Michael wyrsch krems-vortrag - handout

Prozessorientiertes Knowledgemanagement in der

Praxis Wie man einen integrierten, wirkungsvollen

Wissensprozess etabliert

28.04.2015 © Wyrsch & Partner GmbH

1

Michael Wyrsch

Head Global Knowledge Management OE Credit Suisse AG

Ausgangslage & Aufgabe


2

“Establish and maintain the organization’s measurement repository.”

1) Verbesserung von IT-Projekten bez. Qualität und Risiko sowie Abhängigkeit von einzelnen Wissensträger

reduzieren 2) Reduzieren des Aufwands in den frühen Phasen von IT-

Projekten um min. 3 PT pro IT-Projekt (Reuse )

CMMI = Capability Maturity Model Integration

Vorgehen - Einflüsse


3

Measure Performance

Analyze Root

Causes

Engineer Improve-

ment

Control Performance

Define Opportun-

ities

Reviews (tollgate meetings)

Lean Sigma

CreateCreate

EvolveEvolve

OrganizeOrganize

DistributeDistribute

ApplyApply

CreateCreate

EvolveEvolve

OrganizeOrganize

DistributeDistribute

ApplyApply

Services &

Lifecycle

Control

Knowledge Management Methoden

Vorgehen – Methodik: SAIDI


4

Select Analyze Identify Design Implement

Basis Informationen des Prozesses einholen

Prozess beurteilen

Eigentümer kontaktieren

Prozess Fluss

Wissensfluss

Personen

Material

Verbesserungs-bereiche bzgl. Wissen:

Identify & Prioritize

Design Wissens-Prozess:

• Create • Organize • Distribute • Apply • Evolve

Methoden anwenden

Definiere Messung

Verifizierung Design

Wissens-intensiven Prozess anpassen

Roll-out Wissens-prozess

Knowledge Baseline Knowledge Process Creation

Create Evolve

Organize

Distribute

Apply

Vorgehen – Methodik: SAIDI


5

Select Analyze Identify Design Implement

Basis Informationen des Prozesses einholen

Prozess beurteilen

Eigentümer kontaktieren

Prozess Fluss

Wissensfluss

Personen

Material

Verbesserungs-bereiche bzgl. Wissen:

Identify & Prioritize

Design Wissens-Prozess:

• Create • Organize • Distribute • Apply • Evolve

Methoden anwenden

Definiere Messung

Verifizierung Design

Wissens-intensiven Prozess anpassen

Roll-out Wissens-prozess

Knowledge Baseline Knowledge Process Creation

Create Evolve

Organize

Distribute

Apply

Prozessanalyse: Process Knowledge Mapping


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Trigger

Input Output

Resources

Aktivitäten

Trigger

Input Output

Resources

Aktivitäten

Trigger

Input Output

Resources

Aktivitäten

Prozess Step 1 Prozess Step 2 Prozess Step 3

Prozessanalyse: Process Knowledge Mapping


7

Trigger

Input Output

Resources

Aktivitäten

Trigger

Input Output

Resources

Aktivitäten

Trigger

Input Output

Resources

Aktivitäten

Prozess Step 1 Prozess Step 2 Prozess Step 3

Wissensprozess


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Infrastructure

Knowledge Basis

Wissens- intensiver Prozess

Wissens- intensiver Prozess

Methods

Wissensprozess

Create

Apply

Distribute Evolve Organize

Wissensprozess Lessons Learned


9

Infrastructure

Knowledge Basis

Projektmanagement

Projektmanagement

Methods

Wissensprozess

Create

Apply

Distribute Evolve Organize

Trigger

LL Meeting: Erfassen LL Report schreiben und

überprüfen

Report/Lesson speichern Attribute hinzufügen

Reports lesen Fachkollege kontaktieren

Learning anwenden

Lessons auswerten Aufgaben

verteilen an Eigentümer

Implementation Übersicht


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• Zahlen: – >350 Lessons Learned Reports

– > 7000 Empfehlungen

– ~ 3000 Zugriffe (Benutzer)

– Auswertung: > 6 Personentage gespart durch Wiederverwendung (organisational + individuell)

– Umfragen: >3 Personentage gespart durch individuelle Wiederverwendung

• Lokationen: – Schweiz

– Singapore

– Video Konferenzen (NY, London, CH, …)

• Personal: – 2 Lead Moderator

– 13 Moderators: 4 Business, 9 IT (freiwillig für ein Jahr: 1 LL Meeting Erfassen / Monat)

Laufende Messung & Feedback

Verankerung:

• Teil der Prozesslandschaft

• Klare Interaktion mit anderen Prozessen

Implementation: Ergebnisse Organisation


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Business Case: Einsparungen von über CHF 500’000.- pro Jahr

Implementation: Ergebnisse Mitarbeiter


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• Persönliche, fachliche Entwicklung

• Teambuilding & gemeinsames Verständnis

• Zusätzliche Einsichten ins Projekt

• Erfahrung in einer offenen Gruppenreflektion mit einem Moderator, dadurch hohe Qualität des LL Reports

• Lernen über verschiedene Projekte hinweg

• Verbesserung der Projektleistung

Kontakte zu knüpfen und Netzwerke bilden für ähnliche Situationen und Projekte.

Efficient, well prepared, least effort for the project team

Simple efficient method that involves all participants. Good moderation of workshop

I found the mix business/IT extremely useful. Our viewpoints at times were really very different even though we were addressing the same issues.

We keep making the same mistakes. Deadlines too short, not enough resources. I hope this will help our line management see these problems in a structured way so that they have arguments for their line managers.

Organisationales Lernen


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Schön and Argyris (1978) – Lernen beinhaltet die Entdeckung und Korrektur von Fehlern.

Steuernde Variablen

Aktion Strategie

Konsequenzen

Single loop learning

Double loop learning

Create Apply

Distribute

Evolve

Organize

Ergebnisse & heutige Situation


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• Prozess gut etabliert • LL Repository/Portal • Trainierte Moderatoren • Kontinuierliche Verbesserungen durch vierteljähliche Reports • Gute Integration in die Prozesslandschaft

Ergebnis

War aktiv von 2006 - 2013

Wurde abgestellt weil: • Änderungen des Basisprozesses

(Wasserfall -> Iterativ) • Sparmassnahmen (Personalabbau) • Nutzen für die Organisation nicht gut

sichtbar

* http://www.apqc.org/knowledge-base/documents/cutting-cost-not-knowing-lessons-learned-systems-people-really-use-best-pra

Teilnahme an einer Benchmarking-Studie 2009 von APQC* (unter den 3 besten Implementationen)

http://www.apqc.org/knowledge-base/documents/cutting-cost-not-knowing-lessons-learned-systems-people-really-use-best-pra

























Fazit

1. Die Integration von Wissensprozess in Produktionsprozesse sind sehr wirkungsvoll.

2. Das Vorgehen und die Werkzeuge waren sehr gut.

3. Laufende Messungen zeigen den Zustand.

4. Es ist gut auf die wissenschaftlichen Erkenntnisse heranzuziehen.

5. Der Schwerpunkt ist auf das organisationale Lernen zu setzen.

6. Veränderungen sind Teil des Lebens. 7. Sich nicht nur an einen

Prozess/Umgebung andocken.


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? Ich würde es wieder machen!

Leadership & Management

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