RESUME PENGANTAR MANAJEMEN

I. KONSEP DAN SEJARAH MANAJEMEN

Secara sederhana manajemen berorientasi kepada dua hal yaitu mengawasi orang bekerja

dan mengurus uang sehingga manajemen dapat didefinisikan sebagai mengawasi atau mengatur

orang bekerja dan mengurus atau mengatur administrasi keuangan dengan baik.Makna

manajemen dapat dipahami melalui dua hal, yaitu teori dan praktek manajemen. Hal yang

bersifat teoretis berpijak pada pandangan tentang aspek tertentu dari organisasi, antara lain

tentang efektivitas, pencapaian tujuan, pengambilan keputusan, efisiensi, ekuilibrium

(keseimbangan), interaksi antara organisasi dan lingkungan sekitarnya. Di lain pihak praktik

manajemen memandang organisasi sebagai sebuah sistem terbuka.

Dasar Manajemen adalah PIRO Yakni People, Ideas, Resources dan Objectives.Pengerahan

sumber daya harus dilakukan dengan biaya seminimum mungkin.Ini yang lazimnya dipahami

sebagai efisiensi atau Doing Things Right dan tidak memboroskan sumber daya.Sumber daya yang

penting adalah Man, Materials, Methods, Money, Technology, Information dan

Organization.Efektivitas menjamin tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.Pada dasarnya

manajemen dapat didefinisikan sebagai pekerja dengan orang-orang untuk menentukan,

menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan melaksanakan fungsi-fungsi

perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), penyusun personalia atau karyawan

(staffing), pengarah dan kepemimpinan (leading) dan pengawasan (controlling). Suatu organisasi

akan berhasil apabila dikelola melalui proses yang sistematis dan mampu mengendalikan individu

yang terlibat didalamnya sehingga mereka dapat bekerja secara maksimal untuk mencapai tujuan.

Manajer dapat diumpamakan seorang nakhoda kapal yang akan menentukan jalan

berdasarkan pedoman yang dipegang untuk menuju sasaran. Namun mengelola organisasi

tidaklah sesederhana itu.Mengelola organisasi membutuhkan banyak keterampilan, kemampuan

dan sikap yang membuat organisasi tersebut tidak hanya bergerak melainkan juga berkembang,

inovatif, kreatif, menguntungkan, kompetitif dan berorientasi global.Kunci sukses pengembangan

dan prestasi manajemen adalah para manajer.Oleh karena itu mereka harus mampu menguasai

keilmuan, kepekaan dan pengalaman menganalisis lingkungan persaingan serta menjalankan

fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasia, pengarahan, dan pengawasan

1

dari kegiatan operasioan sehari-hari dalam mencapai tujuan organisasi. Di Samping itu mereka

juga harus mampu menjalankan rekayasa ulang, ketergantungan manajemen terhadap karyawan

strategic, diversitas, etika, kualitas, organisasi belajar, kewirausahaan, manajemen dalam

globalisasi, manajemen menebus dunia, kiat manajemen mengakuisi dan merger dengan

perusahaan laindan sebagainya.

Manajemen juga sebagai suatu seni. Manajemen membutuhkan sentuhan orang yang

memiliki kiat khusus, strategi jitu, perasaan halus, intuisi tinggi, pengendalian emosi, intelegensi

tinggi, jiwa motivator, kreatif, inovatif, komunikatif dan lain lain. Sentuhan itu akan membuat

manajemen berkemampuan sebagai problem solver. Dan membuat suatu organisasi lebih uggul

daripada organisasi lain yang mungkin hanya dijalankan setengah hati dan kurang memiliki orang-

orang yang professional. Suatu organisasi akan berhasil apabila dikelola melalui proses yang

sistematis dan mampu mengendalikan individu yang terlibat di dalamnya sehingga mereka dapat

bekerja maksimal untuk mencapai tujuan. Peran manajemen dan manajer dibutuhkan untuk

menjaga dinamika perusahaan atau organisasi agar tetap stabil, berkembang.Dan melalui

manajemen dan manajerlah pencapaian tujuan organisasi perusahaan dapat terlaksana sesuai

harapan.

Manajer adalah anggota organisasi yang mengawasi dan mengarahkan pekerjaan anggota

lain. Di dalam sebuah perusahaan maupun organisasi Manajer bertanggung jawab langsung atas

sekelompok orang di sebuah divisi perusahaan atau dapat berarti menyelia atau mensupervisi

satu orang saja. Umumnya perusahaan memberikan empat tantangan yaitu berupa :

1. Menghasilkan produk lebih banyak, lebih murah, lebih menarik, lebih baik, lebih ramah

lingkungan dan lebih berselera global

2. Memperbaiki lingkungan hidup dan kondisi lainnya

3. Menyesuaikan diri dengan setiap perubahan besar dalam lingkungan global

4. Menyesuaikan diri dengan setiap kondisi ekonomi, politik dan sosial Negara sendiri

Banyak cara orang mengklasifikasikan manajer untuk dapat melihat kemampuan utama seorang

manajer. Namun bukan berarti pembedaan atau pengklasifikasian itu berlaku statis atau kaku

tetapi hal ini hanyalah untuk memahami kelebihan seseorang ketika menjadi manajer.

2

Pengklasifikasian manajer dapat dilakukan dengan melihat mereka pada tingkatan organisasi yang

dapat diklasifikasikan menjadi 3 golongan,yaitu (Handoko,1996) :

1. Manajer lini – Pertama. Tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang

memimpindan mengawasi tenaga-tenaga operasional disebut manajemen lini/garis. Para

manajer ini sering disebut dengan manajer kantor, penyelia jasa, manajer department.

Sebagai contoh adalah penyelia teknik dalam suatu departemen riset.

2. Manajer Menengah. Manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam

suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-

kegiatan para manajer lainnya dan kadang-kadang juga karyawan operasional. Sebutan

lain manajer menengah adalah general manajer, manajer pabrik, mandor wilayah, divisi

manajer sebagai contoh adalah manajer wilayah yang membawahi beberapa kepala divisi

wilayah.

3. Manajer Puncak, klasifikasi manajer paling tertinggi ini terdiri dari sekelompok kecil

eksekutif. Manajemen puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi

dan bertanggung jawab menciptakan kondisi penting untuk melakukan perubahan.

Sebutan khas manajer puncak adalah Pimpinan Eksekutif (CEO) atau Pimpinan Oposisi

(COO), Wakil Presiden.

Perbedaan tingkatan manajemen akan membedakan pula fungsi-fungsi manajemen yang

dilaksanakan. Ada dua fungsi utama manajemen yaitu manajemen administrative dan

manajemen operatif.Manajemen administrative lebih berurusan dengan penetapan tujuan

dan kemudian perencanaan, penyusunan kepegawaian dan pengawasan kegiatan-kegiatan

terkoordinasi untuk mencapai tujuan. Sedangkan Manajemen Operatiflebih mencakup

kegiatan memotivasi, supervise dan komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan

mereka untuk mencapai hasil-hasil secara efektif. Pada tingkatan manajemen rendah, para

manajer akan banyak melaksanakan fungsi manajemen operatif. Semakin tinggi tingkatannya

mereka menjadi lebih terlibat dengan manajemen administratif.

Seorang manajer juga dapat diklasifisikan sebagai namajer 5 C, yaitu Manajer Cash ( uang

tunai), crisis (krisis), conflict (konflik), cool (tenang), dan change (Perubahan). Kemampuan

3

manajerial adalah kemampuan untuk mengatur, mengkoordinasikan dan menggerakkan para

bawahan ke arah pencapaian tujuan yang telah ditentukan organisasi. Kemampuan ini lahir dari

suatu proses yang panjang yang terjadi secara perlahan-lahan melalui proses pengamatan

belajar.Bukti dari kemampuan manajerial adalah sejauh mana kelompok kerja yang dipimpinnya

mampu berkinerja secara optimal.Manajer semua tingkatan harus mampu menunjukkan bahwa

mereka sanggup dekat secara emosional dengan bawahan sehingga bawahan memberikan

dukungan dengan komitmen yang kuat pada kelompok kerjanya.

Penilaian keberhasilan kinerja seorang manajer sangat tergantung dari kinerja bawahnnya

karena seorang manajer tidak dapat bekerja sendiri.Oleh karena itu seorang manajer harus

mampu memimpin bawahannya berprestasi dalam pekerjaannya. 10 faktor yang diinginkan

bawahan untuk meningkatkan kinerja mereka anatara lain :

a. Pekerjaan yang menarik

b. Kesejahteraan yang memadai

c. Keamanan dalam pekerjaan

d. Penghayatan terhadap pekerjaan yang dilakukan

e. Suasana atau lingkungan kerja yang baik

f. Promosi dan perkembangan diri mereka sejalan dengan kompetensi dan konstribusi

g. Merasa terlibat dalam kegiatan-kegiatan kelompok kerja

h. Pengertian dan simpati atas masalah pribadi

i. Kesetiaan manajer Pada bawahan

j. Selalu disiplin dalam bekerja

Dalam era globalisasi, perusahaan harus memiliki staf dan karyawan yang mampu

melayani pasar global sekaligus pasar lokal yang ingin dilayani dengan cara yang sama. Fungsi

manajer pun perlu diredefinisi. Manajer yang semula “ memerintah dan mengawasi ” saat ini

harus berperan menjadi “ pelatih ” agar setiap karyawan mampu diberdayakan untuk dapat

memenuhi kebutuhan pasar. Selain itu manajer juga harus menyesuaikan strategi perekrutan,

peneyeleksian, pemberian kompensasi, pengembangan karier, teknik memotivasi serta teknik

4

mengawasi karyawan agar semuanya secara terintegrasi mampu memenuhi kebutuhan

perusahaan.

Manajer yang diharapkan dalam era global adalah manajer yang mempunyai karakteristik

fleksibel, yaitu memiliki kemampuan beradaptasi yang tinggi terhadap lingkungan dan mampu

memanfaatkan sumber daya yang efisien.Di samping itu juga mereka harus memiliki wawasan

global serta menguasai proses decision making, interpersonal relation dan goal setting. Itu berarti

seorang manajer saat ini harus memiliki peran sebagai interpersonal roles( kepemimpinan

komunikasi ), informational roles (pengawas, pegendali, penyerap dan perubahan, alokasi sumber

daya, negosiator) dan decisional roles(entrepreneur, menangani perubahan, alokasi sumber daya,

negosiator). Manajer era globalisasi harus mampu memanfaatkan perkembangan teknologi

informasi dan menjadikannya sebagai solusi daya saing bagi bisnisnya karena sudah terbukti

bahwa bisnis yang dikelola dengan memanfaatkan teknologi informasi akan memiliki daya saing

yang handal.

Sejarah manajemen telah tercatat dalam berbagai kegiatan politik, kenegaraan, social dan

budaya kehidupan masa lalu.Memang kita tidak menemukan catatan lengkap tentang aktivitas

mereka apalagi tentang keilmuan manajemen namun kita dapat melakukan interpretasi dan

menarik kesimpulan dari aktivitas para nenek moyang tersebut.Misalnya, salah satu hasil

interpretasi para ahli manjemen adalah tulisan peninggalan zaman mesir kuno pada tahun 1300

Sebelum Masehi.Interpretasi tersebut menyebutkan bahwa Negara-negara birokratis di zaman

kuno mengakui betapa pentingnya organisasi dan administrasi untuk kelangsungan hidup Negara.

Dalam sejarah manusia lainnya, Institusi keagamaan dan militer juga telah menggunakan

prinsip-prinsip penting manajemen.Gereja Roma katolik adalah organisasi formal keagamaan yang

paling efektif dalam sejarah peradaban barat.Organisasi ini dapat bertahan lama karena tujuan

organisasi dan keefektifan menggunakan teknik organisasi dan manajemennya.Begitu juga

dengan organisasi kemiliteran yang memiliki pengalaman tersendiri dalam menerapkan sejumlah

prinsip dan praktek bidang manajemen.Bentuk organisasi yang dipilihnya telah membuat institusi

militer tetap kuat hingga kini.Mereka mampu mencetak para pemimpin bermoral dengan teknik-

teknik kepemimpinan mereka.

5

Bila kita banding-bandingkan sesungguhnya terdapat persamaan-persamaan antara

praktik manajemen dahulu dengan praktik manajemen zaman modern. Di samping persamaan-

persamaan tersebut kita juga dapat menemukan perbedaan dalam pelaksanaannya, yaitu bahwa

para pemimpin proyek masa lalu menggunakan paksaan, menerapkan perintah layaknya antara

budak dengan majikan, menggunakan kebijakan dan peraturan yang membuat takut penduduk,

dan memanfaatkan maklumat penguasa sebagai perintah yang tidak boleh ditolak.

Revolusi industri telah mengakibatkan munculnya para kapitalis.Mereka mengeksploitasi

para pekerja untuk memperkaya diri sendiri. Terjadinya pertumbuhan ekonomi yang cukup baik

mendorong para pemikir menemukan cara yang lebih baik dalam meningkatkan produktivitas.

Mereka ingin melakukan perubahan, yang semula berdasarkan pemaksaan terhadap pekerja

menjadi manajemen yang berdasarkan kepada pendekatan ilmiah. Keinginan ini akanadanya

perubahan mulai Nampak ketika James Watt Jr. (1792-1848), Robert Owen (1771-1858) dan

Charles Babbage (1792-1871) memulai masa pencarian dan pemetaan tentang berbagai cara baru

untuk mengelola suatu perusahaan.Mereka berusaha merumuskan peran manajer dalam

menetukan kebijakan perusahaan serta peran manajer sebagai seorang reformis dalam hal

memperbaiki, mengembangkan, dan memperbarui berbagai persyaratan kerja, kondisi kerja,

standar kerja, tanggung jawab terhadap kesejahteraan karyawan dan sebagainya.

Jika Babbage dikenal sebagai bapak computer maka Taylor dikenal sebagai “Bapak

Manajemen Ilmiah” pendekatan baru yang diperkenalkannya sangat mempengaruhi praktik

manajemen.Setelah itu banyak para ahli yang mengemukakan teori-teorinya dalam bidang

manajemen dan organisasi perusahaan.

Perkembangan berikutnya, aspek-aspek manajemen dipelajari, dianalisis dan dipraktikkan

secara khusus. Saat ini sudah ratusan lembaga, baik dalam lembaga laba maupun nirlaba, yang

mengembangkan berbagai aspek khusus dalam manajemen, saperti pengendalian kualitas, teknik

industri, perawatan pabrik, pemasaran, periklanan, pengemasan, pekerjaan kantor,

komputerisasi, sibernatika, hubungan industrial, dan masih banyak yang lainnya lagi. Organisasi-

orgasnisasi ini telah menyumbangkan sekumpulan pengetahuan yang semakin tumbuh dan

sangat membantu pekerjaan para manajer.

6

II. LINGKUNGAN ORGANISASI

Lingkungan dapat diartikan sebagai seluruh elemen yang terdapat di luar batas-batas

orgasnisasi yang mempunyai potensi untuk mempengaruhi sebagian atau keseluruhan

organisasi.Lingkungan terdiri dari banyak elemen atau unsur. Di antara elemen tersebut ada yang

berpengaruh langsung atau yang sama sekali tidak terpengaruh. Lingkungan dapat dikelompokkan

dalam lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Lingkungan eksternalpun terbagi menjadi

dua yaitu elemen aksi langsung ( indirect-action elements) dan elemen aksi tidak langsung

(indirect-action elements). Elemen aksi langsung dapat juga disebut stakeholderatau sering

diistilahkan pihak yang berkepentingan, yang termasuk aksi langsung (stakeholder) diantaranya

adalah pemegang saham, serikat pekerja, pemasok dan lain-lain yang secara langsung

mempengaruhi organisasi. Sedangkan yang termasuk elemen aksi tidak langsung diantaranya

adalah teknologi, ekonomi, politik, dan sebagainya

Elemen aksi langsung terdiri dari pihak yang berkepentingan baik individual maupun

kelompok yang langsung pengaruhi organisasi dalam mencapai sasarannya yaitu konsumen atau

pelanggan, pemasok, pemerintah, serikat pekerja, lembaga konsumen, media/pers, pesaing,

lembaga keuangan, para tenaga kerja (labor supply).Elemen aksi tidak langsung adalah kekuatan-

kekuatan yang berada diluar jangkauan perusahaan biasanya terlepas dari operasional

perusahaan yaitu teknologi, ekonomi, politik, variable social, demografi dan dimensi

internasional. Sebagai contoh kondisi perekonomian suatu Negara yang sedang dilanda resesi

akan menyebabkan dunia usaha lesu karena perusahaan-perusahaan tidak mempunyai memapan

untuk memperbaiki kecenderungan negative keadaan perekonomian tersebut.

Lingkungan Internal adalah suatu kejadian atau kecenderungan didalam suatu organisasi

yang mempengaruhi suatu aktivitas orgasnisasi tersebut, faktor-faktor lingkungan internal yaitu

budaya organisasi, karyawan, pemegang saham dan dewan direksi.Selain pengelompokkan

berdasarkan lingkungan internal dan lingkungan eksternal adapun pembagian elemen lingkungan

ke dalam lingkungan umum dan lingkungan khusus, serta lingkungan actual dan lingkungan yang

dipersepsikan.William R. Dill menyarankan istilah lingkungan tugas (task environment) untuk

menggantikan istilah lingkungan umum.lingkungan umum mencakup kondisi yang mungkin

7

mempunyai dampak terhadap organisasi tetapi relevansinya tidak begitu jelas.Sedangkan

lingkungan khusus adalah elemen lingkungan yang secara langsung relevan bagi organisasi dalam

mencapai tujuannya.

Misalnya rekayasa genetika yang merupakan lingkungan umum dari perusahaan farmasi.

Manajamenn perusahaan farmasi di Indonesia seperti Kalbe Farma, Indofarma, Kimia Farma harus

mengakui bahwa kemajuan dalam rekayasa genetika mempunyai dampak sangat jauh terhadap

profitabilitas di masa depan mereka. Namun saat ini, dampak rekayasa genetika terhadap

perusahaan-perusahaan farmasi tersebut hanya mempunyai relevansi yang sifatnya

“kemungkinan” atau “baru potensi”.Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan tersebut lebih

mencurahkan sebagian besar perhatian mereka pada lingkungan khususnya.Lingkungan khusus

merupakan sesuatu yang “khas” bagi setiap organisasi dan berubah sesuai dengan kondisinya.

Yang termasuk lingkungan khusus antara lain pelanggan, pemasok, pesaing, lembaga pemerintah,

serikat pekerja, asosiasi perdagangan atau industri, kelompok yang berpengaruh di masyarakat

(pressure group) dan sebagainya. Para pimpinan harus mempunyai ketajaman persepsi dalam

memandang suatu lingkungan agar organisasi yang dipimpinnya mampu menyesuaikan secara

lebih baik.

Sebagian perusahaan menghadapi lingkungan yang relatif statis, di mana hanya sedikit

kekuatan dalam lingkungan khusus mereka yang berubah.Dalam hal ini, tidak ada pesaing baru,

tidak ada gebrakan baru di bidang tekhnologi, aktivitas pressure group juga sangat tidak berarti

dan sebagainya. Di sisi lain, mungkin yang sangat dinamis : persaingan sangat ketat,

pengembangan teknologi begitu pesat, peraturan pemerintah berubah cepat, bahan baku sulit

diperoleh, preferensi konsumen cepat berubah dan sebagainya.Lingkungan yang statis

menciptakan ketidakpastian lebih sedikit daripada lingkungan dinamis.Karena ketidakpastian

merupakan ancaman terhadap keefektifan perusahaan, maka manajemen harus mencoba

meminimilkannya. Salah satu cara untuk memimalasir ketidakpastian itu adalah dengan

mengelola dampak lingkungan tersebut dengan sebaik-baiknya.

Ketidakpastian lingkungan menunjukkan suatu suatu kondisi dimana pimpinan perusahaan

tidak mempunyai informasi yang cukup mengenai kondisi lingkungannya. Kondisi ini Dapat

8

menimbulkan kesulitan bagi manajemen dalam memperkirakan perubahan-perubahan yang akan

terjadi. Meningkatkan informasi berarti berkurangnya ketidakpastian dan sebaiknya kekurangan

informasi berarti menambah ketidakpastian.Kompleksitas menunjukkan keragaman atau

banyaknya elemen eksternal yang berpengaruh terhadap berfungsinya suatu organisasi.Stabilitas

lingkungan menunjukkan kerepotan perubahan yang terjadi pada elemen-elemen lingkungan.

Berdasarkan derajat kompleksitas dan ketenangan, emery dan trist (1985) membedakan empat

tipe tekstur lingkungan yaitu :

a. Lingkungan tenang-acak

Berkarakteristik Lingkungan sangat sederhana di mana perubahan jarang terjadi

(perlahan). Tindakan perusahaan memusatkan perhatian pada pengelolaan rutin sehari-

hari

b. Lingkungan tenang-mengelompok

Berkarakteristik lingkungan cukup stabil dimana perubahan jarang terjadi, dan jika terjadi

dalam bentuk kelompok yang saling berkaitan.Tindakan perusahaan membuat

perencanaan dan mengantisipasi tuntutan kelompok.

c. Lingkungan terganggu-bereaksi

Berkarakteristik lingkungan bereaksi terhadap tindakan organisasi dan kegiatan. Tindakan

perusahaan membuat perencanaan dan keputusan strategis dan hati-hati untuk

mengantisipasi reaksi

d. Lingkungan kacau

Berkarakteristik lingkungan sering berubah dalam dinamika tinggi dan terjadi dalam

bentuk kelompok. Tindakan perusahaan melakukan adaptasi dan proaktif terhadap

perubahan

Tanggapan (respons) organisasi terhadap pengaruh perubahan lingkungan bias berbagai

bentuk. Ada yang beradaptasi dengan perubahan yang terjadi, namun ada pula yang berusaha

mengendalikan lingkungan yang dihadapinya. Ada dua cara yang dapat ditempuh organisasi

dalam mengendalikan perubahan lingkungan yaitu :

9

1. Menciptakan hubungan yang baik antara organisasi dengan elemen-elemen utama

yang mempengaruhinya. Yaitu dengan strategi elemen-elemen utama yang

mempengaruhi antara lain :

a. Integrasi dengan perusahaan lain

b. Mengadakan kontrak jangka panjang atau usaha patungan (joint ventures)

c. Kooptasi (cooptation)

d. Pengangkatan eksekutif

e. Iklan dan humas (advertising dan public relation)

2. Mengendalikan lingkungan agar tidak berbahaya dan dapat menguntungkan

organisasi. Beberapa strategi dalam mengendalikan lingkungan agar tidak berbahaya

dan dapat menguntungkan organisasi, yaitu :

a. Merubah bidang usaha

b. Bergabung dengan asosiasi perusahaan sejenis

c. Aktivitas politik

Suatu perusahaan memilih menjalankan bisnis global adalah Karena pasar domestik yang

sudah semakin jenuh (matang). Memasuki bisnis global tersebut, suatu perusahaan biasanya

melalui proses globalisasi yang umumnya melalui empat tahapan, yaitu :

1. Tahap Domestik

Tahap ini ditandai dengan masih terbatasnya potensi dasar pada Negara asal, di mana

seluruh fasilitas produksi dan pemasaran masih terletak di Negara asal.

2. Tahap Internasional

Meningkatnya ekspor dan menggunakan pendekatan multidomestik adalah kondisi di

mana perusahaan berada tahap internasional

3. Tahap Multinasional

Pada tahap ini perusahaan sudah memilih fasilitas pemasaran dan produksi yang

terletak di banyak Negara dengan lebih dari sepertiga penjualan datang dari luar

negeri asal

4. Tahap Global

10

Perusahaan yang beroperasi pada tahap ini benar-benar melakukan bisnisnya secara

global, seperti melakukan penjualan dan memperoleh sumber daya di Negara mana

saja yang menawarkan peluang terbaik dan biaya rendah

Manajemen Internasional (Internasional Management) adalah pengelola bisnis yang

dilakukan di lebih dari satu Negara.Tugas utamanya tidak jauh berbeda dengan pengelola bisnis

yang sifatnya Masih domestik atau internasional, seperti pengelolaan pengadaan produksi dan

distribusi baik produk maupun jasa.Fungsi-fungsi manajemen pun tetap berlaku pada perusahaan

berskala global, seperti fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan dan pengendalian

yang berbeda hanyalah pada kesulitan serta resiko yang dialami perusahaan.

Lingkungan ekonomi merupakan kondisi ekonomi di Negara organisasi internasional

beroperasi.Bagian dari lingkungan ini meliputi beberapa faktor seperti perkembangan ekonomi,

infrastruktur, pasar sumber daya dan produk, kurs nilai tukar, serta inflasi, tingkat bunga dan

pertumbuhan ekonomi.Lingkungan hokum dan politik merupakan dunia bisnis pasti berkaitan

dengan system politik yang tidak dikenal, juga pengawasan dan regulasi pemerintah yang lebih

banyak, ketika mulai memasuki pasar internasional.Aparat pemerintah dan masyarakat umum

sering kali memandang perusahaan-perusahaan asing sebagai pihak luar atau bahkan pengganggu

dan mencurigai pengaruh mereka terhadap kemandirian ekonomi dan kedaulatan

politik.Beberapa perhatian hokum-politik utama yang memengaruhi bisnis internasional adalah

risiko, instabilitas politik, hokum dan aturan.

Lingkungan social budaya meliputi pengetahuan, keyakinan, nilai-nilai serta model umum

perilaku dan cara berpikir yang dianut bersama di antara anggota suatu masyarakat. Faktor

budaya jauh lebih rumit daripada faktor politik dan ekonomi di Negara-negara asing.Budaya tidak

berwujud tersebar luas dan sulit untuk dipelajari.Merupakan hal yang benar-benar wajib bagi

bisnis dan manajer internasional untuk memahami budaya lokal dan berhubungan secara efektif

dengan budaya lokal tersebut.Karakteristik budaya lainnya yang memengaruhi organisasi

internasional adalah bahasa, agama, tingkah laku, organisasi sosial dan pendidikan. Beberapa

Negara seperti India memiliki karakteristik keragaman bahasa, yang berarti terdapat beberapa

bahasa di sana. Ada juga beberapa Negara yang sangat tergantung pada bahasa lisan daripada

11

tulisan.Agama meliputi benda-benda yang disucikan, tingkah laku filososfi atas hidup, hal-hal tabu

dan ritual.

Mencari sumber-sumber pasokan yang lebih murah di luar negeri yang disebut

outsourching. Cara lain adalah mengembangkan pasar untuk produk jadi di luar Negara asal

mereka, yang mungkinberupa kegiatan ekspor, lisensi, dan investasi langsung. Semua ini disebut

sebagai strategi masuk pasar (market entry strategy) karena merupakan cara alternatif untuk

menjual produk dan jasa di pasar-pasar luar negeri. Kebanyakan perusahaan memulainya dengan

ekspor dan berusaha terus hingga melakukan investasi langsung.

III. PERENCANAAN DAN PENGAMBIL KEPUTUSAN

Perencanaan dapat diartikan sebagai suatu proses untuk menentukan tujuan serta sasaran

yang ingin dicapai dengan mengambil langkah-langkah startegis guna mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan adalah proses penentuan tujuan dan prosedur yang berari menentukan apa,

bagaimana, kapan, di mana dan siapa.merupakan suatu fungsi yang mencakup proses

menentukan tujuan, kebijakan, produk, jasa, alat alat, pengeluaran, jadwal lokasi, personalia,

hubungan organisasi, dan berbagai hal lain yang berkaitan. Perencanaan bias berdasarkan fakta

dan dugaan. Dengan meningkatkan jumlah fakta yang tersedia, penggunaan dugaan dapat

diminimalisasikan, sehingga kesalahan perencanaan dapat dikurangi.

Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana-rencana mungkin

memerlukan modifikasi akan tetap berguna. “perencanaan kembali” kadang-kadang dapat

menjadi faktor kunci pencapaian sukses akhir. Oleh karena itu perencanaan harus

mempertimbangkan kebutuhan fleksibilitas, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan

kondisi baru secepat mungkin. Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan

keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan

untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Keputusan-keputusan harus dibuat pada berbagai

tahap dalam proses perencanaan. Dengan kata lain, perencanaan adalah usaha formal

organisasi/perusahaan (bersama individu yang terlibat di dalamnya) untuk berpikir ke depan,

meramalkan (prediksi), mengontrolnya dan mengambil keputusan secara terpadu.

12

Drucker (1982) berpendapat bahwa suatu perncanaan haruslah direncanakan sama

dengan aspek-aspek manajemen yang lain. Ia merekomendasikan lima buah langkah yang

dibutuhkan untuk menyusun perencanaan, yaitu :

1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

2. Merumuskan keadaan saat ini

3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan

4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapai tujuan

5. Mempertahankan pengendalian

Oleh karena fungsinya yang sangat strategis dan menentukan, maka saat ini banyak perusahaan

membuat suatu perencanaan yang sifatnya jangka panjang dan menjabarkan perencanaan

tersebut hingga ke dalam sub-sub unit bagian yang mendukung suatu produksi baik secara

langsung maupun tidak langsung.Perubahan yang begitu cepat telah membawa dunia memasuki

persaingan yang sangat ketat dalam memperebutkan pasar, sumber daya, pengaruh, teknologi,

informasi dan peluang.Oleh karena itu perencanaan mempunyai fungsi yang strategis yaitu

mengurangi risiko dan mampu mengambil keuntungan di saat kritis sekalipun.

Pada dasarnya perencanaan adalah proses pengambilan keputusan dari sejumlah pilihan,

untuk mencapai suatu tujuan yang dikehendaki. Perencanaan pada umumnya harus memiliki,

mengetahui dan memperhitungkan beberapa unsur pokok, yaitu :

1. Tujuan akhir yang dikehendaki

2. Sasaran-sasaran dan prioritas untuk mewujudkannya ( yang mencerminkan pemilihan dari

berbagai alternatif)

3. Jangka waktu mencapai sasaran-sasaran tersebut

4. Masalah-masalah yang dihadapi

5. Modal atau sumber daya yang akan digunakan serta pengalokasiannya

6. Kebijaksanaan-kebijaksanaan untuk melakukannya

7. Orang, organisasi, atau badan pelaksanannya

8. Mekanisme pemantauan, evaluasi dan pengawasan pelaksanannya.

13

Untuk dapat melakukan perencanaan yang dengan baik diperlukan informasi yang memadai,

seperti statistic.Oleh karena itu menjadi tugas manajemen untuk mengupayakan tersedianya

informasi yang dibutuhkan dan mengembangkan metodologi pengolahan informasi untuk

memenuhi kebutuhan perencanaan.

Ada berbagai sifat perencanaan yang tergantung dan cara melihat atau pendekatannya.

Dari segi ruang lingkup tujuan dan sasarannya, perencanaan dapat bersifat nasional, sektoral, dan

spasial.Terkait dengan itu, perencanaan dapat berupa perencanaan agregatif atau komprehensif

dan parsial.Dalam jangkauan dan hierarkinya, ada perencanaan tingkat pusat dan tingkat

daerah.Dari jangka waktunya, perencanaan dapat bersifat jangka panjang, menengah, atau jangka

pendek.Dilihat dari arus informasi, perencanaan dapat bersifat dari atas ke bawah (top down),

dari bawah keatas (bottom up), atau kedua-duanya.Dari segi ketetapan atau keluwesan proyeksi

ke depannya, perencanaan dapat bersifat indikatif atau preskriptif. Sedangkan produk perencanaa

dapat berbentuk rencana (plan),kebijaksanaan, peraturan, alokasi anggaran, program atau

proyeek.

Perencanaan organisasi haruslah bersifat aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif

agar manajemen tdak hanya akan bereaksi terhadap lingkungannya, tetap lebih menjadi peserta

yang aktif dalam dunia usaha. Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan. Perencanaan

dilakukan untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan

terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan dan “positive benefits” dalam bentuk

meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi. Perencanaan mempunyai banyak manfaat

sebagai contoh, perencanaan dapat :

1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan

lingkungan

2. Membantu dalam kristaliasasi persesuaian pada masalah-masalah utama

3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi

14

7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

8. Meminumkan pekerjaan yang tidak pasti

9. Menghemat waktu, usaha dan dana

Di samping itu perencanaan juga dapat dimanfaatkan untuk lebih memantapkan jalannya

roda organisasi sehingga dapat mencapai tujuan, seperti yang dikemukakan oleh Amirullah dan

Budiyono (2004) bahwa perencanaan memiliki peran seperti :

a. Mengkoordinasikan usaha-usaha

Di dalam suatu organisasi, pekerjaan-pekerjaan dilakukan oleh individu dan

kelompok.Masing-masing dari mereka memiliki tujuan dan kepentingan yang berbeda-

beda.Agar tujuan dan kepentingan itu tidak keluar dari tujuan organisasi, maka perlu

dilakukan koordinasi dan perencanaan merupakan salah satu teknik untuk mencapai

tujuan yang telah dikoordinir.

b. Mengatasi perubahan

Dengan adanya perencanaan yang matang maka perubahan-perubahan potensial yang

akan terjadi akan dapat diantisipasi secepat mungkin.

c. Mengembangkan manajer

Salah satu implikasi perencanaan adalah bahwa manajer harus bertindak proaktif dan

bukan sebaliknya. Tindakan perencanaan akan mempertajam kemampuan manajer

dalam berpikir ketika mereka mempertimbangkan gagasan-gagasan abstrak dan

kemungkinan-kemungkinan pada masa mendatang.

d. Mengembangkan standar kerja

Keberhasilan yang dicapai pada masa lalu akan menjadi standar kinerja kerja untuk

masa yang akan datang. Standar ini biasanya disusun dalam suatu rumusan tujuan

organisasi.

e. Mengurangi ketidakpastian

Mendorong para manajer melihat ke depan, mengantisipasi perubahan,

mempertimbangkan dampak perubahan dan menyusun tanggapan-tanggapan yang

tepat.

15

Perencanaan merupakan tugas pokok dalam administrasi atau manajemen.Perencanaan

diperlukan karena biasanya kebutuhan organisasi lebih besar daripada sumber daya yang

tersedia.Melalui perencanaan yang baik dirumuskan kegiatan organisasi secara efisien dan efektif

dapat memberi hasil yang optimal dalam memanfaatkan sumber daya yang tersedia dan

mengembangkan potensi yang ada. Untuk mencapai hal tersebut maka perencanaan setidaknya

melaui proses sebagai berikut :

1. Mengembangkan visi yang jelas

2. Merumuskan misi ke dalam suatu pernyataan

3. Prakirakan perkembangan organisasi

4. Analisis persaingan

5. Penetapan sasaran dan tujuan

6. Pengembangan rencana kegiatan

7. Pengerahan sumber daya

8. Mobilisasi daya organisasi

9. Penyiapan sumber daya manusia

10. Sumber daya teknologi

Fungsi perencanaan adalah tempat bergantung fungsi-fungsi manajemen lainnya. Jika fungsi ini

direncakan dengan baik dan benar maka fungsi-fungsi lain akan dengan mudah dilaksanakan.

Namun jika sebaliknya, maka kemungkinan besar tujuan organisasi tidak tercapai.Jadi

perencanaan yang baik merupakan sebuah strategi menuju keberhasilan. Proses perencanaan

yang strategik mampu memberikan gagasan secara menyeluruh sehingga seorang manajer

mampu membuat berbagai jenis program perencanaan untuk menentukan arah pengelolaan

organisasi ke masa depan.

Perencanaan dapat digolongkan berdasarkan ruang lingkup, durasi, tujuan yang

ditetapkan organisasi.Berbagai jenis perencanaan tersebut harus dijadikan bahan pertimbangan

dalam merumuskan perencanaan yang dibutuhkan organisasi dalam merealisasikan tujuan.

1. Perencanaan menurut fungsinya, yang terdiri dari perencanaan straregik dan perencanaan

taktis operasional.

16

a. Perencanaan strategic acap kali menentukan keberhasilan suatu organisasi. Perencanaa ini

merupakan serangkaian formulasi strategi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan. Semua jenis organisasi (profit maupun non profit) sangat membutuhkan

perencanaan startegis. Di era globalisasi ini perusahaan juga perlu mempertimbangkan

strategi license agreementyang berisikan garansi sebuah perusahaan yang diberikan

kepada perusahaan lain terhadap pemakain merek dagang ( brand name) atau teknologi

tertentu. License agreement ini juga bias dimanfaatkan ketika perusahaan ingin

melakukan kerja sama dengan sebuah atau beberapa perusahaan lain yang saling

menguntungkan (joint venture)

b. Perencanaan taktis operational, berfokus pada kegiatan operasional setiap unit aktivitas

perusahaan sehari-hari. Jenis perencanaan sekali pakai (single use plan), perencanaan

untuk beragam kegunaan (standing plan) dan perencanaan berkeseimbangan atau

berskenario (contingency plan).

2. Perencanaan menurut lingkup kewilayahan. Perencanaan jenis ini biasanya sering terlihat

dalam perencanaan suatu pemerintahan Negara namun tidak menutup kemungkinan

perencanaan ini juga digunakan perusahaan yang telah merambah ke seluruh wilayah sebuah

Negara. Perencanaan ini dibagi menjadi tiga lingkup, yaitu :

a. Perencanaan nasional, yang mencakup seluruh wilayah sebuah Negara

b. Perencanaan regional, yang mencakup beberapa daerah berdasarkan pembagian wilayah

sebuah Negara

c. Perencanaan daerah atau lokal, yang mecakup satu daerah tertentu saya, misalnya sebuah

propinsi

3. Perencanaan menurut jangka waktunya, membagi perencanaan berdasarkan jangka waktu

pencapaian tujuan, yaitu jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.

Saat ini terdapat berbagai macam pendekatan yang bias dimanfaatkan dalam proses

penyusunan perencanaan. Semua pendekatan tersebut bias efektif jika digunakan sesuai dengan

tujuan dan kemampuan SDM yang menggunakannya. Pendekatan tersebut di antaranya adalah :

1. Pendekatan management by objective (MBO)

17

Konsep manajemen ini berdasarkan sasaran atau managemen by objective (MBO)

didefinisikan sebagai suatu system manajerial dan komprehensif yang memadukan banyak

aktivitas manajerial yang penting secara sistematis, dengan sadar diarahkan untuk mencapai

sasaran organisasi dan individual secara efektif dan efisien (koontz,1984). Empat kegiatan

utama yang harus dilaksanakan oleh organisasi jika MBO ingin berhasil.

- Menetapkan tujuan (set goal)

- Mengembangkan rencana pelaksanaan (develop action plan)

- Meninjau kemajuan yang dicapai ( revie progress)

- Penghargaan atas kinerja keseluruhan (appraise overall performance )

2. Pendekatan perencanaan inside-out/ outside-in

Pendekatan inside-out ini menitikberatkan pada berbagai hal yang telah dilakukan tetap di

dorong terus menerus hingga mencapai kemampuan atau kinerja terbaik yang bias

dilaksanakan. Tujuan perencanaan ini adalah untuk lebih mengefektifkan organisasi dan

membantu memanfaatkan berbagai sumber daya yang di miliki dengan lebih baik lagi.

Outside-inini usaha organisasi adalah menganalisis lingkungan eksternal dan membuat

perencanaan untuk mengeksploitas berbagai kesempatan dan meminimalisasi permasalahan

yang terjadi. Pendekatan Inside-out terasa manfaatnya ketika organisasi dan karyawannya

siap melakukannya dan ingin selalu lebih baik untuk melakukannya. Pendekatan outside-in

tepat digunakan apabila organisasi ingin menemukan kesempatan atau melakukan sesuatu

yang tidak dilakukan oleh orang lain atau organisasi lain.

3. Pendekatan perencanaan top-down dan bottom-up

Pendekatan top-down berarti pimpinan atau manajer puncak menetukan secara menyeluruh

dan kemudian mengizinkan manajer tingkat bawah membuat perencanaan dengan

menggunakan batas yang telah dibuat pimpinan atas. Perencanaan bottom-up adalah

perencanaan dari bawah ke atas arti awal perencanaan dikembangkan pada tingkat bawah

tanpa aturan.

4. Pendekatan perencanaan contingency

Pendekatan ini mencakup perencanaan yang menyebabkan tindakan yang dapat

diimplementasikan dan saat perencanaan yang telah disusun tidak sesuai lagi karena adanya

perubahan keadaan.

18

5. Pendekatan social demand

Pendekatan ini biasanya dilakukan dalam organisasi pencari laba (profit

organization).Pendekatan social demand berusaha memprediksi kesesuaian antara produk

dengan keinginan dan kebutuhan konsumen.

6. Pendekatan man power

Pendekatan ini didasarkan pada kebutuhan perkembangan dan pertumbuhan laju ekonomi

organisasi yang difokuskan pada peningkatan kualitas sumber daya manusia yang akan

berdampak pada peningkatan kesejahteraan organisasi.

7. Pendekatan perencanaan ini berdasarkan pada teori produktivitas dengan konsep

keseimbangan antara masukan (input) dan keluaran (output) dimana perhitungannya bisa

langsung dengan satuan nilai uang.

Pembuatan keputusan adalah fungsi mendasar dari manajemen.Seperti halnya dengan

kepemimpinan dan komunikasi.Pembuatan keputusan adalah salah satu kemampuan utama yang

harus dikuasai setiap manajer.Hal ini disebabkan pembuatan keputusan sangat diperlukan pada

semua tahap kegiatan administrasi dan manajemen. Misalnya saja di saat proses perencanaan

berlangsung, berbagai proses pembuatan keputusan dilakukan untuk memilih alternatif dan

prioritasnya. Pembuatan keputusan tersebut mencakup kegiatan mengidentifikasikan dan

menganalisis masalah, mengidentifikasi kriteria keputusan, mengembangkan alternatif,

membandingkan dan mengevaluasi semua alternatif pemecahan, menilai resikonya, memilih

alternatif terbaik dan mengimplemetasikan keputusan.

Untuk memperlancar proses pengambilan keputusan tersebut kita harus mengetahui kunci

pokok keberhasilan implementasi keputusan. Kunci kesuksesan tersebut adalah komitmen,

penyampaian hasil keputusan berupa pengumuman, jumlah dan kualitas personalia yang akan

melaksanakan keputusan, fasilitas yang mendukung pelaksanaan keputusan, waktu pelaksanaan

dan pertanggung jawaban pelaksanaan keputusan. Saat ini telah banyak berkembang berbagai

teknik pembuatan keputusan. Teknik curah pendapat temu muka, teknik kelompok nominal,

teknik Delphi, teknik curah pendapat elektronik adalah empat teknik yang biasa di manfaatkan

pada pengambilan keputusan dalam kelompok. Setiap teknik memiliki kelebihan dan

kekurangannya masing-masing.

19

IV. PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian merupakan fungsi perencanaan manajerial. Yang dilaksanakan baik dalam

lingkungan internal maupun eksternal organisasi. Pengorganisasian sebagai salah satu fungsi

manajemen dapat diartikan sebagai suatu system kerja sama sekelompok orang yang dilakukan

dengan pembidangan dan pembagian seluruh pekerjaan atau tugas, dengan membentuk

sejumlah satuan kerja yang menghimpun pekerjaan sejenis dalam satu unit kerja. Untuk

mengimplementasikan dan mengembangkan kerja sama antarkaryawan, organisasi

membutuhkan aktualisasi dasar-dasar pengorganisasian yaitu : asas kejelasan tujuan, pembagian

kerja, kesatuan perintah, asas fleksibilitas organisasi dan asas fungsional.

Terbentuknya sebuah organisasi disebabkan oleh berbagai hal yang berbeda-beda.Macam

organisasi dapat terbentuk berdasarkan proses pembentukannya, keterkaitan hubungan dengan

pemerintah, berdasarkan ukuran organisasi, tujuan, bagan organisasi. Struktur organisasi adalah

suatu system jaringan kerja terhadap tugas-tugas, system pelaporan dan komunikasi yang

menghubungkan secara bersama pekerjaan individual dan kelompok. Unsur-unsur struktur

organisasi terdiri dari spesialisasi kerja, standarisasi kegiatan, koordinasi kegiatan, sentralisasi dan

desentralisasi serta ukuran satuan kerja. Struktru organisasi ada dua macam, struktru organisasi

formal dan struktur organisasi informal yang masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan.

Struktur organisasipun mempunyai tipe-tipe seperti organisasi lini, organisasi lini dan staf,

organisasi fungsional, organisasi lini staf dan fungsional, organisasi proyek dan matriks

Koordinasi merupakan suatu proses yang menghubungkan atau mengintegrasikan berbagai

bagian dalam suatu organisasi agar tujuannya bisa tercapai dengan efektif. Tingkat

ketergantungan antar bagian tersebut dan kebutuhan komunikasi dalam melaksanakan

pekerjaan akan menentukan sejauh mana membutuhkan koordinasi. Rentang kendali atau

rentang manajemen merupakan posisi jumlah bawahan yang berada dalam pengawasan seorang

manajer.Konsep ini merujuk pada seberapa banyak bawahan yang mungkin masih bisa di bawah

kendali atasan secara efektif dan efisien.

Pengawasan adalah salah satu fungsi dalam manajemen yang dilakukan dengan cara

menetapkan standar kinerja tertentu dengan tujuan merencanakan, mendesain system umpan

balik informasi untuk membandingkan kinerja yang sesungguhnya dengan standar yang telah

ditentukan, untuk menentukan apakah terjadi penyimpangan dan mengukur apakah

20

penyimpangan itu berarti (signifikan), dan melakukan perbaikan yang diperlukan untuk

memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara yang paling efektif

dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Pada dasarnya ada tiga dasar

pengawasan, yaitu pengawasan pendahuluan ( feedforward control atau steering control ),

pengawasan concurrent (yes/no), pengawasan umpan balik dan pengawasan multiple atau

multiple control system.

Proses pengawasan biasanya terdiri atas empat tahap atau aktivitas. Keempat aktivitas

tersebut secara umum bertujuan untuk membawa perusahaan mendekati tujuannya dengan cara

yang paling efektif dan efisien. Aktivitas-aktivitas tersebut adalah menetapkan standard an

metode pengukuran, melakukan pengukuran kinerja, membandingkan apakah kinerja yang

dicapai sesuai dengan standar dan proses terakhir adalah melakukan perbaikan-perbaikan yang

diperlukan. Secara garis besar terdapat dua metode pengawasan, yaitu metode Non-kuantitatif

dan metode kuantitatif. Metode pengawasan non kuantitatif merupakan metode yang digunakan

para manajer dalam melaksanakan fungsi pengawasan, biasanya pengawasan ini bersifat

“menyeluruh” terhadap semua aspek penting dalam organisasi dan sebagian besar berkaitan

dengan kegiatan mengawasi aktivitas dan kinerja karyawan. Metode pengawasan kuantitatif

biasanya memerlukan data-data khusus dan menggunakan pendekatan kuantitatif untuk

mengolah data tersebut sehingga dapat digunakan sebagai alat bantu dalam pengawasan. Ada

beberapa metode kuantitatif, antara lain: anggaran, audit keuangan, analisis break even, analisis

rasio dan lain-lain.

21