LOS DOCUMENTOS

DOCUMENTOETIMOLOGICAMENTE:La palabra documento proviene del latín documentum “enseñanza, lec ción”, derivado del verbo doceo, ere “enseñar”.

DEFINICION:Cualquier objeto o cosa producto de la actividad del hombre, que contiene una información que narra, hace conocer o representa un hecho o acto humano, cualquiera sea su naturaleza, su soporte o su material, su proceso de elaboración o su firma, por lo que puede constituir un medio de prueba

DEFINICIONES DOCTRINALES“Una cosa representativa, o sea capaz de representar un

hecho” (CARNELUTTI)

“Toda cosa que sea producto de un acto humano, perceptible con los sentidos de la vista y el tacto, que sirve de prueba histórica indirecta y representativa de un hecho cualquiera” (DEVIS ECHANDIA)

“Es cualquier cosa que sirve por si misma para ilustrar o

comprobar por vía de representación, la existencia de un hecho cualquiera o la exteriorización de un acto humano” (PARRA QUIJANO)

“Es aquello que refleja el hecho del hombre, lo comunica” (REVISTA LA LEY)

DOCUMENTOS EN LA LEY COLOMBIANA

CODIGO PENAL:ARTICULO 294. DOCUMENTO. “Para los efectos de la ley penal es

documento toda expresión de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecánico o técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos, que tengan capacidad probatoria”.

CODIGO GENERAL DEL PROCESO:ARTICULO 243. Son documentos los escritos, impresos, planos,

dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.

DOCUMENTOS EN LA LEY COLOMBIANA

CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C 356 de 2003. “Documento, en sentido etimológico, es una cosa que docet, esto es, que lleva en sí la virtud de hacer conocer; esta virtud se debe a su contenido representativo; por eso, documento es una cosa que sirve para representar otra. Por otra parte, siendo la representación siempre obra del hombre, el documento, más que una cosa, es un opus (resultado de un trabajo)”.

CARACTERISTICASCARACTERISTICAS1. Es una cosa mueble, no un acto

2. Es representativa y declarativo

3. Es producto de una actividad humana

4. Sirve de prueba

5. Capacidad de transmitir o comunicar una información

6. No importa el material del cual esta hecho

7. Tiene permanencia en el tiempo

ELEMENTOS ESENCIALESELEMENTOS ESENCIALESEn su aspecto material, en todo documento se deben considerar

como elementos sustanciales la cosa, el autor y el contenido:

1. LA COSA. Es el elemento material que sirve de sustentación o soporte al contenido; puede ser de cualquier naturaleza: plástico, papel, piedra, metal, entre otras. En la cosa se puede representar o expresar, mediante letras, números, etc., una declaración de voluntad o de verdad acerca de un hecho jurídico.

2. EL AUTOR O AUTORES. Son los sujetos de Derecho (personas) que realizan la declaración de voluntad o verdad en la cosa. A los fines registrales se les denomina otorgante u otorgantes, es decir, que declaran en el docu mento y por ello deben otorgarlo con su firma, que es la representación gráfica de la persona en el documento y que expresa su consentimiento.

3. EL CONTENIDO. Para que un documento pueda ser tenido como tal, es necesario que la manifestación de voluntad del autor tenga trascendencia jurídica y sirva para probar los hechos a que se refiere.

REQUISITOS PARA SU EXISTENCIA REQUISITOS PARA SU EXISTENCIA JURIDICA (DEVIS ECHANDÍA)JURIDICA (DEVIS ECHANDÍA)

1. Que se trate de una cosa u objeto con aptitud representativa formado mediante un acto humano

2. Que represente un hecho cualquiera

3. Que tenga una significación probatoria

CLASES DE DOCUMENTOSCLASES DE DOCUMENTOS1. DOCUMENTOS ESCRITOS

Son mensajes adheridos a un soporte cualquiera que pueda ser comprendidos por sus receptores y básicamente por caracteres u otros signos

Ejemplos: Autobiografías, Biografías, Censos, Sentencias jurídicas, Informes gubernamentales, Facturas, Libros de historia, Inventarios, Cartas, Diarios personales, Revistas, Memorándums, Prensa periódica, Prensa diaria, Novelas, Panfletos, Registros parroquiales, Actas parlamentarias, Poemas, Juegos, Posters, Textos escolares, Pergaminos, Discursos

2. DOCUMENTOS NO ESCRITOSSon mensajes adheridos a un soporte cualquiera que pueda ser comprendidos por sus receptores pero no limitado a caracteres u otros signos impresos en una superficie.

La importancia de estos documentos es la manifestación de la ocurrencia de un hecho, declaración de voluntad o procedimiento y que puedan ser verificables frente al paso del tiempo

Ejemplos: Cintas cinematográficas, videos, fotos, cuadros, dibujos, radiografías, entre otros

3. DOCUMENTOS PUBLICOSSon aquellos que para su elaboración interviene un funcionario publico con fundamento en sus facultades.

Articulo 243 del Código General del Proceso:Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.

Ejemplos: Acta de Matrimonio, Acta de Nacimiento y Sentencias Definitivas

4. DOCUMENTOS PRIVADOSSon aquellos que por sus características, principalmente relacionados con los intervinientes en su elaboración, no cumplen con las condiciones para considerarse publico. Con ellos se hace constar un hecho, una declaración de voluntad o un procedimiento, pero sin solemnidades especiales.

“Documento privado es el que no reúne los requisitos para ser documentos público”.

Ejemplos: Pagaré, Contrato de arrendamiento y de venta

5. DOCUMENTOS DECLARATIVOSContienen una manifestación de voluntad o de ciencia y conocimiento, se subdividen en:

a. Declarativos Puros: Cuando contienen manifestaciones de ciencia y conocimiento.Ejemplo: Los que se elaboran para consignar los avances de una investigación de carácter científico

b. Declarativos Constitutivos o dispositivos: Contienen declaraciones de voluntad o acuerdos de voluntad, produciendo efectos jurídicos sustanciales, dando origen a un derecho o extinguiéndolos.

5. DOCUMENTOS DECLARATIVOS:c. Declarativos de Contenidos confesorio o testimonial: Dependiendo si la declaración perjudica o no a quien la realiza

d. Declarativos Representativos: Contienen una declaración de quien lo crea, otorga o suscribe, es decir, cuando representa el momento histórico en que tuvo lugar tal declaración

Ejemplo: La escritura publica - declarativa porque es manifestación de la voluntad de los otorgantes- Representativa: Cuando se indica momento, lugar y o sitio en que se realiza esa manifestación de voluntad

6. DOCUMENTOS REPRESENTATIVOSSon los que no describen ni contienen declaración de ninguna especie, simplemente dan a entender la existencia de un hecho. Ejemplos: Las fotografías, los dibujos, los planos, los cuadros.

7. DOCUMENTOS AUTENTICOSCuando existe certeza sobre el autor

Articulo 244 Código General del Proceso: Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.

DIFERENCIAS ENTRE UN DOCUMENTO Y DIFERENCIAS ENTRE UN DOCUMENTO Y UN INSTRUMENTOUN INSTRUMENTO

La doctrina imperante es la que precisamente distingue el documento del instrumento.

EL DOCUMENTO (GENERO) es el término general, comprensivo de cuanto consta por escrito o gráfica mente, como un contrato, un libro, una carta, un plano, una fotografía, etc., siendo pues diferente la forma en que aparece extendido.

En cambio, EL INSTRUMENTO (ESPECIE) es el escrito que contiene una manifestación o acto que debe surtir efectos jurídicos. En senti do estricto, entonces, el instrumento es un documento escrito. De allí que todo instrumento es documento, pero no todo documento es instrumento.