualmente y haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cada respuesta en Outlook y, a continuación, haga clic en Exportar datos a Microsoft Access en el menú contextual para rellenar la base de datos.Puede que tenga que procesar manualmente las respuestas que no se hayan procesado automáticamente. Tras resolver el problema que ha causado el error, exporte manualmente cada una de las respuestas existentes.Antes de iniciar una operación de exportación, recuerde los siguientes puntos:Debe tener instalado Office Access 2007 en su equipo. Si la base de datos está protegida mediante contraseña, se le pedirá que escriba la contraseña cuando inicie la operación de exportación. Asimismo, la base de datos no puede estar abierta en modo exclusivo, y el nombre o la ubicación de la base de datos no puede haber cambiado desde el envío del mensaje de correo electrónico.

Los nombres de las tablas y consultas y las propiedades de los campos incluidos en el formulario no pueden haber cambiado desde el envío del mensaje de correo electrónico. Debe disponer de los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de la consulta y las tablas subyacentes.Especificar opciones de procesamiento adicionalesEn la página Especifique cómo desea procesar las respuestas del asistente, compruebe el nombre de la carpeta de Outlook donde están almacenadas las respuestas. Si desea especificar otra carpeta para las respuestas a esta solicitud de recopilación de datos, haga clic en el nombre de la carpeta. En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta, seleccione otra carpeta o haga clic en Nuevo para crear una nueva carpeta. Haga clic en Aceptar y, a continuación, cambie a Access. Haga clic en Definir propiedades para controlar el procesamiento automático de las respuestas para abrir el cuadro de diálogo Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico.

Use este cuadro de diálogo para especificar cómo desea procesar las respuestas. Si desea procesarlas manualmente, vaya al siguiente paso.En el cuadro de diálogo Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico, revise y, si es necesario, cambie los valores según se describe a continuación y, después, haga clic en Aceptar: Descartar las respuestas de aquellos a quienes no se ha enviado el mensaje Active esta casilla de verificación si desea que se procesen de manera automática únicamente las respuestas enviadas por los destinatarios originales del mensaje. Las respuestas de otros usuarios se almacenan en la carpeta de destino pero no se procesan automáticamente. Aceptar varias respuestas de cada destinatario Un destinatario puede enviar varias respuestas. Active esta casilla de verificación si desea que se procese de manera automática únicamente la primera respuesta de cada destinatario. La segunda y

subsiguientes respuestas se almacenan en la carpeta de destino pero no se procesan automáticamente. Nota Esta configuración controla únicamente el número de respuestas y no el número de registros en una sola respuesta que se procesen. En otras palabras, si envía un formulario de InfoPath, un usuario podrá enviar varios registros en una sola respuesta y Access procesará automáticamente todos los registros en la respuesta, incluso si no está activada esta casilla de verificación.Permitir sólo actualizaciones de los datos existentes Cuando los destinatarios usan un formulario de InfoPath para actualizar los datos, pueden enviarle nuevos registros además de actualizaciones de los registros existentes. Active esta casilla de verificación si desea procesar únicamente las actualizaciones de los registros existentes. Número de respuestas que deben procesarse Escriba el número total de respuestas (de todos los destinatarios) que desee procesar automáticamente. Si desea que se procesen automáticamente todas las respuestas, especifique un valor alto, como 5000, en el cuadro de texto. Las respuestas que se reciban después de alcanzarse el valor especificado se almacenarán en la carpeta de destino pero no se procesarán automáticamente. Fecha y hora en que detener Especifique cuándo debe detenerse el procesamiento automático de las respuestas para este mensaje de correo electrónico. Las respuestas que se reciban después de la hora y la fecha especificadas se almacenarán en la carpeta de destino, pero no se procesarán automáticamente. Nota Para cambiar estas opciones más adelante, en la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos, seleccione el mensaje para el que desee cambiar la configuración y, a continuación, haga clic en Opciones de mensajes. Los cambios que realice en el cuadro de diálogo afectarán a todas las respuestas subsiguientes que reciba a ese mensaje.Haga clic en Aceptar y luego haga clic en Cerrar. El siguiente paso depende de si está agregando o actualizando datos. En el primer caso, pase a la siguiente sección. Si está recopilando datos para actualizar los registros existentes, vaya a la sección Especificar el campo de las direcciones de correo electrónico.Seleccionar cómo desea especificar las direcciones de correo electrónico de los destinatariosSi está recopilando sólo información nueva, puede especificar las direcciones de correo electrónico de dos maneras:

Escriba cada una de las direcciones en el mensaje de correo electrónico generado por el asistente o seleccione las direcciones de una libreta de direcciones. Use un campo de la base de datos actual que contenga direcciones de correo electrónico. El campo debe estar en la tabla o consulta subyacente o en una tabla relacionada.Cuando está recopilando datos para actualizar los registros existentes, no aparece este cuadro de diálogo porque, en ese caso, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios deben estar disponibles como un campo en la base de datos.En el asistente, seleccione la opción que desee. Haga clic en Siguiente. Si opta por escribir personalmente las direcciones de correo electrónico, vaya a la sección Crear y enviar mensajes de correo electrónico. Si opta por usar un campo en la base de datos, pase a la siguiente sección.Especificar el campo de las direcciones de correo electrónicoEn este paso, especifique el campo que contiene las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.

Si el campo está en la tabla o consulta actual, seleccione La tabla o consulta actual, elija el campo en la lista desplegable y haga clic en Siguiente. Si el campo que contiene las direcciones de correo electrónico de los destinatarios no está en la tabla o consulta actual, use el siguiente procedimiento:Seleccione Una tabla asociada. En la lista desplegable, seleccione el campo en la tabla actual que la asocia a la tabla que contiene las direcciones. Suele ser normalmente un campo de ID. Siga uno de estos procedimientos: Si el campo que selecciona está asociado sólo a una tabla, aparece una lista desplegable adicional. Seleccione el campo que contiene las direcciones de correo electrónico. Si el campo que selecciona está asociado a más de una tabla, aparecen dos listas desplegables adicionales. En la primera lista, seleccione la tabla que contiene las direcciones de correo electrónico y en la segunda, seleccione el campo.Haga clic en Siguiente.Las tablas asociadas son aquéllas que tienen relaciones definidas entre ellas. Para ver o editar las relaciones de la base de datos:En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en

Relaciones. Para obtener más información sobre relaciones, vea los artículos Guía de relaciones de tablas o Crear, modificar o eliminar una relación.Cuando opta por usar un campo de dirección, no puede obtener la vista previa ni personalizar el mensaje de correo electrónico en Outlook. Para ello, deberá utilizar el asistente. En el siguiente paso, el asistente muestra el asunto y el cuerpo predeterminados del mensaje, y tendrá la oportunidad de personalizarlos.Personalizar el mensaje de correo electrónicoEn este paso, va a revisar los componentes del mensaje y realizar los cambios necesarios.

En los campos Asunto e Introducción, haga los cambios que desee realizar. Si decide utilizar las direcciones de correo electrónico que están guardadas en un campo de la base de datos, hay opciones adicionales que puede elegir en esta página. En Agregar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios de:, seleccione una de las opciones. Los usuarios recibirán el mensaje de correo electrónico, independientemente de la opción que seleccione. Si decide elegir las direcciones de correo electrónico en Microsoft Office Outlook, esta opción no está disponible. Haga clic en Siguiente.Crear y enviar mensajes de correo electrónicoEl asistente muestra una página en la que se le indica que ya puede crear el mensaje y también se le muestra cómo ver el estado de un mensaje de correo electrónico mediante el comando Administrar respuestas.

Puede que aparezcan mensajes de advertencia en la página. En la siguiente tabla se recoge cada una de las advertencias y se describe la acción que se puede realizar para resolverla.

Advertencia Descripción Resolución

Algunos registros no contienen una dirección válida en el campo especificado de dirección de correo electrónico. No se devolverán datos para estas filas.

El campo de dirección de correo electrónico seleccionado contiene valores nulos.

Si desea recopilar datos para cada registro, salga del asistente y reemplace los valores nulos por direcciones de correo electrónico. A continuación, reinicie el asistente.

La base de datos está abierta en un estado de bloqueo exclusivo. Hasta que se libere el bloqueo exclusivo, no se podrá ejecutar el procesamiento automático de los mensajes de correo electrónico.

La base de datos está abierta en modo exclusivo.

Si optó por procesar automáticamente las respuestas, el procesamiento no se llevará a cabo porque Access no puede agregar ni actualizar una base de datos que esté abierta en un estado de bloqueo exclusivo. Cierre y vuelva a abrir la base de datos en modo no exclusivo inmediatamente después de enviar el mensaje.

Estos mensajes de correo electrónico pueden contener datos de carácter confidencial.

Está recopilando datos para actualizar registros existentes, y el formulario que está a punto de enviar se completará previamente con datos existentes.

Si algunos campos del formulario incluyen datos confidenciales, vaya al paso del asistente donde seleccionó los campos y quite los campos que contienen datos confidenciales del formulario.

Los próximos pasos que siga dependen de si especifica personalmente las direcciones de correo electrónico o si usa direcciones almacenadas en una tabla de la base de datos.Si opta por especificar las direcciones en el mensaje de correo electrónico de OutlookEn este caso, va a especificar las direcciones de correo electrónico en Outlook. Podrá obtener la vista previa y personalizar el mensajes antes de hacer clic en el botón Enviar.Haga clic en Crear para continuar. Aparece un mensaje de Outlook con un formulario de entrada de datos. El cuerpo del mensaje incluye una breve introducción y un formulario con controles y sugerencias.

Se recomienda no realizar ningún cambio en el cuerpo del mensaje. Si se altera la estructura del formulario, puede que no se procese correctamente la respuesta.Escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en los cuadros Para, CC o CCO. También puede hacer clic en los botones Para, CC o CCO para seleccionar las direcciones desde una libreta de direcciones. Haga clic en Enviar.Si opta por usar un campo de dirección almacenado en la base de datosEn este caso, ya ha obtenido la vista previa y ha personalizado el mensaje. Ahora, va a filtrar el campo de direcciones de correo electrónico para poder seleccionar las direcciones de los destinatarios del mensaje.Haga clic en Siguiente para ver la página Enviar el mensaje de correo electrónico a los destinatarios.

Elija las direcciones de correo electrónico que desee usar activando las correspondientes casillas de verificación. Haga clic en Enviar. Si algunos de los valores en el campo de dirección no son direcciones de correo electrónico válidas, aparece un cuadro de diálogo con una lista de las direcciones no válidas. En esta situación, tome nota de las direcciones de la lista, haga clic en Salir, compruebe las direcciones e intente enviar el mensaje de nuevo. Para obtener más información sobre cómo volver a enviar mensajes, vea la sección Volver a enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos.Ya ha hecho la mayor parte del trabajo implicado en la recopilación de datos a través de mensajes de correo electrónico. Si ha optado por el procesamiento automático de las respuestas y no se genera ningún error, los datos se transferirán a la base de datos de destino sin que tenga que llevar a cabo ninguna otra acción.En cambio, si ha optado por el procesamiento manual de las respuestas o si se genera un error, aún tendrá que emprender alguna acción. Vea la siguiente sección para obtener más información sobre el procesamiento manual de las respuestas, la solución de problemas, y la administración general de los mensajes y respuestas de recopilación de datos.

Volver al principioDespués de enviar el mensaje de correo electrónicoPara responder al mensaje de correo electrónico, cada destinatario debe hacer clic en Responder, rellenar la información solicitada en el formulario y, a continuación, hacer clic en Enviar. En esta sección se describe cómo se ven las respuestas y lo que debe hacerse si no se procesa correctamente alguna de las respuestas.En esta sección

Ver respuestasComprobar y solucionar problemas del procesamiento automático de las respuestasProcesar manualmente las respuestas y solucionar erroresVolver a enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos

Para obtener vínculos a más información sobre cómo administrar las respuestas y cambiar las opciones de los mensajes, vea la sección Vea también.Ver respuestasIndependientemente del tipo de procesamiento de respuestas elegido, puede ser interesante saber quién ha respondido al mensaje y, quizás, también desee abrir las respuestas manualmente. Para ver las respuestas, siga este procedimiento:Cambie a Outlook y, a continuación, vaya a la carpeta designada para almacenar las respuestas de recopilación de datos. Sugerencia Si no recuerda el nombre de la carpeta, en la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos, verá el nombre de la carpeta en la columna Carpeta de Outlook, en la fila correspondiente al mensaje cuyas respuestas desee ver.Para abrir una respuesta en Outlook, haga doble clic en ella. Verá el formulario rellenado por el remitente.Access no procesará las respuestas a un mensaje de respuesta original. Por consiguiente, si comprueba que uno o varios formularios de los destinatarios están vacíos, incompletos o no se han completado correctamente, deberá volver a enviarles el mensaje de correo electrónico original, en lugar de utilizar el comando Responder.De manera similar, si desea enviar la solicitud a más usuarios, deberá volver a enviar el mensaje original, en lugar de reenviarlo. Vea la sección Volver a enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos para obtener más información.Comprobar y solucionar problemas del procesamiento automático de las respuestasSi opta por el procesamiento automático de las respuestas, siga este procedimiento para asegurarse de que las respuestas se procesan correctamente:Para cada respuesta, compruebe los valores en las columnas Marca de seguimiento, Estado de recopilación de datos y Categorías. Sugerencia Si no aparecen las columnas Marca de seguimiento, Estado de recopilación de datos y Categorías en la vista, agréguelas mediante el Selector de





campos. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Selector de campos. En el cuadro de diálogo Selector de campos, arrastre cada campo y colóquelo a la derecha o izquierda de un encabezado de columna existente.En la carpeta de Outlook, si el valor de Marca de seguimiento es La operación de recopilación de datos se ha realizado correctamente, la columna Estado de recopilación de datos está en blanco y hay un indicador verde en la columna Categorías, la respuesta se ha procesado correctamente.Además, quizás desee revisar el contenido de las tablas de destino para asegurarse de que ve los datos recopilados almacenados como registros nuevos o como actualizaciones de los registros existentes.Si sospecha que una respuesta no ha sido procesada automáticamente, compruebe si se han cumplido todas las condiciones necesarias para el procesamiento. Vea la sección Procesamiento automático, que aparece anteriormente en este artículo. A continuación, pruebe las sugerencias presentadas en la siguiente tabla. La mayoría de las sugerencias requieren que se solucione el problema y se exporte la respuesta. Para obtener ayuda referente a la exportación manual, vea la siguiente sección Procesar manualmente las respuestas y solucionar errores.

Problema Causa Resolución

Hay una respuesta en la carpeta de Outlook, pero no se ha procesado. En la columna Estado de recopilación de datos aparece Mensaje sin procesar.

Revise las opciones de mensaje en el cuadro de diálogo Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico. La configuración está seleccionada para procesar las respuestas manualmente o impedir que determinadas respuestas se procesen automáticamente.

Sugerencia Para ver las opciones, en la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo, seleccione el mensaje que desee y, a continuación, haga clic en Opciones de

Exporte manualmente la respuesta.

Para asegurarse de que las respuestas aún no recibidas se procesen automáticamente, cambie la configuración el cuadro de diálogo de opciones.

Para obtener ayuda sobre la revisión y el cambio de opciones, vea el artículo Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico.

mensajes.

Respondí a uno de mis mensajes pero no se procesa la respuesta.

Si responde a un mensaje propio, el procedimiento es ligeramente diferente.

En lugar de rellenar el formulario en el mensaje que recibe, cumplimente el formulario en el mensaje enviado de la carpeta Elementos enviados. Vaya a la carpeta Elementos enviados y, a continuación, abra el mensaje. Haga clic en Responder, rellene el formulario y, a continuación, haga clic en Enviar.

Las respuestas no se transfieren a la carpeta correcta.

Sólo las respuestas originales a un mensaje van a la carpeta designada.

Las respuestas a los mensajes propios (a menos que se utilice la copia del mensaje ubicada en la carpeta Elementos enviados para generar la respuesta) y las respuestas que forman parte del subproceso de un mensaje de correo electrónico usado para discusiones pueden no moverse a la carpeta designada.

Entre otras razones posibles se incluyen: Office Access 2007 no está instalado, o falta o está dañado el complemento necesario para procesar las respuestas.

Si no se procesa alguna de sus respuestas, rellene el formulario que se encuentra en el mensaje enviado ubicado en la carpeta Elementos enviados.

Si un usuario ha rellenado un formulario en una respuesta a una respuesta, indíquele que responda al mensaje original.

Si sospecha que el complemento falta o está dañado, cambie a Outlook y, a continuación, en el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza y en Complementos. Asegúrese de que ve el elemento Complemento de Outlook para la recopilación y publicación de datos en Microsoft Access. Si no ve la entrada, pruebe a instalar de nuevo Access.

En la columna Estado de recopilación de datos se muestra la

La base de datos se ha movido a otra ubicación, ha cambiado de nombre, se ha

Restaure la base de datos en la ubicación original y exporte manualmente la respuesta.

siguiente cadena:

No se encuentra la base de datos. Busque la base de datos y exporte los datos manualmente.

eliminado o está dañada.

En la columna Estado de recopilación de datos se muestra la siguiente cadena:

No se puede abrir la base de datos para exportar datos porque la base de datos ya está siendo utilizada. Procese manualmente las respuestas cuando la base de datos esté disponible.

La base de datos está abierta en modo exclusivo y no se pueden realizar cambios en ella hasta que se libere el bloqueo exclusivo.

Pida al usuario que tenga abierta la base de datos en modo exclusivo que la cierre y la abra en modo normal. A continuación, pruebe a exportar manualmente la respuesta.


Esta base de datos de Access está protegida con una contraseña. Exporte manualmente estos datos a Microsoft Access.

La base de datos de destino está protegida con contraseña. El procesamiento automático se realiza incorrectamente si la base de datos requiere una contraseña.

Exporte la respuesta manualmente. Si desea que las respuestas se procesen automáticamente, quite la protección mediante contraseña de la base de datos.

En la columna Estado de recopilación de

La tabla de destino o la consulta se ha eliminado o ha

Vuelva a crear las consultas y tablas de destino, o bien, cree y envíe un nuevo

datos se muestra un mensaje que indica que falta una tabla, una consulta o un campo.

cambiado su nombre, o la estructura se ha modificado de tal forma que no se puede agregar el contenido del formulario a las tablas.

mensaje de recopilación de datos.


No se puede procesar este mensaje de correo electrónico. El formulario de este mensaje está dañado o se ha modificado.

El formulario de la respuesta está dañado o alguien (el destinatario o el remitente) ha modificado el formulario.

Si el destinatario modificó el formulario, pídale que vuelva a enviarle el formulario y, a continuación, exporte la respuesta manualmente.

Si el formulario del mensaje original está dañado o no es válido, debe crear y enviar un mensaje nuevo.


No se encuentra la información necesaria para finalizar el procesamiento en la base de datos especificada.

Falta la información necesaria para asignar la respuesta al registro existente que se va a actualizar.

La configuración del mensaje debe estar sincronizada con Outlook. En Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo Administrar respuestas, seleccione el mensaje. En Detalles del mensaje, Access muestra un cuadro de advertencia. Haga clic en la advertencia para sincronizar la configuración y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo. Cambie de nuevo a Outlook e intente exportar la respuesta manualmente.


No se pueden agregar o actualizar datos porque se produciría un valor

Un campo cuya propiedad Indizado tiene el valor Sí (sin duplicados) no puede contener valores duplicados. Si el valor asignado al campo del formulario ya existe en el correspondiente

Pida al destinatario que envíe otra respuesta, con un valor distinto en el campo del formulario.

duplicado en un campo que sólo acepta valores únicos.

campo de la tabla, la operación generará un error.


El valor que ha especificado no es un elemento de la lista de opciones...

El formulario incluye un campo obligatorio que busca valores pero el usuario no ha especificado un valor para el campo, o bien, la propiedad LimitarALista tiene el valor Sí pero el usuario ha especificado un valor que no está en la lista.

Pida al destinatario que vuelva a enviar la respuesta después de cumplimentar todos los campos, o bien, rellene y guarde usted mismo el formulario y, a continuación, intente de nuevo exportarlo.

En la columna Estado de recopilación de datos se muestra un mensaje que indica que el valor especificado en un campo del formulario no es válido.

El destinatario ha especificado datos no válidos en uno o varios campos.



Este mensaje contiene un formulario que debe rellenar. Cuando termine, envíelo al remitente de este mensaje.

El destinatario no rellenó el formulario.

Pida al destinatario que envíe otra respuesta después de rellenar el formulario.

Procesar manualmente las respuestas y solucionar errores

El procesamiento manual de una respuesta implica el inicio de una operación de exportación desde Outlook.Se puede exportar sólo una respuesta a la vez. Evite las respuestas para las que la columna Estado de recopilación de datos esté establecida en La operación de recopilación de datos mediante correo electrónico se ha realizado correctamente. Este estado indica que la respuesta ha sido procesada correctamente. Las respuestas para las que la columna Estado de recopilación de datos muestra Mensaje sin procesar deben procesarse manualmente. Las respuestas que tienen un mensaje de error en esta columna no se han procesado automáticamente, por lo que habrá que solucionar primero el problema antes de que pueda exportarlas manualmente. Vea la sección anterior, Comprobar y solucionar problemas del procesamiento automático de las respuestas, para obtener ayuda sobre la solución de problemas.En Outlook, haga clic con el botón secundario en la respuesta que desee procesar manualmente. Haga clic en Exportar datos a Microsoft Office Access. En el cuadro de diálogo Exportar datos a Microsoft Access, compruebe los detalles de la respuesta y, a continuación, haga clic en Aceptar para exportar. Si la operación de exportación se realiza correctamente, aparecerá el mensaje Los datos se exportaron correctamente a la base de datos. Si no se realiza correctamente, aparecerá el mensaje No se pueden exportar datos por algunos errores, seguido de una descripción de los problemas que han originado el error. En la siguiente tabla se recogen los problemas que podrían causar un error en la operación de exportación:

Problema Causa Resolución

Al hacer clic con el botón secundario del mouse en una respuesta, no se ve el comando Exportar datos a Microsoft Access.

El mensaje seleccionado no es una respuesta de recopilación de datos válida.

Elimine de la carpeta designada los mensajes que no sean respuestas de recopilación de datos.

Las respuestas no se transfieren a la carpeta correcta.

Sólo las respuestas originales a un mensaje irán a la carpeta designada.

Las respuestas a los mensajes propios (a menos que se utilice la copia del mensaje ubicada en la carpeta

Si no se procesa alguna de sus respuestas, rellene el formulario que se encuentra en el mensaje enviado ubicado en la carpeta Elementos enviados.

Si un usuario ha rellenado un formulario en una respuesta a una respuesta, indíquele que responda al mensaje original.

Si sospecha que el complemento falta o está dañado, cambie a Outlook. En Outlook,

Elementos enviados para generar la respuesta) y las respuestas que forman parte de un subproceso de mensajes de correo electrónico usado para discusiones pueden no moverse a la carpeta designada.

Otras posibles razones son: no está instalado Access, o bien, falta o está dañado el complemento necesario para procesar las respuestas.

en el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza y en Complementos. Asegúrese de que ve el elemento Complemento de Outlook para la recopilación y publicación de datos en Microsoft Access. Si no ve la entrada, pruebe a instalar de nuevo Access.

Mensaje:

No se encuentra la base de datos. Busque la base de datos y exporte los datos manualmente.

La base de datos se ha movido a otra ubicación, ha cambiado de nombre, se ha eliminado o está dañada.

Restaure la base de datos en su ubicación original y, a continuación, inténtelo de nuevo.

Mensaje:

La base de datos ya está en uso.

La base de datos está abierta en modo exclusivo y no se pueden realizar cambios en ella hasta que se libere el bloqueo exclusivo.

Pida al usuario que tenga abierta la base de datos en modo exclusivo que la cierre y la abra en modo normal. A continuación, pruebe a exportar manualmente la respuesta.

Mensaje:

Falta una tabla, una consulta o un campo.

La tabla de destino o la consulta se ha eliminado o ha cambiado su nombre, o la estructura se ha modificado de tal forma que no se puede agregar el contenido del formulario a las tablas.

Cree las consultas y tablas de destino que falten, o bien, cree y envíe un nuevo mensaje de recopilación de datos.

Mensaje: El formulario de la Si el destinatario modificó el formulario,

El formulario está dañado o se ha modificado.

respuesta está dañado o alguien (el destinatario o el remitente) ha modificado el formulario.

pídale que vuelva a enviarle el formulario y, a continuación, exporte la respuesta manualmente.

Si el formulario del mensaje original está dañado o no es válido, debe crear y enviar un mensaje nuevo.

Mensaje:

FaIta la información necesaria para finalizar el procesamiento.

Falta la información necesaria para asignar la respuesta al registro existente que se va a actualizar.

La configuración del mensaje debe estar sincronizada con Outlook. En Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo Administrar respuestas, seleccione el mensaje. En Detalles del mensaje, Access muestra un cuadro de advertencia. Haga clic en la advertencia para sincronizar la configuración y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo. Cambie de nuevo a Outlook e intente exportar la respuesta manualmente.

Mensaje:

No se pueden agregar o actualizar datos porque se produciría un valor duplicado en un campo que sólo acepta valores únicos.

Un campo cuya propiedad Indizado tiene el valor Sí (sin duplicados) no puede contener valores duplicados. Si el valor asignado al campo del formulario ya existe en el correspondiente campo de la tabla, la operación generará un error.

Pida al destinatario que envíe otra respuesta, con un valor distinto en el campo del formulario.

Mensaje:

El valor que ha especificado no es un elemento de la lista de opciones.

El formulario incluye un campo obligatorio que busca valores pero el usuario no ha especificado un valor para el campo, o bien, la propiedad LimitarALista tiene el valor Sí y el usuario ha especificado un valor que no está en


la lista.

Mensaje:

Valor no válido en un campo del formulario.

El destinatario ha especificado datos no válidos en uno o varios campos.


Mensaje:

La respuesta contiene un formulario que debe rellenar. Cuando termine, envíelo al remitente de este mensaje.

El destinatario no rellenó el formulario.

Pida al destinatario que envíe otra respuesta después de rellenar el formulario.

Intente exportar la respuesta hasta que la columna Categorías muestre un cuadrado verde.Volver a enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datosSi desea enviar el mensaje a más usuarios o si el mensaje original no ha llegado a algunos de los usuarios debido a errores, intente volver a enviarlo en lugar de reenviarlo.En la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar

respuestas. Aparece el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos.

En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos, haga clic en el mensaje que desea enviar de nuevo. Haga clic en Volver a enviar este mensaje de correo electrónico.

Si el botón Volver a enviar este mensaje de correo electrónico está deshabilitadoEste botón aparece atenuado (no disponible) si hay que sincronizar la configuración del mensaje con Outlook. Haga clic en el cuadro de advertencia situado bajo de Detalles del mensaje para sincronizar la configuración. Si el proceso se realiza correctamente, verá el mensaje La sincronización ha sido correcta. Si aparece un mensaje de error, intente cerrar el cuadro de diálogo y abrirlo de nuevo.

Access realiza determinadas comprobaciones, como comprobar que la consulta y las tablas de destino aún existen, que siguen incluyendo todos los campos del formulario y que sus tipos de datos no han cambiado. Si las comprobaciones se realizan correctamente, la página del asistente pide al usuario que especifique cómo desea procesar las respuestas. En caso contrario, aparecerá un mensaje que indique al usuario que vuelva a crear el mensaje de correo electrónico. Prosiga con el asistente de la misma manera que cuando envió por primera vez el mensaje. Puede que su configuración sea distinta. Para enviar el mensaje de correo electrónico a varios usuarios, siga uno de estos procedimientos:Especifique manualmente las direcciones de correo electrónico. (Observe que esta opción está disponible únicamente en el caso de una recopilación de datos para agregar nuevos registros.) Elija otro campo de dirección de correo electrónico.

Utilice el mismo campo de dirección de correo electrónico pero, en el último paso, seleccione sólo las direcciones que desee.Para obtener ayuda sobre los pasos del asistente, vea la sección Especificar cómo desea procesar los datos, que aparece anteriormente en este artículo.

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Vea tambiénAdministrar respuestas de recopilación de datos Las respuestas de recopilación de datos no se procesan automáticamente Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico Procesar manualmente las respuestas de recopilación de datos Volver a enviar un mensaje de recopilación de datos