Embed Size (px)
Citation preview
TRUST.4. helmikuuta 2016Asianajaja Jan Lindberg / Asianajotoimisto TRUST Oy
ULKOISTUKSEN KILPAILUTTAMINEN
TRUST.
Esityksen rakenne1. Kilpailutusprosessien käytännöistä juristin näkökulmasta?
2. Mitä vaikutuksia erilaisilla kilpailutuksilla ja nykyisillä trendeillä (mm. pilvipalvelut, toimitusmallit) on palvelu-ulkoistuksen sopimusehtoihin ja sopimusrakenteisiin?
3. Kuinka huomioida muuttuvat regulatory compliance -asiat, tietosuojakysymykset ja niihin liittyvät vastuut?
4. Miten sopimuksessa varmistetaan ulkoistusprosessin tavoitteiden saavuttaminen?
TRUST.
Parhaat käytännöt juristin silmin• Tarjouspyynnön selkeys ja hankinnan kohteen tarkka määrittely
• Tavoite• Erityisesti toimituksen laajuus, palveluilta odotettava taso, organisaation tarpeet ja tavoitteet
• Saattaa edellyttää mittavaa sisäistä selvitystyötä, tiedon keräämistä ja mahdollista ulkopuolisen avun käyttöä
• Eri osa-alueiden erottaminen toisistaan kilpailutusprosessin ja sopimuksen kannalta• Esim. tekninen ratkaisu, taloudellinen järjestely (esim. hinnoittelumallit), oikeudelliset asiat, henkilöresurssit (mm. ulkoistuksen vaikutukset henkilöstöön)
TRUST.
Parhaat käytännöt juristin silmin• Tarjouksen tekijöiden hinnoittelun erittely siten, että sen tarjouspyynnön osa-alueiden vastaavuus voidaan todentaa helposti• Karkeat erilaisiin oletuksiin perustuvat arviot kertovat vain vähän lopullisesta hinnasta!
• Tapaamiset / toimittajien suulliset esitykset aiotuista ulkoistusjärjestelyistä• Tarkoituksena varmistaa yhteinen ymmärrys ja edelleen mahdollisesti määrittää ulkoistuksen laajuutta ja tavoitteita
TRUST.
Parhaat käytännöt juristin silmin• Referenssit
• Mahdolliset tarkemmat haastattelut, ei pelkästään tyytyväisimpien asiakkaiden yhteyshenkilöiden suositukset
• Hyvin harkittu ja toteutettu valintaprosessi• Valintakriteerit ja keskeiset vaatimukset• Vähintään kahden toimittajan valitseminen sopimusneuvotteluvaiheeseen!
• Toimittajan suorittama due diligence, jossa muun muassa yhteensopivuudet ja tarjouksen realistisuus varmistetaan
TRUST.
Esimerkkicase: IT-infrastruktuurinulkoistaminen• Neuvottelut kolmen kandidaatin kanssa (NDA)
• LOI kandidaattien A ja B kanssa;; dataroomin avaaminen • Ei eksklusiviteettia
• Asetetaan tavoiteaikataulu (esim. 3 kk sopimuksen tekemiseen)• Jatketaan neuvotteluita A:n kanssa• Uusi LOI;; sovitaan rajattu eksklusiviteetti
• Neuvotteluiden loppumetreillä avataan neuvottelut uudelleen B:n kanssa;; allekirjoitetaan uusi LOI (eksklusiviteetin irtisanomisoikeus)• Esim. eksklusiviteettiaikana monet asiat jäävät auki
• Avataan jälleen neuvottelut A:n kanssa ja tehdään sopimus hyvin nopeasti edellisiin neuvotteluihin perustuen.
TRUST.
Kilpailutus ja trendit sopimusehdoissaja -rakenteessa• Ulkoistamista yhä keskeisille toiminnoille à riskit kasvavat
• Täyttääkö palvelu ulkoistettuna lainsäädännön vaatimukset? • Johdon vastuukysymysten hahmottaminen
• Myös asiakkaan vastuut luetellaan tarkemmin• Riidat ovat opettaneet selkeän vastuunjaon tärkeyden• Syytä silti edellyttää asiakkaan virheiden ilmoitusprosessia• Palveluntarjoajien vastuiden selkeämpi määrittäminen kokonaisuus huomioiden
• Vastuunjako, yhteistyömallit ja kokonaistavoitteiden saavuttaminen SLA-viidakon sijaan
• ”Incentives to innovate”
TRUST.
Kilpailutus ja trendit sopimusehdoissaja -rakenteessa• Pilvipalvelut: ainakin kaksi olennaista vaikutusta
• Pilvipalveluun pohjautuva ratkaisu voi poistaa ”perinteisen” ulkoistuksen tarpeen kokonaan à tietohallinnon näkökulma?
• Palveluntarjoajat eivät usein itse tarjoa pilvipalvelua vaan kolmas osapuoli: mahdollisesti mittavat vastuunrajoitukset (asiakkaan oltava tarkkana)
• Cloud brokerage – mallit – kenellä sopimusoikeudellinen vastuu (vrt. MVNO:t)?
TRUST.
Kilpailutus ja trendit sopimusehdoissaja -rakenteessa• Vastuunrajoituksissa merkittäviä eroja
• Ei esim. vain välillisten vahinkojen poissulku, vaan sen täsmentäminen, mikä tällaiseksi luetaan / muuten suljetaan tai rajoitetaan pois: • tietosuojalainsäädännön rikkomukset, tiedostojen tuhoutuminen, viranomaisten määräämien sakkojen käsittely, menetetyn voiton korvaaminen jne.
• Suorituksista pidättäytyminen ja sopimuksen päättämisen mahdollistaminen useammassa tilanteessa• Suspension• Olennainen sopimusrikkomus, SLA:n rikkomukset - miten vältetään ”olennaisen”
sopimusrikkomuksen määrittämiseen liittyvät ongelmat?• ”For convenience” ja ennenaikaisen päättämisen taloudelliset vaikutukset
• Bimodality – miten näkyy sopimuksissa?
TRUST.
Regulatory Compliance• EU:n tietosuojauudistus sanktiomahdollisuuksineen on nostanut tietosuoja-asiat selkeästi keskiöön myös ulkoistusjärjestelyissä• Myös viimeaikainen EUT:n oikeuskäytäntö ja Safe Harbor -sopimuksen
kumoaminen• EU:n tulevassa tietosuoja-asetuksessa määritetään entistä tarkemmin rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välistä suhdetta, jotka tulee pääsääntöisesti huomioida myös ulkoistussopimuksessa• Pääpaino sopimuksessa, jonka sisällöstä on määrätty asetusehdotuksen 26
artiklassa;; mm. käsittelyn kesto, tarkoitus, rekisterinpitäjän oikeudet jne.• Sopimuksessa määrättävä mm., että käsittelijä saa käsitellä henkilötietoja vain
rekisterinpitäjän kirjallisten ohjeiden mukaan ja varmistettava, että henkilötietoja käsitteleviä sitovat asianmukaiset salassapitovelvoitteet jne.
• Mahdollisesti odotettavissa näihin soveltuvat mallisopimuslausekkeet
• Kun asetus on hyväksytty parlamentissa, alkaa kahden vuoden siirtymäaika.
TRUST.
Regulatory Compliance• Rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuus ulkoistustilanteessa (Henkilötietolaki 8:1.7)
• Rahoitusalalla toimivien noudatettava myös FiVa:n ulkoistukseen liittyviä määräyksiä ja ohjeita 1/2012: ”Ulkoistaminen rahoitussektoriin kuuluvissa valvottavissa”• Soveltamisala rajoitettu tiettyihin toimijoihin, mutta suosituksena on, että myös
muut rahoitussektoriin kuuluvat FiVa:n valvottavat noudattavat näitä.• Muun muassa valvottavan tiedonsaantiin, palvelutarjoajan ammattitaidon
varmistamiseen, tietoturvan varmistamiseen, toimintahäiriöihin varautumiseen ja ulkoistussopimuksen sisältöön liittyviä ohjeita ja määräyksiä.
• Muuttuvan lainsäädännön huomioiminen sopimuksissa
TRUST.
Sopimusrakenne
TRUST.
Ulkoistusprosessin tavoitteidensaavuttaminen sopimustasolla• ”Projektinhallinta avainasemassa”
• ”Liiketoimintajohdon mukana olo projektissa on välttämätöntä”
• ”Säilytä toimittajien kilpailutilanne prosessissa mahdollisimman pitkälle”
• ”Sopimus on yhtä hyvä kuin sen heikoin lenkki”
• ”Allekirjoitettu sopimus on vain pieni osa onnistunutta projektia, ymmärrettävä oikea implementaatio käytäntöön ja ymmärrettävä myös riidanratkaisua”
