1

Рекомендации по выбору

медиа агентства по радио

Киев 2016

2

2

Содержание

Вступление 3

1. Выбор медиа агентств на тендер 4

2. Базовые принципы проведения тендера 5

3. Тендерный бриф 6

4. Дебрифинг 11

5. Презентация тендерных предложений 12

6. Критерии оценки тендерного предложения 13

7. Оглашение результатов тендера 14

8. Заключение договора с победителем тендера 15

3

3

Вступление

На сегодняшний день украинские клиенты сталкиваются с высококонкурентным и сложным рынком медиа агентств, игроки которого перестали быть простыми точками продажи рекламы на радио.

Агентства усилили экспертные и стратегические возможности, их компетенция расширилась до того уровня, чтобы безупречно реализовывать коммуникационные цели рекламодателей.

Ввиду этого Всеукраинская Рекламная Коалиция, компания «Тавр Медиа» и радиогруппа УМХ, на базе документов Европейской Ассоциации Коммуникационных Агентств и Всемирной Федерации Рекламодателей, разработали единую методику построения партнерских отношений между клиентом-рекламодателем и медиа агентством.

На следующих страницах рекламодатель сможет выбрать среди всех перечисленных критериев те, которые являются ключевыми именно для него.

Данное руководство носит рекомендательный характер.

4

4

Выбор медиа агентств на тендер

Основными критериями при выборе медиа агентства для участия в тендере по радио размещению могут быть:

x Лицензированный пользователь исследовательских данных по радио «TNS Ukraine»

x Подписчик на мультимедийный мониторинг радио «Коммуникационный альянс»

x Участник рейтинга медиа агентств согласно данных Всеукраинской Рекламной Коалиции

5

5

Базовые принципы проведения тендера

Основа всех тендеров – прозрачность, четкость и идентичность для всех вовлеченных медиа агентств.

Тендерное обсуждение подразумевает, зачастую, что рекламодатель предоставляет агентству конфиденциальную информацию относительно его коммерческой, маркетинговой, коммуникационной и прочих политик. В то же время медиа агентство предоставляет рекламодателю конфиденциальные элементы его организации, договоренностей, результатов и т.д. Поэтому участники тендера должны строго придерживаться конфиденциальности.

Это включает в себя, в частности:

x Что агентство и его сотрудники не передают другим клиентам любую информацию, полученную от рекламодателя, и не используют эту информацию в тендерах клиентов-конкурентов.

x Что рекламодатель не передает информацию, полученную от агентства, другим медиа агентствам или партнерам.

Также рекомендуется рекламодателю огласить всем участникам полный список вовлеченных медиа агентств на тендер.

6

6

Тендерный бриф

С целью создания настоящего сотрудничества, в брифе желательно не только четко определять цель совместной работы, но, также, он может быть возможностью для клиента презентовать себя потенциальным партнерам.

Представленный здесь бриф включает в себя детали, которые рекламодатель представляет на рассмотрение подходящим агентствам. Он не является нормативным документом, и был создан как пример. Бриф может быть достаточно теоретичным, но в то же время понятным при прочтении, а также правдивым, для того, чтобы стороны легко могли определить параметры предстоящего сотрудничества.

Образец брифа:

I. Информация о рекламодателе 1. Название компании 2. Адрес 3. Контакты 4. Информация о предмете закупки

Размещение рекламы на сетевых и локальных радиостанциях Украины.

II. Порядок изменения и предоставление разъяснений по документации процедур закупки

1. Процедура предоставления разъяснений по документации процедуры закупки

Участник процедуры закупки имеет право не позднее, чем за 4 дня до срока подачи предложения обратиться за разъяснениями относительно содержания документации. Рекламодатель предоставляет разъяснения в течение двух дней с момента получения запроса.

III. Подготовка предложений участниками 1. Требования к оформлению предложений участниками процедуры закупки

Предложения участников подаются в печатном и электронном виде. Оригинал предложения участника запечатывается в конверт формата А4. На конверте должно быть указано: � Полное наименование и адрес рекламодателя; � Предмет закупки в соответствии с объявлением о

проведении процедуры закупки; � Полное наименование и адрес участника процедуры

закупки.

При подготовке тендерного предложения участник должен руководствоваться такими требованиями: � Предоставить Сравнительный анализ активности

категории в канале коммуникации Радио за прошлые 1 или 2 календарных года. Формат PPT/PDF.

� Заполнить Приложение 1 «Спецификация закупки/ форма ценового предложения» по всем заявленным позициям, не меняя порядок ячеек.

7

6

7

Приложение 1 отображает сетевые и локальные радиостанции, по которым участники тендера должны зафиксировать прайсы на период действия контракта по всем возможным размещениям на радиостанциях, которые поданы в списке. Фиксируются прайсы, которые являются актуальными на момент подачи участниками предложений.

� Агентство должно соблюдать все заявленные на тендере ценовые условия:

� Прайсы по всем станциям (сетевые, локальные) должны быть зафиксированы на срок действия контракта, в случае уменьшения прайсов радиостанций новые прайсы фиксируются и действуют до окончания срока действия контракта.

� По всем станциям должны быть предоставлены скидки, которые будут зафиксированы на период действия контракта.

� Прайсы и скидки по всем радиостанциям фиксируются без привязки к бюджету на срок действия контракта.

� В случае появления новых радиостанций рекламодатель оставляет за собой право проведения альтернативного просчета с несколькими агентствами. Размещение на новых станциях будет проводить компания, предложившая наибольшую скидку от прайсовой стоимости. При этом победитель тендера имеет право предложить скидку, аналогичную лучшей из предложенных. В этом случае право на размещение остается у победителя тендера. Прайсы и скидки по новым станциям фиксируются с момента появления станции и действуют до момента завершения действия контракта с Агентством.

� Заполнить Приложение 2 “Анкета участника” в соответствии с уставными и регистрационными документами.

� Готовность отдавать приоритет заказам рекламодателя. � Готовность к нестандартным задачам, работе в цейтноте и

работе в неурочное время и праздничные дни (на согласованных предварительно условиях).

2. Содержание предложения участника

Участники в своих предложениях подают такой перечень документов:

В запечатанном конверте: � Гарантийное письмо о фиксации цен на размещение

рекламы на радиостанциях на период действия контракта. � Приложение 1. � Приложение 2 � Наличие оригиналов или скан-копий писем от

радиохолдингов, подтверждающих легитимность условий на тендер В электронном виде: Коммерческое предложение в формате Приложения 1 «Спецификация закупки/ форма ценового предложения».

8

Порядок ячеек, отраженный в Приложении 1, не должен быть изменен. Обязательно должны быть заполнены все позиции.

� Информацию об участнике в формате Приложения 2 «Анкета участника»;

� Копия договора с TNS Ukraine � Копия договора с компанией «Коммуникационный Альянс» � Копию свидетельства о государственной регистрации; � Копию свидетельства о регистрации плательщика НДС; � Копию справки о включении компании в ЕГРПОУ; � Копию справки о взятии на учет плательщика налогов; � Копию Устава; � Копию документа, подтверждающего полномочия

руководителя (выписка из Устава, Доверенности и т.д.) 3. Срок, в течение которого действительны предложений участников

Предложения процедуры закупки считаются действительными в течение 90 дней с даты их раскрытия.

4. Квалификационные критерии к участникам

В процедуре закупки могут принимать участие: � Компании, зарегистрированные на территории Украины; � Компании с опытом работы в данном направлении не менее

3-х лет; IV. Подача и раскрытие предложений участников

1. Способ, место и конечный срок подачи предложений участников

Документы подаются в печатном и электронном виде. Оригинал предложения подается в запечатанном конверте по адресу: Электронная версия оригинала предложения подается по адресу: … в срок, определенный в объявлении о процедуре закупки.

2. Место, дата и время раскрытия предложений участников

Предложения участников принимаются до ... О месте и времени раскрытия предложений будет уведомлено дополнительно.

V. Оценка предложений участников и определения победителя 1. Перечень критериев и методика оценки предложения участников

Критериями оценки предложений участников являются: � Стоимость размещения после клиентской скидки � Наличие программного обеспечения для планирования и

мониторинга. � Наличие действующих договоров с партнерами по радио � Размер агентского вознаграждения Победителем процедуры закупки будет выбран тот участник, предложение которого полностью соответствует требованиям рекламодателя к предмету закупки с максимальной клиентской скидкой.

2. Переговоры с участниками

Рекламодатель имеет право обратиться к участникам за разъяснениями содержания их предложений с целью упрощения рассмотрения и оценки, а также инициировать

8

9

9

любые переговоры по вопросам изменения условий или цены поданного предложения.

3. Отклонение предложений участников

Рекламодатель отклоняет предложение участника в случае, если участник: 1) не соответствует квалификационным критериям, установленным этой документацией; 2) предоставил предложение, которое не отвечает условиям документации процедуры закупки; 3) не имеет действующих контрактов с партнерами по радио и договорных отношений с компанией TNS Ukraine Информация об отклонении предложения с указанием основания направляется участнику, предложение которого отклонено, в течение трех рабочих дней с даты принятия такого решения.

4. Отмена рекламодателем процедуры закупки или признание её несостоявшейся

Рекламодатель имеет право отменить закупку в случае: � отсутствия дальнейшей необходимости в заказе услуг; � если цена лучшего предложения превышает сумму,

предусмотренную на финансирование закупки. Рекламодатель имеет право признать процедуру закупки такой, что не состоялась в случае, если осуществление закупки стало невозможным вследствие непреодолимой силы.

VI. Заключение договора о закупке 1. Сроки заключения договора

Рекламодатель заключает договор о закупке с участником, предложение которого акцептовано, не позднее чем через 10 рабочих дней со дня акцепта предложения.

2. Условия, которые обязательно должны входить в договор о закупке

Срок действия договора – 1 год с правом пролонгации. Форма оплаты – безналичная. Сроки предоставления материалов Отчет (эфирные справки) о размещении в электронном виде (e–mail) предоставляется рекламодателю в течение 3-х рабочих дней с момента завершения рекламной кампании. Эфирные справки от радиостанций с печатью радиохолдингов о размещении в печатном виде вместе с полным пакетом документов по окончанию размещения рекламы предоставляется рекламодателю в течение 5 рабочих дней. Сроки оплаты услуг размещения по радио предварительно оговариваются в тендерном задании. В случае несвоевременной регистрации налоговой накладной, исполнитель оплачивает штраф, предусмотренный условиями договора. За нарушение сроков и объемов размещения рекламы предусмотрены штрафные санкции, обозначенные в проекте договора.

10 10

Образец приложения 1

11

11

Дебрифинг

Рекомендуется организовать отдельную встречу с каждым агентством для презентации их возможностей и устного обсуждения тендерного брифа.

Рекомендуется отправить бриф агентствам до запланированной встречи, чтобы дать агентству время для его анализа и подготовки вопросов.

Желательно, чтобы дополнительная информация или возникшие правки в ходе проведения тендера были предоставлены заказчиком для использования всем агентствам-участникам.

12

12

Презентация тендерных предложений

Рекомендуется, чтобы агентства имели возможность презентовать свои предложения в максимально нейтральных и объективных условиях.

В идеале, желательно, чтобы все агентства делали презентацию последовательно, если это возможно в тот же день, чтобы лучше оценить и сравнить подходы каждого из них.

Рекомендуется, чтобы на всех встречах с агентствами рекламодателя представляли одни и те же сотрудники.

Желательно, чтобы количество времени на встречу было определено заранее, было одинаковым для всех агентств и соответствовало сложности брифа и ожидаемых решений.

Рекомендуется, чтобы рекламодатель также представил команду, с которой агентство будет работать в случае победы.

Медиа агентства могут также после встречи предоставить письменный документ, основная задача которого – ответить на вопросы из брифа рекламодателя. Рекомендуется сделать этот документ как можно более кратким.

Рекламодатель может, при необходимости, посетить офис медиа агентства и запросить демонстрацию программного обеспечения агентства.

13

13

Критерии оценки тендерного предложения

Критериями оценки могут быть:

x Релевантность и актуальность предложений x Размер клиентской скидки x Высокое качество медиа стратегии по радио x Стоимость размещения после клиентской скидки x Презентация действующих контрактов с клиентами - основные клиенты - последние победы в тендерах по размещению на радио x Наличие оригиналов или скан-копий писем от радиохолдингов,

подтверждающих легитимность условий медиа агентств на тендер x Позиционирование, общая узнаваемость и имидж агентства x Программное обеспечение агентства для планирования и мониторинга

рекламных кампаний

Важно!

Для обеспечения конфиденциальности и беспристрастности из участия в тендере должны быть исключены агентства, которые имеют действующие контракты с клиентами конкурентами рекламодателя, и рекламные группы, в которые входят такие агентства

14

14

Оглашение результатов тендера

Хорошей практикой со стороны рекламодателя является информирование о принятом решении всех медиа агентств одновременно

Рекламодателю рекомендуется объяснить, по каким критериям был проведен выбор агентства для дальнейшего сотрудничества.

Рекламодатель не должен использовать в работе рекомендации, сделанные проигравшим медиа агентством; также проигравшее агентство не должно презентовать те же медиа рекомендации и предложения клиенту-конкуренту.

15 15

Заключение договора с победителем тендера

Важным аспектом в работе рекламодателя и агентства является стопроцентное выполнение заявленных на тендер условий сотрудничества сторон.

При подписании договора с победившим агентством рекомендуется включить в него:

x Цели и задачи, озвученные в тендерном брифе x Приложение 1 x Информацию и условия, озвученные в тендерном предложении x Договоренности касаемо оплаты x Штрафные санкции за нарушение сроков и объемов размещения рекламы

Позитивного настроения в бизнесе!